Este trabajo se hace con el fin de concientizar a las empresas y/o personas

de la necesidad de la creación en sus entornos laborales de un Sistema de

Gestión Documental, que subsane, oriente y regule las carencias en cuanto a

organización de documentos se refiere y así cumplir con la Ley 594/2000 Ley

General de Archivo.

Ley 594 de 2000, Titulo V Gestión de

documentos, la obligación que tienen las

entidades públicas y privadas que cumplen

funciones públicas, en elaborar programas de

gestión de documentos, independientemente

del soporte en que produzcan la información

para el cumplimiento de su cometido estatal, o

del objeto social para el que fueron creadas.

Dar a conocer como futura profesional en Ciencia de la información la

importancia de un SGD (Sistema de Gestión documental) y sus diferentes

aspectos tanto en entidades publicas o privadas

• Identificar los aspectos básicos que hacen parte de un sistema de Gestión

Documental.

• Conocer los criterios generales apropiados para un sistema de gestión

documental

• Identificar las oportunidades y ventajas de un Sistema de gestión documental

Se evita la pérdida de documentos y de

tiempo

Acceso a la información y los documentos de

manera segura y estructurada

Control de cambios de los documentos y en

las revisiones

Colaboración entre usuarios para la

creación, modificación y gestión de los

documentos

Captura y extracción de la información de los documentos en

papel

Ahorro de costos en la empresa

Administrativos: Se refiere a contemplar las

situaciones administrativas de la gestión de

documentos en aspectos como la transparencia, la

simplificación de trámites y la eficiencia de la

administración.

Archivísticos: Considerados la base del programa; se

refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en

la teoría sobre la gestión de documentos.

Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de

tipo económico de la gestión de documentos, como la

reducción de costos derivados de la conservación de

documentos innecesarios y la racionalización de los

recursos destinados para la gestión documental.

Almacenamiento Recuperación Clasificación

Seguridad Custodia Distribución

Creación Autenticación

http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

http://www.youtube.com/watch?v=NK3bCeHNwSE

ALGUNOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL….

https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/images/archivosupernotariado/m

anualirisdocumental/Paso%20a%20Paso_Linea%20de%20Produccion.pdf

http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/65155c34-4a85-4096-a06a-

47b53b6b42e0/GESTION+DOCUMENTAL+VERSI%C3%93N+2.pdf?MOD=A

JPERES

“Los Archivos son como arsenales de

conocimientos para conocer la historia, y nos

defienden frente a las manipulaciones que se

puedan hacer de ella.

Afortunadamente, siempre tenemos los

documentos originales para reinterpretar nuestra

historia

La principal sin duda es la de mejorar su

productividad en el ejercicio de sus

actividades y servicios hacia sus clientes.

Aligerar la estructura de costos,

permitiendo un mayor agilidad y control

sobre los gastos de la empresa,

permitiendo así una mejoría del

alojamiento de sus recursos y de los

servicios ofrecidos.

Este "círculo virtuoso" lleva a una mayor

satisfacción y consecuente retención de

los clientes.

Gestión y control efectivo

La organización tiene acceso

instantáneo a toda la documentación

necesaria para su actividad, además

de reducción de tiempo de consultas

y tareas de archivo, ahorro de

espacio físico y resolución del

problema de localización de

documentos...

Uso racional de los recursos

La gestión documental facilita que la

información se comparta y se

aproveche de forma más eficiente y

como un recurso colectivo.

Se reducen la duplicidad de

documentos archivados, fotocopias

innecesarias y dobles grabaciones

de datos.

Productividad y valor añadido

La gestión documental, además de

ahorro de costos, genera una

productividad y valor añadido,

originados por el rápido acceso a la

información dentro de la organización

y su posterior distribución, sin

necesidad de trasladar los

documentos.

El deber ser de un profesional en bibliotecología y archivística es el de

guiar por el buen manejo y uso de los recursos archivísticos que son

indispensables para el adecuado funcionamiento de los procesos

documentales.

Así es posible la correcta organización de los documentos que

contienen los expedientes que se manejan en los Archivos, gracias a la

creación de sistemas de gestión documental las entidades, empresas u

organizaciones integran el quehacer de un equipo que fomenta la

cultura archivística en todas las áreas de su entorno laboral.

Es por eso que un profesional el CIDBA enfocado en expresión oral y

escrita debe vincular la comprensión de lectura con el fin de entender el

significado y el valor de lo que se lee por medio de su decodificación,

determinando así la idea principal que quiere trasmitir el autor del

documentos que se esta leyendo.

Un sistema de gestión documental

ayuda en una organización a

almacenar, gestionar y hacer buen

seguimiento de los documentos

pertinentes a la actividad de la

entidad por consiguiente la

persona mas idónea para llevar a

una entidad o empresa a que todo

esto se cumpla es un Profesional

de Ciencia de la Información,

Documentación, Bibliotecología y

Archivística.

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental#Oportunidades

http://www.scarchivistas.org/sistema-de-gestion-documental/

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_si

stema_de_gestin_documental.html

http://www.onegolive.com/que-es-gestion-documental-empresas.aspx