TARTU ÜLIKOOL

Pärnu Kolledž

Ettevõtluse osakond

Teet Raidsalu

Angeelika Mumma

Helen Linn

Edgar Lepik

Lauri Luur

AÜ MD-4

PROJEKTI AJA KAVANDAMINE JA

OPTIMISEERIMINE

Referaat

Juhendaja: Taavi Tamberg

Pärnu 2012

2

SISUKORD

Sissejuhatus ....................................................................................................................... 3

1. Valdkonna tarkvara vajaduste ülevaade ........................................................................ 4

2. Projektijuhtimise tarkvarade kirjeldus .......................................................................... 8

2.1. Tom`s Planner ...................................................................................................... 8

2.2. Gantt Project......................................................................................................... 9

2.3. Bedko ................................................................................................................... 9

2.4. Planzone ............................................................................................................. 10

2.5. ConceptDraw Project ......................................................................................... 11

2.6. Ganttic ................................................................................................................ 12

2.7. Microsoft Project ................................................................................................ 13

2.8. Comind-Work .................................................................................................... 14

2.9. Multi Project Planner 3.2 ................................................................................... 15

3. Tarkvarade võrdlus...................................................................................................... 16

Kokkuvõte ....................................................................................................................... 19

Viidatud allikad ............................................................................................................... 20

Lisad ................................................................................................................................ 22

Lisa 1. Tarkvarade ekraanivaated ............................................................................. 22

3

SISSEJUHATUS

Projektide juhtimisel on parimaks lahenduseks on võtta kasutusele terviklik süsteem ehk

projektijuhtimise tarkvara konkreetse projekti täitmise tagamiseks. Sel juhul saab

projektijuht endale mugava vahendi esialgse plaani osadeks jaotamiseks ja ülesannete

delegeerimiseks meeskonnaliikmetele, samuti pideva ning adekvaatse ülevaate

ülesannete täitmisest. Kõik projekti liikmed on informeeritud ülesande sisust ning

tähtaegadest. Võimalik on anda ja saada operatiivinfot, muuta tähtaegu ning pidada

ajaarvestust.

Referaadi eesmärgiks on tutvuda erinevate projektijuhtimise tarkvaradega, neid eraldi

vaadelda ja omavahel võrrelda.

Eesmärgi saavutamiseks on püstitatud järgmised uurimisülesanded:

vaadelda valdkonna tarkvara vajadusi;

anda ülevaade erinevatest projektijuhtimise tarkvaradest;

võrrelda erinevaid tarkvaralahendusi;

kirjeldada töö autorite kogemusi projektijuhtimise tarkvarade kasutamisel.

Töös on kasutatud erinevaid projektijuhtimise tarkvarasid tutvustavaid internetiallikaid.

Referaat koosneb kolmest peatükist. Esimeses peatükis vaadeldakse valdkonna tarkvara

vajadusi. Teine peatükk keskendub erinevate tarkvaralahenduste tutvustamisele ning

kolmandas peatükis võrreldakse erinevaid tarkvaralahendusi ja uuritakse töö autorite

kogemusi nende kasutamisel.

4

1. VALDKONNA TARKVARA VAJADUSTE ÜLEVAADE

Projekti võib defineerida kui tegevuste kogumit, mille puhul on suurema või väiksema

selgusega määratletud ülesanded, mis tuleb piiratud eelarve ning piiratud ajakava

raames ellu viia. Tüüpiline projektijuhtimine tähendab kahte asja (De Meyer jt 2005):

suunata ja kontrollida ülesandeid ja nende täitmist;

korraldada tegevustevahelisi suhteid.

Hea projektijuht mõistab, et mõlemad valdkonnad on tähtsad. Käsiraamatud

keskenduvad aga peamiselt ülesannete planeerimisele ja täitmisele. Kui määramatust

pole kuigi palju, siis tuleb tõesti eesmärgi saavutamiseks järgida täpselt projektikohast

rutiini. Sel juhul on asjakohane mõelda ka projekti kriitilisele teele, mis on

projektijuhtimise üks kuldreegleid. Kriitiline tee on pikim omavahel seotud sammude

ahel ja just see määrab ära kogu projekti pikkuse.

Kui osapoolte suhted on väga keerulised, siis peab projektijuht täpselt ja kaugele ette

paika panema eesmärkide saavutamise ja erinevate toimingute täpne aeg. Samuti

karistused ülesannete lohaka täitmise eest. See kõik peab olema kirjas ka lepingus, sest

kontrollimeetmeid saab rakendada üksnes ametlikult vormistatud lepingu alusel. (De

Meyer jt 2005)

Projekti aitab kõige paremini suunata ja kontrollida projekti plaan. Projekti plaani üheks

kõige olulisemaks osaks on projekti tegevuste ajakava, mis näitab, millises järjekorras

midagi teha kavatsetakse. Selle läbimõeldud ülesehitus ja realistlikkus on üks projekti

kvaliteedi näitajatest.

