prosedur pelantikan pensyarah guru …reg.upm.edu.my/eiso/docs/20121031154524upm.sok.bum.p002...skop...

16
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002 Halaman: 1/16 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR Tarikh: 05/06/2012 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan menerangkan cara pelantikan staf tetap bagi jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa serta Tutor di Universiti Putra Malaysia. 2.0 SKOP Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan, penawaran dan penerimaan staf tetap bagi jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa serta Tutor di Universiti Putra Malaysia. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen 1. P.U. (A) 1 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 2. - Buku Panduan Perkhidmatan UPM 3. - Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik Universiti Putra Malaysia 4. SOK/BUM/GP03/ SARINGAN Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan 5. SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI Garis Panduan Lapor Diri BIL. Pekeliling JPA 6. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2002- Senarai Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan Dalam Urusan Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam 7. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2002- Panduan Pertukaran Pelantikan 8. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2008- Senarai Tambahan Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke

Upload: others

Post on 29-Jan-2020

13 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 1/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan menerangkan cara pelantikan staf tetap bagi jawatan

Pensyarah dan Guru Bahasa serta Tutor di Universiti Putra Malaysia. 2.0 SKOP Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga,

pemilihan, penawaran dan penerimaan staf tetap bagi jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa serta Tutor di Universiti Putra Malaysia.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen

1. P.U. (A) 1 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012

2. - Buku Panduan Perkhidmatan UPM

3. - Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik Universiti Putra Malaysia

4. SOK/BUM/GP03/

SARINGAN Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan

5. SOK/BUM/GP03/LAPOR

DIRI Garis Panduan Lapor Diri

BIL. Pekeliling JPA

6. -

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2002- Senarai Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan Dalam Urusan Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam

7. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2002- Panduan Pertukaran Pelantikan

8. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2008- Senarai Tambahan Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 2: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 2/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen

Dalam Perkhidmatan Awam

9. -

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2010- Perubahan Perbekalan Kenaikan Pangkat Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti, Pensyarah Perubatan, Pensyarah Pergigian Dan Pensyarah UiTM

10. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 20 Tahun 2009- Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam

11. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2010 – bayaran Insentif Akademik Pensyarah Perubatan di Institusi Pengajian Tinggi Awam

Bil. Surat Pekeliling JPA

12. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2004- Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan

13. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 2005- Pindaan Imbuhan Tetap Khidmat Awam Gred 41 Dan 42 Serta Gred 44

14. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2006- Pemanjangan Bantuan Sara Hidup

15. -

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2007- Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ph.D Bagi Maksud Lantikan ke Dalam Perkhidmatan Awam

16. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 16 Tahun 2007- Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan

17. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007- Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal

18. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 18 Tahun 2008- Pindaan Kadar Bayaran Insentif Pakar

19. -

JPA. BK (S) 173/9/3. Jld.2 (24) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2011 – Dasar dan Prosedur Pelepasan Jawatan dan Peletakan Jawatan

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 3: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 3/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen

Bil. Pekeliling Pendaftar

20. - Minit Mesyuarat JKP/JPU/LPU

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN KPTM : Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

LPU : Lembaga Pengarah Universiti JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti

JKP (GURU/PROF) : Jawatakuasa Pemilih (Guru/Profesor) PTJ : Pusat Tanggungjawab KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab KB : Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar KS : Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar SU JKP : Setiausaha Mesyuarat JKP (Guru)

PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ PT (P/O) PEND : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar UPM : Universiti Putra Malaysia

WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB

Pendaftar, Ketua Bahagian dan Ketua Pusat Tanggungjawab bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan semasa proses pengiklanan, permohonan, saringan, temu duga, pemilihan, penawaran dan penerimaan staf tetap Pensyarah dan Guru Bahasa serta Tutor di Universiti Putra Malaysia.

Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 4: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 4/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

6.0 CARTA ALIR

MULA

Sediakan Keperluan jawatan

Terima permohonan

Hantar Permohonan Ke PTJ

Saring Di PTJ

Terima & semak Borang

PTJ Lengkapkan Borang

Laksanakan Mesyuarat JKP (Guru/ Prof.)

DapatkanKelulusan JPU/LPU

Lengkap?

Lulus?

Keluarkan Surat Tawaran

KeluarkanSurat Dukacita

Maklumkan Keputusan

Penangguhan

Lapor Diri di PTJ

TAMAT

Ya

YaYa

Tidak

Ya

Tidak

Diluluskan?

Mohon Penangguhan?

Tidak

Terima Tawaran?

Ya

Tidak

Berjaya?

