Projektový management a strukturální fondy EU

Inovace bakalářského studijního programu v kontextu Boloňského procesu s důrazem na výsledky učení

CZ.2.17/3.1.00/32599 Vysoká škola regionálního rozvoje Praha

ÚVOD DO PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU

Doc. Ing. Hana Bartošová, CSc.Ing. Mgr. Jan Bartoš

Přednášky 1 - 2

Co je Projektový management

• Proces plánování, organizování, monitorování, řízení a reportování všech částí projektu a motivování všech účastněných za účelem dosažení cílů projektu.

• Použití znalostí, dovedností, nástrojů a technik vhodných pro splnění požadavků projektu.

Co je projektový management?

• Aplikace znalostí, dovedností, nástrojů a technik v projektových činnostech tak, aby byly naplněny či překročeny očekávání a potřeby zainteresovaných stran projektu

• Organizační přístup k řízení provozních událostí (= „řízení pomocí projektů“).

(Project Management Institute)

Proč řídit projektově?

PŘI NUTNOSTI ZAVÉST ZMĚNU, PŘESAHUJÍCÍ

RÁMEC JEDNOHO ÚTVARU

Střet kompetencí jednotlivých

vedoucích

Užívané postupy a stereotypy

Přirozený odpor lidí ke změně

Obava riskovat

Více je oceňována „poslušnost“ než

kreativita

Čím se liší PM od operativního řízení?

• Dočasnost PM• Přidělení zdrojů pro jeho realizaci podle

potřeb projektu

Dosažení cílů projektu - projekt končí.Dosažení cílů v operativním řízení - nastaveny nové cíle a práce jednotky pokračuje.

Co musíme zvládnout při Managementu

projektu1. Personál2. Odhadování3. Rozpočtování4. Pravomoc5. Kontrolu6. Komunikaci

Mělo by být jasné, že řídit projekty není totéž,jako řídit běžný provoz!

Hranice PM

• Předmět projektu• Čas• Náklady• Míra neurčitosti a rizika• Kvalita realizovaných výstupů

Management projektu• Zahrnuje plánování, organizování,

sledování a řízení všech hledisek projektu v nepřetržitém procesu, aby

se dosáhly cíle projektu. (ISO 10006)• Provádí se prostřednictvím procesů

jako zahájení, plánování, provádění,

kontrola a ukončení. (PMBOK – Project Management Body of Knowledge)

10

Principy projektového managementu

Chápání projektu jako černé skřínky na složité problémy:

Hmotná část:

a)    Zdroje - materiálové, lidské,

finanční

b)   Výstupy – hmotné, nehmotné

Logická část:

c)    cíl – strategický, nestrategický

b)   Přínos – finanční, nefinanční

1.1 Tvorba plánu projektu1.2 Provedení plánu projektu1.3 Celkové řízení změny

1. Řízení integraceprojektu

ŘÍZENÍPROJEKTŮ

2. Řízení rozsahuprojektu

3. Řízení projektu v čase

4.1 Plánování zdrojů4.2 Odhadování nákladů4.3 Rozpočtování nákladů4.4 Kontrola nákladů

4. Řízení nákladův projektu

2.1 Iniciace2.2 Plánování rozsahu2.3 Definování rozsahu2.4 Ověření rozsahu2.5 Řízení změny rozsahu

3.1 Definování činností3.2 Seřazování činností3.3 Odhad doby trvání činností3.4 Tvorba rozsahu3.5 Kontrola rozsahu

5. Řízení kvalityv projektu

6. Řízení lidských zdrojův projektu

5.1 Plánování kvality5.2 Zajištění kvality5.3 Kontrola kvality

6.1 Organizační plánování6.2 Nábor personálu6.3 Rozvoj týmu

7.1 Plánování komunikace7.2 Distribuce informací7.3 Hlášení o výkonnosti7.4 Administrativní uzavření

7. Řízení komunikacev projektu

8. Řízení rizikv projektu

9. Řízení obstaravatelskéčinnosti v projektu

8.1 Plánování řízení rizik8.2 Identifikace rizik8.3 Kvalitativní analýza8.4 Kvantitativní analýza8.5 Plánování odezvy8.6 Monitorování a kontrola

9.1 Plánování obst. činnosti9.2 Plánování náboru9.3 Nábor (získávání)9.4 Výběr zdrojů9.5 Správa kontraktů9.6 Uzavření kontraktu

PMBOK Příloha 1

Úspěšný projektový management

• Dosažení plánovaného cíle projektu (akceptace zákazníka projektu)

• Dodržení časového limitu• Dodržení předpokládaných nákladů (jiných

zdrojů, např. limit přidělených pracovníků)

Co je to projekt?