5

Projekti planeerimine on projekti elutsükli väga oluline etapp, mida võib vaadelda kui

projekti eesmärgi saavutamise algoritmi koostamist ning projekti täitmist kui koostatud

algoritmi täitmist.

Kui projekti algatamise ja eelkavandamise etapis on otsustatud käivitada mõne

probleemi lahendamiseks projekt, siis kavandamise ja plaanimise etapi lõpuks peab

valmima täpne projektiplaan. Plaanimise käigus tuleb leida teed, kuidas püstitatud

eesmärgini jõuda. Plaanimine annab projektile struktuuri ja loob projektitegevuste

kindla süsteemi.

Projekti plaanimiseks peavad eelnevalt olemas olema:

Probleemipüstitus ning probleemi kirjeldavad analüüsimaterjalid;

Projekti selged eesmärgid;

Piirangute loetelu, mis projekti plaanimist mõjutavad;

Inimesed, kes projektiplaani koostavad.

Eelpool loetletud andmete olemasolul saab asuda projekti ajakava koostama. Ajakava

koostamise käigus tuleb omakorda hinnata võimalikke riske ning võrrelda erinevaid

lahenduskäike, et saavutada parim võimalik tulemus, ettenähtud tähtaja jooksul ning

eelarve piires.

Üks vajalik komponent on personaalne ja projektirühma kalender. Kalendri ja

ajaplaneerimise süsteem võimaldab hallata nii üksikisiku kui ka rühma tööplaane.

Kalender hoiab kokku aega tänu töö konkreetsemale planeerimisele, ka saab iga

töögrupi liige ülevaate enda ajakavast. Kalendri abil on lihtne töövoogu juhtida, kui

määrata ülesannetele erinevad prioriteedid. Samuti on mugav esitada aruandeid

iganädalaste ja -kuiste ajakulu või tehtud tööde kohta.

Tulemuse kvaliteeti mõjutab nii projektijuht kui ka täitja. Mugava ja selge infovahetuse

tulemusel on kõik töörühma liikmed õigeaegselt ja piisavalt informeeritud. Kõik saavad

aru ülesannete seostest, on kursis enda kulutatud tööajaga ning saavad teha nädala- ja

kuuplaane. Projektijuhi poolt läbiviidavad koosolekud muutuvad konstruktiivseks, enam

ei anta detailselt aru tehtust, vaid saab võimalikuks keskenduda probleemidele ning

nende lahendamisele. (Hiiemaa 2012)

6

Projekti kavandamisel ei ole oluline aja kokkuhoid, vaid aja ülekulu vältimine. Seda

aitab vältida oskuslikult koostatud ajagraafik, mis on vajalik selleks, et tähtaegselt

realiseerida projekti eesmärke ning omada selget nägemust erinevate etappide

läbiviimisperioodi kestusest. Samuti on ajagraafik oluline selleks, et:

töötajad, tellija ja juhtorganid näeksid, mida ja millises järjekorras tuleb teha,

teada, kui kaua üksik töö kestab;

tunnetada projekti komplekssust;

jälgida projekti kulgemist ja näha eesmärkide saavutamist ajas;

pöörata tähelepanu abinõudele, mis tagaks ajagraafikus ja eelarves püsimise;

tunnetada kitsaskohti ja muid organisatoorseid probleeme enne nende tekkimisi;

visualiseerida kulude ajakava.

Tähtajastamise ja ajagraafiku koostamisel võib mõõtühikuna kasutada töötundi,

tööpäeva, töönädalat, kuud jne.

Ajagraafiku koostamiseks kasutatakse erinevaid tehnikaid. Üks levinumaod tehnikaid

on GANTTi tehnika. Nimetatud tehnika baseerub lihtsal joondiagrammi põhimõttel.

Tehnika sai nime Henry Lawrwnce Gantti järgi, kes sedalaadi tehnikat esimesena

kasutas. Selle tehnika abil visualiseeritakse projektitegevuste kestus ajas. (Puusalu

2012)

Ilmselt on enamik projektidega kokku puutunud inimestest oma töös püüdnud kasutada

ka projektijuhtimise tarkvara. Enamasti piirdub küll tarkvara osa projekti plaani

väljatöötamise või ka ehk plaani täiendamisega. Samas on projekti edukuses hoopis

olulisem roll ülesannete täitmisel ja täitmise kontrollil ehk elluviimisel. Parimaks

võimalikuks lahenduseks on võtta kasutusele terviklik süsteem projekti täitmise

tagamiseks. Nii saab projektijuht endale mugava vahendi esialgse plaani osadeks

jaotamiseks ja ülesannete delegeerimiseks, samuti jooksva ülevaate ülesannete

täitmisest. Kõik töörühma liikmed on informeeritud ülesande sisust ning tähtaegadest.

