pros pengendalian dokumen 1

8/20/2019 Pros Pengendalian Dokumen 1

http://slidepdf.com/reader/full/pros-pengendalian-dokumen-1 1/14

PEMERINTAH KOTA TANGERANG

DINAS PENDIDIKAN

UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANGJl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118

e-mail : [email protected] Fax. (021) 55794918

NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok POS-WMM-01

Tanggal Berlaku 5 -10-2009

No.Revisi 00

Halaman 1

PENGENDALIAN DOKUMEN

Jabatan Tanda Tangan




DINAS PENDIDIKAN



NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok POS-WMM-01


No.Revisi 00

Halaman 2


1.0

Tujuan:

Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan dalam

mengelola dan mengendalikan dokumen termasuk pemberian nomor sebagai

identifikasi atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu.

2.0

Ruang Lingkup:

Prosedur ini diterapkan atas seluruh dokumen yang berhubungan dengan Sistem

Manajemen Mutu di SMK Negeri 3 Kota Tangerang yang dikendalikan oleh Wakil

Manajemen.




DINAS PENDIDIKAN



NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok POS-WMM-01


No.Revisi 00

Halaman 3


3.4

Dokumen TIDAK DIKENDALIKAN: Dokumen mutu yang jika terjadi perubahan

(revisi), maka Wakil Manajemen tidak

bertanggung jawab untuk menarik seluruh

dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama)

dan tidak harus mendistribusikan kembali

dokumen mutu yang baru (revisi baru);

3.5 Dokumen KADALUWARSA: Dokumen mutu master revisi lama yang sudah tidak

berlaku lagi karena telah diperbaharui dengan




DINAS PENDIDIKAN



NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok POS-WMM-01


No.Revisi 00

Halaman 5


5.2.2 Formulir merupakan Dokumen Internal yang dikendalikan dengan tidak

menggunakan tanggal berlaku, tetapi dikendalikan dengan menggunakan judul.

Checksheet yang dipakai untuk melakukan pemeriksaan tahapan proses

dikategorikan sebagai Formulir.

5.2.3 Wakil Manajemen harus memeriksa Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi

Kerja, Formulir untuk memastikan bahwa keseluruhannya masih berlaku.

5.2.4

Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung

jawab Wakil Manajemen.

5.2.5

Formulir yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Formulir dan




DINAS PENDIDIKAN



NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok POS-WMM-01


No.Revisi 00

Halaman 6


5.4 Tanggung Jawab Dan Wewenang

5.4.1

Setiap personel dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan perubahan

atas dokumen mutu yang sudah ada (dengan menggunakan formulir

Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) yang kemudian diserahkan

kepada personel yang berwenang untuk meninjau dan atau mengesahkannya.

5.4.2 Tanggung jawab dan wewenang dalam mempersiapkan/mengesahkan dokumen

mutu internal adalah sebagai berikut:

J i Dib t Ol h Di ik Ol h Di hk Ol h




DINAS PENDIDIKAN



NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok POS-WMM-01


No.Revisi 00

Halaman 7


5.6 Perubahan Dokumen

5.6.1

Usulan perubahan dokumen mutu yang terjadi dapat berasal dari hasil audit

internal maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan pelanggan, maupun

inisiatif dari personel internal. Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan

dalam formulir Permintaan Tindakan Koreksi.

5.6.2 Setiap perubahan terhadap dokumen mutu harus dicatat dalam Catatan

Perubahan yang menjelaskan perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap

dokumen revisi sebelumnya (misalnya, untuk dokumen dengan revisi 01 maka

riwayat perubahan tersebut menjelaskan perubahan yang terjadi antara revisi

00 dengan revisi 01, demikian juga untuk revisi 02 dengan 01 dan seterusnya).




DINAS PENDIDIKAN



NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok POS-WMM-01


No.Revisi 00

Halaman 8


5.7.2 Identifikasi prosedur mutu, instruksi kerja adalah sebagai berikut:

contoh : PM-WMM – 01 ; IK – WM – 01 – 01

berarti : PM = Prosedur Mutu

IK = Instruksi Kerja

WM = Wakil Manajemen Mutu, sebagai pemilik proses

01 = urutan nomor prosedur di Wakil Manajemen Mutu

01 – 01 = urutan nomor instruksi kerja di Wakil Manajemen Mutu




DINAS PENDIDIKAN



NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok POS-WMM-01


No.Revisi 00

Halaman 9


5.7.3

Kode atau bagian sebagai pemilik/penanggung jawab proses :

No B a g i a n Kode

1 Wakil Manajemen Mutu WMM

2 Kepala Bidang Keahlian KABID

3 Kepala Sub. BagianTU KASUBAG

4 Waka Kurikulum -

5 Waka Hubungan Masyarakat WAKA HUMAS

6 W k S WAKASARPRAS



No. Revisi 00

Bagian : Form. 01 dok

DAFTAR INDUK

DOKUMEN INTERNAL

No Judul DokumenNomor/Tempat

DokumenNo. Revisi

Tanggal

Berlaku



No. Revisi 00

Bagian : Form. 02 dok

DAFTAR INDUK

DOKUMEN EKSTERNAL

No Judul DokumenTempat

Penyimpanan

Bagian atau fungsi

pemakai



No. Revisi 00

BAGIAN : Form 03 dok

DAFTAR INDUK

FORMULIR

No Judul Formulir Nomor FormulirNo.

Revisi

Bagian atau

fungsi pemakai



No. Revisi 01

BAGIAN : WMM Form 04 dok

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN INTERNAL

Jenis Dokumen : Judul Dokumen : Nomor Dokumen :

Hard Copy PROSEDUR MUTU TINDAKAN KOREKSI PM-WMM-05

No Penerima

Rev 00 Rev 01 Rev 02 Rev 04 Rev 05

Tgl. : Tgl. : Tgl. : Tgl. : Tgl. :

pros pengendalian dokumen 1

Documents