projektmenedzsment eszközök – projektirányítás számítógéppel
TRANSCRIPT
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósult meg.
A TISZK rendSZer TovábbfejleSZTéSe – PeTrIK TISZKTÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011
Moduláris korszerű szakMai gyakorlatok inforMatika területre
Projektmenedzsment eszközök – Projektirányítás számítógéppelI/13. évfolyamtanulói jegyzet
Projektmenedzsment
eszközök – Projektirányítás
számítógéPPel
Programozási Projektfeladatok
i/13. évfolyam
tanulói jegyzet
Moduláris korszerű szakMai gyakorlatok inforMatika területre • Programozási Projektfeladatok
támoP-2.2.3-07/1-2f-2008-0011
A kiadvány a TÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 azonosító számú projekt keretében jelenik meg.
Szerző: Szabó László
Lektor: Balogh Zoltán
Borító és tipográfia: Új Magyarország Fejlesztési Terv Arculati kézikönyv alapján
A mű egésze vagy annak részletei – az üzletszerű felhasználás eseteit ide nem értve – oktatási és tudományos célra korlátozás nélkül, szabadon felhasználhatók.
a tananyagfejlesztés módszertani irányítása: Observans Kft. Budapest, 2009.igazgató: Bertalan tamás
Tördelés: Király és Társai Kkt. • Cégvezető: Király Ildikó
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 3
TarTalomjegyzék
BevezetéS .............................................................................................................................................................................5
1. Az MS ProjeCT SzofTver AlAPfunKCIóInAK áTTeKInTéSe .....................................................................6Próbaverzió letöltése és telepítése ......................................................................................................................................6a program indítása és felülete ............................................................................................................................................6Az MS office Project menüje és parancsgombjai ..............................................................................................................6alapbeállítások ................................................................................................................................................................. 14
2. tevéKenySégeK Felvétele ................................................................................................................................. 17a Projekt kezdetének és végének megadása .................................................................................................................... 18naptár beállítása ............................................................................................................................................................... 18tevékenységlista felvétele ................................................................................................................................................. 19
3. KAPCSolAToK MegAdáSA ......................................................................................................................................22
4. WBS-SzeRKezet létRehOzÁSa ............................................................................................................................24
5. egySzerű SzerKeSzTéSI leheTőSégeK – TevéKenySégeK.....................................................................28Ismétlődő tevékenységek ..................................................................................................................................................28tevékenység törlése, mozgatása ....................................................................................................................................... 30
6. egySzerű SzerKeSzTéSI leheTőSégeK – MezőK, hATárIdőK, KorláToK ....................................... 32egyéni mezők létrehozása ............................................................................................................................................32határidők és korlátok beállítása ...................................................................................................................................34
7. KrITIKuS úT leKérdezéSe .................................................................................................................................... 36Kritikus út megjelenítése .................................................................................................................................................. 37
8. erőforráSoK hozzárendeléSe éS KIhASználTSágA ............................................................................. 39erőforráslap nézet .............................................................................................................................................................40erőforrások hozzárendelése ikonnal ................................................................................................................................. 41erőforrások kihasználtsága ............................................................................................................................................... 42
erőforrások munkáinak áttekintése az erőforrás kihasználtsága nézet használatával .................................................42
9. gRaFiKOnOK ................................................................................................................................................................ 45erőforrás grafikon nézet ................................................................................................................................................... 45erőforrásterhelés-diagram megjelenítési módjának beállítása ........................................................................................46
10. nAPTárAK éS MunKArendeK .............................................................................................................................. 47alapnaptár ......................................................................................................................................................................... 47naptár hozzárendelése tevékenységhez vagy ismétlődő altevékenységhez .....................................................................48naptár hozzárendelése összefoglaló ismétlődő tevékenységhez ...................................................................................... 49
11. aRÁnyOS éS Fix KöltSégeK .................................................................................................................................. 51Költségek ........................................................................................................................................................................... 51
arányos költségek ........................................................................................................................................................52Fix költségek.................................................................................................................................................................53
12. KöltSégtÁBlÁK, jelentéSeK ..............................................................................................................................54nézet/jelentés/Költségek ..............................................................................................................................................54nézet/jelentések ...........................................................................................................................................................55áttekintő jelentések ......................................................................................................................................................56
4 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
hozzárendelési jelentések .............................................................................................................................................56Munkaterhelési jelentések ............................................................................................................................................57
13. MintaPROjeKt KéSzítéSe ...................................................................................................................................... 58a Mintaprojekt kiírása ...................................................................................................................................................... 58Mintaprojekt megoldási lépései ........................................................................................................................................ 59
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 5
BevezeTés
napjainkban a projektek korát éljük. A projektmenedzsment és a hálótervezés viszonylag fiatal ágai a menedzsmenttudománynak, a XX. század első felének végén jelentek meg. A híres-hírhedt amerikai atombomba előállítására irányuló összetett tudományos-hadászati kutatási program, a Manhattan-pro-jekt viselte először a projekt nevet – ez volt a módszertan a szervezeti működésében.
A szisztematikus tervezés minden célra irányuló gazdasági tevékenység elvégzése esetében javítja a hatékonyságot, ám mindezek mellett egy gyorsan változó szervezeti környezetben – mely a globalizált piacgazdaság egyre inkább természetes velejárója – rendkívül fontossá vált olyan technikák kidolgozása, amelyek javítják a szervezetek rugalmasságát, alkalmazkodási képességét.
A személyi számítógépek elterjedésével párhuzamosan felmerült az igény olyan szoftverekre, ame-lyek megkönnyítik a projektek tervezését, irányítását, ellenőrzését és értékelését. e szoftvereknek az egyik leggyakrabban használt és legsokrétűbben alkalmazható tagját – az MS Projectet – ismerheti meg a tanulói jegyzetből.
A Microsoft Project 2003 vagy 2007 program jól felhasználható egy projekt szerteágazó feladatainak áttekintésében, ütemezésében és a döntések előkészítésében. Már az előkészítő munkától kezdve jelentős szerephez juthat a program, majd a feladatok lebontásánál, rendszerezésénél, a részfeladatok, a részt vevő szervezetek és a résztvevők kapcsolatainak meghatározásánál, a felelősségi és hatáskörök tisztázásánál is alkalmazható. További hasznos funkciója a projekt résztvevői közötti információcsere támogatása.
a tanulói jegyzet felépítése:
CélAz MS Project kezelőfelületének és alapvető komponenseinek megismerése. –
követelményTudja feltelepíteni, és használatba venni az MS Project programot! –Ismerje az MS Project program munkakörnyezetét, igazodjon el a program funkcióiban. –
jelmagyarázat
Ikon jelentés
A témakör célmeghatározása. figyelmesen olvassa el, így megismeri a témakör fókusz-pontjait.
Az ikon fontos, jól megjegyzendő, megtanulandó ismereteket jelez.
Az ikon mellett olyan gondolatébresztő, kérdéseket, felvetéseket, problémákat talál, ame-lyek megválaszolásával elmélyülhet a témában.
Az ikon a házi feladatot, otthoni munkát jelöli.
