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Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.1
ÍNDICE
MACROPROCESSO COMPRAS .......................................................................... 2
MACROPROCESSO COMUNICAÇÃO .............................................................. 21
MACROPROCESSO CONTROLES INTERNOS ................................................ 35
MACROPROCESSO FINANCEIRO CONTÁBIL ................................................. 54
MACROPROCESSO GERENCIAL ..................................................................... 79
MACROPROCESSO OUVIDORIA ...................................................................... 94
MACROPROCESSO PATRIMÔNIO E SERVIÇOS .......................................... 102
MACROPROCESSO RECURSOS HUMANOS ................................................ 123
MACROPROCESSO SINDICÂNCIA ................................................................. 179
MACROPROCESSO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ................................. 187
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.2
MACROPROCESSO COMPRAS
PROCESSO COMPRAS ....................................................................................... 3
PROCESSO LICITAÇÕES, CONTRATOS E CONVÊNIOS ................................. 9
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
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PROCESSO COMPRAS
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................... 4
OBJETIVO ............................................................................................................................... 5
DEFINIÇÕES ........................................................................................................................... 5
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................... 5
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ..................................................................................... 5
ANEXOS .................................................................................................................................. 8
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.4
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Laila de Sousa Barros Nome: Maristela Pinto Kliemann Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Secretária Cargo: Coordenadora
Administrativa Cargo: Presidente
Revisão: 20/09/2011 Data: 20/09/2011 Data:
PROCEDIMENTO PADRÃO
COORDENADORIA ADMINISTRATIVA
PR-COADM 001 - COMPRAS
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
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OBJETIVO
Descrever as atividades relacionadas às compras com a finalidade de atender as necessidades das unidades do TCE.
DEFINIÇÕES
- COADM: Coordenadoria Administrativa.
- DIGAF: Diretoria Geral de Administração e Finanças.
- DIOAF: Diretoria de Orçamento, Administração e Finanças.
- ASPRE: Assessoria Especial do Gabinete da Presidência.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Lei nº 8.666/93.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Unidades do TCE
Solicita a compra
de materiais ou
serviços.
- As Unidades do TCE, por meio de formulário
eletrônico previamente autorizado pela DIGAF,
solicitam (materiais e/ou serviços) diretamente ao
Setor de Compras;
- Cada solicitação deverá ter como anexo um termo
de referência ou projeto base no qual conste a
justificativa da necessidade, o detalhamento do
objeto conforme especificado no Catálogo de
Materiais e Serviços disponíveis através de banco
de dados, a quantidade necessária, o prazo mínimo
previsto para o atendimento da necessidade e
demais informações pertinentes visando
caracterizar adequadamente o objeto, cujas
informações devem assegurar a viabilidade técnica
da aquisição, possibilitar a avaliação do custo
estimado, definição dos métodos de aquisição e
prazo;
- Os materiais ou serviços não elencados em
Catálogo serão analisados à parte e após
devidamente caracterizados, integrados ao
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
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Catálogo de Materiais e Serviços do banco de
dados;
- A Divisão de Material e Patrimônio atenderá ao
pedido quando se tratar de material disponível em
almoxarifado ou encaminhará ao setor competente
para informar a disponibilidade orçamentária
financeira.
2. Coordenadoria
Administrativa Cota preços
- Após o recebimento eletrônico do processo de
compras, o servidor responsável pela cotação
iniciará a pesquisa interna de preços utilizando o
banco de dados (catálogo de fornecedores de
materiais, produtos e serviços) para realizar as
cotações;
- A seleção de fornecedores deverá respeitar os
critérios de preço e qualidade esperados pelo TCE;
- Após o recebimento de no mínimo 03 (três)
propostas de preços, o servidor deverá preencher
em sistema o detalhamento dos valores
apresentados e também a média de preço
encontrada para aquisição do objeto;
- Este serviço deverá ser executado em até 10 (dez)
dias úteis.
3. Unidades do TCE Analisa cotações
- As Unidades do TCE verificam os preços e a
qualidade dos materiais/produtos e serviços cotados
pelo setor de compras;
- Após a análise das cotações apresentadas, a
unidade solicitante deverá registrar o aceite quanto
à continuidade do andamento do processo via o
sistema workflow;
- Este serviço deverá ser executado em até 02
(dois) dias úteis.
4.
Diretoria de
Orçamento,
Administração e
Finanças
Realiza a reserva
orçamentária
- O departamento financeiro verificará a
disponibilidade orçamentária e financeira para
aquisição do pedido;
- Poderá propor ajustes orçamentários quando
necessário;
- Indicará os recursos orçamentários disponíveis
para o pagamento da despesa bem como a
classificação funcional programática e categoria
econômica;
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- Efetuará a reserva orçamentária;
- O Sistema de Controle de Processos (workflow)
deverá conter campos específicos para visualizar as
reservas orçamentárias em andamento com suas
respectivas destinações;
- Este serviço deverá ser executado em até 02
(dois) dias úteis.
5. Gabinete da
Presidência Autoriza
- O Gabinete da Presidência receberá via e-mail um
comunicando informando sobre a existência de uma
solicitação no sistema workflow a ser aprovada pelo
Presidente ou Diretor Geral;
- A autoridade superior acessará o sistema de
workflow para analisar a solicitação e viabilizar a
autorização da mesma de acordo com o seu nível
de alçada;
- Será responsabilidade do Presidente, autorizar as
despesas com valores estimados acima de R$
80.000,00 (oitenta mil reais) para compras e
serviços gerais nos termos do art. 23, II, “a” da Lei
8.666/93 e acima de R$ 150.000,00 (cento e
cinqüenta mil reais) para obras e serviços de
engenharia nos termos do art. 23, I, ”a” da Lei
8.666/93;
- Para valores inferiores, o sistema
automaticamente encaminhará a solicitação para a
alçada inferior, porém, com liberação de acesso e
autorização também pelo Presidente;
- Este serviço deverá ser executado em até 02
(dois) dias úteis.
6.
Assessoria Especial
do Gabinete da
Presidência
Elabora o parecer
jurídico
- A ASPRE realizará a análise jurídica da solicitação
com vistas ao enquadramento da situação, sob o
ponto de vista do valor estimado, da destinação, e
da viabilidade/inviabilidade da competição;
- Será realizado a justificativa da situação, com
vistas ao atendimento do art. 26, caput e parágrafo
único e ainda seus incisos I a IV, da Lei 8.666/93 no
que couber;
- Este serviço deverá ser executado em até 05
(cinco) dias úteis.
7. Diretoria de Empenha a - Nos casos previstos nos incisos I (valor de até R$
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Orçamento,
Administração e
Finanças
despesa 15.000,00 (quinze mil reais) para obras e serviços
de engenharia) e II (valor de até R$ 8.000,00 (oito
mil reais) para outros serviços e compras) do art. 24
da Lei 8.666/93, as solicitações devidamente
justificadas devem ser encaminhados diretamente à
Diretoria de Orçamento e Finanças para empenho;
- Este serviço deverá ser executado em até 02
(dois) dias úteis.
ANEXOS
N/A.
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Processos MANUAL DE NORMAS
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PROCESSO LICITAÇÕES, CONTRATOS, E CONVÊNI OS
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 10
OBJETIVO ............................................................................................................................. 11
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 11
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 11
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 11
PROCESSO DE LICITAÇÕES............................................................................................... 12
PROCESSO DE CONTRATOS ............................................................................................. 17
PROCESSO DE CONVÊNIOS .............................................................................................. 19
ANEXOS ................................................................................................................................ 21
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PROCEDIMENTO PADRÃO
COORDENADORIA DE LICITAÇÕES CONTRATOS E CONVÊNIOS
PR-COLCC 001 – LICITAÇÕES, CONTRATOS E CONVÊNIOS
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Maria dos Anjos Barbosa
Chaves Nome: João Carlos Ribeiro
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Assistente de Controle
Externo
Cargo: Coordenador de
Licitações, Contratos e
Convênios
Cargo: Presidente
Data: 21/09/2011 Data: 21/09/2011 Data:
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OBJETIVO
Descrever as atividades desenvolvidas pela Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios, com a finalidade de atender as demandas de aquisições e serviços deste TCE.
DEFINIÇÕES
- COLCC: Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios.
- COOFI: Coordenadoria de Orçamento e Finanças.
- ASPRE: Assessoria Especial do Gabinete da Presidência.
- COADM: Coordenadoria Administrativa.
- DIGAF: Diretoria Geral de Administração e Finanças.
- DIOAF: Diretoria de Orçamento, Administração e Finanças.
- COPRO: Coordenadoria de Protocolo Geral.
- ASCOM: Assessoria de Comunicação.
- CPL: Comissão Permanente de Licitação.
- Workflow: termo em inglês que traduz fluxo de trabalho.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Lei 10.520/02 (Pregão);
- Decreto 3.555/2000 (Pregão);
- Decreto 3.931/2001(Pregão – Registro de Preço);
- Decreto 5.450/2005 (Pregão Eletrônico);
- Lei. 8.666/93 (Lei de Licitações);
- IN nº 02/2008, que dispõe sobre normas a serem observadas pelos Poderes e Órgãos do Estado e
Municípios, da Administração Direta e Indireta, incluídas as fundações públicas e os fundos, na
aplicação da Lei Federal nº. 8.666/93, 8.987/95, 10.520/02, 11.079/04, 11.107/05;
- IN nº 10/2008, que institui e regulamenta o SICAP-LO (Sistema Integrado de Controle e Auditoria
Pública – Licitações e Obras), no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins e dispõe
sobre a remessa de dados de Procedimento Licitatórios e informações sobre as obras e serviços de
engenharia por meio eletrônico com a assinatura digital, pelos órgãos da administração direta e
indireta do Estado e Municípios.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
Procedimento:
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PROCESSO DE LICITAÇÕES
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Unidades do
TCE
Aquisição de Material
ou Serviços
- As Unidades Administrativas do TCE/TO, por meio de
formulário eletrônico, solicitam (materiais e/ou serviços)
diretamente à DIGAF;
- Cada solicitação deverá ter como anexo um termo de
referência ou projeto básico no qual conste a justificativa
da necessidade, o detalhamento do objeto conforme
especificado no Catálogo de Materiais e Serviços da
Coordenadoria Administrativa/Setor de Compras, a
quantidade necessária, o preço estimado, o prazo
mínimo previsto para o atendimento da necessidade e
demais informações pertinentes visando caracterizar
adequadamente o objeto da necessidade, cujas
informações devem assegurar a viabilidade técnica da
aquisição, possibilitar a avaliação do custo estimado,
definição dos métodos de aquisição e prazo;
- Os materiais ou serviços não elencados em Catálogo
serão analisados à parte e após devidamente
caracterizados, integrados ao Catálogo de Materiais e
Serviços do Setor de Compras;
- A Coordenadoria de Material e
Patrimônio/Almoxarifado atenderá ao pedido quando se
tratar de material disponível em almoxarifado ou
encaminhará ao setor competente para informar a
disponibilidade orçamentária e financeira.
2.
Diretoria Geral
de
Administração
e Finanças
Aprova a Solicitação
- A “Alta Administração” recebe e-mail comunicando a
pendência de uma solicitação no sistema workflow a ser
aprovada pelo Presidente;
- Autoridade superior acessa o sistema de workflow
para analisar a solicitação e autorização da mesma;
- Autoriza a solicitação para os valores que estejam de
acordo com o seu nível de alçada;
- Nos casos de valores que ultrapassarem R$
150.000,00 (cento e cinqüenta mil reais), essas
solicitações deverão ser autorizadas pela Presidência
do TCE/TO;
- A Presidência do TCE/TO terá acesso ao sistema
workflow para autorizar qualquer valor.
3. Coordenadoria Cota Preços - Após o recebimento eletrônico do processo de
compras, o servidor responsável pela cotação iniciará a
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Administrativa Eletrônico pesquisa interna de preços utilizando o banco de dados
(catálogo de fornecedores de materiais, produtos e
serviços) para realizar as cotações.
- A seleção de fornecedores deve respeitar os critérios
de preço e qualidade esperados pelo TCE;
- Após o recebimento de no mínimo 3 (três) propostas
de preços, o servidor deverá preencher em sistema o
detalhamento dos valores apresentados e também a
média de preço encontrada para aquisição do objeto.
4.
Coordenadoria
de Orçamento
e Finanças
Realiza a Reserva
Orçamentária
- Verifica a disponibilidade orçamentária e financeira;
- Propõe ajustes orçamentários, se necessário;
- Indica os recursos orçamentários disponíveis para o
pagamento da despesa – Classificação funcional
programática e categoria econômica;
- Efetua reserva orçamentária.
5.
Assessoria
Especial do
Gabinete da
Presidência
Justifica a Dispensa
ou Inexigibilidade
- Analisa a solicitação com vistas ao enquadramento da
situação, sob o ponto de vista do valor estimado, da
destinação, e da viabilidade/inviabilidade da
competição;
- Justifica a situação, com vistas ao atendimento do
art.26, caput e parágrafo único e ainda seus incisos I a
IV, da Lei nº 8.666/93 no que couber;
- Nos casos previstos nos incisos I valor de até R$
15.000,00 (quinze mil reais) para obras e serviços de
engenharia) e II valor de até R$ 8.000,00 (oito mil reais)
para outros serviços e compras, do art. 24 da Lei nº
8.666/93, as solicitações devidamente justificadas
devem ser encaminhadas diretamente à COOFI para
empenho.
6.
Assessoria
Especial do
Gabinete da
Presidência
Ratifica o Ato de
Dispensa ou
Inexigibilidade
- Examina a justificativa de dispensa ou inexigibilidade;
- Ratifica a situação de dispensa ou inexigibilidade,
emitindo um termo de ratificação;
- Devolve processo à COLCC/ CPL para publicação.
7.
Coordenadoria
de Licitações,
Contratos e
Convênios
Publica o Termo de
Ratificação da
Dispensa/Inexigibilid
ade
- Encaminha arquivo contento o termo de ratificação
para a imprensa oficial;
- Acompanha a publicação on-line;
- Anexa o comprovante de publicação impresso ao
processo físico e o comprovante digitalizado ao sistema
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Processos MANUAL DE NORMAS
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do workflow;
- Informa o procedimento de dispensa e/ou
inexigibilidade no sítio do TCE-TO licitações web – com
vistas ao atendimento das Legislações de Licitações e
Contratos.
8.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Elabora Minuta
- Analisa o termo de referência do material e/ou serviço
solicitado;
- Solicita informações complementares do requisitante,
se for o caso;
- Verifica a modalidade de licitação aplicável;
- Anexa aos autos cópia da portaria de nomeação da
CPL ou do (a) pregoeiro (a), conforme o caso;
- Elabora a minuta do edital.
8.1
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Elabora Minuta de
Contrato
- Elabora minuta de contrato e/ou instrumento
equivalente, se cabível;
- Encaminha minuta de contrato, se houver, à ASPRE
com vistas ao atendimento do art. 38, parágrafo único
da Lei nº 8.666/93 (prévio exame e aprovação de
minutas).
9.
Assessoria
Especial do
Gabinete da
Presidência
Examina e Aprova
as Minutas
- Examina as minutas com vistas ao controle preventivo
da legalidade, em atendimento do art. 38, parágrafo
único da Lei 8.666/93;
- Recomenda alterações ou adequações, caso em
desacordo com a lei;
- Chancela as minutas;
10.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Publica Editais,
Avisos e Extratos
- Promove as alterações ou adequações eventualmente
recomendadas pela ASPRE;
- Data e assina a minuta do edital, fixando as datas de
abertura do certame e de recebimento das propostas;
- Elabora extrato do edital;
- Encaminha arquivo contento o extrato do edital para a
imprensa oficial, para publicação em jornal de circulação
local/regional/nacional e fixa aviso de licitação nos
murais do TCE-TO;
- Acompanha a publicação on-line;
- Anexa o comprovante de publicação impresso ao
processo físico e o comprovante digitalizado ao sistema
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Processos MANUAL DE NORMAS
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de workflow;
- Informa a licitação no site do TCE-TO – Licitações;
- Publica no SICAP/LO.
11. Empresas (Licitantes)
Enviam
Documentos/Propos
tas
- Na data marcada no edital, as empresas (Licitantes)
encaminham seus documentos/propostas em envelopes
lacrados endereçados à CPL ou ao(à) Pregoeiro (a),
comparecem pessoalmente para entregá-los, ou ainda
acessam o site respectivo para encaminhamento on-
line, dependendo da modalidade de licitação escolhida;
- Se via correio, os invólucros serão recebidos na
COPRO do TCE-TO e encaminhados ao destino;
- Se pessoalmente, os representantes das empresas
(Licitantes) munidos de suas respectivas credenciais se
apresentam à CPL ou ao (à) Pregoeiro (a) para
participar da sessão pública de licitação;
- Se on-line, as empresas (Licitantes) devem acessar o
sítio indicado no edital e encaminhar suas
propostas/documentos.
12.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Analisa
Documentos/
Propostas
- Credenciamento em sistema eletrônico de licitação das
empresas (Licitantes) presentes, em se tratando de
modalidade presencial;
- Entra no sistema de licitações on-line, para
recebimento de propostas, caso se trate de modalidade
eletrônica;
- Verifica a inviolabilidade dos envelopes de
documentos/propostas, demonstrando aos presentes,
na modalidade presencial;
- Inicia a abertura dos envelopes/propostas;
- Rubrica os documentos;
- Analisa os documentos/propostas para verificação de
atendimento do edital.
13.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Habilita/ Classifica
Licitante
- Verificação do atendimento dos requisitos do edital;
- Elaboração de ata contendo os nomes dos
participantes e seus representantes legais e resultado
da análise dos documentos/propostas;
- Habilitação/Classificação de licitantes;
- Ciência do conteúdo da ata habilitação/classificação
aos proponentes.
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13.1
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Inabilita/Desclassific
a Licitante
- Verificação do atendimento dos requisitos do edital;
- Elaboração de ata contendo os nomes dos
participantes e seus representantes legais e resultado
da análise dos documentos/propostas;
- Inabilitação/Desclassificação de licitantes;
- Ciência do conteúdo da ata aos proponentes.
14.
Assessoria
Especial do
Gabinete da
Presidência
Valida a Decisão
- Analisa as razões, contra razões e informações de
recurso;
- Valida a decisão da CPL/Pregoeiro (a).
14.1
Assessoria
Especial do
Gabinete da
Presidência
Reconsidera a
Decisão
- Verifica a tempestividade e cabimento do recurso;
- Recebe recurso;
- Elabora oficio de encaminhamento de recurso aos
demais licitantes;
- Encaminha recurso aos demais licitantes, com prazo
legal para resposta;
- Aguarda o prazo legal;
- Analisa razões e contra razões do recurso;
- Reconsidera a decisão.
15.
Assessoria
Especial do
Gabinete da
Presidência
Altera Decisão
- Analisa as razões, contra razões e informações de
recurso;
- Profere novo julgamento, alterando a decisão da
CPL/Pregoeiro.
16.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Declara Vencedor
- Elabora ata de resultado final, relatando a ocorrência
do recurso, as contra razões, a decisão da
CPL/Pregoeiro, a validação ou alteração da decisão
pela autoridade superior e o resultado final;
- Declara o vencedor na própria ata.
17.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Adjudica o Objeto
- Elabora termo de adjudicação do objeto, contendo
nome e dados do vencedor, objeto licitado detalhado
com especificação, quantitativos e valor adjudicado.
- Encaminha processo à ASPRE para análise e
confirmação da legalidade do processo.
- Se necessário a CPL/Pregoeiro (a) providencia o
saneamento do processo.
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18.
Assessoria
Especial do
Gabinete da
Presidência
Homologa
Resultado Final
- Elabora termo de homologação de licitação;
- Assina termo de homologação;
- Devolve processo a CPL/Pregoeiro.
19.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Publica Resultado
Final
- Publica os atos finais pela CPL-TCE/TO;
- Publica no SICAP/LO.
20.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Formaliza Contrato
- Elabora contrato ou instrumento equivalente, de forma
fidedigna com o resultado do certame;
- Data o contrato ou instrumento equivalente;
- Convoca o contratado para assinar o contrato ou
instrumento equivalente, no prazo contratual;
- Aguarda decurso do prazo;
- Providencia a coleta de assinatura do Ordenador de
Despesas do TCE/TO;
- Providencia a coleta de assinatura do fornecedor.
PROCESSO DE CONTRATOS
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1.
Assessoria Especial do Gabinete da Presidência
Assina Contrato
- Analisa o contrato e assina o mesmo;
- Devolve processo á CPL/Pregoeiro para publicação.
2.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Publica Extrato de
Contrato
- Elabora extrato (resumo) do contrato;
- Observa o prazo legal de publicação;
- Encaminha arquivo contento o extrato do contrato para a
ASCOM;
- Acompanha a publicação online;
- Após concretizar-se a publicação, anexa o comprovante
impresso ao processo físico e o comprovante digitalizado
ao sistema workflow.
3.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Encaminha cópia
do Contrato ao
Requisitante e o
Processo à
Diretoria de
- Providencia cópia do contrato;
- Encaminha cópia do contrato ao setor requisitante, com
vista ao acompanhamento da execução contratual;
- Comprova nos autos o envio dos documentos e
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Orçamento e
Finanças
recebimento pelo setor requisitante;
- Encaminha o processo à Diretoria de Orçamentos e
Finanças;
- Encaminha memorando informando os contratos para a
nomeação de gestores.
4. Gestor do
Contrato
Acompanhamento
da Execução
Contratual
- COLCC abre arquivo provisório para o gestor do contrato
e proposta da contratada, se houver;
- Acompanha a execução contratual, fiscalizando e
propondo junto ao contratado as correções cabíveis;
- Procede à realização de anotações em campo próprio do
sistema, acerca de todas as interveniências junto ao
contratado, para posterior avaliação do cumprimento do
contrato em face das políticas e normas internas do TCE e
da legislação aplicável;
- Encaminha notificação ao contratado, se necessário,
acerca de descumprimento do contrato;
- Requer a aplicação de penalidades contratuais em casos
de descumprimento;
- Solicita alterações contratuais (se necessário)
devidamente motivadas;
- Encaminha à ASPRE os casos de necessidade de
execução judicial do contrato.
5.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Elabora Aditivos
- Elabora minuta de aditivo com as modificações
autorizadas;
- Verifica a manutenção das condições e obrigações
assumidas pelo contratado (condições de habilitação e
qualificação exigidas na licitação);
- Atualiza as certidões de regularidade junto à Receita
Federal, ao FGTS e à Previdência Social, e as demais
condições de habilitação e qualificação que se fizerem
necessárias;
- Convoca o contratado para assinar o termo aditivo,
fixando o prazo de assinatura;
- Aguarda decurso de prazo.
6.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Presidência e
Empresa
(Licitante)
analisam e
- Analisa e assina o aditivo;
- Devolve o aditivo à CPL/Pregoeiro para publicação.
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assinam
7.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Publica o
Extrato do Aditivo
- Elabora extrato do termo aditivo, contendo o resumo do
conteúdo do respectivo termo;
- Observa o prazo legal de publicação;
- Encaminha arquivo contento o extrato do termo aditivo
para a imprensa oficial.
- Acompanha a publicação online;
- Após concretizar-se a publicação, anexa o comprovante
impresso ao processo físico e o comprovante digitalizado
ao sistema workflow.
8.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Encaminha
Aditivo ao Gestor
e Empresa
- Providencia cópia do termo aditivo;
- Encaminha cópia do termo aditivo ao setor requisitante,
com vista ao acompanhamento da execução contratual;
- Comprova nos autos o envio e recebimento pelo setor
requisitante.
9.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Arquiva Cópia do
Contrato / Aditivo
- A cópia do contrato / aditivo é arquivada em meio
eletrônico e físico.
PROCESSO DE CONVÊNIOS
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade.
1. Unidade Interessada
Requer Convênio
- Elabora plano de trabalho que deverá conter no mínimo:
identificação do objeto a ser executado via convênio;
metas a serem atingidas; etapas ou fases de execução;
plano de aplicação de recursos financeiros e cronograma
de desembolso se houverem; e previsão de prazo de inicio
e fim ou de conclusão de etapas ou fases;
- Por meio de ofício propõe a celebração de convênio com
a entidade ou órgão de interesse, anexando o plano de
trabalho para análise pelo interessado;
- Aguarda resposta de Ofício.
2.
Assessoria Especial do Gabinete da Presidência
Administração e
Conveniados
Analisam a
Solicitação
- Análise do plano de trabalho;
- Proposta de adequação, se necessário, considerando
que nos convênios, em geral, os objetivos são recíprocos
e a cooperação é mútua;
- Solicita análise jurídica à luz da Lei 8.666/93.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.20
3. Coordenadoria de Orçamento e Finanças
Realiza a Reserva
Orçamentária
- Informa os recursos orçamentários disponíveis, com a
indicação da classificação funcional programática e da
categoria econômica;
- Devolve ao Gabinete da Presidência com vistas à autorização da despesa, se houver.
4.
Assessoria Especial do Gabinete da Presidência
Instrui o Processo
- Analisa a documentação pertinente com vistas à
verificação do atendimento da Lei 8.666/93 no que couber;
- Sugere adequações, se necessário, com vistas ao atendimento da Lei 8.666/93.
5.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Elabora Minuta de
Termo de
Convênio
- Elabora minuta de termo de convênio, com base no plano de trabalho previamente aprovado e nos termos da Lei 8.666/93, no que couber.
6.
Assessoria Especial do Gabinete da Presidência
Analisa e Aprova
as Minutas
- Examina minuta de termo de convênio com vistas ao
controle preventivo da legalidade, nos termos do art.38,
parágrafo único da Lei 8.666/93;
- Recomenda ajustes, se necessário, com vista ao controle
preventivo da legalidade;
- Aprova a minuta do termo de convênio.
7.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Formaliza o
Convênio
- Providencia as adequações recomendadas pela ASPRE
no original do termo de convênio;
- Data e imprime a quantidade de vias, conforme prevista
no próprio termo;
- Providencia a coleta de assinaturas das partes.
8.
Assessoria Especial do Gabinete da Presidência
Presidência e
Conveniados
Assinam
Convênio
- Providencia a assinatura do termo de convênio.
9.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Publica o Extrato
do Convênio
- Elabora extrato do convênio, contendo o resumo do
ajuste;
- Encaminha extrato para publicação na imprensa oficial;
- Acompanha a publicação on-line;
- Imprimi/salva comprovante de publicação para anexar aos autos principais.
10.
Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios
Entrega as Vias
do Convênio ao
Conveniado
- Encaminha uma via do termo de convênio ao conveniado, acompanhada do competente plano de trabalho.
11. Coordenadoria de Licitações,
Arquiva uma Via
do Convênio
- Encaminha o processo do convênio à Secretaria Administrativa com vistas ao acompanhamento e arquivo
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.21
Contratos e Convênios
provisório.
ANEXOS
N/A.
MACROPROCESSO COMUNICAÇÃO
PROCESSO SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES ............................................. 22
PROCESSO INSTITUCIONAL ............................................................................ 27
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.22
PROCESSO SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 23
OBJETIVO ............................................................................................................................. 24
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 24
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 24
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 24
ANEXOS ................................................................................................................................ 26
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.23
PROCEDIMENTO PADRÃO
ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO
PR-ASCOM 002 – COMUNICAÇÃO - SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Lauri Meyer Nome: Lauri Meyer Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Analista de Controle
Externo
Cargo: Analista de Controle
Externo Cargo: Presidente
Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.24
OBJETIVO
Especificar os procedimentos a serem adotados no atendimento às solicitações de informação encaminhadas ao Tribunal de Contas pelos veículos de comunicação, com a finalidade de agilizar e dar pleno cumprimento às demandas recebidas, seguindo a política adotada pelo TCE de manter um bom relacionamento com a imprensa.
DEFINIÇÕES
- Deadline: Horário limite que os veículos de comunicação adotam para a finalização de matérias e/ou fechamento da edição.
- Clipping: Acompanhamento e seleção das notícias e informações divulgadas pelos diversos veículos de comunicação, que tenham relação direta ou indireta com o órgão.
- ASCOM: Assessoria de Comunicação.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Resolução Administrativa n° 03/2009, de 05 de agosto de 2009 (Dispõe sobre as atribuições que compõe a estrutura do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins, especificamente, os Órgãos Superiores e de Assessorias, o Instituto de Contas e os Serviços Técnicos de Fiscalização e de Administração e as funções auxiliares).
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Imprensa Solicita
Informações
- As demandas de informações e/ou agendamento de
entrevistas são encaminhadas pelos diversos veículos de
comunicação, geralmente via telefone e/ou e-mail.
Somente em casos polêmicos e controversos é exigida
que a demanda seja encaminhada oficialmente e por
escrito, mas sempre atentando para a agilidade no
atendimento às solicitações;
- Todas as demandas dos veículos devem,
necessariamente, ser encaminhadas à ASCOM, não
sendo admitidas as tratativas diretas com os setores do
TCE.
2. Assessoria de
Comunicação
Recebe a
Demanda e Solicita
Informações
- Uma vez recebida a demanda, a ASCOM avalia o teor
da solicitação. Caso sejam informações de domínio
comum, a própria ASCOM atende a demanda. Do
contrário, é levada ao conhecimento da Alta
Administração do TCE e então são solicitadas as
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.25
informações técnicas da unidade responsável.
3. Unidades
Fornecem
Informação
- A Unidade do TCE responsável pela área fornece as
informações técnicas solicitadas, o que deve ser feito de
forma ágil, considerando o deadline dos veículos de
comunicação.
4. Assessoria de
Comunicação
Atende a
Solicitação de
Informação
- De posse das informações, a ASCOM avalia junto à
Alta Administração a melhor forma de atender a
demanda, tanto no que se refere ao teor, quanto no que
diz respeito ao instrumento a ser utilizado – contato
telefônico, e-mail, release, nota oficial ou comunicado.
5. Imprensa Divulga a
Informação
- A imprensa divulga as informações no contexto da
pauta apurada e de acordo com seus critérios editoriais.
A ASCOM não tem controle sobre essa etapa e nem
sobre o espaço dado a determinado assunto, embora
caiba ao assessor de imprensa empreender tratativas
para o melhor aproveitamento do tema, sob o ponto de
vista institucional.
6. Assessoria de
Comunicação
Analisa o Teor da
Comunicação
- Após a publicação, a ASCOM analisa o teor da matéria
ou reportagem. Caso as informações não estejam de
acordo com o que foi encaminhado, ou seja, dada uma
conotação claramente voltada para denegrir o órgão,
seus dirigentes ou servidores, a ASCOM, juntamente
com a Alta Administração do TCE, avalia a necessidade
de resposta.
7. Assessoria de
Comunicação
Define a Instância
da Resposta
- A ASCOM e a Alta Administração do TCE definem a
estratégia da resposta e qual a instância que deverá
assumir a responsabilidade: a instituição como tal, o
Presidente ou membro da Alta Administração do TCE ou
ainda a própria ASCOM.
8. Assessoria de
Comunicação
Responde ao
Veículo que
Comunicou
- As respostas aos veículos normalmente são
encaminhadas via nota oficial, redigidas segundo
critérios específicos para esse tipo de instrumento de
comunicação. Cabe ao assessor de imprensa tentar
evitar, na medida do possível, que a resposta cause
atritos com o veículo ou com os profissionais da
imprensa, pois isso pode gerar resultados ainda mais
negativos.
9. Imprensa Divulga a
Informação
- O veículo divulga a resposta de acordo com seus
critérios editoriais e não tem obrigação legal de publicar
o inteiro teor, exceto quando se trata de direito de
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.26
resposta concedido por via judicial, o que só deve ser
utilizado em casos muito extremos. Acionar a imprensa
na justiça normalmente traz mais contratempos do que
soluções. Nesse contexto, é substancial o papel do
assessor de imprensa para intermediar as relações entre
a instituição e os veículos de comunicação.
10. Assessoria de
Comunicação
Elabora Relatório
de Clipping
- Todas as publicações que fazem referência direta ou
indireta ao TCE são arquivadas na ASCOM e seus
dados são inseridos no relatório mensal de clipping.
Nesse documento constam dados como o nome do
veículo, data da publicação, tamanho em centímetros da
coluna, no caso dos impressos, número de linhas, para
os digitais, e tempo de duração, para os arquivos de TV
e rádio. Também é registrado se a publicação teve
origem em release da ASCOM e qual a conotação dada,
se negativa ou positiva para o TCE.
11. Assessoria de
Comunicação
Analisa o
Resultado de Mídia
- A ASCOM acompanha diariamente o resultado das
publicações na imprensa, e, mensalmente, após a
conclusão do Relatório de Clipping, é feita uma análise
mais aprofundada, segundo os parâmetros da
comunicação comparada.
