Projektportal og ESDH

Thomas Palsbjørn-Pedersen, Principal Business Consultant, 8/11-2017

2© PROACTIVE A/S NOVEMBER 6, 2017

Thomas Palsbjørn-PedersenPrincipal Business Consultant• Fagligt ansvarlig for søgning,

dokumenthåndtering og taksonomi

• Certificeret Enterprise Arkitekt

• Arbejdet med SharePoint i 12 år

UddannelseCand.merc.IVØ (Aalborg

2000)

KontaktoplysningerTlf: +45 4172 3354

Email: thomaspp@proactive.dk

Teknologier• SharePoint

• Yammer

• Nintex

• WorkPoint

• FAST

• Div. ESDH systemer

Primære kompetenceområder• Enterprise Knowledge Management

• Change Management

• Enterprise Search

• Dokumenthåndtering

• Sagshåndtering

• Taksonomiudvikling

• IT Governance

Projekter• Kromann Reumert ECM

• AP Pension

dokumenthåndtering

• BaneDanmark Search

og enterprise taksonomi

• Københavns

Kommune

• M.fl.

Certificeringer• AIIM ECM Specialist

• AIIM Taxonomy

Practitioner

• TOGAF

6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 3

ProActive er din strategiske partner

> Grundlagt i 1997

> Kontorer i København, Odense, Aarhus, Aalborg

og Auckland

> 200 erfarne og engagerede konsulenter

> Professionel rådgivning inden for ledelse, strategi

og teknologianvendelse

> Innovative løsninger der optimerer jeres forretning

> Dedikeret service team til at supportere jeres

medarbejdere og applikationer

> Produktsuite med standardiserede køreklare

forretningsløsninger

Kvalitet

Innovation

Engagement

Troværdighed

2017+500.000

Office 365

brugere

Problemformuleringen hos BDK

> Banedanmark

> I årevis haft projektportaler med meget store projekter som ikke kan

styres som ”en sag” i ESDH. BDK er ekstrem, men alle har det!

> Har haft journaliseret ”det vigtigste” til ESDH efterfølgende => kæmpe

mængde dobbeltarbejde

> BDKs ønske:

> Journalisering direkte i projektportal og aflevering direkte derfra

6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 5

Yderligere brænde på bålet…

> GDPR

> ISO27K

> Record Management

> Processer til data-subjekters rettigheder

> O365 giver optimale muligheder:

> ISO27K, alle infrastrukturdele er bare i orden ud af boksen

> Record Mgmt værktøjerne understøtter optimal opsætning (change

management er den store del)

> Data-subjekt rettigheder via DLP og eDiscovery mm.

6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 6

Cloud som værdi i sig selv

> Data tilgængelige over alt

> Sikkerhed optimal (Bank vs. Madras)

> 2-faktor sikkerhed

> Kryptering ned på filniveau

> Osv.

> Samling i én løsning

6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 7

Teknikken

> O365 SharePoint

> Standard! (med understøttende tilpasninger holdt til minimum)

> Teknologien bevæger sig så hurtigt at man ikke kan lave for mange

tilpasninger

> Projekter er meget store og med meget forskellige behov, så den lokale

struktur i de enkelte projekter skal kunne tilpasses (men i konfiguration)

> O365 giver værktøjer til sikring af journalinstruks-overholdelsen (Data Loss

Prevention, eDiscovery osv.)

> Fx forhindring af upload af filer med CPR numre

> Understøttelse af processerne omkring eksterne medarbejdere

> Samtykke mm.

6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 8

Løsningen

> Fælles taksonomi

> Overordnet fælles-struktur på tværs af store og små projekter,

men med mulighed for skalering

> Klar journalinstruks

> Så tæt på standard som muligt, men med understøttende

værktøjer

6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 9

SharePoint Onlines struktur/brugeroplevelse

> Eet fælles repository for projektet

> Emails

> Leverandør-dokumentation

> Standard/disciplin dokumentation

> Fx arkitektur, brobygning, vej-infrastruktur mm.

> ”Ikke-arkivpligtigt materiale” (fx exe-filer)

> Kun ved email og leverandør-docs angives metadata, resten

automatiseret

> Integration i Outlook til let journalisering (drag-and-drop)

6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 10

Samarbejdet med Rigsarkivet

> Primære issue var mange systemer

> I første omgang nogen diskussion om nødvendigheden af mere end et

arkivsystem

> Rigsarkivet hjalp til at få en klar adskillelse af hvilke systemer der var til

hvad

> Projektverdenen er meget forskellig fra sagsverdenen, så

adskillelsen/klassifikationen af dokumenter er vigtig

> Begreberne sager og undersager giver ikke nødvendigvis mening

> Vi indførte ”under-sags-typer” i form af disciplin-områder

> Fx hvis man arbejder med arkitekturen på en bygning har man en

”Arkitektur”-disciplin ”kasse” at komme indholdet i

6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 11

Deludsnit af BDKs vigtigste systemer

SAP

> Økonomistyring

> Indkøb

> Produkter/elementer

cBrain F2

> Personrelaterede sager

> Klassisk sagsbehandling

ProArc

> Slutdokumentation

> Tegninger (endelig version)

SharePoint Online

> Projekter

> Samarbejde

> Leverandørsamarbejde

6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 12

Journalinstruksen

> Klar adskillelse af F2, ProArc og O365

> F2: Personrettede sager

> ProArc: Slutdokumentation af selve installationerne, overført fra O365

> O365: Alt om projekterne minus personsagerne (klagesager osv.)

> Hovedregel: Ingen persondata i O365

> Klare regler for slet og overførsel af data

6. NOVEMBER 2017© PROACTIVE A/S 13

Få mere videnHold dig opdateret med nyheder og arrangementer, tilmeld dig

ProActive nyhedsbrevwww.proactive.dk

Få gode råd og viden, og del erfaringer i vores interaktive Yammer netværk

ProActive Productivity Labwww.yammer.com/proactiveproductivitylab

Hold dig orienteret om vores aktiviteter på

LinkedInwww.linkedin.com/company/proactive-as

Hold dig orienteret om vores aktiviteter på

Twitterhttps://twitter.com/ProActiveIT

T: +45 82 32 32 32

M: info@proactive.dk

W: www.proactive.dk

København

Rosenørns Allé 1

DK-1970 Frederiksberg C

Aarhus

Åbogade 15

DK-8200 Aarhus N

Odense

Egelundsvej 18

DK-5260 Odense

Aalborg

Stigsborgvej 60

9400 Nørresundby