propuesta técnica - osdp
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Av. Elmer Faucett 3462, Callao, Lima, Perú
Calle Los Claveles s/n, Las Praderas de Lurín, Lurín, Perú
(511) 711 4000
Iron Mountain Perú
Servicio de Administración y
Almacenamiento de Medios Magnéticos
El 90% de las
empresas que sufren una
pérdida de datos
importante desaparece
del mercado en dos
años. Cámara de Comercio de Londres
CONTENIDO
1 Preservación de Medios Magnéticos, Ópticos y Fichas
2 Especificaciones Técnicas de la Bóveda
3 Características del Servicio
4 SecureSync® – Software vía Web
5 Alternativas para el Almacenamiento
6 Servicios de Actualización
7 Iron Mountain
SERVICIO DE ADMINISTRACION Y ALMACENAMIENTO DE
MEDIOS MAGNETICOS
1. Preservación De Medios Magnéticos, Ópticos y Microfichas
Uno de los aspectos más importantes para cualquier empresa, es el de garantizar la
preservación de su información estratégica con el fin de asegurar la continuidad del
negocio.
Existen normas internacionales y especificaciones que definen las condiciones
estándar a ser consideradas en cuanto a los criterios de almacenamiento de cada tipo
de medio magnético, y que Iron Mountain Perú pone a su disposición.
A continuación, presentamos los principales puntos a tener en cuenta detallados en las
normas ABNT NB 1334, la ABGII 005-1194 y el National Media Laboratory. Estos
valores indican las condiciones estándar mínimas que una bóveda de almacenamiento
interna o externa debe garantizar, incluyendo el transporte. Este procedimiento es el
descrito en las normas VDMA 24991 y EN1047 que son de aplicación para Bóvedas
de Medios Magnéticos:
Medios Magnéticos Medios Ópticos Microfichas
Temperatura 180C a 200C 120C a 200C 180C a 200C
Humedad 45% a 50% 45% a 50% 25% a 50%
Otras Condiciones:
Protección contra incendio a través de sistemas eficientes y rápidos.
Cuidados con respecto al exceso de partículas en el aire (impurezas) con el fin
de prevenir el deterioro temprano de la materia prima de los medios
magnéticos.
Se recomienda no utilizar embalajes de cartón, evitando así la influencia de la
humedad que queda en el cartón, así como la influencia del dióxido de azufre.
No utilizar estantes de madera que puedan liberar agentes aditivos
perjudiciales para los medios o incluso mantener en su composición un grado
de humedad.
2. Especificaciones Técnicas de la Bóveda
Nuestra bóveda ha sido construida de acuerdo a las más rigurosas normas de
seguridad y preservación de medios magnéticos. Cabe destacar que la Bóveda de Iron
Mountain Perú ha sido diseñada y posee los mismos sistemas con los que se
diseñaron y construyeron más de 100 bóvedas de Iron Mountain en el mundo. Dichas
bóvedas administran y custodian más de 80 millones de medios magnéticos y 50
millones de microfichas. En Estados Unidos nuestra empresa atiende al 80% del
mercado.
Características principales de la bóveda:
BOVEDA DE CONCRETO ARMADO
o Con puerta Blindada y reja de seguridad de acceso único de doble
control
o Antesala con piso “Disipador de Estática”
SISTEMA DE ADMINISTRACION Y GESTION COMPUTARIZADA
o Administración por código de barras
o Estructuras metálicas móviles codificadas
o Acceso remoto a personal autorizado a través del SecureSync
SISTEMA DE ALARMA DE INTRUSION
o Controles de Acceso mediante CCTV con grabación digital
o Acceso físico monitoreado y controlado vía una Central de Alarmas
externalizada
o Detectores de movimiento con sirenas de alta sonoridad
o Sistema de control de accesos en las puertas por lectoras de tarjetas de
proximidad
SISTEMA DE DETECCIÓN TEMPRANA DE INCENDIOS
o Utilización del sistema VESDA®, siguiendo rigurosamente la norma
NFPA 72 (NATIONAL FIRE ALARM CODE), ofreciendo una cobertura
total que permite actuar con bastante anticipación.
