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PROPUESTA DE UN PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN
DE LA ECONOMÍA, EFICIENCIA Y EFICACIA EN LA EMPRESA MATERIALES DE LA CONSTRUCCIÓN A
TRAVÉS DE UNA AUDITORÍA DE GESTIÓN.
� M.Sc. Lucila Ramírez Pompa � M.Sc. Fernando Fonseca Benítez
� [email protected] � [email protected]
� Universidad de Granma
Resumen.
Este trabajo se realizó en la Empresa Materiales de Construcción Granma, el
campo de investigación en particular es la información económica-financiera de
la Entidad.
El objetivo de este trabajo es proponer un procedimiento metodológico para la
evaluación de la economía, eficiencia y eficacia.
El conocimiento sobre la entidad unida a la caracterización realizada y la
selección de los métodos y técnicas auxiliares, el análisis de la información y
el trabajo de mesa, posibilitó ir conformando la propuesta metodológica de este
control y verificación de los indicadores de producción en la organización.
Determinamos que la Empresa debe de prestar mejor atención a los aspectos
que sirven como índices para medir eficacia, eficiencia e imagen corporativa
frente a los clientes, costos, plazos y calidad pues existen serias
insatisfacciones al respecto,. Se deba hacer un uso adecuado en la aplicación
de las herramientas de control e intensificar la preparación y capacitación
sobre las temáticas actuales de control interno
Introducción
La propuesta de actualización del modelo de gestión en Cuba, acorde al
avance de las relaciones económicas con el exterior y los resultados que
pretende alcanzar el país para su desarrollo, exige de los sectores una mayor
concentración en aspectos relacionados con la eficiencia económica, la
producción de alimentos y la sustitución de importaciones. Esto da lugar a
generar métodos más eficaces en la organización y especialización del trabajo,
la contabilidad, el control económico y a generar propuestas de iniciativas que
contribuyan al incremento de la producción de bienes y servicios, y a su vez, a
elevar los niveles de vida de la población.
Uno de los elementos vitales que contribuyen garantizar el control gerencial es
precisamente la auditoría de gestión, permitiéndole conocer a los ejecutivos
qué resuelven los problemas económicos, sociales y ecológicos que a este
nivel se presentan, generando en la empresa un saludable dinamismo que la
conduce exitosamente hacia las metas propuestas.
Al plantearse los lineamientos de la política económica del país, se hace
necesario realizar una valoración sobre el estado de la economía y los
problemas a resolver teniendo en cuenta los principales acontecimientos y
circunstancias de orden externo e interno presentes en los últimos cinco años.
La actual situación, en la que se ven inmersas nuestras empresas y demás
organizaciones económicas requiere de una especial atención a todas las
posibles vías y métodos que les permitan lograr un incremento sostenido de su
economía, eficiencia y eficacia, incluyendo la competitividad de sus productos y
servicios.
Encontrar nuevos métodos y procedimientos con vistas al perfeccionamiento
futuro para el alcance de la eficiencia con el menor costo posible, tiene como
objetivo lograr resultados favorables para el desarrollo de la Empresa.
En nuestro país esta actividad está regida por la Ley 107 De La Contraloría
General de la República de Cuba, creada el 1º de agosto del 2009, como un
órgano estatal, estructurado verticalmente en todo el país. Está llamada a la
detección de posibles delitos económicos como parte de la corrupción
administrativa, que son, en la actualidad, flagelos de nuestra sociedad que
entorpecen el logro de los objetivos y metas y el uso racional de los recursos.
La Empresa de Materiales de Construcción Granma, no está exenta de falta de
control, errores e irregularidades que afectan el cumplimiento con calidad de
sus proyecciones. Las auditorías financieras realizadas evidencian los
hallazgos, pero no se han determinado las causas y efectos que los producen,
por lo que se hacen necesarios procedimientos de auditoría de gestión.
Problema Investigativo:
No existen herramientas para evaluar la economía, eficiencia, eficacia en la
Empresa Materiales de Construcción Granma a través de la Auditoría de
Gestión.
Objeto de Investigación.
El proceso de evaluación de la economía, eficiencia y eficacia en la Empresa
Materiales de Construcción Granma.
El objetivo general:
Proponer un procedimiento para evaluar la economía, eficiencia y eficacia en la
Empresa Materiales de Construcción Granma.
Del objetivo general se derivan los siguientes obje tivos específicos:
1. Fundamentar los antecedentes teórico-metodológicos de La auditoria de
Gestión.
2. Proponer un procedimiento para evaluar la Economía, Eficiencia y
Eficacia en la Empresa Materiales de Construcción Granma.
3. Aplicar el procedimiento propuesto para la evaluación de la Economía,
Eficiencia y Eficacia en la Empresa Materiales de Construcción
Granma.
La investigación parte de la siguiente hipótesis:
Si se propone un procedimiento teniendo en cuenta indicadores de Gestión
Integral y su relación con las variables que inciden en los mismos se contara
con una herramienta para la evaluación de la Economía, Eficiencia y Eficacia
en la Empresa Materiales de Construcción Granma.
