prosedur pelantikan secara kontrak pensyarah, …reg.upm.edu.my/eiso/portal/dok_huraian...
TRANSCRIPT
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 1/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
1.0 TUJUAN SKOP
Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan cara pelantikan Staf Kontrak Pensyarah, Guru Bahasa dan Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM di Universiti Putra Malaysia. Prosedur ini merangkumi semua proses permohonan jawatan, saringan, pemilihan, penawaran dan penerimaan Staf Kontrak Pensyarah, Guru Bahasa dan Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM di Universiti Putra Malaysia.
2.0 SKOP TANGGUNGJAWAB
Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
3.0 TANGGUNGJAWAB DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
P.U. (A) 1 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat
dan Penamatan Perkhidmatan) 2012
SOK/BUM/GP03/SARINGAN Garis Panduan Membuat Saringan
SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI Garis Panduan Lapor Diri
- Maklumat Skim Perkhidmatan 1 Julai 2016
Pekeliling JPA
Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 8 Tahun 2002
Senarai Kelayakan yang Diiktiraf oleh Kerajaan yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam
Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 1 Tahun 2008
Senarai Tambahan Kelayakan yang Diiktiraf oleh Kerajaan yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2008
Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service)
Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 20 Tahun 2009
Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2010
Perubahan Perbekalan Kenaikan Pangkat Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti, Pensyarah Perubatan, Pensyarah Pergigian dan Pensyarah UiTM
Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 8 Tahun 2010
Bayaran Insentif Akademik Pensyarah Perubatan di Institusi
Pengajian Tinggi Awam
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 36 Tahun 2013
- Penambahbaikan Jadual Gaji Minimum - Maksimum Gred 1 Hingga Gred 54 di bawah Sistem Saraan
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 2/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
Malaysia
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2016
Rasionalisasi Skim Perkhidmatan bagi Perkhidmatan Awam Persekutuan di awah Sistem Saraan Malaysia
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2016
Pindaan Skim Perkhidmatan Pensyarah Perubatan dan Pensyarah Pergigian
Surat Pekeliling JPA
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2004
Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan
Surat Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 9 Tahun 2005
Pindaan Imbuhan Tetap Khidmat Awam Gred 41 dan 42 serta Gred
44
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2006
Pemanjangan Bantuan Sara Hidup
Surat Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 8 Tahun 2007
Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ph.D bagi Maksud Lantikan ke dalam Perkhidmatan Awam
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 16 Tahun 2007
Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007
Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2008
Penurunan Kuasa Menimbang Pelantikan Secara Kontrak oleh
Institusi Pengajian Tinggi Awam
Surat Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 14 Tahun 2008
Pelanjutan Had Umur Maksimum Pelantikan Secara Kontrak bagi Pegawai Warganegara (Bukan Pesara) dan Bukan Warganegara
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 18 Tahun 2008
- Pindaan Kadar Bayaran Insentif Pakar
- Pindaan : Lampiran C8, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 adalah dipinda
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 13 Tahun 2009
Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ijazah Doktor Falsafah (Ph.D) bagi Maksud Pelantikan ke Perkhidmatan Awam
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2010
Pindaan Kepada Lampiran A – Senarai Skim- Skim Perkhidmatan yang Memperuntukan Syarat Lantikan di Peringkat Ijazah Sarjana dan/atau Ijazah Doktor Falsafah (Ph.D)
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2013
Pindaan Syarat Pemberian Opsyen Skim Perkhidmatan Pensyarah Perubatan dan Pensyarah Pergigian di Bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2012
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2013
Pindaan Syarat Pemberian Opsyen Skim Perkhidmatan Pensyarah Perubatan Dan Pensyarah Pergigian di bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2012
Surat Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 1
Tahun 2014
- Perubahan Penetapan Gaji Permulaan Berikutan dan Penambahbaikan Skim Perkhidmatan Tahun 2013
- Penambahbaikan Jadual Gaji Minimum - Maksimum di bawah Sistem Saraan Malaysia
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 3/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2016
Penambahbaikan Kemudahan bagi Pegawai Lantikan Kontrak (Contract Of Service) dalam Perkhidmatan Awam
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2016
Kelayakan Sijil Matrikulasi Kementerian Pendidikan Malaysia bagi Tujuan Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam
4.0 DOKUMEN RUJUKAN TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
JKP : Jawatankuasa Pemilih
JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti
KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia
KBPSM : Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
KP TNC (P/I) : Ketua Pentadbiran, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan/ Inovasi)
KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab
LPU : Lembaga Pengarah Universiti
PT (P/O) PEND : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar
PT (P/O) TNC (P/I) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan/ Inovasi)
PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab
PTJ : Pusat Tanggungjawab
SU JKP : Setiausaha Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Guru/Profesor/Penyelidik)
SPDA : Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM
UPM : Universiti Putra Malaysia
WP : Wakil Pengurusan
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 4/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
6.0 5.0 PROSES TERPERINCI
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
KPTJ
5.2
Kenalpasti keperluan jawatan berdasarkan kekosongan, keperluan semasa dan maklumat berikut: (a) Jenis Skim Perkhidmatan; (b) Nama dan Gred Jawatan; (c) Bilangan jawatan; (d) Kategori jawatan; (e) Bidang/Pengkhususan; (f) Penempatan; dan (g) Tempoh pelantikan yang diperlukan; dan (h) Jenis Peruntukan (Pengurusan/Tabung
Amanah).
Minit Mesyuarat JKP/LPU
KPTJ
5.3 (a) Kenalpasti syarat pelantikan merujuk Skim Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa, Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2008 – Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service), Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM, Pekeliling Pendaftar Bil. 1 Tahun 2012 – Garis Panduan Lantikan Secara Kontrak Untuk Perkhidmatan Akademik (GPKPA) dan Garis Panduan Lantikan Secara Kontrak Untuk Pegawai Eksekutif (GPKPPE) dan Garis Panduan Membuat Saringan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN).
(b) Buat proses pemilihan calon yang berkelayakan.
(c) Menyemak dan melengkapkan dokumen berikut:
(i) Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/BR03/ JAWATAN 01);
(ii) Borang Permohonan Felo Pasca Doktoral Application Form of Post-Doctoral Fellow (PU/PY/BR41/PERSONELR&D);
(iii) Borang Permohonan Felo Perunding Application Form of Consultant Fellow (PU/PY/BR42/PERSONELR&D);
(iv) Senarai Semak Permohonan Pelantikan Baharu/Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/ Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK);
Pekeliling Perkhidmatan Bil.
2 Tahun 2008 - Dasar dan
Prosedur Pelantikan Secara
Kontrak (Contract
of Service)
Garis Panduan Membuat Saringan
(SOK/BUM/GP03/SARINGAN)
Surat Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 2 Tahun 2016
Penambahbaikan Kemudahan Bagi Pegawai Lantikan Kontrak (Contract of Services) Dan Perkhidmatan
Awam
5.1 Mula
5.2 Kenalpasti Keperluan Jawatan
5.3 Laksanakan Proses Pemilihan Calon
A
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 5/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
(v) Senarai Semak Permohonan Lantikan Secara Kontrak Perkhidmatan Akademik Dalaman Pelantikan Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK DALAMAN);
(vi) Borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan Tenaga Akademik (SOK/BUM/BR03/LNPTA) (bagi Pembaharuan Perkhidmatan) kecuali bagi Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik (SPDA);
(vii) Key Performance Indicator (KPI) dan Curriculum Vitae (CV); dan
(viii) Ringkasan Penyelidikan, Penerbitan dan Penyeliaan Pelajar (format boleh didapati di laman web SPK).
(d) Pastikan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan melebihi 80% bagi tiga (3) tahun terakhir sebelum permohonan (bagi pembaharuan perkhidmatan).
(e) Hantar nama lima (5) orang penilai luar yang masih sah tempoh pelantikan (untuk menilai calon bukan Profesor memohon jawatan Profesor).
(f) Hantar permohonan pembaharuan perkhidmatan ke Pejabat Pendaftar dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tarikh tamat tempoh kontrak semasa.
5.4
(a) Jika ya, ikut langkah 5.6. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.5.
5.5 (a) Jika ya, ikut langkah 5.7 (b) Jika tidak, ikut langkah 5.9.
PT(P/O) PTJ
5.6 Majukan permohonan ke Pejabat Pendaftar bagi jawatan SPDA (Pembantu Pengajar).
5.4 SPDA Pembantu Pengajar
Tidak
Ya
Tidak
B Ya
5.6 Majukan
Permohonan ke Pejabat Pendaftar
5.5 DA (Pasca Doktoral, Felo Penyelidikan
dan Felo Perundingan)?
A
c
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 6/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
KPTJ
5.7 Majukan Permohonan ke Pejabat Timbalan Naib Cancelor (Penyelidikan dan Inovasi) bagi jawatan:
(a) Felo Perunding;
(b) Felo Penyelidik; dan
(c) Pasca Doktoral.
5.8 Terima permohonan baharu/pembaharuan perkhidmatan dari PTJ. Semak dan pastikan semua dokumen lengkap.
5.9 (a) Jika ya, ikut langkah 5.11. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.10
PT(P/O)
TNC (P/I) 5.10 (a) Maklumkan kepada PTJ untuk melengkapkan
dokumen dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh permohonan dikembalikan.
(b) Ulang semula langkah 5.9.
PT(P/O)
TNC (P/I) 5.11 Sediakan senarai calon bagi jawatan Felo
Perunding, Felo Penyelidik dan Pasca Doktoral untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Penyelidikan).
PT (P/O)
TNC (P/I) 5.12 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar bagi
jawatan: (a) Profesor; (b) Profesor Madya; (c) Pensyarah;
(d) Guru Bahasa; (e) Sarjana Tamu; Pengajar Khas (f) Tenaga Pelawat; (g) Kursi; dan (h) Tenaga Adjung. (i) Felo Pengajar; (j) Profesor Pelawat; (k) Felo Perunding; (l) Profesor Adjung; dan (m) Kursi
5.7 Majukan kepada Urusetia Jawatankuasa Pemilih Yang
Berkenaan
5.8 Terima Permohonan Baharu/Pembaharuan Perkhidmatan dari PTJ
C
5.9 Lengkap
Tidak
5.10 PTJ Lengkapkan Dokumen
Ya
5.11 Laksanakan Mesyuarat JKP (Penyelidikan)
5.12 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar
B
D
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 7/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
KPTJ
PT(P/O) PEND 5.13 Terima permohonan baharu/pembaharuan perkhidmatan dari PTJ. Semak dan pastikan semua dokumen lengkap.
PT(P/O) PEND
5.14
5.15
(a) Jika ya, ikut langkah 5.16. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.15.
(a) Maklumkan kepada PTJ untuk melengkapkan dokumen dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh permohonan dikembalikan.
(b) Ulang semula langkah 5.14.
5.16 (a) Jika ya, ikut langkah 5.17 (b) Jika tidak, ikut langkah 5.18
PT(P/O) PEND/ PT(P/O)
TNC(P/I)/ PT(P/O)
TNC(JINM)
5.17 (a) Hantar Borang Penilaian (OPR/BUM/BR03/ LAPORAN 01) kepada lima (5) orang Penilai Luar.
(b) Dapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) laporan dari penilai luar untuk pertimbangan JKP (Profesor) sebelum permohonan dibawa ke mesyuarat JKP Profesor (bagi jawatan Profesor).
PT (P/O) PEND 5.18 (a) Sediakan senarai calon bagi Jawatan Profesor Madya, Pensyarah, Guru Bahasa, Pengajar Khas, Sarjana Tamu, Tenaga Pelawat dan Tenaga Adjung Felo Pengajar, Profesor Pelawat, Felo Perunding dan Profesor Adjung untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Guru).
(b) Aturkan mesyuarat JKP (Guru) dan maklumkan kepada ahli JKP (Guru) selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan calon selain dari fakulti tersenarai.
5.13 Terima Permohonan Baharu/Lanjutan dari PTJ
5.14 Lengkap
Tidak
5.15 PTJ Lengkapkan Dokumen
Ya
5.17 Dapatkan Laporan Penilai Luar
5.18 Laksanakan Mesyuarat JKP
(Guru/Profesor)
5.16 Bukan Profesor kepada
Profesor?
Ya
Tidak
D
E
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 8/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
(c) Edarkan fail mesyuarat kepada ahli JKP (Guru) selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja
sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan atau perubahan calon, dokumen diedarkan sehari sebelum atau semasa mesyuarat.
