prosedur pengemaskinian maklumat laman sesawang …p)16 - kmaskinian_web.pdf · pengurusan ilmu...
TRANSCRIPT
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 1/ 13
PROSEDUR PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN SESAWANG
PK.PPAS(P)16
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN
OLEH
HAIZIAH BT. ABU
Pegawai Teknologi Maklumat
01/06/2017
DISEMAK OLEH
NIHAYAH HJ EBNI HAJAR
Pengurus Kualiti
01/06/2017
DILULUSKAN
OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD
Pengarah PPAS
01/06/2017
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 2/ 13
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 3/ 13
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4
4. Isu-isu Risiko 4
5. Definisi 5 – 6
6. Singkatan 6
7. Tindakan dan tanggungjawab 7 – 8
8. Carta Aliran Kerja 9 - 11
9. Rekod Kualiti 12
10. Lampiran 13
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 4/ 13
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan
pengemaskinian perkhidmatan atas talian PPAS dilaksanakan
dengan baik dan berkesan.
2. SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Teknologi Maklumat dan
Pengurusan Ilmu untuk mengemaskinikan semua data/ maklumat
serta senarai aktiviti-aktiviti perpustakaan terkini dari masa ke
semasa ke dalam laman sesawang PPAS.
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Seksyen 6.1 - Tindakan untuk menangani aspek-aspek risiko
Seksyen 7.1.3 - Infrastruktur
Seksyen 7.1.4 - Kawalan Bagi Pelaksanaan Proses - Proses
Seksyen 7.5.2 - Membina Dan Mengemas Kini
Seksyen 7.5.3 - Kawalan Maklumat Didokumenkan
4. ISU - ISU DAN RISIKO 4.1. Kegagalan Fungsi Pelayan (Server Down)
4.2. Ancaman Penggodam (Hacks Threats)
4.3. Ketidaktepatan Maklumat
4.4. Bencana Alam
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 5/ 13
5. DEFINISI 5.1. Laman Sesawang
Satu aplikasi yang menyediakan ruang untuk menyimpan dan
menyebarkan maklumat PPAS secara elektronik di internet
serta boleh diakses secara global. Laman Sesawang PPAS
dapat diakses melalui alamat http://www.ppas.gov.my.
5.2. Hard copy Maklumat yang dihasilkan dalam bentuk cetakan kertas.
5.3. Soft copy
Maklumat yang dihasilkan dan disimpan dalam bentuk salinan
lembut seperti simpanan secara atas talian dan cakera padat.
5.4. Muat Naik (Upload) Proses menghantar data/ maklumat melalui perisian komputer
ke server atau talian internet.
5.5. Ancaman Penggodam (Hacks Threats)
Percubaan untuk mencapai sistem atau data tanpa kebenaran.
Termasuk spoofing, phishing, probing, war driving dan
scanning.
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 6/ 13
5.6. Kegagalan Fungsi Pelayan (Server Down) Pelayan yang gagal berfungsi dengan baik sama ada ketiadaan
internet atau kegagalan perkakasan pelayan itu sendiri yang
mengakibatkan pengguna lain tidak dapat mengakses laman
sesawang
5.7. Ketidaktepatan Maklumat Maklumat yang di terima untuk di proses tidak tepat/ salah
5.8. Bencana Alam Kegagalan perkakasan ict disebabkan oleh bencana alam
seperti banjir atau tanah runtuh
6. SINGKATAN
PPAS : Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
BTM : Bahagian Teknologi Maklumat
KM : Unit Pengurusan Ilmu
PBGN : Bahagian Perancangan dan Pembangunan
KB : Ketua Bahagian
PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
PP : Penolong Pustakawan
PemP : Pembantu Pustakawan
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 7/ 13
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
1. Maklumkan kepada KB untuk memastikan maklumat dalam
laman sesawang PPAS adalah terkini.
Pengarah
A. a. 2.
3.
4.
5.
LAMAN SESAWANG PPAS Pengumpulan Data Edar borang Kemaskini Maklumat Laman Sesawang PPAS
kepada semua KB.
