PropuestaPropuestaTransformación Transformación

Abril 2001Abril 2001

Contenido• Introducción

•Objetivos

•General

•Específicos

•Fases del Proceso de Transformación o Reestructuración

•Recursos Humanos y Tiempo de ejecución del Proyecto

Introducción

•La Escuela de Comunicación Social de la Universidad Central de Venezuela, enmarcada dentro del proceso de transformación, de los ambientes administrativos y académicos de la Universidad, promovido por las autoridades y comunidad universitaria, se ha planteado la necesidad de revisar su actual estructura organizativa, así como el actual diseño curricular de la carrera de Comunicaciòn Social, con el fín de:

• Incorporar al Pensum el estudio y aplicación de las tecnologías de la información y el conocimiento, para lograr una integraciòn en las corrientes de la comunicaciòn en las áreas de la Comunicaciòn Audiovisual, el Periodismo, la Publicidad y las Relaciones Pùblicas, la Comunicación Visual, así como en las otras tècnicas y disciplinas científicas, tanto sociales como humanas, que inciden en el campo de la Comunicaciòn.

• Asumir un proceso de Reestructuración , para introducir cambios en los componentes de su organización tales como:

• Filosofía de Gestión, Procesos Claves, Procedimientos, Productos, Estructura Organizativa, Personal, Sistemas de Información, Tecnología de Información y del Conocimiento y otros componentes

•Diseñar e implantar un nuevo ámbito acadèmico-administrativo para mejorar sus niveles de Eficiencia, eficacia, efectividad y lograr la Transformación Integral de la Escuela de Comunicación Social.

Alcance del Proyecto

Diseñar, Desarrollar e Implantar un sistema de interacción Intranet / Internet para consolidar la Escuela de Comunicación Social de la Universidad Central de Venezuela como la institución vanguardia en los procesos de enseñanza / aprendizaje relacionados con los nuevos enfoques de las Ciencias de la Información en el tratamiento de los hechos y su transformaciòn en información, que le permitan a la comunidad de la Escuela:

• La creación y operación de los sistemas de comunicación humana y sistemas de comunicación colectiva, mediante el análisis de las fuentes, los medios, los contenidos y los efectos de los mensajes comunicacionales y la participación profesional en los procesos de planeamiento, creación y desarrollo de los medios de Comunicación Social en función de satisfacer de manera eficiente y eficaz, las necesidades del ámbito comunicacional del país.

•Desarrollar un profesional que, utilizando la tecnología de la información, alcance una identidad que le permita interactuar con los diferentes medios de comunicación social del país.

El Esquema Virtual como Respuesta

El uso apropiado y exhaustivo de las nuevas Tecnologías de Información y Comunicación (INTERNET/INTRANET) permiten la transformación del proceso enseñanza aprendizaje, llevándolo por etapas, del ambiente físico estático tradicional a un ambiente virtual dinámico integrando nuevos medios (Web, e-mail, Chat) con viejos medios (audio, video,imagen, libro)

Educación a distancia vs Educación distribuida

A Distancia: Distribución de información bajo esquema centralizado usando medios convencionales y entre puntos geográficos específicos, siguiendo un programa de auto-aprendizaje con evaluación controlada (en ocasiones centralizada)

Distribuida: Posibilidades de acceso a conocimiento centralizado o distribuido, usando herramientas de Tecnólogía de Información y Comunicación bajo el esquema de la ubicuidad (independencia de lugar y tiempo), siguiendo un programa de aprendizaje dirigido y auto-evaluado

Elementos Básicos

• Profesor como agente facilitador y orientador• Alumnos como agentes de intercambio y discusión dinámica

• Uso de apoyos didácticos en el proceso:• Tutoriales en CD o Web• Videos• Bases de datos de conocimientos

• Acceso en línea a los contenidos:• “Aula Virtual” en casos semi-presenciales• Acceso remoto vía browser (dial-up) en caso virtual• Combinación de ambos esquemas

II. Objetivos

II.1 General

•Dotar a la Escuela de Comunicación Social de una adecuada Estructura Organizativa académica - administrativa, de un Sistema de Información, de Bases de datos de Información y Conocimiento que constituyen el soporte de contenido evolutivo y creciente sobre el cual se apoya el proceso de transformaciòn y de una plataforma tecnològica, que le den un adecuado soporte a los procesos académicos y administrativos para dar respuesta a los intereses de la Universidad y de la nación de manera eficiente, eficaz y efectiva.

II. Objetivos

II.1 Específicos

•Diseñar, desarrollar e implantar la estructura organizativa acadèmica y administartiva en donde se establezca la visiòn , misiòn y objetivos de la Escuela, así como las funciones de cada unidad o centro de responsabilidad, que la integran.

