projektijuhtimise esmased nipid

Kalev Kaarna [email protected]

Projektide juhtimine Turundusklubi + TÜ ideelabor

TÜ ideelabor Keskkond, kus kõigi teaduskondade tudengid

saavad valdkonnaülestes 1imides

lahendada põnevaid probleeme ja teostada pööraseid ideid

© Kalev Kaarna

2

www.ut.ee/ideelabor

Mõisted �  Projekt Ühekordne (ainulaadne), eesmärgi saavutamiseks vajalike järjestatud tööde hulk, mida tehakse erinevates kompetentsi keskustes (erinevate töötajate poolt) ning mis on piiratud tähtaja ja eelarvega

�  Projek1juht Isik, kelle ülesandeks on tagada projek> tööde juh>mine selliselt, et saavutatakse projek> esialgu kokkulepitud eesmärk, esialgu kokkulepitud eelarve ja tähtajaga.

�  Projek1juh1mine Administra>ivne tegevus, mille eesmärgiks on tagada, et projekt valmiks kiires>, võimalikult väikese eelarve piires ja täpselt sellises ulatuses (funktsionaalsuses), nagu eCe nähtud

© Kalev Kaarna

3

Aafrika �  Saksamaa heategevus fond InWEnt �  Jäätmekäitluse ja joogivee programmid Zambias, Keenias, Nigeerias, Tansaanias

�  Jäätmekäitluse probleemid mõjutavad miljonite elu

�  Lõhe nõudluse ja pakkumise vahel on kolosaalne ja kasvab

© Kalev Kaarna

4

Keskmine olukord

© Kalev Kaarna

5

Osalised

© Kalev Kaarna

6

PRÜGI TOOTJAD

(kodanikud, firmad)

PRÜGI KOGUJAD

(firmad, avalik)

PRÜGI TÖÖTLUS &

LADUSTAMINE (linnavalitsus)

INSP

EKTO

R

INSP

EKTO

R

Probleemid �  Valitsusasutuste eelarve pole piisav �  Elanikud ei maksa (ei taha) �  Teenus on liiga kallis �  Inimesed põletavad/ladustavad prügi ebaseaduslikult

�  Prügikaste ja konteinereid on vähe �  Prügi masinad on sageli katki �  Kõigist piirkondadest ei saa prügi ära vedada (teed) � Osades piirkondades ei paku keegi äraveo teenust

© Kalev Kaarna

7

Juurpõhjused �  Vähene teadlikkus �  Vähene või olematu kontroll ja

karistus �  Vähe masinaid või liiga vanad �  Vähe või olematu arv teenuse ostjaid

© Kalev Kaarna

8

Klassikalised lahendused �  Teadlikkuse kampaaniad �  Rangemad karistused �  Riigiväliste fondide kasutamine infra arendamiseks

�  Veel rohkem teadlikkuse kampaaniaid EHK

ROHKEM RAHA JA VOLDIKUID!

© Kalev Kaarna

9

Miks projektid ebaõnnestuvad?

© Kalev Kaarna

10

•  Projek>juh>miseks pole vaja muud kui tervet talupojamõistust

•  Kõigil eestlastel on terve talupojamõistus veres AGA: •  Paha>h> me ei kontrolli, kas me seda talupojamõistust ikka kasutame

•  Me ei suuda loogikat krii>listes olukordades järgida

© Kalev Kaarna

11

Projektijuhtimise loogika

� Veendumus: keeruline situatsioon nõuab keerulisi lahendusi

� Prak>kast on näiteid, et lihtsate reeglite terviklik rakendamine aitavad projekte edukalt lõpetada.

© Kalev Kaarna

12

Projektijuhtimise loogika (2)

Project Name: 7E7 Prelim Loads Group -300x & SR

Page # 1 of 1 Printed on: 04/20/04 6:06 pm© Kalev Kaarna

13

1899 tegevust

�  Projek>des on palju määramatust �  Projek>des on kolm kohustust, mis on vastas>kku seotud

© Kalev Kaarna

14

LÄHTEÜLESANNE

AEG

EELARVE

Projektide ühised omadused

15 25.9.10

Kõik kurtmised on taandatavad ühele põhihädale:

! Kui tahad ühte ohtu sattunud kohustust päästa, siis satuvad teised ohtu!

Vastuolud kolme kohustuse vahel!

© Kalev Kaarna

15

Kokkuvõte probleemidest

16 25.9.10

Ületavad eelarve piire

Ei saavuta e<enähtud sisu ja mahtu

Lähevad üle tähtaja

Määramatus

?