Materiales y Métodos
El desarrollo del trabajo demanda la utilización de diferentes métodos de
investigación científica:
Métodos Teóricos
• Inductivo y Deductivo: Inductivo: Es la forma de razonamiento por medio de
la cual se pasa del conocimiento de casos particulares a un conocimiento más
general, que refleja lo que hay de común en los fenómenos individuales.
Deductivo: Es la forma de razonamiento mediante la cual se pasa de un
conocimiento general a otro de menor nivel de generalidad. En este caso el
hecho de partir de un conocimiento verdadero nos garantiza conclusión
verdadera, siempre y cuando estén fundamentadas las iniciales.
• Lógico e Histórico: Lo lógico se ocupa de investigar las leyes generales del
funcionamiento y desarrollo del fenómeno, estudia su esencia. Lo histórico está
relacionado con el estudio de la trayectoria real de los fenómenos y
acontecimientos en el transcurso de una etapa o período. Lo lógico y lo
histórico se complementan y vinculan mutuamente. Para poder descubrir las
leyes fundamentales de los fenómenos, el método lógico debe basarse en los
datos que proporciona el método histórico, de manera que no constituya un
simple razonamiento especulativo. De igual modo lo histórico no debe limitarse
solo a la simple descripción de los hechos, sino también de descubrir la lógica
objetiva del desarrollo histórico del objeto de investigación.
Métodos Empíricos
• Observación científica: constituye el método más universal del
conocimiento científico. Se pude emplear para: obtener información primaria
acerca de los objetivos investigados y por tanto, como punto de partida para la
posterior utilización de otros métodos empíricos que permitan conocer los
fenómenos con mayor profundidad (su esencia); así como también para validar
hipótesis y conclusiones.
Desarrollo.
Para un mejor entendimiento del procedimiento que proponemos debemos
partir de las siguientes definiciones:
Economía: Juzgar la economía en sí misma implica formarse una opinión
sobre los recursos asignados (humanos, financieros y materiales). El
interrogante central es saber si dentro del contexto político y social específico-
los recursos han sido adquiridos, mantenidos y utilizados de un modo
económico. ¿Los medios elegidos representan el uso más económico de los
fondos públicos, o al menos un uso justificado de éstos? La economía sólo
puede medirse si existe un criterio razonable -o argumentos adecuados- para
hacerlo. La fiscalización de la economía abarca, por ejemplo, la auditoría de la
economía de las actividades administrativas de conformidad con principios y
prácticas administrativos correctos, y de las políticas de gestión; la auditoría
acerca de si las entidades del sector público han utilizado sus recursos de
manera económica y han contenido los costes.
Eficiencia: La eficiencia está relacionada con la economía. También en este
caso la cuestión central se refiere a los recursos utilizados. La pregunta
principal es si estos recursos se han empleado de manera óptima o
satisfactoria, o si se hubiesen logrado los mismos o similares objetivos, desde
el punto de vista de la calidad y del plazo de tiempo, con menos recursos.
¿Estamos consiguiendo el máximo de logros –en términos de cantidad y
calidad- de nuestros recursos y acciones? La pregunta se refiere a la relación
existente entre la calidad y cantidad de bienes y servicios suministrados, y las
actividades y el coste de los recursos utilizados para producirlos, con objeto de
lograr resultados. Son escasas las ocasiones en que la ineficiencia se pone de
manifiesto de inmediato. Puede formularse un juicio sobre la eficiencia
apelando a una comparación con actividades similares, con otros períodos de
tiempo o con una norma que la entidad fiscalizada haya adoptado de manera
explícita.
La noción de coste-eficacia está relacionada con la capacidad o el potencial de
una entidad, una actividad, un programa o una operación que se fiscalicen para
lograr determinados resultados a un coste razonable. Los análisis de coste-
eficacia son análisis de la relación entre el coste y los resultados, expresado
como coste por unidad de resultado obtenido.
La fiscalización de la eficiencia abarca aspectos como la comprobación de si se
emplean de modo eficiente los recursos humanos, financieros y de otro tipo, los
programas, entidades y actividades del sector público se gestionan, regulan,
organizan y ejecutan con eficiencia, la Administración pública presta sus
servicios con puntualidad, los objetivos de los programas del sector público se
cumplen con una relación coste-eficacia adecuada.
En la práctica, sin embargo, es difícil separar entre sí los dos conceptos,
eficiencia y economía. Por ejemplo, ambos pueden referirse a si la entidad
fiscalizada:
• Se ajusta a prácticas correctas de aprovisionamiento, adquiere el tipo, la
calidad y la cantidad apropiados de recursos a un coste adecuado.
• Mantiene adecuadamente sus recursos.
• Utiliza la cantidad óptima de recursos (personal, equipo e instalaciones) en
la producción o prestación de la cantidad y calidad adecuadas de bienes o
servicios, con puntualidad.
• Cumple los requisitos de las leyes y reglamentaciones que rigen o afectan la
compra, el mantenimiento y el uso de los recursos de la entidad.
Eficacia: La eficacia constituye esencialmente un concepto de logro de
objetivos. Hace referencia a la relación existente entre los objetivos fijados, los
productos aportados y los objetivos cumplidos. ¿Se están cumpliendo los
objetivos de la política de acuerdo con los medios empleados, los productos
aportados y los resultados observados? ¿Los medios empleados y los
resultados logrados son coherentes con los objetivos de la política aplicada, y -
quizás lo más difícil de todo- los efectos constatados son realmente
consecuencia de la política en cuestión, y no de otras circunstancias?