6 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
1. az ms Project szoftver alaPfunkcióinak áttekintése
ennek a témakörnek az a célja, hogy az iskolai vagy az otthoni számítógépen üzembe tudja helyezni az MS Project prog- –ramot,megismerje a program munkakörnyezetét, igazodjon el a program funkcióiban, –megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a prog- –ram kezeléséhez.
PróBaverzIó leTölTése és TelePíTése
Próbaverzió az ingyenesen letölthető, de csak korlátozott ideig és/vagy funkcióval hasz-nálható program, amelynek célja, hogy bemutassa, megismertesse a programot a leendő felhasználókkal.
A Microsoft Project weboldala:http://trial.trymicrosoftoffice.com/trialhungary/product.aspx?re_ MS=oo&family=project&culture=hu-hu
A weboldalon programmal kapcsolatos számos információt és segítséget találhat.
a Program IndíTása és felüleTe
a program alapértelmezetten a Start menü/Minden program/Microsoft Office/Microsoft Office Project 2003 vagy 2007-re kattintva lehet elindítani. de indíthatjuk dokumentumirányítással a Windows Inté-zőből is.
A programcsomag MPM típusú háló segítségével ábrázolja a modellt, az ütemezési eredményeket vonalas ütemtervben, gantt-diagramon ábrázolja. Az erőforrások és a költségek ábrázolására terhelési és költségalakulási görbéket, valamint ezek táblázatos alakját alkalmazza.
az ms offICe ProjeCT menüje és ParanCsgomBjaI
A felhasználó támogatása kiemelt szerepet kap végig a program kezelése során. Az f1 gomb megnyomásával minden folyamatra kiterjedő segítséget kaphatunk a kezelhetőség-ről, a programtulajdonságokról.
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 7
1. ábra. A Súgó használata
A programban a megnyitástól kezdődően a munka végéig segítséget kaphatunk a Súgóból.
2. ábra. a program kezelése
A program kezelését segíti egy, a program működését bemutató, oktató terület, amely szintén az f1 gomb megnyomásával hívható elő.
A képernyő felépítése hasonló a többi office programéhoz, így tartalmazza a címsort, a menüsort, az eszköztárat, a beviteli és az állapotsort.
8 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
3. ábra. A képernyő felépítése
A leggyakrabban használt parancsok elérhetőek egyrészt a menüből, másrészt közvetlenül gombok-kal is kiadhatók.
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 9
4. ábra. Beállítások – Testreszabás
az Eszközök/Beállítások menüponttal felhozható Testreszabás/Eszköztárak lapon lehet beállítani, hogy mely gombok legyenek láthatók az MS office Project ablak parancssávjában.
10 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
5. ábra. Beállítások – Parancsok
A parancssávban nem fér el az összes gomb. A látható gombokon felüli gombok az Eszköz-tár beállításai gombbal tehetők láthatóvá, és az ezek közül kiválasztott gombok a ritkán használt gombok helyett beemelhetőek a folyamatosan látható gombok közé.
6. ábra. Beállítások – eszköztár
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 11
További segítséget nyújt a program kezeléséhez a Projektkézikönyv. A kézikönyv elérését szolgáló navigátorgombokra támaszkodva, mindig arra a feladatra vonatkozó eljárási szabályokat lehet megtekin-teni, amelyeket használni kívánunk.
7. ábra. a Projektkézikönyv tematikus navigátorgombjai
12 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
8. ábra. a Projektkézikönyv kiválasztott részének megjelenítése
ha nem szeretnénk, hogy a Tevékenység munkaablak és a Tevékenység útmutató minden indításkor megjelenjen, akkor a 2003 verzióban az Eszközök menü Beállítások/Általános és Felület fülnél kell beállítani a kapcsolókat, a 2007-es verzióban pedig a Nézet menüben található az Útmutató bekapcsolása parancs.
9. ábra. tevékenység munkaablak beállítása
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 13
Mivel általában sokat használjuk a különböző nézeteket, a program elindítása után érde-mes még a Nézet menü/Nézet sávot bekapcsolni, így gyorsabb a váltás a különböző nézetek között.
10. ábra. nézet menü/nézet beállítása
14 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
alaPBeállíTások
az alapbeállításokat az Eszközök/Beállítások paranccsal végezhetjük el. A Nézet fülön kiválaszthatjuk az alapértelmezett nézetet, a dátum formátumát, a pénznemet, az elhelyezését, és a különböző szerkezeti beállításokat oldhatjuk meg.
11. ábra. eszközök/Beállítások
a Számítás fülön célszerű az automatikus számítást bekapcsolni.
a Naptár lapon megadhatjuk a projekt időüteménél a munkanapokat és a munkaidőt.
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 15
12. ábra. eszközök/Beállítások
oldja meg az alábbi feladatokat! 1. Indítsa el a gyakorlati PC-re telepített MS Project programot! 2. Állítsa be a Gombok megjelenését két sorban! 3. állítsa be, hogy a következő indításkor a Tevékenység munkaablak ne jelenjen meg! 4. Kapcsolja be a Nézet sávot! 5. állítsa be alapértelmezett nézetnek a hálódiagramot! 6. változtassa meg a dátumforma megjelenését! 7. állítsa be, hogy a pénznem esetében ne jelenjenek meg tizedes jegyek! 8. oldja meg, hogy az autószűrő ne legyen bekapcsolva az új projekteknél! 9. oldja meg, hogy az ütemezési egység tizedes tört legyen!10. oldja meg, hogy az időtartam beviteli egysége órában legyen megadva!11. állítsa be, hogy a megjelenésben a hivatkozás színe legyen piros, a megtekintett hivat-
kozás színe pedig legyen kék!12. állítsa be, hogy a számítási mód legyen automatikus!13. A felhasználónevet állítsa át a saját nevére!14. Az időegység megjelenítésében a hetek jelzése legyen: h!15. A helyesírás ellenőrzésnél hiba esetén mindig legyen javaslat!
16 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
Telepítse fel az MS Project programot az otthoni PC-re!
oldja meg az alábbi feladatokat!
Milyen hardver- és szoftverkövetelmények kellenek az MS Project program futtatásához?
CPu: ........................................................
RaM: ......................................................
hdd: .......................................................
operációs rendszer: .................................
Hány napig használhatja az ms Project próbaverzióját? ..........................................
Honnan tudja letölteni az ms Project próbaverzióját? ..............................................
milyen lépéseket kell megtenni az ms Project telepítéséhez?
..................................................................
..................................................................
..................................................................
Honnan tudja elindítani a programot?
...........................................................................................................................................
Hogyan lehet új gombokat felvenni a parancssávba?
...........................................................................................................................................
Hogyan lehet megadni a projekt nevét, adatait?
...........................................................................................................................................
Hogyan lehet megváltoztatni a helyi beállításokat?
...........................................................................................................................................
Hajtsa végre az otthoni gépén is a gyakorlaton elvégzett beállításokat, majd állítsa ismét alapértelmezettre őket!
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 17
2. tevékenységek felvétele
ennek a témakörnek az a célja, hogy megismerje az adatbeviteli lehetőségeket, a projekthez rendelhető adattípusokat, va- –lamint azok módosítási lehetőségeit,megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az adatkezelés területén, –megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat az ada- –tok kezeléséhez.
A projekt tervezése során a főtevékenységeket altevékenységekre kell bontani, és így kell hozzárendelni az erőforrásokat.