Sahkan lapor Diri di Pejabat Pendaftar

Tidak

Ya

Tidak

Buat saringan

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.11

7.12

7.13

7.15

7.10

7.14

7.16

7.17

7.19

7.20

7.22

7.21

7.23

Luluskan Penangguhan

7.18

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 5: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 5/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

7.0 PROSES TERPERINCI

TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

7.1 Mula

7.2 Sediakan Keperluan Jawatan 7.2.1 Sediakan keperluan jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa

bertaraf tetap serta Tutor berdasarkan bidang yang diperlukan.

KPTJ

7.3 Terima Permohonan 7.3.1 Terima permohonan dari calon melalui Borang

Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01).

7.3.2 Jika terima permohonan dari calon melalui Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/ BR03/JAWATAN 01) di PTJ, terus ke langkah 7.7

PT (P/O) PEND

KPTJ

7.4 Buat Saring 7.4.1 Saring dan asingkan permohonan mengikut kelayakan dan

bidang yang ditetapkan dengan merujuk Skim Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa dan Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN) dalam tempoh 14 (empat Belas) hari dari tarikh terima permohonan yang lengkap.

PT (P/O) PEND/ KPTJ

7.5 Berjaya? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.6 7.5.2 Jika tidak, tamat.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 6: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 6/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

7.6 Hantar Permohonan Ke PTJ 7.6.1 Hantar surat dan Borang Permohonan beserta dengan

Borang Pengambilan Perancangan Tugas Akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS) untuk mendapatkan ulasan Dekan dan Senarai Semak Permohonan Tenaga Akademik Pelantikan Bharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK).

7.6.2 Dapatkan Ulasan Dekan dalam tempoh 60 (enam puluh) hari dari tarikh surat dikeluarkan.

PT (P/O) PEND

7.7 Saring di PTJ

7.7.1 Saring dan asingkan permohonan mengikut kelayakan dan bidang yang ditetapkan dengan merujuk Skim Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa dan Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN).

7.7.2 Pilih calon yang memenuhi bidang dan keperluan.

7.7.3 Hantar senarai nama calon yang terpilih beserta borang permohonan, borang pengambilan perancangan tugas akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS) dan ulasan Dekan serta Senarai Semak Permohonan Tenaga Akademik Pelantikan Bharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK) ke Pejabat Pendaftar selewat-lewatnya 60 (enam puluh) hari selepas menerima borang permohonan.

7.7.4 Hantar senarai nama penilai luar seramai lima (5) orang yang masih sah tempoh pelantikan (bagi jawatan Profesor).

7.7.5 Hantar surat makluman calon gagal saringan dan salinkan

kepada Pejabat Pendaftar.

KPTJ

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 7: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 7/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

7.8 Terima dan Semak Borang

7.8.1 Terima borang permohonan beserta dengan Borang

Pengambilan Perancangan Tugas Akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS), Senarai Semak Permohonan Tenagan Akademik Pelantikan Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK) dan ulasan dekan dari PTJ.

7.8.2 Semak dokumen dan pastikan permohonan adalah lengkap.

7.8.3 Dapatkan maklumbalas dari PTJ sekiranya tidak menerima

kembali borang permohonan dalam tempoh yang ditetapkan.

7.8.4 Hantar Borang Penilaian kepada lima orang Penilai Luar

(OPR/BUM/BR03/Laporan 01) kepada lima (5) orang Penilai Luar

7.8.5 Dapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) laporan Penilai

sebelum permohonan di bawa ke mesyuarat JKP Profesor (bagi jawatan Profesor).

PT (P/O) PEND

7.9 Lengkap? 7.9.1 Jika ya ikut langkah 7.11 7.9.2 Jika tidak ikut langkah 7.10

PT (P/O) PEND

7.10 PTJ Lengkapkan Borang 7.10.1 Mohon PTJ untuk melengkapkan dokumen dan hantar ke Pejabat Pendaftar selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja.

PT (P/O) PEND/ PT (P/O) PTJ

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 8: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 8/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

7.11 Laksanakan Mesyuarat JKP (Guru/Prof.) 7.11.1 Sediakan senarai calon untuk dibawa ke Mesyuarat JKP

(Guru).

7.11.2 Aturkan Mesyuarat JKP(Guru) dan maklumkan kepada ahli JKP(Guru) selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan calon selain dari fakulti tersenarai.