Por ejemplo, si el objetivo de la política es reducir el desempleo, la observación
de una reducción en la cantidad de desempleados ¿es consecuencia de las
actividades de la entidad fiscalizada, o es consecuencia de una mejora general
en el entorno económico, sobre el cual la entidad fiscalizada no ha tenido
influencia? En este caso el diseño de la auditoría debe incluir las cuestiones de
atribución, es decir, tiene que afrontar el problema de excluir realmente las
variables intermedias externas.
Teniendo en cuenta que tanto la auditoría de Rendimiento o de Gestión miden
la economía, eficiencia y eficacia, se ha decidió aplicar estas indicaciones
metodológicas, que contienen esencialmente nuevas técnicas o procedimientos
que complementan la realización de auditorias de rendimiento, las que
incluyen aspectos relacionados con las fases de Exploración, Planificación,
Ejecución y Presentación de Informes y dentro de éstos deben ser priorizados
los siguientes:
ESTUDIO PREVIO.
I. Análisis del entorno.
a) Análisis de los recursos organizacionales.
b) Proceso de renovación estratégica.
c) Significado de los ingresos (brutos) actuales o futuros derivados
de las actividades, cliente, producto o servicio.
II. Análisis estratégico.
a) Utilización de herramientas para la evaluación del entorno.
b) Reporte del estudio previo.
c) Evaluación y calificación de los riesgos. Indicadores establecidos
por la entidad para medir la gestión.
d) Diseño de indicadores para evaluar los resultados.
e) Niveles de aplicación de los indicadores.
f) Determinación de variables.
III. Relación entre las variables y los indicadores .
a) Ficha técnica para cada uno de los indicadores.
b) Plan de auditoría de rendimiento.
c) Pruebas de controles, analíticas y sustantivas.
d) Enfoque para la medición del rendimiento.
e) Aplicación de los indicadores diseñados. Análisis e interpretación del
resultado de los indicadores.
f) Pasos a tener en cuenta para el desarrollo de los hallazgos.
g) Atributos de los hallazgos.
h) Presentación de informe.
PLANIFICACIÓN
I. Definición de procesos, subprocesos y actividade s
II. Evaluación del Sistema de Control Interno
III. Evaluación y calificación de los riesgos
IV. Análisis de los indicadores
� Seleccionamos los niveles de aplicación de los indicadores, en
correspondencia con los objetivos de la auditoría, Clasificados en:
- Indicadores Estratégicos - miden el cumplimiento de los
objetivos en base a: actividades, programas especiales, procesos
estratégicos, proyectos organizacionales y de inversión.
- Indicadores de Gestión: informan sobre procesos y funciones
claves, se utiliza en procesos administrativos: controlar la
operación, prevenir e identificar desviaciones del cumplimiento de
los objetivos estratégicos, determinar costos unitarios por áreas,
programas, unidades de negocios y centros de control, verificar el
logro de las metas y sus desviaciones.
� Indicadores de Servicios - miden la calidad con que se generan los
productos y los servicios en función de estándares y satisfacción de
usuarios o clientes, se emplean para implementar acciones de mejora
continua, mejorar la calidad de atención a usuarios o clientes.
� Indicadores Financieros – son utilizados para medir la rentabilidad,
liquidez, financiamiento, producción y otros.
� Relación entre las variables y los indicadores: se estableció la
relación entre las variables y los indicadores siguientes:
- Indicadores de economía de los procesos : Se relacionan con la
capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente
los recursos financieros en el logro de su misión. Relacione las variables
de procesos y de productos.
- Indicadores de economía de los insumos : Establecen relaciones entre
los insumos o recursos (humanos, físicos, financieros y técnicos)
necesarios en el desarrollo de las actividades de la entidad. Relacione
las variables de insumo (uso) y de productos. Indicadores de eficiencia:
Miden la relación de dos magnitudes: la producción física de los bienes y
servicios y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar el
producto. El indicador habitual de la eficiencia es el costo unitario o el
costo promedio, ya que relaciona la productividad física con su costo.
Relacione las variables de insumos (asignación) y de productos.
- Indicadores de eficacia : Relacionamos las variables de productos, con
las metas de la organización, entidad o área a auditar.
Ficha técnica para cada uno de los indicadores
Elaboramos una ficha técnica por cada uno de los indicadores que debe ser
reconocida por todos los niveles de la organización y contiene:
1. Nombre del indicador: se refiere a la denominación del indicador.
2. Factor crítico de éxito que apoya : son los factores internos o externos
a la entidad, que deben ser identificados y reconocidos, porque apoyan
o amenazan el logro de los objetivos previstos e impactos esperados.
3. Unidad de medida: es el valor del indicador da como resultado un
índice que puede ser expresado en número, porcentaje, tiempo, dinero y
cantidad, entre otros.
4. Cálculo del indicador: es la relación entre variables que permite
observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto
o fenómeno observado, en relación con los objetivos y metas previstas e
impactos esperados.