Az adatok bevitelét kezdhetjük a projekt tulajdonságainak és jellemzőinek – mint a projekt címe, tárgya és egyéb jellemzői – bevitelével. ezt megtehetjük a Fájl menü/Tulajdonságok adatlapon:
13. ábra. Fájl menü/tulajdonságok. Projekttulajdonságok megadása
Az itt megadott projektnév fog szerepelni a projektről nyomtatott minden dokumentu-mon.
18 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
a ProjekT kezdeTének és végének megadása
14. ábra. Projekt/Projekt adatai. a projekt kezdetének megadása
A 14. ábrán az előre haladó ütemezés esete látható, azaz amikor a projekt kezdete egy kitűzött időpont, a projekt vége pedig csak a projekt összes tevékenységének ütemezése után adódik. ebben az esetben itt csak a projekt kezdeti dátuma adható meg, a vége nem, mert az a program által számított érték. Az ilyen ütemezés során a program minden tevékenység kezdetét a lehetséges legkorábbi időpontra teszi.
Az aktuális dátum és az állapotdátum a projekt végrehajtásának követése során játszanak szerepet.
naPTár BeállíTása
a Naptár mezőben a projektre alkalmazott naptár választható ki.Általában a Standard alapértelmezett beállítást érdemes választani. ez 8 órás munkanappal számol.
A projektnaptár lesz a projekt minden tevékenységének és erőforrásának is az alapértelmezett naptára. ha azonban szükséges, egyedileg rájuk szabott naptár is rendelhető hozzájuk.
a Prioritás-fontosság mezőben a projekt tevékenységeinek alapértelmezett prioritása adható meg szintszámmal.
az 500-as szintszám közepesnek számít.
A prioritással befolyásolható, hogy az automatikus újraütemezés melyik tevékenységet részesítse előnyben a korábbi ütemezés szerint egyidejűleg azonos erőforrásokért versenyző tevékenységek közül.
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 19
TevékenységlIsTa felvéTele
Gantt-diagram nézetben a tevékenységeket fel tudjuk vinni a programba. A többi office programnál már megszokott módon egérrel a táblázatos formában kialakított tevékenység neve alatti cellába klikkelve a billentyűzetről a tevékenységek bevihetőek vagy akár excel-táblából bemásolhatóak.
Mellette azonnal jellemző tulajdonságokat – mint időtartam, kezdési és befejezési dátum stb. – tu-dunk felvinni.
15. ábra. tevékenységek felvitele
vegyük fel a következő feladatlistát és a hozzárendelt időtartamokat a gantt-nézetben!
a projekt kezdési dátuma: 2009. február 16.
sorszám megnevezés Időtartam logikai kapcsolat1. helyzetfelmérés 6 nap2. Technológia-fejlesztés 25 nap3. Betanítás 22 nap3.1 Középvezetők felkészítése 2 nap3.1.1 Középvezetők betanítása 2 nap3.2 végrehajtó részleg betanítása 6 nap3.2.1 első kurzus indítása 6 nap3.2.2 Második kurzus indítása 2 nap3.2.3 utolsó csoport indítása 2 nap3.3 ellenőrző részleg betanítása 2 nap3.3.1 első csoport oktatása 2 nap3.3.2 Második csoport oktatása 2 nap4. A technológia bevezetése 30 nap
megoldásvegyük fel a Tevékenység neve oszlopba a tevékenységlistát.
20 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
16. ábra. tevékenység nevének felvétele
a tevékenységeket a Tevékenység adatai lapon is felvihetjük Shiftf2 vagy a Szokásos esz-köztáron látható ikonra kattintva vagy dupla kattintással a tevékenység nevén.
Az időtartamok mértékegységeit le lehet rövidíteni, melyek megtalálhatóak az eszközök/Beállítások/Szerkesztés fülön, 17. ábra.
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 21
17. ábra. Rövidítések beállítása
ebben a listában nem található az „eltelt nap” (rövidítése: enap vagy en), melynek jelentése 24 óra folyamatos időmúlás. ez akkor nagyon fontos, ha a munkanaptárban 8 órás munka-viszony van megadva, a tevékenység ideje viszont eltelt napra van állítva, ami 24 órát jelöl nem pedig 8 órát. hasonlóan létezik eltelt hét vagy hónap.
Alapértelmezett kezdésnek a napi dátumot állítja be a program, de ez természetesen megváltoztatha-tó, a Kezdés/Befejezés oszlopban vagy a Projekt/Projektadatoknál.
18. ábra. Projekt kezdő dátumának megadása
Az ütemezés alapja a kezdés vagy a befejezés dátuma lehet.
vegye fel a mintafeladat feladatlistáját és a hozzárendelt időtartamokat gantt-nézetben!
22 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
3. kaPcsolatok megadása
ennek a témakörnek az a célja, hogy megismerje a kapcsolatok felvételének lehetőségeit, a projekthez rendelhető kapcso- –latokat, valamint azok módosítási lehetőségeit,megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a kapcsolatok területén, –megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a kapcso- –latok kezeléséhez.
A projekt tervezése során a tevékenységeket a végrehajtás mentén kapcsolatokkal kell el-látni, amelyek biztosítják a végrehajtás sorrendiségének egységét.
a Projekt/Tevékenység adatai ablakban a Megelőzők lapon vehetők fel a tevékenységek kapcsolatai.
19. ábra. Tevékenységek kapcsolatainak felvétele
a mintafeladatban a Középvezetők betanítása tevékenységet a második sorban álló Technológia-fej-lesztés tevékenység előzi meg. A Tevékenység sorban jelöljük ki a Középvezetők betanítása tevékeny-séget. A tevékenység alatt lévő cellára kattintva legördíthetővé válik a tevékenységlista. válasszuk ki a Technológia-fejlesztést. állítsuk be a kapcsolat jellegét, amely ebben az esetben Kezdés-Kezdés jellegű. Most az eltérés mezőben adjunk meg 5 napot.
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 23
Kapcsolatokat a szokásos eszközsoron is létrehozhatunk, törölhetünk vagy megszakíthatunk.
folytassuk az előző feladatot! Adja meg az összes kapcsolatot!
24 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
4. WBs-szerkezet létrehozása
ennek a témakörnek az a célja, hogy megtanulja kialakítani a projekt hierarchikus szerkezetét, vagyis –váljon képessé a munkalebontási szerkezet létrehozására, –megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a WBS-szerkezet terü- –letén,megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a WBS –kezeléséhez.
ha a tevékenységnek adott kódformátumra van szüksége, kapcsolódó WBS-kódok rendel-hetők hozzá, attól függően, hogy a projekt hierarchiájában hol helyezkednek el.
A tevékenységeket, főtevékenységeket hierarchikusan tudjuk megadni és ábrázolni a programban ezzel is könnyebbé téve a projekt átlátását.
ennek módja: a Formázás eszközsoron található Kihúzás, Behúzás, Altevékenység megjelenítése, el-rejtése gombokkal vagy a Projekt menü/Szerkezet paranccsal.
20. ábra. A tevékenységek, főtevékenységek hierarchikus ábrázolása
hozza létre a feladatfelbontási szerkezetet! jelenítse meg a szerkezeti kódot!
