projekter - og hvorfor de altid går galt
DESCRIPTION
Projekter er overalt - og vi indgår allesammen i dem. Som projektledere, deltagere, følgegruppe, styregruppe, leverandører eller slutbrugere. De fylder en større og større del af den moderne organisation og bliver af mange set som løsningen på ... det meste. Men projekter har et skidt ry. De holder aldrig budgettet. De leverer ikke det lovede resultat. De bliver altid forsinkede. Alt for meget tid bliver brugt på uendelige møder, hvor ingen ved hvorfor de er med - og ingen resultater kommer ud af det. Ligemeget hvad ens rolle er i et projekt, så kan man hjælpe til med at undgå dette. Det handler om at forstå projekterne - hvad deres formål er. Og så handler det om ledelse og kommunikation. For at et projekt skal lykkes skal alle i gruppen være en del af det og bidrage til at skabe et bedre projekt. I dette foredrag vil vi se på nogle af de metoder og værktøjer, som man kan bruge når man arbejder med et projekt - lige fra den business case som skal skabe et godt udgangspunkt fra starten til organisationen af projektet når først det er kommet igang. Der vil blive fokuseret på praktiske metoder som enhver der arbejder i et projekt kan tage med hjem og anvende. Vi vil blandt andet komme ind på: - Hvad er et projekt? - Formålet med projektet - hvad skal vi opnå? - Det daglige projektarbejde - Kommunikation i projektet (det er to-vejs!) - Bedre møderTRANSCRIPT
![Page 1: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/1.jpg)
Projekter- og hvorfor de altid
går galt
![Page 2: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/2.jpg)
Dagens program
• Hvad er et projekt?
• Formålet med projektet
• Det daglige projektarbejde
• Kommunikation i projektet
• Bedre møder
![Page 3: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/3.jpg)
Hvad er et projekt?Foto - Creative Commons af Fontplay.com
![Page 4: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/4.jpg)
Foto - Creative Commons af jayneandd
Et projekt har et klart mål
![Page 5: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/5.jpg)
Foto - Creative Commons af Aussiegall
Et projekt har en defineret udstrækning
![Page 6: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/6.jpg)
Foto - Creative Commons af Mmlolekk
Et projekt har en dokumenteret afslutning
![Page 7: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/7.jpg)
Foto - Creative Commons af Chispita_666
Et projekt udspringer af behov for en ændring
![Page 8: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/8.jpg)
Overseteelementer i projektet
Projektejer Business case
Foto - Creative Commons af Clagnut og DbkingLedelse
![Page 9: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/9.jpg)
Projektejeren• ... er den som skal bruge
projektets output
• ... er den som igangsat projektet
• ... er den som føler for projektet
• ... er den som kan stoppe projektet
• ... er "kunden"
![Page 10: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/10.jpg)
Business caseFoto - Creative Commons af Fontplay.com
![Page 11: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/11.jpg)
Foto - Creative Commons af Dk58 - Renaud
Business Case beskriver projektets formål
![Page 12: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/12.jpg)
Foto - Creative Commons af Marcin Wichary
Business Case beskriver den ændring projektet skaber
![Page 13: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/13.jpg)
Foto - Creative Commons af Paul (Dex)
Business Case er projektets ledestjerne
![Page 14: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/14.jpg)
Foto - Creative Commons af Elsie esq.
Man skal skelne mellem formål og løsning
![Page 15: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/15.jpg)
Business Case• Der skal være enighed i
projektgruppen om formålet
• Bevidsthed om formålet gør det nemmere at afgøre, hvad der er vigtigt i projektet
• En Business Case er et dynamisk dokument der ændrer sig gennem projektet
• En Business Case godkendes af kunden
Foto - Creative Commons af Banalities
![Page 16: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/16.jpg)
Indhold i en BC• Del 1: Formålet med
projektet, den brændende platform
• Del 2: Løsningen/løsningerne på problemet
• Anbefaling til kunden
• Evt. Cost / Benefit
• Del 3: Løsningens krav
Foto - Creative Commons af Banalities
![Page 17: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/17.jpg)
Dagligt projektarbejdeFoto - Creative Commons af Fontplay.com
![Page 18: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/18.jpg)
Foto - Creative Commons af Bohman og UggBoy
Ledelse
Planlægning
![Page 19: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/19.jpg)
Planlægning er ikke projektledelse
• Men planlægning er nødvendig for at kunne lede projektet
• Der findes utallige metoder til projektplanlægning
• Find den metode der passer dig
• Projektets størrelse
• Projektets kompleksitet
• Projektets krav om præcision og dokumentation
Foto - Creative Commons af Banalities
![Page 20: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/20.jpg)
Gantt-diagramOpgave 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Opgave 1
Opgave 2
Opgave 3
Opgave 4
Opgave 5
Opgave 6
Opgave 7
Opgave 8
![Page 21: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/21.jpg)
Software
![Page 22: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/22.jpg)
Foto - Creative Commons af Marcin Wichary
Dette er ikke et projekt
![Page 23: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/23.jpg)
Projektledelse
Hvemgørhvadhvornår?