5. Frecuencia: corresponde al período de tiempo en que se va a realizar la
evaluación (anual o semestral).
6. Estándar: es el intervalo máximo y mínimo en que debe fluctuar el
indicador. Es el valor que puede tomar el indicador dentro de parámetros
establecidos.
7. Fuente: corresponde al lugar donde se origina la información.
8. Interpretación : es el cálculo del índice, es decir, la relación entre el
valor del indicador con el estándar o nivel planificado, que permitirá
obtener las brechas con respecto al óptimo.
Análisis de los indicadores:
El resultado obtenido debe analizarse integralmente, acorde al esquema de
planeación estratégica, determinando en que medida dichos resultado apunta a
cumplir los objetivos corporativos, estratégicos y operacionales. Se comparó el
resultado con los rangos preestablecidos, con períodos anteriores para ver su
evolución en el tiempo o con otros sectores de la misma actividad.
Plan de Auditoría:
Se elaboró el plan de Auditoría teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. Motivo de la Auditoría : señale el nombre de la entidad examinada y el
número y fecha de la orden de trabajo; además se precisa si el examen
se realiza en cumplimiento del plan anual de control de la unidad de
auditoría o si obedece a un imprevisto autorizado, citando el número y
fecha de tal autorización, así como las modificaciones si las hubiere.
2. Objetivo de la Auditoría : indique los objetivos generales incluidos en la
orden de trabajo, que estarán en relación directa con la naturaleza del
examen; y, los específicos establecidos en la planificación del examen
considerando los principales criterios a evaluar.
3. Alcance del examen: exponga la amplitud del trabajo, esto es, lo que
realmente se va analizar, con indicación de: período, áreas, rubros,
cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y
actividades a ser examinadas. Se indica en un párrafo informativo, lo
relacionado con exámenes realizados por la Contraloría General de la
República o por la Unidad de Auditoría Interna.
4. Limitación al alcance: señale las limitaciones únicamente en los casos
en que exista imposibilidad práctica de aplicar un procedimiento de
auditoría ya sea por restricciones o impedimentos impuestos por la
administración de la entidad o terceros relacionados. Base Legal: señale
la disposición legal en la cual consta la creación o constitución de la
entidad y sus reformas.
5. Estructura orgánica: señale la estructura orgánica de la entidad, la
unidad o área a examinar, según corresponda, con el propósito de
ubicar al auditor en el campo de acción del examen o auditoría de
rendimiento.
6. Objetivos de la entidad: señalamos los que constan en la Resolución
que aprueba su objeto social, en el Reglamento Orgánico Funcional y
Plan Estratégico, a fin de divulgar lo que la entidad pretende alcanzar a
través de sus unidades, áreas o actividades.
7. Monto de recursos a ser examinados : señalamos el monto de los
recursos a ser examinados, sean estos del programa o proyecto
considerado en el alcance de la Auditoría.
8. Enfoque a problemas : trata de la verificación y el análisis de problemas
por lo general sin hacer referencia a criterios de fiscalización definidos
con anterioridad, siendo el punto de partida de la auditoría.
EJECUCIÓN
Significados de los ingresos (brutos) actuales o fu turos derivados de las
actividades, cliente, producto
Significado de los ingresos (brutos) actuales:
Ingresos. UM. Plan. Real.
2009 MP 14 523.5 16 618.1
2010 MP 14 458.1 16 258.8
1. El real del 2009 está a un 14% por encima de lo planificado.
2. El real del 2010 está a un 13% por encima de lo planificado.
3. Cuando comparamos el plan del 2009 con el del 2010 vemos que
en el 2010 hay una disminución 65.4 MP, mientras que en el real
la disminución es de 359.3MP. Siendo las ventas del 2009
mayores a las del 2010 en 359.3MP; aunque con respecto a lo
planificado en el año 2010 se sobre cumplió las ventas en un 13%
representando 1 839.9MP.
Rentabilidad:
-Ingreso recibidos:
Ingresos Financieros
Ingresos de años anteriores
Otros Ingresos 27 955
Ingresos Anuales 27 955
Comportamiento de Pagos
Pagos Anticipados a Suministradores al Inicio 111 184
Pagos Anticipados a Suministradores (saldo en fecha) –15 717
Pagos Anticipados a Suministradores (aumento o disminución) 95 467
CÁLCULO Y DETERMINACIÓN DE LOS INDICADORES DE RENDIMIENTO DE ECONOMÍA, EFICIENCIA Y EFICACIA. FICHA TÉCNICA DE INDICADOR DE GESTIÓN
NOMBRE DEL INDICADOR
FACTORES CRÍTICOS DE
ÉXITO
UNIDAD DE
MEDIDA
CÁLCULO DEL INDICADOR
FRECUENCIA ESTÁNDAR FUENTE INTERPRETACIÓN CIFRAS RESULTAD
OS
Economía Las demandas provocadas por la fabricación del producto
Miles de pesos
Anual Economía Se encuentra
n en el capítulo
No.3 (Variables) Producción
Bruta 16986554/14958600 113% 1.13
Materiales 4552698/3425300 132% 1.32 Salario
Devengado 6074988/6005400 101% 1.01
Eficiencia Calidad con que se
terminan las obras.