Võimalik on anda ja saada operatiivinfot, muuta tähtaegu ning pidada ajaarvestust.

Tarkvara on integreeritav kalendrisüsteemiga, mis loob lihtsa võimaluse ülevaate

saamiseks töösolevatest ülesannetest. On võimalik kasutada ka kliendimoodulit, mis

annab lõppkliendile ülevaate tema projekti seisust.

7

Projektide kulgemise viise on ilmselt niipalju kui on erinevaid vajadusi ja

tegevusvaldkondi. Ühine on tihti vaid vajadus jaotada ressursse ja tagada ülesannete

tähtaegne või eelarveline täitmine. (Hiiemaa 2012)

8

2. PROJEKTIJUHTIMISE TARKVARADE KIRJELDUS

2.1. Tom`s Planner

Tom`s Planner on veebipõhine projekti planeerimise tarkvara, mis võimaldab luua ja

jagada Gantt diagramme ja projektiplaane. See on ideaalne lähtepunkt peaaegu igale

projektile ja igale inimesele - alates projektijuhtidest ja ürituste korraldajatest, sest seda

on väga lihtne kasutada. Samuti võimaldab see lihtsalt importida Excel ja MS Project

faile. See on lihtsam kasutada, kui MS Project ja töötab kiiremini, kui excel. Tom`s Planner ei

vaja istalleerimist ega seadistamist.

Tom`s Planner töötab veatult Internet Explorer-iga ja kõigi uuemate Firefox`i

versioonidega, samuti iPad`is ja iPhone`is. Tom`s Planner ei vaja täiendavat

tehnoloogiat nagu Flash või Shockwave. Tarkvara ei pea installeerima, olema peab

ainult Java Script. Tom`s Planner võimaldab töötada otse Gantt diagrammidega.

Sellega saab salvestada, jagada ja hallata oma graafikuid otse veebis, see on lihtne ja

turvaline viis teha koostööd klientidega ja teiste projekti liikmetega. Graafikut saab

avaldada veebis, lisades see oma kodulehele või intranetti ning anda teistele õiguse

sinna midagi lisada või ainult seda vaadata. (Tom’s... 2012)

Tom’s Planner Personal on tasuta, võimaldab koostada ühe projekti ajakava ning

sisaldab veebis avaldamise võimalust, emaili tuge ja vastu võtta kutseid koostööks.

Tom’s Planner Professional maksab 9 dollarit kuus ning võimaldab koostada 20

projekti ajakava samal ajal. Lisaks eelmisele võimaldab kutsuda teisi koostööle, printida

ajakava ja seda eksportida näiteks MS Projekt`i. Tom’s Planner Unlimited maksab 19

dollarit kuus ja võimaldab koostada piiramatul hulgal ajakavasid. Lisaks eelmistele saab

projekti ajakavasid salvestada oma arvutisse, lisada veebilehtedele, intranetti või

projekti blogisse ja printida.

Tom’s Planner`it kasutavad Dell, Asus, Pixar, Unilever, BBC, DHL, Sony Ericsson,

amazon.com, PayPal jt. (Ibid.)

9

2.2. Gantt Project

Gantt Project on vaba tarkvara. See töötab Windows, Linux ja MacOSX

operatsioonisüsteemidega, see on tasuta ja avatud lähtekoodiga. Saab kasutada

modifitseerimata kahendfaile mistahes eesmärgil, sh ärilisel. (GanttProject 2012)

Seda tarkvara on allalaetav ja on ka Java põhine, mis ei vaja isegi tarkvara allalaadimist

ning võimaldab kasutada kõiki põhilisi projektijuhtimise funktsioone nagu Gantt

diagrammi, PERT diagrammi, PDF ja HTML aruandeid, imortida ja eksportida MS

Project vahendusel ning WebDAV põhist rühmatööd. GanttProject on lihtne kasutada

Gantt diagrammil põhineva projekti ajakava ja juhtimise tööriistana. GanttProject`i ja

MS Project` i vahel on võimalik importida ja eksportida funktsioone. (GanttProject.

Wikipedia 2012)

Kui kasutada allalaetavat versiooni, on seda väga lihtne kasutada. Võib lisada nii palju

ülesandeid, kui vaja, samuti on võimalik määrata igale ülesandele töötajaid ja ressursse.

