prosedur penyerahan proposal kegiatan dan...

PROSEDUR PENYERAHAN PROPOSAL KEGIATAN DAN PECAIRAN DANAPENGGERAK1. Proposal kegiatan dan permohonan pencairan dana penggerak diserahkan oleh Pengurus Himpunan

/panitia pelaksana kegiatan kepada Staf Bag. Kemahasiswaan di loket 1 dengan Mengisi Form penyerahanuntuk dimintakan tanda tangan Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni. Kurang lebih dua harikemudian Pengurus Himpunan /panitia pelaksana kegiatan mengambil Proposal kegiatan danpermohonan pencairan dana penggerak di Staf Bag. Kemahasiswaan FE Unpar di loket 1 dan MengisiForm pengambilan proposal tersebut

2. Pengurus Himpunan /panitia menyerahkan Proposal kegiatan dan permohonan pencairan danapenggerak ke Kasubag. Kemahasiswaan dan Alumni setelah ditandatangan piha-pihak yg terkait, berkas suratdan lain lain yang masuk melalui Loket 1 kemahasiswaan harus sudah terjadwalkan di kalender kemahasiswaandan Masuk berita Web Fakultas Ekonomi

3. Yang dimaksud dengan tandatangan pihak terkait dan berwenang antara lain : Untuk Proposal Kegiatan : Ketua Pelaksana Kegiatan, Presiden Mahasiswa, Ketua Himpunan, Wakil Dekan

Bidang Kemahasiswaan dan Alumni, Ketua Program Studi dan Wakil Rektor Bidang Modal Insani danKemahasiswaan

Untuk Pencairan Dana Pengerak : Wakil Dekan II dan Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan AlumniFE Unpar

4. Proposal harus mencantumkan rencana penerimaan (misalnya : dana penggerak/DKM, usaha sendiri) danpengeluaran. Rencana penerimaan dan pengeluaran harus balance/tidak defisit

5. Proposal kegiatan dan permohonan pencairan dana penggerak selanjutnya diserahkan kepada bagiankeuangan fakultas untuk diproses lebih lanjut.

6. Status Proposal kegiatan dan permohonan pencairan dana penggerak bisa dilihat on line di link yg telahdisediakan oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni

PROSEDUR PENYERAHAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABANKEGIATAN (LPJ)1. LPJ diserahkan oleh Ketua Panitia Kegiatan kepada Kasubag. Kemahasiswaan dan Alumni FE Unpar setelahditandatangani semua pihak yang terkait dan berwenang paling lambat 2 (dua) minggu setelah tanggal terakhirkegiatan berlangsung

2. Yang dimaksud tandatangan pihak terkait dan berwenang antara lain : Kepala Departemen Kegiatan, KetuaPelaksana Kegiatan, Presiden Mahasiswa, Ketua Himpunan, Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni,Ketua Program Studi dan Wakil Rektor Bidang Modal Insani dan Kemahasiswaan

3. LPJ sebaiknya melaporkan keberhasilan kegiatan yang sudah berlangsung.

4. Ketua dan Bendahara Himpunan dapat memeriksa status LPJ secara online melalui link yang diberikan olehWakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni

5. Jika LPJ terlambat diserahkan maka himpunan tidak diperbolehkan mengajukan proposal kegiatan terbaru

Bagan Alir Penyerahan Proposal Kegiatan PecairanDana Penggerak

Selamat pagi dan salam sejahtera bagi kita sekalian.Diawal pembukaan presentasi ini,sedikitnya saya akan memberikan informasi tentang

PROSEDUR PENYERAHAN PROPOSAL KEGIATAN , PECAIRAN DANAPENGGERAK DAN PROSEDUR PENYERAHAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABANKEGIATAN (LPJ)

PROSEDUR PENYERAHAN PROPOSAL KEGIATAN DAN PECAIRAN DANA PENGGERAK

1. Proposal kegiatan dan permohonan pencairan dana penggerak diserahkan oleh PengurusHimpunan /panitia kepada Staf Bag. Kemahasiswaan di loket 1 dengan Mengisi Formpenyerahan untuk dimintakan tanda tangan Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan danAlumni. Kurang lebih dua hari kemudian Pengurus Himpunan /panitia mengambil Proposalkegiatan di loket 1 Bag. Kemahasiswaan dan Mengisi Form pengambilan proposal tersebut