( Variables) Costo de
producción / Producción
Bruta
16612764/16986554 97% 0.97
Gasto de Salario/
Producción Bruta
6074988/16986554 35% 0.35
Gasto de Salario/ valor
Agregado
6074988/10964552 55% 0.55
Gasto de Materiales / Producción
Bruta
4552698/16986554 26% 0.26
Otros Gastos Monetarios / Producción
Bruta
1469304/16986554 8% 0.8
Gasto total / Ingreso Total
en Ventas
16034290/16258888 98% 0.98
Eficacia
Alcance de las metas y los
objetivos que logra la
Empresa
Anual
(Variables) Ventas 16258888/14415900 113% 1.13
Análisis del resultado de Indicadores. En la Producción Bruta se terminan
valores de 16 millones 986 mil 554 pesos cumpliéndose el plan del año al
113% con un valor de 2 millones 27 mil 954 pesos por encima de lo planificado,
creció con respecto al año anterior en 101 mil 500 pesos para un 0.06%
• En el Gasto de Materiales se gastó un 32% por encima de lo planificado
con 1 millón 127 mil 398.
• El Salario medio mensual por trabajador hasta la fecha es de 589 pesos, 5
% más que lo planificado, pero 10 pesos menos que el año anterior. No
obstante los trabajadores recibieron el 101% del salario promedio
mensual previsto por el plan.
• El costo por peso de Producción Bruta alcanzado fue de 0.97 .
• El Gasto de Salario / Producción Bruta fue de un 35% significando que por
cada peso de Producción Bruta se gastó 0.35 pesos de Salario.
• El Gasto de Salario / Valor Agregado fue de un 55% significando que por
cada peso de Valor Agregado se gastó 0.55 pesos de Salario.
• El Gasto Material / Producción Bruta fue de un 26% significando que por
cada peso de Producción Bruta se gastó 0.26 pesos de Materiales.
• En Otros Gastos Monetarios / Producción Bruta fue de un 8% significando
que por cada peso de Producción Bruta se gastó 0.08 pesos de Gastos
Monetarios.
• En el Gasto Total / Ingreso Total en Ventas fue de un 98% significando que
por cada pesos de Venta se gastó 0.98 pesos.
• Las Ventas alcanzan los 16 millones 258 mil 888 pesos, para el 113% del
plan, sobre cumpliéndose con 1 millón 839 mil 988 pesos, presentando un
decrecimiento de 92 mil 25 pesos con respecto al año anterior, para el
1%.
• En la Producción Mercantil se terminaron valores por 16 millones 769 mil
322 pesos, cumpliéndose el plan del año al 116 %, sobre cumpliéndose
con 2 millones 343 mil 422 pesos y creció con respecto al año anterior
con 172 mil 36 pesos , que representa un 1 %.
• El Costo por peso de Producción Mercantil se cumplió al 98%, al obtenerse
$0.86, de $0.87 planificado e inferior en $0.04 al año anterior. El Costo por
peso de Producción Vendida alcanzado fue de $ 0.87 para el 100 % del
plan hasta la fecha, y decreció con respecto al año anterior en $ 0.03.
• Se cierra con UTILIDADES ANTES DE IMPUESTOS por 369 mil 179
pesos para el 126% del plan del año con 76 mil 179 pesos por encima,
resultados incrementados al obtenerse GANANCIAS en el mes de
diciembre por 85 mil 764 pesos , muy favorable con respecto al año
anterior que en esta fecha solo fue de 10 mil 492 pesos.
• Del total de utilidades: 18 mil 459 pesos se destinan para Reservas para
Contingencias y Pérdidas y 164 mil 103 pesos se aportan al Presupuesto
del Estado por concepto de Impuestos sobre Utilidades.
• Por lo que la Empresa sólo dispone de 186 mil 618 pesos por concepto de
Utilidades después de Impuesto, de las cuales: 142 mil 952 pesos
corresponden al Aporte por Rendimiento de la Inversión y 43 mil 666 pesos
a Utilidades Retenidas.
• En Obligaciones con el Presupuesto del Estado en esta fecha el saldo fue
de 443 mil 130 pesos y se encuentran dentro de término.
Interpretación de razones económicas:
Interpretación de las razones de rentabilidad.
Margen de Utilidad .
Este criterio está fundamentado en la obtención de 0.02 pesos de utilidad por
cada peso de venta.
Rentabilidad Financiera:
Al interpretar esta razón podemos decir que por cada peso de inversión
estatal se genera una utilidad de 0.01 pesos.
Rentabilidad de la Inversión:
Este criterio está dado en que por cada peso de inversión se genera una
utilidad de 0.01 pesos.
Capital de Trabajo:
En la estructura del Capital de Trabajo se muestra que el mismo es de 541
337 pesos, existe un exceso de medios de 117 161 pesos: pero la entidad
ha recibido préstamos por 2 795 570 pesos donde al pagar esta deuda
existiría un gran déficit monetario. Por otra parte la norma financiera
financiada es de 2 098 960 pesos mientras que las inversiones son de 3 385
267 pesos existiendo 1 286 307 pesos de inversión financiada con
préstamos adquiridos.