Saab lisada projekti jaoks meeskonnaliikmeid, ning määrata neile ülesandeid nende

lisamisel graafikusse, samuti saab sisestada emaili aadressid ja telefoninumbrid igale

inimesel ja määrata nende rollid grupis. GanttProject`il on ka verstaposti ehk teetähise

funktsioon, mis on väga kasulik, andes ülevaate lõppeesmärgi poole püüdlemiseks

etteantud aja jooksul. Paljud teised projektijuhtimise tarkvarad ei toeta seda funktsiooni.

Programm on tegelikult väga väike, alla 10 MB. Üldiselt on GanttProject väga hea

projektijuhtimise tarkvara, võibolla ei sobi väga suurtele projektidele, kuid väga hästi

kasutatav on väikese ja keskmise suurusega projektide puhul. (Best... 2012)

2.3. Bedko

Bedko on hea vahend jälgimaks kui palju aega mingi tegevuse peale kulub. Tegemist on

tarkvaraga, mis on suunatud nii ettevõttetele kui eraisikutele, kuid suurematele

ettevõtetele võib funktsioonidest väheks jääda. Süsteem, tegevused ja liikumine

programmis on lihtne ja loogiline – õpitavuselt üks lihtsamaid programme, mida kohata

võib. Sisuliselt võib seda kohe peale installeerimist kasutama hakata. Lihtsuse ja

10

mugavuse põhjuseks võib olla see, et Bedko loojad on eestlased ja on kohandanud selle

just eelkõige meie inimestele.

Programm võimaldab pidada logi tööprotsessi kohta, andes ülevaate sellest, kui palju

aega mingi töö etapi peale kulus. Iga töö etapiga on võimalik siduda ülesanne, mis

omakorda võimaldab hiljem teha detailseid päringuid selle kohta, kui palju aega mingi

ülesande peale kulus. Programm sisaldab ka märkmete sisestamise võimalust ja

aruandluse tööakent. Et luua projekti täitmist võimaldav ülesannete plaan, on oluline

teada, kui palju mingi tegevus on aega võtnud. Bedko aitab neid andmeid koguda ja

võimaldada tõhusamat ajaplaneerimist. Ajaplaneerimiseks vajalike andmete kogumiseks

ja täiendavate analüüside koostamiseks (näiteks Microsoft Excelis) pakub Bedko

andmete CVS-i failiformaadis eksportimise või otse e-postile saatmise võimalust. See

funktsioon võimaldab projektijuhtidel teha vajalikke analüüse harjumuspärases

keskkonnas, et projektide ajakava peegeldaks võimalikult hästi reaalsust. (Bedko

kasutusjuhend 2012)

Tarkvara võimaldab (Bedko kasutusjuhend 2012):

sisestada planeeritud töid,

ülesannete sidumist töödega,

sisestada jooksvaid märkmeid,

koostada erinevaid aruandeid,

programmisisest otsimist,

andmeid eksportida ja saata töid otse e-postile.

Bedko töötab põhimõttel “as is”. Kuna tegemist on tasuta tarkvaraga, siis tootja ei võta

endale mingit vastutust selle tarkvara kasutamisest tulenevate tagajärgede eest. (Bedko

kasutusjuhend 2012) Samuti ei saa oletada palju on täna Bedko pidevaid kasutajaid.

2.4. Planzone

Planzone on veebipõhine tarkvara, mis võimaldab ülesannete määramist ja erinevaid

planeerimise võimalusi. See, et tegemist on just veebipõhise programmiga on suur pluss

11

– info on „pilves“ ega hävine ning arvutit ei pea koormama järjekordse tarkavara

installeerimisega. Kasutamine on lihtne ja loogiline.

Planzone´i puhul ei ole tegemist vabavaraga ehk tasuta tarkvaraga. Konto loomine on

lihtne ning peale registreerimist on teenust võimalik 30 päeva tasuta proovida.

Õpitavuselt on tegemist väga kasutajasõbraliku programmiga. Kõik tegevused on nö

suunatud ehk peale igat tegevust suunatakse järgnevasse aknasse, mis tuleb järgnevalt

täita. Sisuliselt teeb programm kasutaja eest osa tööd ära ehk ütleb ette, milline on

järgmine tegevus.

Planzone on sobilik kõikidele ettevõtetele, kellel taolise programmi vastu vajadus võib

olla, kuid siinkohal seab piirid teenuse maksumus (Tabel 1).