2. Pengurus Himpunan /panitia menyerahkan Proposal kegiatan dan permohonan pencairandana penggerak ke Kasubag. Kemahasiswaan dan Alumni setelah ditandatangan piha-pihakyg terkait, berkas surat dan lain lain yang masuk melalui Loket 1 kemahasiswaan harussudah Terjadwalkan di Kalender kemahasiswaan dan Masuk berita Web Fakultas Ekonomi

3. Yang dimaksud dengan tandatangan pihak terkait dan berwenang antara lain : Untuk Proposal Kegiatan : Ketua Pelaksana Kegiatan, Presiden Mahasiswa, Ketua

Himpunan, Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni, Ketua Program Studidan Wakil Rektor Bidang Modal Insani dan Kemahasiswaan

Untuk Pencairan Dana Pengerak : Wakil Dekan II dan Wakil Dekan BidangKemahasiswaan dan Alumni FE Unpar

4. Proposal harus mencantumkan rencana penerimaan (misalnya : dana penggerak/DKM,usaha sendiri) dan pengeluaran. Rencana penerimaan dan pengeluaran harus balance/tidakdefisit

5. Proposal kegiatan dan permohonan pencairan dana penggerak selanjutnya diserahkankepada bagian keuangan fakultas untuk diproses lebih lanjut.

6. Status Proposal kegiatan dan permohonan pencairan dana penggerak bisa dilihat online dilink yg telah disediakan oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni

PROSEDUR PENYERAHAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEGIATAN (LPJ)

1. LPJ diserahkan oleh Ketua Panitia Kegiatan kepada Kasubag. Kemahasiswaan dan AlumniFE Unpar setelah ditandatangani semua pihak yang terkait dan berwenang paling lambat 2(dua) minggu setelah tanggal terakhir kegiatan berlangsung

2. Yang dimaksud tandatangan pihak terkait dan berwenang antara lain : Kepala DepartemenKegiatan, Ketua Pelaksana Kegiatan, Presiden Mahasiswa, Ketua Himpunan, Wakil DekanBidang Kemahasiswaan dan Alumni, Ketua Program Studi dan Wakil Rektor Bidang ModalInsani dan Kemahasiswaan

3. LPJ sebaiknya melaporkan keberhasilan kegiatan yang sudah berlangsung.

4. Ketua dan Bendahara Himpunan dapat memeriksa status LPJ secara online melalui linkyang diberikan oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni

5. Jika LPJ terlambat diserahkan maka himpunan tidak diperbolehkan mengajukan proposalkegiatan terbaru

Bagan Alir Penyerahan Proposal Kegiatan pecairan Dana Penggerak


KepalaSubBagianKemahasiswaandanAlumniPengurus Himpunan /panitia Staf Bagian Kemahasiswaan danAlumni

Wakil Dekan Bidang IIIKemahasiswaan dan Alumni

Wakil Rektor Bidang IIIKemahasiswaan dan Alumni

Wakil Dekan Bidang II SumberDaya Kasir FE Pengurus Himpunan

( Bendahara )

Mulai

MenerimaMemeriksakelengkapandanmenyerahkanproposalKEWDIIIMenyerahkan Proposalkegiatan dan mengisi

Form Penyerahan untukdi ttd WD III

MenerimaProposal kegiatandan mengisi Form

Penerimaan

Proposalkegiatan YangBelum di ttd

MenerimaMemeriksakelengkapandanTTDsertamenyerahkankembaliproposalKeLoket1Proposal

kegiatan Yangsdh di ttd WD III

MenerimaProposalkegiatan Yang sdh di

ttdWDIII,capFakultasdanmenyerahkankepanitiakegiatanProposal

kegiatan Yangsdh di ttd WD III

Menyerah kan Proposalkegiatan Yang sdh di ttdWD III untuk di setujiui

WR III

MenerimaMemeriksakelengkapandanTTDsertamenyerahkanProposal

kegiatan Yangsdh di ttd WR III

Menerima Proposalkegiatan, permohonanPengajuan pencairan

dana dan mengisi FormPenyerahan untuk di ttd

WD III

Surat pencairan kegiatandan lampiran prposalkegiatan yang sudah

disetujui

MenerimaMemeriksakelengkapandanTTDsertamenyerahkankembaliSuratpencairan kegiatanKeLoket1