7.11.3 Edarkan fail mesyuarat kepada ahli JKP(Guru) selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan atau perubahan calon, dokumen diedarkan sehari sebelum atau semasa mesyuarat. 7.11.4 Sediakan Catatan Keputusan Mesyuarat JKP (Guru) (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP)

PT (P/O) PEND

SU JKP

7.12 Dapatkan Kelulusan JPU/LPU 7.12.1 Sediakan Kertas Kelulusan JPU bagi memperakukan keputusan mesyuarat JKP (Guru) dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh pengesahan. 7.12.2 Sediakan Kertas Kelulusan LPU bagi memperakukan keputusan JKP (Prof.) dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh pengesahan.

PT (P/O) PEND

KB

7.13 Lulus? 7.13.1 Jika ya, ikut langkah 7.15 7.13.2 Jika tidak, ikut langkah 7.14

7.14 Keluarkan Surat Tidak Berjaya 7.14.1 Keluarkan surat kepada calon yang tidak berjaya.

PT (P/O) PEND

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 9: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 9/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

7.15 Keluarkan Surat Tawaran 7.15.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya dalam

tempoh 12 (dua belas) hari bekerja dari tarikh terima petikan minit JPU.

PT (P/O) PEND

7.16 Terima Tawaran? 7.16.1 Jika ya, ikut langkah 7.17

7.16.2 Jika tidak, proses tamat

7.17 Mohon Penangguhan? 7.17.1 Jika ya, ikut langkah 7.18

7.17.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21

7.18 Luluskan Penagguhan 7.18.1 Maklumkan permohonan penangguhan calon melapordiri

kepada Pendaftar dan dapatkan keputusan kelulusan penangguhan dari PTJ.

PT (P/O) PEND

7.19 Diluluskan? 7.19.1 Jika ya, ikut langkah 7.20

7.19.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21

7.20 Maklumkan Keputusan Penangguhan 7.20.1 Maklumkan keputusan permohonan penangguhan kepada

calon.

PT (P/O) PEND

7.21 Lapor Diri di PTJ 7.21.1 Lapor diri di PTJ berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan

dari tarikh surat tawaran dikeluarkan atau sehari selepas tarikh tamat tempoh penangguhan lapor diri dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri (SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI).

CALON/ PT (P/O) PTJ

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 10: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 10/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

7.22 Sahkan Lapor Diri di Pejabat Pendaftar 7.22.1 Sahkan lapor diri calon dengan merujuk kepada Garis

Panduan Lapor Diri SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI).

7.22.2 Jika tiada permohonan penangguhan dan calon tidak melapor diri selepas tempoh yang ditetapkan, batalkan tawaran pelantikan.

PT(P/O) PEND

7.23 Tamat

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 11: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 11/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/PEND/500-1/3 Keperluan Perjawatan PTJ

Surat-menyurat berkaitan permohonan jawatan PTJ

PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan

1 Tahun

Pendaftar

2. UPM/PEND/500-1/1 Perancangan Perjawatan Tahunan UPM- Keperluan Jawatan

Surat-surat berkaitan mesyuarat perjawatan

Surat-menyurat ke KPTM

Kelulusan Perjawatan dari KPTM

Salinan Waran Perjawatan dari Perbendaharaan.

PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan

3 Tahun

Pendaftar

3. UPM/PEND/500-1/8/1 Jadual Temu Duga Staf Bukan Akademik

PT (P/O) KB

Seksyen Pelantikan

1 Tahun

Pendaftar

4. UPM/PEND/500-1/5 Pangkalan data Permohonan Jawatan (SPJonline)

PT (P/O) KB

Seksyen Pelantikan

1 Tahun

Pendaftar

5. UPM/PEND/500-1/7 Senarai Saringan Calon

PT (P/O) KS

Seksyen Pelantikan

1 Tahun

Pendaftar

6. UPM/PEND/500-1/4 Pengiklanan Jawatan

PT (P/O) KS

Seksyen Pelantikan

2 Tahun

Pendaftar

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 12: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 12/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

7. UPM/PEND/1.7.1 Permohonan Jawatan (Akademik)

Surat penghantaran Borang Permohonan Jawatan Akademik ke Fakulti

Surat dan senarai calon yang dipilih/tidak dipilih daripada Dekan

Surat permohonan minta dokumen lengkap dari calon

Surat panggilan temuduga

PT (P/O) KS Seksyen Pelantikan

1 Tahun

Pendaftar

8. UPM/PEND/1.7.2 Permohonan Jawatan (Pengurusan dan Profesional)

Surat menyurat berkaitan permohonan

Senarai calon

Surat panggilan temuduga

PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan

2 Tahun

Pendaftar

9. UPM/PEND/500-1/10 Surat tawaran jawatan (Pengurusan dan Profesional)

PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan

2 Tahun

Pendaftar

10. UPM/PEND/500-1/13 Penangguhan Lapor Diri

Surat permohonan penangguhan lapor diri

Surat meminta ulasan/kelulusan Pendaftar

Surat jawapan daripada Pendaftar

Surat jawapan penangguhan kepada calon

PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan

1 Tahun

Pendaftar D

OKUMEN T

IDAK T

ERKAWAL

Page 13: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 13/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