PROJEKT JE POSLOUPNOST JEDINEČNÝCH, KOMPLEXNÍCH A SOUVISEJÍCÍCH ČINNOSTÍ, KTERÉ MAJÍ JEDEN CÍL NEBO ÚČEL A KTERÉ MUSÍ BÝT DOKONČENY VE STANOVENÉM ČASE, V RÁMCI ROZPOČTU A PODLE ZADÁNÍ.

JAK JE PROJEKT DEFINOVÁN?

• Všechny projekty mají dvě podstatné charakteristiky:

1. Každý projekt má začátek a konec2. Každý projekt vytváří unikátní produkt

• Projekty jsou jedinečné a dočasné• Výsledky projektu mohou být hmotné i nehmotné

Charakteristiky projektu

1. Co se má dosáhnout?2. Jak je projekt omezen? Časové Obsahové Nákladové3.Je projekt opakovatelný?4. Jak se provádí?

CílOmezení- Začátek a konec- Požadavky- RozpočetUnikátní průběhKoordinované a řízené

činnosti

Charakteristiky projektu

5. Je zaručen úspěch?6. Forma spolupráce7. Organizace týmu8. Jak vzniká produkt?9. Mohou vznikat

nepředvídané situace?10. Obsahuje projekt rizika

a nejistotu?

Ne, předem neníTýmTým je dočasnýPostupný vývojAno

Ano, vždy

Základní znaky projektu

• Jedinečnost, neopakovatelnost aktivit• Určitý stupeň rizika a nejistoty• Definované kvantifikované výsledky s předem určenou

kvalitou• Plánovaný začátek a konec s jasně specifikovanými

náklady a omezenými zdroji• Dočasně uvolnění lidé pro realizaci projektu• V případě dlouhodobého trvání projektu přezkoumání z

hlediska vnějších a vnitřních vlivů

Paradoxy

1. Projekt existuje krátkodobě,

aby dosáhl dlouhodobých cílů

– úředníci existují dlouhodobě

pro krátkodobé cíle a na ně

jsou zaměřeni

2. Projekt ruší status quo,

úředníci status quo udržují

Změna a projekty

• Projekt je definován jako práce, která se vykonává jen jedenkrát (je jedinečná) a má jasně definovaný začátek i konec. Tento způsob práce je v kontrastu s nepřetržitým provozem organizace, zahrnující opakovanou práci bez jasného definování konce.

• Svět se mění a vzrůstá rychlost změn. To vede ke zvýšené poptávce po projektech, protože projekty jsou cesta, jak se efektivně přizpůsobit měnícím se podmínkám.

Na co projekty použít

1. Realizace zásadní změny v organizaci (struktura, vnitřní

kultura, obměna personálu)

2. Vývoj nového produktu (např. služby)

3. Pro řízení významné investice (informační systém,

zařízení)

4. Rozsáhlá oprava nebo modernizace zařízení

5. Řešení mezi - útvarového problému

6. Řešení opakujících se stížností – prevence

7. Zavedení nové procedury, postupu nebo procesu v

organizaci

Co rozhoduje o úspěchu projektu1.Shoda o cílech projektu mezi projektovým

týmem, zadavatelem a managementem

2.Plán, který ukazuje celkovou cestu a zodpovědnosti a bude využit k měření pokroku během projektu

3.Stálá, efektivní komunikace mezi každým, kdo je do projektu zapojen

4.Řízený průběh

Každý přesně chápe, čeho může být dosaženo v rámci daného časového rámce a rozpočtu

5.Manažerská podpora

Co rozhoduje o úspěchu projektu

ŘÍZENÉ OČEKÁVÁNÍ

1.Stanovte realistická očekávání ohledně

rovnováhy nákladů, času a kvality, a to se

všemi zainteresovanými stranami projektu.

2.Řiďte očekávání po celou dobu projektu.

Změní-li se rovnováha, zajistěte, aby každý

o nové rovnováze věděl a akceptoval ji.

3.Dodávejte slíbený produkt včas, v rámci

rozpočtu.

Jak poznáme úspěch

1.Projekt je dokončen VČAS, výsledek projektu je dodán podle časového harmonogramu

2.Projekt je v RÁMCI rozpočtu. Projekt dodržel předvídané odhady nákladů

3.Výsledek projektu je KVALITNÍ tzn. splnil napoprvé odsouhlasené požadavky zadavatele.

Trojimperativ (Barnesův trojůhelník)

Čas Náklady

Kvalita, užitná hodnota, specifikace

Integrované řízení- optimální

Neoptimální řízení- soustředění na jeden z faktorů

Definice „Kvality“

• Kvalita je schopnost základních znaků produktu,

systému nebo procesu plnit požadavky

zadavatelů a jiných zainteresovaných stran

• Kvalita dle filosofie Totální Kvality Řízení (TQM)

je splnění odsouhlasených požadavků

zadavatelů vždy, napoprvé a s nejnižšími

náklady.

