projet profusion les coulisses de la journée egide dess sid – 2002/2003
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Projet Profusion
Les coulisses de la journée EGIDE
DESS SID – 2002/2003
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INTRODUCTION
Le client : Association Promidée
Ses buts
Son développement
Le projet 2003
La commande
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Retour sur la journée
4 mars 2003
Le knowledge management
116 inscrits, 88 participants
Une manifestation réussie
INTRODUCTION
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Une journée… mais quelle organisation !
Nombreuses contraintes
Création de 3 fonctions…
Mais une participation de chacun
Chefs de projetsJulie CLIQUENNOISJean-Michel DUBOIS
FonctionCommunicationCéline BELLOUINEmeline HEMERY
FonctionPlanification
Anneck CHAMMING'SHélène D'HAENE
Fonction BudgetStéphanie CLEMENT
Elodie SERRES
INTRODUCTION
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La planification
Les auteurs - le thème
La communication
Le budget
La capitalisation
Retour sur le projet
PLAN
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Deux personnes…
… mais une participation de toute l’équipe
Pourquoi un planning ?
FONCTION PLANNING
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Un outil utile
Vérification des délais
Mise en avant des alertes
Une évaluation relativement cohérente
Quelques écarts…
Les ressources mobilisées
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Quatre étapes principales
La définition du projet
La préparation de l’événement
La réalisation de l’événement
La capitalisation
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La définition du projet- Souhait et commande du client
- La définition de l’événement, une étape décisive
- L’étude de faisabilité
La préparation de l’événement- Choix des auteurs et des intervenants
- Organisation logistique
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La réalisation de l’événement- No comment
La capitalisation- Pérenniser la «journée EGIDE»
- Transmettre une expérience forte
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le temps
A retenir...
Gestion et maîtrise
d’une importante contrainte :
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Deux étapes: Le choix du thème et des auteurs
La communication avec les auteurs
AUTEURS
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Le temps des choix:
• De début novembre à début décembre
• Deux recherches en parallèle: un thème et des auteurs
• Nos pistes de recherche: - Listes de diffusion
- Conférences
- Sites d’éditeurs
- Sites de librairies
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Plusieurs thèmes apparaissent: portails d’entreprise, gestion de contenu …
L’accord de notre client
Choix définitif du Knowledge Management…… et d’une liste d’auteurs à contacter
Les choixAUTEURS
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Appels à contribution auprèsdes spécialistes du KM
• 28 auteurs identifiés• Envoi du 1er mail le 27 novembre 2002• 16 réponses• Fin de la sélection : le 03 janvier 2003
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La Dream Team de la journée EGIDE
• Les conférenciers– Jean-Yves Prax– Gilles Balmisse– Patrick Bouvard et Patrick Storhaye– Eunika Mercier-Laurent
• Et le modérateur– Dominique Cotte
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1ère phase de communication
• Sujet de leur intervention– Définition du périmètre – Degré de spécialisation du discours
• Modalités pratiques– Avantages offerts en cas de participation– Un gage de qualité : l’accueil du CETE
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Problèmes rencontrés
• Risques budgétaires
• Aucune confirmation écrite de la venue des auteurs
• Risques liés à la communication par mail
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2ème phase de communication
• Règlement des détails pratiques
• Définition plus précise du sujet d’intervention
• Communication enrichissante– Dialogue autour de notre vision du KM– Echange d’opinions sur les ouvrages
des auteurs– Conseils organisationnels
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Apports de cette communication
• Communication toujours effective• Contacts précieux• Aide à la recherche de stage !
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COMMUNICATION
«A notre époque où on parle tant de communication, la vraie communication est poétique»
Robert SABATIER
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Les niveaux de communication
Communication Interne
Diffusion
deL’évènement
Communication auteurs
Communication entreprises / outils
Communication entreprises /
témoins
InvitationsEntreprises
InvitationsInstitutionsCommunication anciens /
nouveaux élèves
Presse & média
AvantAvant AprèsAprès
Presse & média
Diffusion / réception des retours
Communication Intervenants
Présentation du projet
implication
+
-
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Moyens de communication
• Site Internet• Plaquette• Dossier de presse• Mails• Listes de diffusion• Média traditionnels
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Différents pôles de communication
• Les auteurs • Les invités • Le « grand public »• Les entreprises intervenantes• Les anciens étudiants• La communication interne
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Les entreprises intervenantes
• Entreprises de démos• « Entreprises-témoins » :
Deux intérêts différents, une communication différente.
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Les invités
• Les institutions, les entreprises régionales
• Le « grand public »• Les anciens élèves du dess sid
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Communication après l’événement
• Retours sur la journée• Mise à disposition des supports
d’intervention
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FINANCEMENT DU PROJET
Au commencement du projet, nous avions des idées…
Mais pas d’argent.
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Une recherche méthodique...– Recherche des organismes à contacter– Recherche d’informations et de contacts– Préparation des argumentaires
Le travail de toute une équipe
Un outil de suivi utile : le tableau récapitulatif
La recherche de partenairesEntreprise /institution
Contact /Service
Numéro tel Présentation service /institution
Démarche Résultat / suite àdonner
InstitutionsCETE(Centred’étudesTechniques del’Equipement)
JacquesSoubeiran(dir.)