(d) Sediakan senarai calon bagi Jawatan
Profesor dan Kursi untuk dibawa ke
Mesyuarat JKP (Profesor).
(e ) Sediakan Catatan Keputusan Mesyuarat
JKP(Guru)(SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP)
dan minit mesyuarat untuk JKP (Profesor),
JKP (Penyelidikan) dan JKP Fakulti.
KP TNC (P/I)/ KP TNC (JINM) KB
5.19 Sediakan Kertas Cadangan untuk mendapatkan kelulusan kecuali bagi jawatan Pembantu Pengajar: (a) Naib Canselor bagi keputusan yang
diperakukan oleh JKP (Guru, Penyelidikan); dan
(b) LPU bagi keputusan yang diperakukan oleh JKP (Profesor).
Minit Mesyuarat JKP/LPU
PT(P/O) PEND
5.20
5.21
(a) Jika ya, ikut langkah 5.22. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.21. (a) Keluarkan surat makluman kepada calon tidak
berjaya. (b) Proses tamat.
PT(P/O) PEND 5.22 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya.
5.23 (a) Jika ya, ikut langkah 5.24. (b) Jika tidak, proses tamat.
5.24 (a) Jika ya, ikut langkah 5.25. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.27.
5.19 Dapatkan Kelulusan Perakuan Mesyuarat Naib
Canselor/LPU
5.20 Lulus?
Ya
5.22 Keluarkan Surat Tawaran
5.23 Terima Tawaran?
5.24 Penangguhan ?
5.21 Maklumkan keputusan
kepada calon
E
Tidak
F
Tidak
Ya
H G
Ya
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 9/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
PT(P/O) PEND
5.25
Dapatkan kelulusan penangguhan daripada Ketua PTJ/ Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
PT(P/O) PEND 5.26 Keluarkan keputusan penangguhan kepada pemohon.
5.27 (a) Jika ya, ikut langkah 5.29. (b) Jika tidak, ikut langkah 5.28.
PT(P/O) PEND
6.28 Hantar dokumen berkaitan ke Pusat Antarabangsa (Putra International) untuk permohonan visa dan pass.
Calon/ PT (P/O) PTJ
6.29 Lapor diri di PTJ berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh surat tawaran dikeluarkan dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri (SOK/BUM/GP03/ LAPOR DIRI).
Garis Panduan Lapor Diri
(SOK/BUM/GP03/ LAPORDIRI)
PT(P/O) PEND
6.30 (a) Sahkan lapor diri calon dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri.
(b) Jika tiada permohonan penangguhan atau calon tidak melapor diri selepas tempoh yang ditetapkan, tawaran pelantikan adalah terbatal.
Tidak
5.25 Dapatkan Keputusan Penangguhan
5.26 Maklumkan Keputusan
5.27 Warganegara?
5.28 Proses Permohonan Visa dan Pass
5.29 Lapor Diri di PTJ
5.30 Sahkan Lapor Diri di Pejabat Pendaftar
F
5.31 Tamat
Ya
G
H
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 10/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
7.0 6.0 REKOD
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM/No. Staf Fail Peribadi Pegawai (No. Staf)
Salinan Surat Tawaran
Borang Permohonan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01)
Senarai Semak Permohonan Tenaga Akademik Skim JPA Pelantikan Baharu/Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK JPA)
Pemberitahuan Alamat Mengikut Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surat) 2000 (Akta 605) (SOK/BUM/BR03/ALAMAT) yang telah dilengkapkan
Borang Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (SOK/BUM/BR03/AKUAN/02) yang telah dilengkapkan
Surat Penerimaan Lantikan (SOK/BUM/BR03/LANTIKAN) yang telah dilengkapkan
Borang Pemeriksaan Kesihatan (SOK/BUM/BR03/PK) yang telah dilengkapkan
Borang Maklumat Mengenai Pegawai Lantikan Baharu (SOK/BUM/BR03/MAKLUMAT) yang telah dilengkapkan
PT (P/O) PEND Pegawai Rekod Jabatan, Pegawai
Tadbir Jabatan dan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan,
Pembantu Tadbir Jabatan.
Bilik Fail
20 tahun setelah
Bersara Wajib
Bersara Pilihan
Meninggal dunia
Bertukar tempat kerja
Nota : Rekod
Perkhidmatan disimpan kekal.
Ketua Pengarah
Arkib Negara
Malaysia
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 11/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
Borang Pengambilan dan Perancangan Tugas Pegawai Akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS)
Borang Cadangan Indeks Prestasi Utama Jawatan Akademik (Kontrak) (SOK/BUM/BR03/KPI)
Laporan Nilaian Prestasi Tenaga Akademik (SOK/BUM/BR03/LNPTA)
8.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan
Disemak
Dilulus/ diluluskan
semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu
persijilan
KB
WP
03/01/2011
02
01
SOK-BUM
6/2011
Mesyuarat Pengurusan
Pejabat Pendaftar Kali Ke-229
KB,
Pengurusan Sumber Manusia
WP
22/08/2011
02
02
SOK-BUM 06/2012
Mesyuarat Pengurusan
Pejabat Pendaftar kali Ke-232
KB,
Pengurusan Sumber Manusia
WP
05/06/2012
02
03
SOK-BUM 12/2012
Mesyuarat Pengurusan
Pejabat Pendaftar kali Ke-235
KB,
Pengurusan Sumber Manusia
WP
30/11/2012
02
04
SOK-BUM 08/2013
Mesyuarat Pengurusan Pejabat
Pendaftar Secara Edaran 8/11/2013
KB, Pengurusan
Sumber Manusia
WP
15/11/2013
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 12/12
No. Semakan: 09 10
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA
DAN GARIS PANDUAN LANTIKAN SECARA KONTRAK UNTUK
PERKHIDMATAN AKADEMIK (GPKPA)
Tarikh: 24/04/2018 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
02
05
SOK
(BUM) 2/2015
Mesyuarat Pengurusan
Pejabat Pendaftar kali Ke-245
KB, Pengurusan
Sumber Manusia
WP
05/06/2015
02
06
SOK(BUM)
2/2015
Mesyuarat Pengurusan
Pejabat Pendaftar Secara Edaran 17/6/2016
TPKD
TWP
01/07/2016
02
07
SOK(BUM)
5/2016
Mesyuarat Pengurusan
Pejabat Pendaftar Secara Edaran 28/11/2016
TPKD PP
TWP PP
13/01/2017
02
08
SOK(BUM)
1/2017
Mesyuarat Pengurusan
Pejabat Pendaftar Secara Edaran 26/09/2017
TPKD PP
TWP PP
13/10/2017
02 09 SOK(BUM) 1/2018
Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Secara Edaran
/04/2018
TPKD PP
TWP PP
24/04/2018
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
Document Code: UPM/SOK/BUM/P004
Page: 1/10
Review No.: 10
Issue No.: 02
CONTRACT OF SERVICE PROCEDURES OF LECTURER, LANGUAGE TEACHER,
AND CONTRACT OF SERVICE GUIDELINES FOR ACADEMIC SERVICES
(GPKPA)
Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS” In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
1.0 SCOPE
This procedure includes all processes of post application, screening, selection, offering and acceptance of Contract Staff Lecturer, Language Teacher, and UPM Academic Internal Services Scheme at Universiti Putra Malaysia.
2.0 RESPONSIBILITY
Vice Chancellor, Management Representative and Deputy Management Representative are responsible to ensure that this procedure is implemented. Those who are involved need to follow this procedure.
3.0 REFERENCE DOCUMENT
Document Code Title of Document
P.U. (A) 1
Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan
Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012
SOK/BUM/GP03/SARINGAN Guideline for Screening
SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI Guideline for Report for Duty
- Service Scheme Information, 1 July 2016
Pekeliling JPA
Service Circulars No. 8, 2002
Senarai Kelayakan yang Diiktiraf oleh Kerajaan yang Perlu
Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke dalam Perkhidmatan
Awam
Service Circulars Bill. 1 of 2008
Senarai Tambahan Kelayakan yang Diiktiraf oleh Kerajaan
yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke dalam
Perkhidmatan Awam
Service Circulars Bill. 2 of 2008 Policy and Procedure of Contract Appointment (Contract of
Service)
Service Circulars Bill. 20 of 2009 Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam
Service Circulars Bill. 15, 2010 Perubahan Perbekalan Kenaikan Pangkat Skim Perkhidmatan
Pensyarah Universiti, Pensyarah Perubatan, Pensyarah
Pergigian dan Pensyarah UiTM
Service Circulars Bill. 8, 2010 Bayaran Insentif Akademik Pensyarah Perubatan di
Institusi Pengajian Tinggi Awam
Service Circular No. 36 of 2013 - Penambahbaikan Jadual Gaji Minimum
- Maksimum Gred 1 Hingga Gred 54 di bawah Sistem Saraan
Malaysia
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
Document Code: UPM/SOK/BUM/P004
Page: 2/10
Review No.: 10
Issue No.: 02
CONTRACT OF SERVICE PROCEDURES OF LECTURER, LANGUAGE TEACHER,
AND CONTRACT OF SERVICE GUIDELINES FOR ACADEMIC SERVICES
(GPKPA)
Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS” In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Document Code Title of Document
Service Circular Number 1 Year 2016 Rasionalisasi Skim Perkhidmatan bagi Perkhidmatan Awam
Persekutuan di Bawah Sistem Saraan Malaysia
Service Circular No. 13 of 2016 Pindaan Skim Perkhidmatan Pensyarah Perubatan dan
Pensyarah Pergigian
Surat Pekeliling JPA
Service Circular Letter No. 4 of 2004 Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan
Service Circular Letter No. 9, 2005 Pindaan Imbuhan Tetap Khidmat Awam Gred 41 dan 42
serta Gred 44
Service Circular Letter No. 7, 2006 Pemanjangan Bantuan Sara Hidup
Service Circular Letter No. 8, 2007 Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ph.D
bagi Maksud Lantikan ke dalam Perkhidmatan Awam
Service Circular Letter No. 16, 2007 Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan
Service Circular Letter No. 17, 2007 Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal
Service Circular Letter No. 3 of 2008 Penurunan Kuasa Menimbang Pelantikan Secara Kontrak oleh
Institusi Pengajian Tinggi Awam
Service Circular Letter No. 14 of 2008 Pelanjutan Had Umur Maksimum Pelantikan Secara Kontrak
bagi Pegawai Warganegara (Bukan Pesara) dan Bukan
Warganegara
Service Circular Letter No. 18, 2008 - Pindaan Kadar Bayaran Insentif Pakar
- Pindaan : Lampiran C8, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4
Tahun 2002 adalah dipinda
Service Circular Letter No. 13 of 2009 Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ijazah Doktor
Falsafah (Ph.D) bagi Maksud Pelantikan ke Perkhidmatan
Awam
Service Circular Letter No. 7 of 2010 Pindaan Kepada Lampiran A – Senarai Skim – Skim
Perkhidmatan yang Memperuntukan Syarat Lantikan di
Peringkat Ijazah Sarjana dan/atau Ijazah Doktor Falsafah (Ph.D)
Service Circular Letter No. 1 of 2013 Pindaan Syarat Pemberian Opsyen Skim Perkhidmatan
Pensyarah Perubatan dan Pensyarah Pergigian di Bawah
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2012
Service Circular Letter No. 1st of 2013 Pindaan Syarat Pemberian Opsyen Skim Perkhidmatan
Pensyarah Perubatan Dan Pensyarah Pergigian di bawah
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2012
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
Document Code: UPM/SOK/BUM/P004
Page: 3/10
Review No.: 10
Issue No.: 02
CONTRACT OF SERVICE PROCEDURES OF LECTURER, LANGUAGE TEACHER,
AND CONTRACT OF SERVICE GUIDELINES FOR ACADEMIC SERVICES
(GPKPA)
Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS” In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Document Code Title of Document
Service Circular Letter Number 1 Year
2014
Perubahan Penetapan Gaji Permulaan Berikutan dan
Penambahbaikan Skim Perkhidmatan Tahun 2013 dan
Penambahbaikan Jadual Gaji Minimum - Maksimum di bawah
Sistem Saraan Malaysia
Service Circular Letter Number 2 Year
2016
Penambahbaikan Kemudahan bagi Pegawai Lantikan Kontrak
(Contract Of Service) dalam Perkhidmatan Awam
Service Circular Letter Number 3 Year
2016
Kelayakan Sijil Matrikulasi Kementerian Pendidikan Malaysia
bagi Tujuan Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam
4.0 TERMINOLOGIES AND ACRONYMS
JPA : Public Service Department
JKP : Selection Committee
JPU : University Management Committee
KPM : Ministry of Education
KBPSM : Head of Human Resource Management Division
KP TNC (P/I) : Head of Office the Deputy Vice Chancellor (Research & Innovation)
KPTJ : Head of Responsibility Centre
LPU : University Board of Directors
PT (P/O) PEND : Administrative Assistant of Registrar Office
PT (P/O) TNC (P/I) : Administrative Assistant of Office the Deputy Vice Chancellor (Research & Innovation)
PT (P/O) PTJ : Administrative Assistant of Responsibility Centre
PTJ : Responsibility Centre
SU JKP : Secretary of Selection Committee Meeting (Teacher/ Professor/Research)
SPDA : UPM Academic Internal Services Scheme
UPM : Universiti Putra Malaysia
WP : Management Representative
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
Document Code: UPM/SOK/BUM/P004
Page: 4/10
Review No.: 10
Issue No.: 02
CONTRACT OF SERVICE PROCEDURES OF LECTURER, LANGUAGE TEACHER,
AND CONTRACT OF SERVICE GUIDELINES FOR ACADEMIC SERVICES
(GPKPA)
Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS” In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
5.0 DETAILED PROCESSES
Responsibility Flow chart Details Record/ Reference
documents
KPTJ
5.2
Identifying post needs based on vacancies, current needs and the following information: (a) Types of Services Scheme; (b) Name and Grade of Post; (c) Number of post; (d) Post category; (e) Field/Major; (f) Placement; and (g) Appointment duration that is required; and (h) Allocation Types (Management/Trust Fund).