11. UPM/PEND/500-1/9 Mesyuarat J/K Pemilih (Guru)

Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih (Guru)

Surat panggilan mesyuarat kepada Dekan Fakulti

PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan

1 Tahun

Pendaftar

12. UPM/PEND/500-1/9/3 Minit Mesyuarat J/K Pemilih (Pengurusan dan Profesional dan Akademik)

PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan

2 Tahun

Pendaftar

13. UPM/PEND/500-1/14/3 Petikan Minit Mesyuarat J/K Pemilih (Profesor/Pendaftar /Bendahari dan Ketua Pustakawan)

PT (P/O) PT

Seksyen Pelantikan

2 Tahun

Pendaftar

14. UPM/PEND/500-1/14/4 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (Pengurusan dan Profesional)

PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan

1 Tahun

Pendaftar

15. UPM/PEND/500-1/14/5 Petikan minit Mesyuarat LPU (Pelantikan)

PT (P/O) PT

Seksyen Pelantikan

2 Tahun

Pendaftar

16. UPM/PEND/500-1/12/3 Surat Makluman Calon Tidak Berjaya

Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (Guru Bahasa & Tutor)

PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan

1 Tahun

Pendaftar

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 14: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 14/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

17. UPM/No. Staf Fail Peribadi Pegawai (No. Staf)

Borang Akuan (SOK/BUM/BR03/AKUAN 01) yang telah dilengkapkan

Borang Butir-butir Perkhidmatan Yang Lepas Dengan Badan-badan Awam/Swasta) (SOK/BUM/BR03/BUTIR) yang telah dilengkapkan

Pemberitahuan Alamat Mengikut Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib Dan Suraj )2000 (Akta 605) (SOK/BUM/BR03/ALAMAT) yang telah dilengkapkan

Borang Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (SOK/BUM/BR03/AKUAN 02) yang telah dilengkapkan

Surat Penerimaan Lantikan (SOK/BUM/BR03/LANTIKAN) yang telah dilengkapkan

Borang Ikrar Perkhidmatan Awam Malaysia (SOK/BUM/BR03/IKRAR) yang telah dilengkapkan

Borang Pengesahan Lapor Diri Mula Bertugas (SOK/BUM/BR03/LAPOR) yang telah dilengkapkan

Laporan Pemeriksaan Kesihatan (SOK/BUM/BR03/LPK) yang telah dilengkapkan

Borang Maklumat Mengenai Pegawai Lantikan Baru (SOK/BUM/BR03/ MAKLUMAT) yang telah dilengkapkan

Surat Aku Janji

PT (P/O) KS

Bilik Fail Pejabat Pendaftar

Sehingga tamat perkhidmatan

Pendaftar

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 15: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 15/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon Proses temuduga (PEND/BUM/BR03/ TEMUDUGA) yang telah dilengkapkan

18. UPM/PEND/500-1/6 Kriteria Saringan Pelantikan

Petikan minit mesyuarat pihak pengurusan universiti

Dokumen lain yang berkaitan

PT (P/O) KS Seksyen Pelantikan

2 Tahun

Pendaftar

19. - Borang Pengambilan dan Perancangan Tugas Pegawai Akademik (PEND/BUM/BR03/TUGAS) yang telah dilengkapkan

PT (P/O) KS Seksyen Pelantikan

1 Tahun

Pendaftar

20. - Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BR03/JAWATAN 01) yang telah dilengkapkan

PT (P/O) KS Seksyen Pelantikan

6 bulan selepas surat tawaran calon yang berjaya dikeluarkan

Pendaftar

21. - Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon ProsesTemuduga (SOK/BUM/BR01/TEMU DUGA) yang telah dilengkapkan (calon yang tidak berjaya)

PT (P/O) KS Seksyen Pelantikan

1 Tahun

Pendaftar

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

Page 16: PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121031154524UPM.SOK.BUM.P002...Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan,

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 16/16

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR

Tarikh: 05/06/2012

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disemak Oleh

Disahkan Oleh Tarikh

Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan KB WP 03/01/2011

02 01 SOK-BUM

5/2011

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke-

229

KB, Pengurusan

Sumber Manusia

WP 22/08/2011

02 02 SOK-BUM 06/2012

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke-

232

KB, Pengurusan

Sumber Manusia

WP 05/06/2012

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL