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Projeto SPED – Case Alcoa

Agenda Apresentação Alcoa Vídeo Institucional Projeto SPED

Metologia de Implementação Processo de Comunicação Fatores Críticos de Sucesso Estrutura do projeto Piloto com Oracle

Sped Fiscal e ContábilNFe

Abertura

Apresentaçao dos participantes Luis Mellone José Carlos Lapa Abdias Melo Paula Gramacho

Vídeo Institucional

Unidades Alcoa

Alcoa GBS - SOUTH AMERICA

LEADERSHIP & FUNCTIONALITIES

BP RH

Accounting Tax Services Credit Collection Ac. Payable Ac. Receiv. T & E (Viagens) Back Office Cost Accouting

Payroll & Time Attendance Person Adm. Benefits Compensations Training & Develop Search & Recruiting Labor Relations

Technology Applications EBS Project Communication End Use’s Support Project Management

E&E ProjectTraining ContractsSystems

Inf. Security ABS Manag. SOX Compliance ASAT Accreditations IT ASAT COE

FINANCIAL SERVICES PEOPLE

SERVICES INFORMATION

SERVICES EHS

SERVICES INF SECURITY &

COMPILANCE Projects

TI Financial Process

GBS SOUTH AMERICA

Estrutura de Interação Interna - PMO

GREA

GBS

FIN,HR,PROC

GPP

Corp Comm

How and where linkages occur is dependent upon:•Maturity of PMO•Level of interaction required

CIO Lead Team

GASC

EPS

Levantamento da Necessidade

1. Passo do projeto: Levantamento da Necessidade – Confecção A3

a) Detalhe da Necessidade – Business Caseb) Detalhe da Situação Atualc) Detalhe da Situação Desejadad) Plano de Ação

Creation date : July 13, 2008

Revision date:

BUSINESS CASEVisionThe Sped Project will allow Alcoa to be in compliance with a Legal requirement, avoiding being penalized in up to 0,5% (half) of Annual Gross Sales, besides contributing with the Government for a better process control by the tax authorities through the supply-chain (reducing unfair competition) and eliminate tax evasion.

Background Sped Project is a Brazilian Government Initiative to have a common system for all companies in the country where Fiscal, Accounting and Invoice Information will be electronically stored and shared, providing standardization of procedures and digital accreditation/validation. As a result it is expected a decrease in the unfair competitiveness, less tax evasion, paper work reduction leading to savings, reduction in data entry mistakes, etc.Brazilian Government currently faces a lack of process standardization among all the Federation Units, creating a lot of gaps in fulfilling the legal requirements generating an extensive amount of transactional work to meet the specific demands. The situation demanded Alcoa to have a special system to comply with those requirements only (IN86 law). The Sped project started to be formatted around 2006, and the Government extended the discussion to involved different Institutions, private and public from several segments (Financial, Industrial, Commerce and Government). These sectors could contribute with ideas and suggestions making the project more realistic and feasible. The Pilot Project was done with the participation of about 27 large companies from different businesses that well represented their segment. All the Pilot Companies and special segments (Fuel Distribution, Meat Processing, Cigarettes) started in April,2008. The next wave, scheduled for next September,2008, includes the segments of HealthCare, Steel, Automobiles, Beverages, etc. The Alcoa will be part of the January,2009 wave.

Business NeedBe in compliance with the Legal requirement.

Opportunity/ProblemThe project will allow paper work reduction, routines simplification, rework and mistakes elimination, cost reduction. The focus is in the value-added activities to the process. To attend the project demand a new software package will be acquired (Electronic Invoice), the ERP/Oracle (EBS) must be updated (new patch) and a new module for the current Fiscal Solution (DW/MasterSaf) must be implemented. Besides the Legacy System must be investigated and updated if requested.

SPED culture consolidated throughout ALCOA locations; SPED performance indicadores consolidated as KPI; All leadership levels involved and helping SPED implementation; SPED implementation plan well structured, unfolded and deployed to all involved; SPED implementation plan unfolded and deployed to all involved;

STRATEGY

Zero incidents in the SPED activities % of missing invoices, mistakes and reworksTime response from the government link (2

to 3 secs)

% Data mistakes reduction Buget Plan X Actual % of increase in productivity due to SPED

Zero incidents in the SPED activities

% of missing invoices, mistakes and reworks

BETTER

SA

FITY

TIME

CUST

QUALITY

% Data mistakes reduction

Budget Plan X Actual

Time response from the government link (2 to 3 secs)

% of increase in productivity due to SPED

BUSINESS SUCCESS INDICATORS

TARGET CONDITION

CURRENT SITUATIONPROBLEM SITUATION

Infra-structure System Process People Costs Legal Requirements Environment

Fiscal

►No accurate evaluation of necessary improvement in hardware, links, etc.