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 25
megoldás
21. ábra. A Tanárok felkészítése tevékenység alárendelése a Betanítás főtevékenység alá
ha már létrejön egy szerkezet, akkor az alábontott tevékenységeket nem szabad meggon-dolatlanul törölni a listából, mert vele együtt az alárendelt folyamatokat is töröljük!
26 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
22. ábra. Kapcsolatok felvitele
az alábontott tevékenységeket a szoftver összefoglaló tevékenységeknek nevezi. ha a Tevékenység adatlapot megnyitjuk, már a címsora is megváltozik Összefoglaló tevékenység adataira.ha szeretnénk egy tevékenységet mérföldkőként kezelni, akkor meg kell nyitnunk a Tevékenység adatai ablakot!
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 27
23. ábra. Tevékenység megjelölése mérföldkőként
a Tevékenység adatai/Speciális lapon az Általános fülhöz hasonlóan felvihetők a név, az időtartam, a tevékenységkorlátok és a WBS-kód.
24. ábra. Tevékenység lap/Speciális rendszerfül
28 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
5. egyszerű szerkesztési lehetőségek – tevékenységek
ennek a témakörnek az a célja, hogy megismerje az egyszerű szerkesztési lépéseket, így az ismétlődő tevékenységek fel- –vitelét, a tevékenységek mozgatását, törlését, új tevékenység beszúrását,megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a tevékenységek terüle- –tén,megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a tevé- –kenységek kezeléséhez.
ha a tevékenységnek adott kódformátumra van szüksége, kapcsolódó WBS-kódok rendel-hetők hozzá, attól függően, hogy a projekt hierarchiájában hol helyezkednek el.
Ismétlődő tevékenységek
vannak olyan tevékenységek, amelyek a projektben visszatérők lehetnek, például a havi zárás.
A visszatérő tevékenységeket a projektben taszkoknak hívjuk.
taszkokat a Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek paranccsal hozhatunk létre:
25. ábra. Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 29
26. ábra. Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek tulajdonságai
Szúrjon be a Betanítási pont elé egy Ellenőrzési pont rekurzív tevékenységet, amely min-den hét kedden 2 óra hosszat fog tartani!
megoldás
27. ábra. Beszúrás/Ismétlődő tevékenységek tulajdonságai
30 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
28. ábra. Rekurzív tevékenység
Mivel példánk nem tartalmaz ilyen kapcsolatot, törölje ki a létrehozott tevékenységet!
Tevékenység Törlése, mozgaTása
tevékenység törlését a Delete gombbal vagy a helyi menüből vagy a Szerkesztés/Törlés paranccsal lehet végrehajtani A taszkokat fogd és vidd technikával vagy a kivágás/másolás funkcióval lehet mozgatni.
tevékenység beszúrása:
Tevékenységet beszúrhatunk az Insert gomb lenyomásával vagy a Beszúrás menü/Új tevé-kenység paranccsal vagy a helyi menüből.
Szúrja be a Humánerőforrás-részleg betanítása tevékenység elé 4 nappal a Szoftver tesz-telése tevékenységet! Majd a tesztelést követően szúrja be a Tesztelés dokumentálása tevé-kenységet, ennek időtartama legyen 1 nap!
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 31
megoldás
29. ábra. tevékenység beszúrása
32 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
6. egyszerű szerkesztési lehetőségek – Mezők, határidők, korlátok
ennek a témakörnek az a célja, hogy megismerje az egyszerű szerkesztési lépéseket, így a mezők, határidők, korlátok fel- –vitelét, törlését, beszúrását, módosítását,megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a mezők, határidők, kor- –látok területén,megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a mezők, –határidők, korlátok kezeléséhez.
A tevékenységekre korlátok alkalmazhatók, amelyek a tevékenység kezdési és befejezési dátumának számítása során figyelembe vett megszorításokat jelentik.
egyéni mezők létrehozása
Szúrjon be egy oszlopot oda, ahová a telephelyeket vesszük fel!
megoldáselőször fel kell venni a telephely nevét, amelyhez az Eszközök menü/Testreszabás/Mezők parancsot al-kalmazzuk:
30. ábra. eszközök menü/Testreszabás/Mezők
a Típusnál a Szöveg lehetőséget kell választani.
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 33
31. ábra. Mezők testre szabása
hajtsa végre az átnevezést, majd adja meg névnek azt, hogy telephely. ezután az Értéklista gombra kattintva megadhatjuk a telephelyeket.
32. ábra. Átnevezés, majd névmegadás
34 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
33. ábra. Telephelyek megadása
Határidők és korlátok beállítása
Amikor beállítja a kezdési és befejezési dátumot egy tevékenységhez a programban, az azt jelenti, hogy nem szeretné annak a tevékenységnek a megadottnál korábbi kezdését vagy befejezését. Azokra a tevékenységekre alkalmazhatók, amelyek a tevékenység kezdési és befejezési dátumának számítása során figyelembe vett megszorításokat jelentik.
a Határidő és Korlát típusát is a Tevékenység adatai/Speciális lapon lehet beállítani.
34. ábra. Tevékenység adatai/Speciális
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 35
35. ábra. a Korlát típusának beállítása
állítsa be a Szoftver tesztelése tevékenység határidejét! legyen 2009. 03. 30!
megoldása Szoftver tesztelése tevékenységre kettőt kell kattintani a gantt-nézetben, és a Speciális lapon a Határ-időt be kell állítani a kívánt dátumra.
36 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
7. kritikus út lekérdezése
ennek a témakörnek az a célja, hogy a témakör végére képes legyen meghatározni a projekt hosszát, azaz azon tevékeny- –ségek sorozatát (de lehet akár egyetlen tevékenység is), amely a projekt számított befejezési dátumát határozza meg,megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a projekt hosszának meg- –határozása területén,megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a projekt –hosszának meghatározásához.
A kritikus úton lévő tevékenységek és a hozzájuk rendelt erőforrások figyelésével biztosít-hatja a projekt terv szerinti befejezését.
A program számos lehetőséget nyújt a kritikus út lekérdezésével kapcsolatban. A kritikus utat lekérdez-hetjük:
jelentésből, –szűréssel, –oszlop beszúrásával. –
Kérdezzük le a kritikus utat az előző példánkban!
megoldás1. a Projekt/Szűrés alapja/Kritikus út parancsot lehet használni.
36. ábra. Kritikus út meghatározása
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 37
2. használhatunk autószűrőt is.
A kritikus utat lekérdezhetjük a Projekt/Szűrés alapja/További szűrők/Kritikus szempont kiválasztásával, majd a Kijelölés gombra kattintva is.Szűrést nem csak tevékenységen végezhetünk, hanem erőforrásokon is, ehhez viszont va-lamelyik erőforrásnézetben – Erőforrás kihasználtsága/Erőforrás lap – kell elvégeznünk a szűrést vagy a Szűrés/További szűrők parancsnál a Szűrők kapcsolónál az Erőforrást kell beállítani.
házi feladatSzűrje le azokat a tevékenységeket, amelyek a Külső telephelyen vannak és kritikusak!
krITIkus úT megjeleníTése
A határidők betartásához fontos, hogy a kritikus utat is figyelemmel kísérje. (Kritikus út: azon tevékeny-ségek sorozata, amelyeket az előirányzott határidőre el kell végezni ahhoz, hogy a projekt határidőre elkészüljön. A kritikus úton lévő tevékenységek mindegyike kritikus tevékenység.) Annak ellenőrzésére, hogy a projektterven végzett változtatások a kritikus utat nem érintik-e károsan, a kritikus utat és a kri-tikus tevékenységeket többféleképpen is megtekintheti.
a kritikus út valamennyi tevékenység környezetében való megjelenítése1. Kattintson a Nézet menü További nézetek parancsára. 2. Kattintson a Részletes Gantt, majd az Alkalmaz gombra.