Tabel 1. Planzone´i pakettide hinnad

BASIC TEAM BUSINESS ENTERPRISE

Hind 9,90€/kuu 39€/kuu 89€/kuu 199€/kuu

Projektide arv 5 piiramatu piiramatu piiramatu

Kasutajate arv 5 20 50 125

Maht 1 GB 4 GB 10 GB piiramatu

Multiproject Report x x x

Multiproject Dashboard x x

Timesheets x x

allikas: Planzone 2012

Planzone´i kodulehel on nende kasutajateks märgitud sellised suurettevõtted nagu:

Henkel, Panasonic, Universal, DaimlerChrysler, Danone, Johnson Electric, ING ja

SNCF. Seda võib tõlgendada nii, et Planzone on sobilik tarkvara (teenus)

suurettevõtetele. (Planzone 2012)

2.5. ConceptDraw Project

ConceptDraw Project kuulub ConceptDraw Office projektijuhtimise tarkvarapaketi

juurde, mis on terviklik pakett äri tootlikkuse tööriistadega. Antud tarkvara saab

installida järgmistele operatsioonisüsteemidele: Macintosh - Mac OS X 10.6.8 või

12

hilisem versioon ja Windows - Microsoft Windows 7/8, VISTA/XP. (ConceptDraw

OFFICE 2012)

ConceptDraw Project on täisfunktsionaalne projektijuhtimise lahendus, mis hoiab teid

andmetega kursis läbi oma funktsioonide. Projekti funktsioonid kuvab kõik peamised

tulemuslikkuse näitajad ühel ekraanil, mille tulemusena on võimalik koheselt leida ja

muuta vajalikku informatsiooni. (Introducing ConceptDraw… 2012)

ConceptDraw Project sisaldab ulatuslikku tööriistakomplekti, et lihtsustada projektijuhi

tööd. Rikkalik andmevisualiseerimise võimaldamine lubab koostada one-click raporteid

ning näha mitme projekti ressursi, aja, Gantti graafiku (vt lisa 1. joonis 4) jne

ülevaateid. Aruandeid on lihtne jagada, sest neid võib väljastada HTML-, Microsoft

Excel-, Microsoft Project-, või RTF formaadis. (ConceptDraw PROJECT 6 2012)

2.6. Ganttic

Ganttic on lahendus, mis pakub mugavat mitmekasutaja tarkvara vaid mõne euro eest

kuus, samas kui spetsialiseeritud tarkvarad nõuavad tuhandeid. Ganttic kasutab gantti

graafikute põhimõtet , mis on tööstuse planeerimise standard aastast 1896. Ganttic on

tehtud Eestis (Ganttic 2012), täpsemalt Tartus ja üheks loojaks oli Rainer Kivimaa.

(About us… 2012)

Ressursside planeerimine on oluline igas ettevõttes. Töötajate ülesanded ja puhkuste

ajad, rasketehnika, tootmisliinid - kõik see peab olema ette planeeritud. Vastasel korral

tuleb pidevalt tegeleda asjatult seisva tehnika ning organiseerimata meeskonnaga.

Ganttic on leidnud kasutust erinevaid teenuseid osutavates firmades, arhitekti- ja

projektbüroodes, IT-ettevõtetes, ehitus-, tootmis- ja rendifirmades jne. (Ganttic 2012)

Ganttic on abiks kui on vaja:

kasutada oma ettevõtte ressursse efektiivsemalt

hallata üheaegselt mitut projekti

esitada kliendile juba pakkumise faasis professionaalne projektiplaan

teha visuaalseid eelarveid

parandada meeskonnatööd

13

Ganttic on tasuta kuni Sa ei loo rohkem kui 5 kasutajat ja/või 10 ressurssi. Suurema

arvu kasutajate/ressursside korral tuleb maksta kõigi kasutajate ja ressursside eest 0.69€

(+km) kuus kasutaja ja ressursi kohta. (Ganttic 2012)

2.7. Microsoft Project

Microsoft Project (edaspidi MS Project) on projektijuhtimise tarkvara, mis aitab

planeerida ja kontrollida projekti aega, ressursse ja kulusid. Eesmärgi püstitamisel ja

riskide haldamisel sellest otseselt kasu ei ole. Aja planeerimiseks on MS Project

keskkonnas Gantt- ja võrkdiagrammid. Ressursse saab planeerida nii aja- kui ka

ressursipõhiselt. Maksumuse arvutamine toimub ülesande kestuse ja sellele määratud

ressursi ühiku hinna korrutamise teel. MS Project ei ole mingi imevahend, mis tagab, et

projekt lõppeks õigeaegselt ja ei ületaks tähtaega. See on lihtsalt tööriis, mis lihtsustab

projektijuhi tööd. (Sillaots 2009: 6)

MS Project’ist on abi (Ibid.):

1. aja planeerimisel, mis omakorda koosneb järgmistest etappidest (Sillaots 2009: 7):

ülesannete loetelu loomine,

ülesannete kestuse määramine,

ülesannete järjekorra määramine,

ajakava lühendamine

2. ressursside ja maksumuse planeerimisel;

3. käivitunud projekti kontrollimisel.

