proposta de implantação de pmo em lisarb

Proposta de Implantação de PMO em LISARB

GP 02 – Lages/SCGerenciamento de Portfólio e PMO

Consultoria B2S, sempre o melhor para você e seu negócio.

Nossos Consultores: Alex Savaris Tiago Venzke Bortoli Murilo Ferreira Alves Ednilson Scopel

Problemática

Em Outubro de 2015 a Empresa de Consultoria B2S, empresa com vasta experiência na área de consultoria, tendo como principal foco países em desenvolvimento e empresas multinacionais, foi contratada pelo governo de LISARB para análise e auxílio na solução de problemas no País.Através da aplicação de metodologias da Gestão de Projetos, a Consultoria B2S identificou os problemas e propôs soluções.

1. Análise do Nível de Maturidade de LISARB

Identificação do nível de maturidade em gerenciamento de projetos, através da aplicação de questionário.

1. Análise do Nível de Maturidade de LISARB (continuação)


69

De acordo com o Questionário, o País possui o Nível 2 de Maturidade em GP.


De acordo com as respostas ao Questionário de Análise do Nível de Maturidade em Gestão de Projetos, LISARB se enquadra no Nível 2 de Maturidade, dentre os 5 níveis existentes.Este nível de maturidade tem 4 principais características: A organização fez investimentos constantes em treinamento e adquiriu

softwares de gerenciamento de projetos. Podem ocorrer a existência de iniciativas isoladas de padronização de

procedimentos, mas seu uso é restrito. Percebe-se melhor a necessidade de se efetuar planejamento e controle

padronizados. Os “fracassos” teimam em continuar acontecendo.Isto demonstra que LISARB tem muito a melhorar e desenvolver com relação a Gestão de Projetos e para isto, o papel de um PMO é fundamental.

Inici

al

Conh

ecid

o

Padr

oniza

do

Gere

ncia

do

Otim

izado

Nível de Maturidade

Nível de Maturidade de LISARB

2. Benefícios da Implantação de um PMO em LISARB

Os principais benefícios em se implantar um PMO em LISARB são: Melhora na performance dos projetos; Consolidação dos dados (conhecer o quê realmente está acontecendo); Transferência de conhecimento; Melhoria na gestão de recursos; Possibilidade de Gerir mais Projetos e Projetos de maior Complexidade; Melhor atendimento aos anseios da população de LISARB; Otimização de Recursos; Maior assertividade nas soluções e Projetos; Dar visibilidade dos andamentos dos Projetos (transparência para população); Desenvolvimento e disseminação de práticas e métodos de Gestão de

Projetos; Antecipar problemas nos Projetos / Análise de Riscos.

3. Nível Hierárquico que deve ser adotado na Implantação do Primeiro PMO em LISARB

A B2S Consultoria sugere que o primeiro PMO a ser implantado em LISARB seja um PMO de Hierarquia 2.O PMO de Hierarquia 2 se caracteriza pela habilidade em visar processos e otimização de recursos em projetos diferentes.Estas características são fundamentais e extremamente importantes para o início dos trabalhos com foco em Gestão de Projetos em LISARB, pois do mesmo modo que o PMO de Hierarquia 2 consegue ter uma visão ampla dos Projetos, ele também é capaz de analisar e otimizar recursos individualmente em cada Projeto.

4. Funções a serem Adotadas pelo Primeiro PMO em LISARB

O Primeiro PMO em LISARB deverá adotar as seguintes funções: Desenvolvimento, implantação e manutenção de metodologia e

procedimentos que garantam a adequada Gestão dos Projetos; Avaliação das Metodologias Implantadas e Incorporação das Melhores

Práticas; Integração das Metodologias; Gestão da Infraestrutura, revendo a Estrutura Organizacional, Sistemas,

Equipamentos e Padrões vigentes; Gerência dos Recursos, tratando da contratação, treinamento,

desenvolvimento e avaliação da equipe; Promover a integração entre a equipe e se colocar no papel de facilitador,

promovendo o desenvolvimento da equipe; Gerir conflitos, servindo como mediador e repassando a visão necessária

para o adequado andamento dos Projetos.

5. Modelo a ser Adotado pelo Primeiro PMO em LISARB

O Primeiro PMO em LISARB deverá adotar o Modelo Estação Meteorológica.As principais características deste modelo, são: Acompanhamento simples e reporte para alta administração do andamento

dos projetos; Definição de parâmetros, frequência, formato e ferramentas de reporte; Não exerce influência nos projetos analisados; Responde a perguntas do tipo: qual foi o progresso, quanto já foi pago até

agora, quais os principais problemas e riscos? Permite comparação e identificação de melhores práticas.Este modelo é o mais indicado para este caso, pois capta as informações e começa a estruturar um padrão para análise e reporte, sem interferir diretamente nos Projetos no primeiro momento.