►ERP/Oracle- not 100% in compliance The current Fiscal Solution (DW/Mastersaf) - not 100% in compliance. ►Legacy System- not 100% in compliance.

►Process documentation exists but it is incomplete and without a standard. ►Different reports with repeated information to attend specific requests from Federation Units (Ex. Sintegra, Gias, Dacon, etc).

►Need of specialists in legislation in each location, to support the Fiscal Area, due to different local requirements. ►People in the Fiscal Area are not skilled to support the new proces ►Lack of resources due to several projects happening simultaneously.

►Need investment to adequate the Company to the new requirements.

►Current legal requirement (IN86 law) will be substituted by the Sped legal requirements.

►Current process use a lot of paper to print all the documents.

Accounting

►No accurate evaluation of necessary improvement in hardware, links, etc.


►Process documentation exist but it is incomplete and without a standard.

►People are not trainned in the new routines ►Bureaucratic routines prevent people to work on value-adding activities. ► Lack of resources due to several projects happening simultaneously.



►Current process uses a lot of paper for printing documents.

Invoice

►No accurate evaluation of necessary improvement in hardware, links, etc. ►Printers not able to print barcodes (mandatory).


►Process documentation exist but it is incomplete and without a standard. ►No need to validade with the Government an invoice issued.

►People are not trainned in the new routines ►Lack of resources due to several projects happening simultaneously.



►Current process use a lot of paper for printing invoices (4 copies).

Infra-structure System Process People Costs Legal Requirements Environment

PR1 - Map and revise current process to identify changes/impacts/actions to meet the new requirements. PR2 - Eliminate repeated data report, different formats due to Sped standardization process among Federation Units. (Ex. Sintegra, Gias, Dacon, etc).

PE1 - No need of a specialist in each location supporting the fiscal area. Activity could be done by shared services. PE2 - People skilled and able to perform activities in the new environment. PE3 - Provide all necessary resources to guarantee the project successful completion.

CO1 - Budget approved in time. CO2 - Savings generated by rationalization of paper use and process simplification well defined. CO3 - Cost with storage facilities (people, installation, transportation, document integrity, etc) eliminated on a long term basis.

EV1 -Eliminate use of paper sheets. (approximately 30.000 pages/year)

Accounting

IS1 – All the necessary improvements in hardware, links, etc. evaluated and provided.

SY1 - All the systems (ERP/Oracle, DW/Mastersaf, legacy systems) with the necessary changes implemented (patches and releases) 100% in compliance. SY2 - The new module to be added to the current Accounting Solution implemented.

PR1 - A complete mapping and revision of the current process must be done to identify changes/impacts and actions to be taken to meet the new requirements.

PE1 - People trained in the new routines. PE2 - Non valued activities eliminated leading to more qualified work (mistakes reduction). PE3 - Provide all necessary resources to guarantee the project successful completion.


LG1 - Sped legislation fully implemented.

EV1 - Eliminate use of paper sheets.

Invoice

IS1 - All the necessary improvements in hardware, links, etc. evaluated and provided. IS2 - Purchase new equipment (barcode printers). IS3 - Scanners to speed the process of receiving material entries

SY1 - All the systems (ERP/Oracle, DW/Mastersaf, legacy systems) with the necessary changes implemented (patches and releases) 100% in compliance. SY2 - The new system (Synchro) to support the Electronic Invoice is bought already and must be implemented.

PR1 - A complete mapping and revision of the current process must be done to identify changes/impacts and actions to be taken to meet the new requirements.

PE1 - People trained in the new routines. PE2 - Provide all necessary resources to guarantee the project successful completion.



EV1 - Eliminate use of paper sheets. (approximately 780.000 pages/year)

Fiscal

IS1 – All necessary improvements in hardware, links, etc. evaluated and provided.

SY1 -All systems (ERP/Oracle, DW/Mastersaf, legacy systems) with the necessary changes implemented and 100% in compliance. SY2 - New module to be added to the current Fiscal Solution implemented.