• Establecer un sistema de información para fortalecer, promocionar e integrar las Cátedras, que facilite el proceso de transformación académica de la Escuela de Comunicación Social

II. Objetivos

II.1 Específicos

• Incorporar los avances de la tecnologìa de la informaciòn como elementos de apoyo a los procesos administrativos y acadèmicos.

•Dotar de una Plataforma tecnológica que incluya el Equipamiento de Hardware, Software y Redes que constituyen el soporte físico del sistema

• Definir el Conjunto de Procesos, Políticas, normativas, reglas y estructuras lógicas que definen el marco y secuencia de interacción humano-informacional que da “vida” al proceso de transformaciòn

Objetivos Específicos

• Desarrollar un sistema de información que permita una mayor interacción del recurso docente a través del uso de la red Intranet / internet de la Escuela.

•Revisar el diseño curricular, para adaptar el Pensum de estudio a las necesidades del mercado laboral ydel paìs.

Fases del Proceso de Reestructuración de la

Escuela de Comunicación Social

Fases del Proceso de Reestructuración de la

Escuela de Comunicación Social

PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO DISEÑODISEÑOAPROBACIÓNAPROBACIÓN

IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN

I. Etapa Planificación

En Esta Fase se presentan todas las condiciones necesarias que permitan a las autoridades de la Escuela de Comunicación Social:• Tomar la decisión de someter la Escuela al proceso de transformación o reestructuración•Determinar su factibilidad mediante la elaboración de un plan•Detectar la necesidad de emprender un cambio organizacional que permita adaptar la estructura académico – administrativa de la Escuela a las demandas internas y externas de la misma.

I Etapa Planificación

Está La Escuela de ComunicaciónSocial de la UCV en sintonía con

las demandas del entorno ?

SI: No se sugieren cambios,se continua con la ejecución de los actuales procesos

NO: Es necesario emprender un proceso de cambio institucional

I Etapa Planificación

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA DECISIÓN DE EMPRENDER UN PROCESO

DE CAMBIO

Factores Internos Factores Externos

• Visión• Misión• Objetivos• Estrategias• Políticas• Cultura• Valores• Estructura• Sistemas• Recursos

• Nuevas tendencias organizativas y gerenciales

• Avances en tecnología de la Información

• Necesidades de cambiar o ajustar el producto institucionalsobre la base de las necesidades de los medios de comunicación y del país en general.

•Cambios en la estructura académica – administrativa de la Facultad de Humanidades y Educación y de la Universidad

Un plan de cambio organizacional o de reestructuración, debe garantizar y propiciar una visión global e integral de la organización y tener una visión estratégica.

LINEAMIENTOS:Designar una comisión conformada por miembros del Consejo de Escuela, autoridades de la Escuela, Representantes estudiantiles ante el Consejo de Escuela, Centro de estudiantes y otros grupos que se sientan representativos de la comunidad.

•La Comisión Interna deberá elaborar un Plan para acometer el proceso de reestructuración, en el cual se identifiquen:

- Objetivos - Estrategias - Procesos - Recursos - Productos

• Someter el Plan a la consideración del Consejo de Escuela, autoridades, representantes estudiantiles y la comunidad en general.

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

• Toma de decisión de las autoridades de la Universidad, de la Facultad de Humanidades y Educación y de la Escuela de Comunicación Social, para dar inicio a un proceso de Cambio Organizacional o de Reestructuración

• Conformación de la Comisión de Reestructuración Interna. • Elaboración del Plan de Reestructuración por parte de la Comisión Interna.

• Presentación ante las autoridades y comunidad de la Escuela del Plan para adelantar el Proceso.

• Resolución de las autoridades aprobando el

proceso de cambio organizacional, transformación

o reestructuración. •Plan para acometer el proceso de cambio organizacional o reestructuración aprobado por las autoridades, el Consejo de Escuela y demás miembros de la Escuela.

PRODUCTOS:

II Etapa Diagnòstico

En esta Fase se procederá a examinar de manera integral la situaciòn actual en la cual se encuentra la Escuela de Comunicaciòn Social para identificar los elementos a nivel de organizaciòn y procesos y obtener un conocimiento claro de la distancia entre el comportamiento actual y el comportamiento deseado.

FASE II: DIAGNÓSTICOFASE II: DIAGNÓSTICO

DÓNDE ESTAMOS?

IDENTIFICAR Y ANALIZAR:• Condiciones Internas• Condiciones Externas

DETERMINAR:• Amenazas y Oportunidades• Debilidades y Fortalezas

OBJETIVO:

Identificar las causas que originan la brecha entre el desempeño real y el deseado, así como , la identificación de las oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas de la Escuela de Comunicación Social

ACTIVIDADES PRINCIPALES• Realizar un análisis amplio, completo y profundo del ambiente en el cual se desenvuelve la organización.• Realizar un análisis organizacional, el cual deberá concretarse a:su filosofía de gestión, sus recursos, sus capacidades, y su cultura.• Realizar un análisis causa- efecto e identificación de las áreas de estudio.• Someter el diagnóstico a un proceso de discusión y validación..

