propuesta de sistema automatizadode correspondencias
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
CAMPUS – BARBULA
DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA RECEPCIÓN Y
CONTROL DE DOCUMENTOS QUE SON RECIBIDOS EN LA OFICINA
DE CORRESPONDENCIA DE LA CONTRALORÍA DEL ESTADO
ARAGUA
AUTORES:
Gloria Fagúndez
María Teresa Herrat
Norma Pacheco
Francisco Blanco
Mery Pérez
Maracay, Agosto 2012
INTRODUCCION
El mundo avanza hacia herramientas digitales cada vez más avanzadas,
pero de todas ellas las más importantes son las que hoy aportaron un cambio
radical en la composición y en el éxito de las pequeñas y medianas empresas y
órganos del sector público que, sin las redes sociales y las web 2.0, nunca
hubieran logrado crecer o mantener su funcionamiento.
La presente investigación aborda una de las problemáticas que desde hace
años afectan a muchas instituciones públicas, y es el llevar un registro y control
automatizado de la documentación que reciben cada día, a los cuales la
Contraloría del estado Aragua deben darles respuestas, de forma oportuna, toda
documentación que llega a la Oficina de Correspondencia tiene como propósito el
pronunciamiento del órgano de control, por lo tanto es de vital importancia que se
establezcan mecanismos que ayuden a controlar toda esta información.
Por ende el principal objetivo de esta investigación es realizar un estudio
sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen sistema automatizado
de recepción y control de la documentación y las herramientas necesarias para
erradicar las improvisaciones, retardos y los procedimientos innecesarios.
A continuación se presenta el planteamiento del problema, sus objetivos y
justificación, así como un esbozo del marco teórico que ayudará a profundizar
sobre el tema planteado, adicionalmente se definirá el tipo de investigación que
facilite dar respuesta a la problemática y finalmente se hizo una conclusión de la
investigación, para luego desarrollar la propuesta.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Con el transcurso del tiempo la tecnología avanza, las empresas y las
organizaciones sienten la necesidad de mejorar las actividades o tareas que se
ejecutan, ya sea porque lo tienen asignado de acuerdo a su naturaleza o para su
beneficio, es por ello que la tecnología ha brindado a los usuarios satisfacer
necesidades esenciales como el mejoramiento de sistemas tanto manuales como
físicos.
Es significativo comparar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el
campo de la informática, tal vez la palabra clave es la comunicación, pues cada
vez el hombre ha sido capaz de comunicarse más fácilmente a través de la misma,
utilizando herramientas creadas por él mismo como han sido el teléfono o el
computador, entre otros. Es importante resaltar, que las computadoras han
liberado al hombre de labores manuales usando la tecnología como recurso de
efectividad.
Las computadoras son más que un cerebro de alta velocidad, se han
convertido en un complemento del hombre para una amplia variedad de tareas,
son ya una herramienta insustituible en este mundo tecnificado.
En esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de la
informática, la misma ha permitido la evolución de computadores que son
capaces de producir sistemas de información a la sociedad.
El desarrollo de una organización depende del alto nivel de gestión y
capacidad de respuesta de cada una de las unidades administrativas que la
conforman, más aún si hablamos de un órgano de control, que por sus
competencias legales constantemente está recibiendo solicitudes de diversas
índoles, peticiones, asesorías; entre otras. Partiendo de su misión, la cual está
orientada a satisfacer las necesidades del colectivo mediante la generación de
respuestas a sus solicitudes, es por ello que la comunicación cumple un papel
importante y es necesario que se tengan mecanismos que permitan que fluya la
información entre sus unidades y el personal que labora dentro de ellas, por
cuanto son los responsables del manejo de la misma. En los actuales momentos
en la Contraloría del Estado Aragua, no se cuenta con instrumentos sistematizados
que propicien un adecuado flujo de las comunicaciones, fallando en algunos casos
por extravíos o falta de impericia de los encargados, así como retardo de tales
informaciones.
En consecuencia, este trabajo está dirigido a solucionar las dificultades
presentadas en este órgano de control estadal, el cual le va a permitir subsanar las
debilidades en los mecanismos de control interno referidos a las comunicaciones
recibidas de manera que se pueda dar respuestas oportuna y sea fácil determinar
en cualquier momento el estado de cualquier comunicación ya sea tanto por parte
de los funcionarios encargados de su manejo, así como por las máximas
autoridades del órgano.
