PROJEKTINDÍTÓ NAP TÁMOP-5.3.3

PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS

A TÁMOGATÁS UTALÁSÁT AKADÁLYOZÓ LEGGYAKORIBB PROBLÉMÁK

• Nem érkeznek be időben a kifizetési kérelmek

• (következmények: - likviditási problémák, a záró kifizetési

igénylésre maradnak a számlák, előleggel nem tud elszámolni,

beszűkül a mozgástér)

• Formailag hibás kifizetési igények érkeznek be

• Számlaösszesítők hibás használata

• Alátámasztó dokumentumok hiánya vagy hibás használata

• Nem jelzik időben a módosításokat; kifizetést akadályozó

módosítások

MIT TESZÜNK MI?

FOLYAMATOK FELGYORSÍTÁSA

JOGSZABÁLYI HATÁRIDŐK ÚSZT-BEN (ÚJ SZÉCHENYI TERV):

• Hiánypótlás kiküldésére: 30 nap

• Támogatás kifizetésére 45 nap

Elektronizálás – 2014. június 6. óta – postai átfutás kikerülése

MIT TUDNAK TENNI ÖNÖK?

HOL TUD TÁJÉKOZÓDNI? WWW.SZECHENYI2020.HU

MINDENKÉPPEN HASZNÁLJÁK AZ ALÁBBI DOKUMENTUMOKAT:

• Pénzügyi elszámolás részletes szabályai (PERSZ)

• Részletes dokumentummátrix

• Dokumentummátrix-ellenőrzési szempontok

• Pályázati Útmutató, Támogatási Szerződés (TSZ) + Általános Szerződési

Feltételek (ÁSZF)

• 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet

• 547/2013. (XII.30.) Korm. rendelet az egységes működési kézikönyvről (EMK)

MEGVALÓSÍTÁS HATÁRIDEJEI

FIZIKAI BEFEJEZÉS – AZ UTOLSÓ TEVÉKENYSÉG FIZIKAI BEFEJEZÉSE (AZ UTOLSÓ SZÁMLÁN SZEREPLŐ TELJESÍTÉSI IDŐPONT, VAGY A FOGLALKOZTATÁS UTOLSÓ NAPJA) 12-15 HÓNAP (2015.06.30)

MEGVALÓSÍTÁS DÁTUMA – AZ UTOLSÓ PÉNZÜGYI TELJESÍTÉS DÁTUMA - 14-17 HÓNAP (2015.08.31)

ZB/ZKI BENYÚJTÁSA – MEGVALÓSÍTÁS + 60 NAP (2015.09.30)

PROJEKT BEFEJEZÉSE - A ZB/ZKK KSZ ÁLTALI ELFOGADÁSA VAGY AZ UTOLSÓ FOLYÓSÍTÁS DÁTUMA

IDŐKÖZI KIFIZETÉSEK (KI-IB)

Nincs korlát a darabszámra vonatkozóan, egyedül az összeg- és százalékos határ szabja meg.

Összeg és százalékos korlátok: 2014 december 31-ig : csak 200.000 Ft!

6 hónapos szabály / 12 hónapos szabály / 50%-os szabály

A projekt fizikai zárását követően, de még a záró elszámolás benyújtása előtt is nyújthat be időközi kérelmet.

Több körös elszámolás

Előleg elszámolás elég az utolsó kérelemben

A záró kifizetési igény lehet „nullás” is!

A benyújtás és a hiánypótlás kizárólag elektronikusan!

ÚSZT- KIFIZETÉSEK ÉS BESZÁMOLÓK

• Kifizetési igénylés kizárólag időszakos beszámolóval együtt nyújtható be, IB projektszinten, KI konzorciumi tagonként

• Nincs jelentésütemezés

• Jó tételek kifizetése: ha a beszámoló elfogadásra került

• Nem rögzíthető összesítőre:

- deviza számlák valamint

- építés, felújítás 200e forint felett

- eszközbeszerzés 100e forint felett

• Pénzügyi felfüggesztés esetei (szabálytalanság, szerződésmódosítás, köztartozás stb.)

BEADÁSI FELTÉTELEK

Kizárólag az e-ügyintézés felületen kitöltött, sorszámmal ellátott kifizetési kérelem nyújtható be!

