propuesta posas video club 30 de marzo de 2004. presentadores margarita ortíz quirindongo, gerente...
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PropuestaPosa’s Video Club
30 de marzo de 2004
Presentadores
Margarita Ortíz Quirindongo, Gerente
Ramiro Goitía Cobian, Analista
Wilfredo Romero Torres, Analista
Jessika Ruiz Aragonés, Documentalista
Richard Muñoz Rodríguez, Apoyo Técnico
Frank Bayrón Rodríguez, Apoyo Técnico
Héctor Ortíz Hernández, ApoyoTécnico
Nuestra Misión
Desarrollar soluciones eficientes para empresas que busquen la mejor herramienta para desarrollo de sus sistemas con el fin de disminuir costos, aumentar ganancias y reducir riesgos.
Nuestra Visión
Que todos nuestros clientes cuenten con información clara, completa y segura para tomar decisiones.
De esta forma logramos que el nivel de productividad en el manejo de la información de la empresa se incremente sustancialmente.
Introducción
Las computadoras y los sistemas de información ocupan ahora un sitio importante en las empresas donde facilitan la operación eficiente.
Los sistemas proporcionan información tanto para la solución de problemas como para identificar oportunidades.
Más que desarrollar un sistema, nosotros presentamos soluciones con el propósito de maximizar ganancias y minimizar costos.
Introducción (Cont.)
Posa’s Video Club, empresa la cual está comprometida en servir a todos sus clientes utilizando los más modernos recursos tecnológicos en el mercado para ofrecer un servicio eficiente y de alta calidad.
Este proyecto tiene como meta desarrollar una aplicación que automatice las operaciones de Posa’s Video Club, con el propópito principal de llevar control de las operaciones administrativas, de ventas e inventario.
Organización Operacional
Calendario del Proyecto
Organización Operacional (Cont.)
Entregas del Proyecto Aspectos de este sistema que se entregarán, tanto al cliente como al patrocinador del proyecto, son:
Presentación al patrocinador del proyecto de la fase de planificación.
Presentación al cliente sobre Solutions Inc. Presentación al patrocinador del proyecto sobre la
fase de análisis y diseño. Presentación al cliente sobre la fase de análisis y
diseño del sistema. Entrega del proyecto al cliente y al patrocinador
del proyecto.
Análisis de Requisitos
Meta General Este proyecto consiste en la creación de un
sistema automatizado para la compañía Posa’s Video Club. La meta general de nuestro sistema es la creación de una aplicación que automatice las operaciones del video, con el propósito principal de llevar control de las operaciones administrativas, de ventas e inventario.
Esto permitirá un manejo eficaz sobre la información de la compañía.
Hallazgos
Breve Historia de la Compañía El video fué adquirido por medio de una
sociedad entre Juan Cruz y Miguel Cruz en mayo de 1998. Al cabo de varios meses, en agosto Juan Cruz salió de la sociedad y le vendió su parte a Miguel Cruz convirtiéndose éste en propietario único del video.
El negocio empezó con 149 socios y ahora consta de 926 socios activos.
Los dueños del negocio contemplan la posibilidad de abrir otra sucursal del video en el pueblo de Ciales ó de Manatí.
Hallazgos(Cont.)
Hallazgos (Cont.)
Política y Cultura Organizacional Posa’s Video Club es un negocio familiar, donde el
dueño es el jefe de la familia, la gerente es la esposa y los hijos y familiares cercanos son los empleados.
El contable y el analista financiero son consultores externos que brindan un servicio temporero a la empresa. La misión de la empresa es expandir su mercado de ventas en diferentes puntos de la isla convirtiéndose en una franquicia.
Hallazgos (Cont.)
Proceso Actual Posa’s Video Club actualmente no posee un
proceso automatizado para llevar control de las operaciones administrativas, de ventas e inventario.
Esto hace que el proceso sea uno totalmente manual e ineficiente y propenso a perder información.
Hallazgos (Cont.)
El proceso que llevan a cabo los empleados de Posa’s Video Club es el siguiente:
Cliente Nuevo:
1. Cliente solicita entrar al club.
2. Empleado busca la solicitud para nuevos socios.
3. Siguiendo una numeración manual le asigna un número de socio.
4. El empleado escribe la información básica del cliente.
5. Se prepara un expediente y se coloca en un archivo físico.
Hallazgos (Cont.)
CLIENTE
EMPLEADO
EMPLEADO ASISTE AL CLIENTE Y SOLICITA
INFORMACIÓN
ARCHIVO
TODA LA INFORMACIÓN ES DOCUMENTADA
EN PAPEL
CLIENTE NUEVO
CLIENTE LLEGA POR PRIMERA
VEZ Y COMPLETA FORMULARIO
Hallazgos (Cont.)
Alquiler o Compra:
1. Cliente desea alquilar una película o comprar algún artículo.
2. El empleado busca en el archivo el expediente del socio.
3. El empleado verifica si tiene la cuenta al día y de tener algún retraso calcula manualmente el recargo.
4. El empleado busca en los estanes la película deseada por el cliente.
5. El empleado anota el récord del cliente las transacciones pertinentes.
Hallazgos (Cont.)
6. El empleado verifica si le corresponde alguna de las ofertas.
7. Anota en el expediente del cliente el día que deberá ser entregada la película.
8. Se le cobra al cliente la cantidad indicada.
Hallazgos (Cont.)