Partiendo de la problemática descrita anteriormente el propósito de esta
investigación es proponer un sistema automatizado donde se pueda llevar control
de las correspondencias recibidas por el órgano contralor, pues el mismo tendrá
como función procesar los datos de acuerdo a los requerimientos solicitados por
el usuario.
Interrogantes de la Investigación
Partiendo del análisis planteado se presentan las siguientes interrogantes:
¿Cómo se lleva actualmente el proceso de control de correspondencia recibida en
la Contraloría del estado?
¿Cuáles serian las ventajas y desventajas de un sistema de automatización que
lleve el control de la correspondencia recibida?
¿Qué recursos serán necesarios para diseñar un sistema automatizado que lleve el
control de la correspondencia recibida en la Contraloría del estado?
Objetivo General
Diseñar un sistema automatizado para la recepción y control de los
documentos que son recibidos en la Oficina de Correspondencia de la Contraloría
del Estado Aragua.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual de la recepción y control de la
documentación recibida por la Oficina de Correspondencia de la
Contraloría del estado Aragua.
Determinar los recursos humanos, materiales y financieros que se deben
obtener para diseñar e instalar el sistema automatizado en la Oficina de
Correspondencia.
Diseñar el sistema de automatización de recepción y control de los
documentos que son recibidos por la Oficina de Correspondencia del la
Contraloría del estado Aragua.
Justificación de la Investigación
De acuerdo a los supuestos esbozados en el planteamiento del presente
estudio, el mismo se justifica, por la importancia que reviste el tópico analizado
para el logro de los objetivos de la Contraloría del estado Aragua y para la
corrección de las fallas en los procesos llevados en la Oficina de Correspondencia,
en función de optimizar sus actividades que forman parte del proceso medular y
así ejercer eficientemente las funciones inherentes a la recepción y control de los
documentos recibidos en la Contraloría del estado Aragua, para que coadyuven al
logro de los objetivos generales de las unidades integrantes de este órgano de
control.
La importancia de proponer un sistema automatizado para la recepción y
control de los documentos es agilizar los procesos y lograr un seguimiento a toda
documentación que ingrese por la Oficina de Correspondencia de la Contraloría
del estado Aragua. Con la implementación de esta propuesta se podrá medir la
eficiencia y eficacia del órgano de control sobre la información que le llega y a la
cual debe dar respuesta oportunamente.
El Sistema de Control es una solución de automatización que permitirá
monitorear en cualquier momento la correspondencia que ingresa a la
Contraloría, desde que son recibidas y asignadas a la unidad administrativa
destinataria , así mismo este sistema permitirá que se pueda verificar que se haya
dado respuesta a las comunicaciones recibidas por el Órgano Contralor.
La propuesta aportará una radiografía de los procedimientos y mecanismos de
control interno en los cuales están involucrados tanto el personal responsable de la
recepción y procesamiento de la correspondencia, como los directivos de la
Contraloría que serán parte del sistema automatizado de correspondencia,
igualmente les permitirá observar en cualquier momento el flujo de la información
y comunicación recibida.
Alcance
El presente estudio está orientado al diseño de una herramienta a aplicarse en la
Oficina de Correspondencia de la Contraloría del estado Aragua, herramienta que
va a generar importantes cambios en el proceso de recepción de correspondencia
en la Contraloría, brindando un adecuado seguimiento y control del proceso.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
Para respaldar esta investigación se tomaron en cuenta como antecedente
varias investigaciones previas y opiniones, de algunas investigaciones
relacionadas con los sistemas automatizados.
Los antecedentes que se presentan a continuación, proporciona al presente
estudio una base teórica que sustenta el problema planteado.
Para Ruiz J. (2003), desarrolló un sistema automatizado para el control y
proceso de correspondencia de SHELL Productos C.A., esta investigación se
planteó como objetivo general, controlar de forma automatizada la
correspondencia que se recibe y se entrega en el departamento de mensajería de
Shell Productos, C.A., con el objetivo de brindar un entorno ágil y sencillo para
catalogar almacenar y acceder a la información, a fin de mejorar y controlar el
actual, para el mejor desenvolvimiento de los empleados del departamento de
correspondencia.