PRODUCTO:Documento contentivo del Diagnóstico de la Escuela

Fase III : Diseño

Fase III : Diseño

OBJETIVO: Diseñar la nueva estructura organizativa académico – administrativa de la Escuela de Comunicación Social, considerando los resultados obtenidos en la fase de diagnóstico

FILOSOFÍA DE GESTIÓNFILOSOFÍA DE GESTIÓN

Definir claramente su filosofía de gestión y en función de la misma procurarse una estructura que le permita cumplir con los propósitos inherentes a su naturaleza, para ello es imprescindible definir con claridad y de forma compartida la visión y la misión, los objetivos,las estrategias y las políticas de la organización.

DISEÑO DE LA NUEVA ESTRUCTURA

• Clarificar el ámbito de competencia de la Escuela de

Comunicación Social• Determinar las capacidades que seguirán siendo

cultivadas y las nuevas que deberán ser desarrolladas.• Diseñar o rediseñar los procesos claves en

concordancia con las competencias y capacidades de

la Escuela de Comunicación Social.• Diseñar los puestos de trabajos.

ATRIBUTOS DE LA NUEVA ORGANIZACIÓN• Sustantividad• Consistencia• Simplicidad• Rapidez• Equilibrio

NUEVOS SISTEMAS:

Redefinir los sistemas en concordancia con la nueva filosofía de gestión, tomando en consideración entre otros, los siguientes aspectos:• Simplificación de trámites y procedimientos administrativos• Estrategia de Sistemas

Sistemas (Objetivos, Alcances, Lineamientos de Diseño)Arquitectura de Datos

• Recursos HumanosPlantilla Ocupacional PropuestaPlanes de Acción

PRODUCTOSPRODUCTOS

GENERACIÓN DEL NUEVO MODELO ORGANIZATIVO, QUE DEBERÁ CONTENER:

Descripción de la nueva filosofía de gestión:• Visión• Misión• Objetivos• Estrategias• Descripción de los valores sobre los cuales se sustenta la nueva cultura organizacional• Descripción y justificación de la nueva estructura

En cuanto a la estructura:• Organigrama general (Actual y Propuesto)

• Organigrama funcional (actual y propuesto)• Objetivos ( Actual y propuesto)• Cuadro comparativo de los cambios (estructura

actual, propuesta y ajustes)

• Estimación del número de personas que

conformarán la organización (según ajuste actual

y propuesto)

En cuanto a las unidades: • Denominación• Misión y objetivos• Organigramas de posición, funcional y

estructural• Cuadro comparativo de los cambios• Recursos asignados

En cuanto a recursos humanos:• Perfiles• Estructura de Cargos (RAC)• Plan de desincorporación de personal Jubilaciones, • Retiro voluntario con carácter selectivo• Eliminación de comisiones de servicio no justificadas,.• Concursos, trabajos de ascenso, año sabático• Transferencias y políticas de personal

Plan de fortalecimiento institucional:

• Plan de simplificación de procedimientos• Plan para el desarrollo de sistemas de

información• Plan para la dotación o repotenciación de la infraestructura tecnológica

• Plan de formación y desarrollo académico,

gerencial , técnico y administrativo

Fase IV : Aprobación

Fase IV : Aprobación

Objetivo:

Someter la propuesta de Transformación o reestructuración a un proceso de validaciòn y aprobaciòn ante los miembros de la comunidad de la Escuela.

Se Ajusta la Propuesta a las demandas de la Comunidad No. Se realizarán los

cambios necesarios

Si. Validará y Aprobará el proceso

Lineamientos

•La propuesta de reestructuración deberá ser discutida y aprobada por el Consejo de Escuela, autoridades y otros miembros y representantes de la comunidad.

Actividades

• Aprobación por parte de la comunidad académica: profesores y estudiantes.

•Aprobación del Consejo de Escuela

•Presentación al Consejo de Facultad

•Presentación al Consejo Universitario.

Productos

• Resolución del Consejo de Escuela sobre la aprobación de la propuesta de reestructuración de los ambientes académicos – administrativo.

Fase V: Implantaciòn

Fase V: Implantaciòn

Objetivo:

En esta Fase, la Escuela de Comunicación Social procederá a instrumentar los cambios propuestos en la Fase de Diseño y aprobados por las autoridades y comunidad de la Escuela.

•Recursos Humanos y Tiempo de ejecución del Proyecto

•Recursos Humanos

Cant. Descripción Días / Horas Total

1 Jefe proyecto 8

Escuela de Comunicación Social