Menyusun Proposal KegiatanOleh:Ricky Ferdianto

ProposalAsal Kata : root verb (V)Propose yang berarti mengusulkan dan Proposal(kata benda) berarti usulan

Jadi proposal berarti suatu rencana usulan akan suatu proyek atau kegiatan

Jenis ProposalProposal Proyek :Untuk Rencana Proyek(biasanya ada analisa rugi laba dan kelayakan proyek)Ada mapping kondisi jugaAda Rencana Kerjanya jugaContoh: Proposal Proyek pembenahan sistem pengairan desa tengu abang ,proyek penghijauan (pokoke ada kata proyek berarti proposal proyek,^_^)Ditawarkan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyekProposal Kegiatan :Untuk rencana kegiatanTematisTahapan pengerjaannya mungkin tidak selama proposal proyekDitawarkan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakanContoh : Proposal Acara Natal, Proposal Bakti anak bersama Syekh Puji

Isi proposal KegiatanSecara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1HWhy : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara )What : Apa jenis kegiatan dan temanyaWho : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara kegiatanWhen : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatanWhere : Tempat pelaksanaan kegiatanHow : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk kegiatan, Bagaimana aturan aturan untuk berpartisipasi dalam kegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola,(acara,dana,publikasi)

Format Proposal KegiatanSebenarnya tidak ada yang baku,namun biasanya(atau lebih tepatnya yang saya tahu) format proposal kegiatan adalah sbb:

1.Halaman Sampul /Cover 2.Latar Belakang 3.Tujuan Kegiatan 4.Nama dan Tema Kegiatan 5.Bentuk Kegiatan 6.Peserta 7.Penyelenggara 8.Jadwal dan Lokasi Kegiatan 9.Susunan Acara 10.Susunan Panitia 11.Rencana Anggaran 12.Penutup 13.Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Halaman Sampul/Judul/CoverBerisi :nama/judul kegiatanlokasi dan waktu pelaksanaan kegiatanpenyelenggara yang bermaksud mengadakan kegiatan

Latar Belakang Secara umum esensi isi latar belakang adalah kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang seharusnya.Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke khusus (general to spesific)Terdiri dari 3 tahap pendahuluan isi penutupPrinsip Why

Tujuan KegiatanMengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut direncanakan Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan Atau kalo tujuan lebih dari satu urutkan dari yang terpenting hingga yang kurang pentingBuatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang dikemukakan sebelumnya.Prinsip Why

Bentuk Kegiatan Buatlah relevan dengan tujuan kegiatanBerisi tentang format kegiatanContoh : kegiatan/ acara Natal Tema : misal: Give light a Chance!Bentuk kegiatannya :Kunjungan/Visitasi ke Panti AsuhanMisa Natal bersama anak anak panti asuhanPembagian baju baju dan alat2 tulis kepada anak2 panti asuhanLomba mewarnai gambar Yesus bersama Anak2Dll

Prinsip What

Peserta/SasaranBerisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari kegiatan yang kita rencanakanKelompokkan sasaran ini kedalam segmen2 yang sesuai dengan bentuk kegiatan yang kita rencanakanBuatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatanPrinsip Who

Penyelenggara

Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan. Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau komunitas yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu(mengacu pada latar belakang) Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi Prinsip Who

Jadwal dan Lokasi Kegiatan

Berisi keterangan kapan dan dimana kegiatan akan dilaksanakanPrinsip where dan When

Susunan Panitia

Isinya susunan panitia yang udah dibentukTujuannya agar pihak2 yang ditawari untuk bekerja sama tahu dengan siapa mereka bekerja samaSusunan yang umum : Penanggung Jawab, Panitia Pengarah ( SC),Panitia Pelaksana(OC)> Ketupel,Bendahara,Sekretaris dan Seksi2Prinsip who

Rencana Anggaran

Berisi rincian pemasukan( Cash In), pengeluaran( Cash Out), dan jumlah kekurangan dana Dapat di breakdown dengan merancang anggaran dana masing2 seksi kemudian ditotal secara keseluruhanPake sistem penyusunan anggaran yang sederhana aja asal rapi,jelas dan rinciBiasanya di mark up antara jumlah dana kebutuhan riil dengan dana kebutuhan yg terlampir di proposal( mark upnya yang realistis)

Penutup

Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan dan dukungan kepada semua pihak agar tertarik untuk terlibat. Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan

Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor Ada format perjanjiannyaBiasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung dan sponsor partisipatif/MitraBaisanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika : Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketableDiberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi stan,Spot Acara,pemasangan media promo dsb)Urusannya mudah dan tidak berbelit belitPanitianya/Humasnya bisa meyakinkan pihak sponsorsepadan dengan Apa yang bisa ditawarkan / dijual panitia kepada pihak sponsor

CatatanPenyusunan proposal Kegiatan yang baik disusun secara bersama sama melalui curah gagasan dari seluruh panitia.Prinsip 5w+1H merupakan kerangka dasar dalam mengonsep proposalSemoga Kepengurusan periode2009 -2010 ini mampu menyambung langkah periode sebelumnya untuk membawa IKK kearah yang lebih majuTerima Kasih dan Selamat Berkarya!