Minutes of meeting JKP/LPU
KPTJ
5.3 (a) Identifying appointment condition based on effective JPA Services Scheme, Services Circular No. 2 Year 2008 - Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service), Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM, Pekeliling Pendaftar Bil. 1 Tahun 2012 – Garis Panduan Lantikan Secara Kontrak Untuk Perkhidmatan Akademik (GPKPA) dan Garis Panduan Lantikan Secara Kontrak Untuk Pegawai Eksekutif (GPKPPE) dan Garis Panduan Membuat Saringan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN).
(b) Do selection process for qualified candidates. (c) Reviewing and completing the following
documents:
(i) Application Form of Management and Professional Group Post (SOK/BUM/ BR03/ JAWATAN 01);
(ii) Application Form of Post-Doctoral Fellow (PU/PY/BR41/PERSONELR&D);
(iii) Checklist of New Appointment Application/Renewal of Services (Permanent/Contract) (SOK/BUM/ SS03/TENAGA AKADEMIK);
(iv) Checklist of New Appointment Application/Renewal for Internal Academic Service (Contract) (SOK/BUM/ SS03/TENAGA AKADEMIK DALAMAN);
(v) Appointment Form and Task Planning of Academic Officer (SOK/BUM/BR03/ TUGAS);
Service Circular Nol.
2 Year 2008 - Pol icy and Procedure of
Contract Appointment
(Contract of Service)
Screening Guidelines
(SOK/BUM/GP03/ SARINGAN)
Services Circular
Letter Number 2 Year
2016
Penambahbaikan Kemudahan Bagi Pegawai Lantikan Kontrak (Contract of Services) Dan Perkhidmatan
Awam
5.1 Start
5.2 Identify Post Needs
5.3 Implement Candidate Selection
Process
A
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
Document Code: UPM/SOK/BUM/P004
Page: 5/10
Review No.: 10
Issue No.: 02
CONTRACT OF SERVICE PROCEDURES OF LECTURER, LANGUAGE TEACHER,
AND CONTRACT OF SERVICE GUIDELINES FOR ACADEMIC SERVICES
(GPKPA)
Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS” In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibility Flow chart Details Record/ Reference
documents
(vi) Yearly Valuation Report Form for Academic Staff (SOK/BUM/BR03/LNPTA) (for Renewal of Services) except for UPM Internal Academic Services Scheme (SPDA);
(vii) Key Performance Indicator (KPI) and Curriculum Vitae (CV); and
(viii) Summary of Research, Publication and Student Supervision (format can be retrieved at SPK website).
(d) Ensure Yearly Evaluation Report is over 80% for the last three (3) years before application (for renewal of services).
(e) Send the names of five (5) external assessors who are still under validated term of appointment (to evaluate non-Professor candidate applying for post of Professor).
(f) Send renewal of services to Registrar Office within six (6) months before expiry date of current contract.
5.4
(a) If yes, follow step 5.6. (b) If no, follow step 5.5.
5.5 (a) If yes, follow step 5.7 (b) If no, follow step 5.9.
PT(P/O) PTJ
5.6 Forward Application to Registrar Office for SPDA post (Teaching Assistant).
5.4 SPDA Teaching Assistant
No
B
Yes
5.6 Forward Application to
Registrar Office
5.5 DA (Post-doctoral,
Research Fellow and
Consultation Fellow)?
?
A
Yes
No
C
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
Document Code: UPM/SOK/BUM/P004
Page: 6/10
Review No.: 10
Issue No.: 02
CONTRACT OF SERVICE PROCEDURES OF LECTURER, LANGUAGE TEACHER,
AND CONTRACT OF SERVICE GUIDELINES FOR ACADEMIC SERVICES
(GPKPA)
Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS” In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibility Flow chart Details Record/ Reference
documents
KPTJ
5.7 Forward application to Office of Deputy Vice
Chancellor (Research and Innovation) for posts:
(a) Research Fellow; and
(b) Post-Doctoral.
PT(P/O)
TNC (P/I) 5.8 Accept new application/renewal of services from
PTJ. Check and make sure all documents are completed.
5.9 (a) If yes, follow step 5.11. (b) If no, follow step 5.10
PT(P/O) TNC (P/I)
5.10 (a) Inform PTJ to complete the documents within 14 working days from application return date.
(b) Repeat step 5.9.
PT (P/O)
TNC (P/I) 5.11 Prepare candidate list for Research Fellow, and
Post-Doctoral posts to be brought to JKP Meeting (Research).
KPTJ
5.12 Forward Application to Registrar Office for posts: (a) Professor; (b) Associate Professor; (c) Lecturer;
(d) Language Teacher; (e) Teaching Fellow; (f) Visiting Professor; (g) Consultation Fellow; (h) Adjung Professor; and (i) Kursi
5.7 Forward to the Concerned Elector Committee
5.8 Accept New Application/Renewal of
Services from PTJ
5.9 Completed
No
5.10 PTJ completes documents
Yes
5.11 Conduct JKP Meeting (Research)
5.12 Forward Application to Registrar Office
C
B
D
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
Document Code: UPM/SOK/BUM/P004
Page: 7/10
Review No.: 10
Issue No.: 02
CONTRACT OF SERVICE PROCEDURES OF LECTURER, LANGUAGE TEACHER,
AND CONTRACT OF SERVICE GUIDELINES FOR ACADEMIC SERVICES
(GPKPA)
Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS” In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibility Flow chart Details Record/ Reference
documents
PT(P/O) PEND 5.13 Accept new application/renewal of services from PTJ. Check and make sure all documents are completed.
PT(P/O) PEND
5.14
5.15
(a) If yes, follow step 5.16. (b) If no, follow step 5.15.
(a) Inform PTJ to complete the documents within 14 working days from application return date.
(b) Repeat step 5.14.
6.16 (a) If yes, follow step 5.17 (b) If no, follow step 5.18
PT(P/O) PEND/ PT(P/O)
TNC(P/I)/ PT(P/O)
TNC(JINM)
6.17 (a) Send Evaluation Form (OPR/BUM/BR03/ LAPORAN 01) to five (5) External Assessors.
(b) Get at least three (3) reports from external assessors before the application to be brought to JKP Professor meeting (for post of Professor).
PT(P/O) PEND 5.18 (a) Prepare list of candidates for Associate Professor, Lecturer, Language Teacher, Teaching Fellow, Visiting Professor, Consultation Fellow and Adjung Professor to be brought to JKP Meeting (Teacher).
(b) Organize JKP Meeting (Teacher) and inform JKP members (Teacher) at least five (5) days before meeting date except if there is any addition of candidate aside from listed faculties.
(c) Prepare list of candidates for Professor and Kursi posts to be brought to JKP Meeting (Professor).
(d) Prepare JKP Meeting Results’ Note (Teacher) (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP) and minutes of meetings for JKP (Professor), JKP (Research) and JKP Faculty.
5.13 Accept new application/ extension from PTJ
5.14 Completed?
No
5.15 PTJ completes documents
Yes
5.17 Get External Assesor’s Report
5.18 Conduct JKP Meeting (Teacher/Professor)
5.16 Non-professor to professor?
Yes
No
D
E
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
Document Code: UPM/SOK/BUM/P004
Page: 8/10
Review No.: 10
Issue No.: 02
CONTRACT OF SERVICE PROCEDURES OF LECTURER, LANGUAGE TEACHER,
AND CONTRACT OF SERVICE GUIDELINES FOR ACADEMIC SERVICES
(GPKPA)
Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS” In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibility Flow chart Details Record/ Reference
documents
KP TNC (P/I)/ KP TNC (JINM)
KB
5.19 Prepare proposal to get approval except for Teaching Assistant post: (a) Vice Chancellor for approved result by JKP
(Teacher, Research); and (b) LPU for approved result by JKP (Professor).
Minutes of meetings JKP/LPU
5.20
(a) If yes, follow step 5.22. (b) If no, follow step 5.21.
PT(P/O) PEND 5.21 (a) Issue notification letter to unsuccessful
candidates. (a) (b) Process ends.
PT(P/O) PEND 5.22 Issue offer letter to successful candidates.
5.23 (a) If yes, follow step 5.24. (b) If no, process ends.
5.24 (a) If yes, follow step 5.25. (b) If no, follow step 5.27.
5.19 Get Approval of Vice Chancellor Declaration
Meeting/LPU
5.20 Approved?
Yes
5.22 Issue Offer Letter
5.23 Accept offer?
No
5.24 Postponement?
Yes
No
5.21 Inform results to
candidates
Yes
No
G
H
F
E
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
Document Code: UPM/SOK/BUM/P004
Page: 9/10
Review No.: 10
Issue No.: 02
CONTRACT OF SERVICE PROCEDURES OF LECTURER, LANGUAGE TEACHER,
AND CONTRACT OF SERVICE GUIDELINES FOR ACADEMIC SERVICES
(GPKPA)
Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS” In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibility Flow chart Details Record/ Reference
documents
PT(P/O) PEND
5.25
Get approval of postponement from Head of PTJ/ Head of Human Resource Management Division.
PT(P/O) PEND 5.26 Issue result of postponement to applicants.
5.27 (a) If yes, follow step 5.29. (b) If no, follow step 5.28.
PT(P/O) PEND
5.28 Send related documents to Putra International for visa and pass applications.
Candidate/ PT (P/O) PTJ
5.29 Report for duty at designated PTJ within one (1) month from the date of issued offer letter by referring to the Report for Duty Guidelines (SOK/BUM/GP03/ LAPOR DIRI).
Report for Duty
Guidelines (SOK/BUM/GP03/
LAPORDIRI)
PT(P/O) PEND
5.30 (a) Verify candidate reporting for duty by referring to the report for Duty Guidelines.
(b) If there is no postponement application or candidate does not report for duty after the given time period, offer of appointment is considered void.
No
5.25 Get Postponement Result
5.26 Inform Result
5.27 Citizen?
5.28 Process Visa and Pass applications
5.29 Report for Duty at PTJ
5.30 Verify Reporting for Duty at Registrar Office
5.31 End
Yes
F
H
G
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
Document Code: UPM/SOK/BUM/P004
Page: 10/10
Review No.: 10
Issue No.: 02
CONTRACT OF SERVICE PROCEDURES OF LECTURER, LANGUAGE TEACHER,
AND CONTRACT OF SERVICE GUIDELINES FOR ACADEMIC SERVICES
(GPKPA)
Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS” In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
6.0 RECORD
No File Codes, Title of Files and Record List
Responsibility of Collecting
and Filing
Responsibility of
Maintenance
Place and Storage Duration
Authority to
Dispose
1. UPM/Staff No. Officer Personal File (Staff No.)
Copy of Offer Letter
Application Form of Management and Professional Group (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01)
Application Checklist of Academic Staff JPA Scheme for new appointment/ Renewal of Services (Permanent/Contract) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK JPA)
Notification of Address According to Act of Statutory Bodies (Discipline and Letter) 2000 (605 Act) (SOK/BUM/BR03/ALAMAT) that has been completed.