ODLIŠNOST PROJEKTŮ OD RUTINNÍCH PROCESŮ

PROJEKT

• DOČASNÝ• UNIKÁTNÍ, JEDINEČNÝ• TÝMOVÁ PRÁCE (ZPRAVIDLA

INTERDISCIPLINÁRNI)

RUTINNÍ PROCES

• TRVALÝ• OPAKOVANÝ• PRÁCE V PEVNÉ

ORGANIZAČNÍ STRUKTUŘE

Projekt????Proces Ano Ne

Zavedení nového produktu na trh

Zavedení systému kvality

Instalace nové telefonní linky

Stěhování organizace do nové budovy

Vzdělávání manažerů

Zavedení E-governmentu

Výběr dodavatele IT

Typy projektů

• Investiční (tvrdé) projekty

• Př. Výstavba (rekonstrukce) nemovitostí, nákup technologií aj.

• Neinvestiční (měkké) projekty

• Př. Investice do lidských zdrojů (vzdělávání, rekvalifikace, zaměstnanost aj.

Rozlišení podle typu výdajů, zaměření projektu, cílová skupina, výstupy projektu

Procesní přístup

• Identifikace vhodných procesů pro projekt• Identifikace vstupů a cílů procesů projektu• Identifikace vlastníků procesů a stanovení jejich

odpovědností a pravomocí• Definování vztahů mezi procesy

Požadovaných výsledů je dosaženo efektivněji pokud se realizuje procesní přístup

Řízení procesu – zpětná vazba

PROCESvVSTUPV VSTUPV ZákazníkVSTUP VÝSTUP

Zpětná vazba

Zpětná vazba

Řízení projektového týmu

• Jasně definovat a vzájemně sladit odpovědnosti a pravomoci lidí zapojených do projektu

• Lidé zapojení do projektu by měli zunát zásady PM v organizaci, vhodné techniky, nástroje a metody

Angažovanost projektového týmu na všech úrovních a jejich plné zapojení do projektu je nezbytnou podmínkou úspěšnosti

12 zlatých pravidel PM1. Získej konsensus na

výstupy projektu2. Zvol nejlepší tým, který jsi

schopen3. Udělej stručný a názorný

plán a dodržuj ho4. Urči kolik lidí budeš

skutečně k realizaci potřebovat

5. Udělej reálný plán6. Nezkoušej udělat více než

co má být uděláno

7. Uvědom si, že pracuješ s lidmi8. Získej formální i skutečnou podporu managementu a vlastníků9. Buď ochotný udělat změny10. Buď připraven informovat v jaké fázi se projekt nachází11. Buď ochoten zkoušet nové věci12. Musíš se stát vůdcem

SOUHRN• PROJEKT JE NÁSTROJEM PROVEDENÍ ZMĚNY• Projekt je jedinečný proces, skládá se z koordinovaných a řízených

činností zaměřených na dosažení cíle. Projekt má datum zahájení a ukončení, týmová organizace je dočasná.

• ROVNOVÁHA ČASU, NÁKLADŮ A KVALITY VÝSTUPU JE ZOBRAZENA „MAGICKÝM TROJÚHELNÍKEM“. V PRŮBĚHU PROJEKTU DOCHÁZÍ KE ZMĚNÁM JEDNOTLIVÝCH PARAMETRŮ (STRAN TROJÚHELNÍKU) A JE TŘEBA NAJÍT ROVNOVÁHU PŘIZPŮSOBENÍM ZBÝVAJÍCÍCH STRAN.

• Řízení projektu zahrnuje plánování, organizování, sledování, řízení a předkládání zpráv o všech aspektech projektu.

• ÚSPĚCH PROJEKTU JE VÝSLEDKEM MOTIVACE TÝMU NA DOSŽENÍ CÍLŮ PROJEKTU

PROČ SE NAUČIT ZÁKLADŮM PŘ?

• ČASTO UŽÍVANÁ METODA ŘÍZENÍ V ORGANIZACI• EFEKTIVNĚJŠÍ PRO PROVÁDĚNÍ ZMĚN NEŽ LINIOVÉ ŘÍZENÍ• PATŘÍ K ZÁKLADNÍM KOMPETENCÍM MANAŽERA• DOVEDNOST, KTERÁ ZAZÁŘÍ V CV• UŠETŘÍM 20 000 KČ – CENA KOMPATIBILNÍCH KURZŮ PŘ

Literatura:• SVOZILOVÁ, A. Projektový management.

Praha: Grada Publishing, 2011. 380 s. ISBN 978-80-247-3611-2.

• DOLEŽAL A KOL. Projektový management podle IPMA. Grada Publishing, 2009. 509 s. ISBN 978-80-247-2848-3.

• BARTOŠOVÁ A KOL. Projektový management. Praha: VŠRR, 2012. 151 s. ISBN 978-80-87174-13-5.