ACTION PLAN AND PROGRESS INDICATORS

Future Situation

Item

Action/Initiative Responsible Time Status

IS1 Map all the necessary improvements (sizing) Software Suppliers, GBS/IS, SPED Project Manager

TBD in process

Make a project schedule, including all the steps and a closing date TBD in process

Do a follow-up with suppliers to guarantee the delivery on time. TBD in process

SY2 Fulfill the new module implementation schedule. SPED Project Manager, Software suppliers.

TBD in process

PR1 Do the process mapping, validate it with the process owners, detect impacts and design the new process (process flow and documentation)

SPED Project Team and Key users TBD in process

PR2 No action required TBD in process

PE1 Analyse the feasibility of shared services perform this job. SPED Project Manager/SA-GBS TBD in process

PE2 Do a training plan strategy SPED Change Manager TBD in process

PE3 Get formal commitment with leadership SPED Project Manager TBD in process

CO1 Make a presentation to Committee and get RFA approval SPED Project Manager TBD in process

CO2 Define the new process SPED Project Team and Key users TBD in process

CO3 Identify the impacts in the CDOC area in a short/medium and long term SPED Project Team and Key users TBD in process

LG1 Qualify Sped Project Team to understand the legislation and get support from the software solution suppliers.

SPED Project Team and Key users TBD in process

EV1 No action required

SPED Fiscal

SY1 SPED Project Manager, Software Suppliers.

PROGRESS INDICATORS% Implementation schedule

accomplished

% Locations with SPED implemented

% Budget accomplished

% Fulfillment of legal requirements

% Training goals achieved

% Problems solved to the root cause

% Procedures, regulation and process flows definition

Accounting Process: All companies in Brazil are obliged to print, notarize and file several Accounting documents (Ex: Balance Sheet, General leader, etc) and keep them for 10 years, besides having a system in place (IN86) to provide electronic files if the Fiscal requests it. Fiscal Process: All companies in Brazil that use a Computer System are obliged to print, notarize and file several Finance documents (Ex: Tax Books, Tax Demonstration for ICMS/IPI, etc) and keep them for 10 years, besides having a system in place (IN86) to provide electronic files if the Fiscal requests it. Electronic Invoice: All kinds of transaction movements (sales, purchase, services, freights, etc) in Brazil request the printing of several copies of the Invoice Form which have to be kept for 5 years. Besides the IN86 law requires companies to have a computer system in place to provide electronic files to the Fiscal when requested. Alcoa has today about 20 (twenty) different places to print/receive Invoices. Those processes above are in compliance with the current legal requirements (IN86 law).

SPED PROJECT (Nationwide System of Digital data) – STRATEGIC A3

Conceito - Mudanças

Informações Acessórias despadronizadas por UF;

Informações fiscais entregues por Unidade da Federação;

Concorrência desleal pelo mercado informal;

Falta de validação/cruzamento dos dados (IN86);

Retrabalho constante nas apurações de dados.

Transformação / Automação dos Processos de entrega para o fisco

Hoje

Conceito - Mudanças

Informações padronizadas e unificadas;

Centralização do envio - informação única enviada para o repositorSPED;

Cruzamento total de processos, não sendo possível a omissão de informações;

Validação e Cruzamento dos dados fiscais e contábeis da empresa;

Processos alinhados sem retrabalho nas confecções dos dados.

Amanhã

Transformação / Automação dos Processos de entrega para o fisco

Benefícios e Impactos

Maior controle por parte do fisco em toda cadeia (reduzindo a concorrência desleal);

Padronização dos Processos;

Eliminação de retrabalhos e consequente redução da margem de erros;

Padronização das Obrigações Acessórias;

Redução de envio de obrigações distribuídas entre as UF’s;

Melhor comunicação com o fisco em função do plano de contas referencial;

Redução de papel.

Maior exposição do contribuinte perante o fisco;

Falhas no processo afetarão diretamente as entregas das obrigações.

Impactos:

Benefícios:

SPED NAALCOA

Processos

Provedores deSoluções (Parceiros)

Pessoas

Comunicação

Legislação

Tecnologia Informatização e

Telecomunicações

Componentes do Projeto

SPED na Alcoa - Princípios

Solução Padrão (sem customização);

Foco no cliente;

Priorização do negócio evitando impacto nas áreas;

Patrocínio executivo e de liderança contínuos;

Utilização dos usuários-chave pontualmente;

Busca de parceiros de Negócio (fornecedores) como parte dasolução ou para melhor atender a necessidade.