- Essa análise permite definir ou reformular estratégias
no relacionamento institucional do TCE com os veículos
de comunicação e no atendimento das solicitações da
imprensa.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.27
PROCESSO COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 28
OBJETIVO ............................................................................................................................. 29
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 29
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 29
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 29
ANEXOS ................................................................................................................................ 35
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.28
PROCEDIMENTO PADRÃO
ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO
PR-ASCOM 001 – COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Lauri Meyer Nome: Lauri Meyer Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Analista de Controle
Externo
Cargo: Analista de Controle
Externo Cargo: Presidente
Data: 11/10/2011 Data: 11/10/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.29
OBJETIVO
Especificar os procedimentos a serem adotados no planejamento e na execução das demandas de comunicação institucional, com o objetivo de atender plenamente as diretrizes contidas na política de comunicação adotada pelo TCE/TO.
DEFINIÇÕES
- Endomarketing: É a utilização de estratégias de marketing voltadas para o público interno, objetivando tornar a comunicação interna mais atraente e facilitar o entendimento e a memorização das informações.
- Briefing: Conjunto de informações necessárias para a elaboração de peças ou campanhas publicitárias. Deve situar o assunto dentro dos objetivos pretendidos e conter dados como problema a ser resolvido, produtos, quantitativos, público-alvo, prazos e custos.
- Clipping: Acompanhamento e seleção das notícias e informações divulgadas pelos diversos veículos de comunicação, que tenham relação direta ou indireta com o órgão.
- ASCOM: Assessoria de Comunicação.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Resolução Administrativa n° 03/2009, de 05 de agosto de 2009 - Dispõe sobre as atribuições que compõe a estrutura do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins, especificamente, os Órgãos Superiores e de Assessorias, o Instituto de Contas e os Serviços Técnicos de Fiscalização e de Administração e as funções auxiliares;
- Resolução Administrativa 06/2009, de 07 de outubro de 2009 - Cria o Comitê de Comunicação, aprova o Projeto de Identidade visual do TCE/TO, regulamenta o uso e aplicação da logomarca;
- Instrução Normativa N° 01/2008, de 07 de maio de 2008 – Aprova, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins, a instituição do Boletim Oficial do Tribunal de Contas;
- Portaria CCI N° 170, de 20 de janeiro de 2010 – normatiza as regras de elaboração e envio de documentos para publicação no Diário Oficial do Estado;
- Portaria nº 268, de 05 de outubro de 2009 – Define o cadastramento dos usuários do Sistema de Envio Eletrônico de Matérias – Incom;
- Portaria nº 188, de 07 de julho de 2011 – dispõe sobre normas de publicação no Diário Oficial da União.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Alta
Administração Define Diretrizes
para a
- As diretrizes gerais para a comunicação institucional
do TCE são definidas pela Alta Administração, com
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.30
Comunicação base na política de comunicação do órgão e nos
objetivos e metas estabelecidos no planejamento
estratégico.
- Também cabe à Alta Administração definir as
diretrizes orçamentárias e financeiras para o
investimento em comunicação, mediante a garantia
de inclusão de recursos específicos no Plano
Plurianual (PPA) e na Lei Orçamentária Anual (LOA).
2. Assessoria de
Comunicação
Planeja as Ações
de Comunicação
- Com base nas diretrizes definidas pela Alta
Administração, a ASCOM elabora o planejamento
anual das ações de comunicação institucional do
TCE, com a definição das metas físicas e financeiras
a serem alcançadas.
3. Comitê de
Comunicação
Delibera as Ações
de Comunicação
- O planejamento anual é submetido ao Comitê de
Comunicação, integrado por representantes das
principais áreas do TCE, a quem cabe deliberar sobre
o tema. O objetivo é garantir que as ações de
comunicação abranjam todas as áreas de atuação do
TCE.
4. Comitê de
Comunicação
Elabora e
Consolida
Calendário Único
de Eventos
- Ao Comitê de Comunicação também cabe elaborar
e consolidar calendário único de eventos do TCE,
tendo como base o planejamento elaborado pelas
Unidades do TCE, com vistas a evitar o conflito de
datas e de agenda das autoridades e do público-alvo
envolvido.
- As informações gerais do calendário deverão ser
disponibilizadas na intranet, para acesso do público
interno, com a definição dos setores responsáveis
pela organização de cada um dos eventos. Também
deverá ser elaborado link específico no site oficial
para os eventos externos confirmados.
5. Assessoria de
Comunicação
Planeja a Execução
das Demandas
- Cabe à ASCOM planejar a execução das demandas
de comunicação institucional, englobando as áreas de
cerimonial, relações públicas, publicidade, marketing,
assessoria de imprensa e publicações oficiais.
- O planejamento inclui a definição de produtos de
comunicação, a indicação de recursos financeiros, a
previsão de processo licitatório e de outros
procedimentos necessários para a efetiva execução
das demandas.
- No caso das publicações oficiais, há normas
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.31
específicas a serem seguidas no planejamento e
execução das demandas, conforme segue:
- As publicações no Boletim Oficial do
Tribunal de Contas seguem as
determinações contidas na Instrução
Normativa N° 01/2008, de 07 de maio de
2008.
- As publicações no Diário Oficial do Estado
(DOE) prescindem de cadastramento prévio
junto à Casa Civil de e-mail institucional dos
responsáveis pela remessa de matérias. As
publicações são disciplinadas pela Portaria
CCI N° 170, de 20 de janeiro de 2010.
Somente são enviados ao DOE os editais de
citação e intimação emitidos pela
Coordenadoria de Diligência, os relatórios
exigidos pela Lei de Responsabilidade
Fiscal, Portarias de nomeação de novos
servidores do TCE aprovados em concurso
público e eventuais avisos de licitação que
necessitem de tal publicação.
- As publicações no Diário Oficial da União
(DOU) são pagas e exigem contratação
prévia. Também necessitam do
cadastramento, via ofício, de um responsável
do TCE junto à Imprensa Nacional e do
recebimento de um certificado digital para o
envio das matérias via sistema. As normas
estão contidas na Portaria nº 268, de 05 de
outubro de 2009 e na Portaria nº 188, de 07
de julho de 2011, disponíveis no endereço
eletrônico www.in.gov.br, no link publicação
de matérias. Normalmente são enviadas ao
DOU avisos de licitação e extratos de
contratos que envolvam recursos federais ou
cujo valor exija tal publicação.
6. Assessoria de
Comunicação
Solicita
Detalhamento do
Conteúdo
- Caso a execução das demandas necessite de
informações de outros setores, a ASCOM deve
solicitá-las aos responsáveis, mediante contato direto,
para ações que necessitem de resposta imediata, por
e-mail, para questões que envolvam dados técnicos e
que necessitem de confirmação de envio e
recebimento, ou via memorando, quando se trata do
acesso a documentos e sistemas oficiais restritos.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.32
7.1 Alta
Administração
Prepara Conteúdo
Técnico
- As solicitações que envolvam o posicionamento
institucional do TCE são encaminhadas à Alta
Administração, a quem cabe definir o teor dessas
informações.
- Normalmente nas questões institucionais é o
Presidente do TCE quem se manifesta ou outro
membro da Corte por ele designado.
- As questões processuais têm como base as
decisões do Pleno ou das Câmaras, cabendo aos
Relatores fornecerem as informações para a ASCOM.
7.2 Ouvidoria Prepara Conteúdo
Técnico
- As solicitações relacionadas ao canal direto de
acesso do público ao TCE, para o envio de denúncias
e outras manifestações, são encaminhadas à
Ouvidoria, a quem cabe prestar informações técnicas
nessa área.
7.3 Unidades Preparam Conteúdo
Técnico
- As Unidades do TCE são responsáveis pela
preparação de conteúdo técnico de suas respectivas
áreas.
7.4
Diretoria de
Recursos
Humanos
Prepara Conteúdo
Técnico
- Cabe à Diretoria de Recursos Humanos preparar
conteúdo técnico sobre questões que envolvam a
gestão de pessoas, em especial as voltadas para
campanhas de endomarketing.
8. Assessoria de
Comunicação
Utiliza os Canais de
Comunicação Interna
- Após receber as informações técnicas, a área de
Comunicação prepara a execução da demanda.
- Em se tratando de comunicação voltada ao público
interno, são utilizados os canais específicos,
principalmente a intranet, o jornal mural e os eventos
internos.
- O conteúdo para a intranet e jornal mural é
elaborado pela equipe de imprensa (jornalistas e
estagiários), sendo que a diagramação do jornal
mural fica a cargo do núcleo de design gráfico.
9. Assessoria de
Comunicação Atende a Demanda
- Uma vez disponibilizadas as informações nos canais
específicos e sendo atingidos os seus objetivos, a
demanda de comunicação interna é considerada
atendida.
10. Assessoria de
Comunicação Cria Projeto Gráfico
- Quando se trata de demanda voltada ao público
externo, a ASCOM analisa a necessidade de
elaboração de material gráfico e/ou de divulgação.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.33
Em caso positivo, o responsável pela área de
publicidade e marketing elabora o briefing e submete-
o à aprovação da Unidade do TCE responsável pelo
conteúdo técnico.
- Após essa fase, o núcleo de design da ASCOM cria
o projeto gráfico e a arte e final dos produtos e
encaminha para a aprovação do setor demandante.
- A arte final deve seguir o Projeto de Identidade
Visual do TCE/TO, regulamentado pela Resolução
Administrativa 06/2009, de 07 de outubro de 2009, o
que se aplica a toda e qualquer peça utilizada interna
ou externamente, desde slides de palestras e
envelopes de correspondências, até material de
campanhas institucionais e sistemas informatizados
de acesso público.
- Da mesma forma, todo e qualquer material gráfico
e/ou de divulgação deve ser submetido à apreciação
da ASCOM, mesmo que seu conteúdo ou
desenvolvimento sejam de responsabilidade de outro
setor do TCE.
- As publicações de caráter institucional devem ter a
aprovação final do Conselheiro Presidente.
11. Fornecedores Fornecem Material
- O contato com os fornecedores, para a solicitação
de material, é realizado pela Assessoria de
Comunicação, quando se trata de produtos
específicos criados e geridos pela ASCOM, ou pela
Coordenadoria de Patrimônio e Almoxarifado, quando
são produtos demandados pelos demais setores do
TCE e cujo contrato está sob sua gestão.
- Cabe à ASCOM e Coordenadorias de Patrimônio e
Almoxarifado, conforme o caso, atestarem o
recebimento dos produtos ou materiais solicitados
aos fornecedores, analisando o cumprimento de
todas as especificações, incluindo prazo e qualidade
do acabamento.
12. Assessoria de
Comunicação Distribui Material
- Os materiais e produtos de comunicação
institucional são distribuídos pela própria ASCOM, de
acordo com sua destinação específica.
- Vídeos e spots são encaminhados às emissoras que
fazem a veiculação, conforme definições prévias.
- Os impressos geralmente são distribuídos em
eventos públicos do TCE ou enviados pelos correios,
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.34
em consonância com o público-alvo de cada
publicação.
13. Imprensa Divulga a Ação
- As demandas voltadas para o público externo
também são encaminhadas pela assessoria de
imprensa aos veículos de comunicação, seguindo a
estratégia definida para cada caso, incluindo
releases, contato telefônico, agendamento de
entrevista ou visita às redações.
- A imprensa divulga a ação segundo sua pauta de
notícias e de acordo com seus critérios editoriais. A
ASCOM não tem controle sobre essa etapa e nem
sobre o espaço dado a determinado assunto, embora
caiba ao assessor de imprensa empreender tratativas
para o melhor aproveitamento do tema, sob o ponto
de vista institucional.
14. Assessoria de
Comunicação
Elabora Relatório de
Clipping
- Todas as publicações que fazem referência direta
ou indireta ao TCE são arquivadas na ASCOM e seus
dados são inseridos no relatório mensal de clipping.
Nesse documento constam dados como o nome do
veículo, data da publicação, tamanho em centímetros
coluna, no caso dos impressos, número de linhas,
para os digitais, e tempo de duração, para os
arquivos de TV e rádio. Também é registrado se a
publicação teve origem em release da ASCOM e qual
a conotação dada, se negativa ou positiva para o
TCE.
15. Assessoria de
Comunicação
Avalia Resultados de
Mídia
- A ASCOM acompanha diariamente o resultado das
publicações na imprensa. Mensalmente, após a
conclusão do Relatório de Clipping é feita uma
análise mais aprofundada, segundo os parâmetros da
comunicação comparada.
- Essa análise permite definir ou reformular
estratégias no relacionamento institucional do TCE
com os veículos de comunicação e no atendimento
das solicitações da imprensa.
16. Assessoria de
Comunicação Atende a Demanda
- Uma vez disponibilizadas as informações nos canais
específicos e sendo atingidos os seus objetivos, a
demanda de comunicação institucional é considerada
atendida.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.35
ANEXOS
N/A.
MACROPROCESSO CONTROLES INTERNOS
PROCESSO AUDITORIA INTERNA ................................................................... 36
PROCESSO CONTROLES INTERNOS ............................................................. 36
PROCESSO GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO .................................................. 42
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.36
PROCESSO AUDITORIA I NTERNA
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 37
OBJETIVO ............................................................................................................................. 38
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 38
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 38
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 38
ANEXOS ................................................................................................................................ 41
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.37
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA GERAL DE CONTROLE INTERNO
PR-DIGCIN 002 – AUDITORIA INTERNA
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Dênia Maria Almeida da Luz Nome: Dênia Maria Almeida da Luz Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Analista de Controle
Externo
Cargo: Analista de Controle
Externo
Cargo: Presidente
Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.38
OBJETIVO
Descrever as atividades relativas ao Processo de Auditoria Interna.
DEFINIÇÕES
- CI: Controladoria Interna.
- PPAI: Programa Anual de Auditoria Interna.
- AI: Auditoria Interna.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
N/A.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1.
Chefe da
Controladoria
Interna
Elabora Programa
Anual de Auditoria
Interna
- Realizar levantamento das áreas a serem auditadas no
exercício em curso tendo por base o grau de criticidade
dos processos mapeados. A criticidade será avaliada
através do grau de exposição ao risco identificado nos
processos analisados.
2. Presidência
Aprova o Programa
Anual de Auditoria
Interna
- O PAAI é encaminhado via sistema a Presidência onde
deverá ser aprovado e posteriormente emitido Portaria
aprovando-o, e dando poderes para que a Controladoria
Interna tenha amplo acesso e emita solicitações de
documentação as diversas áreas do TCE.
- O PAAI deverá ser aprovado em até 10 (dez) dias após
seu recebimento, e a Portaria deverá ser emitida em até 02
(dois) dias após a aprovação.
3.
Chefe da
Controladoria
Interna
Divulga a Agenda
de Execução da
Auditoria Interna
- Após a aprovação pela Presidência, o chefe da
controladoria interna providência a divulgação da agenda
de execução das auditorias internas por meio da área de
comunicação.
- Esta agenda conterá os setores a serem auditados por
semestre.
4. Equipe de Elabora Relatório - A Controladoria elabora o Relatório de Planejamento
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.39
Auditoria de Planejamento referente à área\processo a ser auditada, o qual deverá
conter, entre outros requisitos, os seguintes:
- O escopo da auditoria;
- As atividades a serem desempenhadas;
- Os responsáveis pelas atividades;
- O cronograma previsto;
- A metodologia do trabalho.
5. Equipe de
Auditoria
Realiza Entrevista
com os Gestores
- As entrevistas serão iniciadas após o planejamento da
auditoria e antes do início da execução dos trabalhos;
- Deverá ser aplicado questionário onde se possa
diagnosticar as pessoas chaves do setor, controles
existentes, sistemas que são utilizados, e demais
informações que possam ser consideradas pertinentes
para se dar início a execução dos trabalhos;
- As informações coletadas deverão estar organizadas de
forma que possam ser armazenadas compondo assim os
papéis de trabalho;
- Tais informações poderão ser utilizadas por futuras
auditorias a serem realizadas, como forma de comparativa.
6. Equipe de
Auditoria Interna
Realiza Auditoria
Interna
- Inicia-se a auditoria interna entendendo o processo ou
processos referentes às áreas a serem auditados, os quais
foram previamente selecionados quando do planejamento,
analisando a estrutura dos controles existentes e
efetuando testes de consistência, com intuito de confirmar
a eficácia ou não dos controles;
- Em seguida deve-se identificar as causas e respectivas
soluções para os problemas encontrados;
- Nos casos em que não há evidência de controles deve
ser elaborada uma recomendação à área responsável, a
fim de ser implantado o respectivo controle;
- Deve-se fazer uma análise criteriosa dos processos
físicos frente a legislação a que o mesmo se refere (Leis
nºs 8.666/93, 4.320/64, 101/2000, 10.520/02, Lei Orgânica
do TCE\TO, Regimento Interno, Instruções e Resoluções
Administrativas, Portarias, e outras correlatas).
7.
Elabora o
Relatório
Preliminar de
Auditoria
- Quando da elaboração do Relatório de Auditoria, deve-se
descrever a situação encontrada e comparar com a
legislação pertinente e diretriz do órgão;
- Deve conter diagnóstico dos controles internos existentes
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.40
(o grau de implantação dos controles verificados);
- Deve ainda mencionar todos os riscos evidenciados;
- Ao final emite recomendações para o aperfeiçoamento da
gestão e minimização dos riscos.
8.
Coordenador e
equipe de
auditoria
Realiza Reunião
com as Áreas
Auditadas
- Realiza reunião com os gestores responsáveis pelas
áreas auditadas com intuito de discutir sobre os achados
de auditoria;
- Caso seja feito pelo gestor algum apontamento que torne
sem efeito o achado encontrado o mesmo não deve
constar do Relatório de Auditoria, porém deve constar nos
papéis de trabalho referente à auditoria juntamente com o
apontamento do gestor.
9. Unidades
Auditadas
Analisa e
Justifica
Apontamentos
- As Unidades do TCE/TO registram por escrito em
sistema as justificativas referentes aos achados de
auditoria e iniciam a implantação das recomendações
constantes no relatório de auditoria.
10. Equipe de
Auditoria
Analisa
Justificativas dos
Apontamentos
- Analisa a pertinência ou não dos apontamentos feitos
pelas unidades auditadas, emitindo opinião individual
sobre cada achado;
- Verifica a necessidade de elaborar um plano de ação
e\ou normas,em caso afirmativo, deve-se encaminhar
solicitação a unidade auditada para as providências
cabíveis.
11. Unidade do TCE Elabora Plano
de Ação
- Caso seja necessário elaborar um Plano de Ação, a
unidade auditada deverá fazê-lo no prazo máximo de 15
(quinze) dias e encaminhá-lo a Controladoria que será
responsável pelo seu monitoramento.
12. Presidência Analisa Relatório
de Auditoria
- O Relatório de Auditoria juntamente com o Plano de ação
será encaminhado a Presidência para conhecimento e
análise podendo dar diretrizes adicionais ao plano de ação.
13. Unidades do
TCE Implanta a Ação
- As Unidades implementam as recomendações
registradas no Relatório de Auditoria e no Plano de Ação,
observando o cronograma previamente definido.
14. Controladoria Monitora o Plano
de Ação
- No período de 06 (seis) meses a 01 (um) ano a
Controladoria deverá realizar monitoramento no Plano de
Ação da Unidade Auditada, com o intuito de verificar a
implementação das ações.
15. Equipe de Arquiva os - A controladoria arquiva no próprio setor os papéis de
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.41
Auditoria Papéis de
Trabalho
trabalho em pastas próprias pelo período de 05 (cinco)
anos, os quais serão utilizados para comprovação dos
achados de auditoria, bem como para serem utilizados
como base nos planejamentos das próximas auditorias.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.42
PROCESSO CONTROLES I NTERNOS
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 43
OBJETIVO ............................................................................................................................. 44
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 44
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 44
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 44
ANEXOS ................................................................................................................................ 46
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.43
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA GERAL DE CONTROLE INTERNO
PR-DIGCIN 001 – CONTROLE INTERNO
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Dênia Maria Almeida da Luz Nome: Dênia Maria Almeida da Luz Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Analista de Controle
Externo
Cargo: Analista de Controle
Externo
Cargo: Presidente
Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.44
OBJETIVO
Descrever as atividades relativas ao Processo de Controle Interno.
DEFINIÇÕES
- CI: Controladoria Interna.
- PPAI: Programa Anual de Auditoria Interna.
- AI: Auditoria Interna.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
N/A.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1.
Chefe da
Controladoria
Interna
Elabora o
Programa de
Controles Internos
- Realizar levantamento sobre o grau de criticidade dos
processos mapeados, devendo ser definido juntamente
com a alta administração.
2.
Equipe
Designada e\ou
Servidor
Designado
Identifica os
Riscos do
Processo
- De posse dos processos mapeados deve-se analisar
o fluxo do processo, identificando os eventos de
exposição ao risco;
- Os riscos encontrados deverão ser classificados em
categorias, sendo:
-
Riscos externos;
- Riscos internos operacionais (pessoal,
processos e tecnologia);
- Riscos internos estratégicos: planejamento
estratégico, indicadores estratégicos.
- Diagnostica os fatores de risco que contribuem para a
materialização do evento de risco;
- Mensura o grau de exposição ao risco, considerando:
- Probabilidade;
- Impacto.
- Implanta os indicadores de risco;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.45
3.1
Equipe
Designada e\ou
Servidor
Designado
Elabora Relatório
de
Recomendações
- O relatório deverá descrever os riscos operacionais
dos processos e o respectivo nível de exposição aos
mesmos, considerando probabilidade e impacto;
- Deve conter os aspectos de controle que foram
verificados, tais como:
- Estratégia/gestão;
- Processos;
- Normas;
- Pessoas;
- Tecnologia.
- Deve-se também diagnosticar o nível de
implementação dos controles e o grau de maturidade
dos processos considerando:
- Controle não implementado;
- Controle parcialmente implantado;
- Controle implantado.
- Apresentar definição dos objetivos de controle, os
quais descrevem as melhores práticas adotadas de
controle;
- Devem-se classificar os diversos controles, conforme
abaixo:
- Políticas, procedimentos e normas;
- Segregação de funções;
- Restrição de acesso;
- Limite de alçadas definido;
- Monitoramento.
- Define o tipo de controle:
- Preventivo;
- Concomitante;
- Detectivo;
- Manual;
- Automatizado.
- Define a freqüência do controle, podendo ser:
- Diário;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.46
- Semanal;
- Mensal;
- Trimestral;
- Anual;
- Por evento.
- Ao final deve elaborar os indicadores de risco
operacional, bem como gráficos que ilustram o nível de
implementação dos controles e o nível de exposição ao
risco operacional;
- Deverá ainda, caso haja necessidade de implantação
de sistema, conter tópico específico considerando as
premissas de controles detectadas no trabalho de
avaliação de risco.
3.2 Unidade
Auditada
Específica as
Necessidades de
Sistema
- Deverá especificar as necessidades de sistema, a fim
de estabelecer um grau de exposição ao risco
minimizado;
- A especificação deve ser feita ainda em conjunto com
um analista de sistema da área de TI, a fim de
consolidar o entendimento das necessidades
relacionadas ao Sistema.
4.1 Presidência
Avalia Relatório
de
Recomendações
- A Alta Administração recebe relatório de
recomendações, para definir diretrizes e prioridades
para as ações a serem implantadas.
4.2 Tecnologia da
Informação
Desenvolve/
Customiza os
Sistemas
- A Diretoria de Informática desenvolve ou customiza os
sistemas conforme especificações elaboradas pela
Controladoria e as unidades do TCE.
3. Unidades do
TCE\TO
Implanta
Controles
Internos
- Executa o Projeto de implantação do Controle Interno
em cada Unidade Administrativa;
- Implantação das atividades de controle que irão
mitigar os riscos identificados;
- Elabora o Relatório de Conclusão de implantação.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.48
PROCESSO GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 49
OBJETIVO ............................................................................................................................. 50
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 50
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 50
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 50
ANEXOS ................................................................................................................................ 53
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.49
PROCEDIMENTO PADRÃO
ASSESSORIA DE NORMAS E JURISPRUDÊNCIA
PR-ASNOJ 001 – GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Esther de Amorim Sio Nome: Khenia Rúbia Franco
Nunes
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Técnico de Controle
Externo
Cargo: Assessor de Normas e
Jurisprudência Cargo: Presidente
Data: 21/09/11 Data: 26/09/11 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.50
OBJETIVO
Descrever as atividades referentes a elaboração e gestão de procedimentos e normativas do TCE.
DEFINIÇÕES
- ASNOJ: Assessoria de Normas e Jurisprudência.
- RA: Resolução Administrativa.
- IN: Instrução Normativa.
- Servidor-chave: é o servidor responsável por elaborar os atos normativos da respectiva área, bem como pela atualização e revisão dos normativos elaborados. O servidor-chave é o elo entre o respectivo setor e a ASNOJ.
- Workflow: termo em inglês que traduz fluxo de trabalho.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- IN 012/2003;
- RA 003/2009.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da Atividade
1.
Assessoria de
Normas e
Jurisprudência
Realiza o
Diagnóstico das
Políticas e Normas
Existentes
- Realizam levantamento das Normas Internas
vinculadas aos processos de suporte (Resoluções
Administrativas, Portarias e Atos), consultando a
intranet, pastas de arquivos físico e virtual;
- Realiza levantamento das Normas Internas vinculadas
aos processos finalísticos (Resoluções e Instruções
Normativas), consultando a intranet, pastas de arquivos
físico e virtual.
2.
Assessoria de
Normas e
Jurisprudência
Programa a
Elaboração das
Políticas e Normas
- Verifica a existência de Políticas e Normas Internas no
âmbito do Tribunal de Contas;
- Solicita às Unidades a indicação de servidores-chave
para composição da equipe que elaborará os
normativos da área, os quais também serão
responsáveis pela atualização e revisão dos normativos
elaborados;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.51
- Prioriza os processos a serem normatizados;
- Estabelece um cronograma com as prioridades, os
prazos e os responsáveis definidos para elaboração dos
normativos;
- Apresenta o programa ao Presidente e aos Diretores
das Unidades;
- Ajusta o programa após discussão com as respectivas
Unidades.
3.
Assessoria de
Normas e
Jurisprudência
Realiza um Evento
de Sensibilização
- Convoca os servidores-chave para apresentação dos
conceitos, métodos e objetivos esperados com a
elaboração das normas internas do TCE-TO;
- O Controlador deve iniciar o processo de
sensibilização, reforçando a importância dos conceitos
da gestão da documentação a ser implantada, sejam
Políticas ou Normas Internas com o objetivo de
conscientizar sobre a importância do tema para o TCE-
TO;
- O Seminário será realizado na sala de treinamento
com duração máxima de 02 (duas) horas com o apoio
da área de Recursos Humanos e do Instituto de Contas.
4.
Assessoria de
Normas e
Jurisprudência
Define o Padrão
de Normatização
- Define o layout dos documentos que devem conter os
seguintes campos:
- Cabeçalho contendo o título da Norma Interna
com o respectivo código;
- Campo para controle de aprovação: nº da
revisão, nome do servidor que elaborou, do
servidor que revisou e motivo da revisão;
- Objetivo da Norma Interna;
- Documentos Complementares;
- Base Legal e Regulamentar;
- Unidade Responsável e Unidade Executora;
- Glossário;
- Conteúdo.
5.
Assessoria de
Normas e
Jurisprudência
Capacita os
Servidores sobre o
Padrão
- Convoca os servidores-chave indicados para
composição da equipe que elaborará os normativos da
área;
- Treina os servidores-chave com a aplicação de
exercícios práticos, tomando como base um dos
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.52
processos do TCE-TO;
- O servidor-chave deverá ser o multiplicador da
definição dos padrões adotados aos demais servidores
de sua Unidade.
6. Unidades do TCE
Elabora Políticas e
Normas
- As Unidades elaboram primeiramente as políticas
referentes às suas áreas de atuação;
- Com base nas políticas elaboradas serão redigidas as
normas internas para descrever as rotinas operacionais
dos seus respectivos processos;
- A Controladoria participará dando suporte necessário
às Unidades na elaboração das respectivas Normas
Internas.
7.
Assessoria de
Normas e
Jurisprudência
Revisa e Valida as
Políticas e Normas
- A Unidade de Normas revisa e realiza as adequações
necessárias a fim de que as Políticas ou Normas entrem
em vigor;
- A Unidade de Normas recebe, via sistema de workflow,
a solicitação para validar as políticas e normas. Acessa
a tela do sistema contendo a política ou norma em
anexo para respectiva análise e validação.
8. Unidades do TCE Revisa e Valida as
Políticas e Normas
- Revisa as Políticas com base nas premissas e
diretrizes traçadas no Planejamento Estratégico;
- Revisa as Normas Internas com base nas políticas e
nas rotinas operacionais dos processos especificadas
pelas respectivas Unidades;
- As Unidades recebem, via sistema de workflow, a
solicitação para validar as políticas e normas. Acessa a
tela do sistema contendo a política ou norma em anexo
para respectiva análise e validação.
9. Alta Administração Revisa e Valida as
Políticas e Normas
- A Presidência ou Plenário aprovam as Políticas
revisadas, a fim de que essas normas entrem em vigor;
- A Presidência ou Secretaria do Pleno recebe, via
sistema de workflow, a solicitação para validar as
políticas e normas. Acessa a tela do sistema contendo a
política ou norma em anexo para respectiva análise e
validação.
10.
Assessoria de
Normas e
Jurisprudência
Publica Políticas e
Normas
- Um servidor da Unidade de Normas, com acesso
específico através de login e senha, publicará as
Políticas e as Normas Internas no Portal do TCE-TO e
Intranet;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.53
- As Unidades poderão acessar o link disponibilizado na
Intranet para consultas;
- Caso haja necessidade de impressão desses
documentos, apenas a área de Normas poderá imprimir
e disponibilizar ao solicitante.
11.
Assessoria de
Normas e
Jurisprudência
Monitora
Documentos
Publicados
- Um servidor da Unidade de Normas manterá o controle
de revisões, as datas de publicação, a compatibilização
com as demais normas pertinentes;
- A Unidade de Normas deverá revisar/atualizar, em
conjunto com as Unidades responsáveis,
semestralmente;
- O sistema enviará mensagens automáticas alertando a
necessidade de revisar as Políticas e Normas.
12.
Assessoria de
Normas e
Jurisprudência
Atualiza as
Políticas e Normas
- A Alta Administração e as Unidades ao detectarem a
necessidade de atualização das normas internas,
acionarão a Unidade de Normas através do Sistema de
Gestão de Documentos, a fim de proceder a referida
revisão/atualização;
- A Alta Administração e as Unidades
revisarão/atualizarão as normas internas, provocadas
pela Controladoria, quando esta detectar a não
aderência ao procedimento padronizado;
- A Alta Administração e as Unidades
revisarão/atualizarão as normas internas, quando
provocadas pela Unidade de Normas, semestralmente,
se necessária.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.54
MACROPROCESSO FINANC EIRO CONTÁBIL
PROCESSO CONTABILIDADE .......................................................................... 55
PROCESSO FINANCEIRO ................................................................................. 61
PROCESSO ORÇAMENTO ................................................................................ 67
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.55
PROCESSO CONTABIL IDA DE
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 56
OBJETIVO ............................................................................................................................. 57
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 57
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 57
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 57
ANEXOS ................................................................................................................................ 60
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.56
PROCEDIMENTO PADRÃO
COORDENADORIA DE CONTABILIDADE
PR-DIOAF 001 – CONTABILIDADE
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Luciano Sampaio Moreira Nome: Ana Lice Pereira de Lima
Lira
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Coordenador de
Contabilidade
Cargo: Diretora de Orçamento
Administração e Finanças Cargo: Presidente
Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.57
OBJETIVO
Descrever as atividades inerentes aos fatos contábeis.
DEFINIÇÕES
- SIAFEM: Sistema Integrado da Administração Financeira do Estado e Municípios.
- SICOF: Sistema de Controle Orçamentário e Financeiro.
- SEFAZ: Secretaria da Fazenda.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- IN nº 006/03;
- Normas Técnicas de Contabilidade – NTC;
- Lei Complementar nº 101/00 – Lei de Responsabilidade Fiscal;
- Lei nº 4.320/64.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Setor
Financeiro
Gera Informações
para a Contabilidade
- O Setor Financeiro, utilizando o sistema SIAFEM,
gera informações de movimentação financeira tais
como:
- Receitas (Duodécimo e Convênios);
- Despesas (Folha de pagamento, custeio e
investimento).
- Prazo de fechamento é até o 8º (oitavo) dia do
mês subseqüente.
2. Unidades do
TCE
Obtêm Receitas
Diversas e Gera
Informações para
Prestação de Contas
- A Sala de atendimento envia o comprovante de
depósito digitalizado ao Setor de Contabilidade via
sistema.
- O Cartório de Contas envia o titulo bancário das
multas aplicadas pelo TCE ao Setor de
Contabilidade via sistema.