La vinculación con la presente investigación radica en que éste exhibe
algunos de los puntos que se quiere desplegar en el mismo; como es el de
proponer un sistema de recepción de documentos, para mejorar la funciones de la
oficina de correspondencia de la Contraloría del estado con el objeto de optimizar
el proceso manual que actualmente se lleva a cabo en la institución.
Salinas, J. (2005) Desarrolló un Sistema Automatizado. Cuyo objetivo fue
permitir el control eficiente de los procesos registrados de la oficina subalterna del
primer circuito del Municipio Baruta del estado Miranda. El desarrollo de este
proyecto y nuestra propuesta se relacionan, porque el problema que hemos
planteado es la de un diseño de sistema automatizado para el control y
seguimiento de los documentos que ingresan a nuestra Institución.
UPEL, F. (2003) Implementó un Sistema Automatizado de
Correspondencia y Control de documentos. Donde su objetivo fue el de Coordinar
con la participación de las diferentes unidades del Departamento, el diseño,
control e implementación del sistema general de información administrativa del
Sector Público Integrado, entre otros, por los subsistemas de organización
Institucional de Sistemas de Información de recursos materiales y físicos y el
desarrollo administrativo, en coordinación con los demás organigramas
competentes en sistemas de información. Se relaciona con nuestra propuesta
porque igual implementa un sistema automatizado de correspondencia.
Antecedentes de la Organización
La Contraloría del Estado Aragua es por mandato constitucional el Organismo
Público Estadal, con competencia expresa para ejercer funciones de Vigilancia,
Control y Fiscalización de los Ingresos, Gastos y Bienes Públicos Estadales, sin
perjuicio de las facultades que corresponda a la Contraloría General de la
República, como Órgano Rector del Sistema Nacional de Control Fiscal.
La Contraloría del Estado Aragua es un Órgano del poder público estadal que
goza de Autonomía Orgánica y Funcional. Además posee de conformidad con el
artículo 25 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, capacidad financiera e independencia
presupuestaria.
Bases Teóricas
A continuación se presenta la perspectiva teórica que se maneja para el
desarrollo de la investigación planteada, la cual tiene como propósito suministrar
un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones, que permitan
abordar el problema, a manera de establecer un marco referencial para la
interpretación de los resultados del estudio planteado.
Administración
Koontz H. y Weihrich H. (1998) señalan que la administración es “el
proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los
individuos cumplan eficientemente objetivos específicos” ( p.6)
El éxito de una organización depende de una buena administración, ya
que esta tiene como objetivo permitir que se logren los fines propuestos con el
uso racional de los recursos, por su forma universal se refiere a la conducción de
seres humanos organizados tanto en la empresa pública como en la privada.
Por consiguiente estos mismos autores definen:
1. Cuando se desempeñan como administradores, los individuos deben ejercer
las funciones administrativas de planeación, organización, integración de
personal, dirección y control.
2. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.
3. Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales.
4. La intención de todos los administradores es la misma: generar un superávit.
5. La administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y
eficiencia.
Es por esto que destacan Koontz H. y Weihrich H. (1998)
El crecimiento de una organización va en beneficio de la
administración, desarrollándose una vinculación que permite la
cooperación de la estructura con los actores que intervienen en
todos los procesos, cabe destacar que diferentes autores señalan
que la administración es una ciencia social compuesta de
principios, técnicas y prácticas, y cuya aplicación a conjuntos de
humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo
cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos
comunes que individualmente no es factible lograr . (p.7)
La Oficina de Correspondencias es una unidad que prestan funciones al
servicio de todo el órgano de control y donde realizan las actividades de
recepción y control de las comunicaciones recibidas mediante procesos
administrativos, lo cual se hace necesario adaptarlas a los cambios que se están
dando en las instituciones públicas, que le permitan agilizar agilizando el
monitoreo de la documentación y así hacer un control eficiente y eficaz,
procurando colaborar con las distintas unidades y gerencias de la institución.