Declaration Form to be signed by Civil Servants related to Official Secret Act, 1972 (SOK/BUM/BR03/AKUAN/02) that has been completed.
Acceptance of Appointment Letter (SOK/BUM/BR03/LANTIKAN) that has been completed
Medical examination Form (SOK/BUM/BR03/PK) that has been completed.
Information Form about Newly Appointed Officer (SOK/BUM/BR03/MAKLUMAT) that has been completed.
Intake Form and Planning Task of Academic Officer (SOK/BUM/BR03/TUGAS)
Index Suggestion Form on Academic Post Main Achievement Achievement (Contract) (SOK/BUM/BR03/KPI)
Evaluation Report of Academic Staff Achievement (SOK/BUM/BR03/LNPTA)
PT (P/O) PEND
Administrative Officer of
Record Department
and Administrative
Assistant of Record
Department
File Room
20 years after
Compulsory Retirement
Retired Options
Died
Changed Workplace
Notes :
Service record saved
permanent.
Head Director
of Arkib
Negara Malaysia
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 1/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
1.0 TUJUAN SKOP Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara proses pengurusan cuti pekerja. Prosedur ini merangkumi semua permohonan, penerimaan dan kelulusan Cuti yang merangkumi kategori berikut: i. Cuti Kerana Perkhidmatan (CKP) ii. Cuti Atas Sebab Perubatan (CSP) iii. Cuti Tidak Berekod (CTB), dan iv. Cuti-cuti Lain (CCL) Cuti Kerana Perkhidmatan (CKP), Cuti Atas Sebab Perubatan (CSP), Cuti Tidak Berekod (CTB), dan Cuti-cuti Lain (CCL).
2.0 SKOP TANGGUNGJAWAB
Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
3.0 TANGGUNGJAWAB DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
Perintah-Perintah Am (Bab C) Cuti
Perintah-Perintah Am (Bab G) Waktu Bekerja dan Lebih Masa
- e-Panduan Kemudahan Cuti
Pekeliling JPA
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003 dan Bilangan 18 2008
Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) dan Peningkatan Maksimum cuti Rehat dan Cuti Rehat Khas yang Boleh Dikumpul Untuk Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) Kepada 150 Hari
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2004
Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) kepada Pegawai Yang Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP)
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2006
Pindaan Peraturan Berkaitan Sijil Sakit Swasta Untuk Tujuan Kemudahan Cuti Sakit
Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 15 Tahun 2014 Kemudahan Cuti Menjaga Anak
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 11 Tahun 2015
Kadar Kelayakan Kemudahan Cuti Rehat Tahunan Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 2/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2016
Dasar Baharu Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikuti Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus di Dalam atau di Luar Negeri
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 11 Tahun 2016
Kemudahan Cuti Kuarantin
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2017
Kemudahan Cuti Umrah
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2017
Penambahbaikan Waktu Bekerja Berperingkat (WBB) Di Universiti Putra Malaysia
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2017
Pelaksanaan Kebenaran Pulang Awal Satu Jam Kepada Pegawai Wanita Mengandung
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 11 Tahun 2017
Kemudahan Cuti Bersalin Pegawai Perkhidmatan Awam
Surat Pekeliling JPA
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 11 Tahun 1980
Cuti Tidak Berekod Bagi Pegawai-Pegawai Kerajaan Yang Dipilih Untuk Mengambil Bahagian Dalam Sukan-Sukan Perwakilan
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2007
Penjelasan Mengenai Perkara Perkhidmatan Dalam Melaksanakan Pemberian Kemudahan Cuti Menjaga Anak
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2017
Kebenaran Gantian Cuti Rehat Melebihi 150 Hari Digunakan Sebagai Cuti Rehat Pada Tahun Persaraan
Surat Edaran JPA
Surat Edaran: JPA(S)223/8/3 Klt.15 (9) bth 21 Oktober 2010
Penambahbaikan Dasar Mengenai Penerimaan Sijil Sakit Yang Dikeluarkan Oleh Hospital/Klinik Di Singapura.
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 3/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
4.0 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
CB : Cuti Bersalin
CCL : Cuti-Cuti Lain
CK : Cuti Kerantina
CKP : Cuti Kerana Perkhidmatan
CMA : Cuti Menjaga Anak
CR : Cuti Rehat
CS : Cuti Sakit
CSG : Cuti Separuh Gaji
CSP : Cuti Atas Sebab Perubatan
CTB : Cuti Tidak Berekod
CTG : Cuti Tanpa Gaji
CTGMP : Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan Bertugas/Berkursus di Dalam atau di Luar Negeri
CTKB : Cuti Tibi, Kusta dan Barah
eCuti : Sistem Permohonan Cuti online
e-IHRAMS : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)
KB : Ketua Bahagian
KJ : Ketua Jabatan
KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab
PEND : Pendaftar
PT : Pegawai Tadbir
PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)
PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
PTJ : Pusat Tanggungjawab
PYM : Pegawai yang Melaksana /Kerani Cuti
TBK : Tibi, Barah dan Kusta
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 4/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
5.0 6.0 PROSES TERPERINCI
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
(A) CUTI ATAS SEBAB PERKHIDMATAN
PT(P/O) / PT 5.2 (a) Kenal pasti kategori proses permohonan cuti. (b) Pastikan data/maklumat pekerja adalah aktif.
PT(P/O) / PT 5.3 Laksanakan urusan cuti kerana perkhidmatan di bawah merujuk kepada Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan dan surat Pekeliling yang berkuat kuasa.
1. Cuti Rehat
(a) Laksanakan pemohonan cuti rehat secara atas talian
melalui sistem eCuti mengikut tempoh yang ditetapkan.
(b) Laksanakan sokongan dan kelulusan melalui sistem eCuti dan pekerja mula bercuti.
(c) Jika pekerja ingin membatalkan cuti perlu dilakukan sebelum mendapat sokongan dan kelulusan pegawai, jika telah mendapat sokongan dan kelulusan pegawai masukkan ulasan dan rujuk PYM PTJ.
(d) PYM semak rekod kehadiran pada tarikh yang dimohon dan lakukan proses pembatalan.
(e) Lakukan pindaan cuti berdasarkan permohonan pekerja.
(f) Semak dan kemaskini rekod cuti pekerja setiap tahun.
2. Cuti Tanpa Gaji (CTG)
(a) Laksanakan pemohonan CTG secara atas (b) talian melalui sistem eCuti mengikut tempoh yang
ditetapkan. (c) Laksanakan sokongan melalui sistem eCuti (d) Jana memo bagi mendapat sokongan dan kelulusan
kuasa tertentu. (e) Masukkan tarikh kelulusan dan cetak surat
pemakluman kepada pekerja. (f) Cetak penyata pemberhentian dari sistem (g) e-IHRAMS untuk diserahkan kepada Pejabat Bursar. (h) Pastikan pekerja yang tamat dari bercuti
menghantar Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10).
3. Cuti Separuh Gaji (CSG)
(a) Laksanakan pemohonan CSG melalui sistem eCuti
setelah mendapat perakuan Pegawai Perubatan untuk dimuat naik ke dalam sistem eCuti.
(b) Laksanakan sokongan melalui sistem eCuti Jana memo bagi mendapat sokongan dan kelulusan kuasa tertentu .
Perintah Am Bab C, Pekeliling
Perkhidmatan dan surat Pekeliling
Sistem eCuti
Sistem eCuti Sistem
e-IHRAMS
SOK/BUM/BR01/ B-CUTI 10
Sistem eCuti
A
5.1 Mula
5.2 Kenal Pasti Kategori Cuti
5.3 Laksana urusan Cuti Atas Sebab Perkhidmatan
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 5/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
PT(P/O) / PT (a) Masukkan tarikh kelulusan dan cetak surat pemakluman kepada pekerja.
(b) Cetak penyata pemberhentian dari Sistem (c) e-IHRAMS untuk diserahkan kepada Pejabat Bursar. (d) Pastikan pekerja yang tamat dari bercuti
menghantar Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10).
Sistem
e-IHRAMS
SOK/BUM/BR01/ B-CUTI 10
PT(P/O) / PT 5.4 (a) Laksanakan pemohonan bawa baki cuti rehat dan GCR melalui sistem eCuti mengikut tempoh yang ditetapkan.
(b) Laksanakan pengesahan melalui sistem eCuti . (c) Benarkan bawa baki cuti rehat dan pengumpulan
GCR yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan/PTJ mengikut tempoh yang ditetapkan.
(d) Sekiranya melepasi tempoh sistem akan (e) memproses bawa baki cuti rehat sahaja secara
automatik
Sistem eCuti
5.4 Laksana permohonan bawa baki Cuti Rehat dan
Ganjaran Cuti Rehat (GCR)
A
5.5 Tamat
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 6/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
(B) CUTI ATAS SEBAB PERUBATAN
PT(P/O) / PT 5.2 (a) Kenal pasti kategori proses permohonan cuti. (b) Pastikan data/maklumat pekerja adalah aktif.
PT(P/O) / PT 5.3 Laksanakan urusan Cuti Atas Sebab Perubatan di bawah merujuk kepada Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan dan surat Pekeliling yang berkuat kuasa. 1. Cuti Sakit
(a) Terima sijil cuti sakit daripada pekerja yang telah
mendapat kelulusan pegawai . (b) Rekodkan cuti sakit dan no. siri melalui sistem eCuti. (c) Pastikan cuti sakit swasta tidak melebihi 15 hari, jika
melebihi dapatkan pengesahan dari pegawai perubatan yang diiktiraf.
(d) Pastikan maklumat/rekod yang dimasukkan adalah tepat.
2. Cuti Sakit 90 Hari Kedua
(a) Terima surat/sijil cuti sakit yang melebihi 90 hari kedua daripada PTJ bagi mendapatkan kelulusan kuasa tertentu.
(b) Semak hirarki pegawai bagi tujuan penyediaan kertas untuk kelulusan kuasa tertentu.
(c) Rekodkan cuti sakit dan no. siri melalui sistem eCuti. (d) Maklumkan kelulusan cuti kepada pekerja.
3. Cuti Sakit Lanjutan
(a) Terima cuti sakit dan semak rekod cuti yang telah diambil.
(b) Rekodkan cuti sakit dan no. siri melalui sistem eCuti dan keluarkan penyata separuh gaji.
(c) Kemukakan ke Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja bagi tujuan penyediaan dokumen untuk dibawa pertimbangan Jawatankuasa Lembaga Perubatan (JKLP).
(d) Dapatkan keputusan kelulusan JKLP. 4. Cuti Bersalin
(a) Terima perakuan bersalin daripada pegawai 10 hari berkerja daripada tarikh bersalin.
(b) Masukkan tarikh bersalin, no.siri perakuan bersalin, hospital pekerja bersalin dan bilangan cuti dalam sistem eCuti.
(c) Sekiranya pekerja ingin memulakan cuti bersalin awal, masukkan tarikh jangkaan bersalin dan bilangan hari bercuti yang akan diambil.
Perintah Am Bab C, Pekeliling
Perkhidmatan dan surat Pekeliling
Sistem eCuti
Sistem eCuti
Keputusan
Kelulusan JK LP
Sistem eCuti
5.1 Mula
5.2 Kenal Pasti Kategori Cuti
A
5.3 Laksana urusan cuti Atas Sebab
Perubatan
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 7/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
PT(P/O) / PT
5. Cuti Tibi, Barah dan Kusta (TBK)
(a) Terima permohonan pekerja bagi kes cuti TBK (b) Semak kelayakan bagi tujuan penyediaan kertas
pertimbangan untuk kelulusan kuasa-kuasa tertentu.
(c) Input maklumat kelulusan dan tarikh mengikut jenis cuti.
(d) Maklumkan kelulusan cuti kepada pekerja. (e) Pastikan pekerja yang tamat dari bercuti
menghantar Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10).
SOK/BUM/BR01/ B-CUTI 10
A
5.4 Tamat
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 8/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
(C) CUTI TIDAK BEREKOD (CTB)
PT(P/O) / PT 5.2 (a) Kenal pasti kategori proses permohonan cuti. (b) Pastikan data/maklumat pekerja adalah aktif.