Ajaplaneerimise loetletud protsessid on teineteisest eristatavad, sest nad on seotud

konkreetsete tehnikate ja vahenditega. Praktikas toestatakse neid etappe siiski

integreeritult. (Ibid.)

Kui MS Projecti häälestust pole muudetud, siis programmi käivitamisel avaneb esmaselt

Gantt graafiku tööaken. Tööakna keskne ja kõige olulisem osa on ajatabel, kuhu

pannakse kirja projekti ülesanded. Igas tabelis on võimalik veerge lisada või kustutada,

tabeli kasutamine sarnaneb MS Exceli töölehele, kuid tegelikult on tegemist andmebaasi

ühe suure tabeliga, mille enamus veergudest on varjatud. (Ibid.)

14

Teine oluline osa on tabelist paremal asuv Gantt diagramm. Graafikusse tekivad ribad

kooskõlas ajatabeliga. Riba pikkus väljendab ülesande kestust. Nool ribade vahel nende

omavahelist sõltuvust ning graafiku ülaservas on ajatelg. (Ibid.)

Kolmas akna osa on vasakul asuv View Bar. See esitab loetelu programmi olulisematest

ekraanivormidest. Näiteks vt. lisa 1. joonis 6 kujutatud näites on esitatud Gantti

diagramm. Ikoonide sisu ja järjekorda View Bar’il on võimalik muuta. (Ibid.)

2.8. Comind-Work

Comind-Work on projektijuhtimise tarkvara, mis võimaldab hoida kõik projekti

ülesanded, dokumendid ja ideed ühes kohas ning see on nähtav nii meeskonnale kui

klientidele. Gantti ülesande puule on võimalik koondada tuhandeid ülesandeid,

dokumente ja ideid, kuid samal ajal on võimalik valida kellele need nähtavaks tehakse.

Lisaks on võimalik iga ülesande juurde salvestada kindel vastutaja. Veebipõhist

tarkvara on võimalik lihtsalt ühildada e-postiga, st võimalik saata ülesandeid ja

dokumente e-postiga. Samuti saab seda ümber nimetada vastavalt oma ettevõtte

domeeninimele ning teha ka ettevõttele sobiv kujundus. Projekti andmed kogutakse

Amazon EC2/S3 pilve ning neist tehakse varukoopia iga päev. (ComindWork 2012)

Toode on võrdlemisi universaalne ning seda saavad kasutada erineva suurusega

ettevõtted erinevatest organisatsioonidest (kaubandus-, tööstus-, konsultatsiooni-,

mittetulunduslikud ettevõtted jms). Ainus vahe on hinnas. Projekti esimesed kakssada

kirjet saab teha tasuta, mis võimaldab programmiga tutvuda ning harjuda ja ettevõtte

suurenedes juba üle minna tasulisele rohkemate kirjetega lahendusele (kuni 10 tuhat

kirjet maksab 149 dollarit kuus). Toodet on väga lihtne alla laadida ja seadistada. (Ibid.)

Igapäevaselt kasutavad Comind-Worki mitmed ettevõtted ja asutused kolmekümnest

riigist. White Hat Marketing OÜ New Yorgist toob eelisena välja ülima lihtsuse ja

kasutusmugavuse. Kui nad varasemalt kasutasid paljusid erinevaid tooteid, mis tundusid

töötajatele pigem karistuse kui abimehena siis Comind-Work on täitnud nii juhtkonna

kui töötajate ootused. (Ibid.)

15

Toodet oleks võimalik kasutada ka Eestis. Puuduseks võib saada Eesti keele laienduse

puudumine. (Ibid.)

2.9. Multi Project Planner 3.2

Programm võimaldab hallata mitut samaaegset konkureerivat projekti ning nende

ressursse. Projekti tegevusi lisatakse globaalsele plaanile, misjärel need saavad

nähtavaks meeskonnale. See võimaldab omakorda erinevaid suhteid ja ülesandeid

hallata ühes vaates. Töötajaid saab siduda erinevate meeskondadega, mis on jaotatud

vastavalt ülesannetele ja vastutusele. Projekte saab enne valmis luua ja hiljem ajakavale

lohistada. Projekti tegevustele saab lisada otsustamise punktid. (Multi-Project… 2012)

Peamised omadused: korraga mitmed projektid ja ühised ressursid, korduvad projektid

Just-in-time meetodi kasutamine. (Ibid.)