SISTEMA DE DETECCION Y EXTINCIÓN DE INCENDIOS
o Detectores de humo iónicos para activación automática del Sistema a
Gas FM-200
o Tanques y sistema de descarga de Gas FM-200 de activación
automática o manual
o Distribución del gas al interior de la bóveda mediante toberas
especiales, cumpliendo con las Normas NFPA-72, NFPA-2001 y GCBA
CONTROL ESTRICTO DE HUMEDAD Y TEMPERATURA
o Sistema de climatización con equipos de aire acondicionado y
deshumidificadores
o Control de temperatura y humedad complementado con sistemas de
medición y grabación histórica.
Detalles
Control de Intrusión (Compuesto de varios niveles de seguridad)
o Contamos con 1 puerta de ingreso a las instalaciones, en donde se
encuentra personal de vigilancia particular las 24 horas del día,
adicionalmente ellos están conectados a su central a través de radios
portátiles, y éstas a su vez, con las principales centrales de alarmas
(policía, bomberos, etc.). Los controles son realizados por empresas
diferentes, logrando así un control dual.
o La bóveda está construida en concreto armado y localizada
independientemente al almacén de custodia de archivos físico, donde
todas las puertas se encuentran controladas electrónicamente desde
una Central de Alarmas externa y monitoreadas las 24 horas, los 365
días del año.
o La bóveda cuenta con una única puerta de ingreso, basada en un doble
ingreso (ambas puertas blindadas y con resistencia al fuego) con doble
clave.
o Fuera del horario de trabajo, la bóveda se encuentra totalmente cerrada
y los contactos magnéticos de las puertas son monitoreados por la
Central de Alarmas ya mencionada.
Climatización de bóveda de Medios Magnéticos
o Incluye cortinas de aire con sensor de puerta para el ingreso a la
bóveda (para evitar las corrientes de aire caliente al abrir la puerta) y
dampers electrónicos para los ductos de retorno (evita electrónicamente
que el aire regrese por las compuertas de salida).
o Se ha considerado una carga térmica de 60,000 BTU/h, cubierta por
varios equipos, los cuales trabajan alternadamente durante el invierno y
simultáneamente en el verano.
o Se realiza adicionalmente el registro de temperaturas con un software
incorporado, que permite manejar información gráfica.
Se tarda 19 días en
volver a escribir 20Mb de
datos perdidos.
Realty Times
Protección contra inundación
La construcción de la bóveda es libre de cañerías e instalaciones sanitarias. No
cuenta con ventanas, la puerta de acceso es hermética.
Sistema de detección temprana contra incendios.
El sistema VESDA es el mejor complemento a los sistemas tradicionales
usados en las bóvedas. El diseño del sistema de detección se ha efectuado
mediante un software provisto por el fabricante VESDA ASPIRE.
Los equipos envían la señal de falla, alerta o fuego a un panel contra incendio
análogo direccional (FCI 7100) el cual transmite esta información a la pantalla
del panel indicando el tipo de alarma y la zona en donde está ocurriendo el
evento. Esto último se puede realizar debido a módulos direccionales
instalados en los equipos de detección y a las estaciones manuales también
direccionales. El panel activa los diferentes equipos de notificación instalados
en los diferentes niveles, tales como las sirenas y luz estroboscópica.
Adicionalmente a ello, el panel del sistema VESDA tiene una salida conectada
al panel de Alarmas con la finalidad de ser monitoreado a distancia por la
empresa de Seguridad Electrónica, al igual que los otros sistemas de alarma.
Extinción de incendios mediante gas FM200
o El FM200 es un gas de
extinción sintético del tipo
HFC a alta presión, que
extingue el fuego de forma
rápida y permanente sin
dañar la capa de ozono.
o La distribución a lo largo de la bóveda se realiza a través de difusores
ubicados de forma horizontal.
o Entre sus características:
Descarga en 10 segundos y completa extinción en menos de 20
segundos. Numerosas pruebas realizadas por diferentes
laboratorios han demostrado que el FM200 extingue la mayoría
de incendios en menos de 10-15 segundos desde el inicio del
proceso de extinción.
Ubicación de los difusores cerca al techo (2 metros de altura).
