própria manutenção ( despesas administrativas ) repasses a ... · extratos de contas de...
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Gastos Financeiros – própria manutenção ( despesas administrativas ) Gastos Financeiros – repasses a outras entidades , terceirizando parte de suas atividades – despesas operacionais.
Despesas como : consumo de água, energia elétrica,
combustíveis, telefones, provedor da internet,
materiais de escritórios , de limpeza e conservação,
manutenção de elevadores, ar condicionados,
veículos, copiadoras, cafezinhos, passagens, diárias,
adiantamentos etc...
MANUTENÇÃO
Extratos de contas de cobrança, que são documentos
legais não transitam internamente na forma de
papéis avulsos, isolados, sem qualquer registro.
Eles são protocolados (numeração de controle) e
formados numa pasta própria – PROCESSO.
MANUTENÇÃO
FIXAÇÃO, EMPENHO, LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO.
FIXAÇÃO – É a autorização do Poder Legislativo ao Poder
Executivo, pela fixação de dotações orçamentárias
aprovadas na Lei Orçamentária, concedendo ao ordenador
de despesa o direito de gastar os recursos destinados à sua
Unidade Gestora.
ESTÁGIOS DA DESPESA
EMPENHO –É o ato emanado de autoridade
competente que cria a obrigação de pagamento.
NOTA DE EMPENHO – É o documento que consiste
na reserva de dotação orçamentária para um fim
específico.
ESTÁGIOS DA DESPESA
A Nota de Empenho deve constar:
Credor, importância da despesa, tipo de empenho, unidade gestora, unidade orçamentária, projeto atividade, natureza da despesa.
OBS. IMPORTANTES: Art. 60 Lei Federal nº 4320/64 – veda a realização da despesa
sem prévio empenho. Valor empenhado – insuficiente para atender a despesa –
empenho poderá ser reforçado. Valor empenhado – excede o montante da despesa realizada
– empenho deverá ser anulado parcialmente. Objeto do contrato não tiver sido cumprido , ou for emitido
incorretamente – o empenho deverá ser anulado.
LIQUIDAÇÃO – Consiste na verificação do direito
adquirido pelo credor tendo por base os títulos e
documentos comprobatórios do respectivo crédito e
tem por objetivo apurar a origem e o objeto do que se
deve pagar, a importância exata a pagar e a quem se
deve pagar para extinguir a obrigação.
ESTÁGIOS DE DESPESAS
PAGAMENTO – Consiste na entrega do numerário
ao credor, por meio de crédito em conta.Só pode ser
efetuado após a regular liquidação da despesa.
ESTÁGIOS DE DESPESAS
(Instrução Normativa SAF nº 003 de 21.07.11)
C.I. do chefe do setor para o Diretor/Superintendente da unidade.
Deve constar:
Nome do servidor
CPF
Nº do cartão corporativo
Valor
Identificação da despesa
PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO
( inciso I, do art.49, Lei 2.322/66)
Ex: despesas miúdas, caráter secreto, aquisição de
livros, revistas, publicações, refeição, reparos, etc....
Ciente do servidor
PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO
FLUXOGRAMA:
Setor solicitante ----- unidade solicitante ---- DIREG -----
DIFIN ------- COSET ( se o servidor está em condições
de receber adiantamento)-----------DIFIN ---------
DIROP/CEOFI ( empenho )------COSET ( liquidação) --
------DIREG ( autorizar o pagamento) ------DIFIN (
confirmar o pagamento ).
PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO
SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS ( S.D.), devidamente
preenchida.
Dados do servidor, motivo da viagem, período.( Se o
período incluir sábado, domingo e/ou feriado
deverá vir a justificativa )
Data da autorização : anterior ao início da viagem e
anterior ao empenho.
PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS
Para motorista:
C.I. da unidade solicitante para o setor de transporte.
Setor de transporte : formalizar o processo.
S.D. com os dados do motorista .
Motivo da viagem: conduzir servidor ( nome do
servidor ) e dizer o motivo da viagem.
SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS
1º Pagamento
Pagamento subsequentes
1º pagamento:
C.I. solicitando pagamento
Nota fiscal/fatura indicando o período a que se refere
Nota de empenho com os campos devidamente assinados.
PROCESSO DE PAGAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO.