Multi Project Planner 3.2 sobib pigem suurematele ettevõtetele, kus üheaegselt on käsil

palju erinevaid projekte millel on ühised ressursid ning meeskond. See võimaldab

ressursside ühtlast jaotust ning tähtaegadest kinni pidamist. Tarkvara hind on 348

dollarit, kuid võimalus on eelnevalt tasuta proovida. (Ibid.)

3. TARKVARADE VÕRDLUS

Tabel 2. Tarkvarade võrdlus

MS Project Bedko Plan-zone Comind-

work

Multi

Project

Planner 3.2

Concept-

Draw

project

Ganttic Gantt-

Project

Tom`s

Planner

Millistele

projektidele

sobib

Väikesed -

suured

Väikesed Väikesed –

suured; mitu

projekti

korraga

Väikesed -

suured

Suured; mitu

projekti

korraga

Väikesed

- suured

Väikesed -

suured

Väikesed ja

keskmised

Nii suured

kui väikesed

Sõltumatus

operatsiooni-

süsteemidest

Jah Jah Jah Jah Ei Ei Jah Jah Jah

Raportite

koostamise

võimalus

Jah Jah Jah Jah Jah Jah Jah Jah Jah

Võimalus

planeerida

personali

Jah Jah Jah Ei Jah Jah Jah Jah Jah

Millised

teadmised

vajalikud

Väga

vähestega

omandatav

Vajab

eelnevat

tutvustamist

Väga

vähestega

omandatav

Väga

vähestega

omandatav

Vajab

rohkemat

õppimist

Vajab

rohkemat

õppimist

Väga

vähestega

omandatav

Vajab

eelnevat

tutvustamist

Väga

vähestega

omandatav

17

MS Project Bedko Plan-zone Comind-

work

Multi

Project

Planner 3.2

Concept-

Draw

Project

Ganttic Gantt-

Project

Tom’s

Planner

Ühilduvus

teiste

programmidega

Ühildub

Microsoftiga

Puudub info

Ühildub

Microsoftiga

Ühildub

Microsoftiga

Ühildub

Microsoftiga,

Linuxiga

Windows

7/8,

XP/Vista;

Mac OS

X

Ühildub

Microsoftiga

Ühildub

Microsoftiga

Ühildub

Microsoftiga

Kestvus

ajateljel

Jah Jah Jah Jah Jah Jah Jah Jah Jah

Verstapostide

seadmise

võimalus

Jah Jah Jah Jah Jah Jah Jah Jah Ei

Internetipõhine Ei Ei Jah Jah Ei Ei Jah Jah Jah

Allalaetav Jah Jah Ei Jah Jah Jah Ei Jah Ei

Hind 30 päeva

tasuta -

$1350

Vabavara 30 päeva

tasuta;

9,90€/kuu –

199€/kuu

Kuni 200

kirjet tasuta,

kuni 10000

kirjet on

$149 kuus

30 päeva

tasuta - $348

30 päeva

tasuta –

$199

0 – al. 0,69€

(+km) kuus

Vabavara 0 - 19€ kuus

Allikas: autorite koostatud

Töös vaadeldud tarkvarad olid suhteliselt erinevate suunitluste ja võimalustega ning

enamus programme võimaldasid koostada Gantt graafikut, mis hästi visualiseerib

projekti ajakava. Tänu sellele on võimalik projekti aega planeerida ja optimiseerida.

Võrrelduid tarkvarapakette on raske pingeritta sättida, sest igal programmil on oma

eelised ja puudused. Projektide vajadused on erinevad ning need funktsioonid või

võimalused, mida ühel tarvis läheb, ei pruugi teises projektis/ettevõttes nii suurt rolli

mängida.

Autorite hinnangul sobiksid suurtele ettevõtetele, mis põhiliselt tegelevad

projektipõhiste tegevustega, eelkõige Multi Project Planner 3.2, Micosoft Project ja

Concept-Draw Project.

Tasuliste tarkvarade soetamisel on eelis suurettevõtetel, sest nende finantsvõimalused

on suuremad. Samas vajavad sellised ettevõtted lähtuvalt oma tegevuse spetsiifikast

pidevat tarkvara arendamist, täiendamist ning uuendamist. Vabavaraliste tarkvaradega

võivad kaasneda teatud riskid (puudulik kasutajatugi, ebakorrapärane arendustegevus)

ja neil on ka vähem lisavõimalusi. Samas võib positiivse poolena välja tuua nende

tarkvarade kättesaadavuse (veebipõhised) ja kasutamise lihtsuse, kuid ainult nende abil

keerulisi projekte teostada on liiga riskantne.