JacquesWeber (resp.dép.informatique)
03.20.49.60.00(standard)
2, rue deBruxelles – BP275 – 59019Lile Cedex
Le CETE travaille encollaboration avec l’UFR IDISTet accueille chaque année un ouplusieurs stagiaires de DESSSID
A.Gauthier et D. Cotte se sontproposés comme intermédiaires.Pour obtenir : une salle
un soutien techniqueune intervention
La salle a étéobtenue en passantpar l'intermédiairede D. Cotte
Citéapprenante
PhilippeBlanchard
[email protected], rue EugèneJacquet – Sacpostal 15 –59708.000Marcq enBaroeul
Prendre contact pour un prêt de salle N'a pas été contacté: procédureabandonnée quandla salle a été trouvéeau CETE
ConseilGénéral
Départementsubventions
03.20.63.59.59(standard)
NB : Compétencesdépartementales : culture, social
7.11.02Envoyer un courrier motivé auprésident du CG (présentationassociation et projet) à M lePrésident – Hôtel du département –51 rue Gustave Delory – 59 047Lille cedex. Joindre au courrier uneéventuelle plaquette de présentationde l’événement.Permettra de recevoir un dossier dedemande de subventionsDossier à envoyer
Dossier envoyé.Pas obtenu deréponse
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Organismes contactésPeu d’organismes contactés pour un
financement...– Fonds de professionnalisation (15.12.02)– FAVE-FSDEI (15.01.03)– Conseil régional
Beaucoup pour la salle...– Mairie de Lille– Maison de la recherche– Cité des sciences, etc.
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ENFIN DES SUBVENTIONS...
FSDIE Lille 3
Fonds de professionnalisation de Lille 3
3000,00 €
1917,00€
4 917,00 €
… MAIS POUR UNE PART INEXPLOITABLES
Au final :
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Nature Montant
Recettes
Communication
Logistique
Hébergement Hotel IBIS (hébergement 2 auteurs) 163,10 €
473,12 €Fonds de
professionnalisation
FSDIE
Repas du soir (2 auteurs) 40,00 €
Invitation des intervenants et des auteurs au déjeuner (restaurant)
370,50 €
Café, gateaux, boissons (pauses) 90,14 €Restauration
Cocktail de clôture de la journée (Traiteur Delbé)
473,12 €
2 213,93 € Total dépenses
Tickets de métro (auteurs) 10,00 €
Train ( transport en première classe des auteurs) 5 aller-retour Paris-Lille
495,60 €
Transport
Cartouche encre, étiquettes … 34,68 €
Badges 76,00 €Petit matériel
Photocopies couleur affiches 12,80 €
Coût d'impression des 500 plaquettes (Imprimeur : Action graphique)
406,64 €
Imprimerie
Cocktail de clôture de la journée (Traiteur Delbé)
473,12 €
1 740,81 €
Total recettes 2 213,93 €
BUDGET final
Envoi billets de train en recommandé 9,15 €
Envoi des plaquettes par la poste 32,20 €Courrier
14 522,43
francs
14 522,43
francs
Nature Détails Montant
Dépenses
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Bilan d’une expérience• Manque de temps
– Des démarches à faire longtemps à l’avance
– Peu d’arguments à développer
• Manque d’expérience– Une méconnaissance des organismes à
contacter– Une méconnaissance des démarches à
accomplir
• Intérêt de la capitalisation
![Page 34: Projet Profusion Les coulisses de la journée EGIDE DESS SID – 2002/2003](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/551d9da5497959293b8d7432/html5/thumbnails/34.jpg)
CAPITALISATION
Un volet capital du projetUne démarche cohérente avec la démarche de pérennisation des journées EGIDE / PromidéeUn outil indispensable pour capitaliser et transmettre une partie de l’expérience acquise
![Page 35: Projet Profusion Les coulisses de la journée EGIDE DESS SID – 2002/2003](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/551d9da5497959293b8d7432/html5/thumbnails/35.jpg)
RETOUR SUR LE PROJET
Pourquoi ce retour ?
Objectif pédagogique
Apports du projet
![Page 36: Projet Profusion Les coulisses de la journée EGIDE DESS SID – 2002/2003](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/551d9da5497959293b8d7432/html5/thumbnails/36.jpg)
L’équipe : 8 personnes
Des avantages… :
o Une équipe très soudée
o Du travail pour tous
Et des inconvénients
o Profusion / Promidée : 2 équipes
o Du travail plus qu’il n’en faut
o Une communication dans l’urgence
RETOUR SUR LE PROJET
![Page 37: Projet Profusion Les coulisses de la journée EGIDE DESS SID – 2002/2003](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/551d9da5497959293b8d7432/html5/thumbnails/37.jpg)
Le management de projet, c’est :
Prendre le temps de se poser
Savoir se remettre en question
S’adapter aux contraintes et opportunités
RETOUR SUR LE PROJET
![Page 38: Projet Profusion Les coulisses de la journée EGIDE DESS SID – 2002/2003](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/551d9da5497959293b8d7432/html5/thumbnails/38.jpg)
Et si c’était à refaire ?
RETOUR SUR LE PROJET
![Page 39: Projet Profusion Les coulisses de la journée EGIDE DESS SID – 2002/2003](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/551d9da5497959293b8d7432/html5/thumbnails/39.jpg)
«Mon projet préféré, c ’est le prochain»
Frank Lloyd Wright,Architecte américain