Csak a kritikus tevékenységek megjelenítése1. a Nézet menüben kattintson a Gantt-diagram parancsra. 2. Kattintson a Kritikus mezőre a Szűrő mezőben .
ha ismét meg szeretné jeleníteni az összes tevékenységet, a Szűrő mezőben válassza a Minden tevékenység lehetőséget. A kritikus tevékenységeket egy csoportba is összefoghatja. Mutasson a Projekt menü Cso-portosítás pontjára, majd kattintson a Kritikus parancsra.
a kritikus út megjelenítése a gantt-diagram varázslóval1. a Nézet menüben kattintson a Gantt-diagram parancsra. 2. Kattintson a Gantt-diagram varázsló gombra. 3. A kritikus út formázásához kövesse a Gantt-diagram varázsló utasításait.
Alapértelmezés szerint a kritikus tevékenység gantt-sávjai (Gantt-sáv: a gantt-diagram nézet diag-ramrészében látható grafikai elem, mely egy tevékenység időtartamát szemlélteti) és kapcsolati vona-lai (kapcsolati vonal: a gantt- és a hálózati diagramokon a két tevékenység között látható, azok egymás-tól való függőségét jelző vonal) pirosak.
38 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
A kritikus út jelen formázása csak az aktuális fájl gantt-diagram nézetére vonatkozik. Az Eszközök menü Szervező parancsa segítségével azonban a gantt-diagram nézetek formá-tumát más fájlokra másolhatja. (Szervező: több lapból álló párbeszédpanel, amelyen egyéni nézeteket, táblázatokat, szűrőket, csoportosítási definíciókat, naptárakat, jelentéseket, űr-lapokat, eszköztárakat, leképezéseket, mezőattribútumokat és vBA-modulokat másolhat más dokumentumba vagy más felhasználóhoz.) A formátum megváltoztatása a sáv stílu-sán vagy az egyes sávok formázásán végzett minden korábbi módosítást felülír.
Több kritikus út megjelenítése1. Kattintson az eszközök menü Beállítások parancsára, majd a Számítás fülre! 2. jelölje be a Több kritikus út számítása négyzetet!
a teljes kritikus út megjelenítése több projektben1. jelölje be a Beszúrt projektek számítása összefoglaló tevékenységként négyzetet!
ez az eljárás csak konszolidált projektben érvényes. (Konszolidált projekt: egy vagy több beszúrt projektet [más néven alprojektet] tartalmazó projekt. az alprojektek összeköttetést tarthatnak fenn forrásprojektjükkel, emellett egymással is összeköthetők. A konszolidált projekt másik neve főprojekt.) ha nincs konszolidált projektje, először hozza létre azt.
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 39
8. erőforrások hozzárendelése és kihasználtsága
ennek a témakörnek az a célja, hogy a témakör végére legyen képes a projekt igényeitől függően eltávolítani vagy kicse- –rélni a projekt egy-egy tevékenységéhez hozzárendelt erőforrásokat,megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az erőforrás-hozzárende- –lés meghatározása területén,megismerje azokat a lehetőségeket, amelyek használatával segítséget kaphat az erő- –forrás hozzárendelése meghatározásához.a témakör végére legyen képes az egyes erőforrások hozzárendelésének nyomon kö- –vetésére azok hatékony terheléselosztásának megvalósítása érdekében,megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az egyes erőforrások –hozzárendelésének nyomon követése területén,megismerje azokat a lehetőségeket, amelyek használatával segítséget kaphat az erő- –források hozzárendelésének nyomon követése meghatározásához.
Az erőforrás-hozzárendelés módosítása segíthet például a túlterhelés vagy alulterhelés csökkentésében, a költségek ellenőrzésében, a hatékonyság növelésében és a minőség ja-vításában.
A projekttevékenységek végrehajtásához erőforrásokra van szükség, amelyekkel megadhatja, hogy ki vagy mi szükséges az adott ütemezett tevékenység végzéséhez.
Az erőforrások hozzárendelésével a következő célokat érheti el:nyomon követheti az egyes személyek vagy eszközök által végzett munkát, felhasz- –nált anyagmennyiséget;biztosíthatja a projekt elszámolhatóságát és átláthatóságát; –pontosabban meghatározhatja az ütemtervben a tevékenységek időtartamát és várha- –tó befejezési dátumát;figyelemmel kísérheti, hogy mely erőforrásokból van túl kevés vagy túl sok; –számításba veheti az erőforrások idejét és költségét. –
40 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
erőforráslap nézet
Az erőforrásokat az Erőforráslapon adhatjuk meg:
37. ábra. erőforrások megadása
Alap kitöltésekor ügyelni kell arra, hogy a név után elsőként a típust adjuk meg, ugyanis ha nem ezzel kezdjük, hanem előbb állítjuk be a többi opciót, akkor ha a végén megadni kívánt típus eltér az alapértelmezettől, törlődnek az előtte megadott adatok!
vegye fel az alábbi erőforrásokat és hozzárendelt költségeket!
Oktató 1 3 000,00 Ft/óOktató 2 3 000,00 Ft/óProgramozó 5 000,00 Ft/óRendszergazda 2 500,00 Ft/óelemző 3 000,00 Ft/ó
megoldás:
38. ábra. erőforráslap kitöltése
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 41
ekkor az erőforrás még nincs hozzárendelve a tevékenységhez!
Gantt-diagram nézet, Erőforrás nevei oszlopnál a Tevékenységek sorában gördítsük le a cellát, és válasszuk ki az erőforrásokat.
39. ábra. erőforráslap kitöltése
erőforrások Hozzárendelése Ikonnal
Eszközök/Erőforrások hozzárendelése – Alt+f10 vagy a már ismert Tevékenység adatai lap Erőforrások regiszter fülön.
40. ábra. erőforrások hozzárendelése ikonnal
42 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
41. ábra. erőforrások hozzárendelése a Tevékenység adatai lapon
erőforrások kIHasználtsága
A projekt egyik legfontosabb mutatója az erőforrások kihasználtsága. A sikeresség egyik feltétele az erőforrások optimális kihasználtsága. ennek megfelelően képet kell kapnunk az erőforrások kihasználtságának állásáról, legfőként az erőforrások túlterheltségéről, mi-vel ez inkább veszélyezteti a projekt végrehajthatóságát. éppen ilyen túlterhelési esetek kimutatására alkalmas az erőforrás-diagram nézet.
erőforrások munkáinak áttekintése az erőforrás kihasználtsága nézet használatával
a Nézet menüben kattintson az Erőforrás kihasználtsága parancsra!az Erőforrás kihasználtsága nézet táblázatos részén megtekintheti az erőforrások nevét és az azok-
hoz rendelt tevékenységeket. Az időskála területen megtekintheti, miként van elosztva a munka a kivá-lasztott időtartományban.