En ese mismo orden, Gómez (1997) dice:
La administración busca dividir su competencia, dando lugar a la
administración del sector público que son todos aquellos entes que
por mandato legal se encargan de tramitar los negocios públicos, por
su ámbito la podemos clasificar en Nacional, Estadal y Municipal,
también se puede definir la administración pública como aquella
parte de la ciencia de la administración que concierne al gobierno,
fundamentalmente al poder ejecutivo, que es el encargado de llevar
a cabo las tareas gubernamentales.(p.5-1)
Procesos Administrativos
Para Chiavenato (1999) afirma que “las diversas funciones del
administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo; por ejemplo
planeación, organización, dirección y control, considerados por separado,
constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad
para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo”. (P.317)
Según las teorías neoclásicas conciben la administración como un proceso
donde se le aplican los principios y funciones para el logro de los objetivos, en
este orden de ideas y de acuerdo con el autor señalado la función administrativa
es parte integral de un conjunto de funciones administrativas, constituido por
varias tareas, que se relacionan entre sí, en este contexto la administración
pública como ente complejo, los procesos administrativos tienden a ser lentos,
debido a los procedimientos normativos contemplados en las leyes; en
consecuencia toda comunicación recibida por el órgano contralor debe ser
manejada con sumo cuidado, por cuanto esta será objeto de seguimiento por parte
de los remitentes.
Sistema de Información
Es un sistema que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados
por quien los recibe para fines de toma de decisiones.
El sistema de información dentro de una organización juega el papel
análogo al del sistema nervioso de un animal. Incluido en el sistema están los
componentes que ejecutan funciones tales como: la percepción, clasificación,
transmisión, almacenamiento, recuperación, transformación. Su propósito
primordial es proporcionar información para la toma de decisiones y la
coordinación. En el sentido más amplio el sistema de información incluye todos
los componentes envueltos en la toma de decisiones, coordinación y advertencia
tanto humanas como automáticas.
En la Oficina de Correspondencia de la Contraloría del estado Aragua, se
lleva unos procedimientos que presenta deficiencias, por cuanto no es oportuna la
información ahí procesada, lo cual retrasa cualquier respuesta o toma de
decisiones.
El objetivo del sistema de información es proporcionar información
oportuna para la toma de decisiones y solución de problemas, actividades que son
vitales y obligatorias en cualquier tipo de organización y que permiten controlar y
dirigir su existencia, operación y destino.
Sistema de Información Administrativo es un proceso, por medio del cual
se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a
fin de sacar conclusiones, que se informarán a la Gerencia y demás personas
interesadas en la organización: con el deliberado propósito de orientar la toma de
las decisiones.
Las funciones de un sistema de información están determinadas de acuerdo
con las entradas y salidas, en el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos
elementos están determinados por el propósito u objetivo del sistema, el cual es
establecido a su vez, por la organización. A pesar de las diferencias que puedan
existir entre distintos sistemas de información, en todos ellos se pueden encontrar
un conjunto de funciones.
La Correspondencia
Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,
esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se
considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
Clasificación de la Correspondencia
La correspondencia tiene muy variadas formas, con características
especiales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus
contenidos, estilos de mecanografiados y tramitación de su envió o despacho; de
acuerdo a su clasificación se mencionan las siguientes:
1. Por su Destino
Públicas: contienen información general a través de medios de
comunicación (prensa, radio, TV, carteles, pancartas).
Privadas: tratan de información de interés y carácter particular, comercial
y oficial.
2. Por su Contenido
De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas,
postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes,
bultos, muestras, valijas, etc.
3. Por su Tramitación
Postal: cuando se envían a través de servicios de correos, pueden ser
ordinarias o certificadas.
Telegráficas: cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser
tele radiograma y cablegramas.
4. Por su puntuación
Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes
componentes.
Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o
componentes.
Mixta o corriente: combina los dos estilos.
5. Por su extensión
Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200
palabras.
Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son
cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos.
6. Por su forma
Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción
y presentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas,
memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.
División de la correspondencia
La correspondencia se divide en 4 clases:
1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes,
industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas
transacciones comerciales.
2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es
muy variada, cualquier asunto particular entra en ella.
3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los
distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales,
estadales, etc.
4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:
Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas,
memorándum y tarjetas postales.
Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas,
Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
En toda investigación, se hace necesario, que los hechos estudiados, así
como las relaciones que se establecen entre estos, los resultados obtenidos y las
evidencias encontradas en la relación con el problema investigado, además de los
nuevos conocimientos que es posible situar, reúnan las condiciones de fiabilidad,
objetividad y validez interna; para lo cual, se requiere delimitar los
procedimientos de orden metodológico, a través de los cuales se intenta dar
respuesta a las interrogantes objeto de investigación
Este proyecto se describe según su modalidad como: "Proyecto factible"
ya que la institución cuenta con los recursos para la implementación del mismo.