- As Unidades do TCE geram informações para
compor a prestação de contas anual, conforme
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.58
descrito abaixo:
- Assessoria de Planejamento (Relatório de
Gestão);
- Controle Interno (Relatório de
Regularidade e Certificado de Auditoria);
- Recursos Humanos (Declaração de bens e
rendas das pessoas que farão parte do rol
de responsáveis e relação do quadro de
pessoal evidenciando os admitidos no
exercício).
- O Almoxarifado encaminha via sistema com
assinatura digital o relatório anual de entrada, saída
e estoque;
- O Patrimônio encaminha via sistema com
assinatura digital o relatório anual de entrada, baixa
e estoque;
- A Sala de Atendimento e o Cartório de Contas
devem encaminhar os comprovantes de
arrecadação até o dia 5º (quinto) dia após o
fechamento do mês;
- As Unidades do TCE envolvidas com a prestação
de contas devem encaminhar ao setor de
contabilidade os documentos até o dia 15 (quinze)
de fevereiro após o encerramento do exercício;
- O Setor de Patrimônio deve encaminhar os
relatórios até o 15º (décimo quinto) dia após o
encerramento do exercício.
3.
Setor de
Material e
Patrimônio
Informa
Movimentação
Patrimonial e
Almoxarifado
- O Almoxarifado envia os relatórios contábeis de
entrada, saída e estoque via sistema;
- O Patrimônio envia os relatórios contábeis via
sistema conforme descrição abaixo:
- Entrada mensal e anual;
- Baixa mensal e anual (doação, leilão,
depreciação e outros);
- Estoque total para conferir com o valor do
sistema SIAFEM.
- Encaminhar os relatórios mensais para a
contabilidade até o 5º (quinto) dia após o
fechamento mensal;
- Encaminhar os relatórios anuais para a
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.59
contabilidade até 15º (décimo quinto) dia após o
encerramento do exercício.
4. SEFAZ Informa Receita
Corrente Líquida
- A Secretaria da Fazenda envia via oficio o
Relatório da Receita Corrente Líquida do Estado;
- O Protocolo recebe o ofício protocoliza e digitaliza,
e envia ao Setor de Contabilidade.
5. Setor de
Contabilidade
Consolida as
Informações
Contábeis
- O Setor de Contabilidade recebe as
movimentações do Setor Financeiro através do
sistema SIAFEM e faz as conciliações e
observações;
- O Setor de Contabilidade recebe os comprovantes
de depósitos digitalizados de fotocópias de
documentos e os títulos bancários de multas
aplicadas pelo TCE e concilia os valores informados
com os extratos bancários;
- O Setor de Contabilidade recebe via sistema com
assinatura digital os relatórios de Almoxarifado e
Patrimônio para conciliar;
- O Setor de Contabilidade recebe via sistema o
Relatório da Receita Corrente Líquida para
preencher o Relatório de Gestão Fiscal;
- O setor de Contabilidade recebe via sistema as
peças que irão compor a prestação de contas das
Unidades do TCE;
- As Unidades do TCE envolvidas com a prestação
de contas devem encaminhar ao setor de
contabilidade os documentos até o dia 15 (quinze)
de fevereiro após o encerramento do exercício.
6. Setor de
Contabilidade
Registra Receitas e
Obrigações
- O Setor de Contabilidade registra no sistema
SIAFEM as receitas de convênio e os rendimentos
dos valores aplicados;
- O Setor de Contabilidade registra no sistema
SIAFEM as receitas de multas aplicadas pelo TCE,
as custas de emissão de documentos processuais e
os rendimentos dos valores aplicados;
- O Setor de Contabilidade contabiliza no sistema
SIAFEM as saídas do setor de Almoxarifado e as
baixas do Setor de Patrimônio;
- O prazo de registro no SIAFEM é até o 8º (oitavo)
dia do mês subseqüente.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.60
7. Setor de
contabilidade
Gera Relatórios
Contábeis
- O Setor Contabilidade gera no sistema SIAFEM
relatórios contábeis para compor a prestação de
contas.
8. Setor de
Contabilidade
Consolida A
Prestação De Contas
- O Setor de Contabilidade consolida os relatórios
contábeis gerados via sistema SIAFEM, conciliação
bancária e os documentos enviados via sistema
pelas unidades do TCE.
9. Alta
Administração
Aprova Relatórios
Contábeis
- O Setor de Contabilidade envia via sistema ao
Setor Financeiro os relatórios da prestação de
contas anual para que seja aprovado com
assinatura digital.
10. Setor
Financeiro
Aprova Relatórios
Contábeis
- O Setor de Financeiro envia via sistema a
Presidência os relatórios da prestação de contas
anual para que seja aprovado com assinatura
digital.
11. Controle
Externo Analisa e Aprecia
- A Presidência envia via sistema ao Controle
Externo para análise e apreciação;
- O prazo limite é de 60 (sessenta) dias após o
encerramento do exercício de acordo com o artigo
2º da Instrução Normativa nº 006/2003.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.61
PROCESSO FINANCEIRO
SUBPROCESSO RECEITA ................................................................................ 62
SUBPROCESSO DESPESA ............................................................................... 67
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.62
SUBPROCESSO RECEITA
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 63
OBJETIVO ............................................................................................................................. 64
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 64
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 64
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 64
ANEXOS ................................................................................................................................ 66
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.63
PROCEDIMENTO PADRÃO
COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
PR-COOFI 002 – RECEITA
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Gláucia Helena Xavier de
Carvalho
Nome: Ana Lice Pereira de Lima
Lira
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Coordenadora de
Orçamento e Finanças
Cargo: Diretora de Orçamento
Administração e Finanças Cargo: Presidente
Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.64
OBJETIVO
Descrever as atividades inerentes ao recebimento das receitas.
DEFINIÇÕES
- SIAFEM: Sistema integrado de Administração Financeira do Estado e Municípios.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
N/A.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Alta
Administração Aplica Sanções
- A Alta Administração julga os procedimentos e
aplica sanção à pessoa imputada nos processos
irregulares, via sistema eletrônico.
2. Cartório de
Contas
Acompanha o Cumprimento
das Decisões
- O Cartório de Contas notifica a pessoa
imputada via sistema e acompanha o
cumprimento da sanção.
3. Pessoa
Imputada Toma Ciência e Paga a Multa
- A pessoa imputada toma ciência da notificação,
via sistema;
- Recolhe a multa integral ou pede parcelamento.
4. Bancos Recebe o Crédito - O Banco recebe o crédito e informa a quitação
do título via sistema bancário.
5. Setor
Financeiro Aplica Recursos
- O Setor Financeiro confere nos extratos
bancários a entrada dos créditos e solicita a
instituição bancária a aplicação dos mesmos.
6. Setor
Contabilidade
Contabiliza Receitas e
Rendimentos
- O Setor de Contabilidade toma ciência dos
créditos através dos extratos bancários e registra
no sistema SIAFEM as receitas e rendimentos
dos valores aplicados;
- O prazo é até o 8º (oitavo) dia do mês
subseqüente.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.65
7. Sala de
Atendimento
Recebe o Pedido de
Fotocópia
- A pessoa interessada em tirar fotocópias dos
processos, faz requerimento via website ao
Relator do processo;
- O Relator do processo toma ciência do
requerimento e autoriza via sistema com
assinatura digital a disponibilização dos
documentos requeridos;
- Depois de confirmado o recolhimento das
custas junto aos extratos bancários são
disponibilizados os documentos requeridos à
pessoa interessada via sistema. A pessoa
interessada recolhe as custas derivadas de
fotocópias de documentos e envia via sistema o
comprovante de pagamento digitalizado.
8. Pessoa
Imputada Recolhe as Custas
- A pessoa interessada recolhe as custas e envia
via sistema o comprovante de pagamento
digitalizado.
9. Bancos Recebe o Crédito - A Instituição Bancária recebe o crédito.
10. Setor
Financeiro Aplica Recursos
- O Setor Financeiro confere nos extratos
bancários a entrada dos créditos e solicita a
instituição bancária a aplicação dos mesmos.
11. Setor
Contabilidade
Contabiliza Receitas e
Rendimentos
- O Setor de Contabilidade toma ciência dos
créditos através dos extratos bancários e registra
no sistema SIAFEM as receitas e rendimentos
dos valores aplicados;
- O prazo para registro é até o 8º (oitavo) dia do
mês subseqüente.
12. Secretaria da
Fazenda
Libera Recursos do
Duodécimo
- A SEFAZ disponibiliza o duodécimo
mensalmente até o dia 10 (dez) através do BB e
contabiliza no SIAFEM.
13. Setor
Financeiro Recebe o Crédito
- O Setor Financeiro confere a disponibilização
financeira dos recursos do mês através do
SIAFEM.
14. Setor
Financeiro Libera Recursos Financeiros
- Abertura de conta-corrente vinculada ao objeto
do convênio com cadastramento da respectiva
conta no SIAFEM;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.66
- Depósito direto na conta vinculada do TCE.
15. Setor
Financeiro Recebe o Crédito
- O Setor Financeiro confere a disponibilização
financeira dos recursos de convênio através dos
extratos bancários.
16. Setor
Financeiro Aplica Recursos
- O Setor Financeiro solicita ao Banco via oficio,
a aplicação dos recursos de convênios.
17. Setor
Contabilidade
Contabiliza Receitas e
Rendimentos
- O Setor de Contabilidade toma ciência dos
créditos através dos extratos bancários e registra
no sistema SIAFEM as receitas e rendimentos
dos valores aplicados;
- O prazo para registro é até o 8º (oitavo) dia do
mês subseqüente.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.67
SUBPROCESSO DESPESA
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 68
OBJETIVO ............................................................................................................................. 69
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 69
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 69
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 69
ANEXOS ................................................................................................................................ 71
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.68
PROCEDIMENTO PADRÃO
COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
PR- COOFI 003 – DESPESA
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Gláucia Helena Xavier de
Carvalho
Nome: Ana Lice Pereira de Lima
Lira
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Coordenadora de
Orçamento e Finanças
Cargo: Diretora de Orçamento
Administração e Finanças Cargo: Presidente
Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.69
OBJETIVO
Descrever as atividades inerentes ao processo de execução da despesa.
DEFINIÇÕES
- SIAFEM: Sistema Integrado da Administração Financeira do Estado e Municípios.
- NE: Nota de Empenho.
- NL: Nota de Liquidação.
- PD: Programa de Desembolso.
- OB: Ordem Bancária.
- RE: Relação Externa de Pagamento.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- MTO - Manual Técnico Orçamentário.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Unidades do
TCE
Solicita
Materiais/Serviços
- As Unidades do TCE encaminham ao Financeiro à
solicitação de materiais e/ou serviços, por meio de
formulário eletrônico/termo de referência digitalizado
e anexado ao formulário eletrônico;
- Encaminha para a Coordenadoria Administrativa
para que seja efetuada a pesquisa de preços.
2. Recursos
Humanos
Processa a Folha
de Pagamento
- A Diretoria de Recursos Humanos encaminham ao
Financeiro a folha de pagamento por meio de
arquivo eletrônico;
- O prazo de envio ao financeiro é até o dia 25 (vinte
e cinco) de cada mês.
3. Setor
Financeiro
Classifica a
Despesa
- O Financeiro classifica a despesa de acordo com a
Lei Orçamentária Anual (LOA), descrita no Manual
Técnico Orçamentário (MTO);
- A classificação da despesa pode ser quanto:
- Despesas de pessoal;
- Despesas correntes;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.70
- Despesas de capital.
4. Setor
Financeiro
Elabora Nota de
Dotação
- A nota de dotação (bloqueio do orçamento para
determinada despesa) é emitida através do sistema
SIAFEM, no qual fornece informações como:
- Classificação da ação;
- Fonte de recurso;
- Natureza da despesa;
- Valor;
- Data.
5. Setor
Financeiro
Empenha a
Despesa
- Verificação das peças processuais, tais como:
solicitação devidamente autorizada, pesquisa de
preços (três propostas), especificação do objeto;
- Verificação dos dados cadastrais do credor no
SIAFEM;
- As despesas serão empenhadas conforme
solicitação autorizada;
- Serão classificadas convenientemente conforme a
natureza das despesas;
- Emissão da Nota de Empenho – NE.
6. Alta
Administração
Analisa e Aprova o
Empenho
- Encaminha-se a Alta Administração via sistema
para análise e aprovação.
7. Gestor de
Contrato
Contatam o
Fornecedor
- O gestor de contrato entra em contato com o
fornecedor para entrega da nota de empenho e
posterior fornecimento dos materiais e/ou serviços.
8. Fornecedores Fornece Material /
Serviço
- O fornecedor entrega os materiais e/ou serviços de
acordo com as especificações da nota de empenho
e dentro do prazo estabelecido;
- O gestor de contrato recebe os materiais e/ou
serviços depois de inspecionados.
9. Fornecedor Emite Nota Fiscal
- O fornecedor emite a nota fiscal, fatura ou recibo
de acordo com as especificações da nota de
empenho e acompanhados dos documentos de
regularidade fiscais.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.71
10. Gestor de
Contrato
Recebe
Material/Serviço e
Atesta Nota Fiscal
- O gestor do contrato recebe, atesta e digitaliza os
documentos e encaminha ao Setor Financeiro;
- O Financeiro confere e recebe os respectivos
documentos.
11. Setor
Financeiro Liquida a Despesa
- O Financeiro elabora a Liquidação de Despesa –
NL, por meio do sistema SIAFEM;
- Junta-se a nota de liquidação ao processo;
- Prazo de até 10 (dez) dias após o recebimento da
nota fiscal.
12. Setor
Financeiro
Programa
Desembolso
- O Financeiro elabora a Programação de
Desembolso – PD, por meio do sistema SIAFEM, e
aguarda o momento de executar a Ordem Bancária
– OB.
13. Setor
Financeiro
Emite Ordem
Bancária
- Executa, no SIAFEM, a Programação de
Desembolso – PD, emitindo a Relação Externa –
RE para autorização da Alta Administração;
- Realiza-se a transmissão eletrônica do arquivo de
pagamentos no SIAFEM no momento da execução
da PD e a emissão da RE.
14. Alta
Administração
Analisa e Aprova
Ordem Bancária
- A Alta Administração em conjunto com o
Financeiro analisa e aprova a Relação Externa –
RE;
- Envia duas vias da Relação Externa – RE
devidamente autorizada aos Bancos, utilizando o
transporte próprio do TCE;
- Recebe uma via devidamente protocolado pelo
Banco como comprovante de entrega do
documento.
15. Bancos Executa
Pagamento
- O Banco efetiva a transferência de recursos
financeiros da conta-corrente do TCE para a conta-
corrente dos favorecidos.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.72
PROCESSO ORÇAMENTO
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 73
OBJETIVO ............................................................................................................................. 74
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 74
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 74
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 74
ANEXOS ................................................................................................................................ 78
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.73
PROCEDIMENTO PADRÃO
COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
PR-COOFI 001 – ORÇAMENTO
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Glaucia Helena Xavier de
Carvalho
Nome: Ana Lice Pereira de Lima
Lira
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Coordenadora de
Orçamento e Finanças
Cargo: Diretora de Orçamento,
Administração e Finanças
Cargo: Presidente
Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.74
OBJETIVO
Descrever as atividades inerentes à elaboração do plano plurianual (PPA), a Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e a Lei Orçamentária (LOA).
DEFINIÇÕES
- PPA: Plano Plurianual.
- LDO: Lei de Diretrizes Orçamentárias.
- LOA: Lei Orçamentária.
- ND: Nota de Dotação.
- NE: Nota de Empenho.
- SIOR: Sistema Orçamentário.
- SIAFEM: Sistema Integrado da Administração Financeira do Estado e Municípios.
- DIGAF: Diretoria Geral de Administração e Finanças.
- ASPDO: Assessoria Especial de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional.
- SEPLE: Secretaria do Pleno.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
N/A.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Alta Administração
Solicita a
Elaboração PPA,
LDO e LOA
- A Presidência, determina à DIGAF e ASPDO,
via formulário eletrônico a elaboração do PPA,
LDO e LOA, no prazo de 60 (sessenta) dias
antes do prazo estipulado na Lei Estadual
(LDO, 30/09, PPA e LOA, 30/10).
2.
Diretoria Geral de
Administração e
Finanças/Assessoria
de Planejamento
Define Diretrizes
Orçamentárias
- As áreas de Planejamento e Finanças
elaboram um cronograma de atividades
envolvendo todas as Unidades do TCE/TO, a
fim de traçar as diretrizes e coletar dados para
definição do PPA, LDO e LOA;
- Deve-se elaborar uma agenda de reuniões
com as Unidades para a elaboração da referida
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.75
coleta de dados;
- Devem-se estabelecer prazos específicos
para as entregas dos dados solicitados;
- As diretrizes orçamentárias devem estar
vinculadas ao Planejamento Estratégico do
TCE;
- Observa-se para o PPA, LDO e LOA os
respectivos prazos legais, Lei Estadual (N 32/ );
- Peças orçamentárias, podendo ser alterados,
incluídos ou excluídos programas, diante das
necessidades do TCE;
- Consolida os dados coletados para compor os
instrumentos de planejamento (PPA, LDO e
LOA), via sistema.
3. Alta Administração Aprova Diretrizes
Orçamentárias
- As diretrizes orçamentárias são enviadas via
sistema ao Comitê Estratégico (Presidência,
Conselheiros, Procuradores, Auditores,
Assessoria Especial de Planejamento,
Diretores Gerais).
4.
Diretoria Geral de
Administração e
Finanças/Assessoria
de Planejamento
Elabora Plano de
Ação de
Planejamento
- O plano de ação deve conter prazo e
responsáveis específicos para execução de
todas as atividades a serem desenvolvidas;
- O plano de ação contém programas que estão
contidos no Planejamento Estratégico que são
elaborados em conjunto com as Diretorias em
reuniões agendadas previamente;
- Devem ser elaborados os programas,
considerando metas mensuráveis de
implementação;
- Estabelecer medidas de controle dos
programas, objetivando uma avaliação dos
resultados através do Sistema de
Planejamento.
5. Gerentes de Ação
Desdobra as
Ações do
Planejamento
- Desdobra as ações em atividades,
responsáveis e cronograma.
6. Diretoria Geral de
Administração e
Finanças/Assessoria
Elabora Peças do
Planejamento
Orçamentário
- Deve-se elaborar o projeto das peças
orçamentárias, tomando como base o
planejamento estratégico;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.76
de Planejamento - Observa-se para o PPA, LDO e LOA os
respectivos prazos legais da Lei Estadual;
- Aguarda-se a convocação da Secretaria do
Planejamento para elaboração das peças
orçamentárias;
- Podem ser alterados, incluídos ou excluídos
programas, diante das necessidades do TCE.
7. Secretaria de
Planejamento
Elabora o
Calendário do
Orçamento
- Definem-se prazos para elaboração das
peças orçamentárias.
8. Secretaria de
Planejamento Oficia o TCE
- Envia um ofício circular ao Tribunal de
Contas, solicitando técnicos para a elaboração
das peças orçamentárias em cumprimento ao
calendário.
9.
Diretoria Geral de
Administração e
Finanças/Assessoria
de Planejamento
Elabora Proposta
do Plano
Plurianual
- Por meio de reuniões com todas as Unidades
da Estrutura do TCE, são apresentadas suas
necessidades;
- A comissão procede a consolidação das
informações apresentadas;
- Incluir, excluir e alterar as ações, conforme a
necessidade do TCE;
- Levar à apreciação e aprovação do Comitê
Estratégico.
10.
Diretoria Geral de
Administração e
Finanças/Assessoria
de Planejamento
Elabora Proposta
de Diretrizes
Orçamentárias
- Define-se e quantifica as metas com as
especificações das devidas ações, conforme
Lei Estadual;
- Podem ser Incluída, excluída e alterada as
ações, conforme a necessidade do TCE;
- Levar à apreciação e aprovação do Comitê
Estratégico.
11.
Diretoria Geral de
Administração e
Finanças/Assessoria
de Planejamento
Elabora Proposta
de Lei
Orçamentária
Anual
- Define-se e quantifica as metas com as
especificações das devidas ações, conforme
Lei Estadual;
- Podem ser incluída, excluída e alterada as
ações, conforme a necessidade do TCE;
- Levar à apreciação e aprovação do Comitê
Estratégico.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.77
12. Alta Administração
Aprova a
Proposta
Orçamentária
- Áreas de Planejamento e Finanças envia
processo para Presidência;
- Presidência encaminha à SEPLE para ser
colocado em pauta da Sessão Plenária;
- Na Sessão é submetido ao Pleno para
aprovação;
- Retorna à SEPLE para cumprimento da
decisão, emissão de extrato da decisão e
registro em ata;
- Retorna à Presidência e encaminha cópia da
decisão à DIGAF e ASPDO.
13. Setor Financeiro
Consolida o
Planejamento
Orçamentário
- Registram-se os dados junto ao sistema
SIOR, da Secretaria do Planejamento do
Estado.
14.
Diretoria Geral de
Administração e
Finanças/Assessoria
de Planejamento
Registra o
Quadro de
Detalhamento de
Despesa
- Registra no SIAFEM.
15.
Diretoria Geral de
Administração e
Finanças/Assessoria
de Planejamento
Acompanha o
Cronograma de
Desembolso
- O Planejamento acompanha o cronograma de
desembolso com o suporte do Financeiro,
auxiliando os gerentes quanto à execução da
ação;
- O gerente de ação realiza as despesas
conforme seus programas de desembolsos.
16. Gerentes de Ação Solicita Execução
Orçamentária
- O gerente de ação solicita autorização da Alta
Administração para realização da despesa,
conforme demandas:
- Pessoal;
- Custeio;
- Investimento.
17. Gerentes de Ação Propõe Ajuste
Orçamentário
- O gerente de ação solicita autorização da Alta
Administração para movimentação
Orçamentária:
- Remanejamento interno;
- Transposição de dotação
orçamentária.
- Abertura de crédito adicional (superávit
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.78
financeiro, excesso de arrecadação,
rendimento de aplicação e outros).
18. Alta Administração
Oficia a Secretaria
de Planejamento
do Estado
- Encaminha a Secretaria de Planejamento do
Estado, via oficio os formulários de ajuste
orçamentário.
19. Secretaria de
Planejamento
Registra as
Alterações do
Quadro de
Detalhamento de
Despesa
- A Secretaria de Planejamento do Estado,
atende a solicitação de ajuste orçamentário,
utilizando o sistema SIAFEM.
20. Financeiro Empenha a
Despesa
- Verificação das peças processuais, tais como:
solicitação devidamente autorizada, pesquisa
de preços (três propostas), especificação do
objeto;
- Verificação dos dados cadastrais do credor no
SIAFEM;
- As despesas serão empenhadas conforme
solicitação autorizada;
- Serão classificadas convenientemente
conforme a natureza das despesas;
- Emissão da Nota de Empenho – NE;
- Final da execução orçamentária.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.79
MACROPROCESSO GERENCIAL
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 80
OBJETIVO ............................................................................................................................. 81
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 81
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 83
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 84
ANEXOS ................................................................................................................................ 93
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.80
PROCEDIMENTO PADRÃO
ASSESSORIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
PR-ASPDO 001 – GERENCIAL
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Janete Gomes Nome: Osmarina Rodrigues
Andrade
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Analista de Controle
Externo
Cargo: Assessora Especial de
Planejamento e Desenvolvimento
Organizacional
Cargo: Presidente
Revisão: 21/09/11 Data: 26/09/11 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.81
OBJETIVO
Detalhar a forma de execução das atividades do Processo Gerencial do Tribunal de Contas.
DEFINIÇÕES
- GABPR: Gabinete da Presidência.
- ASPDO: Assessoria Especial de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional.
- ASPLA: Assessoria de Planejamento.
- Comitê: Comitê Estratégico do Tribunal de Contas, designado pela Presidência, via portaria n°
997, de 22 de outubro de 2009, com atribuições específicas para acompanhar e deliberar quanto
às medidas necessárias para o alcance dos resultados do Plano Estratégico.
- Comitê de Tecnologia da Informação: Instituído com o objetivo de definir políticas e diretrizes,
coordenar e articular as ações de tecnologia da informação e comunicação do Tribunal de Contas,
constituído pelo titular do Tribunal a quem caberá presidi-lo e pelos seguintes representantes:
I - Conselheiro- Presidente;
II - Corregedor;
III - Auditor;
IV - Diretor Geral de Administração e Finanças;
V - Diretoria Geral do Instituto de Contas;
VI - Diretoria Geral de Controle Externo;
VII - Diretor (a) de Tecnologia da Informação;
VIII - Assessoria Especial de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional.
- Planejamento Estratégico: é um processo gerencial que diz respeito à formulação da identidade
institucional e dos objetivos a serem alcançados para atender as necessidades de outras pessoas.
Incorpora mudanças do ambiente para ser capaz de construir o futuro desejado, agindo de forma
proativa com a aglutinação de forças da liderança e colaboradores rumo ao sucesso. Deve pautar-
se pelos princípios da eficiência, eficácia e efetividade, procurando maximizar os resultados e
minimizar as deficiências.
O planejamento é o processo derivado da função de planejar, da administração, que significa
“especificar os objetivos a serem atingidos e decidir antecipadamente as ações apropriadas que
devem ser executadas para atingir esses objetivos”. (Fonte: Plano de Gestão Estratégica do TCE
2010-2014).
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.82
- Plano de Ação Estratégica: O plano de ação começa com o planejamento estratégico para a
solução de determinado problema ou meta que se deseja alcançar. Há ocasiões em que um plano
de ação muito simples é viável, porém em outros casos é necessária a criação de um documento
para fins de arquivamento, reflexão e principalmente comunicação eficiente e visual com outras
pessoas envolvidas. Este documento também servirá para coordenar, manter e controlar as ações
que deverão ser tomadas dentro de um prazo, em direção ao objetivo estipulado para o plano de
ação.
- Método BSC: Método Balanced Scorecard, método adotado para o desenvolvimento do plano
estratégico do TCE pautou-se nos fundamentos teóricos do Balanced Scorecard - BSC,
compreendido no meio acadêmico como um sistema de gestão integrada e interativa. (Fonte:
Plano de Gestão Estratégica do TCE 2010-2014).
- Negócio da Organização: é a área de atuação da organização, é explicitar o espaço que a
Instituição ocupa ou pretende ocupar em relação às demandas sociais no seu âmbito de atuação.
(Fonte: Plano de Gestão Estratégica do TCE 2010-2014).
- Missão: consiste na razão da existência da organização e na delimitação de suas atividades
dentro do espaço que deseja ocupar em relação às demandas de responsabilidade do poder
público. Ela é sempre estabelecida nos fins e não nos meios. O principal papel da Missão é
orientar e inspirar as pessoas que trabalham na instituição e de comunicar a forma como pretende
atuar. (Fonte: Plano de Gestão Estratégica do TCE 2010-2014).
- Visão: é definida como uma projeção - uma imagem ambiciosa, projetada no futuro, do lugar que
se pretende que a organização venha a ocupar. Situação futura desejável, que esteja relacionada
ao cidadão e à sociedade, e que seja, de alguma maneira, notavelmente melhor que a situação
atual. Declaração do que você quer que a sua instituição seja no futuro. (Fonte: Plano de Gestão
Estratégica do TCE 2010-2014).
- Valores: são preceitos básicos estabelecidos que devam balizar as ações e as políticas da
instituição, na busca da realização da sua visão de futuro. Constituem a base de sustentação de
todas as ações dos membros e servidores da instituição. (Fonte: Plano de Gestão Estratégica do
TCE 2010-2014).
- Analisa Cenário: Cenário representa os acontecimentos do ambiente externo à organização, mas
que de certa forma influencia o ambiente interno. A interação desses ambientes forma o cenário
organizacional. Os resultados dos principais processos, nos últimos três anos, também fazem
parte do cenário, representando a tendência positiva, negativa ou de manutenção dos resultados
institucionais. (Fonte: Plano de Gestão Estratégica do TCE 2010-2014).
- S.W.O.T. – Strenghts(Forças), Weakness(Fraquezas), Opportunities(Oportunidades) e
Threats(Ameaças): Ferramenta utilizada para fazer análise de cenário (ou análise de ambiente),
sendo usado como base para gestão e planejamento estratégico.
- Benchmarking: é a busca das melhores práticas na instituição que conduzem ao desempenho
superior. É visto como um processo positivo e pró-ativo por meio do qual uma instituição examina
como outra realiza uma função específica a fim de melhorar como realizar a mesma ou uma
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.83
função semelhante. O processo de comparação do desempenho entre dois ou mais sistemas é
chamado de benchmarking.
Apesar do seu neologismo, "Benchmarking" é mais do que uma simples combinação de palavras -
exprime uma filosofia. Este processo não se limita na simples identificação das melhores práticas,
mas, principalmente, na sua divulgação através das diversas técnicas do Marketing.
"Benchmarking é simplesmente o método sistemático de procurar os melhores processos, as
idéias inovadoras e os procedimentos de operação mais eficazes que conduzam a um
desempenho superior". (Christopher E. Bogan).
- Softwares: suporte lógico é uma sequência de instruções a serem seguidas e/ou executadas, na
manipulação, redirecionamento ou modificação de um dado/informação ou acontecimento.
Software também é o nome dado ao comportamento exibido por essa seqüência de instruções
quando executada em um computador ou máquina semelhante além de um produto desenvolvido
pela Engenharia de software, e inclui não só o programa de computador propriamente dito, mas
também manuais e especificações.
- Hardwares: suporte material e físico de um computador.
- Sistema CHANNEL: a Plataforma Channel é uma ferramenta de gestão voltada ao
gerenciamento tático e estratégico de uma organização utilizada pelos Tribunais de Contas. Seu
grande diferencial está em reunir, em um único ambiente, as mais importantes práticas de gestão
da atualidade.
- PPA – Plano Plurianual: previsto no artigo 165 da Constituição Federal, e regulamentado pelo
Decreto nº 2.829, de 29 de outubro de 1998, estabelece as medidas, gastos e objetivos a serem
seguidos pelo Governo Federal, Estadual ou Municipal ao longo de um período de 4 (quatro)
anos, para as despesas de capital e outras delas decorrentes.
- LDO – Lei de Diretrizes Orçamentária: orienta a elaboração e execução do orçamento anual e
trata de vários outros temas, como alterações na Legislação Tributária, gastos com pessoal,
política fiscal e transferências da União.
- LOA – Lei Orçamentária Anual: elaborada pelo Poder Executivo que fixa as despesas e estima
as receitas que serão realizadas no próximo ano. A Constituição determina que o Orçamento deve
ser votado e aprovado até o final de cada ano.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Regimento Interno;
- Lei Orgânica;
- Constituição Federal e Estadual;
- PPA;
- LDO;
- LOA;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.84
- Plano de Gestão Estratégico;
- Manual Técnico Orçamentário;
- Normativas Internas do TCE-TO.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1.
Assessoria de
Planejamento e
Desenvolvimento
Organizacional
Identifica Ameaças
e Oportunidades
- Analise SWOT;
- Realizar uma avaliação geral dos serviços
prestados pelo Tribunal de Contas comparando com
os serviços similares prestados pelas organizações
nacionais e/ou internacionais de modo a mapear
pontos fortes e fracos dos serviços e definir as
soluções encontradas;
Analisar:
- Oportunidades e Ameaças são fatores
externos de criação (ou destruição) de
valor, os quais a organização não pode
controlar, mas que emergem de fatores
econômicos, políticos, tecnológicos,
sociais, legais ou demográficos;
- Efetuar uma síntese das análises
internas e externas, identificar elementos
chave para a gestão da organização, o
que implica estabelecer prioridades de
atuação. Preparar opções estratégicas:
Riscos/Problemas a resolver.
- Criar soluções baseadas nas melhores práticas
presentes nas organizações para serviços e
processos.
2.
Assessoria de
Planejamento e
Desenvolvimento
Organizacional
Realiza Estudo de
Impacto Social
- Realizar estudo de cenários, identificando
programas e projetos que tem impacto direto na
sociedade;
- Analisar resultados dos programas e projetos junto
à sociedade;
- Elaborar diagnóstico do impacto.
3. Assessoria de
Planejamento e
Realiza Estudos de
Tendências
- Realizar estudo de cenários, identificando as
tendências tecnológicas desenvolvidas no mercado;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.85
Desenvolvimento
Organizacional
Tecnológicas - Realizar Benchmarking para conhecer as melhores
práticas tecnológicas aplicada por instituições
similares;
- O comitê, com base nos estudos de tendências
tecnológicas, deverá propor políticas de articulação
e implantação de projetos para a racionalização da
aquisição e da utilização da infra-estrutura, dos
serviços e das aplicações de tecnologia da
informação e comunicação no âmbito do TCE-TO.
4.