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 43
42. ábra. erőforrások kihasználtsága
A túlterhelt erőforrások számos erőforrásnézetben, többek között az Erőforrás kihasznált-sága nézetben is vörös színnel jelennek meg, illetve megjelenik a felkiáltójel.
a munkaórákat a Tevékenység kihasználtsága lapon is módosíthatjuk, valamint egy erőforrás kijelö-lése után a Hozzárendelés ikonra kattintva is kitörölhetjük az adatokat.
43. ábra. Tevékenység kihasználtsága
44 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
Az általános lapon is adhatunk meg adatokat:
Az összes hozzárendelés erőforrásként való megjelenítése.az Erőforrás kihasználtsága nézetet beállíthatja úgy is, hogy az összes erőforrás-hozzáren-delést és azok munka-hozzárendeléseinek százalékos értékeit egy időskálán jeleníti meg. ez az összes hozzárendelést erőforrás szerint jeleníti meg, és bemutatja, milyen mértékben kerülnek hozzárendelésre az erőforrások a tevékenységekhez az idő függvényében.
1. a nézet menüben kattintson az Erőforrás kihasználtsága parancsra.2. Kattintson a Formátum menü Részletek stílusa parancsára.3. Mezők listában kattintson a Százalékos terhelés elemre, majd kattintson a Megjelenítés parancsra.4. Tekintse meg a nézet időskála-területét:
A nézet időskála-területe vörös színnel jeleníti meg az erőforrás túlterhelését a hozzárendelés szá- –zalékos értékét, így azonnal látható, mikor válik egy erőforrás túlterheltté.
44. ábra. erőforrás túlterheltsége
állapítsa meg, hogy a feladatban vannak-e túlterhelt erőforrások!
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 45
9. grafikonok
ennek a témakörnek az a célja, hogy a témakör végére legyen képes az egyes erőforrások kihasználtsága lapon kívül gra- –fikusan is elemezni az erőforrások kihasználtságát,megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az egyes erőforrások –hozzárendelésének nyomon követése területén,megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat az erő- –források hozzárendelésének nyomon követése meghatározásához.
Az erőforrások kihasználtságát grafikonokon keresztül is nyomon követhetjük. A túlterhelt erőforrásokat a grafikonok pirossal jelzik.
erőforrás grafIkon nézet
A projekt tervét az erőforrás szemszögéből vizsgálva kiderülhet, hogy a projekt ütemezése nem reális, mert egyes erőforrásokat túlterheltek. éppen ilyen túlterhelési esetek kimutatására alkalmas az erőforrás diagram nézet.
Az erőforrások leterheltségét az Erőforrás kihasználtsága lapon kívül grafikusan is megtekinthetjük, ehhez válasszuk az Erőforrás grafikon nézetet:
45. ábra. erőforrás grafikon nézet
egy erőforrás-diagram nézetben egyszerre csak egy erőforrás terhelése látható, de a bal oldali vízszintes görgetősávon lehet lapozni, hogy éppen melyik erőforrás terhelése lát-szódjék, a jobb oldali vízszintes görgetősávval pedig a diagram az időskálán mozgatható.
46 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
46. ábra. erőforrás grafikon nézet
erőforrásterHelés-dIagram megjelenítésI módjának BeállíTása
Formátum/Sávstílusok
47. ábra. erőforrás grafikon megjelenítési módjának beállítása
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 47
10. naPtárak és munkarendek
ennek a témakörnek az a célja, hogy a témakör végére az egyes erőforrások kihasználtsága lapon kívül naptárnézetben is –képes legyen elemezni az erőforrások kihasználtságát,megismerje az MS Project program használati lehetőségeit az egyes erőforrások –hozzárendelésének időbeli nyomon követése területén,megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a erőfor- –rások hozzárendelésének időbeli nyomon követése meghatározásához.
A tevékenységek ütemezése a projektszoftverben lévő alapnaptár szerint történik. A nap-tárban olyan jellemzők állíthatók be, mint a hét kezdő napja, az üzleti év kezdete, a napi munkaidő alapértelmezés szerinti kezdete és vége, a napi, a heti vagy a havi munkanapok száma.
előfordulhat viszont, hogy némely napokat egyedileg kell munkanapnak vagy munkaszüneti napnak kijelölni vagy a napon belüli munkarendet meghatározni. ez tevékenységnaptár létrehozásával lehetsé-ges.
Amennyiben a munkaidőhöz és a szabadidőhöz egyedi és meghatározott kivételeket sze-retne definiálni, létrehozhat tevékenységnaptárt.
alaPnaPTár
Az alapnaptár ötnapos munkarendre és 8 órás munkanapokra, szombati és vasárnapi pihenőnapokra van beállítva.
eszközök/Munkaidő módosítása menü
48. ábra. alapnaptár
48 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
elsőként az Erőforrás nézetben a naptár típusát kell megadni:
49. ábra. naptár típusa
Saját egyéni naptár létrehozása:
50. ábra. egyéni naptár
naPTár Hozzárendelése TevékenységHez vagy Ismétlődő altevékenységHez
1. a Nézet menüben kattintson a Gantt-diagram parancsra. 2. a Tevékenység neve mezőben jelölje ki a tevékenységet, amelyhez naptárt szeretne rendelni. 3. Kattintson a Tevékenység adatai gombra, majd a Speciális fülre. 4. a Naptár mezőben kattintson a tevékenységgel használni kívánt naptárra. 5. Bejelölheti az Ütemezés az erőforrásnaptárak figyelembevétele nélkül jelölőnégyzetet is, ebben az
esetben a tevékenységnaptár az erőforrásnaptárakat nem veszi figyelembe.
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 49
51. ábra. naptár hozzárendelése
ha azt szeretné, hogy a Microsoft office Project 2003 figyelmen kívül hagyja az erőforrásnaptárakat, akkor a tevékenységek ütemezése akkor is megtörténik, ha a hozzájuk rendelt erőforrások saját naptáraiban szabad idő található.
naPTár Hozzárendelése összefoglaló Ismétlődő tevékenységHez
1. a Nézet menüben kattintson a Gantt-diagram parancsra. 2. a Tevékenység neve mezőben jelölje ki az összefoglaló ismétlődő tevékenységet, amelyhez naptárt
szeretne rendelni. 3. Kattintson az Ismétlődő tevékenység adatai elemre. 4. az Ismétlődő tevékenység adatai párbeszédpanelen a Naptár mezőben kattintson a naptárra, amelyet
az összefoglaló ismétlődő tevékenységhez szeretne rendelni. 5. Bejelölheti az Ütemezés az erőforrásnaptárak figyelembevétele nélkül jelölőnégyzetet is, ebben az
esetben a tevékenységnaptár az erőforrásnaptárak adatait felülírja.
50 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
52. ábra. naptár hozzárendelése
ha azt szeretné, hogy a Microsoft office Project 2003 figyelmen kívül hagyja az erőforrásnaptárakat, akkor a tevékenységek ütemezése akkor is megtörténik, ha a hozzájuk rendelt erőforrások saját naptáraiban szabad idő található.
hozzon létre egyéni naptárat!