Según su nivel como: Descriptivo, ya que en él se describen cada uno de
los procesos vinculados con el control de la información referente a la recepción
de la documentación.
El desarrollo del Sistema Automatizado para la recepción y control de la
documentación recibida en la Oficina de Correspondencia de la Contraloría del
estado Aragua, comprendió según el propósito un estudio aplicado, el cual
permitió a los investigadores, conocer más cerca del tema. Partiendo de este
punto, es de gran importancia para la formulación de posibles investigaciones un
mayor nivel de expansión para terminar en la proposición viable de un problema
práctico, en este caso es el de corregir la falta de un Sistema Automatizado para la
recepción de la documentación.
En el estudio del sistema se describen cuales son los componentes de
entrada y salida del Sistema Automatizado, de qué forma se deben procesar estos
componentes y definir las variables que intervienen al momento de arrojar
reportes específicos o resultados.
Técnica e Instrumentos para la Recolección de Datos
La técnica y los instrumentos aplicados en este trabajo de investigación;
se basaron en la validez del contenido de la información suministrada por las
personas que laboran en la oficina de correspondencia así como los que laboran en
las diversas unidades administrativas que manejan la correspondencia de la
Contraloría.
Donde la técnica de observación fue directa puesto a que se evaluó la
situación desde el sitio del problema, también se empleo la técnica de la encuesta
ya que esta tiene preguntas abiertas y cerradas, tomando como el instrumento el
guión con el propósito de realizar las preguntas claras y precisas a los empleados.
En cuanto a la confiabilidad de la información que nos fue proporcionada por las
personas que trabajan directamente donde se origina el problema, se pudo
determinar que son personas interesadas en mejorar el trabajo en una forma rápida
y eficaz.
CAPÍTULO IV
CONCLUSIÓN
La realización de este proyecto, permitió diseñar un sistema automatizado
para la recepción y control de la documentación recibida en la Oficina de
Correspondencia de la Contraloría del estado Aragua, el cual fue desarrollado
como una manera de darle solución a las fallas que se presentan en los procesos
de recepción de la correspondencia que es realizado en forma manual, cuyo
planteamiento del problema se originó de la observación directa de las tareas y
actividades que se realizan en la oficina de correspondencia.
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
En este Capítulo se da a conocer la factibilidad de este trabajo de investigación
como es la presentación, justificación, objetivos, fundamentación, factibilidad y
costo de la propuesta para el diseño de un sistema automatizado de recepción y
control de correspondencia.
Presentación
Para poder exponer la propuesta formulada fue necesario realizar una
valoración previa referente al actual proceso de datos que se lleva de forma
manual, así como de los requerimientos necesarios para la ejecución de la
propuesta aquí presentada y la factibilidad de la misma. La propuesta plantea la
necesidad del desarrollo de un sistema de información que lleve en forma efectiva
el control de la correspondencia, pasando de un proceso manual a uno
automatizado, Permitiendo conocer, en tiempo real, desde cualquier estación de
trabajo, el estatus de todos los documentos que ingresen al Órgano de control, sin
que sea necesario la intervención de algún funcionario para el suministro de la
información; de esta forma podrá evaluarse los recorridos y la gestión de cada
Unidad Administrativa de la Contraloría del estado. También mejorará el
intercambio de información entre las unidades administrativas involucradas,
permitiendo tomar decisiones a tiempo.
El sistema automatizado de datos para la Contraloría del estado Aragua,
permitirá realizar el seguimiento a toda correspondencia que ingrese a la Oficina
de Correspondencia, mediante los procesos requeridos por el usuario, también
contará con una seguridad de acceso, lo cual permitirá solo al usuario responsable
tener entrada al sistema y permite al personal directivo y supervisor la consulta
constante, con el fin de evitar pérdidas de información y respuesta oportunas a los
ciudadanos solicitantes de información.
El sistema contará con un grupo de funcionarios encargados como soporte técnico
en sistemas, el cual permitirá llevar el control del funcionamiento del mismo.
Entre las características que presentará el sistema tenemos:
El software correrá sobre un Navegador Web (Mozilla Firefox Internet
Explorer, entre otros). Por cuanto el Sistema puede ser multiplataforma,
es decir podrá correr en cualquier sistema ya sea privado o libre,
(Windows, Linux ).