Assessoria de
Planejamento e
Desenvolvimento
Organizacional
Identifica Pontos
Fortes e Fracos
- CENÁRIOS:
- Realiza-se uma análise do ambiente externo do
TCE-TO, das condições externas que o rodeiam e
que lhe impõem desafios e oportunidades;
- A análise externa envolve:
- Identificar ameaças e oportunidades e
respectivas características atuais e
tendências futuras da conjuntura
econômica, tendências políticas, sociais,
culturais, legais etc., que afetam a
sociedade.
- Forças e Fraquezas são fatores internos de
criação (ou destruição) de valor, como: ativos,
habilidades ou recursos que uma organização tem à
sua disposição;
- Desenvolver trabalho conjunto com o
planejamento da fiscalização com aplicação de
padrões específicos da área de inteligência, visando
a possíveis recomendações ao procedimento da
fiscalização;
- Promover a análise de informações advindas da
fiscalização, objetivando a identificação de possíveis
indícios de irregularidades.
5.
Assessoria de
Planejamento e
Desenvolvimento
Organizacional
Analisa Impacto da
Legislação
- Estudos de legislação e normas pertinentes ao
TCE;
- Avalia os impactos do planejamento estratégico e
adéquam as normas e legislação do TCE;
- Acompanhar todas as mudanças na legislação;
- Estudar e fazer as interpretações necessárias,
para adaptação da nova legislação;
- Analisa os impactos das diretrizes do Tribunal nas
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.86
inovações de metodologias e matriz de
competências de colaboradores, em função do
Planejamento Estratégico;
- Define o perfil (matriz de competências),
capacitação e quantidade de pessoas necessárias
ao atendimento das diretrizes;
- Analisa o quadro e a alocação de pessoal em
função de projetos existentes x novos programas e
projetos;
- Avalia dados históricos de desempenho de
recursos humanos frente às novas diretrizes
demandadas, visando projetar impactos no
Planejamento Estratégico;
- Elaboração e manutenção de um portfólio das
práticas de gestão de pessoas;
- A matriz de competência se utiliza do modelo de
Avaliação de Desempenho do servidor do Tribunal
(conhecimentos, habilidades e atitudes);
- Avaliar o nível de capacitação e perfil do
profissional com base no histórico das atividades do
Tribunal, visando designá-lo para atuar em área
específica;
- Possibilitar ao Servidor optar, desde que
capacitado, por atuar em outra área que não aquela
que ele historicamente realizou tarefas;
- O Tribunal de Contas promoverá regularmente
cursos de capacitação nos diversos segmentos,
possibilitando a alocação dos servidores em
diversas áreas de atuação.
6.
Assessoria de
Planejamento e
Desenvolvimento
Organizacional
Revisa a Estrutura do
TCE/TO
- Propor adequações na estrutura organizacional do
TCE considerando o programa de gestão de
pessoas por competência e com base nos
processos redesenhados, de forma a melhor
contribuir para o alcance da missão da instituição e
dos objetivos e metas definidos no Plano
Estratégico do Tribunal;
- Propor adequações nas atribuições das Unidades;
- Indicar as adequações necessárias nos perfis
setoriais de competência necessários para
desenvolvimento de cada processo de trabalho;
- Indicar as adequações necessárias nos
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.87
conhecimentos, habilidades e atitudes individuais
dos servidores necessários para o desenvolvimento
de cada processo de trabalho;
- Indicar as adequações necessárias na estipulação
da lotação ideal de cada Unidade;
- Elaborar os novos normativos decorrentes e as
alterações para os normativos já existentes;
- Redigir atas de todas as reuniões de trabalho.
7.
Assessoria de
Planejamento e
Desenvolvimento
Organizacional
Avalia Impacto das
Inovações
Tecnológicas
- Com base nos cenários tecnológicos existentes, e
também nas Diretrizes emanadas pelo
Planejamento Estratégico analisa-se as
possibilidades de desenvolvimento de inovações em
Tecnologia da Informação e seus impactos nos
processos do TCE, discutindo as soluções em
fóruns e seminários, definindo as prioridades de
inovações e das soluções possíveis;
- Submete para validação e aprovação pelo Comitê
os projetos preliminares de Soluções em Tecnologia
em Softwares (Aplicativos e Básicos), Hardwares e
Comunicações. Os projetos, elaborados em
conjunto com a Diretoria de Tecnologia da
Informação, definem Escopos, Papéis e
Responsabilidades, Cronogramas, Orçamentos
Preliminares internos ou de contratação de serviços
e/ou de produtos.
8. Assessoria de
Planejamento
Coleta Informações
Operacionais e
Gerenciais
- Coleta de dados de ambiente interno a partir das
bases de dados disponíveis de Estudos.
Identificação dos pontos fortes e dos pontos para
revisão e otimização;
- Coleta de dados de ambientes externos em
Estudos Macroeconômicos, Setoriais/de
Segmentos. Identificação das ameaças e
oportunidades;
- Estudos de Impactos Econômico-Sociais;
- Estudos de Tendências Tecnológicas;
- Divulga informações de impactos das diretrizes
frente aos cenários para as áreas envolvidas.
Informação compartilhada e integrada a partir das
análises do ambiente interno e externo, articulando
informações de cenários com as demais áreas,
recebendo informações de cenários e
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.88
retroalimentando a base de dados (cada processo
torna-se base de conhecimento para retroalimentar
o processo de Planejamento Estratégico da
Administração do Tribunal);
- Recepcionar e armazenar as informações
remetidas pelas equipes, relativas aos programas e
projetos do Plano Estratégico;
- Executar críticas de qualidade e consistências das
informações prestadas. O resultado dessas críticas
deve se tornar atributo das respectivas informações,
para serem considerados em futuros
processamentos.
9. Unidades do TCE Analisa Cenário
Interno e Externo
- Faz-se uma análise das condições internas do
TCE para permitir uma avaliação dos principais
pontos fortes e fracos que a organização possui. Os
pontos fortes constituem as forças propulsoras da
organização, que facilitam o alcance dos objetivos
organizacionais − e devem ser reforçados, enquanto
os pontos fracos constituem as limitações e forças
restritivas que dificultam ou impedem o seu alcance
− e que devem ser superados;
- Realiza-se uma análise do ambiente externo ao
TCE, ou seja, das condições externas que o
rodeiam e que lhe impõem desafios e
oportunidades. A análise externa envolveu:
identificar ameaças e oportunidades e respectivas
características atuais e tendências futuras da
conjuntura econômica, tendências políticas, sociais,
culturais, legais etc., que afetam a sociedade.
10. Unidades do TCE Define Identidade
Organizacional
- Analisa cenário;
- Define negócio da organização, missão, visão e
valores.
11. Quem faz? Define Objetivos
Estratégicos e Metas
- Utiliza como base de informações, as análises
realizadas nos processos estratégicos de: Análise
de Cenários; Análises e Estudos no Negócio;
Impacto na Legislação; Impacto nas Pessoas;
Impacto na Tecnologia para:
- Formulação da Estratégia;
- Diagnósticos Situacionais.
- Utiliza metodologia de Planejamento Estratégico
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.89
Participativo, Situacional e BSC;
- Analise SWOT (Mapeamento de Ameaças e
Oportunidades, Pontos Fortes e Fracos);
- Definição de Objetivos, Programas, Projetos,
Metas, Prioridades de Ações para atendimento das
demandas de Diretrizes emanadas pelo TCE, por
sua vez alinhadas as Diretrizes, PPA, LDO e LOA
do Governo do Estado;
- Definição e delimitação de Escopo de Projetos
(abrangência, pressupostos, premissas, restrições,
objetivos gerais e objetivos específicos, orçamento
geral, cronograma geral macro, matriz de papéis e
responsabilidades, orçamentos gerais e específicos
por dimensões de competências tais como infra-
estrutura, contratações e tecnologia),
correlacionando o Escopo com as demais iniciativas
(sincronismos, interdependências);
- Acompanha a implantação da estratégia,
demonstrando, a qualquer momento, ritmos,
avanços e progressos de projetos e desempenho
entre previsto e realizado de objetivos e metas,
sinalizando lacunas críticas e recomendações para
as não-conformidades;
- Aciona plano de ações de alinhamento da
estratégia (de objetivos, metas e projetos), entre
previsto e realizado, sempre que houver não-
conformidade.
12. Unidades do TCE Elabora Plano de
Ação Estratégico
- Deve se fazer o planejamento anual das práticas a
serem implementadas;
- Identificando:
- Quem: grupo responsável pela
implementação, deve ter perfil adequado,
conhecimento e experiência necessária
para participação;
- Como: descrição das mudanças, objetivos,
etc.;
- Quando: prazos do projeto a ser
implementado;
- Onde: identificar e descrever impactos, em
processos e sistemas;
- O que: descrever a execução da prática
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.90
inovadora;
- Quanto: recursos necessários que serão
investidos para implantação;
- Natureza das Práticas Inovadoras.
- Prática Inovadora de Sistema:
- Controle/ relatório;
- Requisito;
- Integração com outros sistemas (internos
ou externos ao TCE);
- Parâmetros, prazos, etc.
- Prática Inovadora de Processos ou Procedimento:
- Definição ou atualização de fluxo de
atividades;
- Indicadores;
- Forma de trabalho e atribuições;
- Realizar reuniões sistemáticas para
acompanhamento do planejamento;
- O controle deve ser feito no cronograma do
projeto;
- Estabelecer metas atingíveis e desafiadoras: os
resultados obtidos devem ser suficientes para
garantir o alcance das metas;
- Definir pontos de controle que permitirão o
gerenciamento para consecução das metas;
- Analisar em conjunto com o responsável de cada
área a definição do problema (meta) e as causas
fundamentais que impedem o alcance do resultado;
- Elaborar planos de ação, para cada medida não
desdobrada;
- Com base nas prioridades dos Planos Estratégicos
e na Análise e Expectativas de Resultados, priorizar
Metas que deverão ser atingidas no ano;
- Estabelecer Planos de Ações para atingir as Metas
definindo:
- Quem:
- Como:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.91
- Quando:
- Onde:
- Quanto:
- Estabelecer um cronograma;
- Mobilizar recursos, informar responsabilidades,
expectativas, cronogramas, informações
necessárias, etc.
13. Assessoria de
Planejamento
Consolida Plano de
Ação Estratégico
- Reunir e organizar informações advindas das
áreas do TCE.
14. Comitê Estratégico Analisa Plano de
Ação Estratégico
- O Comitê analisa as informações constantes no
Plano de Ação, propondo as alterações que se
fizerem necessárias.
15. Alta Administração Aprova Plano de
Ação Estratégico
- O Comitê, com base na análise realizada, aprova o
plano de ação.
16. Unidades do TCE
Executa as Ações do
Plano de Ação
Estratégico
- As equipes desenvolvem as atividades constantes
no plano de ação.
17. Assessoria de
Planejamento
Acompanha as Ações
do Plano de Ação
Estratégico
- Com base em metodologia de BSC (Balanced
Scorecard), articula e define os indicadores de
demonstração de desempenho da Administração do
Tribunal;
- Acompanham, no sistema channel, os indicadores
de desempenho, consolidando em relatórios, a
qualquer momento, dados e demonstrativos de
metas e indicadores, comparando desempenho
previsto e desempenho realizado e apontando
causas dos desvios e ações de correção (incluindo
lideranças, prazos e recursos), utilizando a lógica de
análise da metodologia do BSC (fato, causa e
proposta de ação);
- Metas da Gestão Planejadas x Metas Alcançadas;
- Projetos prioritários diretamente correlacionados
com metas críticas;
- Análise de andamento dos Projetos;
- Pontos de atenção, ações de correção e
recomendações específicas para cada Projeto;
- Relatório Executivo com reporte do andamento
destes Projetos e aos Projetos a iniciar nos
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.92
próximos períodos;
- Atualização do andamento do Projeto junto a
Assessoria de Planejamento com análise de
impactos em outros Projetos Estratégicos e/ou
Metas.
18. Unidades do TCE Elabora Relatórios
Gerenciais
- Solicita informações das diversas áreas do TCE;
- Analisa as informações, comparando com o
resultado do Planejamento Estratégico.
19. Assessoria de
Planejamento
Consolida Relatórios
Gerenciais - Organiza as informações e emite relatório.
20. Comitê Estratégico
Analisa Resultado e
Propõe Medidas
Corretivas se
Aplicável
- Apresenta resultado ao comitê estratégico;
- Comitê analisa as causas imediatas (porque o
problema ocorreu?);
- Propõe as medidas corretivas necessárias (o que
fazer para bloquear a causa);
- Entender o efeito de cada medida no resultado
alcançado e como tomar as ações corretivas;
- Certificar-se de que as ações serão tomadas sobre
as causas e não sobre os seus efeitos;
- Propor diferentes soluções, analisar a eficácia e
custo de cada uma;
- Verificar o status da implantação de ações
previstas e revisar/inserir no plano novas ações ou
medidas corretivas.
21. Unidades do TCE Atualiza o Mapa
Estratégico
- Atualização do Planejamento Estratégico 2011-
2015, contemplando todos os produtos constituintes
do mesmo: Mapa Estratégico, Análise SWOT,
Indicadores, Ações e Projetos, Sistemática de
Gerenciamento da Execução, etc.
22. Assessoria de
Planejamento
Atualiza o Plano de
Ação Estratégico
- Atualiza o Plano de Ação de acordo com os
objetivos, indicadores e metas de longo prazo.
23.
Assessoria de
Planejamento e
Desenvolvimento
Organizacional
Consolida o Plano
Estratégico
- Organiza as informações em conformidade com as
metas de curto e longo prazo.
24. Unidades do TCE Demandam Projetos - Unidades internas e externas encaminham
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.93
e Serviços demandas e serviços a Presidência.
25. Presidência Analisa a Demanda
- Gabinete da Presidência faz uma análise prévia;
- Quando tratar-se de matéria referente ao
Planejamento Estratégico, estas serão
encaminhadas à ASPDO;
- Quando se referir a documentos de mero
expediente, a própria Chefia de Gabinete da
Presidência providencia os encaminhamentos
devidos;
- Em se tratando de demandas que requeiram
tratamento especial, estas serão submetidas ao
Presidente.
26. Assessoria de
Planejamento
Alinha ao
Planejamento
Estratégico e
Acompanha
- De acordo com a perspectiva e objetivo do Mapa
Estratégico, alinha ou insere a demanda ao Plano
Estratégico, de maneira que obtenha o resultado
esperado;
- Insere no Sistema de Monitoramento – Channel e
acompanha a execução.
27. Alta Administração Analisa a Demanda
- Se a demanda revestir-se de requisitos
necessários, estas serão autorizadas, caso
contrário, serão indeferidas.
28. Presidência Prioriza Demandas Prioriza demandas. Critérios? Datas? Parecer
Jurídico?....
29. Unidades do TCE Executam Demandas
Solicitadas
- Sendo demandas estratégicas, será elaborado um
Plano de Ação descrevendo atividades, recursos
necessários e responsáveis;
- Sendo demandas de mero expediente, estas serão
executadas de acordo com orientação da
Presidência e natureza da matéria.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.94
MACROPROCESSO OUVIDORIA
CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 95
OBJETIVO ............................................................................................................................. 96
DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 96
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 97
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 98
ANEXOS .............................................................................................................................. 101
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.95
PROCEDIMENTO PADRÃO
ASSISTÊNCIA DE OUVIDORIA
PR-ASOUV 001 - OUVIDORIA
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Juliana Pereira da Silva
Arraes
Nome: Juliana Pereira da Silva
Arraes
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Assistente de Ouvidoria Cargo: Assistente de Ouvidoria Cargo: Presidente
Data: 21/09/2011 Data: 21/09/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.96
OBJETIVO
Este manual tem como objetivo formalizar os atos legais atualmente existentes para buscar o melhor cumprimento das atribuições da Ouvidoria e assim, desempenhar de forma eficiente e eficaz o seu papel amparado em base legal. O manual abordará toda a fundamentação legal, a missão, a visão, a finalidade, os princípios, as atribuições, a ética profissional do ouvidor, o fluxo dos procedimentos, a forma de relacionamento, as técnicas dos relatórios, as formas de acompanhamentos e avaliações do desempenho da Ouvidoria, a padronização dos documentos utilizados pela Ouvidoria, o planejamento e os projetos proporcionando a condução de forma organizada os trabalhos administrativos desenvolvidos pela Ouvidoria do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins.
DEFINIÇÕES
- Demandas: são as demandas encaminhadas para Ouvidoria que podem ser classificadas como: Denúncia, reclamação, solicitação de informação, sugestão ou elogios. - Manifestações: são as manifestações encaminhadas para Ouvidoria que podem ser classificadas como: Denúncia, reclamação, solicitação de informação, sugestão ou elogios. - Manifestante: é o autor das demandas encaminhadas para a Ouvidoria. - Demandante: é o autor das manifestações encaminhadas para a Ouvidoria. - Unidade: é o departamento competente para responder a demanda/manifestação. - Descrição: é o relato/descrição dos fatos formalizado pelo demandante/manifestante. - Envolvidos: é a pessoa jurídica ou física ao qual a demanda/manifestação se refere. - Reclamações: são manifestações sobre a insatisfação quanto aos serviços prestados pelo tribunal, insatisfação sobre legislação, atraso no andamento do processo, morosidade no atendimento. - Denúncias: são manifestações relacionadas aos atos irregulares praticados por gestores públicos estaduais e municipais, como por exemplo, desvio de recursos, aplicação irregular de recursos, paralisação de obras, ausência de procedimento licitatório, favorecimento, nepotismo, contratações sem concurso publico, dentre outras. - Elogios: são manifestações favoráveis ao cidadão em relação à qualidade dos serviços, do atendimento ou das instalações e equipamentos das unidades do Tribunal de Contas. - Sugestões: são manifestações que apresentam proposta de aperfeiçoamento e melhoria dos serviços prestados ao cidadão. - Solicitação de informações: são manifestações sobre dúvidas quanto à aplicabilidade da legislação, vigência, prazos, atribuições, responsabilidades, andamento de processos.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.97
- Demandas sigilosas: quando informado um meio de contato e solicitado que seja guardado sigilo ou quando a própria Ouvidoria concluir ser necessário adotar este procedimento. - Demandas identificadas ou abertas: quando é informado um meio de contato. - Demandas anônimas: quando não há identificação do autor e são consideradas como indícios de irregularidade, porém, não poderão compor um processo com provas. - Improcedente: quando não tratam de assuntos relacionados às competências e atribuições do Tribunal de Constas do estado do Tocantins ou quando não existe qualquer fundamento que ampare a demanda. - Procedente: quando tratam de assuntos relacionados às competências e atribuições do Tribunal de Constas do Estado do Tocantins. - Demanda atendida: quando as informações forem suficientes para a emissão de opinião pela Ouvidoria ou pela unidade responsável no Tribunal. - Demanda atendida parcialmente: quando as informações do demandante forem consideradas insuficientes. - Demanda não atendida: quando for julgada improcedente, impertinentes ou inválidas. - Improcedente: quando não existe qualquer fundamento que ampare a demanda. - Ouvidoria itinerante: projeto que leva a Ouvidoria à municípios do Estado do Tocantins para divulgação da mesma e coleta das demandas/manifestações da sociedade. - Programa “Juntos Vamos Fiscalizar”: projeto que visa estabelecer parcerias com entidades da sociedade civil organizada (Conselhos municipais, Associações de Bairros ou Moradores, Sindicatos e ONGs) para fortalecer a participação da sociedade no controle social das contas públicas visando aumentar as demandas da Ouvidoria. - Encontros Estaduais de Ouvidores Públicos: eventos que tem como objetivo fortalecer a imagem do Tribunal de Contas e o seu compromisso com o controle social no estado. - Cartilha da Ouvidoria: livreto de divulgação dos serviços prestados pela Ouvidoria com o objetivo de democratizar o conhecimento sobre as contas públicas, publicando em Linguagem simplificada sobre procedimentos da Administração Pública, buscando formar uma consciência cidadã despertada para a participação responsável.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Modelo de resposta externa: ANEXO I; - Modelo de resposta interna: ANEXO II; - Modelo de memorando de alerta sobre pendências: ANEXO III;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.98
- Modelo de memorando de informação de dados cadastrais do sistema: ANEXO IV; - Carta de serviços da Ouvidoria do TCE: ANEXO V.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Cidadão Encaminhamento
das demandas
- Internet: O usuário deve acessar o site do
www.tce.to.gov.br, no link da Ouvidoria e preencher o
formulário de demanda após o cadastro é gerado um
número de demanda e senha que deverão ser utilizados
para consultar a demanda cadastrada. Caso necessite
complementar a solicitação, o usuário deverá entrar em
contato, novamente, para um novo atendimento;
- E-mail: O usuário deverá enviar um e-mail para
[email protected] com as informações que
contemple os campos obrigatórios para identificação do
motivo de contato e dos dados cadastrais. A equipe de
atendimento da Ouvidoria irá receber e cadastrar as
demandas no sistema de Ouvidoria, automaticamente o
sistema enviará um e-mail de resposta ao solicitante
com o número da demanda;
- Telefone: O usuário deverá entrar em contato com o
0800-6445800 por meio do telefone da Ouvidoria e
informar os dados da demanda, o servidor da equipe de
atendimento da Ouvidoria deverá cadastrar a demanda
no sistema de Ouvidoria e informar ao solicitante o
número da demanda a senha gerada;
- Cartas, fax e urnas: O usuário deverá formalizar sua
manifestação e encaminhar sua demanda ao TCE por
fax ou carta ou depositar nas urnas;
- Pessoalmente: o usuário deverá agendar uma visita
pelo telefone 3232-5944 ou 08006445800, dirigir-se à
Ouvidoria na data marcada de sua visita e informar os
dados da demanda, um servidor da Ouvidoria deverá
cadastrar a demanda no sistema de Ouvidoria e
informar ao solicitante o número da demanda.
2. Equipe de
atendimento
Recebimento das
demandas
- Internet: A equipe de atendimento deverá acessar o
sistema da Ouvidoria diariamente para receber as
manifestações;
- E-mail: A equipe de atendimento da Ouvidoria deverá
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.99
ler os emails diariamente e cadastrar as demandas no
sistema de Ouvidoria, automaticamente o sistema
enviará um e-mail de resposta ao solicitante com o
número da demanda;
- Telefone: O servidor da equipe de atendimento da
Ouvidoria deverá cadastrar todas as ligações do “0800”
no sistema de Ouvidoria e informar ao demandante o
número da demanda e a senha gerada;
- Cartas, fax e urnas: O servidor da equipe da Ouvidoria
deverá cadastrar as demanda no sistema de Ouvidoria
e informar ao solicitante o número da demanda gerada
pelo sistema;
- Pessoalmente: A equipe de atendimento deverá
agendar as visitas, cadastrar as demandas no sistema
de Ouvidoria no ato da visita e informar ao solicitante o
número da demanda.
3.
Equipe de
Analise e
controle
Analise das
demandas
- A equipe de atendimento analisa as demandas e
responde ao cidadão caso a demanda não seja de
competência do TCE e informa o órgão competente.
4.
Equipe de
Analise e
controle
Análise, Correção e
encaminhamento
das demandas
- A equipe de análise e controle faz as correções
necessárias no texto de todas as demandas;
- No caso de solicitação de informações que competem
a Ouvidoria a equipe elabora a resposta e encaminha à
coordenação para aprovação;
- Nos casos de Solicitação de informações que não
competem a Ouvidoria a equipe faz o encaminhamento
interno;
- No caso de denúncias e reclamações com baixo nível
de complexidade a equipe faz o encaminhamento
interno;
- No caso das demandas e reclamações de alto nível
de complexidade a equipe encaminha para a Ouvidoria
com um parecer prévio sobre possíveis procedimentos
cabíveis;
- No caso de elogios a equipe encaminha para o
departamento competente. Se os elogios são referente
à Ouvidoria a equipe encaminha resposta de
agradecimento;
- No caso de sugestões a equipe encaminha para o
departamento interno. Se as sugestões são para
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.100
Ouvidorias a equipe encaminha para a coordenação.
5. Coordenação/
Ouvidor
Define para a
conclusão ou
encaminhamento
- A coordenação analisa as demandas e define se a
demanda pode ser concluída pela própria Ouvidoria ou
se precisará ser encaminhada para o departamento
competente.
6.
Equipe de
Analise e
controle
Responde a
demanda
- A equipe de análise e controle recebe a demanda
com o parecer da coordenação concluindo que a
mesma deverá ser respondida pela própria Ouvidoria;
- A equipe de análise e controle estuda o conteúdo da
demanda e responde ao cidadão;
- Finaliza-se a tramitação da demanda no sistema e
considera-se concluída.
7. Presidência
Analisa e informa
sobre as
providências
tomadas
- Quando se trata de reclamação, a Presidência recebe
a demanda, analisa, verifica junto ao departamento ao
qual a demanda se refere e informa sobre as
providencias tomadas ou que serão tomadas.
8. Corregedoria
Analisa e informa
sobre as
providências
tomadas
- Quando se trata de denúncia ou reclamação de
servidores internos, a corregedoria recebe a demanda,
analisa, verifica junto ao departamento ao qual a
demanda se refere e informa sobre as providências
tomadas ou que serão tomadas.
9. Controle
Externo
Analisa e informa
sobre as
providências
tomadas
- Sendo comunicado de irregularidade, as Diretorias de
Controle Externo analisam a demanda e decidem se
serão transformadas em ponto de auditoria ou se, pela
complexidade dos fatos relatados, precisarão ser
encaminhadas para a Relatoria competente para
conhecimento;
- Caso seja ponto de auditoria informa a data da
auditoria e posteriormente os resultados da
fiscalização.
10. Relatorias
Analisa e informa
sobre as
providências
tomadas
- Sendo comunicado de irregularidade, as Diretorias de
Controle Externo analisam a demanda e decidem se
serão transformadas em ponto de auditoria ou se,
contendo fortes indícios de irregularidade e pela
complexidade dos fatos relatados, precisarão ser
encaminhadas para a Relatoria competente para
conhecimento e análise;
- Considerada com fortes indícios de irregularidade,
com provas e bem fundamentada, a denúncia é
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.101
analisada pela Relatoria que decide pela auditoria
especial, ou se retornará à Diretoria de Controle
Externo competente, como ponto de auditoria;
- Considerada pelo Relator de extrema urgência a
fiscalização da denúncia, a Relatoria encaminha á
demanda para ser verificada em Auditoria Especial;
- Informa as providências tomadas.
11. Unidades do
TCE
Respondem pelo
sistema
- Quando se trata de solicitação de informação, elogio
ou sugestão as Unidades do TCE, analisam ou tomam
conhecimento e respondem a demanda pelo sistema.
12. Controle
Externo
Verifica a denúncia
em auditoria
- Considerada como ponto de auditoria ou como uma
denúncia fundamentada, a demanda é verificada na
auditoria do município ou órgão correspondente ao
comunicado de irregularidade. As Unidades do
TCE informam o Controle Externo sobre as
providências tomadas.
13. Controle
Externo
Encaminha resposta
para Ouvidoria
- Informa a Ouvidoria sobre a conclusão ou o
andamento da demanda.
- Caso a auditoria tenha sido realizada e os fatos
relatados tenham sido confirmados, informa o número
do processo para que o cidadão possa acompanhar
pelo site.
14.
Equipe de
análise e
controle
Analisa e encaminha
para o cidadão.
- A equipe de análise e controle analisa as respostas e
encaminha ao cidadão.
ANEXOS
- ANEXO I: Modelo de resposta externa. - ANEXO II: Modelo de resposta interna. - ANEXO III: Modelo de memorando de alerta sobre pendências. - ANEXO IV: Modelo de memorando de informação de dados cadastrais do sistema. - ANEXO V: Carta de serviços.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.102
MACROPROCESSO PATRIMÔNIO E SERVIÇOS
PROCESSO MANUTENÇÃO E SERVIÇOS ..................................................... 103
PROCESSO PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO ............................................. 103
PROCESSO TRANSPORTES .......................................................................... 107
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.103
PROCESSO MANUTENÇÃO E SERVIÇOS
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 104
OBJETIVO ........................................................................................................................... 105
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 105
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 105
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 105
ANEXOS .............................................................................................................................. 106
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.104
PROCEDIMENTO PADRÃO
COORDENADORIA DE MANUTENÇÃO E TRANSPORTE
PR-COMAT 001 – MANUTENÇÃO E SERVIÇOS
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Roberto Carlos Carvalho da
Silva
Nome: Raimundo Nonato Gomes
Monturil Neto
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Técnico de Controle Externo Cargo: Coordenador de
Manutenção e Transporte
Cargo: Presidente
Data: 20/09/2011 Data: 20/09/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.105
OBJETIVO
Descrever as atividades referentes à manutenção e serviços, a fim de atender as necessidades das unidades do TCE.
DEFINIÇÕES
- COMAT: Coordenação de Manutenção e Transporte.
- DIGAF: Diretoria geral de Administração e Finanças.
- DIOAF: Diretoria de Administração, Orçamento e Finanças.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Fluxograma de Manutenção e Serviços.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Unidades do
TCE
Solicita
Serviço/Manutenção
- As unidades solicitantes, solicitam os serviços via
formulário eletrônico ao setor de manutenção e
serviços, que por sua vez analisa o caso e como pode
ser resolvido.
2. Coordenadoria
de Manutenção
Verifica a existência
de saldo
- Quando se trata de manutenção predial externa, com
materiais externos, verifica-se o saldo orçamentário
existente e encaminha-se a solicitação à empresa
responsável para executar o serviço;
- Após a execução do serviço, será remetido o cupom
fiscal individual de cada serviço, com a nota fiscal total;
- O responsável pelo setor de manutenção confere os
cupons com a nota fiscal e atesta a mesma;
- Após o atesto, a mesma será encaminhada ao
Financeiro para efetuar o pagamento.
3. Coordenadoria
de Manutenção
Autoriza a realização
do serviço
- O setor de Manutenção autoriza eletronicamente a
execução dos serviços requisitados às empresas
contratadas ou aos servidores de apoio à Manutenção.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.106
4.
Diretoria Geral
de
Administração
e Finanças
Autoriza o serviço
- Alta Administração autoriza eletronicamente a
execução dos serviços, acessando sistema de
workflow.
5. Coordenadoria
de Manutenção Executam o Serviço
- O setor de apoio à Manutenção recebe a autorização
via sistema para execução dos serviços;
- Após executados os serviços a Equipe de Apoio
registra no sistema a conclusão dos serviços
solicitados.
6.
Empresas
terceirizadas e
servidores do
TCE
Executam o Serviço
- O setor de Manutenção encaminha à Diretoria Geral,
eletronicamente, solicitação para execução de serviços
de readequação predial.
- Após autorização da Diretoria Geral o setor de
Manutenção dá prosseguimento ao solicitado.
7.
Empresa
terceirizada e
gestor
Emite Cupom e Nota
Fiscal
- A empresa contratada emite o cupom/nota fiscal e
encaminha ao gestor do contrato/setor de Manutenção
para conferência e atesto do mesmo.
8.
Gestor e
Funcionários
TCE
Atesta a Nota fiscal e
Digitaliza
- Após o atesto da Nota Fiscal a mesma será
digitalizada e encaminhada ao setor Competente.
9.
Diretoria de
Orçamento,
Administração
e Finanças
Executa o
pagamento - O Setor Financeiro executa o pagamento.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.107
PROCESSO PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 108
OBJETIVO ........................................................................................................................... 109
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 109
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 109
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 109
ANEXOS .............................................................................................................................. 117
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.108
PROCEDIMENTO PADRÃO
COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
PR-COMAP 001 – PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: José Amauri Alves de
Oliveira
Nome: Geovane Costa Lima Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Coordenador Cargo: Chefe de Divisão Cargo: Presidente
Data: 20/09/2011 Data: 20/09/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.109
OBJETIVO
Descrever as atividades da Coordenadoria de Material e Patrimônio.
DEFINIÇÕES
- COMAP: Coordenadoria de Material e Patrimônio.
- DIMAT: Divisão de Material.
- DIPAT: Divisão de Patrimônio.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Fluxograma de Almoxarifado e Patrimônio.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Divisão de
Material
Realiza Previsão de
Material
- A previsão de consumo será realizada pela DIMAT, com
base nas informações e quantidades apresentadas pelo
Sistema de Almoxarifado, o qual disponibilizará a previsão
de consumo por um determinado período desejado, bem
como o levantamento e inclusão de novas demandas e
eventuais necessidades;
- O sistema irá gerar a previsão por um determinado
período desejado, ao ser informado a data mesmo
disponibilizará a previsão mensal e anual, informando
quantidades e valores com base no ultimo valor registrado
no Sistema de Almoxarifado. Observamos que tal relatório
deva ser gerado por natureza de despesa.