$
$
$
CLIENTE RENTA PELICULA
EMPLEADO
CLIENTE SE IDENTIFICA CON SU
NÚMERO SOCIO PARA RENTAR UN
VIDEO
PERSONA QUE ASISTE AL CLIENTE
PUEDE SER UN EMPLEADO O EL
DUEÑO
ARCHIVO DE LOS SOCIOS DEL CLUB
ARCHIVO DE OFERTAS
BUSQUEDA MANUAL EN
ARCHIVOS DE LOS SOCIOS DEL
VIDEO CLUB
OFERTAS VARÍAN SEGÚN
LA RENTA
APUNTES DE LA RENTA
ALQUILER DE PELICULAS SE ANOTA EN UNA
LISTA SEPARADA
RENTAR VIDEO
Hallazgos (Cont.)
Al momento de entrega:
1. El empleado busca el expediente.
2. Verifica la fecha de entrega.
3. Calcula la cantidad del recargo(si aplica).
4. Procede a cobrarle al cliente.
Proceso de Inventario:
Al recibir mercancía, clasifican las películas por medio de prefijos:
Hallazgos (Cont.)
DISTRIBUCIÓN
RECIBO
ARCHIVOS
EMPLEADO
MOSTRADOR
CORREO
ORDEN Y RECIBO DE MERCANCIA
ORDEN POR CORREO
ENTREGA DE PELICULAS
ENTRAR INFORMACIÓN A LOS ARCHIVOSRECIBIENDO
PELICULAS
Necesidades y Áreas de Crecimiento
Actualmente Posa’s Video Club no cuenta con un sistema automatizado para llevar control de las operaciones administrativas, de ventas y de inventario.
Todas las operaciones de éste negocio son completamente manuales. El negocio necesita automatizar sus funciones para lograr agilizar los procesos y brindar un servicio eficiente y de alta calidad.
Algunas áreas de crecimiento en éste negocio son las siguientes:
OperacionalTécnicaAdministrativa Inventario Punto de VentaClientesEmpleados
Solución Propuesta
La solución recomendada de acuerdo a las necesidades presentadas consiste en la construcción de una herramienta que permita a los dueños y empleados del negocio Posa’s Video Club llevar un control automatizado sobre las operaciones administrativas, de ventas y de inventario.
Le proponemos el desarrollo de un sistema que automatice las operaciones diarias de la empresa para tener un manejo eficaz sobre la información de las operaciones de la compañía.
Solución Propuesta (Cont.)
El sistema utilizará una base de datos que contenga: Clientes Empleados Inventario Ofertas Historial de Ventas
“Video Sales System” (VSS) es un sistema de información distribuído el cual se centra en la automatización de un video club.
Para la creación del sistema se usará SQL y Visual Basic.Net.
Solución Propuesta (Cont.)
El sistema VSS cuenta con cinco sub-sistemas:Mantenimiento de clientes.Mantenimiento de empleados.Mantenimiento de inventario.Mantenimiento de ofertas.Punto de venta.
1Client
Manteniance
2Employee
Manteniance
3Inventory
Manteniance
4Offer
Manteniance
5Point
OfSale
Solución Propuesta (Cont.)
Punto de VentaDeberá estar conectado a la caja
registradora.Tendrá un sistema de rastreo: Pistola
y Código de Barras.Estará capacitado para generar
reportes básicos de ventas e inventario.
Solución Propuesta (Cont.) Diagramas de Relaciones entre Entidades
Seguridad
MstEmployeeOptions
PK,FK1 k_nEmployeeIDPK,FK2 k_nMenuID
MstMenuOptions
PK k_nMenuID
FK1 k_nCompanyID sMenuDescription
MstCompany
PK k_nCompanyID
sCompanyName sAdd1 sAdd2 sZip sPhone
MstEmployee
PK k_nEmployeeID
FK1 k_nCompanyID sFirstName sSecondName sMiddleName sAdd1 sAdd2 sZip sPhone dContractedDate sUserName sPassword sSocialSecurity bRecordStatus sTerminationDate dAddDate dChangeDate dInactiveDate
Security
Solución Propuesta (Cont.)
Inventario
mstActor
PK k_nActorID
sRealActorName sArtisticName dBirthDate
mstProduct
PK k_nProductID
FK2 k_nCompanyIDFK1 k_nActorID sProductName sProductDescription bRecordStatus dAddDate dChangeDate dInactiveDate bNewReleaseFlag nSellingPrice nCost nCategory
productDetail
PK k_nCopyID
FK1 k_nProductID bRentedStatus nQtyOfItems
Inventory
Solución Propuesta (Cont.)
Punto de Venta
TransactionDetail
PK k_nTransactionDetailID
FK2 k_nTransactionIDFK1 k_nCopyID cTransactionAmount bOfferFlag bDelinquencyStatus
mstClient
PK k_nClientID
FK1 k_nCompanyID sFirstName sSecondName sMiddleName sAdd1 sAdd2 sZip sPhone dRecordStatus sLicenseNumber sSocialSecurity dAddDate dChangeDate dInactiveDate
mstSituation
PK k_nSituationID
FK1 k_nTransactionID dSituationDescription
mstOffer
PK k_nOfferID
FK1 k_nCompanyID sOfferName sOfferDescription nDayOfWeek nNumberOfReqTransaction nNumberOfReqTransactionNR bRecordStatus
Transaction
PK k_nTransactionID
FK2,FK3 k_nCompanyIDFK1 k_nClientID k_nEmployeeID dTransactionDate cTransactionTotalFK4 k_nOfferID bTransactiuonStatus
Point of Sale
Solución Propuesta (Cont.)
Interfaz del Usuario El diseño seleccionado para la interface del
sistema permite al usuario seleccionar la base de datos a la cual tiene acceso, de acuerdo a su nivel de seguridad, y ejecutar las opciones disponibles.
La interface está diseñada para proveer una imágen consistente en todas las pantallas.
Diseño de Pantallas