Sumamente eficaz distribución, al no existir posibilidad de
escape del gas.
o Entre los Beneficios:
No daña los medios magnéticos ni equipos de cómputo
No es perjudicial para el medio ambiente
Resulta inocuo para las personas
Está indicado para la sustitución de las instalaciones de halón
1301 existentes
Sistema de CCTV
o Sistema de circuito cerrado de televisión, el cual cuenta con grabación
digital como característica fundamental.
3. Características del Servicio
Iron Mountain pone a disposición de sus clientes la capacidad de cubrir el 100% de las
contingencias en forma segura las 24 horas del día, los 365 días del año.
Al tercerizar la administración y custodia de los backups con Iron Mountain, su
información será clasificada, ordenada, referenciada y codificada. El servicio incluye el
traslado inicial de dichos backups a nuestra Bóveda.
4. SecureSync® - Software vía Web, en línea y en tiempo real
Iron Mountain pone a disposición del cliente, la posibilidad de gestionar y monitorear la
base de datos que contiene todos los backups en custodia, mediante un sistema
informático con acceso en línea, en una conexión segura, con login y password
asignados por usuario.
SecureSync® es un sistema de última generación desarrollado por Iron Mountain
Corp. en USA para la administración exclusiva de medios magnéticos (backups) y
permite:
Escanear electrónicamente todo movimiento de entrega o recojo en sus
mismas instalaciones.
Administrar por caja (Close Container) o por medio (Open Media) o una
combinación de ambas modalidades, dependiendo la necesidad del cliente.
Trazabilidad en línea del estado real de la caja o medio a través del uso de la
tecnología de código de barras.
Solicitar reportes actualizados de inventario de cajas o cintas, así como el
historial de cada uno de ellos.
5. Alternativas para el Almacenamiento
Open Media - Repositorio Individual o Cintoteca:
En el Transporte, minimiza el riesgo de exposición de la
información guardada en los medios, durante el traslado
(servicio de actualización) ya que sólo se transportará el
medio requerido y no la caja completa. El servicio se
brinda colocando la cinta programada en una “caja de
transporte”, asignada para las cintas del cliente de forma
exclusiva, que no genera costo adicional en la
facturación.
En la Bóveda, las cintas serán colocadas de manera individual e independiente en un
mueble metálico, asegurando e identificando a cada una por una etiqueta con códigos
de barras.
Para el Cliente, mejor control de la rotación de sus medios, debido a que el sistema de
Iron Mountain - Secure Sync® - mantiene el historial de actualización (rotaciones), el
estatus de ubicación del medio y el inventario, todo de forma individual.
Close Container - Caja
En el trasporte, la caja se traslada con precinto de seguridad y este es abierto
únicamente por el usuario autorizado.
En la bóveda, las cajas son guardadas de forma
aleatoria, en estantería metálica y tiene una etiqueta de
código de barras que identificará cada caja.
El cliente administrará exclusivamente el contenido de la
caja pudiendo llevar un control interno de los
movimientos de las cintas que haya realizado en cada
servicio de actualización.
6. Servicios de Actualización
Metodología de entrega y recepción
Las entregas y retiros serán realizados en la dirección que el cliente determine. En
todas las ocasiones, dichas operaciones serán realizadas por personal propio de
nuestra empresa.
Cada vez que se efectúe una entrega o retiro, Iron Mountain solicitará al usuario la
clave de autenticación proporcionada, a fin de dar cumplimiento al protocolo de
seguridad establecido para la realización de este servicio.
El cargo por “manipulación” de medio o caja se especifica en el cuadro de tarifas.
Recursos Logísticos
El transporte de los medios magnéticos será siempre realizado en cajas especiales
y los vehículos de traslado cuentan con cámaras climatizadas especialmente
diseñadas para mantener la cadena de frío o parámetros de temperatura
recomendados, para la preservación del medio.
La caja Iron Mountain tiene una cubierta aislante especialmente diseñada para la
conservación de los backups permitiendo una óptima conservación de las cintas.
6.2. Niveles de Servicio
Traslado Regular
o Previo armado de cronograma, se realizarán de lunes a viernes entre
las 8:30 a.m. y 6:00 p.m. (excepto feriados).
o El tiempo máximo de duración y espera para un servicio será de 20
minutos.
o El máximo de cajas a trasladar simultáneamente es de 3 cajas o 30
medios.
o La actualización de los medios es de responsabilidad exclusiva de EL
CLIENTE.
o La cancelación de la programación de un determinado día deberá
realizarse con 24 horas de anticipación.