PT(P/O) / PT 5.3 Laksanakan urusan cuti kerana perkhidmatan di bawah merujuk kepada Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan dan surat Pekeliling yang berkuat kuasa. 1. Cuti Gantian
(a) Laksanakan pemohonan cuti gantian melalui sistem eCuti.
(b) Semak sama ada jumlah jam layak untuk CTB bagi kategori Cuti Gantian.
(c) Sokong dan lulus Cuti Gantian melalui sistem eCuti. (d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan
menggunakan borang cuti dan rekod semula dengan menyatakan ulasan melalui sistem eCuti.
2. Cuti Tak Berekod Isteri Bersalin
(a) Laksanakan pemohonan CTB Isteri Bersalin melalui sistem eCuti.
(b) Masukkan tarikh isteri mula bersalin, sistem automatik menetapkan 7 hari CTB dan muat naik surat akuan bersalin isteri.
(c) Sokong dan lulus CTB Isteri Bersalin melalui sistem eCuti.
(d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan menggunakan borang cuti dan rekod semula dengan menyatakan ulasan melalui sistem.
3. Cuti Tak Berekod Mengambil Bahagian Dalam Olahraga/Sukan
(a) Laksanakan pemohonan CTB Olahraga/Sukan
melalui sistem eCuti. (b) Sekiranya pekerja memerlukan CTB Olahraga/Sukan
melebihi 30 hari dalam setahun, majukan surat ke Pejabat Pendaftar bagi mendapatkan sokongan dan kelulusan kuasa tertentu.
(c) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan menggunakan borang cuti dan rekod semula dengan menyatakan ulasan melalui sistem eCuti.
4. Cuti Tak Berekod Tugas Khas Perubatan
(a) Laksanakan pemohonan CTB Tugas Khas Perubatan melalui sistem eCuti.
(b) Muat naik senarai tugas dalam sistem eCuti (c) Sokong dan lulus CTB Tugas Khas Perubatan melalui
sistem eCuti.
Perintah Am Bab C, Pekeliling
Perkhidmatan dan surat Pekeliling
Sistem eCuti
5.1 Mula
5.2 Kenal Pasti Kategori Cuti
A
5.3 Laksana urusan Cuti Kerana
Perkhidmatan
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 9/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
(d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan
menggunakan borang cuti dan rekod semula dengan menyatakan ulasan melalui sistem eCuti.
5.Cuti Tanpa Rekod Kematian Ahli Keluarga Terdekat
(a) Laksanakan pemohonan CTB kematian ahli keluarga terdekat melalui sistem eCuti.
(b) Masukkan tarikh kematian dan sistem secara auto menetapkan 3 hari CTB dan muat naik surat kematian ahli keluarga terdekat.
(c) Sokong dan lulus CTB kematian ahli keluarga terdekat melalui sistem eCuti.
(d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan menggunakan borang cuti dan rekod semula dengan menyatakan ulasan melalui sistem eCuti.
6. Cuti Tanpa Rekod Mengambil Peperiksaan
(a) Laksanakan pemohonan CTB bagi menduduki peperiksaan melalui sistem eCuti.
(b) Muat naik jadual peperiksaan dalam sistem eCuti. (c) Pastikan pegawai bercuti pada hari peperiksaan
sahaja. (d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan
menggunakan borang cuti dan rekod semula dengan menyatakan ulasan melalui sistem eCuti.
7. Cuti Tanpa Rekod Lain-Lain
(a) Laksanakan pemohonan CTB lain-lain melalui sistem eCuti.
(b) Pastikan dokumen yang berkaitan dimuat naik mengikut keperluan CTB.
(c) Sokong dan lulus CTB melalui sistem eCuti. (d) Sekiranya sistem tidak berfungsi, isi permohonan
menggunakan borang cuti dan rekod semula dengan menyatakan ulasan melalui sistem eCuti.
Sistem eCuti.
Sistem eCuti.
Sistem eCuti.
Sistem eCuti.
A
5.4 Tamat
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 10/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
(D) CUTI-CUTI LAIN
PT(P/O) / PT
PT(P/O) / PT
5.2 5.3
(c) Kenal pasti kategori proses permohonan cuti. (d) Pastikan data/maklumat pekerja adalah aktif.
Laksanakan Cuti-Cuti Lain di bawah merujuk kepada Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan dan surat Pekeliling yang berkuat kuasa. 1. Cuti Haji (a) Laksanakan pemohonan cuti haji melalui sistem eCuti. (b) Pastikan hanya pekerja tetap sahaja yang melakukan
permohonan cuti haji. (c) Masukkan tarikh untuk mulakan cuti haji dan muat
naik jadual penerbangan. (d) Jana memo untuk mendapatkan kelulusan daripada
kuasa tertentu. (e) Masukkan tarikh kelulusan dalam sistem eCuti dan
cetak surat untuk dimaklumkan kepada pekerja. 2. Cuti Menjaga Anak (CTGMA)
(a) Terima Borang Permohonan Kemudahan Cuti Menjaga
Anak (CMA) (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 21) (b) Semak kelayakan dan sediakan sediakan memo bagi
mendapat sokongan dan kelulusan kuasa tertentu. (c) Masukkan tarikh kelulusan melalui sistem
e-IHRAMS dan cetak surat pemakluman kepada pekerja.
(d) Cetak penyata pemberhentian dari sistem e-IHRAMS untuk diserahkan kepada Bursar.
(e) Pastikan pekerja yang tamat dari bercuti menghantar Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10)
3. CTG Mengikut Pasangan Bertugas/ Berkursus di Dalam
atau di Luar Negeri (CTGMP) (a) Terima Borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji/ Lanjutan
Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikut Pasangan Bertugas Atau Berkursus Didalam Atau Di Luar Negeri (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 15).
(b) Semak kelayakan dan sediakan memo bagi mendapat sokongan dan kelulusan kuasa tertentu.
(c) Masukkan tarikh kelulusan melalui sistem e-IHRAMS dan cetak surat pemakluman kepada pekerja.
(d) Cetak penyata pemberhentian dari sistem e-IHRAMS untuk diserahkan kepada Pejabat Bursar.
(e) Pastikan pekerja yang tamat dari bercuti menghantar Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10).
Perintah Am Bab C, Pekeliling
Perkhidmatan dan surat Pekeliling
Sistem eCuti
SOK/BUM/BR01/ B-CUTI 21
Sistem e-IHRAMS
SOK/BUM/BR01/ B-CUTI 10
SOK/BUM/BR01/B-CUTI 15
Sistem e-IHRAMS
SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10
5.1 Mula
5.2 Kenal Pasti Kategori Cuti
A
5.3 Laksana Cuti-cuti Lain
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 11/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
4. CR Selepas Berkursus Lebih 12 (Dua Belas) Bulan (a) Laksanakan permohonan melalui cuti tanpa rekod dan
nyatakan ulasan mengambil baki cuti rehat sebanyak beberapa hari.
(b) Semak rekod pekerja berkursus/cuti belajar melalui sistem e-IHRAMS.
(c) Semak baki cuti pekerja yang disimpan sebelum berkursus melebihi 12 bulan
(d) Pastikan ada baki cuti, maksimum 7 hari dan rekodkan kegunaan cuti bagi urusan perpindahan selepas lapor diri dalam sistem eCuti.
(e) Klik butang pengesahan semakan untuk tujuan sokongan dan kelulusan.
Sistem e-IHRAMS
Sistem eCuti.
A
5.4 Tamat
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 12/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
6.0 7.0 REKOD
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1.
UPM.PEND. 500-8/1 (No. Staf) atau UPM.PEND. 500-8/2 (No. Staf) Fail Pegawai (jika berkaitan)
Surat-surat berkaitan
Penyata pemberhentian gaji
Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10) Jika berkaitan
Borang Permohonan Kemudahan Cuti Menjaga Anak (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 21)
Borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji/ Lanjutan Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikut Pasangan Bertugas Atau Berkursus Didalam Atau Di Luar Negeri (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 15)
PT (P/O)
KS
Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar
20 tahun selepas tarikh
berpencen
Pendaftar
Arkib
2.
Sistem e-IHRAMS (Modul Cuti)
P/T (P/O)
KS
Pusat Data
UPM
Arkib
3.
Sistem eCuti
P/T (P/O)
KS
Pusat Data
UPM
Arkib
4.
Sistem Perakam Waktu
P/T (P/O)
KS
Pusat Data
UPM
Arkib
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR KOD DOKUMEN: UPM/SOK/BUM/P006
Halaman: 13/13
No. Semakan: 03 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Tarikh: 04/03/2019 19/06/2020
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
8.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan disemak
Dilulus/ Diluluskan
semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 Keseluruhan Keluaran Pertama untuk
satu persijilan
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 15/02/2011
02 01 SOK (BUM)
3/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 18/11/2012
02 02 SOK (BUM)
3/2012
Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali
Ke-231
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 09/05/2012
02 03 SOK (BUM)
2/2019
Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar secara
edaran bertarikh 27/02/2019
TPKD TWP 04/03/2019
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 1/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
1.0 SCOPE This procedure includes application, receiving and authorizing leave in the following leave for service purposes (CKP), leave for medical grounds (CSP), unrecorded leave (CTB), and Other types of leave (CCL).
2.0 RESPONSIBILITY Vice chancellor, Wakil Pengurusan and Timbalan Wakil Pengurusan are responsible for the implementation of this procedure. All parties involved must adhere to this procedure.
3.0 REFERENCE DOCUMENT
Document Code Title of Document
General Orders (Chapter C) Leave
General Orders (Chapter G) Working Hours and Overtime
- e-Panduan Kemudahan Cuti
JPA Circular
Service Circular No. 7 of 2003 and Number 18 of 2008
Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) dan Peningkatan Maksimum cuti Rehat dan Cuti Rehat Khas yang Boleh Dikumpul Untuk Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) Kepada 150 Hari
Service Circular No. 5 of 2004
Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR) kepada Pegawai Yang Memilih Employee Provident Fund (EPF)
Service Circular No. 2 2006 Pindaan Peraturan Berkaitan Sijil Sakit Swasta Untuk Tujuan Kemudahan Cuti Sakit
Service Circular No. 15 of 2014
Leave for nursing baby
Service Circular No. 11 of 2015
Kadar Kelayakan Kemudahan Cuti Rehat Tahunan Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam
Service Circulars Number 5 of 2016
Dasar Baharu Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikuti Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus di Dalam atau di Luar Negeri
Service Circular No. 11 of 2016
Quarantine Leave
Service Circular Number 3 Year 2017
Umrah Leave
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 2/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Service Circular No. 4 of 2017
Penambahbaikan Waktu Bekerja Berperingkat (WBB) Di Universiti Putra Malaysia
Service Circular No. 11 of 2017 Maternity Leave for Civil Service Officer
Service Circular No. 5 of 2017 Pelaksanaan Kebenaran Pulang Awal Satu Jam Kepada Pegawai Wanita Mengandung
JPA Circular Letter
Service Circular Letter No. 11 of 1980
Cuti Tidak Berekod Bagi Pegawai-Pegawai Kerajaan Yang Dipilih Untuk Mengambil Bahagian Dalam Sukan-Sukan Perwakilan
Service Circular Letter Number 14 Year 2007
Penjelasan Mengenai Perkara Perkhidmatan Dalam Melaksanakan Pemberian Kemudahan Cuti Menjaga Anak
Service Circular Letter Number 2 of 2017
Kebenaran Gantian Cuti Rehat Melebihi 150 Hari Digunakan Sebagai Cuti Rehat Pada Tahun Persaraan
JPA Distributed Letter
Distributed Letter: JPA(S)223/8/3 Klt.15 (9) dated of October 21st 2010
Penambahbaikan Dasar Mengenai Penerimaan Sijil Sakit Yang Dikeluarkan Oleh Hospital/Klinik Di Singapura.