![Page 24: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/24.jpg)
Foto - Semiosis 2010
Det handler om at få gruppen til at leve op til sit fulde potentiale ...
... og eliminere betydningen af den enkeltes svagheder
![Page 25: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/25.jpg)
Hvad betyder "deadline"?
Tilfældig dato, hvor man evt. kan aflevere?
Utopisk tidspunkt, hvor
man umuligt kan nå at
være færdig?
Ondsindet værktøj, som projektlederen bruger til at genere teamet?
Tidspunkt hvor man skal aflevere, og hvor det er realistisk at
opgaven er afsluttet
![Page 26: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/26.jpg)
Dagligt projektarbejde
• Projektlederen bør fokusere på ledelse
• Hele gruppen bør bestræbe sig på at skabe fælles forståelse
• Aftaler skal overholdes
• Kommunikation er nøglen
Foto - Creative Commons af Saad Akhtar
![Page 27: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/27.jpg)
KommunikationFoto - Creative Commons af Markhillary
![Page 28: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/28.jpg)
Foto - Creative Commons af Kretyen
God kommunikation er betingelse for succes
![Page 29: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/29.jpg)
Kommunikationslag
Projektejer
Projektleder
Produktion
• Det handler om at have klare kommunikationsveje
• Overlad kommunikation med projektejer / kunde til projektleder
• Kommunikation med kunden går på samme niveau
![Page 30: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/30.jpg)
Foto - Creative Commons af Shahram Sharif
Begivenhedsstyret kommunikation
Tidsstyret kommunikation
![Page 31: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/31.jpg)
Foto - Creative Commons af Nicolasnova
Tidsstyret kommunikation giver tryghed
![Page 32: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/32.jpg)
Kommunikationder bør være tidsstyret
• Projektlederens rapport til projektejer
• Produktionens status til projektleder
• Faste møder - evt. daily scrum
• En-til-en møder
Foto - Creative Commons af Joyosity
![Page 33: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/33.jpg)
En-til-en• En-til-en foregår efter en fast skabelon ... Hver uge!
• 10 minutter til medarbejderen - her er emnet frit. Det kan være om projektet, teamet, privatlivet, vejret, virksomheden eller hvad det skulle være
• 10 minutter til projektlederen - orientering, evaluering, diskussion eller "hyggesnak" - men IKKE nye opgaver
• Evt. 10 minutter til fremtiden - kommende udvikling for medarbejderen etc.
• Kalenderlægges med faste intervaller. Helst hver uge.
Foto - Creative Commons af Joyosity
![Page 34: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/34.jpg)
Kommunikationsregel
afsenderensDet er
ansvar,forstået !at budskabet bliver
![Page 35: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/35.jpg)
Foto - Creative Commons af ResPres
Tænk ud af boksen i forhold til medier
![Page 36: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/36.jpg)
Eksempler på medier• Nyhedsbreve
• Blogs
• Mikroblogs / sociale medier
• Samtaler
• Lyd/video
• ... og møder
Foto - Creative Commons af Laineys Repertoire
![Page 37: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/37.jpg)
MøderFoto - Creative Commons af Ghitso
![Page 38: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/38.jpg)
Foto - Creative Commons af Incase
Møder udgør en stor del af projektets kommunikation
![Page 39: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/39.jpg)
Før mødet
• Udsend dagsorden i god tid
• Vedlæg relevante dokumenter
• Vær sikker på, at de rette er indkaldt
• Meld ind til dagsorden
• Læs de vedhæftede dokumenter
Foto - Creative Commons af Pink Sherbet
![Page 40: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/40.jpg)
Den gode dagsorden
• Sæt tidspunkt (ikke varighed) på hvert punkt
• Sæt ansvarlig på
• Henvis til bilag
• Og igen ... Udsend i god tid
Foto - Creative Commons af Arquera
![Page 41: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/41.jpg)
Foto - Creative Commons af Steakpinball
Møder starter til tiden!
![Page 42: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/42.jpg)
Foto - Creative Commons af ResPres
Fastlæg "møderegler" fra starten
![Page 43: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/43.jpg)
Foto - Creative Commons af Thecrazyfilmgirl
Hvert punkt slutter til tiden
![Page 44: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/44.jpg)
Regel om beslutninger
beslutningDet er kun en
ansvarligdeadline!
hvis der er fastlagt
og
![Page 45: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/45.jpg)
Foto - Creative Commons af EdinburghGreens
Brug en "Parkeringsplads"
![Page 46: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/46.jpg)
Parkeringspladsen• Placer en kurv midt på
bordet
• Giv alle deltagere små stykker papir
• Hvis et emne løber af sporet, læg en seddel i kurven
• Afslut mødet med at gennemgå disse: beslutning nu, næste møde eller glem det
Foto - Creative Commons af Muffet
![Page 47: Projekter - og hvorfor de altid går galt](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051616/5542179055034694318b45d5/html5/thumbnails/47.jpg)
Adam Bindslev
www.semiosis.dkwww.facebook.com/semiosis