30

ZISK MANAŽMENT | AKO VIESŤ A RIADIŤ VO FIRME

www.manazerskecentrum.sk

Na ďalšom projekte som sa tešil,že ho budem aplikovať, aleopäť ma niečo prekvapilo. Do-

stal som hotový Ganttov diagram soslovami: „Toto je tvoja biblia. Urob tietočinnosti v plánovanom poradí, neodklá-ňaj sa od procesu a výsledky prídu…“Niektorým činnostiam som vôbec ne-rozumel a už vôbec som nevedel, akoich realizovať. Boli len vymenované.Nevedel som si za nimi predstaviť mojekonkrétne činnosti. Nevidel som súvi-slosti. Kde nastala chyba v tomto prí-pade? Dostal som len príkaz. Nemalsom možnosť sa k nemu vyjadriť. Áno,bola to silná podpora, ktorú som akoneskúsený konzultant ocenil, ale mojadôvera v takýto Ganttov diagram bolačisto technická. Dôveroval som po-stupu, ale neveril som časovému har-monogramu a reálnosti termínov. Až na ďalšom projekte, kde som malmožnosť participovať na tvorbe WBSa Ganttovho diagramu spolu s ďalšímičlenmi tímu, som pochopil silu a hod-notu Ganttovho diagramu v plnomrozsahu. Technická znalosť akéhokoľ-vek manažérskeho nástoja je dôležitá,ale ak nie je správne použitý, jehohodnota je často minimalizovanáa stáva sa z neho len prebytočná ad-ministratíva. Ak sa členovia tímumajú možnosť spolupodieľať natvorbe WBS a Ganttovho diagramu,preberajú za projekt oveľa vyššiu

zodpovednosť. Dôvod je prostý –cítia sa byť súčasťou riešenia, čo po-zitívne vplýva na ich úroveň zaanga-žovanosti pri realizácii projektu.Dobre vytvorená WBS nám dáva od-poveď na otázku: „Čo sa bude na pro-jekte robiť?“ Definovali sme si rozsaha kvalitu projektu. Druhým krokomje definovanie trvania jednotlivýchčinností = plánovanie času.

ČO JE GANTTOV DIAGRAM? Najstaršia a najčastejšie používaná me-tóda zobrazenia jednotlivých projekto-vých aktivít v čase. V ľavom stĺpci súvymenované jednotlivé projektové ak-tivity. V hornom riadku Ganttovho dia-gramu je znázornená časová os. Každúaktivitu na projekte reprezentuje 1 ria-dok. Trvanie jednotlivých aktivít je zo-brazené dĺžkou vyznačenej líniejednotlivých aktivít na časovej línii. Trvanie jednotlivých činností je zalo-žené na odhadoch. Trvanie je ná-hodná premenná. S istotou neviemedefinovať možné faktory vplývajúce natrvanie realizácie jednotlivých projek-tových činností. Preto je dôležité už voWBS si rozdrobiť projektové úlohytak, aby sme ich vedeli zodpovedne

PROJEKTOVÉ ÚLOHY V SÚVISLOSTIACH A ČASE– GANTTOV DIAGRAMKeď sa mi pred niekoľkými rokmi dostal do rúk môj prvý Ganttov diagram,nevedel som, čo dodať. Prečo? Začiatok projektu bol pre mňa náročnýa nevedel som, čo robiť skôr. Nikto mi nepovedal, že existuje nástroj, ktorýsumarizuje všetky aktivity na projekte a graficky znázorňuje ich vzájomnésúvislosti. Kde nastal problém? Ganttov diagram sa mi dostal do rúk až nazáver projektu ☺. Ocenil som to, ale…

ZDROJE

ČAS

NÁKLADY

ROZSAH KVALITA

# WBS - pracovný balík /Fáza/ Míľnik Začiatok Koniec Zodp.

cal.weekw/e

3314.VIII

3421.VIII

3528.VIII

364.IX

3711.IX

3818.IX

3925.IX

402.X

419.X

4216.X

4323.X

4430.X

456.XI

4613.XI

4720.XI

Stav

Projektový manažmentPlánovanie projektuRiadenie projektuKontrola projektuUkončenie projektuVyhodnotenie projektu

10.08.0910.08.0910.08.0917.08.0917.05.1024.05.10

28.08.1028.08.0928.05.1028.05.1028.05.1028.05.10

25 %25 %

0 %0 %0 %0 %

CPCPCPCPCP

Spustenie projektuPrezentácia projektu pred spustenímPodpora osobnostíSpoluprácaTlačoová konferencia

31.08.09

24.08.0903.09.0931.08.09

28.09.09

30.10.0911.09.0928.09.09

0 %0 %0 %

0 %0 %

CPCP

CPCPCP

Komunikácia, prezentácia, reklamaMarketingová stratégiaProduktMediálni partneriReklamné balíkySponzoriKlienti

20.08.09

24.08.0931.08.0921.09.0924.08.0924.08.09

28.05.10

11.09.0930.10.0930.10.0904.12.0928.05.10

0 %75 %50 %

100 %0 %0 %

25 %

CPCP

CPCPCPCPCP

31www.manazerskecentrum.sk

AKO VIESŤ A RIADIŤ VO FIRME | ZISK MANAŽMENT

odhadnúť z hľadiska časovej nároč-nosti. So skúsenosťami rastie aj kvalitaodhadov. Aj z tohto dôvodu je dôležitévtiahnuť do procesu tvorby časovýchodhadov skúsených členov tímu.