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 51
11. arányos és fix költségek
ennek a témakörnek az a célja, hogy a témakör végére képessé váljon arra, hogy meghatározza a projekt teljes költségét –(arányos és fix költségek),megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a projekt arányos és fix –költségei területén,megismerje azokat a lehetőségeket, melyek használatával segítséget kaphat a projekt –arányos és fix költségeinek nyomon követése meghatározásához.
Az MS office Project egy olyan felfogást érvényesít, amely szerint minden költségelem valamely tevékenységhez köthető. A tevékenység és a költség kapcsolata kétféle lehet.A tevékenység költsége vagy abból adódik, hogy
1. a tevékenységhez fel kell használni valamilyen erőforrást (arányos költségek),2. vagy a tevékenység erőforrás felhasználása nélkül is közvetlen költséggel jár (fix
költségek).
kölTségek
Amikor a tevékenységekhez erőforrásokat rendelünk, költségek merülnek fel. Az elemi tevékenységek költségének összegzésével jön létre a teljes költség.
Tehát egy tevékenységhez erőforrásköltséget és fix tevékenységköltséget rendelhetünk hozzá. A teljes költség meghatározásához a költségek összegzésére van szükség.
A tényleges költségadatokat a tervezés pillanatában még nem ismerhetjük, így a projekttervben nem adunk meg erőforrásköltséget. de pontosíthatjuk a költségadatokat azzal, hogy előkalkulált fix adatokat adunk meg, és meghatározhatjuk azt is, hogy mikor vegye figyelembe a program ezeket a költségeket:
a projekt kezdésekor: – ebben az esetben a teljes fix költség a tevékenység kezdéséhez van üte-mezve. A munkafolyamat nyomon követése során a tevékenység összes fix költsége a tevékenység kezdésekor merül fel.a projekt befejezéskor: – a teljes fix költség a tevékenység befejezéséhez van ütemezve. A munka-folyamat nyomon követése során a tevékenység összes fix költsége csak a tevékenység befejezése-kor merül fel.arányosan: – a fix költség a tevékenység teljes időtartamán egyenletesen oszlik meg. A munkafo-lyamat nyomon követése során mindig a tevékenység befejezettségének mértékével arányos költ-ség terheli a projektet.
a költségkezelés kiemelt része a projektnek. a költségek felmerülési módja igen fontos lesz a nyomon követés során. A MS Project alapértelmezésként arányosan osztja el a fix költségeket, de ez a munkamenet során megváltoztathatjuk.
52 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
arányos költségekaz arányos költségeket az Erőforráslap nézetben adhatjuk meg:
53. ábra. nézet/erőforráslap
egy erőforráshoz többféle díjtáblát adhatunk meg.
54. ábra. Projekt/erőforrás adatai
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 53
fix költségekha szükséges egyszeri költség megadása a tevékenységekhez, akkor a Gantt-diagram nézetben új osz-lopot beszúrva a Fix költségre kattintva adhatjuk meg. lehetőség van a fix költség felmerülésének be-szúrására is.
55. ábra. Fix költség megadása
54 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
12. költségtáblák, jelentések
ennek a témakörnek az a célja, hogy a témakör végére képessé váljon arra, hogy költségtáblákat és jelentéseket készít- –sen,megismerje az MS Project program használati lehetőségeit a költségtáblák és jelen- –tések készítése területén,megismerje azokat a lehetőségeket, amelyek használatával segítséget kaphat a költ- –ségtáblák és jelentések nyomon követéséhez.
A projekt pénzügyi helyzetének áttekintése a projekt minden szakaszában fontos feladat. Akár az elemi tevékenységek, akár a csoportszintű tevékenységek összes költsége megje-leníthető a Költségtábla nézetben. A projekt készültségi fokáról a jelentésekből tájékozód-hatunk.
a program ötféle alapértelmezett költségjelentést tartalmaz:
nézet/jelentés/költségek
56. ábra. Költségjelentések
A beépített jelentések formátuma megváltoztatható, a Szerkesztés gombbal átszerkeszthet-jük, testre szabhatjuk őket. figyelem: a jelentések csak nyomtathatóak, fájlba nem ment-hetők csak képként.
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 55
57. ábra. jelentések testreszabása
nézze meg az egyéb jelentési lehetőségeket!
nézet/jelentések
58. ábra. jelentések
56 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
áttekintő jelentéseknézet/jelentések/Áttekintés
Projekt összefoglalása –felső szintű tevékenységek –Kritikus tevékenységek –Mérföldkövek –Munkanapok –
59. ábra. nézet/jelentések/áttekintő jelentések
Hozzárendelési jelentésekKi mit tesz? –Ki mikor mit tesz? –Feladatlista –Túlterhelt erőforrások –
60. ábra. nézet/jelentések/hozzárendelési jelentések
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 57
munkaterhelési jelentésektevékenység –erőforrás –
61. ábra. nézet/jelentések/Munkaterhelési jelentések
Készítse el a költségjelentéseket! Próbálja ki a jelentések szövegméretének, oldalbeállítá-sának átállításait!
58 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
13. mintaProjekt készítése
ennek a témakörnek az a célja, hogy egy konkrét példán keresztül összefoglalva, áttekintő módon megismerje az MS –Project szoftver használatát.
a projektmenedzsment az erőforrások szervezésével és azok irányításával foglalkozó szak-terület, melynek célja, hogy az erőforrások által végzett munka eredményeként egy adott idő- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai.
a mInTaProjekT kIírása
A mintaprojekt egy autóiparban érdekelt nagyvállalat bővítésére irányuló projekt megtervezése.
a projekt neve: „új osztály”a projekt célja: a vállalat új ügyfélszolgálati iroda kialakítása, felszerelése és beindítása.a projekt tervezett időtartama: 2 hónap.
Az osztályt a vállalat egy külön e célra korábban átadott épületében alakítják ki.
a projekt az alábbi tevékenységeket tartalmazza:Az új osztály berendezése – bútorok és informatikai eszközök beszerzése –logisztika – meglévő személyzet és eszközpark áttelepítése –Bővítés – új munkatársak felvétele –Informatikai hálózat kialakítása, csatlakoztatása a már meglévő informatikai vállalati hálózathoz –Marketing – az új részleg megnyitásához kapcsolódó reklám- és marketingtevékenység –
a projekttevékenység lebonyolításában az alábbi személyek érintettek:Kovács András– vállalatvezető –geréb ferenc – az ügyfélszolgálati és szervizosztály vezetője –Magyar gabriella – a vállalat műszaki osztályának vezetője –Balogh zoltán – a vállalat IT-osztályának vezetője –gergely Csaba – a vállalat marketingosztályának vezetője –nagy Tamás, róna zsuzsanna – az ügyfélszolgálati osztály dolgozói –Tas ferenc és Szabó zoltán – a vállalat műszaki osztályának dolgozói –Antal Attila, Sári éva – a vállalat IT-osztályának dolgozói –lóránt lenke– logisztikai szakértő –
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 59
mInTaProjekT megoldásI léPéseI
1. vegye fel a tevékenységeket gantt-diagram nézetben!