Razones de Liquidez Activo Circulante ( AC) $ 4 714 632 Liquidez General = ------------------------------ = ---------------- = $ 1.12 Pasivo Circulante (PC) $ 4 438 998 Análisis: Por cada peso de pasivo Circulante, la empresa posee $ 1.12 de Activo circulante, razón menor que 1.3 , lo que representa un peligro de suspensión de pagos por poca capacidad para hacer frente a las obligaciones de pago. Act. Circ. – Inventarios $ 4 714 632 -3 385 269 Liquidez Inmediata = ------------------------------ = --------------------------- Pasivo Circulante $ 4 438 998 $ 1 329 363 = --------------- = $ 0.35 $ 4 438 998 Análisis: Por cada peso de de deuda acorto plazo, la empresa cuenta con $ 0.35 de Activo Líquido, razón menor que 0.50 , lo que ratifica el peligro de suspensión de pagos. Cuentas de Efectivo $ 800 014 Liquidez Disponible = -------------------------- = ----------------- = $ 0.18 Pasivo Circulante $ 4 438 998 Análisis: Por cada peso de deuda a corto plazo, la empresa cuenta con $ 0.18 en cuentas de efectivo, razón que se encuentra muy por debajo del valor medio optimo que es de 0.30 a0.50, por lo que la disponibilidad de recursos financieros es muy baja para enfrentar las deudas contraídas hasta la fecha Razón de Solvencia Activo Real (AR) $ 37 433 100 Razón de Solvencia = --------------------------- = ----------------- = $ 1.02 Financiamiento Ajeno $ 36 709 814 Activo Real = AC + Activo Fijo Neto = $ 4 714 632 + $ 32 718 468 = $ 37 574 534 Financiamiento Ajeno = PC+ Pasivo Fijo = $ 4 438 998 + $ 32 270 816 = $ 36 709 814 Análisis: para solventar cada peso de deuda total, tanto a corto como a mediano plazo, la empresa cuenta con $ 1.02 de sus Activos Reales, por lo que está en peligro de no poder solventar las deudas, la razón optima tiene que estar en el rango de 1.5 a 2.00.
Además se pudo comprobar mediante operaciones financieras que la empresa
vende como promedio mensual 1 millón 354 mil 907 pesos y las obligaciones
de pago promedio mensual son:
• Pagos por concepto de salarios $ 506 249 • Pagos por concepto de energía eléctrica 48 230 • Pagos por concepto de agua 5 065 • Pagos por concepto de combustibles 62 300 • Pagos por compras de cemento 75 400 • Pagos por compra de explosivos 25 400 • Pagos por concepto del servicio de barrenación 14 800 • Pagos por concepto del servicio telefónico 10 500 • Pagos a la ONAT por diferentes conceptos 298 900 • Pagos por concepto de intereses bancarios 23 900 • Pagos por concepto de servicios a trabajadores 18 531
Todo lo cual representa un gasto fijo promedio mensual de: $ 1 089 275 que al
compararlo con las ventas, queda un margen para enfrentar la compra del resto
de los recursos materiales, recibir servicios y gastos en la preparación del
personal de solo $ 265 632. Esta empresa utilizó en el año $ 1 013 300 en
gastos por concepto de inversiones de la cuenta de operaciones corrientes por
ejecutar el plan de inversiones sin recibir el financiamiento correspondiente, ni
la aprobación del crédito solicitado al Banco, situación que agravó aun más la
situación financiera.
INDICADORES PARA MEDIR ECONOMÍA
INDICADORES QUE BUSCA MEDIR
Utilidades o Pérdidas / Recursos utilizados 369 179 / 4 552 698 = 0.08
Por cada peso de recurso utilizado se generó 0.08 pesos de utilidad.
Activo Corriente – Inventario / Pasivo Corriente 4 893 205 – 3 385 269 / 4 351 868 = 0.35
La entidad no posee capacidad inmediata para cubrir sus pasivos circulantes ya que los activos líquidos representan un 35% de las deudas a corto plazo, donde por cada peso de deuda la entidad sólo cuenta con 0.35 pesos para hacerle frente a la misma. La entidad prioriza el pago de los créditos, los impuestos de La ONAT y el pago a los trabajadores.
Activo Total / Pasivo Total 37 896 825 / 6 064 868 = 6.25
La entidad posee 6.25 pesos de activo por cada peso de pasivo. Podemos ver que la empresa a pesar de tener buena solvencia, no posee buena liquidez, por lo que debe hacerse una revisión de los inventarios ya que el saldo de estos es elevado, con 3 385 769 pesos.
Utilidad Neta / Ventas Netas 369 179 / 16 258 888 = 0.02
Se obtienen a penas 0.02 pesos de utilidad por cada peso de venta. La empresa debe aumentar sus utilidades, disminuyendo los costos aumentando las ventas, y disminuyendo los inventarios.
Valor presente de los ingresos / Valor presente de los egresos 16 258 888 / 16 034 290 = 1.01
Por cada peso de egreso se ingresó 1.01 peso.
INDICADORES PARA MEDIR EFICIENCIA
INDICADORES QUE BUSCA MEDIR
Costo de Nómina / Ingresos 6 07 4988 / 16 258 888 = 0.37
El factor humano representó un 37% en la generación de ingresos.