5. Modelo a ser Adotado pelo Primeiro PMO em LISARB (continuação)

Modelo de Relacionamento entre os futuros PMOs

PRTC TC

EM

EM EM

EM EM

EM EM

EM

PR Pool de Recursos TC Torre de

ControleEM Estação

Meteorológica

6. Métricas de Sucesso que Devem ser Adotadas pelo Primeiro PMO em LISARB

Para aferição do trabalho do PMO devem ser adotadas algumas métricas: Quantidade de requisições feitas ao PMO por mês; Quantidade de projetos trabalhados pelo PMO por mês; Quantidade de projetos iniciados / concluídos por mês; Média de fases do ciclo dos projetos com apoio do PMO; Número de falhas de projetos antes e depois do PMO; Pesquisas de Satisfação / Avaliação Geral; Quantidade de acessos na base do conhecimento; Índice de cumprimento de prazo; Índice de cumprimento de custo; Percentual de Projetos entregues dentro do orçamento previsto; Índice de satisfação da população com o Projeto implantado.

7. Etapas de Implantação do Primeiro PMO em LISARB

As Etapas de Implantação se dividem 4 Fases, onde para cada uma delas há algumas ações a serem realizadas.

Fase I – Preparação do Terreno Definir as metas e objetivos; Definir as iniciativas que deverão ser tomadas a curto prazo; Estudar a organização no que se refere a sua maturidade (algo já realizado e

demonstrado anteriormente); Realizar reuniões com as partes interessadas; Determinar as funções da equipe; Preparar a estratégia de comunicação.

7. Etapas de Implantação do Primeiro PMO em LISARB (continuação)

Fase II – Começar com as Metas de Curto Prazo Catalogar os projetos; Dar suporte para novos projetos; Treinar equipes; Identificar e implantar tecnologias; Estabelecer modelos de fluxo de trabalho; Consolidar os relatórios e indicadores; Elaborar modelos e padrões.


Fase III – Caminhar com as Soluções de Longo Prazo Continuar com o desenvolvimento e customização dos processos; Desenvolver um programa fixo de treinamentos; Gerenciar os recursos; Desenvolver relatórios e métricas detalhadas; Implantar novas ferramentas; Aprovar no Congresso a criação de plano de carreira para área de gerência de

projetos; Realizar o gerenciamento estratégico de portifólio; Planejar as mudanças organizacionais e a transição para estas mudanças.


Fase IV – Manter e AprimorarNesta fase o escritório de projetos já está funcionando adequadamente, com todos processos e padrões implantados. Contudo, deve se manter o foco na estratégia da empresa e realizar melhorias continuamente.

Possíveis Problemas – Ao longo da implantação do PMO podem ocorrer alguns problemas, dos quais destacamos, os principais, abaixo: O entusiasmo da gerência pode diminuir; O valor e papel do PMO pode ser questionado; Pode haver equívocos na escolha dos membros da equipes; Pode haver concorrência entre os projetos novos e os correntes; Ausência de um PMIS minimamente organizado; Questões culturais, que podem criar barreiras para implantação do PMO.

8. Objetivos do Planejamento Estratégico de LISARB

8. Objetivos do Planejamento Estratégico de LISARB (continuação)

9. Identificação dos Projetos para LISARB

Relação de ProjetosCom base no Planejamento Estratégico de Lisarb, foram elencados 24 Projetos, conforme relação abaixo:Balança 1=1 Olho por olho, dente por denteVingadores Acabou o Caô Capitão NascimentoSaudade do Getúlio Paz Promovida, Paz Mantida Missão ImpossívelCata Vento LISARB Sustentável TPNovo Amanhã Desafio Século 21 SemearMeu Professor Parada Gay CasuloAmor e União Proteção Social Aposentadoria SeguraCasa da Vovó Alice Robocop

10. Categorização dos Projetos

De forma a organizar os Projetos similares e facilitar sua avaliação, foram criadas 4 categorias de Projetos. Projetos de Justiça Projetos Econômicos Projetos de Educação Projetos Sociais

A distribuição dos Projetos desta forma, facilita a visualização e seleção dos mesmos, podendo gerar agrupamento de dois ou mais Projetos em um só, assim como demonstra se há algum objetivo do Planejamento Estratégico que não foi atendido, ou está contemplado com menos Projetos.