© Kalev Kaarna

16

Miks projektid…

© Kalev Kaarna

17

Kui määramatus on põhjus, siis ei tohiks olla ühtki tiimi, mis suudaks pidevalt suure

määramtusega projekte õigeaegselt, eelarves ja

vastavalt eesmärgile lõpetada

18 25.9.10

•  Iisraeli lennukite ümber ehitamise firma vähendas reisilennuki kaubalennukiks ümberehitamise aega kolmelt kuult kahele nädalale (nimekiri 2 aastat)

•  Seagate Technologies vähendas uute toodete arendusaega poole võrra (ideest tootmisvalmis tooteni)

•  Lord Corporations IT osakond suutis muuta tulemust 100% üle aja tulemuseks 85% juhtudest varem või õigeks ajaks

•  U.S. Merejalaväe depoo suurendas poole võrra tehtud tööde arvu samade ressurssidega (18 -> 26)

http://www.realization.com/case_studies.html © Kalev Kaarna

18

Vastupidised näited

•  http://www.focusedperformance.com/2003_04_01_blarch.html © Kalev Kaarna

19

Segway – 18 kuuga ideest müügini

•  2003.a. käive $25 miljonit, kulud suuremad

•  2004.a. seisuga 10,000 tükki $5,000 eest = $50 miljonit. 2006.a. seisuga 23,500 tk.=$117 miljonit

•  2004.a. sõlmiti lepingud 35 edasimüüjaga, 2006.a. seisuga 100 edasimüüjat ja 2006.a. liisinguvõimalus – maksed $125 kuus

•  2007.a. seisuga “tõstnud raha” $125 miljonit, toote arenduseks kulutanud seni $100 miljonit

•  2010.a. seisuga müünud 50 000 tk ja firma müüdud inglise investorile. Investeeritud $161 miljonit

© Kalev Kaarna

20

Rahaline edu?

Mõned juhid suudavad muutuvas keskkonnas hästi projektijuhtimise otsuseid vastu võtta (isegi kui nad on kehvad turundusmehed)

MIKS MEIE EI VÕIKS SUUTA OMA KROONILISI PROBLEEME LAHENDADA?

© Kalev Kaarna

21

Järeldus

22 25.9.10

Ületavad eelarve piire

Ei saavuta ettenähtud

sisu ja mahtu

Lähevad üle tähtaja

Määramatus

? MEIE MEETOD

MÄÄRAMATUST JUHTIDA?

© Kalev Kaarna

22

Probleemide põhjus, miks…

© Kalev Kaarna

23

1

Probleem on õige

2 Lahendus on õige ja lahendab probleemi

3

Plaan viib lahenduseni

4 Juh>mine

tagab plaani realiseerimise

Projekt on edukas kui…

Eduka projekti eeldused

© Kalev Kaarna

24

Probleemi õigsuse määravad organisatsiooni eesmärgid

Organisatsioon on edukas �  Eesmärk (1 ja mõõdetav) �  Edutegurid (3-4) �  Vajalikud tingimused (5+)

© Kalev Kaarna

25

VAJA

LIK

UD

TI

NG

IMU

SED

Maksimaalne kasumlikkus

Innovatiivsed tooted ja disain

Maailma- tasemel meetodid

Rahulolevad ja “turvatud” töötajad

EESM

ÄR

K

KR

IITI

LISE

D

EDU

TEG

UR

ID

Allikas: Dettmer

Oluline konkurentsi-

eelis

Tulemuslik turundus ja

müük

Suur nõudlus toodete järele

Suutlikkus kulu-efektiivselt tellimusi täita

Maailma- tasemel protsessid

© Kalev Kaarna

26

VAJA

LIK

UD

TI

NG

IMU

SED

Ükski alaealine ei sure

alkoholimürgitusse EE

SMÄ

RK

K

RII

TILI

SED

ED

UTE

GU

RID

Allikas: Dettmer

Paindlik ja efektiivne

organisatsioon

Erinevate meedia ja infokanalite

efektiivne kasutamine

Suur nähtavus (avalikkuse teadlikkus)

Piisav rahastus

Köitev ja mõjuv sõnum

Org. on optimeeritud oma missioonile

Aktiivsed avalikud suhted ja teavitus

Eelistatud kanalid on kaasatud © Kalev Kaarna

27

Aga projekti eesmärk?