Utilidades o Pérdidas / Número de empleados 369 179 / 1019 = 362.29
En el año 2010 el resultado que aportó cada obrero en la generación de utilidades fue de 362.29pesos.
Costo de Producción / Ingresos 14 395 532 / 16 258 888 = 0.88
El costo promedio de los costos atribuibles en la generación de productos es de 0.86 pesos.
Presupuesto / Número de Productos o servicios 2 098 960 / 16 769 200 = 0.13
Por cada unidad de producto se ejecutó 0.13 pesos del presupuesto.
Inversión / Gasto Total 32 270 816 / 16 034 290 = 2.01
Por cada peso de gasto total fueron invertidos 2.01 pesos
Volumen de Producción o Servicio / Costo de Insumos 16 769 200 / 14 612 764 = 1.14
Por cada 1.14 pesos invertido la empresa ha producido una unidad de producto.
INDICADORES PARA MEDIR EFICACIA
INDICADORES QUE BUSCA MEDIR
Recursos utilizados / Recursos planeados 4 552 698 / 3 425 300 = 1.32
Cuando comparamos los recursos utilizados frente a los planeados podemos observar que hubo un sobre cumplimiento de un 32%, mientras que la producción sólo aumentó un 13%.
Calidad obtenida /Calidad programada En el año sólo se hicieron tres reclamaciones por parte de los clientes.
Gastos ejecutados / Gastos Programados 16 034 290 / 14 165 800 = 1.13
Los gastos ejecutados frente a los programados se manifiestan en un 13% por encima siendo este el aumento de la producción.
Metas programadas / metas ejecutadas No se logró vender los 17 millones de pesos.
CONTROL INTERNO:
La condición según los resultados del examen practicado a los documentos y
hallazgos confrontados, se sustenta en que la entidad muestra un trabajo
sostenido en lo referido a los objetivos generales de Control Interno, criterio
asociado a que el énfasis se ha puesto en garantizar las metas, en
correspondencia con las políticas y funciones gubernamentales que le han sido
conferidas, causa basada en la observancia y cumplimiento de aquellos
programas y actividades legalmente autorizadas de acuerdo a su objeto
empresarial, manifestándose como efecto un ambiente de control en
correspondencia con los Componentes y Normas
Componente Ambiente de Control , se calculó en una confianza del 96 por
ciento de aplicación y funcionamiento y un riesgo estimado alto, constan en los
documentos de la planificación estratégica la identificación de las Normas de
conducta éticas a través de los valores compartidos, deseados y de integridad
relativos al comportamiento del capital humano, competencias profesionales y
desempeño. El Comité de Control Interno esta constituido y funcionando, la
información e interrelación está definida de acuerdo a la estructura organizativa
y funcional vigente, existen procedimientos operacionales de trabajo (POT).
Está elaborada la matriz DAFO, en la que de forma general se identifican los
riesgos internos y externos, que inciden en el cumplimiento de los objetivos de
control y las metas, no obstante:
1. Se desarrollan actividades de capacitación en las diferentes áreas, lo que
provoca que se mejore las deficiencias y aspectos que conspiran contra la
calidad del trabajo y el incumplimiento de las funciones asignadas.
2. El Manual de Organización está elaborado, lo que contribuye a una
integración adecuada de los procesos, subproceso y actividades con las
responsabilidades, acciones individuales y colectivas.
El Componente Evaluación de Riesgo y las manifestaciones de éstos
presenta un nivel aceptado de 97 por ciento y una vulnerabilidad baja, de
acuerdo a la ponderación efectuada, se constató que están identificados los
procesos, subprocesos y actividades por cada área y en la entidad en general,
así como los riesgos internos y externos, que afectan el cumplimiento de los
objetivos y metas, el Plan de Prevención se encuentra elaborado y las medidas
tienden a minimizar indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción,
a pesar de ello:
1. Se actualizan sistemáticamente en la entidad, las medidas preventivas de
acuerdo a las deficiencias detectadas en las acciones de control que le
realizan.
2. No se determina la frecuencia con que se presentan los riesgos
identificados.
El Componente Actividad de Control según los hallazgos confrontados y las
pruebas de cumplimiento se evalúa en un rango de aceptación del 97 por
ciento dándonos una confianza alta y un riesgo bajo. Esta opinión se sustenta
en que está definida la separación de tareas y responsabilidades y tienen
mecanismos de seguridad para proteger los recursos, activos, y comprobantes.
1. Las transacciones y hechos significativos que afectan a la organización son
registradas contablemente en los plazos permisibles y están sustentadas
documentalmente y disponibles para su verificación, constan las actas
firmadas de responsabilidad material por la custodia de los activos, recursos
y medios, los que se soportan en sistemas automatizados certificados y
otros complementarios que fueron confrontados y se consideran
razonables.
2. El control sobre las tecnologías de la información garantizan y permiten
operaciones continuas y correctas así como protección, integridad,
confiabilidad y disponibilidad de datos y recursos, referidos a: Seguridad
física de los equipos; Seguridad informática; Controles de acceso de las
operaciones y sobre el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones, no
obstante:
3. La entidad debe propender un equilibrio conveniente de autoridad y
responsabilidad dentro de la estructura funcional, con el objetivo de evitar
que actividades y tareas triviales incidan negativamente en las
transacciones y hechos vitales, y que éstas queden concentradas en una
misma persona o grupo de trabajo, por lo cual se han determinado
diferencias que afectan la calidad de algunas operaciones, según las
pruebas sustantivas realizadas y los hallazgos obtenidos.