Conceitos SPED

SPED – Sistema Público de Escrituração DigitalSPED – Sistema Público de Escrituração Digital

SPED

ContábilEscrituração

Contábil

Digital

SPED

ContábilEscrituração

Contábil

Digital

SPED

FiscalEscrituração

Fiscal

Digital

SPED

FiscalEscrituração

Fiscal

Digital

Nota Fiscal

EletrônicaNacional

Nota Fiscal

EletrônicaNacional

Todas as apresentações na organização cobriram fortementeos conceitos e desdobramentos do SPED!!!

EscopoEscopo

Pontos grifados – Fase 1 (atual)

Demais pontos – Fasesseguintes (ainda nãodefinidas pelo fisco).

Alcoa deixou claro para a organização que o SPED não terminou, ou seja, inicialmente ele cobre partes do processo, mas o fisco continua atuando nas

definições de novos ítens!!!

Kick Off – Setembro/2008 Participantes:

GBS Poços Cenu Cenesp Tubarão Alumar Utinga Barra Funda Itajubá Itapissuma Omnia Expansão

• Parceiros– Oracle– DW/Mastersaf– Synchro

• Equipe do Projeto

Participação de 70 líderes de processos

Matriz de Riscos

Processos de Gestão de Projeto

IniciaçãoIniciação Planejamento

Planejamento

ControleControleExecuçãoExecução

EncerramentoEncerramento

Comprometimento paraexecução do Projeto

Abordagem paraExecução do projeto

CoordenaçãoDe pessoas e

outrosrecursos

Aceite formal do projetoe Encerramento

Monitoramento, indicadores, E tomada de açõescorretivas

Áreas da Gestão de Projeto

IntegraIntegraççãoão

EscopoEscopo

TempoTempo

CustoCusto

QualidadeQualidade

RecursosRecursos HumanosHumanos

ComunicaComunicaççãoão

RiscoRisco

AquisiAquisiççãoão

Metodologia de Gestão do Projeto

É uma metodologia de implantação utilizada globalmente pela Alcoa e que provê uma abordagem estruturada. Baseada em fases, com atividades e resultados pré-definidos, utiliza-se do conceito de

“tollgates “ para definir e acompanhar o progresso das equipes.

Metodologia GPP

P0 - LevantamentosP1 - Foco no ProjetoP2 - Desenho e ConstruçãoP3 - Testes e ValidaçõesP4 - Homologação e TreinamentosP5 - Go-Live e Estabilização

Cronogramas

Pontos de Faturamento: 20

Processos Mapeamento do Processos:

Detectar todas as áreas afetadas e seus impactos, bem como, desenho do novo processo para atendimento aos requisitos do projeto.

• Resultados:– Identificação das áreas

Mapeamento de Processos

Processos

• Resultados (continuação):– Novos dados:

Resultados do Mapeamentode Campos

* Preparação da Base de Dados

SPED Fiscal SPED Fiscal –– EmEm tornotorno de 3200 de 3200 camposcampos

CamposRelacionados ao Negócio

3200 1041

SPED SPED ContContáábilbil –– EmEm tornotorno de 200 de 200 camposcampos

CamposRelacionados ao negócio

212 185

Nota Fiscal Nota Fiscal EletrônicaEletrônica –– EmEm tornotorno de 375 de 375 camposcampos

CamposRelacionados ao negócio

375 226

Pontos de Atenção

Cadastro de Classificações Fiscais (ítens de estoque);

Diários Auxiliares com manutenção/reciclagem;

Cadastro de Clientes e Fornecedores;

Estoques X Contábil (corte/fechamento);

Reconciliações fiscais X contábil;

Atividades manuais (fora do sistema fiscal);

Plano de contas referencial.

EQUIPE DO PROJETOORGANIZAÇÃO E PAPÉIS

SPONSOR

GERENTE PROJETO

ALCOA

EQUIPE FUNCIONAL

EQUIPE DO PROJETO

USUÁRIOS-CHAVE

COMITÊEXECUTIVO

GERENTE PROJETO(Parceiros)

STAKEHOLDERS

GERENTE PROJETO ALCOA

EQUIPE FUNCIONAL

GERENTE PROJETO(Mentores)

USUÁRIOS-CHAVE

Legislação

Garantir o atendimento dos requerimentos legais no projeto;

Acompanhamento constante das alterações e resultados do projeto piloto do fisco.