A beszámolót / KI-t a pályázati e-ügyintézés felületen kell benyújtani, papír alapon NEM! A mellékelt dokumentumokat csak a felületen kell feltölteni.

Felcsatolni: összesítők excel formátumban, alátámasztó dokumentumok eredet (v. szkennelve)

Záradékolás !

PAPÍR ALAPÚ DOKUMENTUMOK BENYÚJTÁSA!

Kérelmezhető, ha a kedvezményezettnek nem áll módjában szkennelnie!

Lassítja a kifizetéseket – a beérkezés időpontja a papír alapú dokumentumok beérkezése lesz!

Ha lehetséges, kerüljük!

ÁRAJÁNLATOK

A KBT. HATÁLYA ALÁ NEM TARTOZÓ BESZERZÉSEK ESETÉN (ESZA/ERFA 2.2 PONTJA):

• NETTÓ 100 E FT FELETTI BESZERZÉSEK ESETÉN A BESZERZÉS TÁRGYA VONATKOZÁSÁBAN LEGALÁBB 3 ÍRÁSOS ÁRAJÁNLAT

• TULAJDONOS, FENNTARTÓ, VAGYONKEZELŐ, IRÁNYÍTÓ STB. JOGOKAT GYAKORLÓ SZÁLLÍTÓ ESETÉN 100 E FT ALATT IS KELL 3 FÜGGETLEN ÁRAJÁNLAT.

• AZ AJÁNLATTÉTELRE VONATKOZÓ FELKÉRÉSEK ÉS A BEÉRKEZETT AJÁNLATOK MINDEN MOZZANATA DOKUMENTÁLT LEGYEN (E-MAIL, FAX, POSTAI LEVÉL)

• Feladat meghatározás megfelelő részletezettsége

ÁRAJÁNLATOK 2.

• Alkalmassági feltételek

• Ajánlatok értékelésének szempontjai és módszere

• 3 hónapnál nem régebbiek a szerződéskötéshez képest.

• Árajánlatkérés, árajánlat és szerződés összhangja

A KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁRT EL NEM ÉRŐ BESZERZÉSEK A HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSEKEN VIZSGÁLATRA KERÜLNEK!

KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA

1. ZÁRADÉKOLÁS

• Projektazonosító ÉS a „támogatás elszámolására benyújtásra került” szövegezés

• Ha a számlának csak egy része kapcsolódik a projekthez: a megfelelő összeget jelölni kell!

• Költségvetési oszlop és sor jelölése javasolt

2. ÖSSZETARTOZÓ DOKUMENTUMOK RENDEZÉSE• Dokumentumok összeállítása a dokumentummátrix

szerint

3. SZÁMLÁK BESOROLÁSA KÖLTSÉGÖSSZESÍTŐKRE

• Először specifikus összesítőkbe való besorolás 200 e Ft alatti összesítőbe való besorolás önálló számlaként rögzíteni

KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA

4. SZÁMLÁK RÖGZÍTÉSE A PÁLYÁZATI E-ÜGYINTÉZÉS FELÜLETEN

• Összesítőket egy bizonylatként és annyi tétellel, amennyi soron összesített elszámolni kívánt költséget a részösszegek munkalap

• Önálló számlaként• Szállítói számla vs. ZKI

5. ALÁTÁMASZTÓ DOKUMENTUMOK FELTÖLTÉSE

• az eredeti záradékolt számlák szkennelése (olvashatóság)

• Összesítő esetén excel fájl + aláírt szkennelt példány is szükséges + záradékolás

• dokumentumok feltöltése a felületen

KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS DOKUMENTÁCIÓ ÖSSZEÁLLÍTÁSA

6. IB RÖGZÍTÉSE, ÖSSZERENDELÉS – DOKUMENTUM CSATOLÁSA NEM SZÜKSÉGES

7. KIFIZETÉSI IGÉNY VÉGLEGESÍTÉSE, BEKÜLDÉSE – CSAK ELETRONIKUSAN! – TECHNIKAI VISSZAKÜLDÉS NEM LEHETSÉGES!

KI-IB HIÁNYPÓTLÁSA

• Elfogadott IB esetén több körös elszámolás, ha a számlák közt van hiánypótlásra szoruló

• Csak elektronikusan nyújtható be!