Traslado Especial Estándar
Fuera del cronograma, de lunes a viernes, dentro del horario de oficina y se
solicita con un mínimo de 24 horas.
Traslado Especial Crítico
Fuera de horario de oficina, fines de semana y feriados con un tiempo de
respuesta máximo de 3 horas. Se atenderá las 24 horas del día, los 365 días
del año.
6.3. Condiciones generales para los Servicios de Actualización
o Los envíos se pueden realizar a las
direcciones que el cliente determine, previa
autorización por escrito.
o El máximo de cajas (conteniendo cintas) a
trasladar, por viaje, es de 3.
o Los pedidos adicionales regulares así como
las cancelaciones, deben hacerse con 24 horas de anticipación.
o Las consultas y/o pedidos de las cajas podrán realizarse vía fax,
teléfono, e-mail o a través de nuestra página Web previa verificación del
password en el sistema.
Destrucción de Medios
o Los medios almacenados podrán ser destruidos, a solicitud escrita del
cliente.
o Habiendo verificado la autenticación del representante o apoderado,
autorizado para tal fin, Iron Mountain procederá al retiro de los medios o
cajas de la bóveda.
o Para la modalidad Open Media, el registro de salida de los medios se
realizará de manera individual, dando lectura del código de barras y
colocando en estatus de “delivered”. El Acta a emitir detallará el código
de los medios destruidos.
o Para la modalidad Close Container, el registro de salida será a nivel
caja y esta será enviada al cliente, a fin que el usuario autorizado
realice la selección de los medios a destruir y los devuelva a Iron
Mountain con un listado impreso. Iron Mountain procederá a la
validación del listado versus las cintas. Se emitirá una constancia de
destrucción de los medios destruidos.
o En la fecha indicada por Iron Mountain, se procederá a la destrucción
de los medios; este proceso podrá contar con la presencia de un veedor
autorizado.
o La destrucción se realiza de manera mecánica con una máquina que
cuenta con un molino de cinco cuchillas que procesan los medios a una
velocidad de 800 rpm.
o El procesamiento se realiza en la recámara del equipo, dejando las
cintas totalmente destruidos.
o La disposición final de los residuos producto de la destrucción, será
realizada mediante una empresa de Recolección y Transporte de
Residuos sólidos autorizada por DIGESA, la misma que extenderá un
certificado por lo trasportado hacia el relleno sanitario.
7. Acerca De Iron Mountain Inc.
Iron Mountain Inc. establecida en 1951, es la empresa de Administración y
Almacenamiento de Archivos y Medios Magnéticos más importantes del mundo,
extendiendo sus servicios en cuarenta países de los cinco continentes, con una
infraestructura de mas de 1000 almacenes, las cuales permiten administrar mas de
255 millones de pies cúbicos de archivos y cerca de 80 millones de cintas y medios
magnéticos, el mayor volumen de archivos bajo custodia.
Administra archivos de más de 90,000 clientes, pertenecientes a todo tipo de
industrias, de los cuales el 75% son empresas listadas en el Fortune 500.
Iron Mountain Inc., es la empresa Número 1 en el mundo de Administración y Custodia
de Archivos, y se ha establecido en Sudamérica como parte de una estrategia de
crecimiento global, con el objetivo de consolidarse como la empresa líder de la
industria, posición que ocupa en Estados Unidos y Europa desde hace años y que se
consolida en Países del este y América Latina, gracias a su presencia en Chile,
Argentina, Brasil, México y Perú.
Siendo una empresa que cotiza en la Bolsa de Valores de New York (IRM) su
constante preocupación es la optimización en la calidad y en la seguridad, de los
servicios que provee, siendo este altamente tecnificado, cuyos procesos son
permanentemente controlados, auditados y comparados con estándares de calidad
mediante el SafeKeeperPlus®, herramienta exclusiva para el manejo de la
información.
