Projektforum – Projektverktygsdagen 2010 © Semcon Project Management AB www.semcon.se/spm

Excellence in Project Management – XLPM

Projektportföljstyrning

Arne Linder, Torben Grut Semcon Project Management

Projektforum – Projektverktygsdagen 2010 © Semcon Project Management AB www.semcon.se/spm

Stöd för Projektledning, Programledning och Projektportföljstyrning

Identifiera portföljrisker

Analysera portföljrisker

Ta fram åtgärder mot risker

Följ upp och styr portföljrisker

Identifiera komponenter

Kategorisera komponenter

Utvärdera komponenter

Välj komponenter

Samordning

Granska och rapportera

portföljens resultat

Kommunicera anpassningar av portföljen

Bevaka ändringar i affärsstrategin

Uppföljning och styrning

Prioritera komponenter

Balansera portföljen

Balansering

Auktorisera komponenter

Projektverktygsdagen, 2010 © Semcon Project Management 2010

Verksamhets- planering (högnivå)

Vision

Mission

Strategiska Planer

Verksamhets- styrning

Projekt och Programstyrning

Projektportfölj- styrning

Organisationens Resurser

Organisationens Processer

En schematisk bild av en målstyrd verksamhet Verksamheten styrs mot en vision – som bryts ner till strategiska planer för

verksamheten

Resurser och arbetsresultat styrs i den dagliga verksamheten – såväl i linje- som i projektarbetet

Verksamhets- planering (högnivå)

De strategiska planerna bryts ned till mål i

verksamhetsplaneringen och blir ingångsvärden för projektportföljsstyrningen

och vårt sätt att lösa uppgiften

Projektforum – Projektverktygsdagen 2010 © Semcon Project Management AB www.semcon.se/spm

Verksamhets- planering (högnivå)

Vision

Mission

Strategiska Planer

Verksamhets- styrning

Projekt och Programstyrning

Projektportfölj- styrning

Organisationens Resurser

Organisationens Processer

Investeringar

Värdeanalys Effect realization

Nytta - Direkt - Indirekt - Svår att mäta

BP BP BP BP BP

Behov Resultat

Projektforum – Projektverktygsdagen 2010 © Semcon Project Management AB www.semcon.se/spm

Exampel: Investeringar vs Projekt i Projekt Portföljen

Projektportfölj

TG Project 2

TG Project 1

TG

Project 4

Projektportföljstyrning

Verksamhetsplanering Projektportföljstyrning

DP

DP

DP

DP DP

Need Result

DP DP DP DP DP

Need Result

DP DP DP DP DP

Need Result

Projektforum – Projektverktygsdagen 2010 © Semcon Project Management AB www.semcon.se/spm

Projektportföljstyrning

´Project

´Projekt

´Projekt

Planerade Project

´Projekt

´Projekt

´Projekt ´Projekt

Planerade Project Verkligt Data

Planerat Data

En organisation har alltid en projektportfölj!

Det kan vara möjligt att organisationen inte har identifierat den och/eller jobbar med den aktivt, men den

finns där, och dess innehåll konsumerar resurser och pengar.

Över tiden passerar projekt, program eller uppgifter genom projektportföljen.

Projektforum – Projektverktygsdagen 2010 © Semcon Project Management AB www.semcon.se/spm

´Project

´Project

´Project

Planned Project

´Project

´Project

´Project ´Project

Planned Project Actual data

Planned data

Projektportföljstyrning – Varför?

Tydliggör organisationens gjorda eller planerade investeringar.

Samtidigt som vi säkerställer att projektportföljen innehåller rätt

mix av projekt så ger vi den även flexibilitet och förmåga att agera

på förändringar

Projektforum – Projektverktygsdagen 2010 © Semcon Project Management AB www.semcon.se/spm

XLPM Projektportföljmodell

Identifiera portföljrisker

Analysera portföljrisker

Ta fram åtgärder mot risker

Följ upp och styr portföljrisker

Identifiera komponenter

Kategorisera komponenter

Utvärdera komponenter

Välj komponenter

Samordning

Granska och rapportera

portföljens resultat

Kommunicera anpassningar av portföljen

Bevaka ändringar i affärsstrategin

Uppföljning och styrning

Prioritera komponenter

Balansera portföljen

Balansering

Auktorisera komponenter

Projektforum – Projektverktygsdagen 2010 © Semcon Project Management AB www.semcon.se/spm

XLPM Projektportföljmodell

Identifiera portföljrisker

Analysera portföljrisker

Ta fram åtgärder mot risker

Följ upp och styr portföljrisker

Identifiera komponenter

Kategorisera komponenter

Utvärdera komponenter

Välj komponenter

Samordning

Granska och rapportera

portföljens resultat

Kommunicera anpassningar av portföljen

Bevaka ändringar i affärsstrategin

Uppföljning och styrning

Prioritera komponenter

Balansera portföljen

Balansering

Auktorisera komponenter

och Projektmodell

Projektforum – Projektverktygsdagen 2010 © Semcon Project Management AB www.semcon.se/spm

Möjlig påverkan på Tollgatemodellen om den kombineras med projektportföljstyrning…

PROJEKT STATUS

PROJEKT PORTFÖLJ

STATUS

AFFÄRS- SITUATION

TOLLGATE BESLUT

TILLIT OCH ENGAGEMANG

Ingår i “Välj komponent”-beslutet

Ingår i “Auktorisera komponent”

-beslutet

Ingår i Tollgatebeslutet

Ingår i Tollgatebeslutet

Projekt och Projektportföljen – hur samverkar de?

Projektforum – Projektverktygsdagen 2010 © Semcon Project Management AB www.semcon.se/spm

Program och Projektportföljen – hur samverkar de?

Några regler…

•  Det är komponenterna i ett program som blir en del av projektportföljen

•  Om en komponent tillhör ett program, så påverkar det våra beslut Exampel: Om en komponent med egen låg prioritet ingår i ett högprioriterat program

•  Ett framtida program, utan definerade komponenter ingår som egen komponent i projektportföljen

Identifiera portföljrisker

Analysera portföljrisker

Ta fram åtgärder mot risker

Följ upp och styr portföljrisker

Identifiera komponenter

Kategorisera komponenter

Utvärdera komponenter

Välj komponenter

Samordning

Granska och rapportera

portföljens resultat

Kommunicera anpassningar av portföljen

Bevaka ändringar i affärsstrategin

Uppföljning och styrning

Prioritera komponenter

Balansera portföljen

Balansering

Auktorisera komponenter

Projektforum – Projektverktygsdagen 2010 © Semcon Project Management AB www.semcon.se/spm