Terima data / maklumat dalam bentuk hard copy atau soft
copy.
Semak maklumat dan bahan yang diterima. Sahkan
penerimaan di borang.
Serahkan maklumat dan bahan yang telah disemak kepada
KB.
PPTM/ PP/ PemP
6.
7.
Semak maklumat adalah betul dan terkini.
Dapatkan kelulusan Pengarah.
KB
8. Semak semula maklumat dan beri kelulusan untuk
kemaskini laman sesawang.
Pengarah
9.
10.
11.
Terima semua maklumat serta bahan yang telah diluluskan
Pengarah.
Jika tidak diluluskan maklumkan kepada KB berkenaan.
Serah draf data/ maklumat akhir kepada PPTM untuk direka
bentuk.
PPTM/ PP
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 8/ 13
TINDAKAN T/ JAWAB b. 12.
Penambahan Modul/ Maklumat Laman Sesawang Sediakan draf rekabentuk untuk paparan laman sesawang
PPTM
13.
14.
15.
Semak draf reka bentuk yang dibina oleh PPTM
Kemukakan reka bentuk kepada Pengarah untuk kelulusan
Jika tidak diluluskan serahkan kepada PPTM untuk
pembaikan
KB
16.
17.
Tambah reka bentuk yang diluluskan ke fail sesawang di
local server
Uji lari reka bentuk tersebut dan pastikan ianya berfungsi
seperti yang dikehendaki
PPTM
18.
19.
Muat naik reka bentuk ke server laman sesawang PPAS
Failkan borang.
B. 20.
21.
PENYEDIAAN LAPORAN BULANAN Sediakan laporan bulanan statistik.
Kemukakan kepada KB.
PPTM
22. Sahkan dan serah laporan statistik kepada PBGN KB
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 9/ 13
7. CARTA ALIRAN KERJA A. Laman Sesawang PPAS a. Pengumpulan Data TINDAKAN T/ JAWAB
Pengarah - Arahkan KB untuk kemaskini Laman Sesawang
PPTM/ PP/ PemP
- Edar borang Kemaskini Maklumat Laman Sesawang PPAS
- Terima maklumat daripada KB
- Maklumat lengkap?
- Serahkan kepada KB BTM untuk pengesahan
- Maklumat sesuai?
KB BTM - Kemuka kepada Pengarah untuk kelulusan
- Lulus?
PPTM/ PP - Serahkan maklumat kepada PPTM untuk direkabentuk
MULA
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak Maklumkan kepada KB pemohon
TAMAT
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 10/ 13
b. Penambahan Modul/ Maklumat Laman Sesawang TINDAKAN T/ JAWAB
PPTM - Sediakan draf reka bentuk
KB
- Semak rekabentuk
- Grafik/ teks sesuai?
- Kemuka rekabentuk kepada Pengarah
- Lulus?
PPTM
- Memuat naik reka bentuk ke ‘local server’
- Uji dan pastikan ia berfungsi seperti yang dikehendaki
- Berfungsi?
- Muat naik ke server laman sesawang PPAS
- Failkan borang
MULA
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
TAMAT
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 11/ 13
B. Penyediaan Laporan Bulanan TINDAKAN T/ JAWAB
PPTM - Sediakan laporan setiap bulan.
- Kemuka kepada KB.
KB - Sah dan serah laporan kepada PBGN.
MULA
TAMAT
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 12/ 13
9. REKOD KUALITI BIL REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN 9.1
9.2
Fail Kemaskini
Maklumat Laman
Sesawang PPAS
(No. Fail: PPAS.100-
11/3-1)
Fail Pengurusan Risiko
BTM
BTM
5-7 Tahun
5-7 Tahun
PROSEDUR PENGURUSAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(P)16
NO. KELUARAN
: 01
PROSEDUR
PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN
SESAWANG
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 13/ 13
10. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran 10.1 Borang Kemaskini Maklumat Laman Sesawang
PPAS (PPAS (KOM) 663)
PK.PPAS(P)16(L1)