A nivel internacional cabe mencionar los siguientes bancos, aseguradoras y empresas
líderes:
Bancos Empresas Multinacionales Líderes
JP Morgan Chase Shell
Bank of America IBM
CitiGroup Exxon Mobil
Banco ITAU Motorola
Bank of Nova Scotia General Electric
Banco Scotiabank Occidental Petroleum
Banco de Chile Chevron Texaco
Bamerindus do Brasil Deloitte & Touche
Banco Nacional de México Microsoft
HSBC Lokheed Martin
Banco Santander Central Hispano BellSouth
Bank of Tokyo Procter & Gamble/Gillette
Royal Bank Of Canada Unilever
National Bank Of Canada PricewaterhouseCooper
Aseguradoras
Allianz AIG Group
AON Aetna
Iron Mountain Perú
Iron Mountain tomó la decisión de ingresar al mercado Peruano en el año 2000, fecha
en la que adquiere el íntegro de la participación del accionariado de Pierce Leahy
Perú, empresa establecida en 1998.
Esta decisión estratégica se consolida con la adquisición de Central File en el año
2002, empresa peruana con una exitosa trayectoria en el mercado cuyo liderazgo
desde 1990 se manifestó en una gran cartera de prestigiosas empresas a quienes en
la actualidad continúa brindando sus servicios.
Esta decisión estratégica, convierte a Iron Mountain Perú en la mayor empresa del
mercado, reafirmando su liderazgo a nivel mundial, siendo la única empresa con
cobertura en las más importantes plazas de Sudamérica.
Iron Mountain Perú, está ubicado en la Av. Elmer Faucett # 3462, Callao, donde
operan tanto las oficinas como los almacenes, sobre un local de aproximadamente
12,500 metros cuadrados, con almacenes independientes, íntegramente techados y
controlados con sistemas de acceso electrónico, áreas delimitadas para el control de
cada proceso y áreas para la atención al cliente. Cuenta además, con un segundo
almacén ubicado en Lurín de 4,600 mt2, en un terreno de 33,000 mts2.
Todos los servicios y procesos que ofrece Iron Mountain están controlados por un
sistema de gestión denominado SafeKeeperPlus®, lo cual le permite asegurar a sus
clientes un nivel de calidad permanente basado en estándares internacionalmente
aceptados. Este sistema, totalmente automatizado, opera bajo codificación de barras,
sistema que brinda seguridad, confidencialidad y sobre todo el permanente control y
registro de cada uno de los procesos llevado a cabo.
Confidencialidad
Iron Mountain y sus colaboradores mantendrán absoluta confidencialidad en relación a
la información suministrada por El Cliente teniendo el mismo cuidado y celo para
dichos archivos como el cuidado que se esperaría de una compañía con sus propios
documentos.
Referencias Comerciales
Iron Mountain atiende en la actualidad a una cartera de alrededor de 400 empresas
entre las cuales figuran Bancos, AFP´s, Financieras, Supervisoras, Compañías
Farmacéuticas, Laboratorios, Distribuidoras Nacionales y Multinacionales, Editoras,
Empresas Públicas, Estudio de Abogados, Contables, Agentes de Aduanas y de
Carga, Empresas Navieras y Aerolíneas, Supermercados, entre otros.
Por motivos de confidencialidad, las razones sociales de las empresas atendidas no
son presentadas, pero de ser un requisito indispensable, les agradeceremos se sirvan
hacérnoslos saber a fin de efectuar las consultas pertinentes para su divulgación.
Seguros
Iron Mountain cuenta con un seguro que cubre el riesgo de transporte de las cajas
conteniendo los medios de El Cliente, desde sus instalaciones a los almacenes de Iron
Mountain y viceversa, como consecuencia de un accidente o un hecho fortuito
derivado del tránsito propio del transporte. Asimismo, cuenta con una cobertura contra
Todo Riesgo en el local donde se almacenen los medios. La cobertura del seguro es
100% del valor comercial de los medios (reposición de los medios). Si El Cliente
desea almacenar contenidos que sobrepasen dicho límite, deberá tomar un
seguro adicional.
Av. Elmer Faucett 3462, Callao, Lima, Perú
Calle Los Claveles s/n, Las Praderas de Lurín, Lurín, Perú
(511) 711 4000