Cópia do edital de licitação ou do termo de referência
Publicação no D.O. e da homologação da licitação , ou
da dispensa ou inexigibilidade
dispensa : 3 cotações ( ordem decrescente de valor )
Inexigibilidade : Atestado de capacidade técnica ou de
Exclusividade
PROCESSO DE PAGAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
Cópia do contrato com seus anexos e sua publicação
no D.O.E.
Outros documentos exigidos em cláusula Contratual.
Certidões negativas.
PROCESSO DE PAGAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
Nota de Empenho
Data do empenho – igual ou posterior a data da
homologação da licitação
Campo Credor – nome do contratado
Se no contrato estiver previsto pagamento parcelado o
empenho é do tipo “estimativa”
O código e o nome da Unidade Gestora devem conferir
com os citados no contrato.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES
O código e nome do projeto ou atividade, o código e o
elemento de despesa, conferem com os citados no contrato.
No campo licitação está indicada a modalidade da licitação
do contrato.
O valor do empenho confere com o valor da nota fiscal
Os campos “unidade emissora “ e “autorização” estão
assinados.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES
O nome ou razão social do emitente confere com o do
empenho.
A data está igual ou posterior a data de emissão do
empenho inicial.
O valor está de acordo com o estabelecido no contrato
O campo “descrição” indica o serviço prestado conforme
o contrato
NOTA FISCAL
Nota de empenho
Nota Fiscal/Fatura
Termo Aditivo e sua publicação quando se tratar de 1º
pagamento referente a Aditivo.
Outros documentos exigidos em cláusula contratual.
PAGAMENTOS SUBSEQUENTES
TERMO ADITIVO
Data do termo Aditivo igual ou anterior ao ultimo dia do
contrato
Em caso de Termo Aditivo de valor este tem que estar no limite
de até 25% do valor inicial do contrato.
A data da publicação do Termo Aditivo tem que ser até o 25º
dia do mês subsequente ao da assinatura do termo aditivo.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES
Em caso de pagamento à Pessoa Física deverá ser anexado ao processo :
1.Para retenção do INSS :
O DAM quitado em cota única ou as parcelas trimestrais.Na falta de apresentação do DAM deverá ser feita à retenção do INSS.
Caso o prestador tenha outros vínculos empregatícios onde já tenha ocorrido retenção de INSS, deverá apresentar os documentos comprobatórios
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES
Processo relativo ao 1º pagamento: Solicitação de providências para pagamento da fatura nº da
Empresa X , no valor de Y , fornecimento de hospedagem para esta SEAGRI, conforme contrato nº Z
Nota de Empenho Nota fiscal/Fatura com descrição dos serviços Declaração que o serviço foi efetuado ( coordenador de serviços
gerais) Edital de Licitação Publicação no D.O.E. da homologação da licitação Cópia do contrato com seus anexos e sua publicação no DOE Outros documentos exigidos em cláusula contratual. Certidões negativas
FORNECIMENTO DE PASSAGENS AÉREAS/HOSPEDAGENS
- SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO (CI )
-NOTA DE EMPENHO
-RECIBO DE ALUGUEL COM INDICAÇÃO DO PERÍODO A
QUE SE REFERE, DATADO E ASSINADO PELO LOCADOR
-CÓPIA DO CONTRATO E SUA PUBLICAÇÃO NO DOE
PROCESSO DE PAGAMENTO DE LOCAÇÃO DE IMÓVEL
-Recibo em nome do locador, constante da nota de empenho
Data do recibo igual ou posterior a data de emissão do
empenho inicial
Valor igual ao estabelecido no contrato
Constar no recibo o mês de referência do aluguel
Recibo assinado pelo locador
VERIFICAÇÃO DO RECIBO DE ALUGUEL
Data da publicação do contrato compreendida no
prazo de até o 25º dia do mês subsequente ao da
assinatura do contrato.