Surat pencairan kegiatandan yang sudah di TTD

WD III

Menerima Surat pencairankegiatan dan yang sudah diTTD WD III ,capFakultasdanmenyerahkankepanitiakegiatan

Menerima Surat pencairankegiatan dan yang sudah di TTDWD III , dan mohon TTD WD II


WD III


WD III

MenerimaMemeriksakelengkapandanTTDsertamenyerahkankembaliSuratpencairan kegiatan kemahasiswa

Surat pencairankegiatan yang sudah

di TTD WD IIIMenerima Surat pencairan

kegiatan dan yang sudah di TTDWD III , dan WD II

Proposal dan Suratpencairan kegiatan yang

sudah di setujui diserahkan Ke ka Subag

kemahasiwaan dan Alumniuntuk di proses

Menerima proposaldan Surat pencairankegiatan dan yang

sudah di setujui

Proposal dan Surat pencairankegiatan yang sudah di setujuidi serahkan Ke Kasir FE untuk

di proses

Menerima proposaldan Surat pencairankegiatan dan yang

sudah di setujui danmemproses pencairan

dana

pencairan danakegiatan yang sudah di

setujui dicairkanMenerima pencairan

dana kegiatan

Selesai

Remaks : untuk berkas surat yang masuk melalui Loket 1 kemahasiswaan harus sudah melengkapipersyaratan diantaranya :1. Terjadwalkan di Kalender kemahasiswaan2. Masuk berita Web Fakultas Ekonomi3. Tandatangan pihak terkait dan berwenang antara lain :4. Untuk Proposal Kegiatan : Ketua Pelaksana Kegiatan, Presiden Mahasiswa, Ketua Himpunan,

Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni, Ketua Program Studi dan Wakil Rektor BidangModal Insani dan Kemahasiswaan

5. Untuk Pencairan Dana Pengerak : Wakil Dekan II dan Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan danAlumni FE Unpar

INFORMASI TENTANG KEUANGAN PADAKEGIATAN HIMPUNAN MAHASISWA

A. PROSEDUR PENGAJUAN PROPOSAL DAN PENCAIRAN DANA KEGIATAN MAHASISWA (DKM)1. Proposal diajukan oleh himpunan mahasiswa sehingga dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan seputar

kegiatan yang akan dilaksanakan.2. Pengajuan proposal yang sudah disetujui oleh pihak terkait dan berwenang kemudian diserahkan ke

Bagian Kemahasiswaan paling lambat 2 (dua) minggu sebelum kegiatan berlangsung.3. Proposal harus mencantumkan rencana penerimaan (misalnya : dana penggerak/DKM, usaha sendiri)

dan pengeluaran. Rencana penerimaan dan pengeluaran harus balance / tidak defisit.4. Proposal DKM akan diproses oleh Bagian Keuangan setelah proposal diterima dari Bagian

Kemahasiswaan.5. Proposal yang diajukan setelah kegiatan berlangsung tidak akan diterima dan diproses.6. Pengambilan DKM di Kasir FE hanya boleh dilakukan oleh Bendahara Himpunan.7. Bendahara Himpunan harus menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (LPK) yang asli

berikut fotokopinya paling lambat 1 (satu) minggu setelah kegiatan berakhir kepada Kasir FE. Bukti-buktipengeluaran yang asli (bukan fotokopi/hasil scan) harus dilampirkan dalam LPK asli.Permintaan peminjaman LPK untuk difotokopi oleh pengurus himpunan setelah penyerahan LPK tidakakan dilayani !!!.