2. Divisão de
Material
Elabora Termo de
Referência
- A DIMAT irá gerar Termo de Referência elaborado em
formulário eletrônico, com dados (descrições) extraídos
dos itens cadastrados em nosso banco de dados do
Sistema de Almoxarifado, para aquisição de bens de
consumo, já incluindo novas demandas e eventuais
necessidades, que atenderá esta Corte de Contas por um
período de 12 (doze) meses;
- Os Termos de Referência serão emitidos de acordo com
objeto a ser licitado, tais como:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.110
- Termo de Referência para aquisição de material
de expediente e ensino;
- Termo de Referência para aquisição de
materiais e serviços gráficos;
- Termo de Referência para aquisição de produtos
de limpeza, conservação e higiene, e, gêneros
alimentícios;
- Termo de Referência para aquisição de
suprimentos de informática, tais como: tonners,
entre outros;
- Termo de Referência para aquisição de materiais
para manutenção predial, tais como: material para
construção e acabamento, material para instalação
elétrica e rede lógica, peças e acessórios para
substituições e/ou manutenções diversas,
ferramentas e utensílios de curta duração, entre
outros.
- O Termo de Referência é composto das seguintes
informações:
- justificativa;
- objeto;
- descrição do item;
- prazo, forma e local de entrega;
- obrigações do contratante;
- obrigações do contratado;
- informações do pagamento;
- informações sobre a fiscalização do contrato;
- informações sobre o gestor do contrato;
- assinaturas dos solicitantes.
- Após a elaboração do Termo de Referência, o mesmo
será encaminhado via processo eletrônico, ao
departamento de compras, onde dará início aos
procedimentos para aquisição e licitação.
3. Divisão de
Material
Emite Solicitação de
Fornecimento aos
Fornecedores
- Após realização dos procedimentos licitatórios, emissão e assinatura do contrato e nota de empenho, a DIMAT irá gerar via sistema com interface web, através de dados extraídos do contrato, disponíveis no sistema de licitação, o qual será interligado às Divisões de Material e Patrimônio, dentre outros departamentos gestores de contratos. A solicitação de fornecimento para o fornecedor,
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.111
contendo os seguintes requisitos:
- Dados do Tribunal de Contas do Estado do
Tocantins;
- Número da nota de empenho;
- Número do Processo;
- Número do contrato;
- Dados do fornecedor (Razão Social, CNPJ,
endereço, telefones);
- Número do Pregão Presencial ou Eletrônico,
quando for dispensa de licitação, constar o número
da portaria a qual autorizou a aquisição;
- Nome do Solicitante;
- Descrição do produto, constando marca e/ou
modelo.
- As Solicitações de Fornecimento serão enviadas para os fornecedores, via sistema com interface web ou via email o qual confirmará o recebimento da mesma, via mensagem.
4. Divisão de
Material Entrega do Material
- Após o recebimento da Solicitação de Fornecimento via sistema com interface web ou email o fornecedor providenciará a entrega dos bens patrimoniais ou de consumo conforme descrito na Solicitação de Fornecimento, no prazo máximo estabelecido em contrato;
- Após o vencimento do prazo de entrega, será emitida ao fornecedor uma carta de cobrança, enviada via sistema com interface web ou email, nos termos da Lei n° 8.666/93.
5. Divisão de
Material
Recebe Nota Fiscal
de Material/Bens de
Consumo ou
Permanente
- No ato do recebimento dos bens permanentes ou de consumo, é verificado se os dados constantes na nota fiscal estão em conformidade com o contrato, nota de empenho e Solicitação de Fornecimento;
- Após verificação quanto à veracidade dos dados constantes na nota fiscal, será feita uma verificação quanto à qualidade do produto, confrontado dados dos produtos com a nota fiscal e Solicitação de Fornecimento, onde deverão estar de acordo com modelo e marca do licitado.
6. Divisão de
Material
Emite Termo de
Recebimento e
Atesta a Nota Fiscal
- Após conferência, estando os bens de consumo ou permanente aptos para recebimento a Comissão de Recebimento em conjunto com a DIMAT emite Termo de recebimento provisório ou definitivo de serviços ou de fornecimento de bens, onde também já é efetuado o atesto da nota fiscal.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.112
- Termo de recebimento provisório: quando se
trata de bens permanentes ou equipamentos
eletrônicos, dos quais serão testados após
instalação, estando seu pagamento condicionado
após a emissão do Termo de Recebimento
Definitivo;
- Termo de recebimento definitivo: quando se
trata de bens permanentes ou de consumo
testados e aptos para o recebimento definitivo,
não havendo necessidade de realização de
testes posteriores.
7. Divisão de
Material
Registra em Sistema
de Almoxarifado os
Materiais/Bens
- Após emissão do Termo de Recebimento Definitivo e atesto da nota fiscal, será efetuado o registro dos bens de consumo ou patrimoniais adquiridos no Sistema de Almoxarifado. Tal procedimento será realizado quando da apresentação da nota fiscal eletrônica, através do leitor do código de barras, observando que o sistema estará interligado ao da Receita Federal. Desta forma, os dados constantes na nota fiscal serão transportados para o Sistema de Almoxarifado, observando a necessidade das seguintes opções:
- Campos de complementos para informar data de
validade dos produtos quando se tratar de bens de
consumo;
- Complemento de cadastro, informando marca e
modelo quando se tratar de bens permanentes.
- Para evitar duplo cadastro de produtos, o sistema terá a flexibilidade de exclusão e inclusão de itens, conforme o cadastro de bens;
- Quando a nota fiscal se refere a bens permanentes, a mesma e os bens adquiridos são encaminhados à DIPAT para tombamento, posteriormente a nota fiscal será devolvida à DIMAT para que seja encaminhada ao Departamento Financeiro para pagamento.
8. Divisão de
Material
Executa o
Pagamento
- Ao receber a nota fiscal devidamente atestada o Departamento Financeiro irá efetuar seu respectivo pagamento.
9. Divisão de
Material
Gerencia Estoque e
Distribuição de
Materiais
- Após o recebimento do material, através dos procedimentos acima mencionados, o chefe da DIMAT, por sua vez irá armazenar os materiais adquiridos, bem como controlar seu consumo e estoque, repondo conforme necessidade e demandas;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.113
- A DIMAT irá realizar a distribuição de materiais semanalmente, através de requisições realizadas via Sistema de Almoxarifado, nos dias estabelecidos para cada departamento realizar seu pedido, observando que os departamentos deverão fazer uma previsão de uso semanal, com exceção de tonner que poderá ser solicitado em qualquer dia da semana, conforme necessidade.
10. Divisão de
Patrimônio
Realiza a Previsão
de Bens
- Após o recebimento de solicitações via sistema eletrônico, e a não existência dos bens permanentes na DIPAT, é realizado um levantamento de todos os bens que deverão ser adquiridos;
- Após o levantamento, é emitido Termo de Referência para aquisição dos mesmos;
- Caso o bem solicitado esteja disponível na DIPAT, o mesmo é disponibilizado para o departamento solicitante.
11. Divisão de
Patrimônio
Elabora Termo de
Referência
- A DIPAT em conjunto com a COMAP, elabora Termo de Referência, contendo as seguintes informações:
1. - justificativa; - objeto; - descrição do item; - prazo, forma e local de entrega; - obrigações do contratante; - obrigações do contratado; - informações do pagamento; - informações sobre a fiscalização do contrato; - informações sobre o gestor do contrato; - assinaturas dos solicitantes.
- Após a elaboração do Termo de Referência, o mesmo será encaminhado ao departamento de compras, onde dará inicio aos procedimentos para aquisição e licitação.
12. Divisão de
Patrimônio
Emite Solicitação de
Fornecimento aos
Fornecedores
- Após realização dos procedimentos licitatórios, emissão e assinatura do contrato e nota de empenho, a DIMAT irá gerar via sistema com interface web, através de dados extraídos do contrato, disponíveis no sistema de licitação, o qual será interligado às Divisões de Material e Patrimônio, dentre outros departamentos gestores de contratos;
- A Solicitação de Fornecimento para o fornecedor, irá conter os seguintes requisitos:
- Dados do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins;
- Número da nota de empenho;
- Número do Processo;
- Número do contrato;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.114
- Dados do fornecedor (Razão Social, CNPJ, endereço, telefones);
- Número do Pregão Presencial ou Eletrônico, quando for dispensa de licitação, constar o número da portaria a qual autorizou a aquisição;
- Nome do Solicitante;
- Descrição do produto, constando marca e/ou modelo.
- A solicitação de fornecimento será enviada para os fornecedores, via sistema com interface web ou via email o qual confirmará o recebimento da mesma, via mensagem.
13. Divisão de
Patrimônio Entrega o Material
- Após o recebimento da Solicitação de Fornecimento via sistema com interface web ou email o fornecedor providenciará a entrega dos bens patrimoniais ou de consumo conforme descrito na Solicitação de Fornecimento.
14. Divisão de
Patrimônio
Recebe Nota Fiscal
de Bens
Permanentes e
Consumo Analisa
Conformidade com o
Empenho
- No ato do recebimento dos bens permanentes ou de consumo, e verificado se os dados constantes na nota fiscal estão em conformidade com o contrato, nota de empenho e Solicitação de Fornecimento;
- Após verificação quanto à veracidade dos dados constantes na nota fiscal, será feita uma verificação quanto à qualidade do produto, confrontado dados dos produtos com a nota fiscal e solicitação de fornecimento, onde deverão estar de acordo com modelo e marca do licitado.
15. Divisão de
Patrimônio
Emite Termo de
Recebimento e
Atesta a Nota Fiscal
- Após conferência, estando os bens de consumo ou permanente aptos para recebimento a Comissão de Recebimento em conjunto com a DIMAT emite Termo de recebimento provisório ou definitivo de serviços ou de fornecimento de bens, onde também já é efetuado o atesto da nota fiscal;
- Termo de recebimento provisório: quando se trata de bens permanentes ou equipamentos eletrônicos, dos quais serão testados após instalação, estando seu pagamento condicionado após a emissão do Termo de Recebimento Definitivo;
- Termo de recebimento definitivo: quando se trata de bens permanentes ou de consumo testados e aptos para o recebimento definitivo, não havendo necessidade de realização de testes posteriores.
16.
Divisão de
Patrimônio
Registra em Sistema
de Almoxarifado os
Materiais/Bens
- Após emissão do Termo de Recebimento Definitivo e
atesto da nota fiscal, será efetuado o registro dos bens
adquiridos no Sistema de Almoxarifado. Tal procedimento
será realizado quando da apresentação da nota fiscal
eletrônica, através do leitor do código de barras,
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.115
observando que o sistema estará interligado ao da Receita
Federal. Desta forma, os dados constantes na nota fiscal
serão transportados para o Sistema de Almoxarifado,
observando a necessidade das seguintes opções:
- Campos de complementos para informar data
de validade dos produtos quando se tratar de
bens de consumo;
- Complemento de cadastro, informando marca e
modelo quando se tratar de bens permanentes.
- Para evitar duplo cadastro de produtos, o nosso sistema terá a flexibilidade de exclusão e inclusão de itens, conforme o cadastro de bens.
17. Divisão de
Patrimônio
Realiza o
Tombamento dos
Bens
- Ao receber a nota fiscal de bens permanentes, a DIPAT realiza o tombamento da mesma, bem como o emplaquetamento dos bens adquiridos;
- Após o tombamento os bens são armazenados ou distribuídos ao departamento do qual se originou;
- Após tombamento da nota fiscal, a mesma é devolvida à DIMAT para que seja encaminhada ao Departamento Financeiro para pagamento.
18. Divisão de
Patrimônio
Armazena ou
Distribui os Bens às
Unidades do TCE/TO
- Quando se trata de bens permanentes, os mesmos são armazenados na DIPAT ou distribuídos ao departamento solicitante, acompanhado de Termo de Responsabilidade, o qual será emitido via sistema de patrimônio, onde constarão os seguintes requisitos:
- Dados do departamento de origem e
distribuição do bem, bem como o responsável
pela distribuição (DIPAT);
- Dados do departamento de destino, constando
nome do responsável pelo setor e pelos bens;
- Descrição do bem, marca, modelo e valor.
19. Divisão de
Patrimônio
Gerencia a
Movimentação de
Bens
- Controla a movimentação e armazenagem e manutenção dos bens permanentes.
20.
Coordenadoria
Material e
Patrimônio
Solicita Constituição
de Comissão
Realização de
Inventário
Patrimonial
- Anualmente, ou sob demanda de alguma eventual necessidade, a DIPAT em conjunto com a COMAP, solicitará via sistema workflow, a constituição de Comissão para realização de Inventário Patrimonial, dos bens pertencentes ao TCE/TO e dos bens de terceiros sob sua responsabilidade.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.116
21. Gabinete da
Presidência
Designa Servidores
para Constituir
Comissão de
Inventário
Patrimonial
- A designação dos servidores para a Comissão de Inventário Patrimonial, dar-se-á através de portaria eletrônica emitida pela Presidência, a qual constará o nome e a matrícula dos servidores que irão compor a referida comissão;
- Posteriormente a portaria será encaminhada ao Presidente da Comissão, o qual dará início aos trabalhos a serem realizados.
22.
Comissão de
Baixa
Patrimonial
Realiza Inventário
Patrimonial
- A Comissão realizará o Inventário Patrimonial, seguindo o método abaixo:
- O presidente da comissão, solicitará a relação dos bens patrimoniais pertencentes ao TCE/TO, e posteriormente convocará todos os membros, para uma reunião, a qual dará início aos trabalhos que serão realizados, traçando metas a serem seguidas. Observando que todas as discussões e metas serão registradas em Atas das Reuniões; - Após será realizado um levantamento in loco, (contagem dos bens) em todos os departamentos do TCE/TO, confrontados Termo de Responsabilidade com os bens físicos existentes, caso haja alguma divergência ou a não localização de algum bem, tal informação constará em relatório; - Após o levantamento e conferência de todos os bens patrimoniais a referida Comissão, discutirá sobre as divergências encontradas, e tais apontamentos serão registrados nas Atas de Reuniões.
23.
Comissão de
Baixa
Patrimonial
Emite Relatório de
Inventário
- O Relatório de Inventário Patrimonial será emitido com base nas informações constates nas Atas das Reuniões realizadas, nele constarão todos os apontamentos feitos pela referida Comissão, bem como algumas divergências encontradas, sendo as mesmas apresentadas de forma clara, com justificativas e sugestões para possíveis regularizações. O Relatório de Inventário Patrimonial também conterá anexos, tais como:
- Anexo I: Conterá a relação dos bens patrimoniais, localizados em bom estado de conservação;
- Anexo II: Conterá a relação dos bens patrimoniais, localizados e eventualmente obsoletos, sucateados, em desuso, passíveis de doação e baixa patrimonial;
- Anexo III: Constará a relação dos bens patrimoniais não localizados.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.117
24. Gabinete da
Presidência
Analisa Relatório de
Inventário
- A análise do Relatório de Inventário Patrimonial será realizada pelo Gabinete da Presidência, após aprovação dos dados levantados, quando passíveis de regularização, o mesmo será encaminhado ao Plenário para votação de tais divergências encontradas, aprovadas, o mesmo será encaminhado ao departamento financeiro e contábil para regularizações.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.118
PROCESSO TRANSPORTES
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 119
OBJETIVO ........................................................................................................................... 120
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 120
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 120
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 120
ANEXOS .............................................................................................................................. 123
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.119
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIVISÃO DE TRANSPORTE
PR-DITRA 001 – TRANSPORTE
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Pedro Henrique Alves de
Oliveira Filho
Nome: Arcênio Martins Ferreira Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Coordenador de
Manutenção e Transporte
Cargo: Chefe de Divisão de
Transporte
Cargo: Presidente
Data: 20/09/2011 Data: 20/09/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.120
OBJETIVO
Descrever as atividades referentes ao transporte, a fim de atender as necessidades das unidades do TCE.
DEFINIÇÕES
- DITRA: Divisão de Transporte.
- COMAT: Coordenação de Manutenção e Transporte.
- DIGAF: Diretoria Geral de Administração e Finanças.
- DIOAF: Diretoria de Administração, Orçamento e Finanças.
- DIREH: Diretoria de Recursos Humanos.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Fluxograma de Transporte.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Unidades do
TCE
Solicita Serviço de
Transporte
- As Unidades solicitam os serviços de transporte,
preenchendo o formulário eletrônico via sistema, com as
seguintes informações:
- Nome da unidade solicitante;
- Nome do servidor solicitante;
- Ramal da unidade solicitante;
- Tipo de veículo ( ) Palio ( ) Ranger ( )
Microônibus;
- Destino de tráfego de veículo;
- Mudança de itinerário;
- Horário de saída e retorno;
- Objetivo da saída.
- OBS: Quando forem solicitados os veículos Ranger e Microônibus será necessária uma autorização por parte da DIGAF.
2. Alta Analisa e Autoriza - Após solicitado pela Unidade, automaticamente é escolhido via sistema o condutor do veículo, após
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.121
Administração Viagem remetido à DIGAF para avaliar, e se possível autorizar, via assinatura eletrônica.
3.
Diretoria de
Orçamento,
Administração e
Finanças
Realiza Reserva
Financeira /
Empenho
- Através do sistema, a DIOAF faz a reserva financeira; - Através do sistema, a DIOAF faz empenho para pagamento de diárias.
4.
Diretoria de
Recursos
Humanos
Elabora Portaria de
Viagem
- Através do sistema a DIREH elabora uma portaria indicando todos os componentes da equipe que irão viajar constando as seguintes informações de cada servidor:
- Nome; - CPF; - RG; - Matrícula; - Cargo/Função; - Dados Bancários.
- Além dos dados acima citados, se faz necessário na portaria:
- Período da viagem; - Itinerário/Quantidade de diárias.
5. Divisão de
Transportes
Autoriza a Saída do
Veículo
- Quando solicitado via sistema o serviço de transporte
dentro do Município de Palmas, a autorização partirá da
Divisão de Transporte, lembrado que o atendimento é feito
conforme ordem de solicitações.
6. Divisão de
Transportes
Prepara o Veículo
para a Viagem
- A Divisão de Transportes executa as seguintes tarefas:
- Abastece;
- Troca o óleo (se necessário);
- Lava;
- Alinha;
- Balanceia;
- Vistoria o estado de conservação do veículo;
- Realiza outros procedimentos que se fizerem
necessários.
- O abastecimento dos veículos quando estiverem fora do
Município de Palmas, será feito através do Cartão de
Abastecimento com limite proporcional a distância a ser
percorrida, conforme planejamento pré-estabelecido;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.122
- Cada condutor é responsável pela sua senha de acesso
ao cartão de abastecimento, a qual é pessoal e
intransferível, e só poderão ser utilizadas nos postos
credenciados conforme lista disponível em cada veículo.
7. Divisão de
Transportes
Imprime Ordem de
Tráfego
- Após a elaboração e assinatura da portaria, a DITRA
imprime a ordem de tráfego constando as seguintes
informações:
- Nome do responsável pela equipe;
- Nome dos municípios;
- Dia da saída;
- Horário da saída;
- Dia do retorno;
- Horário previsto do retorno;
- Valor total de diárias a ser recebida pelo
condutor;
- Numero da portaria e data de publicação.
8. Divisão de
Transportes Realiza a Viagem
- Preenche o relatório de viagem se necessário com as
discordâncias por parte de algum integrante da equipe no
que rege a Resolução Administrativa n° 05/08, como por
exemplo:
- Trafegar em horário não autorizado;
- Autorizar a condução do veículo por outra
pessoa não permitida;
- Deslocamento do veículo para locais que não
são adequados para utilização do mesmo;
- Dar carona para passageiros que não fazem
parte da equipe;
- Transporte de qualquer tipo de alimentos que
não se faz necessário para viagem.
9. Divisão de
Transportes
Lança no Sistema a
Kilometragem Final
e Horário
- Após o retorno do veículo à sede do TCE/TO, a DITRA
registra em sistema as informações necessárias, tais
como:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.123
- KM final;
- Data e horário de chegada à sede (TCE);
- Vistoria o estado de conservação do veículo.
10. Unidades do
TCE
Preenche Relatório
de Satisfação em
Sistema
- Após a utilização do serviço de transporte será solicitado
pelo próprio sistema, o preenchimento de algumas
informações não obrigatórias para aprimoramento dos
serviços prestados, tais como:
- Pontualidade no atendimento;
- Segurança na condução do veículo;
- Prestatividade por parte do condutor;
- A escala de avaliação deve ser classificada da seguinte
maneira:
- 0 a 4 - RUIM;
- 5 a 7 - BOM;
- 8 a 10 - ÓTIMO.
ANEXOS
N/A.
MACROPROCESSO RECURSOS HUMANOS
PROCESSO ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL .......................................................... 125
SUBPROCESSO ATENDIMENTO AO SERVIDOR ............................................ 125
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.124
SUBPROCESSO FOLHA DE PAGAMENTO ...................................................... 134
SUBPROCESSO SERVIÇOS DE SAÚDE .......................................................... 145
PROCESSO GESTÃO DE PESSOAS......................................................................... 151
SUBPROCESSO APERFEIÇOAMENTO E DESENVOLVIMENTO - INTERNO 167
SUBPROCESSO APERFEIÇOAMENTO E DESENVOLVIMENTO - EXTERNO174
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.125
PROCESSO ADMINISTRAÇ ÃO DE PESSOAL
SUBPROCESSO ATENDIME NTO AO SERVIDOR
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 126
OBJETIVO ........................................................................................................................... 127
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 127
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 127
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 128
ANEXOS .............................................................................................................................. 132
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.126
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS
PR-DIREH 003 – ATENDIMENTO AO SERVIDOR
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Aneli Souza Amaral Cury Nome: Leidvon Welles Santos Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Técnico de Controle Externo Cargo: Diretor de Recursos
Humanos
Cargo: Presidente
Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.127
OBJETIVO
Prestar ao servidor, atendimento com alto padrão de qualidade, eficiência e rapidez, utilizando os recursos (materiais, humanos, informatizados, etc) necessário para um trabalho promissor.
DEFINIÇÕES
- DIREH: Diretoria de Recursos Humanos.
- COAPE: Coordenadoria de Administração de Pessoal.
- COPRO: Coordenadoria de Protocolo Geral.
- RH: Recursos Humanos.
- DIOAF: Diretoria de Orçamento Administração e Finanças.
- COSAU: Coordenadoria de Saúde.
- GABPR: Gabinete da Presidência.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Lei Estadual nº 1.818/2007 (Estatuto dos Servidores Públicos Civis do Estado do Tocantins);
- Lei Estadual nº 1.903/2008 (PCSS - Plano de Carreira e os Subsídios dos Servidores Efetivos do
TCE/TO);
- Lei Estadual nº 1.527/2004 (Dispõe sobre os Cargos de Provimento em Comissão);
- Resolução Administrativa nº 002/2011 (Dispõe sobre o Programa de Estágio);
- Resolução Administrativa nº 013/2008 (Critérios para participação de servidores e membros do
TCE/TO em atividades externas de formação, capacitação e aperfeiçoamento);
- Resolução Administrativa nº 015/2008 (Dispõe sobre as diretrizes que regulamentam a Avaliação
Periódica de Desempenho – APD dos servidores integrantes do Quadro de Pessoal Efetivo do
TCE/TO);
- Resolução Administrativa nº 001/2007 (Dispõe sobre a conversão em pecúnia de férias de
membros do TCE/TO e Ministério Público junto ao TCE/TO não gozadas por necessidades do
serviço);
- Resolução Administrativa nº 017/2006 (Regulamenta no âmbito do TCE/TO, as diárias,
pagamento de passagens e o ressarcimento de transporte - alterada pelas Resolução
Administrativa nº 003/2007 e Resolução Administrativa nº 017/2008);
- Resolução Administrativa nº 005/2007 (Dispõe sobre a concessão de auxílio-alimentação, em
pecúnia, aos servidores ativos do TCE/TO);
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.128
- Resolução Administrativa nº 008/2006 (Dispõe sobre concessão de ponto facultativo ao servidor
do TCE/TO, na data de seu aniversário);
- Resolução Administrativa nº 009/2006 (Concede a antecipação do pagamento de 50% da gratificação natalina ao servidor do TCE/TO, no mês de seu aniversário).
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1.
Coordenador,
Servidores e
Colaboradores
Solicita Licença
Médica
- A1. A licença médica deve ser solicitada pelo
servidor ao serviço médico do Tribunal de Contas que
irá acompanhar o pedido. (Ver processo de Serviços
de Saúde).
2.
Chefe Imediato,
Servidor e Diretoria
de Recursos
Humanos
Solicita
Afastamento
- A1. Doação de Sangue:
O servidor comunica ao Gestor (chefe imediato), que irá doar sangue. Depois de ter doado, o mesmo recebe uma declaração comprovando que doou, no qual terá 1 (um) dia de afastamento. No início do mês quando a freqüência é entregue, anexa-se a declaração na freqüência para abono de falta.
- A2. Alistamento como Eleitor:
O servidor terá direito a 2 (dois) dias para se alistar como eleitor. Para requerer esse afastamento, ele deve preencher o requerimento de assuntos diversos (encontrado na intranet no seguinte caminho: intranet/recursoshumanos/requerimento para assuntos diversos.doc), e então, o Gestor o autoriza a ausentar-se. Feito isso se anexa o documento na freqüência.
- A3. Por 8 (oito) dias consecutivos, em razão de:
- casamento;
- se pai, nascimento ou adoção de filho;
- pelo falecimento do cônjuge, companheiro, pais, madrasta ou padrasto, filhos, enteados, menor sob guarda ou tutela, irmãos ou curatelados.
Nos itens mencionados acima, o servidor comunica ao chefe imediato, e entrega as seguintes certidões: de casamento, se pai, nascimento, adoção de filho ou pelo: falecimento do cônjuge, companheiro, pais, madrasta, padrasto, filho, enteados, menor sob
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.129
guarda ou tutela, irmãos ou curatelados, anexa na freqüência para fim de abono de faltas, e outra cópia para o setor de pagamento e ainda, outra cópia para o dossiê do interessado.
- A.4 Afastamento para Conclusão de Curso:
- Lei Estadual nº 1.818/2007, em seu art. 111, IV;
- O servidor preenche o formulário de requerimento para assuntos diversos, disponibilizado na Intranet, dentro da pasta do RH; documentos; requerimento para assuntos diversos; junto com o mesmo, o servidor deve anexar uma declaração que comprove sua participação no curso pelo qual está pleiteando a licença. Depois de preenchido é feita à notificação ao chefe imediato. E então, protocoliza-se na Coordenadoria de Protocolo Geral, que gera um número de expediente, que em seguida encaminha através do sistema de processos para a DIREH. Esta recebe no sistema e bate o carimbo de recebimento do documento. O documento recebido é entregue ao Diretor de RH que providenciará o que foi solicitado. Tendo providenciado o pedido, encaminha-se ao GABPR para providências necessárias.
3.
Servidor, Diretoria
de Recursos
Humanos, Chefe
Imediato e
Coordenadoria de
Protocolo Geral
Solicita
Benefícios/Licença
- A1. Os benefícios e licenças previstos em normas
legais devem ser solicitados pelo servidor por meio de
formulário disponibilizado na Intranet, dentro da pasta
Recursos Humanos, depois de preenchido deve ser
entregue à DIREH, com assinatura do chefe imediato,
se necessário deve ser protocolizado na COPRO
como no caso de auxilio natalidade, etc.
- Os principais benefícios e licenças previstos estão
no Estatuto dos Servidores Públicos do Estado do
Tocantins e nas normas internas do Tribunal de
Contas, entre elas destacam-se:
I - auxílio-funeral; II - auxílio-natalidade; III - auxílio-reclusão; IV - salário-família; V - licença por tutoria ou adoção; VI - licença por motivo de afastamento do cônjuge ou companheiro; VII - licença para o serviço militar; VIII - licença para atividade política; IX - licença para capacitação;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.130
X - licença para tratar de interesses particulares; XI - licença para desempenho de mandato classista; XII - licença maternidade.
4.
Servidor, Diretoria
de Recursos
Humanos e
Presidência
Solicita
Exoneração
- A1. O servidor solicita a exoneração através do
requerimento de assuntos diversos, disponibilizado na
intranet, deve ser entregue ao RH, com assinatura do
chefe imediato, aonde a DIREH fará a Portaria de
Exoneração que será encaminhada à Presidência.
5.
Coordenadoria de
Saúde, Servidor e
Junta Médica do
Estado
Analisa Atestado
Médico
- A1. A Coordenadoria de Saúde é responsável por
analisar as solicitações de licenças médicas,
observando sempre os requisitos, em especial
Atestados Médicos. A COSAU acompanha com
efetividade as licenças junto à Junta Médica, para
garantir a regularidade funcional do servidor.
6.
Junta Médica do
Estado,
Coordenadoria de
Saúde e Servidor
Realiza Perícia
- A1. A Junta Médica do Estado do Tocantins após
receber da COSAU os documentos necessários para
concessão de licença, realiza a perícia médica com o
servidor se necessário.
7.
Coordenadoria de
Saúde, Servidor,
Junta Médica,
Diretoria de
Recursos Humanos
e Coordenadoria de
Administração de
Pessoal
Decide Sobre a
Licença
- A1. Após o recebimento dos documentos,
encaminhados pela COSAU, solicitando a licença
para o servidor requerente, a Junta Médica decidirá
pelo deferimento ou indeferimento da licença médica;
- A2. A Junta Médica após deferir ou indeferir a
licença, devolve à COSAU do Tribunal de Contas
através de Ofício a decisão sobre a concessão ou
não da licença;
- A3. A COSAU cientifica o servidor através de uma
cópia;
- A4. A COSAU encaminha à DIREH o documento
original (licença médica), e após o recebimento são
tiradas 2 (duas) cópias do original, uma para a
COAPE, e a outra para cadastro no sistema de
relógio de ponto. A original é encaminhada para o
dossiê do servidor.
8. Servidor e Diretoria Pede Informação à - A1. O servidor sempre que necessita de alguma
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.131
de Recursos
Humanos
Diretoria de
Recursos
Humanos
informação, liga ou vai pessoalmente à DIREH.
9.
Servidor e Diretoria
de Recursos
Humanos
Verifica Direito do
Servidor
- A1. Quando o servidor faz alguma solicitação à
DIREH através de requerimentos, esta faz a
avaliação na sua posição de Gestor de Pessoas.
10.
Servidor, Diretoria
de Recursos
Humanos e
Gabinete da
Presidência
Encaminha à Alta
Administração
para Tomada de
Decisão
- A1. O pedido do servidor após ser analisado pela
DIREH, é encaminhado à Presidência para decisão
seja ela deferida ou indeferida.
11.
Diretoria de
Recursos Humanos,
Gabinete da
Presidência,
Diretoria de
Orçamento,
Administração e
Finanças e
Coordenadoria de
Administração de
Pessoal
Expede Portarias e
Atos
- A1. Expedem-se as seguintes Portarias:
- Diárias;
- Exoneração;
- Nomeação;
- Substituição;
- Auxilio Natalidade;
- Benefícios.
- As portarias citadas anteriormente, para serem
confeccionadas pela DIREH, devem conter o
despacho da Presidência. Quando as portarias são
deferidas, a DIREH confecciona e encaminha
novamente à Presidência. A Presidência devolve para
a DIREH.
- A2. Após recebimento da Presidência tiram-se 2
(duas) cópias para pastas de Diárias (assinadas pelo
Presidente ou pelo Diretor Geral). A original é
encaminhada para DIOAF, que irá executar a
autorização.
- A3. Expedem-se Atos:
- Suspensão de Férias;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.132
- Remarcação;
- Lotação;
- Ato;
- Enquadramento.
- Os Atos mencionados acima são solicitados através
de memorandos ou requerimentos enviados pelas
Unidades do Tribunal de Contas à DIREH. Esta avalia
o pedido, expede o Ato e encaminha para a
Presidência para providências cabíveis.
- A4. Distribuição das Portarias e Atos
A distribuição é feita das seguintes maneiras:
- A original para DIOAF, se for portaria de diária
e auxilio natalidade, no qual será efetuado o
pagamento.
- 1 (uma) cópia para COAPE, quando forem
portarias de exoneração, nomeação,
substituição e benefícios. Todos os atos devem
ser repassados para COAPE.
- 2 (duas) cópias para a pasta de atos e dossiê
do servidor.
12.
Coordenadoria de
Saúde, Diretoria de
Recursos Humanos,
Coordenadoria de
Administração de
Pessoal e Servidor
Registra a Licença
no Sistema
- A1. A COSAU encaminha o original para a DIREH,
que repassa uma cópia para a COAPE e para o
sistema de relógio de ponto, que irá cadastrar a
licença. Todos os controles de licenças e
afastamentos dos servidores são encontrados no
sistema da folha de pagamento e no dossiê.