VERIFICAÇÃO DO RECIBO DE ALUGUEL
Termo aditivo:
Data do termo aditivo igual ou anterior ao ultimo dia de
vigência do contrato
Em caso de termo aditivo de valor , este deverá estar
contido no limite de até 25% do valor inicial do contrato
Data de publicação do termo aditivo até o 25º dia do mês
subsequente ao da assinatura do termo aditivo
PROCESSO RELATIVO AOS PAGAMENTOS SUBSEQUENTES
Processo relativo ao 1º pagamento:
Nota de Empenho com os campos devidamente preenchidos e assinados
Nota fiscal/Fatura
Guia de ISS, quando a obra for realizada no município de Salvador
Guia do Imposto de Renda
Guia da retenção da garantia contratual quando exigida
Laudo de acompanhamento de obra, assinado pelo engenheiro responsável da obra
Guia relativa à multa, se devida
Guia de INSS e FGTS , junto à relação de empregados, relativa ao pagamento do mês anterior
Cópia do Edital de licitação ou termo de Referência
Publicação da homologação da licitação, ou da dispensa, ou da inexigibilidade
Cópia do contrato e sua publicação no DOE
CONSTRUÇÃO E REFORMA
Cronograma físico-financeiro
Ordem de serviço
Comprovante da Garantia Contratual, quando exigida (fiança
bancária, seguro-garantia e título da dívida pública
ART – Anotações de Responsabilidade Técnica do C.R.E.A. –
Bahia
Outros documentos exigidos em cláusula contratual
CONSTRUÇÃO E REFORMA
Nota de Empenho
Nota Fiscal
Laudo de Acompanhamento da obra:
-Datado e assinado pelo engenheiro responsável pelo
acompanhamento da obra
-Dados relativos ao contrato corretos
-Caso não estejam corretos , citar as divergências
encontradas
OBSERVAÇÃOES IMPORTANTES
Valor da medição realizada de acordo com o valor
previsto no cronograma físico-financeiro.
Data de conclusão da medição igual ou anterior à data
correspondente indicada na coluna “previsão da planilha”
Caso a data não seja igual ou anterior deverá constar os
dias de atraso na realização da obra.
OBSERVAÇÃOES IMPORTANTES
GUIA RELATIVA À MULTA POR ATRASO NA
REALIZAÇÃO DA OBRA:
O percentual a ser aplicado de multa, será
determinado em cláusula contratual, conforme a Lei
9433/2005.
Guia relativa à multa deverá ser anexada ao
processo.
OBSERVAÇÃOES IMPORTANTES
GUIAS RELATIVAS AOS ENCARGOS SOCIAIS :
Cópia autenticada da guia relativa ao recolhimento
ao INSS do mês anterior
Cópias autenticadas da guia relativa ao recolhimento
ao FGTS e da relação de empregados do mês anterior
OBSERVAÇÃO ES IMPORTANTES
PROCESSO RELATIVO AOS PAGAMENTOS SUBSEQUENTES
-Verificação de documentos complementares
-Termo Aditivo:
Data igual ou anterior ao ultimo dia de vigência do contrato
Termo Aditivo de valor: Até 25% do valor inicial contratado, quando
tratar-se de obra e de até 50% quando tratar-se de reforma de edifício.
Data de publicação do Termo Aditivo no prazo de até o 25º dia do mês
subsequente ao da assinatura do termo aditivo
OBSERVAÇÃOES IMPORTANTES
GARANTIA CONTRATUAL COMPLEMENTAR:
Apresentação da complementação da garantia feita sob forma de fiança bancária, seguro-garantia ou título da dívida pública para termo aditivo de valor, em igual importância
-TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO DA OBRA:
No caso do ultimo pagamento do contrato, anexar o termo de recebimento provisório da obra.
OBSERVAÇÃOES IMPORTANTES
Processo relativo ao 1º pagamento
C.I. Solicitando pagamento
Nota de Empenho com os campos devidamente preenchidos e
assinados
Nota Fiscal/Fatura
AV – Autorização de veiculação ou AT – Autorização de trabalho,
assinadas pelo Secretário ou substituto
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Notas Fiscais do prestador de serviços `a contratada
Prova de veiculação da matéria (folhas do jornal,
revistas, mapas de veiculação, folhetos, cartilhas..... )
Cópia do edital de licitação
Publicação no DOE da homologação da licitação
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Cópia do contrato com seus anexos e sua publicação
no DOE
Outros documentos exigidos em cláusula contratual
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Verificação de Empenho
Verificação de Nota Fiscal
Verificação de anexos:
AV ou AT
Assinados pelo Secretário ou seu substituto
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