8. Jika penyerahan LPK melebihi batas waktu 1 (satu) minggu, maka semua proposal dari seluruh himpunan(HMPSEP, HMPSM, HMPSA, dan HMPSD3) untuk kegiatan berikutnya tidak akan diproses, demikian jugadengan pencairan DKM dari proposal yang sudah diproses akan ditunda.

B. STATUS KEUANGAN PROPOSALKetua dan Bendahara Himpunan dapat melihat dan memeriksa status keuangan proposal (pencairan,penyerahan LPK/LPJ) secara online melalui link yang diberikan oleh Wakil Dekan III.

C. BUKTI PENGELUARANBukti-bukti pengeluaran yang dilampirkan dalam LPK harus memperhatikan hal-hal berikut ini :harus terdapat nama, cap, alamat, nomor telepon dari toko/penyedia jasa.

D. TARIF YANG BERLAKU DI UNPAR1. Makan : maksimal sebesar Rp. 22.500 per orang setiap kali pemberian makan.2. Snack : maksimal sebesar Rp. 7.500 per orang setiap kali pemberian snack.3. Seminar kit : maksimal Rp. 10.000 per orang peserta.4. Honor pembicara : maksimal Rp. 1.000.000 per orang pembicara bila ada makalah hardcopy yang

disertakan, namun bila tidak ada makalah maka maksimal honor hanya Rp. 500.000.5. Bila ada tarif lain yang belum disebutkan di atas, maka informasinya akan disampaikan menyusul.

E. KEWAJIBAN PEMOTONGAN PAJAK1. Setiap penggunaan jasa dikenakan pajak. Pajak dipotong dari nilai jasa oleh Bendahara Himpunan. Bila

ada kelalaian pemotongan pajak, maka beban pajak akan ditanggung oleh pengguna jasa/BendaharaHimpunan. Tarif pajak dapat dilihat pada lampiran.

2. Penggunaan jasa yang dikenakan pajak antara lain sewa-sewa, catering, pembicara, hadiah lomba.3. Khusus untuk pembicara yang merupakan Dosen/Pegawai Unpar, maka honor yang diterima tidak

dipotong pajak. Demikian juga untuk sewa kepada instansi pemerintah/TNI/Polri, tidak dikenakan pajak.4. Bukti potong pajak akan dibuat oleh Bagian Keuangan FE, oleh karena itu Bendahara Himpunan harus

memberikan data nama, alamat, nomor KTP (harus ada) dan NPWP (boleh tidak punya) untuk wajibpajak PPh 21, sedangkan untuk PPh 23 diperlukan data nama, alamat, dan NPWP (boleh tidak punya)wajib pajak.

F. INFORMASI UMUM1. DKM yang sudah cair namun belum diambil juga oleh Bendahara Himpunan hingga 2 (dua) minggu

setelah kegiatan berakhir dengan alasan apapun, maka DKM akan dikembalikan lagi ke BIKEU. Untukdapat mencairkan DKM yang dikembalikan, harus melalui pengajuan ulang dengan proposal yang baru.

2. Diharapkan untuk segera datang menemui Bagian Keuangan FE bila ada pertanyaan / masalah dalamproses proposal maupun pelaporan DKM dari Biro Keuangan / Bagian Keuangan FE.

3. Untuk pembelian yang mendapat diskon, dalam laporan dituliskan harga netto setelah diskon.4. Urutan bon dalam laporan sama dengan urutan list bon di laporan5. Laporan perlu diemail untuk yang panjang transaksinya (lebih dari 2 lembar). Laporan berformat

Excel.6. Plastik keresek tidak diitung atau diitung sekaligus dengan harga barang terbeli7. Bon tidak perlu dikelompokkan dalam jenis yang sama8. Print fotokopi spanduk tidak dikenakan pajak bila tidak disebut/dituliskan jasa. Lebih baik

disebut ‘beli spanduk’

Peminjaman Peralatan dan Ruangan dan Perlatan Fakultas :

1. Peralatan : Konfirmasi ke Bag. Lab Komputer tentang peralatan yang akan dipinjam (ada / tidak) ke Bp. Iqbal ) Pengisian Formulir yang sudah disediakan di Umum & Perlengkapan ( Bp. Pujito ) Pengambilan barang kepada Bp. Widarusman untuk alat kantor dan ke pak Iqbal untuk IT