13. Diretoria de
Recursos Humanos
Comunica ao
Servidor
- A1. As notificações aos servidores são repassadas
pela DIREH através da intranet, verbalmente por meio
de cópias de documentos (papel) para cientificação.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.134
SUBPROCESSO FOLHA DE PAGAMENTO
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 135
OBJETIVO ........................................................................................................................... 136
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 136
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 136
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 137
ANEXOS .............................................................................................................................. 144
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.135
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS
PR-DIREH 002 – FOLHA DE PAGAMENTO
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Aneli Souza Amaral Cury Nome: Leidvon Welles Santos Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Técnico de Controle
Externo
Cargo: Diretor de Recursos
Humanos
Cargo: Presidente
Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.136
OBJETIVO
O presente manual tem por finalidade descrever as rotinas detalhadas do Processo de Folha de Pagamento.
DEFINIÇÕES
- DIREH: Diretoria de Recursos Humanos.
- COADP: Coordenadoria de Desenvolvimento e Avaliação de Pessoal.
- COAPE: Coordenadoria de Administração de Pessoal.
- GP: Gestão de Pessoas.
- RH: Recursos Humanos.
- ASPDO: Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Lei Estadual nº 1.818/2007 (Estatuto dos Servidores Públicos Civis do Estado do Tocantins);
- Lei Estadual nº 1.903/2008 (PCSS - Plano de Carreira e os Subsídios dos Servidores Efetivos do
TCE/TO);
- Lei Estadual nº 1.527/2004 (Dispõe sobre os Cargos de Provimento em Comissão);
- Resolução Administrativa nº 002/2011 (Dispõe sobre o Programa de Estágio);
- Resolução Administrativa nº 013/2008 (Critérios para participação de servidores e membros do
TCE/TO em atividades externas de formação, capacitação e aperfeiçoamento);
- Resolução Administrativa nº 015/2008 (Dispõe sobre as diretrizes que regulamentam a Avaliação
Periódica de Desempenho – APD dos servidores integrantes do Quadro de Pessoal Efetivo do
TCE/TO);
- Resolução Administrativa nº 001/2007 (Dispõe sobre a conversão em pecúnia de férias de
membros do TCE/TO e Ministério Público junto ao TCE/TO não gozadas por necessidades do
serviço);
- Resolução Administrativa nº 017/2006 (Regulamenta no âmbito do TCE/TO, as diárias,
pagamento de passagens e o ressarcimento de transporte - alterada pelas Resolução
Administrativa nº 003/2007 e Resolução Administrativa nº 017/2008);
- Resolução Administrativa nº 005/2007 (Dispõe sobre a concessão de auxílio-alimentação, em
pecúnia, aos servidores ativos do TCE/TO);
- Resolução Administrativa nº 008/2006 (Dispõe sobre concessão de ponto facultativo ao servidor
do TCE/TO, na data de seu aniversário);
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.137
- Resolução Administrativa nº 009/2006 (Concede a antecipação do pagamento de 50% da gratificação natalina ao servidor do TCE/TO, no mês de seu aniversário).
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1.
Diretor de
Recursos
Humanos,
Coordenador
de
Desenvolvimen
to e Avaliação
de Pessoal,
Coordenador
de
Administração
de Pessoal e
Coordenador
de Saúde
Define o
Planejamento Anual
- A1. Faltando cerca de 01 (um) mês da data marcada para a revisão do planejamento estratégico, o Diretor de Recursos Humanos e Coordenadores de GP realizarão no mínimo 02 (duas) reuniões para identificar e detalhar os pontos a serem desenvolvidos e atualizados.
- A2. Na 1ª reunião a ser designada pelo Diretor de Recursos Humanos, com no mínimo 01 (uma) semana de antecedência, deverão ser expostos os principais problemas existentes nos projetos e propostas de alteração, levando-se em consideração as necessidades de aperfeiçoamento, atração de pessoal, remuneração, qualidade de vida, e outras de sua área específica.
- A3. Os gestores deverão trazer para esta 1ª reunião documento que conste a maior número de informações possíveis, tais como: percentual de realização dos projetos, as alterações propostas, custo, prazos, responsáveis, indicadores, entre outros, o qual deverá ser compartilhado com os demais participantes da reunião.
- A4. Na 2ª reunião, a ser realizada no prazo de 01 (uma) semana, os gestores deverão definir quais os projetos devem sofrer alteração ou atualização, e quais os novos projetos serão propostos.
- A5. Deverá ser encaminhada cópia das propostas obtidas nestas reuniões à ASPDO, para que possa colocá-las em pauta durante a revisão do Planejamento Estratégico. Caberá ao Diretor fazer a apresentação das propostas.
- B1. Sendo aprovadas as propostas de GP, na íntegra ou parcialmente, o Diretor de RH deverá consolidar os valores dos projetos previstos para o próximo exercício, levando-se em consideração as informações de custos obtidas nas reuniões, com as adequações necessárias.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.138
- B2. Feito isto, este deverá encaminhar à DIGAF e à ASPDO o documento contendo a necessidade orçamentária do setor para inclusão no PPA e/ou LOA.
2.
Diretor de
Recursos
Humanos,
Coordenador
de
Desenvolvimen
to e Avaliação
de Pessoal,
Coordenador
de
Administração
de Pessoal,
Coordenador
de Saúde e
Colaboradores
Define Indicadores
de Desempenho
- Define indicadores para acompanhamento dos projetos:
- Políticas e Plano de Capacitação e Desenvolvimento;
- Política e Plano de Cargos, Carreiras e Vencimentos;
- Política e Plano de Recrutamento e Seleção;
- Política e Plano de Implantação de Gestão de Pessoas.
- A1. O Diretor designará reunião, com prazo mínimo de 01 (um) dia, com o coordenador e colaboradores de uma das áreas de GP (COAPE, COADP, COSAU) para tratar dos indicadores acima descritos.
- A2. As reuniões deverão ser realizadas, anualmente, preferencialmente antes da revisão do planejamento estratégico.
- A3. Cada reunião resultará em um documento capaz de consolidar as principais idéias daquela área de GP.
- A4. Terminada as reuniões com as áreas separadamente, o Diretor designará reunião para consolidação com todos os coordenadores de GP, o qual resultará em um documento com a definição do setor para os indicadores das questões acima descritas.
- A5. O documento pronto integrará as propostas a serem formuladas pela GP na revisão do Planejamento Estratégico.
3.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Abre Competência
Para Pagamento
- O setor de Administração de Pessoal registra no sistema a demanda oriunda dos Atos e Portaria emitidos pela Presidência;
- Emite relatórios para conferência dos dados cadastrados no sistema.
- A1. Mensalmente no dia 15 (quinze), o encarregado
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.139
pela elaboração da folha de pagamento, reúne os documentos pertinentes à folha, e faz o devido lançamento no SIGESP, ou seja: cadastra os novos servidores e alimenta as informações de nomeações, exonerações, e disposições, bem como lotação.
4.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Realiza os
Lançamentos de
Férias, Freqüência,
Afastamentos e
Substituições
- DOS LANÇAMENTOS
- FÉRIAS:
- devem ser lançadas pelos servidores, validadas pela chefia imediata e integrada ao sistema de folha de pagamento (SIGESP);
- o lançamento de férias deve observar os seguintes parâmetros: período aquisitivo e antecedência mínima de 30 (trinta) dias.
- as férias poderão ser divididas em 02 (dois) períodos.
- uma comunicação será gerada automaticamente pelo sistema e encaminhada ao servidor para informar sobre o início das férias.
- A1. Na segunda quinzena de outubro será disponibilizado um link no portal do servidor, para que os servidores programem suas férias do exercício seguinte, salvando-as e em seguida sendo validada pela Chefia Imediata, que as enviará on-line ao SIGESP.
- A2. A cada 12 (doze) meses de exercício o servidor terá direito a um período de 30 (trinta) dias de férias, após definida a data de fruição, só poderá ser alterada até o dia 15 (quinze) de cada mês.
- A3. O servidor terá a prerrogativa de dividir a fruição de suas férias em 02 (dois) períodos de 15 (quinze) dias, que poderá ser feita no ato da programação anual ou através de memorando e requerimentos diversos, sendo que a complementação remuneratória de férias será na folha de pagamento do mês anterior ao início da utilização da primeira etapa. Em caso de membros e Ministério Público farão jus a 2 (dois) períodos de 30 (trinta) dias, todos com complementação remuneratória.
- A4. Até o dia 10 (dez) de cada mês o RH informará aos servidores que estarão de férias no mês seguinte, via portal do servidor, que deverão comparecer junto à DIREH, para assinar o Aviso de Férias ou possíveis
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.140
alterações.
- FREQUÊNCIA:
- A freqüência é apurada por intermédio da utilização de um sistema que faz a identificação biométrica na entrada e saída do serviço;
- O relatório de ausências deverá ser justificado pelos servidores e validadas pela chefia imediata;
- O sistema integrado com a folha de pagamento elaborará relatório constando as faltas apuradas e não justificadas.
- A1. Ao tomar posse o servidor deverá ser cadastrado no sistema de ponto eletrônico para controle de frequência mensal, onde serão identificadas as inconsistências que deverão ser justificadas e validadas, caso não haja validação pelo chefe imediato, serão lançadas no SIGESP, e consequentemente descontadas na folha de pagamento.
- AFASTAMENTOS / LICENÇA / SUBSTITUIÇÃO / PROGRESSÃO / OUTROS:
- As Portarias e Atos assinados pela Presidência e publicados no Boletim ficarão disponíveis no sistema para confirmação de sua efetiva realização e conseqüente inclusão na folha de pagamento.
- A1. Um sistema integrado ao SIGESP disponibilizará informação para validação dos Atos e Portarias que terão efeitos na folha de pagamento e assinadas até o dia 15 (quinze) de cada mês.
5.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Realiza Cálculo
Preliminar
- O sistema de folha de pagamento considerando os lançamentos efetuados e parâmetros estabelecidos irá gerar o cálculo da folha.
- A1. Após as devidas alterações cadastrais e financeiras, clica no link calcular folha, onde deverá ser informado ano, mês e tipo de folha, em seguida no ícone calcular.
6. Coordenador
de
Recebe os
Documentos para - Recebe as consignações por meio eletrônico e salva em pastas individuais para importação junto à folha de
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.141
Administração
de Pessoal
Descontos
(Consignações,
Plano de Saúde,
ASTEC/SINSTEC e
Judiciais)
pagamento.
- A1. Os consignatários enviam mensalmente via e-mail relatórios para inclusões e exclusões, que são guardadas no diretório Z:\Departamentos\AreaMeio\Dir.RecursosHumanos\coape\2011\relatoriodafolha.
- Tratando de descontos judiciais é registrado no sistema para efetivação dos descontos.
- A2. Após o recebimento do ofício que determina o desconto da pensão alimentícia judicial, efetua-se o cadastro da pessoa indicada pelo juiz para recebimento do valor a ser descontado do servidor.
7.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Efetiva os Descontos
(Faltas,
Consignações,
IGEPREV, IR,
Pensões, ASTEC e
Vale-Transporte)
- FALTAS:
- As faltas não justificadas pelos chefes imediatos.
A1. Caso não haja validação pelo Chefe Imediato, serão lançadas no SIGESP e conseqüentemente descontadas na folha de pagamento.
- CONSIGNAÇÃO / PENSÕES / ASTEC:
- São efetivados os descontos encaminhados pelos Bancos, Justiça, Associação, desde que estejam de acordo com o previsto na Lei ou nos contratos firmados.
- A2. No ícone importação de arquivos, informar ano, mês, tipo de folha e indicar o diretório do arquivo Z:\Departamentos\AreaMeio\Dir.RecursosHumanos\coape\2011\relatoriodafolha e finaliza clicando no ícone importar.
- IGEPREV / IR / VALE-TRANSPORTE:
- É efetivada esta retenção de acordo com o estabelecido na legislação.
- A3. Os descontos previdenciários são de acordo com o a carreira do servidor que poderá ser efetivo (IGEPREV), comissionado (INSS) e servidores de outros órgãos com seus respectivos regimes próprios (IPASGU e
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.142
PREVPALMAS);
- I.R.R.F. é estabelecido pela Receita Federal do Brasil;
- Vale-transportes, a COADP disponibiliza o relatório no diretório z:\departamentos\areameio\dir.recursoshumanos\administração\vale transporte\servidor, onde faremos a importação indicando o diretório já mencionado.
8.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Confere a Folha com
Auxílio do Sistema
- O sistema seguindo parâmetros preestabelecidos faz um diagnóstico crítico da folha de pagamento calculada e identifica possíveis erros/inconsistências para análise.
- A1. No link Relatórios, selecione o ícone comparativos de eventos anterior/atual, informando ano, mês, tipo de folha e evento, para que o sistema emita o relatório, confrontando o mês anterior com o atual mostrando a diferença encontrada.
- O responsável pela conferência deve realizar uma análise por amostragem dos cálculos efetuados.
- A2. Na barra de ferramenta Relatório do SIGESP, imprime espelho do contracheque das áreas técnica/administrativa e magistratura/ministério publico, para conferir os lançamentos das alterações efetuadas no mês de referência.
9.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Disponibiliza
Relatório GFIP para
a Área Financeira
- O sistema irá gerar relatório constando os dados da GFIP:
- Contribuição para previdência;
- Contribuição para o patronal;
- Contribuição para o RAT;
- O relatório é encaminhado a Contabilidade para validação e integração com o sistema da GFIP.
- São também encaminhados para a Contabilidade os dados dos servidores ingressantes no Tribunal, dentro do mês.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.143
- A1. Na opção relatórios clique no ícone demonstrativo de recolhimento ao INSS, informando o ano, mês e tipo de folha, logo em seguida o sistema imprimirá o relatório com os dados da previdência, patronal e RAT que juntamente com o relatório das admissões e exonerações serão encaminhados ao setor de contabilidade para inclusão dos dados.
10.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Encaminha Relatório
GFIP
- O Financeiro/Contabilidade encaminhará o relatório da GFIP por meio de sistema automatizado.
- A1. Após as alterações devidas no mês de referência será enviado os dados via sistema.
11.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Empenha e
Disponibiliza Valor
- Após o recebimento do relatório da Folha de Pagamento o Financeiro irá gerar o empenho para que seja efetuado o pagamento;
- O empenho é realizado dentro do sistema SIAFEM.
- A1. Tendo concluídas todas as rotinas de conferência da Folha de Pagamento, emitirá o resumo geral que contém os proventos, descontos, obrigações patronais e valor líquido, e enviará ao setor financeiro para empenhar no sistema SIAFEM, que após liberação do valor, comunicará ao RH através do sistema.
12.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Informa Liberação do
Valor
- Empenhado o valor necessário ao pagamento da Folha, o sistema informará o RH da liberação do valor.
13.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Autoriza o
Pagamento da Folha
- O Presidente assina o documento, elaborado pelo RH, que autoriza o efetivo pagamento dos servidores.
- A1. Recebido o comunicado de liberação do valor da Folha de Pagamento pelo setor financeiro, encaminha-se documento para assinatura do Presidente autorizando o crédito aos servidores, que deverá ser encaminhado ao banco.
14.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Gera Arquivo para o
Banco Efetuar o
Pagamento
- O sistema produzirá um arquivo apto a ser encaminhado para as Instituições Bancárias a fim de indicar as contas e o montante a ser repassado aos servidores.
- A1. No sistema SIGESP, serão criados os arquivos de créditos bancários de todos os tipos de folha do mês,
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.144
que deverá ser enviados on-line às Instituições bancárias credenciadas pelo TCE para efetuar os créditos nas contas dos servidores.
15.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Paga os Servidores
- O Banco tendo recebido estes relatórios credita os valores informados nas contas dos servidores.
- A1. Depois de efetuado os créditos pelos bancos conveniados, emite-se um relatório de retorno no endereço eletrônico das instituições bancárias para verificar se houve alguma inconsistência no pagamento dos servidores.
16.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Fecha a Folha e
Disponibiliza os
Contracheques
- Após a realização dos pagamentos aos servidores é efetuado o fechamento da folha, nesse processo o sistema automaticamente efetua os seguintes passos:
- Fecha a folha atual;
- Libera os contracheques;
- Abre a folha seguinte.
- A1. Clicando no ícone fechamento da folha, informa-se o ano, mês e tipo de folha, que deverá ser fechada e disponibilizada os contracheques aos servidores e abrindo competência para o mês seguinte.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.145
SUBPROCESSO SERVIÇOS DE SAÚDE
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 146
OBJETIVO ........................................................................................................................... 147
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 147
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 147
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 147
ANEXOS .............................................................................................................................. 150
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.146
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS
PR-DIREH 004 – SERVIÇOS DE SAÚDE
CONTROLE DE APROVAÇÃO
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: José Henrique Oliveira
Munoz
Nome: Leidvon Welles Santos Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Coordenador de Saúde Cargo: Diretor de Recursos
Humanos
Cargo: Presidente
Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.147
OBJETIVO
Atender a solicitação do usuário com consulta médica, odontológica, fisioterapêutica, psicológica, enfermagem e assistência social, atendimento ambulatorial tanto preventivo como curativo e/ou encaminhamento para um serviço mais complexo, quando necessário.
DEFINIÇÕES
- DIREH: Diretoria de Recursos Humanos.
- COADP: Coordenadoria de Desenvolvimento e Avaliação de Pessoal.
- COAPE: Coordenadoria de Administração de Pessoal.
- GP: Gestão de Pessoas.
- RH: Recursos Humanos.
- ASPDO: Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional.
- INSS: Instituto Nacional de Seguridade Social.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
N/A.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Assistente
Administrativo
Atendimento da
Solicitação por
Telefone e/ou
Intranet
- O usuário solicita e recebe a confirmação do atendimento por meio de intranet e/ou telefone, atentando aos horários e datas disponíveis para a especialidade requerida;
- O servidor deve preencher os seguintes campos obrigatórios: nome, cargo, matrícula, lotação, ramal, área solicitada (médico, odontólogo, psicólogo, fisioterapeuta, enfermagem, assistente social, nutricionista).
2. Assistente
Administrativo Atende o Usuário
- É feita uma triagem para o direcionamento do usuário para a área solicitada. O atendente do serviço de saúde elabora/revisa a ficha do servidor em sistema e o encaminha ao atendimento específico.
3. Profissional de
Saúde Atende o Usuário
- O profissional de saúde solicitado atende o servidor e registra em sistema, em fichas específicas das especialidades, todo atendimento e conduta;
- Realizado o atendimento específico com
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.148
encaminhamento para outras áreas (Hospitais e Clínicas Especializadas).
4. Profissional de
Saúde
Acompanha o
Tratamento até a
Alta
- Quando há necessidade de procedimentos mais complexos, encaminha-se o usuário para outros serviços (hospital, laboratório) e acompanha-se o usuário até a alta hospitalar quando necessário.
5. Profissional de
Saúde
Registra em Sistema
os Dados Obtidos
dos Usuários
- O usuário retorna para reavaliação com o profissional de saúde (médico, odontólogo, psicólogo, fisioterapeuta, enfermeiro, etc), e todo procedimento realizado fora do Serviço de Saúde do TCE é transcrito para a ficha do paciente.
6. Junta Médica
Oficial
Defere ou Indefere a
Licença
- O usuário efetivo que necessita de afastamento por mais de 3 (três) dias será encaminhado à Junta Médica Oficial do Estado, e receberá as informações de sua licença médica. Essa informação poderá ser via intranet ou através de memorandos enviados pela Junta Médica ao TCE.
7. Assistente
Administrativo
Informa o Usuário se
a Licença foi
Concedida
- A Gestão do Serviço de Saúde informa por meio da intranet ou de memorandos à DIREH, ao chefe imediato do servidor e ao próprio servidor a situação atual do servidor.
8.
Instituto
Nacional de
Seguridade
Social
Defere ou Indefere a
Licença
- O servidor comissionado é informado pelo próprio INSS do deferimento ou não de sua licença. Esse é um serviço que o funcionário comissionado deve procurar, não há participação do Serviço de Saúde nesse procedimento.
FASE AÇÕES PREVENTIVAS
1.
ELABORA O PLANEJAMENTO DAS AÇÕES DE SAÚDE:
- A Alta Administração em conjunto com a Gestão do Serviço de Saúde, conforme Mapa Estratégico do TCE/TO elabora as ações de saúde que serão desenvolvidas respeitando o calendário anual do órgão. - Realizar oficinas de treinamento motivacional Programa Mente Saudável: “Vida com Qualidade”; - Realizar palestras educativas para orientar e conscientizar os servidores sobre o perigo das doenças ocupacionais contribuindo na diminuição das licenças médicas, realizar ginástica laboral setorialmente, realizar isostretching; - Acompanhar e realizar visitas a domicílio e hospitalares, incentivar e realizar programas e campanhas assistenciais;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.149
- Implantar programa de acompanhamento de Hipertensão Arterial e Diabetes, relatar a prevalência de absenteísmo nos servidores do TCE/TO, realizar vacinação dos servidores; - Promover controle do tabagismo no âmbito social pela equipe multidisciplinar; - Promover sensibilização dos funcionários na prevenção DST/AIDS; - Realizar prevenção e tratamento da cárie dental, monitorar periodicamente os servidores que apresentam lesões bucais.
2.
FORNECE MATERIAL DIDÁTICO E MEDICAMENTOS:
- Os parceiros por meio do Ministério da Saúde/Serviço Municipal de Saúde em convênio firmado com o TCE/TO fornecem material didático e insumos para a realização de programas preventivos diversos;
- O serviço de saúde por meio de termos de convênio, elabora campanhas junto ao Ministério da Saúde, Secretaria do Estado e Município na prevenção de doenças ocupacionais, DST/AIDS, Hipertensão Arterial e Diabetes;
- O serviço de saúde solicita medicamentos por meio de termos de referência onde estes vão para a licitação para adquiri-los suprindo a necessidade na atenção básica aos servidores do órgão.
3.
DIVULGA AS AÇÕES A SEREM EXECUTADAS:
- O Serviço de Saúde solicita por meio de memorando a Assessoria de Comunicação, para o devido suporte na confecção de folders, intranet, e-mail na divulgação de suas ações a serem executadas.
4.
PARTICIPA DAS AÇÕES DE SAÚDE:
- As ações realizadas são voltadas aos servidores e seus dependentes sendo realizadas nas instalações do TCE/TO ou mesmo fora dela durante o horário de expediente; - São realizadas campanhas para melhor conscientização dos servidores a respeito das diversas ações de saúde.
5.
AVALIA O RESULTADO DAS AÇÕES DE SAÚDE:
- É feito um mapeamento dos resultados obtidos nas ações estratégicas por meio de dados
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.150
estatísticos, visando atingir a maior quantidade de servidores possíveis, na melhoria da qualidade de vida, diminuição do absenteísmo, redução das ações curativas, disseminação de práticas saudáveis.
ANEXOS
- Ficha avaliação médica;
- Ficha de avaliação/controle odontológica;
- Ficha de avaliação/controle fisioterapêutica;
- Ficha de avaliação/controle psicológica;
- Ficha de avaliação/controle enfermagem;
- Ficha de avaliação/controle assistência social;
- Regimento Interno do Serviço de Saúde;
- Ficha de controle de vacina;
- Ficha de controle de diabete;
- Ficha de controle do tabagismo;
- Ficha de controle de hipertensão;
- Ficha de controle de riscos cardiológicos;
- Ficha de prevenção de doenças ocupacionais;
- Requerimento para assuntos diversos.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.151
PROCESSO GESTÃO DE PESSOAS
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 152
OBJETIVO ........................................................................................................................... 153
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 153
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 153
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 154
ANEXOS .............................................................................................................................. 166
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.152
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS
PR-DIREH 001 – GESTÃO DE PESSOAS
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Aneli Souza Amaral Cury Nome: Leidvon Welles Santos Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Técnico de Controle
Externo
Cargo: Diretor de Recursos
Humanos
Cargo: Presidente
Revisão: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.153
OBJETIVO
O presente manual tem por finalidade descrever as rotinas detalhadas do Processo de Gestão de Pessoas.
DEFINIÇÕES
- DIREH: Diretoria de Recursos Humanos.
- COADP: Coordenadoria de Desenvolvimento e Avaliação de Pessoal.
- COAPE: Coordenadoria de Administração de Pessoal.
- GP: Gestão de Pessoas.
- RH: Recursos Humanos.
- ASPDO: Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional.
- DIGIC: Diretoria Geral do Instituto de Contas.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Lei Estadual nº 1.818/2007 (Estatuto dos Servidores Públicos Civis do Estado do Tocantins);
- Lei Estadual nº 1.903/2008 (PCSS - Plano de Carreira e os Subsídios dos Servidores Efetivos do
TCE/TO);
- Lei Estadual nº 1.527/2004 (Dispõe sobre os Cargos de Provimento em Comissão);
- Resolução Administrativa nº 002/2011 (Dispõe sobre o Programa de Estágio);
- Resolução Administrativa nº 013/2008 (Critérios para participação de servidores e membros do
TCE/TO em atividades externas de formação, capacitação e aperfeiçoamento);
- Resolução Administrativa nº 015/2008 (Dispõe sobre as diretrizes que regulamentam a Avaliação
Periódica de Desempenho – APD dos servidores integrantes do Quadro de Pessoal Efetivo do
TCE/TO);
- Resolução Administrativa nº 001/2007 (Dispõe sobre a conversão em pecúnia de férias de
membros do TCE/TO e Ministério Público junto ao TCE/TO não gozadas por necessidades do
serviço);
- Resolução Administrativa nº 017/2006 (Regulamenta no âmbito do TCE/TO, as diárias,
pagamento de passagens e o ressarcimento de transporte - alterada pelas Resolução
Administrativa nº 003/2007 e Resolução Administrativa nº 017/2008);
- Resolução Administrativa nº 005/2007 (Dispõe sobre a concessão de auxílio-alimentação, em
pecúnia, aos servidores ativos do TCE/TO);
- Resolução Administrativa nº 008/2006 (Dispõe sobre concessão de ponto facultativo ao servidor
do TCE/TO, na data de seu aniversário);
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.154
- Resolução Administrativa nº 009/2006 (Concede a antecipação do pagamento de 50% da gratificação natalina ao servidor do TCE/TO, no mês de seu aniversário).
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1.
Diretor de
Recursos
Humanos,
Coordenador
de
Desenvolvimen
to e Avaliação
de Pessoal,
Coordenador
de
Administração
de Pessoal e
Coordenador
de Saúde
Define o
Planejamento Anual
- A1. Faltando cerca de 1 (um) mês da data marcada
para a revisão do Planejamento Estratégico, o Diretor e
Coordenadores de GP realizarão no mínimo 02 (duas)
reuniões para identificar e detalhar os pontos a serem
desenvolvidos e atualizados.
- A2. Na 1ª reunião a ser designada pelo Diretor, com no
mínimo 01 (uma) semana de antecedência, deverão ser
expostos os principais problemas existentes nos projetos
e as propostas de alteração, levando-se em
consideração as necessidades de aperfeiçoamento,
atração de pessoal, remuneração, qualidade de vida, e
outras de sua área específica.
- A3. Os gestores deverão trazer para esta 1ª reunião
documento que conste o maior número de informações
possíveis, tais como: percentual de realização dos
projetos, as alterações propostas, custo, prazos,
responsáveis, indicadores, entre outros, o qual deverá
ser compartilhado com os demais participantes da
reunião.
- A4. Na 2ª reunião, a ser realizada no prazo de 01 (uma)
semana, os gestores deverão definir quais os projetos
devem sofrer alteração ou atualização, e quais os novos
projetos serão propostos.
- A5. Deverá ser encaminhada cópia das propostas
obtidas nestas reuniões à ASPDO, para que possa
colocá-las em pauta durante a revisão do Planejamento
Estratégico. Caberá ao Diretor fazer a apresentação das
propostas.
- B1. Sendo aprovadas as propostas de GP, na íntegra
ou parcialmente, o Diretor de RH deverá consolidar os
valores dos projetos previstos para o próximo exercício,
levando-se em consideração as informações de custos
obtidas nas reuniões, com as adequações necessárias.
- B2. Feito isto, este deverá encaminhar à DIGAF e à
ASPDO o documento contendo a necessidade
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.155
orçamentária do setor para inclusão no PPA e/ou LOA.
2.
Diretor de
Recursos
Humanos,
Coordenadores
e
Colaboradores
Define Indicadores
de Desempenho
- A1. O Diretor designará reunião, com prazo mínimo de
01 (um) dia, com o coordenador e colaboradores de uma
das áreas de GP (COAPE, COADP, COSAU) para tratar
dos indicadores acima descritos.
- A2. As reuniões deverão ser realizadas, anualmente,
preferencialmente antes da revisão do planejamento
estratégico.
- A3. Cada reunião resultará em um documento capaz de
consolidar as principais idéias daquela área de GP.
- A4. Terminada as reuniões com as áreas
separadamente, o Diretor designará reunião para
consolidação com todos os coordenadores de GP, o qual
resultará em um documento com a definição do setor
para os indicadores das questões acima descritas.
- A5. O documento pronto integrará as propostas a
serem formuladas pela GP na revisão do Planejamento
Estratégico.
3.
Diretor de
Recursos
Humanos,
Coordenadores
e
Colaboradores
Define Plano de
Recompensa de
Servidores
- A1. Trata-se de atividades continuadas, que devem ser revistas sempre que necessário, no mínimo 1 (uma) vez por ano.
- A2. Por iniciativa do Diretor ou de qualquer dos Coordenadores, deverá ser designada reunião para tratar das questões indicadas.
- A3. Aquele que solicitou a reunião deverá apresentar idéias, problemas e soluções para discussão, sem prejuízo daquela que outros possam oferecer.
- A4. O resultado desta reunião deverá constar de documento que estabelecerá as providências a serem tomadas, inclusive, caso necessário, o encaminhamento aos setores competentes.
- A5. Poderá ser convencionado que aconteçam outras reuniões.
- A6. Anualmente, preferencialmente antes da revisão do Planejamento Estratégico, deverá o Diretor designar reunião para tratar das questões acima referidas.
- A7. A reunião poderá ser realizada juntamente com outra já designada, desde que os temas sejam assemelhados.
4. Diretor de
Recursos
Humanos,
Define Plano de
Cargos, Carreiras e
Vencimentos
- A1. Anualmente, preferencialmente antes da revisão do Planejamento Estratégico, o Diretor designará reunião com os Coordenadores (COADP e COAPE) para fixar os pontos a serem estudados em relação a remuneração,
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.156
Coordenadores
e
Colaboradores
cargos, carreiras e outros constantes do “Estatuto do Servidor do TCE”.
- A2. Nesta reunião deverá ser estabelecido os pontos que podem sofrer alteração ou serem criados, além de definir quem será responsável pelo estudo, indicando o período para realização deste trabalho, o coordenador, e outras questões pertinentes.
- A3. Sempre que necessário o Diretor realizará reunião, para deliberação, com os responsáveis pelo estudo e com os Coordenadores indicados no item A1. Concluído os trabalhos, o resultado será documentado, contendo o impacto do projeto.
- A4. O Diretor encaminha documento para a DIGAF para aprovação.
- A5. Rejeitado ou alterado, deverá ser realizada as providências solicitadas, refazendo caso necessário o estudo.
- A6. Aprovada a proposta, será dada execução ao planejado.
5.
Diretor de
Recursos
Humanos,
Coordenadores
e
Colaboradores
Define o Plano de
Programas
Motivacionais
- A1. Diretor designa reunião, por iniciativa própria ou a pedido de qualquer dos coordenadores, para analisar os planos e programas motivacionais. Qualquer colaborador poderá ser convocado a participar desta reunião.
- A2. Discussão sobre a existência de programas que devam ser extintos, excluídos ou implementados, apresentação dos cronogramas de atividades e designação dos responsáveis.
- A3. Registro das deliberações em documento.
6.
Diretor de
Recursos
Humanos,
Coordenadores
e
Colaboradores
Define o Plano de
Desenvolvimento e
Treinamento
- A1. Diretor designa reunião com os Coordenadores e
colaboradores indicados.
- A2. Coordenador da COADP apresenta pontos
polêmicos e propõe soluções.
- A3. Definição e documentação das iniciativas.
- A4. Estabelecimento das atribuições de quem deverá
implementá-las.
7.
Diretor de
Recursos
Humanos,
Coordenadores
e
Colaboradores
Define o Plano de
Avaliação por
Competências
- A1. Realização de encontros – com conclusões
documentadas – entre DIGIC e COADP trimestralmente,
a fim de acompanhar a evolução dos cursos e
treinamentos realizados, participação dos servidores,
identificar os problemas e apresentar soluções.
- A2. Tradução dos resultados das reuniões em projetos
a ser incluídos na revisão do Planejamento Estratégico.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.157
8.
Coordenador
de
Desenvolvimen
to e Avaliação
de Pessoal
Divulga Planos de
Recursos Humanos
- A1. Aprovados os planos mencionados nos itens 1 a 7
pelo Planejamento Estratégico ou pela Alta
Administração, o Secretário/a de RH, com conhecimento
do Diretor, publica-os no Portal do Servidor.
- A2. A publicação deve ficar disponível para consulta
dos servidores até a próxima alteração.