• 5-15 nap a hiánypótlásra! (+korrekció ZKI esetén)

• „Visszaküldésre kerül a pályázati E-ügyintézés felületre” – minden esetben

• Közbeszerzéssel érintett összesítők – új rögzítés

IB GYAKORI HIBÁI

• Nincs összhang az összefoglaló és az egyes tevékenységek között

• Számla újbóli benyújtása esetén újból be kell számolni a tevékenységről

• Közbeszerzés köteles nyilatkozat elmarad – hibás űrlap

• Indikátorok!!!

ELŐLEG/ELŐKÉSZÍTÉS KÖLTSÉGEI

• Előleg elszámolási határ: pl. 25% előleg 70% a határ

• Legkésőbb a záró kifizetési igényben el kell számolni a teljes előleggel

• Bármikor megkezdheti az előleggel való elszámolást!

• Ha átlépi a 70%-ot, automatikusan előlegre rögzítünk!

• Előkészítés költségei bármikor elszámolhatóak, nem csak az első kifizetési igénylésben

ÖSSZESÍTŐK HASZNÁLATA

„KIS TÁMOGATÁSTARTALOM”: 200 E FT, A MEGÍTÉLT TÁMOGATÁSTÓL FÜGGETLENÜL

„SPECIFIKUS ÖSSZESÍTŐK” (BÉR, ÚTIKÖLTSÉG, „REZSI”, ÁFA, SAJÁT TELJESÍTÉS) – MINDEGYIK KÜLÖN EXCEL TÁBLA!

Mindig lementeni először saját gépre! Másolást, Copy-Paste-t, beszúrást, kivágást stb. ne használja. Elektronikusan is csatolják fel (Excel)!

Képletet ne írják át!

PÁLYÁZÓI KÉRDÉSEK

Pályázói kérdés 1: „Az összesítő sorait egyesével be kell rögzíteni „új számla”-ként az e-ügyintézés felületen?”

Pályázói kérdés 2: Mi a teendő akkor, ha egy számlán két tétel szerepel; az egyik pl. anyagköltség VII/5.1.1, amelynél külön összesítő kitöltését kérik, a másik tétel pedig 1.4.3 eszköz, melyet a felületen külön kell rögzíteni. Jó-e úgy, ha mindkettőt egy számlaként, azon belül külön tételenként a felületen rögzítjük?”

SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA 1.

• Projektmenedzser/szakmai vezető: figyeljünk a

jogviszonyra!

• Ha hosszabbítja a projektet, arra az időszakra is

kell projektmenedzsert alkalmaznia!

• Név, pozíció szerepeljen a beazonosíthatóság

érdekében

• Kis támogatástartalom értelmezése

SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA 2.

• Alátámasztó dokumentumok – ld. Dokumentummátrix!

• Csak a hatályos költségvetésben rögzített bér számolható el!

• Munkaszerződés / Megbízási szerződés / Kinevezés / Célfeladat

kiírás / Helyettesítési rendelvény

• Munkaidő nyilvántartás: hiteles másolatot, a PROJEKTBEN

ELTÖLTÖTT IDŐRŐL!

• Munkaköri leírásban szerepeljen a projektazonosító

• MÁK átutalásról: 15/A dokumentum vagy MÁK nyilatkozat +

nyilatkozat, hogy kinek a bérét utalták

• Munkába járás költsége ide kerül (nem az útiköltség-összesítőre)!

• Figyeljenek a megfelelő oszlopra való rögzítésre!

MUNKAVISZONY ÉS MEGBÍZÁSI VISZONY

• Munkaviszony: 54+56 sorok

• Vállalkozási szerződés: 529. sor (projektmenedzser is lehet, ha vállalkozási szerződéses)

• A számfejtett megbízási díj az 54. Bérköltség soron kerül elszámolásra

SZAKMAI MEGVALÓSÍTÁS OSZLOPON CSAK MUNKAVISZONYBAN ÁLLÓK BÉRE SZÁMOLHATÓ EL!

SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA

70 MILLIÓ FT TÁMOGATÁSI ÖSSZEG FELETTI PROJEKT ESETÉN A PROJEKTMENEDZSMENT TAGJAI A PROJEKTMENEDZSMENT TEVÉKENYSÉGEN KÍVÜL, A PROJEKTBEN MÁS TEVÉKENYSÉGBEN SEM KÖZVETVE, SEM KÖZVETLENÜL NEM VEHETNEK RÉSZT.

PÉLDA: PROJEKTMENEDZSER BÉRÉNEK ELSZÁMOLÁSA

JOGVISZONY: MUNKASZERZŐDÉSSEL ALKALMAZOTT, HETI ,ÓRÁBAN, 3 HAVI BÉR ELSZÁMOLÁSA

SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK :

1. Munkaszerződés: első kifizetési kérelemben, tartalmazza a munkabért, munkakört stb. Munkaköri leírásban szerepelnie kell a projekt megnevezésének, a projektben betöltött pozíciónak

2. Munkaidő nyilvántartás, aláírva, eredeti szkennelve *

3. Munkabér és járulék átutalásáról banki kivonat (ha MÁK-os és nincs kivonat, akkor nyilatkozat erről)*

(*BENYÚJTANDÓ, HA NEM KIS TÁMOGATÁSTARTALMÚ AZ ADOTT KÖLTSÉG)

NYILVÁNOSSÁG

III. Számú kommunikációs csomag

• A”, „B” vagy „C” típusú tábla

• Sajtóközlemény, sajtómegjelenések összegyűjtése

• Fotódokumentáció

• Térképtér

• D típusú tábla

2014.07.11. utáni megrendelések esetén:

KTK 2020

OKTATÁSSAL KAPCSOLATOS KÖLTSÉGEK

525. sor oktatás költségei – célcsoport / igénybe vett szolgáltatások

Csak akkreditált/engedéllyel rendelkező képzés számolható el

Ha lejárt az akkreditációja a még megvalósíthatja a képzést, ha azt megkezdte az akkreditáció lejáratának dátuma előtt.

Benyújtandó:

Képzési szerződés

Jelenléti ívek

Számla

Tanúsítványok a képzések sikeres elvégzéséről

Fotódokumentáció

Kifizetés bizonylata

ÚTIKÖLTSÉG ELSZÁMOLÁSA

BKV jegy, bérlet: összesítőre kerül (ld. Útiköltség összesítő!)

Számla minden esetben kell az új dokumentummátrix szerint (de kis támogatástartalom esetén benyújtani nem kell, csak a projektdossziéban megőrizni és helyszíni szemlén bemutatni)

Kiküldetési rendelvény - vagy kiküldetési utasítás – pontos kitöltésére figyeljenek!

Tüntesse fel, hogy mi célból utazik (ez egyezzen meg költségvetésben tervezett tétellel, úticéllal)!

ESZKÖZBESZERZÉS

• Összesítőre nem kerülhet, önállóan kell rögzíteni és benyújtani (kivétel

100e forint alatt kis értékű eszköz)

• Eszközök megnevezése, értéke, darabszáma a költségvetésbe

betervezettel egyezzen meg! Lefele eltérhet bejelentés nélkül is; ha

nőnek az árak, akkor változás-bejelentéssel lehetséges eltérni

• Bármely változás esetén szerződésmódosítás/ változás-bejelentés (pl.

más eszköz, ár változása stb.)

• Megrendelő/szerződés – teljesítésigazolás – számla – átutalás igazolása

(dokumentum mátrix) – ha van, akkor közbeszerzés, egyébként 3

árajánlat!

• Számlára záradékolás!

• Használt eszköz beszerzése is elszámolható (ld. Útmutató 33. o)

RENDEZVÉNYEKKEL KAPCSOLATOS SZÁMLÁK

• szakmai teljesítést igazolom” felirat a számlán

• költségvetési oszlop és sor megjelölése

• szerződés (nyilatkozat szóbeli megállapodásról), a kedvezményezett és a rendezvényszervező között

• meghívó (több esemény is szerepelhet rajta)

• záradékolás

• a költségvetésben beazonosítható legyen a rendezvény

TARTALÉK FELHASZNÁLÁSA

MAX 5%

A TERVEZETT TARTALÉK AZ ELŐRE NEM LÁTHATÓ, ELVÁRHATÓ GONDOS TERVEZÉS MELLETT NEM TERVEZHETŐ (DE ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGET JELENTŐ) KIADÁSOK FEDEZETÉRE SZOLGÁL.

TARTALÉK FELHASZNÁLÁSI KÉRELEM – NE HAGYJUK AZ UTOLSÓ PILLANATRA!

SIKERES MEGVALÓSÍTÁST KÍVÁNUNK!

KÖSZÖNJÜK A FIGYELMET!