Ak vybavujem stavebné povoleniepre stavbu domu, práca na jednotli-vých aktivitách môže zabrať niekoľkočloveko-dní. No trvanie, teda čas po-trebný na obdržanie právoplatnéhostavebného povolenia, môže byť ajniekoľko mesiacov. Dôvodov môžebyť viacero. Napríklad zdĺhavé admi-nistratívne procesy alebo nespokojnísusedia.

Pri plánovaní času musíme vziať doúvahy aj fakt, že časové trvanie prácena aktivite zahŕňa nielen čistý časpráce (produktívna práca), ale aj ne-produktívny čas (telefón, mail, pre-stávka, kolega, káva...).

Bod zlomu – „activity crashpoint“ =pridávanie zdrojov skracuje čas lendo určitého bodu, potom už nárastzdrojov pôsobí neefektívne. Ľudia sibudú na projektoch zavadzať a ichvýkon bude klesať.Správne pochopenie projektovéhozadania a definovanie konkrétnychprojektových cieľov/necieľov je ne-oddeliteľnou súčasťou plánovaniakaždého projektu.

To, že projektový manažér vie, čo samá na projekte robiť, nestačí. Správnenačasovanie jednotlivých aktivít jeďalším faktorom úspechu. Dobré plá-novanie času a aplikácia Ganttovhodiagramu môže ušetriť až 50 % časupotrebného na realizá-ciu projektu.

Autor: Ing. Peter Minárik,

Executive Partner COMM-PASS

POSTUP PRI TVORBE GANTTOVHO DIAGRAMU: NÁZOR MANAŽÉRA:

Ing. Marian Ponechal, PhD., IBM Senior Consultant Treba zdôrazniť, že dôveryhodný a realistický projektový plán musí zohľadňovať informáciez predanalytickej fázy. Pustiť sa do projektu bez počiatočnej analýzy prostredia a dostup-ných zdrojov, bez identifikácie možných rizík a s nejasne zadefinovanými cieľmi je márno-myseľnosť. Ak podceníme predanalytickú fázu, nezachráni nás žiaden plánovací nástroj.Ak však máme predanalytickú fázu úspešne za sebou, potom Ganttov diagram je výbor-ným pomocníkom pre definovanie projektového plánu vrátane dĺžky trvania jednotlivýchkrokov, časovej nadväznosti jednotlivých krokov a odhadu dĺžky trvania celého projektu.Okrem iného umožňuje monitoring stavu jednotlivých aktivít, možné omeškania a dosahomeškaní v jednotlivých fázach na celkovú dĺžku projektu. Ganttov diagram považujemza alfu a omegu projektového plánovania a doposiaľ som sa s ním stretol na každom pro-jekte.

NÁZOR EXPERTA: Peter Balco, HP, BPUG Slovensko Tragédiou projektového riadenia je skutočnosť, že mnohí projektoví manažéri nepoužívajúpri riadení projektov nástroje, ktorých súčasťou je i Ganttov diagram. Kde sú príčiny takého prístupu? Je potrebné sa zamyslieť, či osnovy vzdelávania sa dosta-točne venujú danej problematike a či jednotlivé organizácie, ktoré sa hlásia k projektovoorientovaným, skutočne vyžadujú efektívne využívanie nástrojov projektového riadeniaa ich funkcií. A kde je potrebné začať, aby sa táto situácia zmenila? Hlavne od seba, svojímprístupom a vzorom.

zmena je žie život - živv vot je inšpijej pot pee e pit jvv ráciacccrr

tréningy arr poradensadaderrr tvo | vv wwwwww.ww commpaspasaaaasassasom assssssssss.skk

Aký je rozdiel medzi trvaním a prácou na aktivite?TRVANIE aktivity = čas, ktorý uplynie od za-čiatku po ukončenie práce na aktivite PRÁCA na aktivite = množstvo práce, ktoráje vykonaná v rámci realizácie aktivity

Prečo Ganttov diagram?■ Eliminuje nejasnosti v procese realizácie

projektu.■ Každý člen tímu má rovnaký pohľad na jed-

notlivé projektové aktivity.■ Zobrazuje vzťahy medzi jednotlivými akti-

vitami. ■ Vizualizuje a eliminuje nejasnosti na pro-

jekte.■ Napomáha efektívnemu a rovnomernému

využitiu zdrojov na projekte.■ Prináša pohľad na projekt v súvislostiach a

vnáša strategický pohľad na projekt.

Metódy odhadu trvania aktivít:■ extrapolácia podobných aktivít – na pro-

jekte sa objavia aktivity, ktoré sme už robilialebo podobné aktivity

■ historické dáta – využívame skúsenosti z iných projektov a činností

■ rada experta – interný alebo externý ex-pert, ktorý má skúsenosti s danou oblasťou

4. Grafické usporiadanie do Gantt chartu

3. Určenie časového trvania prac. balíkov

2. Usporiadanie pracovných balíkov

1. Sumaruzácia pracovných balíkov• výber a vyhodnotenie prac. balíkov z WBS• určenie úrovne plánovania

• nastavenie logickej postupnosti prac. balíkov• preverenie časového sledu prac. balíkov

• preverenie doterajších časových odhadov• určenie začiatku a konca pracovných balíkov

• usporiadanie prac. balíkov do grafu na časovej osi• preverenie časového a logického sledu prac. balíkov

alíkovbalíkov

ac. balíklíkovdov

antt chartuč j i