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 3/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
4.0 TERMINOLOGY AND ACRONYM
CB : Maternity Leave
CCL : Others Leave
CK : Quarantine Leave
CKP : Leave for services purposes
CMA : Leave for nursing baby
CR : Annual Leave
CS : Medical leave
CSG : Half pay Leave
CSP : Leave for Medical grounds
CTB : Unrecorded Leave
CTG : Unpaid Leave
CTGMP : Unpaid leave for Following spouse who is serving/attending a course within or outside country
CTKB : Tuberculosis, leprosy and cancer leave
eCuti : Online Leave Application System
e-IHRAMS : Integrated Human Resource Management Systems
KB : Head of Division
KJ : Head of Department
KS : Head of Section
KPTJ : Head, Centre of Responsibility
PEND : Registrar
PT : Administrative Officer
PT PTJ : Administrative Officer (Centre of Responsibility)
PT(P/O) : Administrative Assistant (Clerical/Operation)
PTJ : Centre of Responsibility
PYM : Executing Officer for Leave/ Clerk
TBK : Tuberculosis, leprosy and cancer
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 4/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
5.0 PROCESS IN DETAIL
Responsibility Flowchart Details Record/
References
(A) LEAVE FOR SERVICE PURPOSES
PT(P/O) / PT 5.2 (a) Identify category of leave application process. (b) Ensure data/staff information is active.
PT(P/O) / PT 5.3 Complete leave for services below based on Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan and surat Pekeliling that is in force.
1. Annual Leave (a) Complete leave application online using eCuti
system following the given time frame. (b) Complete the approval and permission in
sistem eCuti and staff can take leave. (c) If staff wants to cancel leave, it has to be done
before the approval and permission support is given by officer. If leave has been approved, write comment and referred to PYM PTJ.
(d) PYM check attendance record on the application date and do the cancellation process.
(e) Make leave application amendment based on staff application.
(f) Check and update staff leave record every year.
2. Leave Without Pay (CTG)
(a) Complete CTG application online using eCuti
system following the given time frame. (b) Complete leave support using eCuti System.
Create Generate memo to get support and approval from relevant authority.
(c) Key in approval date and print out letter of announcement for staff.
(d) Key in and print out dismissal letter from e-IHRAMS to be sent to Bursary office. (e) Make sure staff that has their leave ended to
submit Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10).
1. Half Day Leave (CSG)
(a) Complete CSG application using eCuti system
after getting recommendatory certification from Medical Officer to be uploaded to eCuti system.
(b) Complete approval using eCuti system. Create memo to get support and approval from relevant authority.
General Order Chapter C, Service
Circulars and Circular Letter
eCuti System
eCuti System
e-IHRAMS System
SOK/BUM/BR01/ B-CUTI 10
eCuti System
A
5.1 Start
5.2 Identify leave category
5.3 Complete leave application in
service
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 5/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibilty Flowchart Details Record/
References
(c) Key in approval date and print out inform letter letter of announcement for staff.
(d) Key in and print out dismissal letter from e-IHRAMS to be sent to Bursary office.
(e) Make sure staff that has their leave ended submit Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10).
e-IHRAMS System
SOK/BUM/BR01/
B-CUTI 10
PT(P/O) / PT 5.4 (a) Complete application to bring leave forward and GCR through eCuti system within the given time frame.
(b) Compelete validation through eCuti system. (c) Allow to bring leave forward and GCR
accumulation that has been approved by Ketua Jabatan/PTJ within the given time frame.
(d) If pass the given time frame, system will process leave forward automatically.
eCuti System
A
5.4 Complete application to bring forward leave and
GCR
5.5 End
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 6/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibilty Flow chart Details Record/
References
(B) LEAVE FOR MEDICAL
PT(P/O) / PT 5.2 (a) Identify category of leave application process. (b) Ensure data/information of staff is active.
PT(P/O) / PT 5.3 Complete leave application because of medical reasons by referring to Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan and surat Pekeliling that is in force. 1. Medical Leave
(a) Receive medical certificate from staff that has
been approved by officer. (b) Record medical leave and serial number through
eCuti System. (c) Ensure medical leave given by private
clinic/hospital is not more that 15 days. If exceed, get validation from certified medical officer.
(d) Ensure that all information/record keyed in is correct.
2. Medical Leave after the First 90 days
(a) Receive letter/medical certificate that exceed
the first 90 days from PTJ to get approval from relevant authority.
(b) Check hierarchy of officers for the purpose of preparing document for the approval of relevant authority.
(c) Record medical leave and serial number through eCuti system.
(d) Inform staff on the approval of leave. 3. Extended Medical Leave
(a) Receive dan check record of leave that has been taken.
(b) Record leave and serial number through eCuti system and print out half paid statement.
(c) Submit to Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja for the purpose of document preparation to get consideration from Jawatankuasa Lembaga Perubatan (JKLP).
(d) Get the result of approval from JKLP. 4. Maternity Leave
(a) Receive givng birth delivery certificate from officer 10 working days from date of delivery.
(b) Key in delivery date, serial number of delivery certificate, hospital where staff has given birth and number of leave in eCuti system.
(c) If staff wants to take early maternity leave, key in expected due date and the number of leave that will be taken.
Perintah Am Bab C, Pekeliling
Perkhidmatan and surat Pekeliling
eCuti System
eCuti System
eCuti System
result of approval
from JKLP.
eCuti System
5.1 Start
5.2 Identify leave category
A
5.3 Complete leave application because
of medical
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 7/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibilty Flow chart Details Record/
References
PT(P/O) / PT
5. Tibi, Cancer and Leprosy Leave (TBK)
(a) Receive staff application for TBK leave case. (b) Check eligibility for the purpose of preparing
documents for consideration and approval from relevant authority.
(c) Key in approval information and date according to type of leave.
(d) Inform staff on the approval of leave. (e) Ensure staff send in submit Borang Melapor Diri
Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10) after leave has ended.
SOK/BUM/BR01/ B-CUTI 10
A
5.4 End
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 8/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibilty Flowchart Details Record/
References
(C) UNRECORDED LEAVE
PT(P/O) / PT 5.2 (a) Identify category of leave application process. (b) Ensure staff data/information is active.
PT(P/O) / PT 5.3 Complete the following paid leave for services in accordance to Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan and Pekeliling letter that is in force. 1. Replacement Leave
(a) Complete replacement leave application through eCuti system.
(b) Check total hours entitlement for CTB in the replacement leave category.
(c) Support and approve replacement leave through eCuti system.
(d) If system is not working, fill in application using leave form and record leave application with reason in eCuti system.
2. Unrecorded Leave – Paternity leave
(a) Complete CTB under Paternity leave application through eCuti system.
(b) Key in delivery date, and upload wife’s delivery declaration letter. System will automatically confirmed 7 days CTB leave.
(c) Support and approve paternity leave through eCuti system.
(d) If sytem is not working, fill in leave form and record leave application in eCuti system with reason in eCuti system.
3. Unrecorded Leave – Participate in Sports
(a) Complete CTB application under sports through eCuti system.
(b) If staff need more than 30 days in one year of CTB under Sport, submit letter to Registrar Office to get support and approval from relevant authority.
(c) If system is not working, fill in leave form and record leave application in eCuti system with reason in eCuti system.
4. Unrecorded Leave- Special Medical Task
(a) Complete CTB under Special Medical task application through eCuti system.
(b) Upload list of tasks in ecuti system.
Perintah Am Bab C, Pekeliling
Perkhidmatan and Surat Pekeliling
eCuti System
eCuti System
eCuti System
eCuti System
5.1 start
5.2 Identify leave category
A
5.3 Complete paid leave application
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 9/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibilty Flowchart Details Record/
References
(c) Support and approve CTB under Special Medical Task through eCuti system.
(d) If system is not working, fill in leave form and record leave application in eCuti system with reason in eCuti system.
5. Unrecorded Leave – Death of Immediate Family Members
(a) Complete CTB application under Death of Immediate family member through eCuti system.
(b) Key in date of death and system will autimatically generate 3 days of CTB and upload death certificate of the immediate family.
(c) Support and approve CTB under death of immediate family member through eCuti system.
(d) If system is not working, fill in leave form and record leave application in eCuti system with reason in eCuti system.
6. Unrecorded Leave – Taking Examination
(a) Complete CTB application under taking examination through eCuti system.
(b) Upload examination schedule in eCuti system. (c) Ensure staff take leave on the day of
examination only. (d) If system is not working, fill in leave form and
record leave application in eCuti system with reason in eCuti system.
7. Unrecorded Leave – Others
(a) Complete CTB application under others through eCuti system.
(b) Ensure relevant documents are uploaded according to CTB needs.
(c) Support and approve CTB through eCuti system.
(d) If system is not working, fill in leave form and record leave application in eCuti system with reason in eCuti system.
eCuti System
eCuti System
eCuti System
A
5.4 End
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 10/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibilty Flowchart Details Record/
References
(D) OTHER TYPES OF LEAVE
PT(P/O) / PT
PT(P/O) / PT
5.2 5.3
(c) Identify category of leave application process. (d) Ensure staff data/information is active.
Complete other leave in accordance to Perintah Am Bab C, Pekeliling Perkhidmatan and surat Pekeliling that is in force. 1. Pilgrimage Hajj Leave (a) Complete pilgrimage leave application through
eCuti system. (b) Ensure only confirmed staff is applicable to apply
for pilgrimage leave. (c) Key in start date for pilgrimage and upload flight
schedule. (d) Generate memo to get approval from relevant
authority. (e) Key in approval date in eCuti system and print
out approval letter to inform to staff. 2. Childcare Leave (CTGMA)
(a) Receive form of Permohonan Kemudahan Cuti
Menjaga Anak (CMA) (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 21)
(b) Check eligibility and prepare memo to get support and approval of relevant authority.
(c) Key in approval date through e-IHRAMS system and print out letter of announcement for staff.
(d) Print out statement of suspention from e-IHRAMS to be given to Bursary.
(e) Ensure staff submit Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10) after leave has ended.
3. Unpaid Leave for Following Spouse Who is
Serving/Attending A Course Within or Outside Country (CTGMP)
(a) Receive Borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji/
Lanjutan Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikut Pasangan Bertugas Atau Berkursus Didalam Atau Di Luar Negeri (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 15).
(b) Check eligibility and prepare memo to get support and approval of relevant authority.
(c) Key in approval date through e-IHRAMS system and print out of announcement for staff.
(f) Print out statement of suspention from e-IHRAMS to be given to Bursary.
(g) Ensure staff submit Borang Melapor Diri Bertugas Semula (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10) after leave has ended.
Perintah Am Bab C, Pekeliling
Perkhidmatan and surat Pekeliling
eCuti System
SOK/BUM/BR01/ B-CUTI 21
e-IHRAMS System
SOK/BUM/BR01/ B-CUTI 10
SOK/BUM/BR01/ B-CUTI 15
e-IHRAMS System
SOK/BUM/BR01/
B-CUTI 10
5.1 Start
5.2 Identify leave category
A
5.3 Complete other leave
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 11/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
Responsibilty Flow chart Details Record/
References
4. CR After Attending Course More Than 12 Months (a) Complete application under unrecorded leave and
state the amount of leave to be taken. (b) Check record of staff taking course/ study leave
using e-IHRAMS system. (c) Check staff leave balance that has been saved
before going to attend course more than 12 months.
(d) Ensure there are maximum balance of 7 days of leave and record leave for transfer purposes in eCuti system after staff has report for duty.
(e) Click validation button for the purpose of getting support and approval.
e-IHRAMS System
eCuti System
A
5.4 End
SUPPORT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
REGISTRAR OFFICE
DOCUMENT CODE: UPM/SOK/BUM/P006
Page: 12/12
Review No: 03
Issue No. : 02
LEAVE MANAGEMENT PROCEDURE Date: 19/06/2020
Printed documents are “UNCONTROLLED DOCUMENTS”
In case of any dispute, the Bahasa Melayu version shall be used as the correct interpretation
6.0 RECORD
No Code of File, Title of File and Record Checklist
Responsibility to Collate and
File
Responsibility to Maintain/
Organise
Place and Duration of Record Keeping
Authority to Dispose
1.
UPM.PEND. 500-8/1 (No. Staf) or UPM.PEND. 500-8/2 (No. Staf) Fail Pegawai (jika berkaitan)
Related Letters
Statement of Pay Termination
Borang Melapor Diri Bertugas Semula Re Reporting For Duty Form (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 10)
Borang Permohonan Kemudahan Cuti Menjaga Anak Child Care Leave Facility Application Form (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 21)
Borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji/ Lanjutan Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikut Pasangan Bertugas Atau Berkursus Didalam Atau Di Luar Negeri Unpaid Leave/ Prolonged Unpaid Leave Form for Staff Who Follow their Spouses to Work or Attend Courses Locally or Abroad (SOK/BUM/BR01/B-CUTI 15)
PT (P/O)
KS
File Record
Room Registrar
Office
20 years after
Retired dated
Head
Director of National
Archive of Malaysia
2.
e-IHRAMS System (Leave Module)
P/T (P/O)
KS
UPM Data
Centre
Head Director of
National Archive of Malaysia
3.
eCuti System
P/T (P/O)
KS
UPM Data
Centre
Head Director of
National Archive of Malaysia
4.