11. Avaliação dos Projetos Como ferramenta para Gestão dos Projetos, de forma a dar continuidade a Projetos realmente relevantes, que tenham grandes chances de darem certo e abranjam boa parte da população de Lisarb, avaliamos os Projetos com relação aos critérios abaixo:

0 5 10

1- Abrangência 30% até 10% da população de 10% à 75% da população acima de 75% da população

2- Aplicabilidade 15%necessária aprovação doPresidente, do CongressoNacional e da População

necessária aprovação doPresidente e do CongressoNacional

não há necessidade deaprovação

3- Recurso 30% acima de R$ 10 milhões abaixo de R$ 10 milhões não necessita de recursos

4- Tempo de Desenvolvimento 15% acima de 5 anos entre 1 e 5 anos abaixo de 1 ano

5- Rentabilidade 10% inferior a R$ 100 milentre R$ 100 mil e R$ 1milhão

acima de R$ 1 milhão

Critério Peso Notas

11. Avaliação dos Projetos (continuação)Cada Projeto recebeu nota de acordo com os critérios citados anteriormente.

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média1- Abrangência 30% 10,00 3,00 10,00 3,00 10,00 3,00 10,00 3,00 10,00 3,00 10,00 3,00 2- Aplicabilidade 15% 5,00 0,75 5,00 0,75 5,00 0,75 5,00 0,75 5,00 0,75 - - 3- Recurso 30% 10,00 3,00 5,00 1,50 - - - - 5,00 1,50 5,00 1,50 4- Tempo de Desenvolvimento 15% 5,00 0,75 10,00 1,50 5,00 0,75 5,00 0,75 5,00 0,75 10,00 1,50 5- Rentabilidade 10% 5,00 0,50 5,00 0,50 10,00 1,00 10,00 1,00 10,00 1,00 10,00 1,00

8,00 7,25 5,50 5,50 7,00 7,00

Olho por Olho, Dente por DenteCritério Peso Balança 1=1 Robocop Vingadores Acabou o Caô

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média1- Abrangência 30% 10,00 3,00 10,00 3,00 10,00 3,00 10,00 3,00 5,00 1,50 5,00 1,50 2- Aplicabilidade 15% 10,00 1,50 5,00 0,75 - - 5,00 0,75 5,00 0,75 - - 3- Recurso 30% - - 5,00 1,50 - - 5,00 1,50 5,00 1,50 5,00 1,50 4- Tempo de Desenvolvimento 15% 5,00 0,75 5,00 0,75 10,00 1,50 5,00 0,75 5,00 0,75 - - 5- Rentabilidade 10% 5,00 0,50 10,00 1,00 - - 5,00 0,50 10,00 1,00 10,00 1,00

5,75 7,00 4,50 6,50 5,50 4,00

Critério Peso Capitão Nascimento Saudade do GetúlioPaz Promovida, Paz MantidaMissão Impossível Cata Vento Lisarb Sustentável

11. Avaliação dos Projetos (continuação)Cada Projeto recebeu nota de acordo com os critérios citados anteriormente.

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média1- Abrangência 30% 10,00 3,00 5,00 1,50 10,00 3,00 10,00 3,00 5,00 1,50 - - 2- Aplicabilidade 15% - - 10,00 1,50 5,00 0,75 10,00 1,50 10,00 1,50 5,00 0,75 3- Recurso 30% 5,00 1,50 5,00 1,50 5,00 1,50 10,00 3,00 10,00 3,00 5,00 1,50 4- Tempo de Desenvolvimento 15% 5,00 0,75 10,00 1,50 - - 5,00 0,75 5,00 0,75 5,00 0,75 5- Rentabilidade 10% 10,00 1,00 10,00 1,00 10,00 1,00 10,00 1,00 5,00 0,50 - -

6,25 7,00 6,25 9,25 7,25 3,00

Critério Peso SemearTP Novo Amanhã Desafio Século 21 Meu Professor Parada Gay

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média1- Abrangência 30% - - - - 5,00 1,50 5,00 1,50 5,00 1,50 10,00 3,00 2- Aplicabilidade 15% 5,00 0,75 5,00 0,75 10,00 1,50 5,00 0,75 5,00 0,75 - - 3- Recurso 30% 5,00 1,50 5,00 1,50 5,00 1,50 - - 5,00 1,50 - - 4- Tempo de Desenvolvimento 15% 10,00 1,50 10,00 1,50 10,00 1,50 - - - - - - 5- Rentabilidade 10% 5,00 0,50 - - 10,00 1,00 - - 5,00 0,50 10,00 1,00

4,25 3,75 7,00 2,25 4,25 4,00

Critério Peso Casa da Vovó AliceCasulo Amor e União Proteção Social Aposentadoria Segura

12. Seleção dos Projetos

De acordo com os critérios citados, os Projetos foram selecionados conforme relação ao lado.