2. A főtevékenységeket bontsa altevékenységekre!
3. jelenítse meg a WBS-kód oszlopot a Tevékenység neve oszlop előtt!
4. hozzon létre egy Tevékenységtípus nevű mezőt, melyben Informatika, Épületkivitelezés, Beszerzés és Egyéb kategóriákba sorolja a tevékenységeket!
5. Készítsen menüben is megjelenő szűrőt, amivel a későbbiekben az Informatika tevékenységet jele-níti meg. A szűrő neve: Informatika legyen!
6. Adja meg az egyes tevékenységekre szánt időtartamot a következő táblázat lapján!
tevékenység neve Időtartamirodabútorok beszerzése 14Műszaki és informatikai eszközök beszerzése 21irodabútorok leszállítása 2irodák berendezése 6Meglévő eszközpark áttelepítése 10Személyzet áttelepítése 5Új munkatársak felvétele 20Új informatikai eszközök telepítése 10hálózat csatlakoztatása a vállalat meglévő informatikai hálózatához 4Marketing- és reklámtevékenység 40Ügyfélszolgálat megnyitása 1
7. Kapcsolja össze a tevékenységeket az alábbiak szerint:Az irodabútorok leszállítása csak azok beszerzése után indulhat. –Az irodák berendezése a bútorok leszállítása után kezdődjön. –A meglévő eszközpark áttelepítése az irodák berendezése után indulhat. –Az új informatikai eszközök telepítése a meglévő eszközpark áttelepítése után indulhat. –A hálózat csatlakoztatása a vállalat meglévő informatikai hálózatához csak azután történhet, hogy –befejeződött az informatikai eszközök telepítése.a személyzet áttelepítése kövesse az – Új informatikai eszközök telepítése tevékenységet.Az ügyfélszolgálati és szervizosztály megnyitására a személyzet áttelepítése után kerülhet sor. –A műszaki és informatikai eszközök beszerzését úgy ütemezzük, hogy annak befejeződése 5 nap- –pal korábban történjen meg, mint ahogyan a meglévő eszközpark áttelepítése befejeződik.Az új munkatársak felvétele egy időben fejeződjék be a meglévő munkatársak áttelepítésével. –A részleg megnyitásához csatlakozó marketing- és reklámtevékenységeknek legkésőbb új osztály –megnyitásakor be kell fejeződniük.A részleg megnyitásához csatlakozó marketing- és reklámtevékenység kezdődjön el az – Ügyfél-szolgálati és szervizosztály megnyitása tevékenység előtt 40 nappal, és az osztály megnyitásának napján fejeződjön be.
60 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
8. Szúrjon be egy Informatikai hálózat tesztelése tevékenységet a Hálózat csatlakoztatása a vállalat meglévő informatikai hálózatához tevékenység után, az Informatikai hálózat tesztelése után pedig egy Teszteredmények dokumentálása tevékenységet!
9. A hálózat tesztelésére 5 napot, míg a dokumentálásra 3 napot szánjon. állítsa be ezeket a jellemzőket a tevékenységre!
10. rendelje az előbb beszúrt két tevékenységet az Informatikai tevékenységtípushoz!
11. az Informatikai hálózat tesztelése az Hálózat csatlakoztatása a vállalat meglévő informatikai tevé-kenységgel azonos napon kezdődhet!
12. A dokumentálás a tesztelés befejezését megelőző második napon kezdődjön!
13. az Új munkatársak felvétele tevékenység kapcsolatát módosítsa a következők szerint:Legkorábban a - Személyzet áttelepítése tevékenység kezdete előtt 20 nappal kezdődjön!Legkésőbb a - Személyzet áttelepítése tevékenység befejezését követő 10. napon fejeződjön be!Ha szükséges, szúrjon be új tevékenységeket is!-
14. az Irodák berendezése tevékenység befejeztével mondhatja azt, hogy az Épület kivitelezése kész! jelölje ezt mérföldkővel!
15. Az előbb létrehozott mérföldkőre állítson be a jelenlegi időpontjánál két héttel későbbi dátumra ha-táridőt!
16. az Ügyfélszolgálati megnyitása tevékenységet alakítsa mérföldkővé!
17. vigye fel az erőforrások adatait a következő táblázat alapján:
erőforrás neve típus alapdíjFt/óra
túlóradíjFt/óra
használati költség Ft
Kovács András Munka 9 000 15 000
geréb ferenc Munka 6 000 10 000
Magyar gabriella Munka 6 000 10 000
Balogh zoltán Munka 6 000 10 000
gergely Csaba Munka 6 000 10 000
nagy tamás Munka 2 000 3 000
Róna zsuzsanna Munka 2 000 3 000
Tas ferenc Munka 2 000 3 000
Szabó zoltán Munka 2 000 3 000
antal attila Munka 6 000 10 000
Sári éva Munka 6 000 10 000
lóránt lenke Munka 7 000 12 000
Szállítmányozó cég anyag 250 000
irodabútorok beszerzési költségei anyag 2 300 000
Számítógépek beszerzési költsé-gei anyag 7 500 000
PetRiK tiSzK tÁMOP-2.2.3-07/1-2F-2008-0011 61
hálózatépítés anyagköltsége anyag 900 000
Szoftverköltség anyag 5 600 000
18. rendelje az erőforrásokat a tevékenységekhez a következők szerint!
irodabútorok beszerzéseMagyar gabriellairodabútorok beszerzési költségei
Műszaki és informatikai eszközök beszerzéseBalogh zoltánSzámítógépek beszerzési költsége
irodabútorok leszállításaKülső cég
irodák berendezéseTas ferencSzabó zoltán
Meglévő eszközpark áttelepítéseKülső cég
Személyzet áttelepítésenagy tamásRóna zsuzsanna
Új munkatársak felvételegeréb ferenc
Új informatikai eszközök telepítéseantal attilaSzoftverköltség
hálózat csatlakoztatásaantal attilahálózattelepítés anyagköltsége
Informatikai hálózat teszteléseSári éva
teszteredmények dokumentálásaSári éva
részleg megnyitásához csatlakozó marketing- és reklámtevékenységekgergely Csaba
19. végezzen kézi erőforrás simítást Sári éva erőforrásra vonatkozóan, nap részletességgel!
20. rögzítse az alaptervet!
62 ProjeKTMenedzSMenT eSzKözöK • TAnulóI jegyzeT I/13. évfolyAM
21. állapotdokumentumként állítsa be a projekt jelenlegi kezdési dátumához képest 1 hónappal későbbi dátumra!
22. az Irodabútorok beszerzése tevékenységet jelölje késznek még a Műszaki és informatikai eszközök beszerzését 30% a-ban késznek!
23. az Irodák berendezése 1 munkanappal tolódik, és a korábban tervezettnél 2 nappal tovább tart. je-lölje ezt a terven!
24. Az összes állapotdátumig el nem készült tevékenységet ütemezze át!
25. nyomtassa ki a projektet úgy, hogy a gantt-diagramtól balra a szerkezeti kód – WBS-oszlopa jelen-jen meg, és a lábléc legyen a fájl neve!
Nemzeti Fejlesztési ÜgynökségÚMFT infovonal: 06 40 638 [email protected] • www.nfu.hu