4. Se constataron incumplimientos en la aplicación de normas y procedimientos
incluida, políticas y legislaciones emanadas de su organismo superior y de
la propia entidad, en cuanto a la información y logros de sus objetivos y
metas, en el empleo de criterios de economía, eficiencia y eficacia.
La aplicación y funcionamiento del Componente Información y
Comunicación se valoró al 100 por ciento, dando una confianza alta y un
riesgo bajo, al constatarse que tienen establecidos los modelos para emitir las
informaciones internas y externas. Todas sus áreas están conectadas en red y
cuentan con el servicio de correo electrónico, lo que facilita el flujo de la
información, no obstante se constató que:
1. La información y la recopilación de datos cumple con el diseño de los
objetivos específicos de control, respecto a la recepción, procesamiento,
análisis y detección de diferencias, que permitan información útil interna y
externa, para la toma de decisiones dirección óptima.
2. Se encuentra debidamente documentado el sistema de información manual
están establecidos los documentos específicos a entregar por áreas o
departamentos, así como los que entran y salen al exterior de la entidad,
plazos de entrega y responsables de los mismos.
3. Esta elaborada la estrategia de información y comunicación de la entidad.
El Componente Supervisión y Monitoreo se evalúa en un 95 por ciento,
dándonos un intervalo de confianza alto y un riesgo bajo, aunque esta diseñado
el plan de acción o autocontrol, se constató que:
1. Se le da un tratamiento y seguimiento adecuado a las deficiencias
detectadas en diferentes acciones de control y planes de medidas, se aplica
el debido cuidado profesional en la actividad de supervisión y monitoreo,
para lograr una retroalimentación del proceso de control.
Estado y calidad de la Contabilidad
La condición que expresa el Estado de la Contabilidad en cuanto a su calidad,
se sustenta en el índice de materialidad que se determinó en un 95 por ciento
de seguridad para el margen de error probable y el riesgo de auditoría
inherente y de control, según las operaciones examinadas el criterio de
razonable con salvedades de los saldos mostrados al cierre de diciembre del
2010 en el Estado de Situación, se fundamenta en que no se garantizan los
requisitos indispensables para la exposición fiel y exacta de algunas partidas,
conforme a lo dispuesto en la Resolución No. 235/ 05 del MFP.
Asimismo la inadecuada supervisión y monitoreo de los objetivos de
actividades de control constituyen la causa en la detección de diferencias que
afectan en determinado grado la confiabilidad de la información, eficiencia y
eficacia de las operaciones para el control de los recursos, conforme a lo
establecido en la Resolución No. 235/05 del Ministerio de Finanzas y Precios.
Conclusiones:
1. La realización adecuada de la Auditoría de Gestión debe sustentarse en
la correcta aplicación de los procedimientos que le permitan medir la
economía, eficiencia y eficacia.
2. El análisis y los resultados que muestra la entidad en cuanto a los
indicadores de economía, eficiencia y eficacia , no están en
correspondencia con las potencialidades productivas de su
infraestructura y nivel de activos disponibles, por lo que no alcanza el
mejor resultado en cuanto al rendimiento de la inversión y la actividad
productiva, el estado de Control Interno se califica de Aceptable.
3. El manejo inadecuado de los recursos destinados; inciden en varias
ocasiones en un bajo rendimiento lo que provoca un incremento de los
costos, en el Gasto de Materiales hubo un sobre gasto de un 32 por
ciento con respecto a lo programado mientras que la Producción Bruta
sólo aumentó en un 13 por ciento.
4. El capital de trabajo sólo alcanza 541 337 miles de pesos. Por otra parte
la norma financiera financiada es de 2 098 960 pesos mientras que las
inversiones son de 3 385 267 pesos existiendo 1 286 307 pesos de
inversión financiada con préstamos adquiridos.
5. La entidad tiene mayor probabilidad de incumplir y enfrentar dificultades
para liquidar sus obligaciones a corto plazo, al representar las partidas
más líquidas (caja y banco) sólo el 18 por ciento aproximadamente del
pasivo circulante
6. La efectividad en el rendimiento de los activos circulantes, muestra que
la entidad sólo ha cubierto éstos con las ventas realizadas hasta
diciembre, en el valor de 3.3 veces aproximadamente.
Recomendaciones:
1. La Empresa debe definir con su nivel superior de dirección los indicadores
productivos para poder lograr llegar al perfeccionamiento empresarial.
2. La entidad y su nivel superior de dirección deben realizar un análisis de las
brigadas que están operando con pérdidas y afectando el rendimiento de la
inversión y el capital de trabajo, en el interés de adoptar las medidas
organizativa y económicas que propendan revertir la situación de las
mismas y que éstas operen con el rango de utilidad permisible, de acuerdo
a la sostenibilidad costo – beneficio.
3. Se deben actualizar sistemáticamente los sistemas de control interno
implementados.
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