Projeto NotaSemear 9,25 Balança 8,00 1=1 7,25 Meu Professor 7,25 Vingadores 7,00 Acabou o Caô 7,00 Saudade do Getúlio 7,00 Novo Amanhã 7,00 Proteção Social 7,00 Missão Impossível 6,50 TP 6,25 Desafio Século 21 6,25 Capitão Nascimento 5,75 Robocop 5,50 Olho por Olho, Dente por Dente 5,50 Cata Vento 5,50 Paz Promovida, Paz Mantida 4,50 Casulo 4,25 Casa da Vovó 4,25 Lisarb Sustentável 4,00 Alice 4,00 Amor e União 3,75 Parada Gay 3,00 Aposentadoria Segura 2,25

13. Priorização dos Projetos

De acordo com a Seleção dos Projetos, adotou-se a média 7,0 como nota mínima que um Projeto deve atingir para ser tratado como prioridade.Desta forma, 9 Projetos forma priorizados.

Projetos Selecionados NotaSemear 9,25 Balança 8,00 1=1 7,25 Meu Professor 7,25 Vingadores 7,00 Acabou o Caô 7,00 Saudade do Getúlio 7,00 Novo Amanhã 7,00 Proteção Social 7,00

14. Balanceamento de PortfólioSemear

Balança

1=1

Meu Professor

Vingadores

Acabou o Caô

Saudade de Getúlio

Novo Amanhã

Proteção Social

Just

iça

Ec

onom

i a Ed

ucaç

ã o

Soc

ial

Orçamento

Prazo

Até R$ 100mil

Entre R$ 100mil e R$ 10 milhões

Acima de R$ 10 milhões

Menos de 1 ano

Entre 1 e 5 anos

Acima de 5 anos

14. Balanceamento de Portfólio (continuação)

Analisando o Balanceamento Inicial, verificamos que os Projetos Selecionados estão muito direcionados para Justiça, não havendo Projeto algum na parte de Economia.Além disto, os Projetos possuem prazo de duração inferiores a 5 anos e orçamentos inferiores a R$ 10 milhões.Com isto, apenas parte dos Objetivos Estratégicos de LISARB seriam atendidos.Desta forma, revisamos o Balanceamento de Projetos, excluindo alguns Projetos e incluindo novos, atendendo de forma mais equilibrada o Planejamento Estratégico de LISARB. O critério de exclusão e inclusão dos Projetos seguiu o ranqueamento de notas dos Projetos, incluindo os Projetos Econômicos com maior nota, dentre esta categoria e excluindo Projetos de Justiça de menor nota.Foram excluídos os Projetos Vingadores, Acabou o Caô, Saudades de Getúlio e Meu Professor e foram incluídos os Projetos Missão Impossível, TP, Casulo e Casa da Vovó.

Semear

Balança

1=1

Casulo

Missão Impossível

TP

Casa da Vovó

Novo Amanhã

Proteção Social

Just

iça

Ec

onom

i a Ed

ucaç

ã o

Soc

ial

Orçamento

Prazo

Até R$ 100mil

Entre R$ 100mil e R$ 10 milhões

Acima de R$ 10 milhões

Menos de 1 ano

Entre 1 e 5 anos

Acima de 5 anos

14. Balanceamento de Portfólio Revisado

14. Balanceamento de Portfólio Revisado (continuação)

Conforme demonstrado no slide anterior, o Portfólio foi revisado. Com isto, todas as 4 áreas de Projetos foram atendidas.Desta forma, o Portfólio de Projetos terá maior chance de êxito, atendendo de forma equilibrada aos anseios da população, alinhados ao Planejamento Estratégico de LISARB.

Obrigado!!

Acreditamos que o trabalho em equipe, focado nos objetivos, é o caminho do sucesso.

A empresa B2S Consultoria agradece a parceria e se coloca a disposição para esclarecimentos de eventuais dúvidas.

proposta de implantação de pmo em lisarb

Documents