© Kalev Kaarna

28

1. Probleem on õige?

© Kalev Kaarna

29

Paljude parendusalgatuste tegelik käik

Piirang: Miski, mis takistab

meil pidevalt arenemast ja kasvamast

Pideva arengu soovitud suund ja tempo Kasv,

Areng

Aeg

© Kalev Kaarna

30

Pideva arengu soovitud suund ja tempo

Eesmärgi ühikud

Aeg t parenduse algus t parenduse lõpp

t tulemused t probleem

Mõõdetav tulem

Oodatav tulem

Tegelik tulem

Projekti eesmärk: piirangu kõrvaldamine

� Nõrgim lüli määrab ahela tugevuse � Kas teeme ahela tugevamaks või ke> raskemaks?

© Kalev Kaarna

31

Ahela analoog

© Kalev Kaarna

32

Sisend Väljund

pudelikael

Toru analoog

� Probleemid takistavad meil saavutamast soovitud eesmärki

� Projekte viiakse ellu olukorra parandamiseks �  Saavutamaks suurimat mõju peab projekt mõjutama organisatsiooni pudelikaela või piirangut

� Organisatsiooni arengu piirangu sõnastamisel on oluline eristada ebameeldivaid tagajärgi juurpõhjustest (piirang)

� Põhjuste otsimisel on oluline aru saada, mille üle tegelikult kurdetakse © Kalev Kaarna

33

Projekti eesmärgi leidmine

1.  Peame teadma eesmärki, kontrolli ja mõju ulatust (pilt)

2.   Eesmärgist lähtudes saame öelda, mis probleemi on vaja lahendada

3.  Mõtet on kaotada piirang, mis takistab eesmärgi saavutamist

4.  Piirangu kaotamiseks on vajalik tegeleda põhjuste kaotamisega (ebameeldivatest tagajärgedest põhjusteni jõudmine)

© Kalev Kaarna

34

Probleem on õige (2)

© Kalev Kaarna

35

Dettmer (2007)

*

(1) Mida muuta? (2) Milliseks muuta? (3) Kuidas muutus ellu viia?

© Kalev Kaarna

36

0.1 Miks muuta? 0.2 Mis vahet seal on? Mida see muudab? 0.3 Kellele see korda läheb?

Probleemide lahendamine ja vastuseis (1)

(1) Ei saa ühte moodi probleemist aru (2) Erimeelsused lahenduse suuna osas (3) Lahendus ei taga piisavat tulemust (4) Lahendusel on nega>ivsed mõjud (5) Lahenduse elluviimist segavad takistused (6) Ebamäärane hirm

© Kalev Kaarna

37

0.1 Mingeid probleeme pole 0.2 Probleemid on meie kontrolli alt väljas

Probleemide lahendamine ja vastuseis (1)

1.  2.  3.  4.  5. 

© Kalev Kaarna

38

Eesmärgi kaardi koostamise sammud

�  Kaebuste ehk ebasoovitavate tagajärgede (ET) sõnastamine on võtmetähtsusega

�  Kui probleem on vale, siis on lahenduse leidmine raistatud aeg

© Kalev Kaarna

39

Kaebuse probleemina sõnastamine

•  Ebasoovitavad Tagajärjed (ET) (UnDesirable Effects -‐ UDE’s) on ilmingud või tagajärjed, mida teie ja teised huvipooled käesoleval ajal kogevad.

•  Need on tagajärjed mis on ebasoovitavad või mis häirivad põhieesmärgi saavutamist ja täitmist

•  Enamas> väljenduvad need kaebustena, mis inimesi (huvipooli) häirivad

© Kalev Kaarna

40

Ebasoovitava tagajärje sõnastamine

1.  Kas ET on terviklik ja selge lause? 2.  Kas ET täna eksisteerib ja on asjassepuutuv 3.  Kas ET on ikka tagajärg, miCe põhjendus, lahendus

või eeldus lahenduse juurutamiseks 4.  ET on iseenesest nega1ivne, peab olema üheselt

määratletav (loendatav näiteks) 5.  On väga oluline ET kõrvaldada 6.  ET on konkreetne (vaid üks tagajärge). Ei sisalda “…

ja…” (loetelu mõCes), “… sellepärast, et …” või “… selle tulemusel …”

7.  ET tuleb sõnastada nii, et see ei oleks konkreetse isiku süüdistamine ega solvaks kedagi.

© Kalev Kaarna

41

ET sõnastamise reeglid

ET kirjeldus Hea/halb

Miks? Soovitav sõnastus

Meie tegevjuht on liiga karm Meil pole eelarves raha masina ostuks Eelmise aasta halva ilma tõCu oli osalejaid vähe ja seetõCu huvi langes Pidime rahastajale planeeritud toetusest poole tagasi maksma Eestvedajad pole kompetentsed

© Kalev Kaarna

43

Probleem või konflikt

�  Raha puudus ei ole probleem �  Laenata vs miCe laenata �  Teha korjandus vs miCe teha � Minna Londoni ärikiirendisse (business accelerator) vs miCe minna

�  Aegunud eelduste leidmine ja tühistamine

© Kalev Kaarna

44

Konfliktipilve elemendid

© Kalev Kaarna

45

E: Mis on eesmärk,

mille jaoks on vaja nii V1 kui

V2?