Tendrá niveles de acceso por usuario mediante la creación de
contraseñas, delimitando los privilegios a cada uno un funcionario.
Permitirá la impresión de reportes en cualquiera de los. Estados del
proceso, estos podrán ser guardados en los equipos.
A continuación se presenta un esquema de las unidades que participan en el
proceso
1
Usuario
externo
2
Oficina de
Correspondencia
3
Despacho del
Contralor
4
Unidad
Administrativa
Correspondiente
Esquema de las actividades del proceso
Justificación
Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de
procesar gran cantidad de datos y proporciona la ruta a cubrir un documento, de
otra forma los datos procesados serían menos confiables. En este orden, el sistema
3
Verifica registro
Confirma recepción
Remite al contralor
Asigna a Unidad Correspondiente
1
Entrega
documentos
2
Recibe documentos
Registra en sistema
Coloca numeración en
documento
Remite al despacho
4
Verifica Registro
Confirma
Procesa y decide:
-Si no amerita respuesta archiva
-Si amerita respuesta, relaciona y
remite al despacho
propuesto es una herramienta confiable para el manejo y manipulación de
información.
El sistema propuesto en esta investigación está orientado a mejorar el proceso de
recepción y control de correspondencia, además de permitir al usuario que maneje
el sistema, realizar tareas de manera rápida, evitando así pérdida de tiempo,
información y ubicación exacta de la correspondencia.
La iniciativa de incluir esta herramienta en la contraloría que tomamos
como ejemplo, responde a la carencia de control de la correspondencia sin
embargo, el propósito del diseño de un sistema automatizado para esta institución
es mejor control en la correspondencia, creando un ambiente cómodo para el
usuario.
Objetivos de la Propuesta
Objetivo General
Diseñar un sistema automatizado para la recepción y control de la
documentación recibida por la Oficina de Correspondencia de la Contraloría del
estado Aragua.
Objetivos Específicos
Determinar las fallas en el proceso actual
Elaborar un sistema que permita realizar el seguimiento en cada una de las
etapas del proceso, y así evitar pérdidas de tiempo y obtener respuestas
oportunas.
Controlar los ingresos y egresos a través de la emisión de reportes, que
permitan determinar los ajustes necesarios.
Fundamentación
Está fundamentado sobre la base del desarrollo de sistemas informáticos
que vienen orientándose sobre el enfoque de la sistematización progresiva de los
procesos internos que se lleva a cabo diariamente, para obtener un flujo rápido de
informaciones fiables, elevar la cantidad y disminuir los costos operativos
asociados otorgando respuestas inmediatas a las necesidades del usuario inscrito.
Para la adecuada terminación de requerimientos del sistema propuesto, además de
la comunicación de los usuarios directos del sistema de información y
comunicación realizada a través de la encuesta aplicada, fue necesario la
observación de como se realiza actualmente.
Fue a través de esta estrategia que pudimos establecer que, además de los
fallos evidenciados en la etapa de investigación preliminar, dentro de la
Contraloría se cuenta con los recursos necesarios para realizar el diseño de
información permitiendo así optimizar el proceso de recepción de documentos,
contando con todos los elementos para la realización y puesta en funcionamiento
de la propuesta.
Es necesario hacer notar la automatización de un determinado sistema el
cual es utilizado como una herramienta factible, con el fin de facilitar el desarrollo
de actividades de mayor envergadura en cuanto al procesamiento de información
y labor del personal.
Estudio de Factibilidad
Según las categorías mencionadas en líneas anteriores humana, económica,
material y tecnológica, la distribución de los recursos a emplear en el desarrollo
de prototipo se da de la siguiente forma:
Recursos Humanos
Los empleados que laboran en la oficina de correspondencia y los que
laboran en cada una de las unidades administrativas responsables de la tramitación
de la correspondencia así como el grupo de funcionarios que conforman el área
técnica de la Contraloría.
Recursos Económicos
La Contraloría del estado cuenta con los recursos económicos necesarios
para adquisición de equipos tecnológicos (software y hardware) que satisfaga las
necesidades para la instalación y ejecución del sistema automatizado.
Recursos Tecnológicos
Como se dijo anteriormente la Contraloría cuenta con los recursos
tecnológicos necesarios para la puesta en marcha del sistema, pues sus
computadoras donde se van a instalar y operar cumplen con los requerimientos
necesarios.