Clock in System
P/T (P/O)
KS
UPM Data
Centre
Head Director of
National Archive of Malaysia
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 02 03 NO. ISU ISSUE NO. : 02 TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020
SOKONGAN SUPPORT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE
Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16
PENGESAHAN SIJIL CUTI SAKIT/PERAKUAN BERSALIN/‘TIME SLIP’ MEDICAL CERTIFICATE VERIFICATION/BIRTH VALIDATION/TIME SLIP
Dengan ini saya mengesahkan bahawa permohonan Herewith I confirmed that this application
Cuti Sakit/Cuti Bersalin/’Time Slip’ Medical leave/Maternity leave/Time slip bertarikh dated ………………… hingga until ……………
yang bernombor siri with serial no ……………………. Adalah Is :
Diperakui dan diluluskan Certified and approved ; Tidak diluluskan Not approved
Tarikh Date :………………… Tandatangan dan Cap Signature and stamp : ………………….……………………
(Ketua PTJ/Pegawai Pelulus) Head of PTJ/Authorised Approval Officer Peraturan Rules : Ketua Jabatan perlu mengesahkan sijil sakit yang diterima dan dikeluarkan oleh seorang pegawai perubatan Kerajaan atau oleh sebuah Lembaga Perubatan
(Perintah Am Bab F) atau oleh seorang ahli Panel Doktor yang diluluskan oleh Kerajaan.
Head of department needs to verify Medical certificate that was issued by government medical officer or any medical board (General Order, Chapter F) or by
panel doctor approved by government.
Pegawai perlu mengemukakan sijil Cuti Sakit kepada Ketua PTJ/Pegawai Pelulus dalam tempoh 3 hari bekerja selepas pegawai kembali bertugas. Officer needs to submit Medical certificate to Head of PTJ/Authorised Approval Officer within 3 working days after returning back for duty.
Pegawai perlu mengemukakan Perakuan Bersalin kepada Ketua PTJ/Pegawai Pelulus dalam tempoh 7 hari bekerja daripada tarikh bersalin dikeluarkan.
Officer needs to submit birth validation to Head of PTJ/Authorised approval officer within 7 working days from the issued delivery date.
SILA TAMPALKAN SIJIL CUTI SAKIT DISINI
PLEASE ATTACH MEDICAL CERTIFICATE HERE
Ulasan (jika ada) Remarks (if any) : ___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Sila nyatakan ulasan sekiranya sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin tidak dapat dikemukakan kepada Ketua PTJ/Pegawai Pelulus dalam tempoh 3 hari bekerja selepas kembali bertugas (Cuti Sakit) dan 7 hari bekerja (Perakuan Bersalin) daripada tarikh bersalin dikeluarkan oleh Pegawai Perubatan. State reason if medical certificate cannot be submitted to Head of PTJ/Authorised approval officer within 3 working days after returning back for duty (Medical Leave) State reason if birth validation cannot be submitted to Head of PTJ/Authorised approval officer within 7 working days from the delivery date issued by Medical Officer.
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 1
Lampiran A Appendix A
PARA I Akuan Pegawai Yang Menyerah Tugas Declaration of Officer Handing Over Duty
Adalah saya I ,_____________________________________________________ yang memegang jawatan
who is holding the position of________________________________________________________
dan bertugas di Fakulti/Jabatan/Pusat/Bahagian and working at
Faculty/Department/Centre/Division__________________________________________________mulai
from____________________hingga until ________________________bersama-sama ini menyertakan
Nota Serah Tugas sepertimana diarahkan melalui Surat Pekeliling Perkhidmatan UPM Bil. 1/2000 bertarikh
21 Jun 2000 hereby enclose Handing Over Duty Note as instructed in UPM Service Circular Letter
No.1/2000 dated 21 June 2000.
Diserahkan oleh Submitted by :-
Tandatangan Signature :_______________________
Nama Name :_____________________________________ Tarikh Date : _______________
(Pegawai yang menyerahkan tugas Officer handing over duties)
_____________________________________________________________________________________
PARA II Akuan Ketua Jabatan/Penyelia Declaration by Head of Department/Supervisor
Adalah saya I ,__________________________________________ yang memegang jawatan who holds the
position of ___________________________________________________ mengesahkan bahawa saya
telah menerima Nota Serah Tugas dari Tuan/Puan/Encik/Cik verify that I have received the Handing Over
Duty Note from Mr./Mrs/Miss__________________________________________________________pada
tarikh on the date_______________.
Saya telah menyemak Nota Serah Tugas tersebut dan saya dapati I have checked the Handing Over Duty
Note and find that :-
* (a) Semua kenyataan dan butir-butir yang terkandung di dalamnya (pada lampiran B, C dan D) adalah
betul dan mencukupi serta memuaskan All statement and details in it (Appendix B, C and D) are
true, sufficient and satisfactory.
SOKONGAN SUPPORT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE
Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/SERAH TUGAS
NOTA SERAH TUGAS HANDING OVER OF DUTY NOTE
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 2
* (b) Nota Serah Tugas itu tidak lengkap/tidak semua kenyataan dan butir-butir yang terkandung di
dalamnya (pada lampiran B, C dan D) adalah betul dan mencukupi serta memuaskan oleh kerana
perkara-perkara seperti yang saya nyatakan di dalam lampiran berkembar The Handing Over Duty
Note is incomplete/not all statement and details in it (Appendix B, C and D) are true, sufficient and
satisfactory due to matters that I have stated in the accompanying appendix).
Tandatangan Signature :________________________
Nama Name :_____________________________________ Tarikh Date : _______________
(Ketua Jabatan/Penyelia Head of Department/Supervisor) * (Potong mana yang tidak berkenaan Cross whichever is not related). ________________________________________________________________________________ PARA III Akuan Pegawai Pengganti Declaration of Replacement Officer Adalah saya I,____________________________________________________________ yang mengambil
alih tugas jawatan who have taken over the post________________________________________ dan
bertugas di and working at _____________________________________________ mulai tarikh beginning
______________________ mengaku telah menerima satu (1) salinan Nota Serah Tugas jawatan tersebut
confirm that I have received one (1) copy of the said Handing Over Duty Note. Saya juga mengaku
menerima perkara-perkara seperti yang disenaraikan di dalam Nota Serah Tugas itu. I have also received
all the things listed in the Handing Over Duty Note.
Diterima oleh Received by :- Tandatangan Signature : _________________________
Nama Name : ______________________________________ Tarikh Date : _______________
(Pegawai yang mengambilalih tugas Replacement Officer)
Tandatangan Signature : _________________________
Nama Name : ______________________________________ Tarikh Date : _______________
(Ketua Jabatan/Penyelia Head of Department/Supervisor)
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 3
PARA IV Jadual Tugas Yang Sebenar Actual Job Schedule
(Gunakan lampiran jika ruang tidak mencukupi Please use attachment if space is insufficient
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 4
_______________________________________________________________________________________ PARA V PERTUKARAN PENEMPATAN TEMPAT BERTUGAS CHANGE OF JOB PLACEMENT Pendaftar Registrar Universiti Putra Malaysia 43400 UPM SERDANG
(U/P: Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Head of Human Resource Management Division PENGESAHAN LAPOR DIRI REPORT FOR DUTY CONFIRMATION NAMA NAME :_______________________________________________ NO. STAF STAFF NO. :_______________________________________________ JAWATAN POSITION :_______________________________________________ JABATAN ASAL PREVIOUS DEPARTMENT :_______________________________________________ JABATAN BAHARU NEW DEPARTMENT :_______________________________________________ Adalah disahkan pegawai yang tersebut di atas telah melapor diri bertugas pada It is hereby confirmed
that the above-mentioned officer has reported for duty on_____________________
……………………………………………………………… (Tandatangan dan Cap Ketua Jabatan) Signature and Head of Department Stamp
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 5
Lampiran B Appendix B
KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI FINAL STATUS OF UNFINISHED WORK
Tugas-Tugas Yang Belum Selesai Unfinished Work
Kedudukan Sekarang Current Status
Tindakan Susulan Yang Diperlukan Follow-up Action
Needed
Rujukan Fail/Pegawai/Jabatan Yang
Berkaitan Reference of Related File/Officer/Relevant
Department
Catatan Notes
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 6
Lampiran C Appendix C
SENARAI HARTA BENDA/PERALATAN PEJABAT (JIKA ADA) LIST OF ASSET/OFFICE EQUIPMENT (IF ANY)
HARTABENDA/PERALATAN ASSET/EQUIPMENT
NO SIRI/TAGGING SERIAL NO*
BILANGAN NUMBER
RUJUKAN NO FAIL FILE NUMBER
REFERENCE
* Jika berkenaan
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 7
Lampiran D Appendix D
1. KEDUDUKAN KEWANGAN/AKAUN DAN LAIN-LAIN FINANCIAL STANDING/ACCOUNT AND OTHERS (Hanya perlu disediakan oleh pegawai-pegawai yang berkaitan sahaja. Pegawai yang berkenaan
hendaklah menyenaraikan dokumen yang diserahkan di bawah ini To be prepared only by relevant officers. The relevant officer must list down the documents handed in below
2. HAL-HAL LAIN ANY OTHER MATTER (Gunakan Lampiran jika perlu Use attachment if necessary)
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 02 03 NO. ISU ISSUE NO. : 02 TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/08/2019 19/06/2020
* Potong mana yang tidak berkenaan Cross whichever is not related.
SOKONGAN SUPPORT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE
Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/PENERIMAAN LANTIKAN
BORANG PENERIMAAN LANTIKAN ACCEPTANCE OF APPOINTMENT FORM
Tarikh Date :......................................
Pendaftar Registrar Universiti Putra Malaysia 43400 UPM Serdang SELANGOR
Tuan Sir :
SURAT PENERIMAAN LANTIKAN ACCEPTANCE OF APPOINTMENT
Saya terima/tidak terima *lantikan ke jawatan I hereby accept / decline* for the post of
__________________________________________________________ di atas syarat-syarat yang terkandung di dalam surat tuan Bilangan according to the conditions stipulated in your letter Number_________________________ yang bertarikh dated______________________. 2. Saya akan melaporkan diri mula bertugas bagi jawatan yang ditawarkan itu mulai I will report for
duty for the designated post commencing____________________________________.
Tandatangan Signature : __________________________ No. K/P/No. Pasport I/C/Passport No. :______________________________________
Nama Name : _______________________________________________________
Alamat Address : _______________________________________________________
_______________________________________________________
________________________________________________________
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02 TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020
SOKONGAN SUPPORT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/ALAMAT
BORANG PEMBERITAHUAN ALAMAT MENGIKUT AKTA BADAN-BADAN BERKANUN (TATATERTIB DAN SURCAJ) 2000 (AKTA 605)
NOTIFICATION OF CURRENT ADDRESS IN ACCORDANCE WITH THE STATUTORY BODY (DISCIPLINARY AND SURCHARGE) ACT 2000 (ACT 605)
Pendaftar Registrar Universiti Putra Malaysia 43400 UPM SELANGOR
Alamat saya bagi maksud yang tersebut di atas adalah seperti berikut:
For the above mentioned purpose, my address is ;
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
Pemberitahuan ini dengan sendirinya membatalkan pemberitahuan saya yang terdahulu (jika ada)
With this latest information, my previous address is void (if any. Tandatangan Signature : _____________________________ Tarikh Date : _____________
Nama Name : ________________________________________________________________
No. Fail/Kakitangan Pekerja File/Staff No:_________________________________________
Jawatan Position:_____________________________________________________________
Jabatan Department :__________________________________________________________
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02 TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/08/2019 19/06/2020
SOKONGAN SUPPORT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE Kod Dokumen: SOK/BUM/BR03/ BORANG PENGESAHAN Document Code: SOK/BUM/BR03/CONFIRMATION FORM
BORANG PENGESAHAN LAPOR DIRI REPORT FOR DUTY CONFIRMATION FORM
Tarikh Date: ...............................