TI e Telecomunicações

Troca de impressora de emissão de documentos fiscais;

Instalação de leitores de códigos de barra para os documentoseletrônicos;

Estrutura de comunicação da Alcoa e suas coligadas com a Secretaria de Fazenda (SEFAZ);

Revisão da infra-estrutura atual para atendimento ao projeto.

Parceiros de Negócio:

ERP – Oracle

SPED Fiscal/Contabil - DW/MasterSaf

Nota Fiscal Eletrônica – Synchro

Comércio Exterior - Softway

Saneamento de Cadastros - Meta

Provedores de Soluções

Processo de comunicação interna

Utilização dos canais já existentes na Alcoa Sharepoint Tele e video Conferências, Netmeeting E-mails Portal Alcoa Gente em Ação Quadro de Avisos Reunião de PMO

Identidade Visual Mascote / Banners / Mobiles

Identificação da equipe Estruturação de organograma e responsabilidades

Definição dos tipos de reuniões para o projeto Reunião de trabalho com fornecedores das soluções Reunião de trabalho com o time do projeto Reunião de status com o Sponsor e Comitê Executivo

Comunicação formal do andamento do projeto e principais concretizações Quadro de Avisos do Projeto Portal Alcoa Gente em Ação

Fundamental para o sucesso do projeto – atingiu mais de 400 pessoas em toda a organização!!!

Comunicação – Identidade Visual

Comunicação – Divulgação dos Principais Marcos do Projeto

Notícias veiculadas nos jornaisde circulação interna da

empresa

Parceria com a Oracle

Alcoa iniciou os levantamentos junto a Oracle e colocou-se a disposição para utilização de sua base de dados e ambientes de testes para aplicação “piloto”da solução SPED.

– Início dos levantamentos (IN86 X Sped X ERP Oracle X Mastersaf) – nov/2007

– Liberação patches de atualização Oracle - Localização (julho/2008)- Globalização (outubro/2008)- Nota Fiscal Eletrônica – complementos (Fevereiro/2009)

Projetos em paralelo na Alcoa

Outros projetos em andamento na Organização

Implementação ERP Tratamento de legados Demanda concorrente de recursos

O Projeto

Nota Fiscal Eletronica• 15/03 início do paralelo• 01/04 entrada em produção• Até 15/05 estabilização de produção• 25.000 notas eletrônicas emitidas até 12/06

Pontos Positivos: sem parada de operação Contingência – 1 ocorrência via DPEC Não fomos para SCAN em função da alteração de série que seria

necessária e demandaria um acompanhamento maior de processo Formulários: pto de atenção – tempo de entrega da gráfica –

solicitadas desde fevereiro mas não foi entregue a tempo) Processos Críticos – Metal líquido – 15 minutos para emissão Uso do adaptador Padrão Oracle X Synchro

O Projeto

Sped Fiscal Manutenção das integrações (Oracle e Legados)

• Tudo o que foi possível implementar diretamente nas integrações, de forma que o time de recebimento/digitação de notas não tivesse uma sobrecarga de trabalhos, foi feito!

Pontos de maior atenção CST IPI e ICMS Análise da qualidade da base – de janeiro a junho/2009 Geração oficial a partir de julho/2009 Entrega oficial prevista para setembro/2009 Base preparada desde 01/01

O Projeto

Sped contábil Plano referencial em linha com base DIPJ Homologação com controladoria corporativa de publicação de

balanços + Sped + Departamento tributário (resp. pela DIPJ)

Pontos críticos: Diários Auxiliares em função de integrações entre os módulos

Entrega oficial em julho/2009

Fatores de Sucesso Patrocínio constante das lideranças em todos os níveis

O Projeto SPED foi um grande desafio!Foram muitos meses de trabalho que, com o apoio das lideranças, comprometimento e cooperação de todos, tanto local, global quanto regionalmente, atingiu as expectativas!

Tania Nossa – Diretoria de ServicosCompartilhados América Latina


Agradecemos a sua presença!

projeto sped – case alcoaapi.ning.com/files/h5c*qje70zjzahmzzkp1qtwh3dvygspyn85...apresentação...

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