9.
Coordenador
de
Desenvolvimen
to e Avaliação
de Pessoal
Realiza
Levantamento de
Necessidades
- A1. O levantamento de necessidade deve ser realizado
de acordo com as etapas a seguir descritas:
- A2. Continuamente a DIREH e a COADP monitorarão
as atividades desenvolvidas pelos setores a fim de
identificar as necessidades de pessoas.
- A3. Como se dará este monitoramento: será registrada
em arquivo específico toda solicitação de pessoas,
realizada pelos gestores de áreas, que devem indicar as
justificativas para essa necessidade.
- A4. Deve ser considerado neste levantamento os
projetos incluídos no Planejamento Estratégico que
demandem aumento de pessoal.
- A5. As necessidades de pessoas devem ser supridas
pelo quadro existente no Tribunal, o que exceder e
estiver plenamente justificado deve ser incluído nas
reuniões de planejamento do GP, incluindo os custos
financeiros e orçamentários.
- A6. Caso exista Concurso Público em vigor e haja
recursos públicos para a contratação, o Diretor de RH
deverá motivar a nomeação do candidato à DIGAF.
- A7. Caso não exista Concurso Público em vigor, o
Diretor de RH deverá encaminhar memorando à DIGAF
solicitando a realização de certame, indicando qual a
necessidade de pessoal, o cargo, a área, a
especialidade e o quantitativo.
10.
Coordenador
de
Desenvolvimen
to e Avaliação
de Pessoal
Define o Perfil
Profissional
- A1. O documento de que trata o item 9, A7, deve conter
a definição do perfil profissional esperado para orientar a
realização do Concurso Público.
- A2. Como estabelecer o perfil profissional esperado:
- A3. Esse perfil deve ser orientado pelo que dispõe a
Lei, o mapa de competência e os novos projetos
incluídos no Planejamento Estratégico.
- A4. A consolidação cabe ao Coordenador da COADP.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.158
11.
Coordenador
de
Desenvolvimen
to e Avaliação
de Pessoal e
Diretor de
Recursos
Humanos
Determina
Procedimentos de
Nomeação
- A1. Observado o item 9, existindo Concurso Público
homologado e em vigor, além da previsão orçamentária,
o Coordenador de COADP, buscando atender as
necessidades de pessoal mais urgentes, deve comunicar
ao Diretor de RH para que motive à DIGAF a fim de que
se realize a nomeação.
- A2. Editado e publicado o ato de nomeação, a cargo da
Presidência, compete à secretaria do RH o recebimento
e a conferência dos documentos do candidato.
- A3. Caso não haja Concurso Público em vigor, deve-se
proceder de acordo com o item 9, 12 e seguintes.
12. Presidente Sim: Abre Concurso
Público
- A1. Caso haja necessidade de pessoal, vacância de
cargo na lei e previsão orçamentária, observando os
itens precedentes deve o Presidente determinar a
abertura do processo seletivo.
- A2. Compete ao Presidente editar Portaria com os
membros da Comissão de Concurso Público para
acompanhar e fiscalizar o certame.
- A3. Esta comissão providenciará para contratação de
instituição apta a construir o edital e aplicar as provas.
13.
Comissão de
Concurso
Público
Acompanha o
Processo de Seleção
do Concurso
- A1. Cabe a GP o acompanhamento de todo o processo
seletivo, assistindo a comissão no que for necessário.
- A2. A DIREH deve servir como suporte técnico e
consultivo para o processo seletivo.
14. Presidente Homologa Concurso
- A1. Concluído todas as etapas do certame deve a
Comissão apresentar ao Presidente o resultado final
para que homologue.
- A2. O Presidente homologando o resultado deve
encaminhar a lista de classificação final para publicação
no Boletim Oficial.
15.
Diretor de
Recursos
Humanos e
Presidente
Determina
Nomeação
- A1. Observado o item 11 e seguintes, existindo
concurso público em vigor, cargo vago previsto em lei e
recurso para tanto, deve o Diretor de RH solicitar a
nomeação de candidato aprovado, de acordo com a
necessidade, inclusive em decorrência de
aposentadorias e exonerações.
- A2. Compete ao Presidente editar a Portaria de
Nomeação.
- A3. Cabe a Assessoria da Presidência a confecção da
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.159
Portaria que o Presidente deva assinar como também o
encaminhamento para publicação.
16.
Secretária do
Recursos
Humanos
Recebe a
Documentação do
Candidato
- A1. Publicada a Portaria de nomeação começa a correr
o prazo para o candidato tomar posse no cargo público.
- A2. Esse prazo é regido pela Lei n° 1.818/2007, art. 14
e seguintes.
- A3. Relação de documentos para posse de servidor
efetivo.
- A4. Relação de documentos para posse de servidor
comissionado.
17.
Secretária do
Recursos
Humanos
Elabora Termo de
Posse
- A1. A Secretaria da DIREH conferindo e certificando
que todos os documentos foram entregues irá
confeccionar o Termo de Posse, imediatamente.
- A2. O sistema deve contar com modelo de Termo de
Posse que demandará apenas a complementação de
informações específicas.
18. Presidente Assina Termo de
Posse
- A1. O candidato deve ser encaminhado para a sala da
Presidência, para que este possa lhe conceder a posse.
Devem assinar o documento o Presidente e o
empossado.
19.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Cadastra Dados
Pessoais e
Funcionais do
Servidor
- A1. No momento em que o candidato se apresenta a
Secretaria de RH para entregar os documentos para
posse deve ser colhido a digital do mesmo para fins de
acesso ao prédio e controle de ponto.
- A2. Deve ser indagado ao candidato se deseja aderir
ao plano de saúde, se optará por receber vale
transporte, e se deseja cadastrar dependentes.
- A3. Com as informações obtidas do candidato e de
posse dos documentos, a COAPE providenciará para
que seja cadastrado, em sistema unificado, os dados do
candidato a ser empossado, no prazo de 1 (um) a 2
(dois) dias.
20.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Elabora Ato de
Lotação
- A1. Observado os itens 09 e 15 deste manual, a GP
solicita a nomeação de servidor para atender uma
necessidade identificada, inclusive o setor.
- A2. A DIREH irá elaborar documento de lotação do
servidor logo após a posse do candidato nomeado.
- A3. O documento de lotação compete ao Diretor de RH
elaborar e assinar, devendo proceder a lotação de
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.160
acordo com a política de RH, o perfil profissional do
servidor e a necessidade de pessoal existente em cada
departamento.
- A4. Elaborado e assinado o documento, deve ser o
mesmo publicado no Boletim Oficial do TCE.
- A5. A DIREH deve enviar mensagem, via sistema
informatizado, ao Gestor (que receberá o servidor) e ao
servidor, indicando a partir de que dia a lotação se
efetivará.
- A6. Caso trate-se de lotação de servidor que já esteja
no Tribunal de Contas, deve ser comunicado também o
responsável da lotação anterior.
- Cadastro de senha para acesso ao sistema de pastas
departamentais e à intranet, bem como a configuração
de email institucional.
21.
Diretor de
Recursos
Humanos
Assina Declaração
de Exercício
- A1. O servidor já empossado deverá no prazo de 15
(quinze) dias, contados da data da posse se apresentar
na Secretaria da DIREH para entrar em exercício, que
por sua vez irá elaborar a declaração de exercício com a
data de início.
- A2. A declaração de exercício deve ser assinada pelo
servidor e Diretor de Recursos Humanos ou pelo
Responsável pelo setor que for lotado o servidor.
22.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal e
Colaborador
Realiza Integração
do Servidor
- A1. Com a posse e entrada em exercício do servidor
inicia-se a atividade da Gestão de Pessoas em integrar o
servidor.
Atividades:
- B1. Apresentação das instalações físicas, ambiente e
principais setores do Tribunal.
- B2. Esta primeira atividade pretende que o servidor
possa se localizar dentro prédio, além de demonstrar
acolhimento pelos colegas de trabalho.
- C1. A COADP deve levar o servidor a ASCOM para que
seja tirada uma foto do mesmo a fim de que se publique
na intranet, apresentando-o como novo servidor.
- D1. Sempre que possível, nas atividades de integração
dos servidores deve a COADP apresentar o servidor
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.161
recém ingressado aos demais colegas.
- E1. A COADP deve conduzir o servidor até a sua
lotação fazendo a apresentação deste para o
responsável da área.
- F1. O Instituto de Contas deve promover curso de
inicialização do servidor, contando com os direitos e
obrigações dos servidores, além das principais
atividades desenvolvidas no TCE.
23.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal,
Colaborador e
Consultor
Interno
Define com Servidor
Metas de
Desempenho
- A1. Considerando as competências mapeadas e
avaliação realizada por cada gestor, acompanhado por
um consultor interno da COADP, irá definir as metas de
desempenho com cada servidor de sua área.
- A2. Compete ao Gestor de Área essa tarefa.
- A3. Compete a COADP e aos consultores internos o
fomento desta prática, indicando o momento e
acompanhando este trabalho, auxiliando o gestor e o
servidor na definição destas metas de desempenho.
- A4. A definição das metas deve ser anual para que o
servidor tenha ciência de que deve desenvolver e fazer
um compromisso com isto, além de proporcionar ao
Instituto de Contas um instrumento capaz de nortear o
plano de capacitação.
24. Presidente Nomeia Comissão de
Estágio Probatório
- A1. Caso existam servidores em fase de estágio
probatório, o RH elaborará documento para
encaminhamento à Presidência para nomeação dos
servidores que integrarão a Comissão de Estágio
Probatório, nos termos da Resolução Administrativa
pertinente.
- A2. A finalidade primordial da Comissão é o
acompanhamento do processo de avaliação dos
servidores em estágio probatório, com a emissão de
pareceres concernentes às notas alcançadas pelos
servidores avaliados.
25.
Diretor de
Recursos
Humanos
Inicia o Estágio
Probatório
- A1. O servidor efetivo não estável será avaliado durante
3 (três) anos, na forma da Resolução Administrativa
específica, período em que serão realizadas avaliações
semestrais, a fim de aferir se este possui aptidão para o
exercício do cargo.
- A2. O estágio probatório tem início para o servidor
efetivo não estável com a entrada em exercício.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.162
- A3. São de competência do RH (COADP) a abertura de
processo avaliativo do servidor efetivo não estável e o
acompanhamento dos períodos de avaliação, com o
encaminhamento dos formulários aos gestores para
atribuição de conceitos.
26.
Chefe Imediato
e Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Avalia a Prontidão do
Servidor
- A1. O RH promove a abertura de um processo para
cada servidor em estágio probatório, no qual constará
cópia da Portaria que designa a Comissão de Estágio
Probatório.
- A2. Em observância à Resolução Administrativa, é
encaminhado ao gestor da unidade um formulário, por
meio de memorando, com os requisitos de avaliação de
determinado período.
- A3. O formulário retorna com a avaliação realizada e a
COADP realiza a conversão das notas atribuídas em
pontos, de acordo com a Resolução Administrativa.
27.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Toma Ciência do
Resultado da
Avaliação
- A1. Comunica-se o servidor sobre o resultado da
avaliação (preliminar ou final).
- A2. A partir da cientificação, abre-se prazo para
interposição de recurso, nos moldes da Resolução
Administrativa.
- A3. Independente da interposição de recurso, o
processo é encaminhado à Comissão de Estágio
Probatório.
- A4. A Comissão elabora parecer e analisa o recurso,
caso exista.
28.
Presidente e
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Homologa a
Avaliação
Inicialmente
- A1. Após o parecer da Comissão de Estágio Probatório,
o processo é encaminhado à Presidência para
homologação da Avaliação Parcial.
- A2. Elabora-se uma Portaria indicando a homologação
do resultado parcial.
29.
Presidente e
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Homologa a
Avaliação Final
- A1. Ao término das avaliações, o processo é
encaminhado para a Presidência, com o parecer da
Comissão, para homologação do resultado final.
- A2. Elabora-se uma Portaria em que se declara a
estabilidade do servidor em razão de sua aprovação no
estágio probatório.
- A3. Caso o servidor não tenha atingido o mínimo
necessário para aprovação, a Presidência indicará uma
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.163
Comissão Especial para abertura de processo
administrativo, nos termos do Estatuto do Servidor
Público pertinente.
- A4. Caso a Comissão Especial ratifique a
desaprovação no estágio probatório, o Presidente
exonerará o servidor.
30.
Comitê do
Planejamento
Estratégico e
Diretor de
Recursos
Humanos
Define as
Competências do
TCE
- A1. Compete ao Planejamento Estratégico em reunião
com os setores do Tribunal a definição das competências
essenciais, gerenciais, comportamentais e técnicas para
fins de aplicação da avaliação de competência.
- A2. A DIREH deve acompanhar e auxiliar na
atualização das competências técnicas e
comportamentais.
31.
Chefe Imediato
e Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Realiza Avaliação do
Servidor
- A1. A avaliação é realizada anualmente ou
bienalmente, conforme disposição obtida no
Planejamento Estratégico e em conjunto com o Instituto
de Contas.
- A2. A DIREH fará uma sensibilização aos servidores e
gestores para aplicação desta avaliação.
- A3. O servidor, em sistema via web, deve realizar sua
auto-avaliação, de acordo com as competências
definidas. Também o gestor deve fazer a avaliação de
seu subordinado.
32.
Servidor e
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Realiza a Auto-
Avaliação
- A1. O servidor deve realizar a auto-avaliação, em
sistema via web.
- A2. A avaliação deve ser preenchida de acordo com as
competências indicadas.
33.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Consolida o
Resultado das
Avaliações
- A1. Após o preenchimento das avaliações pelos
servidores e gestores, o resultado será disponibilizado
via relatório pelo próprio sistema para a Gestão de
Pessoas.
- A2. Compete a Gestão de Pessoas (COADP) a análise
dos resultados e adequação necessária.
- A3. Após esse procedimento o relatório consolidado
deve ser compartilhado com o Instituto de Contas.
34. Diretor de
Recursos
Humanos e
Realiza
Levantamento de
Necessidades
- A1. Os relatórios gerados pelo sistema, após
consolidação dos dados, serão disponibilizados para o
RH e Instituto de Contas para posterior desenvolvimento
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.164
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
do Plano de Capacitação.
- A2. Conforme Mapa de Competências do TCE/TO, no
qual constam as competências essenciais, técnicas,
comportamentais e gerenciais do Tribunal, realiza-se o
levantamento de necessidades a serem supridas. Tais
lacunas de desenvolvimento devem ser sanadas
conforme programas de aperfeiçoamento,
disponibilizados no âmbito interno e externo.
- A3. Levantamento das lacunas de desempenho de
acordo com o resultado obtido na Avaliação por
Competência. O servidor preencherá sua auto-avaliação,
assim como, o líder, a avaliação de seu subordinado.
35.
Instituto de e
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Elabora Plano
Pedagógico
- A1. O RH identifica as lacunas de competência e o
Instituto de Contas planeja ações de aperfeiçoamento e
desenvolvimento das competências individuais, técnicas
e comportamentais, de acordo com o orçamento previsto
no plano anual.
- A2. Conforme as lacunas constatadas no relatório de
avaliação, o Instituto de Contas elabora plano
pedagógico, a fim de sanar as necessidades verificadas.
- A3. O Plano Pedagógico deverá indicar as
capacitações a serem realizadas, com seu respectivo
período de realização e servidores indicados para
participação, e comunicado ao RH.
36.
Instituto de
Contas e
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Capacita os
Servidores
- A1. O Instituto de Contas executará a capacitação,
consoante o Plano Pedagógico elaborado.
37.
Instituto de
Contas e
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Elabora Relatório
com Resultados da
Capacitação
- A1. Encerrada a capacitação efetuada, o Instituto de
Contas apura a freqüência do servidor e seu
aproveitamento, conforme desempenho obtido durante o
treinamento, e encaminha relatório ao RH, tudo via
sistema informatizado.
38.
Secretária do
Recursos
Humanos
Atualiza os Dados
Funcionais
- A1. Encaminhado o relatório do Instituto de Contas com
as informações das capacitações realizadas,
aproveitamento e freqüência, a secretária providencia
para que sejam lançados no sistema.
- A2. Este lançamento deve ser realizado no momento
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.165
que chegar à DIREH.
39.
Diretor de
Recursos
Humanos
Realiza Pesquisa de
Clima
- A1. O RH realiza anualmente uma pesquisa para se
verificar o quanto os servidores estão satisfeitos,
motivados, no ambiente de trabalho. Constata-se se a
relação entre os colegas, entre as chefias, condições de
trabalho, dentre outras, são satisfatórias.
- A2. Esta avaliação é de responsabilidade do Diretor de
RH que deve conduzir os preparativos para esta
pesquisa.
- A3. Deve ser realizada anualmente com todos os
servidores do TCE.
40.
Coordenador
de
Administração
de Pessoal e
Colaborador
Consolida
Resultados
- A1. Finalizada a pesquisa de clima, as respostas dos
servidores serão tomadas como parâmetro para a
definição de estratégias para melhoria ou manutenção de
um bom clima.
- A2. Os resultados são visualizados mediante os
gráficos e números gerados por um sistema
informatizado.
41.
Diretor de
Recursos
Humanos e
Coordenador
de
Desenvolvimen
to e
Administração
de Pessoal e
Coordenador
de
Administração
de Pessoal
Elabora Plano de
Ação
- A1. O Diretor de RH, de posse da consolidação da
pesquisa de clima, deve convocar reunião com os
coordenadores para elaboração do plano de ação a ser
desenvolvido.
- A2. Na reunião ficarão definidas quais serão as
atividades a terem maior foco de trabalho e distribuídas
as atribuições de cada coordenadoria.
- A3. Nova reunião será designada com a finalidade de
consolidar os planos de ações desenvolvidos.
42.
Diretor de
Recursos
Humanos e
Coordenador
de
Desenvolvimen
to e
Administração
de Pessoal e
Coordenador
de
Elabora Programa
Motivacional
- A1. Define-se um plano de programas motivacionais,
considerando os listados abaixo e outros que porventura
surjam:
- Remuneração compatível com o grau de
responsabilidade do cargo e compatível com os
demais órgãos estaduais;
- Oferece condições de trabalho adequadas
(espaço físico, equipamentos eficientes);
- Serviço de Saúde;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.166
Administração
de Pessoal
- Treinamento;
- Bom clima organizacional;
- Mostra de talentos;
- Mãos de Contas;
- Celebração em datas comemorativas;
- Comunicação dos atos de interesse dos
servidores;
- Reconhecimento do trabalho bem realizado pelos
gestores;
- Designação de servidores para desempenhar
atividades/projetos desafiadores.
43.
Diretor de
Recursos
Humanos
Aprova Programa
Motivacional
- A1. O Diretor de RH deverá levar ao Planejamento
Estratégico o projeto para as atividades motivacionais.
44.
Diretor de
Recursos
Humanos
Executa Programa
Motivacional
- A1. As realizações das atividades competem aqueles
que foram definidos no Plano de Ação.
- A2. Cabe ao Diretor de RH acompanhar a realização
para verificação do cumprimento dos prazos e metas
estabelecidas.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.167
SUBPROCESSO APERFEIÇ OAMENTO E DESENVOLVI MENTO -
INTERNO
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 168
OBJETIVO ........................................................................................................................... 169
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 169
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 169
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO PROCEDIMENTOS ................................................. 169
ANEXOS .............................................................................................................................. 173
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.168
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA GERAL DO INSTITUTO DE CONTAS
PR-DIGIC 002 – APERFEIÇOAMENTO E DESENVOLVIMENTO – INTERNO
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Marcos Irondes Coelho de
Oliveira
Nome: Dagmar Albertina Gemelli Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Encarregado de Serviço Cargo: Diretora Geral do Instituto
de Contas
Cargo: Presidente
Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.169
OBJETIVO
Estabelecer procedimento padrão para aperfeiçoamento e desenvolvimento dos servidores deste Tribunal em cursos/eventos internos.
DEFINIÇÕES
- TCE: Tribunal de Contas do Estado do Tocantins.
- COFAP: Coordenação de Formação e Aperfeiçoamento.
- DIGAF: Diretoria Geral de Administração e Finanças.
- DIGIC: Diretoria Geral do Instituto de Contas.
- DIREH: Diretoria de Recursos Humanos.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Resolução Administrativa nº 001/2011.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1.
Diretoria de
Recursos
Humanos
Demandam Ações
de Educação
Corporativa
- A DIREH registra no Sistema Acadêmico as lacunas de
competências identificadas e priorizadas.
2. Presidência
Demandam Ações
de Educação
Corporativa
- A DIGIC recebe via Sistema Acadêmico da Presidência
demanda dos jurisdicionados.
3.
Coordenadoria
de Formação e
Aperfeiçoamento
Realiza o
Planejamento do
Ano
- A partir das demandas registradas no Sistema
Acadêmico a COFAP, elabora as ações de formação e
insere no referido sistema;
- A DIGIC disponibiliza a área de gestão de pessoas, via
sistema às ações de formação, para inserção dos
servidores;
- A DIGIC acompanha o desenvolvimento das ações via
sistema.
4. Coordenadoria
de Formação e
Seleciona o
Formador
- Consulta ao banco de formadores ou convida a pessoa
com experiência na área desejada;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.170
Aperfeiçoamento - Seleção por meio de análise do currículo e entrevista.
5.
Coordenadoria
de Formação e
Aperfeiçoamento
Se não for
Formador Interno:
Contrata Formador
- A equipe pedagógica e equipe gestora realizam análise
do currículo e entrevista para selecionar o formador com
melhor perfil para realização da ação;
- A equipe pedagógica orienta o formador quanto à
elaboração da proposta padrão/projeto de trabalho;
- O formador deverá entregar à DIGIC sua documentação
para contratação;
- Havendo necessidade de licitação, elabora o Termo de
Referência para contratação;
- Ao fim do processo a DIGIC solicita ao financeiro via
sistema o pagamento do formador. A solicitação deverá
conter os seguintes dados: nome, CPF, grau de instrução,
período e carga horária.
6.
Coordenadoria
de Formação e
Aperfeiçoamento
Se for Formador
Interno: Autoriza a
Participação como
Formador
- A equipe pedagógica e equipe gestora realizam análise
do currículo e entrevista para selecionar o formador com
melhor perfil para realização da ação;
- A DIGIC solicita ao Gestor do formador selecionado,
liberação via formulário eletrônico, para a realização da
ação;
- O Gestor do formador selecionado acessa o sistema para
autorização por assinatura eletrônica;
- A equipe pedagógica orienta o formador quanto à
elaboração da proposta/projeto de trabalho;
- Ao fim do processo a DIGIC solicita ao financeiro via
sistema o pagamento do formador, contendo os seguintes
dados: nome, CPF, grau de instrução, período e carga
horária.
7.
Diretoria Geral
do Instituto de
Contas
Elabora o Projeto
da Ação
- A DIGIC a partir das demandas registradas pela área de
Gestão de Pessoas e Presidência no Sistema Acadêmico
propõe suas ações;
- A DIGIC insere as ações de formação no referido
sistema;
- Os planos deverão conter: nome do curso, nome do
instrutor, contatos, carga horária, período, ementa,
objetivos, conteúdo programático, metodologia, sistema da
avaliação e certificação, bibliografia básica.
8. Formador Prepara Material - O formador selecionado deverá elaborar o material
didático, em meio eletrônico e entregá-lo à equipe
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.171
Didático pedagógica, com antecedência de 30 (trinta) dias.
9.
Coordenadoria
de Formação e
Aperfeiçoamento
Revisa, Formata e
Reproduz Material
Didático
- O material didático passará pela equipe pedagógica para
revisão textual e formatação;
- Após revisão o material didático é encaminhado para
impressão e encadernação e/ou disponibilizado em
ambiente virtual de ensino e aprendizagem e/ou em mídia
eletrônica.
10. Secretaria
Acadêmica
Registra Ação de
Educação
Corporativa em
Sistema
- A Secretaria Acadêmica do Instituto de Contas registra
em sistema todas as informações referentes ao evento de
aperfeiçoamento e desenvolvimento.
11.
Presidência e
Diretoria Geral
do Instituto de
Contas
Divulga a Ação de
Educação
Corporativa
- Comunicação Oficial da Presidência;
- Prospectos;
- Internet e Intranet;
- Mídia espontânea.
- Os participantes para se inscrever deverão acessar o
sistema e se cadastrar com login e senha;
- Os participantes, após a inscrição, receberão e-mail de
confirmação.
12.
Coordenadoria
de Formação e
Aperfeiçoamento
Registra a Ação no
Ambiente Virtual
- A equipe pedagógica registra a ação de formação no
ambiente virtual de ensino e aprendizagem;
- O formador insere as atividades da ação de formação no
ambiente virtual de ensino aprendizagem, tais como:
fóruns, chats, exercícios, vídeos e textos;
- Os participantes cadastram-se no ambiente virtual de
ensino aprendizagem, preenchendo o perfil previsto no
referido ambiente.
13.
Coordenadoria
de Formação e
Aperfeiçoamento
Monitora a Ação de
Educação
Corporativa
- A COFAP da DIGIC acompanha a execução das ações
de formação previstas no Sistema Acadêmico, por meio do
monitoramento da freqüência, da avaliação de
aproveitamento, e de satisfação, disponibilizados pela
secretaria acadêmica.
14. Formador
Ministra a Ação de
Educação
Corporativa
- O formador realiza a ação de formação, conforme
planejamento;
- O formador é responsável pelo controle de frequência e
aplicação da avaliação de aprendizagem;
- O formador deverá inserir frequência e avaliação de
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.172
aprendizagem no Sistema Acadêmico.
15.
Coordenadoria
de Formação e
Aperfeiçoamento
e Secretaria
Acadêmica
Participa da Ação
de Educação
Corporativa
- Os servidores e/ou dependentes inscritos participam da
ação de formação.
16.
Coordenadoria
de Formação e
Aperfeiçoamento
e Secretaria
Acadêmica
Participa da Ação
de Educação
Corporativa
- Os jurisdicionados e/ou comunidade geral inscritos
participam da ação de formação.
17. Gestor de
Contratos
Atesta a
Realização da
Ação de Educação
Corporativa
- O gestor do contrato atesta via assinatura eletrônica a
realização da ação de formação;
- Ao fim do processo de formação a DIGIC solicita ao
financeiro via sistema o pagamento do formador, mediante
o lançamento de freqüências e notas no sistema
acadêmico.
18.
Diretoria Geral
de Administração
e Finanças
Executa o
Pagamento ao
Formador
- A DIGAF realiza pagamento conforme contrato.
19. Secretaria
Acadêmica
Disponibiliza
Certificado
- Os participantes que obtiveram o percentual de
aproveitamento, conforme previsto em norma interna do
TCE, poderão obter a certificação on-line.
20. Servidor/Jurisdici
onados
Imprime o
Certificado
- Para a impressão do certificado o participante acessa o
Sistema Acadêmico, com registro do login e senha.
21. Servidor/Jurisdici
onados
Imprime o
Certificado
- Para a impressão do certificado o participante acessa o
Sistema Acadêmico, com registro do login e senha.
22. Secretaria
Acadêmica
Elabora Relatório
Gerencial
- Os relatórios gerenciais deverão conter:
- Número geral de servidores do TCE
participantes;
- Carga Horária/Servidor em evento realizado;
- Quantidade de servidores por evento e período,
sem duplicidade;
- Número de participantes geral, por órgão, por
município, ou seguimento;
- Quantidade de participação em cursos
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.173
oferecidos pelo Instituto de Contas;
- Identificação de períodos da realização dos
eventos;
- Grau de aproveitamento em freqüência e
avaliação de aprendizagem;
- Grau de satisfação.
23.
Diretoria de
Recursos
Humanos
Realiza a Avaliação
de Impacto
- A área de Gestão de Pessoas realiza a avaliação de
impacto;
- A DIGIC acompanha a realização;
- No prazo de 60 (sessenta) dias.
24. Chefe Imediato Realiza a Avaliação
de Impacto
- Os gestores do TCE respondem a avaliação de impacto.
25. Servidor Realiza a Avaliação
de Impacto
- O participante responde a avaliação de impacto.
26.
Diretoria de
Recursos
Humanos
Arquiva o Processo
- Após a realização da ação de formação e o pagamento
do formador, a documentação comprobatória é arquivada
na Secretaria Acadêmica.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.174
SUBPROCESSO APERFEIÇ OAMENTO E DESENVOLVI MENTO -
EXTERNO
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 175
OBJETIVO ........................................................................................................................... 176
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 176
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 176
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 176
ANEXOS .............................................................................................................................. 178
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.175
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA GERAL DO INSTITUTO DE CONTAS
PR-DIGIC 001 – APERFEIÇOAMENTO E DESENVOLVIMENTO – EXTERNO
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Marcos Irondes Coelho de
Oliveira
Nome: Dagmar Albertina Gemelli Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Encarregado de Serviço Cargo: Diretora Geral do Instituto
de Contas
Cargo: Presidente
Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.176
OBJETIVO
Estabelecer procedimento padrão para aperfeiçoamento e desenvolvimento dos servidores deste Tribunal em cursos/eventos externos.
DEFINIÇÕES
- DIGIC: Diretoria Geral do Instituto de Contas.
- DIREH: Diretoria de Recursos Humanos.
- DIACA: Divisão Acadêmica.
- DIPED: Divisão Pedagógica.
- DIADM: Divisão Administrativa.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Resolução Administrativa nº 001/2011.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Servidores
Demanda Ação de
Educação
Corporativa Externa
- O servidor preenche formulário eletrônico no Sistema
Acadêmico;
- O Sistema Acadêmico só permitirá o envio do
formulário à DIGIC com antecedência mínima de 20
(vinte) dias úteis antes do início do evento;
- Caso o evento externo implique necessidade de
pagamento de inscrição, o Sistema Acadêmico só
permitirá o envio do formulário à DIGIC com
antecedência mínima de 30 (trinta) dias úteis antes do
início do evento;
- O Formulário deve conter as seguintes informações:
- Nome completo do servidor;
- Matrícula do servidor;
- Cargo/Função;
- Nome completo do evento;
- Local do evento;
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.177
- Data de realização do evento;
- Tema, objetivo(s) e assuntos a serem tratados
no evento;
- Valor individual da inscrição, Instituição (Razão
Social), CNPJ;
- Justificativa que demonstre a pertinência da
participação do servidor no evento.
- O Sistema Acadêmico encaminha o
formulário/solicitação ao gestor, para anuência.
2. Gestor Analisa a Demanda
- O gestor do setor ao qual o servidor é vinculado
acessará o Sistema Acadêmico, analisa a demanda e
emite anuência, via assinatura eletrônica;
- O gestor encaminha à DIGIC pelo Sistema Acadêmico.
3. Gestor Arquiva Pedido - Se não houver anuência, arquiva o pedido na área de
responsabilidade do gestor.
4.
Diretoria Geral
do Instituto de
Contas
Emite Parecer
Pedagógico
Financeiro
Administrativo
- A DIACA, DIPED e DIADM do Instituto de Contas,
emitem parecer técnico e enviam à DIGIC, via Sistema
Acadêmico;
- A DIGIC despacha os pareceres à Alta Administração,
via Sistema Acadêmico.
5. Presidência Analisa o Pedido
- A Alta Administração analisa a solicitação e emite
parecer no Sistema Acadêmico;
- Se deferido, envia-se, concomitantemente, ao
Financeiro/Compras para providências de inscrição,
deslocamento e custos com evento, e à área de Gestão
de Pessoas para providências de diárias, nos respectivos
Sistemas.
6. Presidência Arquiva o Pedido - Se indeferido, arquiva-se o processo, na Alta
Administração.
7.
Diretoria de
Recursos
Humanos
Emite Diárias - A DIREH emite as diárias, via Portaria e informa no
Sistema Acadêmico.
8. Setor
Financeiro Realiza a Inscrição
- O setor financeiro realiza a inscrição do
solicitante/servidor no evento e informa no Sistema
Acadêmico.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.178
9.
Coordenação
de
Administração
Compra de
Passagem/Diárias
- O setor de compras providencia as aquisições de
passagens e deslocamentos para o solicitante/servidor;
- A DIREH emite portaria de viagens.
10. Servidor Participa de Ação - O solicitante/servidor participa do evento.
11. Servidor Preenche Relatório e
Anexa Documentos
- O solicitante/servidor digitaliza/anexa o comprovante de
embarque e desembarque da passagem aérea no
sistema acadêmico;
- Preenche Relatório de Participação no Sistema
Acadêmico;
- Se não entregar certificado e documentos obrigatórios,
o sistema ficará com pendência, não sendo permitida a
participação em outro evento sem regularização.
12.
Diretoria Geral
do Instituto de
Contas
Aprova o Relatório e
Documentação
- A Secretaria Acadêmica após análise, se aprovado
encaminhará à DIGIC que tomará ciência e encaminhará
à DIREH;
- Se não aprovado os documentos o servidor ficará
impedido de participar de eventos externos
13.