Pendaftar Registrar Universiti Putra Malaysia 43400 UPM Serdang SELANGOR
PENGESAHAN LAPOR DIRI MULA BERTUGAS REPORT FOR DUTY CONFIRMATION :
Nama Name :
_______________________________________________________
Jawatan Position :
________________________________________________________
Jabatan Department :
________________________________________________________
Dengan ini disahkan bahawa Herewith I confirmed that :- Pegawai yang tersebut di atas telah melaporkan diri untuk mula bertugas di Jabatan ini, mulai The abovenamed officer has reported for duty at this Department commencing from :
.................................................................
………………………………..................... (Tandatangan /Cap Jabatan)
(Signature/Department stamp)
Dekan/Ketua Jabatan/Pengarah (Dean/Head of Department/Director)
UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PENDAFTAR
FOR REGISTRAR OFFICE USE
(Cap Jabatan)
(Department stamp)
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02 TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/08/2019 19/06/2020
SOKONGAN SUPPORT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/AKUAN SUMPAH
BORANG AKUAN SUMPAH OATH DECLARATION FORMS
Saya (I) __________________________________________________________________ ((HURUF BESAR) (CAPITAL LETTERS))
Kad Pengenalan bernombor Identity card number ______________________________________ dengan sesungguhnya dan dengan sebenarnya mengaku bahawa indeed and in actual truth admit that :
1. Saya tidak pernah disabitkan atas tuduhan jenayah atau ditahan di bawah Undang-undang Darurat;
I have never been convicted of criminal charges or arrested under Laws of Emergency; 2. Saya tidak pernah dipecat atau digantung daripada atau diwartakan keluar dari perkhidmatan mana-
mana Kerajaan atau Majikan; I have never been fired or suspended from or gazetted off any services by any Government or Employer ;
3. Saya bukan seorang penagih dadah atau bekas seorang penagih dadah;
I am not a drug addict or a former drug addict; 4. Saya pernah/tidak pernah* meletakkan jawatan Kerajaan Persekutuan* /Negeri*/Badan Berkanun*;
I have / have not* resigned from Federal Government* /State*/Statutory Bodies*; 5. Saya pernah memegang jawatan I have held a position __________________________________
Di Jabatan at Department_____________________________________________________
bagi tempoh selama for a duration of ________________________bulan/tahun month(s)/year(s
6. Pada masa ini saya bebas daripada segala tuntutan hutang atau apa-apa perjanjian hutang sama ada
sebagai Peminjam atau Penjamin; Currently I am free from any debt claims or any debt agreement either as Borrower or Guarantor;
7. Saya telah dilahirkan pada I was born on __________ haribulan (tarikh/date) __________(bulan
/month) __________(tahun/year)
Dan saya membuat akuan ini dengan kepercayaan bahawa apa-apa yang tersebut di dalamnya adalah benar, serta menurut Akta Akuan Berkanun, 1960. And I make this declaration with the believe that anything mentioned in it is the truth, and according Statutory Declaration Act, 1960.
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 01 02 NO. ISU ISSUE NO. : 02 TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/08/2019 19/06/2020
* Potong mana yang tidak berkenaan Cross whichever is not related.
Diperbuat dengan sebenar-benarnya diakui oleh yang tersebut
namanya di atas iaitu
Made with actual truth approved by the abovename which is
_____________________________________________________
____________________________________________________
di at________________________________________________
dalam Negeri in the State of ____________________________
pada on __________ haribulan(tarikh/date) __________(bulan /month) __________(tahun/year)
) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) )
__________________________
Di hadapan saya In front of me,
__________________________
(Tandatangan Yang Dipertua Mahkamah Seksyen, Majestret
atau Pesuruhjaya Sumpah) (Signature of Yang Dipertua of
Session Court, Magistrate or Commissioner of Oath)
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 02 03 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 1
SOKONGAN SUPPORT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE
Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/PENSYARAH SAMBILAN
BORANG PERMOHONAN PENSYARAH SAMBILAN APPLICATION FORM FOR PART-TIME LECTURER
Jabatan Department : ____________________________________________________
Fakulti Faculty : ____________________________________________________
Tahun/ Semester Year/Semester : ____________________________________________________
1. MAKLUMAT PEMOHON PERSONAL DETAILS
Nama Penuh Full Name :
_________________________________________________________
Alamat Surat-menyurat
Correspondence Address
:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
No. Kad Pengenalan I/C No. :
_________________________________________________________
Tarikh dan Tempat Lahir
Date of birth & Place of birth :
_________________________________________________________
No. Telefon Telephone No. :
___________ (H/P) (Telefon Bimbit /Mobile) ____________ (R) (Rumah/Home)
Emel Email : _______________________________________________________
Taraf Perkahwinan
Marital Status :
____________________ Jantina Gender : ________________
Untuk Kegunaan Pejabat For Office Use
Dipersetujui/Tidak Dipersetujui Accepted/Not Accepted* Jam/Minggu Hours/Week :
Subjek Subject :
Bayaran Payment:
GAMBAR
PASSPORT
PASSPORT SIZED
PHOTO
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 02 03 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 2
2. PENDIDIKAN EDUCATION
Lulus Bahasa Malaysia peringkat SPM/MCE Passed Malay Language at SPM/MCE level :
Tahun Year_________________ Gred Grade: _______________
Kelulusan Profesional dan lain-lain (jika ada) Professional qualification and others (If any) :
______________________________________________
Bil.
No. Universiti / Institusi
University/ Institution Tarikh Kurnia Date of
Conferment Kelulusan
Qualification
1.
2.
3.
4.
3. PEKERJAAN (SEKARANG) CURRENT EMPLOYMENT
Jawatan sekarang
Current position : __________________________________ Tarikh Lantikan : __________
Appointment Date
Nama dan Alamat Majikan
Employer’s name and
address
: ____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
4. PENGESAHAN MAJIKAN VERIFICATION FROM THE EMPLOYER
Pengesahan dan sokongan dari majikan Verification and support by the employer:
i) Saya sahkan maklumat yang diberikan adalah benar I hereby clarify that the information is true.
ii) Saya menyokong/ tidak menyokong permohonan sebagai Pensyarah Sambilan di Fakulti ini.
I support/do not support this application as part-time lecturer at this faculty.
iii) Keterangan lain Other statements:
Tandatangan Signature: ________________________________
Nama Pegawai dan Cop Name and stamp:
Tarikh Date : ______________________
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 02 03 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 3
5. PENGALAMAN BEKERJA WORKING EXPERIENCE
i) Pengalaman memberi Syarahan di UPM (jika ada) Teaching experience in UPM (if any)
Bil.
No. Nama dan Kod Kursus Course name and code
Tarikh/Tempoh Date/Duration
1.
2.
3.
4.
ii) Pengalaman memberi Syarahan di tempat lain (jika ada) Teaching experience in other places (if any)
Bil.
No. Nama dan Kod Kursus Course name and code
Tarikh/Tempoh Date/Duration
1.
2.
3.
4.
Kebolehan memberi Syarahan syarahan dalam Bahasa Melayu Able to deliver lecture in Malay Language :
Ya Yes/ Tidak No*
Bila boleh memberi Syarahan Masa syarahan yang sesuai Applicable time (hari day/masa time) :
________________________________________________
Bidang boleh memberi Syarahan Bidang syarahan yang berkaitan Related field to teach :
__________________________________
6. PEMILIKAN KENDERAAN VEHICLE OWNERSHIP
Kenderaan yang dimiliki Vehicle owned
: _________________________ No. Pendaftaran : _________________ Plat No.
Buatan / Jenis Made/ Model
: _________________________
Kuasa (C.C) : ______________________ Power C.C
Saya mengesahkan segala maklumat yang diberikan di atas adalah benar I hereby declare all the information given
above is true.
Tandatangan pemohon Applicant's Signature :________________________ Tarikh Date: ________________
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 02 03 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 4
I. ULASAN KETUA JABATAN HEAD OF DEPARTMENT COMMENT
Permohonan ini menepati kehendak Jabatan This application fulfills the Department requirements:
______________________________________________
Permohonan diperlukan untuk memberi syarahan dalam kursus This application is needed to teach for a course :
Nama dan Kod Kursus Course name and code: _______________________________________________
Pada (hari ) On the day
: a. __________________________ Masa Time: ___________________________
b. ___________________________ Masa Time : ___________________________
Daripada From : __________________________________ Hingga To : ___________________________
Nama Pensyarah UPM yang mengajar kursus ini sekarang Name of UPM lecturer who are currently teaching the course : ___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Bilangan tenaga pengajar yang terlibat adalah Number of instructors involved are :-
i) Pensyarah Lecturer : ______________________________ orang people
ii) Tutor Tutor : _______________________________ orang people
iii) Penunjukajar Sambilan Part-time demonstrator : _______________________________ orang people
Bilangan pelajar yang mengambil subjek ini No of students taking this subject
: _______________________________ orang people
Disahkan oleh Verified by : ___________________________________________
Tandatangan Ketua Jabatan Signature of Head of Department
:
___________________________________________
Nama Name : ___________________________________________
Jawatan Position : ______________________________________
Tarikh Date: : _______________________
PERHATIAN ATTENTION : Jika had masa syarahan melebihi kadar maksimum yang telah ditetapkan, sila sertakan justifikasi untuk tindakan pihak Fakulti If lecturing hours exceed the stipulated maximum rate, please specify justification for faculty further action
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 02 03 NO. ISU ISSUE NO. : 02
TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020 5
II. ULASAN DEKAN DEAN COMMENT
Permohonan ini adalah selaras dengan keperluan kursus itu. This application is in accordance with the requirements of the course. Disokong / Tidak Disokong Support/Do not support * Tandatangan Signature : _____________________________
Nama Name : _______________________________________________________
Jawatan Position : ______________________________________________________
Tarikh Date : _______________
PENTING IMPORTANT : a) Maklumat-maklumat yang dikehendaki hendaklah diberi dengan lengkap dan jelas Information given should
be complete and clear
b) Hanya satu salinan sijil-sijil yang perlu dilampirkan untuk mengesahkan keterangan-keterangan yang
dinyatakan Attach only 1 copy of each certificates to validate the stated information.
c) Borang permohonan hendaklah disampaikan kepada PEJABAT AM JABATAN DI FAKULTI YANG BERKENAAN. Application form needs to be submitted to DEPARTMENT GENERAL OFFICE OF THE RELATED FACULTY
NO. SEMAKAN REVIEW NO. : 02 03 NO. ISU ISSUE NO. : 02 TARIKH KUATKUASA EFFECTIVE DATE : 20/12/2019 19/06/2020
SOKONGAN SUPPORT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
PEJABAT PENDAFTAR REGISTRAR OFFICE
Kod Dokumen Document Code : SOK/BUM/BR03/IKRAR
BORANG IKRAR PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA MALAYSIAN PUBLIC SERVICE OATH TAKING FORM
Saya I...................................................................................... yang telah dilantik berkhidmat dengan
Kerajaan Malaysia (Universiti Putra Malaysia) mulai daripada who have been appointed to be in the service
of the Malaysian Government (Universiti Putra Malaysia) starting from ................................................
membuat ikrar di sini bahawa semasa dan selagi saya berkhidmat dengan Universiti Putra Malaysia, saya
akan patuh dan mengamalkan Teras-teras Perkhidmatan seperti yang terkandung di bawah semasa
menjalankan tugas-tugas. Ke arah ini saya akan:-
I will pledge here that while and for as long as I am service with Universiti Putra Malaysia, I will adhere to
shall obey and practice the Core of Services as listed below while performing my duties. I will :-
(1) Berazam meninggikan mutu perkhidmatan Strives to elevate the quality of services.
(2) Bekerja dengan penuh tanggungjawab Work with full responsibilities.
(3) Berusaha mengikis sikap mementingkan diri sendiri Make an effort to be selfless.
(4) Berkhidmat dengan penuh muhibbah dan kemesraan Work in harmony and peace.
(5) Bekerja ke arah memajukan pemikiran rakyat dan pembangunan negara. Work towards producing
forward thinking citizens and the development of the country.
(6) Bekerjasama dalam membenteras kelemahan dan musuh-musuh negara. Cooperate in combating
weaknesses and enemies of the country.
(7) Berpegang teguh kepada ajaran agama Uphold my belief in religion.
Tandatangan Pegawai/Pekerja Signature of officer/staff
................................................
Tandatangan Di hadapan Ketua Jabatan Signed in the presence of Head of Department
..................................................
(Tandatangan/Cop Jabatan) (Signature/Department Stamp)
Dekan/Ketua Jabatan/Pengarah (Dean/Head of Department/Director)
Tarikh Date.........................................