19

KOKKUVÕTE

Projekt on ühekordne tegevus, mis on vaja ellu viia kindla ajalise ja rahalise ressursi

piires saavutades soovitud eesmärgi. Projektijuhtimine nõuab täpset vahendite

planeerimist ning väga suurte projektide puhul võib ilma vastava tarkvarata osutuda

juhtimine väga keeruliseks või kulukaks. Tarkvara üldine eesmärk on määrata

meeskonna liikmete ülesanded ning tähtajad, reguleerida liikmetevahelisi suhteid ja

reguleerida ühiste ressursside kasutust. Seejuures ei ole oluline saavutada ressursside

kokkuhoidu vaid pigem jääda planeeritud piiridesse. Teatavatel juhtudel on vaja luua

kliendile võimalus omada projektist jooksvat ülevaadet.

Tänapäeval on võimalus kasutada erinevaid tarkvara lahendusi, mis aitavad vajalikke

ressursse juhtida. Ettevõtetel on võimalus valida veebipõhiste või arvutisse laetavate

tarkvarade vahel. Veebipõhiste eelis on tihtilugu seadistamise lihtsus ning see on igast

kohast kätte saadav. Samas ei koorma see oma mahuga olemasolevat riistvara.

Veebipõhise tarkvara puhul saab anda erinevatele huvigruppidele ligipääsu vaid neid

puudutavale informatsioonile.

Ettevõtte arvutisse või serverisse laetavate eelis on parem kohandamise võimalus

vastavalt ettevõtte vajadustele. See vajadus võib tekkida väga suure projektiportfelliga

ettevõtte puhul kui on vaja reguleerida väga paljude isikute vahelisi suhteid ning juhtida

ressursse paljude erinevate projektide vahel. Lähtuvalt erinevatest lahendustest on ka

hinnad erinevad.

20

VIIDATUD ALLIKAD

1. About us. Ganttic. [http://www.ganttic.com/about-us] 14.11.2012

2. Bedko. [http://prixal.eu/labor/bedko/] 14.11.2012

3. Bedko kasutusjuhend – versioon 1.10.26.XX. Greenbay OÜ.

[http://lab.prixal.eu/Bedko/Documentation/bedko_juhend_1_10_26_XX.pdf]

09.11.2012

4. Best Free Project Manager. 06.05.2012 [http://www.techsupportalert.com/best-

free-project-manager.htm] 13.11.2012

5. Comind-Work. [http://www.comindwork.com/] 10.11.2012

6. ConceptDraw PROJECT 6. [http://www.conceptdraw.com/products/what-is-it-

project] 13.11.2012

7. De Meyer, A. Loch, C. Pich, M. Projektijuhtimine ja määramatus. Director.

04.2005 [http://www.director.ee/projektijuhtimine-ja-mramatus/] 20.10.2012

8. Ganttic. [http://www.ganttic.com/et] 14.11.2012

9. GanttProject. [http://www.ganttproject.biz/] 12.11.2012

10. GanttProject. Wikipedia. [http://en.wikipedia.org/wiki/GanttProject] 12.11.2012

11. Hiiemaa, K. Projektide haldustarkvara.

[http://www.hariduskeskus.ee/opiobjektid/grupitoo/?%D5PPEMATERJALID:Pr

ojektide_haldustarkvara] 21.10.2012

12. Introducing ConceptDraw PROJECT. CS Odessa.

[http://www.conceptdraw.com/pdf/ConceptDraw_PROJECT.pdf] 13.11.2012

13. Mutli Projekt Planner 3.2. Software. Yahoo.

[http://downloads.yahoo.com/software/windows-office-productivity-multi-

project-planner-s28589] 09.11.2012

14. Planzone. [ http://www.planzone.com/], 13.11.2012.

21

15. Puusalu, T. Projekti kavandamine ja plaanimine. Konspekt. Eesti

Mereakadeemia [http://www.eope.ee/_download/euni_repository/file/1094/

oppematerjal_Puusalu.zip/Projekti_plaanimine.pdf] 20.10.2012

16. Sillaots, M. Microsoft Office Project 2007. Tallinna Arvutikool.

[http://www.slideshare.net/martinsillaots/ms-project-algajatele] 12.11.2012

17. Tom’s Planner. [http://www.tomsplanner.com/] 12.11.2012

22

LISAD

Lisa 1. Tarkvarade ekraanivaated

Joonis 1. Tom’s Planner näide (allikas: Tom’s... 2012)

23

Joonis 2. GanttProject näide (allikas: GanttProject, Wikipedia 2012)

Joonis 3. Bedko näide (allikas: Bedko 2012)

24

Joonis 4. ConceptDraw näide (allikas: ConceptDraw PROJECT 6 2012)

Joonis 5. Ganttic näide (allikas: Ganttic 2012)

25

Joonis 6. MS Project tööaken (allikas: Sillaots 2009: 8)

Joonis 7. Planzone näide (allikas: Planzone... 2012)