Diretoria de
Recursos
Humanos e
Diretoria Geral
do Instituto de
Contas
Avalia Impacto
- A área de Gestão de Pessoas realiza a avaliação de
impacto com participação do gestor e do servidor,
acompanhado pela DIGIC;
- No prazo de 60 (sessenta) dias;
- O servidor mesmo com pendências será submetido à
avaliação de impacto.
14.
Diretoria de
Recursos
Humanos
Arquiva o Processo
- A área de Gestão de Pessoas arquiva o processo final,
incluindo a avaliação de impacto.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.179
MACROPROCESSO SINDIC ÂNCIA
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 180
OBJETIVO ........................................................................................................................... 181
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 181
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 181
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 181
ANEXOS .............................................................................................................................. 186
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.180
PROCEDIMENTO PADRÃO
CORREGEDORIA
PR-CORRG 001 – SINDICÂNCIA
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Juscilene Guedes da Silva Nome: Conselheiro Manoel Pires
dos Santos
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Assessora Especial de
Corregedor
Cargo: Conselheiro Corregedor Cargo: Presidente
Data: 20/09/2011 Data: 20/09/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.181
OBJETIVO
Orientar e padronizar procedimentos para apuração de irregularidades funcionais, através da realização de sindicância pela Corregedoria, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins.
DEFINIÇÕES
- Sindicância: é o procedimento formal e sigiloso, utilizado como meio sumário de verificação de irregularidades praticadas por agentes ou servidores públicos.
- Sindicante: a Comissão Sindicante – todos os membros são servidores efetivos do TCE/TO, designados pelo Corregedor, através de Portaria.
- Sindicado: o servidor envolvido no fato a ser esclarecido através da sindicância.
- DIGAF: Diretoria Geral de Administração e Finanças.
- DIREH: Diretoria de Recursos Humanos.
- PAD: Processo Administrativo Disciplinar.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Estatuto dos Servidores Públicos do TO: Lei Estadual nº 1.818/2007;
- Lei orgânica do TCE/TO: Lei Estadual nº 1.284/2001;
- RI/TCE/TO;
- Portaria instaurando a sindicância;
- Portaria designando os membros da Comissão que atuarão na sindicância.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Servidores
Apresenta a
Notícia de
Irregularidade /
Ilicitude
- O Servidor com login e senha, acessa o sistema da Corregedoria em link, e preenchendo formulário, comunica alguma irregularidade para possível instauração de Sindicância, instruindo com as provas indiciárias devidamente digitalizadas ou informações acerca delas.
2. Ouvidoria
Apresenta a
Notícia de
Irregularidade /
Ilicitude
- A Ouvidoria, através de seu servidor, de posse de login e senha, acessa o sistema da Corregedoria do TCE em link, e preenchendo formulário, comunica qualquer irregularidade para possível instauração de Sindicância, instruindo com as provas indiciárias devidamente digitalizadas ou informações acerca delas.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.182
3. Alta
Administração
Apresenta a
Notícia de
Irregularidade /
Ilicitude
- A Alta Administração (Presidência, Relatores, Procuradores,
Auditores), de posse de login e senha, acessa o sistema da
Corregedoria do TCE em link, e preenchendo formulário
eletrônico, comunica qualquer irregularidade para possível
instauração de Sindicância, instruindo com as provas indiciárias
devidamente digitalizadas ou informações acerca delas.
4. Corregedoria
Realiza
Investigação
Prévia
- O Corregedor poderá:
- Solicitar do servidor apontado na irregularidade que apresente
suas informações no prazo de 5 (cinco) dias;
- Extrair do sistema da DIREH as informações necessárias, do
dossiê do servidor, tais como:
- qualificação completa;
- lotação;
- informação de penalidades aplicadas;
- encontra-se em exercício no Tribunal;
- dentre outros.
- Realizar inspeção no setor ou trabalho relacionado à
irregularidade apontada.
5. Corregedoria
Analisa
Informações e
Provas
- O Corregedor fará a análise das informações e provas
colhidas no prazo de 20 (vinte) dias, podendo solicitar via
formulário eletrônico informações adicionais, se ainda for
necessário;
- As informações ou provas a serem requeridas fora do Órgão,
serão solicitadas formalmente, via ofício eletrônico para
aqueles que possuem sistema próprio ou via oficio em papel
para os demais (que depois será digitalizado e juntado ao
processo eletrônico).
6. Corregedoria
Arquiva o
Processo de
Investigação
- Concluída a instrução da investigação prévia o Corregedor, se
considerar inepta ou improcedente a notícia de irregularidade
determinará o arquivamento.
7. Corregedoria
Prosseguimento
da Investigação/
Elabora
Manifestação
- Concluída a instrução e considerando suficientes as provas
coletadas decidirá pela abertura de procedimento disciplinar
(sindicância ou PAD);
- Instaurar diretamente a sindicância encaminhando, via
formulário eletrônico, a Comissão Permanente.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.183
8. Corregedoria Publica Portaria e
Fixa Prazo
- Publica a Portaria no Boletim Oficial do TCE, fixando prazo
para conclusão dos trabalhos (30 (trinta) dias para sindicância);
- A Portaria constará sucintamente o fato a ser apurado e se
está relacionado a algum servidor, bem como o dispositivo
legal supostamente violado;
- O Corregedor informará à Presidência do TCE da instauração
do Procedimento de Sindicância;
- Encaminhará, via sistema, o processo a Comissão
Permanente para instrução, defesa e relatório.
9. Corregedoria
Convoca
Membros da
Comissão
- O Corregedor no período da sua gestão expedirá ato
administrativo (Portaria que será publicada no Boletim Oficial
do TCE) designando servidores titulares e suplentes para
compor a Comissão de Processo Administrativo Disciplinar ou
Sindicância. Será considerado o Presidente dos trabalhos o
servidor que possuir cargo equivalente ou superior ao do
investigado;
- A Comissão será constituída por no mínimo 3 (três) servidores
efetivos, sendo que um deles deverá ter formação jurídica.
10.
Corregedoria
e Comissão
Sindicante
Realiza Apuração
da Irregularidade
(Sindicância)
- O Corregedor Instaura diretamente a Sindicância
encaminhando, via sistema, o processo a Comissão
Permanente para instrução, defesa e relatório;
- O Presidente da Comissão designará, através de Ata de
Deliberação, o secretário dos trabalhos, no início da apuração.
11. Comissão
Sindicante
Analisa o
Processo
- A Comissão procederá ao exame do processo e verificará as
providências iniciais a serem tomadas, registrando isto em Ata
de Deliberação que fará parte do processo no sistema.
12. Comissão
Sindicante
Intima os
Envolvidos
- A Comissão Sindicante convoca formalmente o(s)
Sindicado(s) para ser (em) ouvido(s), indicando local, data e
horário, informando-o(s) sobre o conteúdo da Sindicância
instaurada. O sindicado será alertado a comparecer
acompanhado de advogado e das suas testemunhas, bem
como para juntar ou requerer os documentos que pretenda
para esclarecimento do fato.
- A Comissão Sindicante também intimará as testemunhas
necessárias para serem ouvidas, podendo ser na mesma data
em que ouvir o sindicado.
- A Comissão Sindicante fará a notificação do servidor e das
testemunhas formalmente (por escrito), através do seu
secretário, que certificará e depois digitalizará para ser juntado
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.184
ao processo digital.
13. Comissão
Sindicante
Presta
Esclarecimentos
- A Comissão Sindicante toma por termo o depoimento do(s)
Sindicado(s), adotando as providências necessárias à garantia
do sigilo do Processo de Sindicância.
14. Comissão
Sindicante
Colhe
Depoimentos e
Analisa Provas
- Comissão Sindicante, com base nas informações prestadas
pelo(s) Sindicado(s) e testemunhas, após análise de
necessidade, providencia a produção de provas
complementares indispensáveis, e promove a instrução
processual;
- Finda a instrução a Comissão dará vista do processo ao
sindicado para se manifestar ou apresentar suas alegações
finais.
15. Comissão
Sindicante
Elabora Relatório
Conclusivo
- A Comissão Sindicante elabora Relatório Conclusivo, peça
processual em que estarão relatados sinteticamente, os
procedimentos adotados e as ocorrências relevantes juntando-
o aos autos do processo de sindicância;
- Encaminha, via sistema, o Processo de Sindicância ao
Corregedor, com instrução concluída sugerindo e justificando a
aplicação de penalidade ou arquivamento para deliberação do
Corregedor.
16.
Corregedoria,
Presidência e
Comissão/
PAD
Julga o Processo
- O Corregedor:
- Examinará o relatório e, se acatar a sugestão da Comissão e forem procedentes os seus fundamentos, determinará o arquivamento da Sindicância;
- Entendendo o contrário e acatando a sugestão de penalidade (de advertência ou suspensão), decidirá pela aplicação da penalidade, que se for o de pena de suspensão, poderá ser fixada até 90 (noventa) dias, com prejuízo do salário respectivo;
- Se for o caso de uma possível penalidade de demissão, fará remessa a Presidência, para proceder à abertura de PAD. Acatando a sugestão a Presidência determinará a instrução e conclusão do PAD, pela Comissão. Ficando comprovada a infração a Comissão encaminhará o processo, via sistema, à Presidência para submeter à deliberação plenária;
- Providenciará a intimação (via sistema), (ou) por escrito, do Servidor envolvido acerca do relatório e demais atos, que serão depois digitalizados e juntados ao processo eletrônico.
17. Corregedoria Arquiva o
Processo
- O Corregedor:
- Providenciará as intimações necessárias via sistema, ou formalmente (depois será digitalizada para ser juntado ao processo eletrônico);
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.185
- Encaminhará o Processo de Sindicância, pelo sistema, ao Setor competente para proceder ao arquivamento.
18. Corregedoria
Publica a Decisão
e Encaminha às
Autoridades
- O Corregedor:
- Publicará a decisão e encaminhará cópia das peças
necessárias às autoridades fora do TCE (Ministério Público
Estadual, Justiça Comum, etc.) para as providencias cabíveis;
- Encaminhará o relatório e a decisão do Processo, pelo
sistema eletrônico, para Presidência para atender as
recomendações feitas ou correção de falhas apontadas.
19. Corregedoria
Intima o
Sindicado da
Penalidade
- O Corregedor decidindo pela aplicação da pena de
advertência ou suspensão, determinará a intimação (via
sistema) pessoal do sindicado, bem como a publicação e
cumprimento da decisão após a certificação do trânsito em
julgado.
20.
Presidência,
Plenário,
Corregedoria
e Diretoria
Geral de
Administração
e Finanças
Julga o Recurso
- Em caso de recurso da decisão do Corregedor que aplicou pena (advertência ou suspensão), caberá apelo que será julgado pelo Presidente. Havendo mantença da penalidade, é possível o recurso de agravo;
- Desta decisão do Presidente caberá agravo, no prazo de 5 (cinco) dias, contados da publicação ou do conhecimento pelo servidor (o que ocorrer primeiro), devidamente comprovado. Se não reformar a decisão, no prazo de 10 (dez) dias, o Presidente deverá submetê-la ao Tribunal Pleno, na primeira sessão ordinária seguinte;
- Se o Presidente reformar a decisão do Corregedor encaminhará cópia da decisão a Corregedoria e ao servidor sindicado e/ou publicará no Boletim Oficial. Neste caso, o Corregedor poderá solicitar a reapreciação pelo Plenário;
- Se Plenário confirmar a decisão do Corregedor, encaminhará cópia da decisão ao Corregedor e ao servidor sindicado e/ou publicará no Boletim Oficial;
- Se o Plenário reformar a decisão do Corregedor, encaminhará cópia da decisão ao Corregedor e ao servidor sindicado e/ou publicará no Boletim Oficial;
- Isentando da penalidade o processo será arquivado. Conferindo ou modificando a penalidade, a decisão será cumprida pelo Corregedor, que poderá delegar a aplicação da pena ao Diretor da DIGAF.
21. Presidência Intima o
Sindicado
- Mantida a penalidade pelo Plenário será intimado,
pessoalmente, o servidor e/ou publicará a decisão no Boletim
Oficial (será digitalizado os termos e juntado no processo
eletrônico, se houver necessidade) e cumpre-se a decisão.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.186
22.
Presidência,
Corregedoria
e
Diretoria de
Recursos
Humanos
Publica a Decisão
e Registra no
Dossiê do
Servidor
- Depois de publicada a decisão no Boletim Oficial a penalidade
será aplicada ao servidor (pessoalmente e digitalizado para
juntada no processo eletrônico), diretamente pelo Corregedor
ou a quem este delegar a competência;
- O processo eletrônico será encaminhado à DIREH para as
anotações devidas no dossiê do servidor, no prazo de 05
(cinco) dias.
23. Arquivo
Central
Arquiva o
Processo
- Depois de cumpridas todas as formalidades o processo será
encaminhado ao arquivo eletrônico do Setor competente.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.187
MACROPROCESSO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
PROCESSO GOVERNANÇA DE TI ................................................................. 188
PROCESSO PROVER SISTEMAS ................................................................... 194
PROCESSO SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO ............................................... 199
PROCESSO SUPORTE AO USUÁRIO ............................................................ 204
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.188
PROCESSO GOVERNANÇA DE TI
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 187
OBJETIVO ........................................................................................................................... 188
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 188
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 188
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 188
ANEXOS .............................................................................................................................. 191
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.189
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA DE INFORMÁTICA
PR-DINFO 004 – GOVERNANÇA DE TI
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Fábio Alan de Souza Batista Nome: Francisco de Assis dos
Santos Júnior
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Técnico de Controle Externo Cargo: Diretor de Informática Cargo: Presidente
Revisão: 30/10/2011 Data: 30/10/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.190
OBJETIVO
Manualizar o processo de Governança de TI.
DEFINIÇÕES
- DINFO: Diretoria de Informática.
- TI: Tecnologia da Informação.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- COBIT Versão 4.1 - A escolha deste modelo para governança e controle de TI deve-se ao fato do mesmo: Fazer uma ligação com os requisitos de negócios; tornar transparente a performance obtida comparada a esses requisitos; organizar as atividades de acordo com um modelo de processos geralmente aceito; identificar os recursos mais importantes a serem aprimorados; definir os objetivos de controles gerenciais a serem considerados. Ele é baseado na análise e na harmonização dos padrões e boas práticas de TI existentes, adequando-se aos princípios de governança geralmente aceitos.
Desenvolvimento do Assunto
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Alta
Administração
Define Diretrizes
Gerais do TCE/TO
- As diretrizes do TCE são estabelecidas de acordo com o
Planejamento Estratégico pré-definido. Estas diretrizes são
encaminhadas para a DINFO através de memorando e é
em seguida analisada pelo Comitê de Modernização. Com
esta análise o TCE/TO tem condições de ter sistemas
aplicativos, recursos e capacidades padronizados,
integrados, estáveis, com boa relação custo-benefício,
atendendo aos requisitos atuais e futuros do negócio. Esta
etapa garante a otimização do valor a ser obtido do
portfólio de projetos e serviços. As estratégias e as
prioridades de negócio devem ser refletidas nos portfólios
e executadas por meio de planos táticos de TI que
estabeleçam objetivos concisos, tarefas e planos bem
definidos e aceitos por todos os envolvidos. Espera-se
com esta atividade o comprometimento da Alta
Administração e as Unidades do TCE no alinhamento do
Planejamento Estratégico de TI com as necessidades
atuais e futuras. Assim esta atividade estabelece um
esquema de priorização de objetivos de negócio, que
quantifica os requisitos de negócio para que se possa
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.191
entender a capacidade atual de TI para o desenvolvimento
de soluções de TI que sejam eficazes.
2.
Tecnologia da
Informação –
Comitê de
Modernização
Define as
Estratégias de
Tecnologia de
Informação
- Para cada estratégia institucional que envolva TI deverá
ser definida dentro do Planejamento Estratégico de TI uma
ação (estratégia) que permita que os objetivos de negócios
sejam alcançados. Estas ações refletem nos portfólios de
serviços que são executadas por meio de planos táticos de
TI que estabelecem objetivos concisos, tarefas e planos
definidos e aceitos por todos os envolvidos. Aqui se define
o Plano Estratégico de TI que sustenta ou estende a
estratégia de negócio e requisitos de governança. Ele é
responsável por gerenciar todos os recursos de TI em
alinhamento com as prioridades e estratégias de negócio.
Ao definir as estratégias a TI serão definidos os objetivos
serão atingidos e medidos para que os serviços de TI
(estratégias) suportem as estratégias de negócios. Assim
as estratégias definidas nesta atividade provêm direção
para entrega de soluções e serviços de TI.
3.
Tecnologia da
Informação –
Tecnologia
Elabora o Projeto
de Tecnologia de
Informação
- De acordo com as estratégias de TI validadas pelo
Comitê de modernização, A DINFO elabora-se o projeto
de TI dentro da Plataforma Channel com recursos
envolvidos, riscos e custos. A necessidade de uma nova
aplicação ou função requer uma análise prévia à aquisição
ou ao desenvolvimento para assegurar que os requisitos
de negócio sejam atendidos através de uma abordagem
eficaz e eficiente. Nesta atividade são definidas as
necessidades, considera fontes alternativas, a revisão de
viabilidade econômica e tecnológica, a execução das
análises de risco e de custo-benefício e a obtenção de
uma decisão final por desenvolver ou comprar, o que
permite minimizar os custos de aquisição e implementação
de soluções e permitem a instituição alcançar seus
objetivos definidos no Planejamento Estratégico
Institucional. Esta atividade é responsável por traduzir os
requisitos funcionais e de controle em um projeto eficiente
e eficaz de soluções automatizadas.
4.
Tecnologia da
Informação –
Comitê de
Modernização
Aprova os Projetos
de Tecnologia de
Informação
- Os projetos existentes dentro da Plataforma Channel são
validados através de reuniões periódicas realizadas nas
terças-feiras. Esta aprovação é documentada através de
memórias de reunião que são assinadas por toda a equipe
do Comitê de Modernização.
5. Tecnologia da
Informação –
Planejamento dos
Projetos de
- Para a realização dos projetos de TI são verificados os
requisitos, custos, riscos e os recursos envolvidos. Após a
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.192
Comitê de
Modernização
Tecnologia de
Informação
análise de viabilidade do projeto com a sua aprovação é
feito um documento chamado Carta de Projeto que contém
um pré-cronograma definido de atividades do projeto,
custos, recursos, riscos entre outras variáveis importantes
para o projeto. Esta atividade a TI busca melhorar
continuamente e visivelmente a relação custo-benefício da
TI e sua contribuição para a lucratividade do negócio com
serviços integrados e padronizados que satisfaçam às
expectativas do usuário final. Pretende-se aqui analisar e
comunicar os riscos de TI e seus potenciais impactos nos
processos e objetivos de negócio.
6.
Tecnologia da
Informação /
Unidades do
TCE
Executa os
Projetos de
Tecnologia de
Informação
- Após a aprovação do projeto a equipe de TI
conjuntamente com as Unidades do TCE, executam os
projetos de acordo com o escopo, prazo, recursos e
investimento financeiro. Esta atividade torna disponível as
aplicações e serviços de TI em alinhamento com os
requisitos de negócio, no prazo desejado e com um custo
razoável. Procura-se adquirir e manter uma infraestrutura
de TI integrada e padronizada. Pretende-se melhorar a
eficiência de custo de TI e sua contribuição para a
lucratividade do negócio.
7. Escritório de
Projetos
Gerencia os
Projetos de
Tecnologia de
Informação
- A medida que o projeto evolui o gerente de projetos
acompanha através da Plataforma Channel as atividades
realizadas pelas Coordenações. A cada trimestre o
escritório de projetos emite o relatório de atividades dos
projetos em execução.
8.
Tecnologia da
Informação /
Unidades do
TCE
Homologa a
Entrega do Projeto
- Após o encerramento de um projeto a área de TI emite
os documentos para homologação e entrega do projeto às
Unidades do TCE. Nesta atividade entrega-se o projeto
atendendo aos requisitos de negócio em alinhamento com
a estratégia da organização, reduzindo retrabalho e
defeitos na entrega de soluções e serviços. Nesta
atividade realiza-se os testes apropriados em um ambiente
dedicado, com dados de testes relevantes, definição de
instruções de implantação e migração, planejamento de
liberação e mudanças no ambiente de produção e uma
revisão pós-implementação. Isso assegura que as
aplicações e serviços contidos nos projetos estejam
alinhados com as expectativas e os resultados acordados.
Nesta atividade são realizados treinamentos com os
usuários das Unidades do TCE de acordo com o plano de
implementação, treinamento definido e os materiais
associados, como parte de todos os projetos de
desenvolvimento, implementação ou modificação de
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.193
sistemas de informação. Esta etapa garante que os
sistemas e serviços de TI funcionem sem maiores
problemas após a implantação.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.194
PROCESSO PROVER SIST EMAS
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 195
OBJETIVO ........................................................................................................................... 196
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 196
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 196
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 196
ANEXOS .............................................................................................................................. 198
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.195
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA DE INFORMÁTICA
PR-DINFO 003 – PROVER SISTEMAS
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Fábio Alan de Souza
Batista
Nome: Francisco de Assis dos
Santos Júnior
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Técnico de Controle
Externo
Cargo: Diretor de Informática Cargo: Presidente
Revisão: 07/10/2011 Data: 10/10/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.196
OBJETIVO
Manual para Prover Sistemas.
DEFINIÇÕES
- Service Desk: Secretário (a) de Serviços.
- DINFO: Diretoria de Informática.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
N/A.
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1.1 Comitê Gestor Solicita Sistema
- Comitê gestor solicita a DINFO o desenvolvimento de
um novo sistema, esta solicitação é repassada via
memorando eletrônico e após ser discutida entre todos os
membros do comitê. As solicitações de sistemas oriundas
do Comitê são as que tenham maior abrangência e
complexidade.
1.2 Unidades do TCE Solicita Sistema
- Unidades solicitam para a DINFO o desenvolvimento de
um novo sistema, juntamente com uma justificava
elencando as necessidades para o desenvolvimento.
2.
Coordenadoria de
Desenvolvimento
de Sistemas
Elabora Projeto
de
Desenvolviment
o de Sistema
- Departamento de Desenvolvimento de Sistemas elabora
o projeto com informações sobre o novo sistema.
3.
Coordenadoria de
Desenvolvimento
de Sistemas
Realiza o
Levantamento
de Requisitos
- O Analista de Negócios da Área de Desenvolvimento
realiza através de entrevista o levantamento dos
requisitos para o novo sistema.
4.
Coordenadoria de
Desenvolvimento
de Sistemas
Cria a Estrutura
de Dados
- A Área de Gestão de Dados recebe o documento
aprovado pelo Analista de Negócios e realiza um estudo
para verificar se a possibilidade de integração da nova
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.197
aplicação com alguma já existente.
5.
Coordenadoria de
Desenvolvimento
de Sistemas
Codifica o
Sistema
- Área de Desenvolvimento realiza a codificação do
sistema baseada no documento de levantamento de
requisitos e seguindo a metodologia de codificação
utilizada.
6.
Unidades do TCE /
Coordenadoria de
Desenvolvimento
de Sistemas
Homologa o
desenvolvimento
de sistema
- O Analista de Negócio juntamente com a Unidade
solicitante do sistema realiza testes de todos os fluxos do
sistema, utilizando como embasamento os artefatos
contidos no documento gerado no levantamento de
requisitos.
7. Unidades do TCE
Aprova o
Desenvolviment
o de Sistema
- Após serem realizados todos os testes de homologação
e modificações solicitadas, é criado pelo responsável da
Unidade solicitante um termo eletrônico de aceite do
sistema.
8.
Coordenadoria de
Desenvolvimento
de Sistemas
Implanta em
Ambiente de
Produção
- Após a conclusão dos testes e aprovação, controlar a
transferência do sistema criado e/ou alterado para
produção, de acordo com as premissas do projeto.
9. Unidades do TCE Solicita
Modificações
- Usuários solicitam via memorando eletrônico,
modificações no sistema já implantado e em produção.
10.
Coordenadoria de
Desenvolvimento
de Sistemas
Documenta em
Base de
Conhecimento
- Desenvolvedor do sistema cria a documentação do
sistema em uma base central de conhecimento, onde
esta base irá conter todos os artefatos criados durante a
execução do projeto.
11.
Coordenadoria de
Desenvolvimento
de Sistemas /
Coordenadoria de
Suporte e
Atendimento ao
Usuário
Acessa a Base
de
Conhecimento e
dá Suporte ao
Usuário
- O Service-Desk recebe solicitações de suporte ou
dúvidas referentes ao uso do sistema implantado.
12.
Coordenadoria de
Desenvolvimento
de Sistemas /
Coordenadoria de
Suporte e
Atendimento ao
Usuário
Realiza
Pesquisa de
Satisfação
- O Service-Desk realiza pesquisa de satisfação do
usuário com o sistema implantado, buscando encontrar
possíveis dificuldades de uso ou melhorias necessárias.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.199
PROCESSO SEGURANÇA DA INFOR MAÇÃO
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 200
OBJETIVO ........................................................................................................................... 201
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 201
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 201
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 201
ANEXOS .............................................................................................................................. 203
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.200
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA DE INFORMÁTICA
PR-DINFO 002 – SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Fábio Alan de Souza Batista Nome: Francisco de Assis dos
Santos Júnior
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Técnico de Controle Externo Cargo: Diretor de Informática Cargo: Presidente
Revisão: 30/10/2011 Data: 30/10/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.201
OBJETIVO
Manual de Segurança da Informação.
DEFINIÇÕES
- COARE: Coordenação de Administração de Redes.
- SI: Segurança da Informação.
- Storages: Armazenamento em servidores de arquivo.
- DINFO: Diretoria de Informática.
- COARE: Coordenadoria de Administração de Redes.
- COABA: Coordenadoria de Administração de Banco de Dados.
- COSUP: Coordenadoria de Suporte e Atendimento a Usuário.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
N/A.
Desenvolvimento do Assunto
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1.
Coordenação de
Administração de
Redes
Define Infraestrutura
Tecnológica
- Sempre que houver novos serviços de rede uma
infraestrutura tecnológica deverá ser definida.
2.
Coordenação de
Administração de
Redes
Instala/Configura
Plataforma
- Para disponibilizar serviços com mecanismos de
SI é necessário instalar e configurar a Plataforma
que permitirá a instalação e configuração de
aplicações e serviços.
3.
Coordenação de
Administração de
Redes
Instala/Configura/Atualiz
a Aplicações e Serviços
- Para que aplicações e serviços de rede possam
ser utilizados por usuários de rede faz-se
necessário sua instalação, configuração e
atualização.
4.
Coordenadoria de
Administração de
Banco de Dados
Gerencia Dados
- De acordo com a necessidade de serviços e
aplicações são criadas estruturas de dados para
armazenamento de informações.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.202
5.
Coordenação de
Administração de
Redes /Diretoria
de Informática
Implanta Serviços
(Rede, Internet e VOIP)
- Conforme surge a necessidade de utilização de
rede, internet e VOIP estes serviços são
configurados, atualizados e implantados.
6.
Coordenação de
Administração de
Redes
Configura Segurança
- De acordo com a criticidade da aplicação ou
serviço é descrita a política de classificação da
informação.
7.
Coordenação de
Administração de
Redes
Gerencia Mudanças
- Sempre que uma aplicação exige alterações que
causam impactos nos usuários e no TCE/TO,
estas alterações serão controladas pelo plano de
gerenciamento de mudanças que analisam os
impactos destas alterações bem como os riscos.
8.
Coordenação de
Administração de
Redes
Elabora Política de
Segurança da
Informação
- Define diretrizes, normas e procedimentos para
controlar a SI dentro da rede do TCE/TO. Nela
estão contidas todas as proibições impostas aos
usuários de rede.
9.
Coordenação de
Administração de
Redes
Atualiza Política de
Segurança da
Informação
- Sempre quando houver evolução tecnológica
envolvendo: redes sociais, aplicações, internet,
intranet e extranet, as normas são atualizadas
pela COARE.
10. Comitê de
Modernização
Valida a Política de
Segurança da
Informação
- Defini quais diretrizes, normas e procedimentos
serão aplicados dentro da rede do TCE/TO.
11. Presidência
Aprova a Política de
Segurança da
Informação
- Verifica a legalidade da Política de Segurança
da Informação e publica Portaria sobre esta
normativa.
12. Diretoria de
Informática
Propõe Portaria de
Segurança da
Informação
- Elabora o modelo de Portaria de Segurança da
Informação contendo todas as diretrizes, normas
e procedimentos.
13.
Coordenação de
Administração de
Redes
Implanta Política de
Segurança da
Informação (Sistemas e
Rede)
- A partir da Portaria aprovada pela Presidência a
COARE implanta as diretrizes, normas e
procedimentos dentro da infraestrutura de redes.
14.
Coordenação de
Administração de
Redes
Aplica a Política de
Segurança da
Informação (Bancos de
Dados, Storages e
- As normas e procedimentos aprovados em
Portaria são configurados e testados na
infraestrutura de redes.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.203
Servidores de Arquivo)
15.
Coordenadoria de
Suporte e
Atendimento ao
Usuário
Consulta Política de
Segurança da
Informação
- Para configuração de estações de trabalho,
softwares os técnicos de informática consultam
constantemente as normas e procedimentos
aprovados sobre Política de Segurança da
Informação.
16.
Coordenação de
Administração de
Redes
Gerencia Problemas e
Incidentes
- Todos os procedimentos e incidentes de SI são
registrados e analisados visando melhorias das
normas e procedimentos de SI.
ANEXOS
N/A.
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.204
PROCESSO SUPORTE AO USUÁRIO
CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 205
OBJETIVO ........................................................................................................................... 206
DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 206
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 206
DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 206
ANEXOS .............................................................................................................................. 207
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.205
PROCEDIMENTO PADRÃO
DIRETORIA DE INFORMÁTICA
PR-DINFO 001 – SUPORTE AO USUÁRIO
CONTROLE DE APROVAÇÃ O
REVISÃO DATA HISTÓRICO
ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO
Nome: Fábio Alan de Souza Batista Nome: Francisco de Assis dos
Santos Júnior
Nome: Severiano José
Costandrade de Aguiar
Cargo: Técnico de Controle Externo Cargo: Diretor de Informática Cargo: Presidente
Revisão: 30/10/2011 Data: 30/10/2011 Data:
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.206
OBJETIVO
Manualizar o atendimento de Suporte ao Usuário.
DEFINIÇÕES
- Service Desk: Secretário (a) de Serviços.
- OCOMOM: Sistema para Helpdesk.
- DINFO: Diretoria de Informática.
- COSUP: Coordenadoria de Suporte e Atendimento a Usuário.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
N/A.
Desenvolvimento do Assunto
- Procedimento:
Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade
1. Usuários
Solicita
Atendimento de
Suporte
- O usuário solicita a solução de sua necessidade através
de telefone (PABX), e-mail, chat ou memorando digital;
usa-se o sistema OCOMON.
2. Técnico do
Suporte
Consulta a Base
de Conhecimento
- O técnico que recebeu a demanda irá consultar a base
de conhecimento para que possa auxiliá-lo na resolução
do chamado. Se a solução for técnica a solicitação vai
para o 2º nível do Service Desk via sistema interno,
especificando a necessidade do usuário. Se a solução for
administrativa a mesma será repassada para o Diretor da
DINFO ou um dos Coordenadores das áreas de TI.
3. Técnico do
Suporte
Consulta Portfólio
de Serviços
- O técnico irá consultar o portfólio de serviços no sentido
de melhor auxiliá-lo no suporte ao usuário. O técnico
deverá sempre que necessário informar ao usuário
solicitante que existe disponível o portfólio de serviços.
4. Técnico do
Suporte Atende Solicitação
- O técnico efetivamente soluciona a demanda pelas vias
que lhe são possíveis.
5. Técnico do Registra
Atendimento em
- O técnico após efetivamente solucionar a demanda
deverá fechar o atendimento e caso tenha encontrado
Projeto de Mapeamento e Redesenho dos
Processos MANUAL DE NORMAS
Pág.207
Suporte Sistema alguma dificuldade no atendimento deverá inserir tal fato
para que se possa manter histórico de dificuldades para
posteriores estudos.
6. Usuário
Solicitante Avalia Solicitação
- O solicitante assim que possível deverá avaliar o
atendimento feito pelo suporte.
7.
Coordenador
de Suporte e
Atendimento a
Usuário
Medidas
Administrativas
- Na avaliação dos atendimentos o coordenador de
suporte irá identificar casos em que exija tomada de
medidas administrativas e este encaminhará ao Diretor da
DINFO.
8.
Coordenador
de Suporte e
Atendimento a
Usuário
Disponibiliza
Relatório
- Mensalmente o Coordenador de suporte irá disponibilizar
um relatório dos atendimentos nesse período.
ANEXOS
N/A.