2. Ruangan Fakultas Konfirmasi ke Staf Umum & Perlengkapan Bp. Pujito tentang ruangan yang akan dipinjam Pengisian Formulir peminjaman ( Bp. Pujito )

3. Mengisi Form Peminjaman : (Ruangan & Peralatan) Formulir disediakan di staff umum & perlengkapan di bp. Pujito Form peminjaman harus diisi lengkap setelah ditandatangani Pejabat terkait Formulir Penimjanan ruangan difotocopy 2 rangkap :

asli untuk Bp. Pujito, 1 Fotocopy untuk Petugas lantai dan 1 fotocopy untuk yang menyelenggarakankegiatan.

Formulir Penimjanan Peralatan difotocopy 2 rangkap :asli untuk Bp. Pujito, 1 Fotocopy untuk Staff umum & rumah tangga dan 1 fotocopy untuk yangmenyelenggarakan kegiatanDemikian prosedur ini disusun untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya apabila dalampelaksanaannya dikemudian hari ada hal-hal yang belum diatur dalam prosedur ini maka akan diaturkemudian.


Kepala Sub Bagian

Kemahasiswaan dan AlumniPengurus Himpunan /panitia

Staf Bagian Kemahasiswaan dan

Alumni

Wakil Dekan Bidang III

Kemahasiswaan dan Alumni

Wakil Rektor Bidang III

Kemahasiswaan dan Alumni

Wakil Dekan Bidang II Sumber

DayaKasir FE

Pengurus Himpunan ( Bendahara )

Ph

ase

Mulai

Menerima Memeriksa kelengkapan dan

menyerahkan proposal KE WD III

Menyerahkan Proposal

kegiatan dan mengisi

Form Penyerahan untuk

di ttd WD III

Menerima Proposal kegiatan dan mengisi Form

Penerimaan

Proposal kegiatan Yang Belum di ttd

Menerima Memeriksa kelengkapan dan TTD

serta menyerahkan kembali proposal Ke

Loket 1

Proposal kegiatan Yang

sdh di ttd WD III

Menerima Proposal kegiatan Yang sdh di

ttd WD III, cap Fakultas dan

menyerahkan ke panitia kegiatan


sdh di ttd WD III

Menyerah kan Proposal kegiatan Yang sdh di ttd WD III untuk di setujiui

WR III


serta menyerahkan


sdh di ttd WR IIIMenerima Proposal

kegiatan, permohonan Pengajuan pencairan

dana dan mengisi Form Penyerahan untuk di ttd

WD III

Surat pencairan kegiatan dan lampiran prposal kegiatan yang sudah

disetujui


serta menyerahkan kembali Surat

pencairan kegiatan Ke Loket 1

Surat pencairan kegiatan dan yang sudah di TTD

WD III

Menerima Surat pencairan kegiatan dan yang sudah di TTD WD III , cap Fakultas

dan menyerahkan ke panitia kegiatan

Menerima Surat pencairan kegiatan dan yang sudah di TTD WD III , dan mohon TTD WD II


WD III


WD III


serta menyerahkan kembali Surat

pencairan kegiatan ke mahasiswa

Surat pencairan kegiatan yang sudah

di TTD WD III

Menerima Surat pencairan kegiatan dan yang sudah di TTD

WD III , dan WD II

Proposal dan Surat pencairan kegiatan yang

sudah di setujui di serahkan Ke ka Subag

kemahasiwaan dan Alumni untuk di proses

Menerima proposal dan Surat pencairan kegiatan dan yang

sudah di setujui

Proposal dan Surat pencairan kegiatan yang sudah di setujui di serahkan Ke Kasir FE untuk

di proses

Menerima proposal dan Surat pencairan kegiatan dan yang

sudah di setujui dan memproses pencairan

dana

pencairan dana kegiatan yang sudah di

setujui dicairkanMenerima pencairan

dana kegiatan

Selesai

prosedur penyerahan proposal kegiatan dan...

Documents