prosedur kualiti umum - · pdf fileprosedur kualiti umum no. keluaran : 1 jpbd.sel/pu/06...
TRANSCRIPT
Untitled
PROSEDUR KUALITI UMUM
TINDAKAN PENCEGAHAN
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
1. 4. 08
1
Asal
NO. KELUARAN : 1
TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM
NO. KELUARAN : 1
JPBD.Sel./PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN
TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08
MUKA SURAT : 1 / 6
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan tindakan pencegahan dirancang dan
dilaksanakan bagi mencegah sebarang ketidakpatuhan yang berpotensi berlaku
ke atas Sistem Pengurusan Kualiti supaya masalah yang sama tidak berulang.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pihak Pengurusan JPBD Selangor semasa
merancang dan mengambil langkah-langkah pencegahan ketika berhadapan
dengan keadaan yang memungkin berlakunya ketidakpatuhan atau kepincangan
dalam Sistem Pengurusan Kualiti.
PROSEDUR KUALITI UMUM
NO. KELUARAN : 1
JPBD.Sel/PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN
TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08
MUKA SURAT : 2 / 6
3.0 PERINCIAN DOKUMEN
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan
Rekod Kualiti
P
WP/TWP/KAD/
PAD
WP/TWP/KAD
Kenalpasti Tindakan Pencegahan
1. Arahkan WP/TWP/KAD mengumpulkan dan kenal pasti semua maklumat berkaitan kepincangan dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti yang terkandung dalam: a. Maklumbalas pelanggan b. Laporan Keseluruhan Audit Dalaman c. Laporan Tindakan Pembetulan yang diterima
daripada PP/KB(P) melalui perbincangan dan borang maklumbalas pelanggan
d. Isu-isu dan cadangan penambahbaikan dari PP/KB(P) yang dibangkitkan dalam Mesyuarat Pengurusan dan MKSP.
2. Bincangkan dengan PP/KB(P) untuk
mendapatkan cadangan tindakan pencegahan dengan mengenalpasti punca ketidakpatuhan yang berpotensi untuk berlaku .
3. Cadangan mekanisme:-
a. Sekiranya tidak sesuai, bincang untuk mendapatkan cadangan baru. Kaji semula mekanisme tindakan pencegahan dan pelan pencegahan yang sesuai
b. Jika sesuai kemukakan dokumen cadangan mekanisme tindakan pencegahan
c. Dapatkan pengesahan/ Kelulusan dari P ke atas pelan pencegahan yang disediakan.
d. Kemukakan cadangan penambahbaikan, pemantauan serta pelan pencegahan kepada Pengarah
Laporan Audit Minit MKSP
PROSEDUR KUALITI UMUM
NO. KELUARAN : 1
JPBD(S)/PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN
TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08
MUKA SURAT : 3 / 6
3.0 PERINCIAN DOKUMEN (Sambungan)
Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan
Rekod Kualiti
P
TWP
TWP/KAD
TWP/KAD
WP
WP/TWP
WP
4. Terima dan teliti cadangan yang dikemukakan
serta bincang dengan WP/TWP ,jika perlu 5. Laksanakan Tindakan Pencegahan mengikut
unit-unit yang terlibat. 6. Sediakan laporan setiap tindakan pencegahan
yang dilaksanakan. 7. Serahkan laporan Tindakan Pencegahan
kepada WP 8. Bentangkan laporan Tindakan Pencegahan
dalam MKSP 9. Rekodkan setiap tindakan pencegahan diambil. 10. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang
telah dilaksanakan untuk melihat keberkesanan tindakan pencegahan tersebut.
Laporan Tindakan
Pencegahan
PROSEDUR KUALITI UMUM
NO. KELUARAN : 1
JPBD.Sel./PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN
TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08
MUKA SURAT : 4 / 6
4.0 LAMPIRAN
4.1 Carta Alir
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
WP/TWP/KAD/PAD
WP/TWP/KAD
WP/TWP/KAD
WP/TWP
WP/TWP
WP
WP/TWP
WP/TWP
Bincang Tindakan Pencegahan
Kenalpasti maklumat kepincangan
Cadangan Mekanisme
Terima dan teliti cadangan
Laksanakan Tindakan
Tamat
Mula
Serah Laporan Tindakan Pencegahan
Kaji Semula Tindakan Pencegahan
PROSEDUR KUALITI UMUM
NO. KELUARAN : 1
JPBD.Sel./PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN
TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08
MUKA SURAT : 5 / 6
4.2 Glosari
i. Ketakakuran Kawalan terhadap produk/perkhidmatan yang tidak lengkap dan tidak memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan.
ii. Audit Dalaman Suatu tindakan yang dijalankan oleh Pasukan Audit Kualiti Dalaman yang dilantik oleh Pihak Pengurusan bagi mengesahkan verifekasi ke atas aktiviti bahagian yang diaudit dijalankan secara berkesan, menepati perancangan dan mempunyai sistem kualiti.
iii. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Satu mesyuarat oleh jawatankuasa ditubuhkan oleh JPBD Sel. Yang dianggotai oleh ;
Pengarah - Pengerusi Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Ketua-ketua Unit Ketua Audit Dalaman Bahagian Pentadbiran - Urusetia
4.3 Singkatan
i P : Pengarah ii. KAD : Ketua Audit Dalaman iii. PAD : Pasukan Audit Dalaman iv. MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan v. WP : Wakil Pengurusan vi. TWP : Timbalan Wakil Pengurusan vii. BP : Bahagian Pengurusan
PROSEDUR KUALITI UMUM
NO. KELUARAN : 1
JPBD.Sel./PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN
TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08
MUKA SURAT : 6 / 6
4.4 Dokumen Rujukan
-
4.5 Rekod Kualiti
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan
i. Laporan Audit 5 tahun ii. Laporan Tindakan Pencegahan Bilik Fail BP 5 tahun iii. Minit MKSP 5 tahun