S1: Milline tegevus on ebasoovitav,

mille üle kaevatakse?

V1: Mis vajadust rahuldab tegevus S1 või miks peab S1-‐ga

leppima?

V2: Mis vajadust rahuldab tegevus S2 või mille seab ohtu

tegevus S1?

S2: Milline oleks soovitav

vastupidine tegevus S1-‐le?

SOOVID VAJADUSED EESMÄRK

Eelduste tuvastamine konfliktipilvega

© Kalev Kaarna

46

Eesmärk

Soov/ tegevus 1 Vajadus 1

Vajadus 2 Soov/ tegevus 2

Selleks, et tagada VAJADUS 1 peab tegema TEGEVUST 2, sest: 1) … 2) …

Selleks, et tagada VAJADUS 2 peab tegema TEGEVUST 2, sest: 1) … 2) …

On vastuolus, sest: 1)…

E: Edukas suhe

S1: Anda teisele poolele järele

V1: VõCa arvesse teiste soove

V2: Olla austatud S2: MiCe anda teisele poolele

järele


© Kalev Kaarna

47

Tüüpiline konfliktipilv

© Kalev Kaarna

48

E: Olla enesekindel ja

rahul

S1: Minna muutustega kaasa

V1: Saavutada olulisi eesmärke

V2: Tagada turvatunne

S2: MiCe minna muutustega kaasa


Tüüpiline konfliktipilv

Eeldused V2-S2 seose vahel SELLEKS, ET “V2. TAGADA TURVATUNNE”, TULEB “S2. MITTE MINNA KAASA MUUTUSTEGA”, SEST:

EELDUS LAHENDUS

1) IGASUGUNE muutus vähendab turvatunnet

1. Leian viisi muutuse elluviimiseks, mis ei vähenda üldse turvatunnet

2) IGASUGUNE turvatunde kadu rikub mu elu

2. Risk tekib ainult väga lühikeseks perioodiks

© Kalev Kaarna

49

Tegelikud konfliktid ja töötavad lahendused

© Kalev Kaarna

51

Hinnakujunduse konflikt

Maksmise konflikt

Teenuse-pakkumise

konflikt

Seaduse jõustamise

konflikt

Hinnakujundus lähtub kliendi

väärtushinnangust

Kes saavad, maksavad rahas. Kes ei saa, oma

tööga

Kokkulepitud reeglid, millal ja

kuhu investeerida ja millal mitte

Õiglased ja (ise) jõustatavad seadused

Hinnakujundus lähtub kliendi

väärtus-hinnangust

Kes saavad, maksavad rahas. Kes ei saa, oma

tööga

Kokkulepitud reeglid, millal ja

kuhu investeerida ja millal mitte

Õiglased ja (ise) jõustatavad seadused

T1.

T2.

T3.

T4.

T5.

VE.1

VE2.

VE3.

VE4.

VE5.

TAKISTUSED “JAH, AGA…”

VE.6

VE7.

VE8.

VE9.

VE10.

NT1.

NT2.

NT3.

NT4.

NT5. © Kalev Kaarna

52

Tööde hakkimise ülesanne 1. variant – hakime projekte 2. variant – ei haki

� Kui paljudel tuli vigu esimese variandiga? � Kui palju tegite kiiremini teise variandiga?

© Kalev Kaarna

53

Esmased juhised �  Tee kindlaks, et kõik saavad probleemist ühtmoodi aru � Veendu, et osapooled on lahendusega nõus � Pane kirja takistused lahenduse teostamiseks � Kes oskab öelda takistuse, oskab suure tõenäosusega pakkuda ka lahenduse

� Planeeri lähtudes lõpptulemusest �  Ebamäärase projek1 puhul pane kirja kolm stsenaariumit

� Minimeeri tööde hakkimist �  Isikliku aja juh>miseks loe eestlaste kirjutatud õpikuid © Kalev Kaarna

54

www.ut.ee/ideelabor

� Tiimide moodustamine: bit.ly/>imid �  Ideede esitamine TÜ ideelaborisse: bit.ly/ideelabor

Kontakt: Kalev Kaarna: [email protected] Taskutelefon: 53 416 194

© Kalev Kaarna

55

projektijuhtimise esmased nipid

Documents