prosedyre for tilrettelegging av fagtilbud for...
TRANSCRIPT
FAGTILBUD PÅ VIDEOKONFERANSE
Prosedyre for tilrettelegging av fagtilbud for videokonferanse
Forfatter
Bodil Bach, TTC
Innhold Prosedyre for tilrettelegging av Fagtilbud på videokonferanse .............................................................. 3
Hensikt og omfang............................................................................................................................... 3
Ansvar og myndighet. .......................................................................................................................... 3
Målgruppe ........................................................................................................................................... 3
Handling .............................................................................................................................................. 3
Vedlegg .................................................................................................................................................... 4
Vedlegg 1 – Sjekkliste for tilrettelegging av Fagtilbud ........................................................................ 4
Vedlegg 2 – Tilrettelegging av Fagtilbud med bistand fra tjenesteleverandør ................................... 6
Vedlegg 3 – Eksempel på invitasjon .................................................................................................... 8
Vedlegg 4 - Godkjenning av Fagtilbud ................................................................................................. 9
Vedlegg 5 – Eksempel på kursbevis ................................................................................................... 10
Vedlegg 6 – Informasjon til deg som skal være deltaker på videokonferanse.................................. 11
Vedlegg 7 - Sjekkliste for deg som skal være foreleser på videokonferanse .................................... 12
Vedlegg 8 – Eksempel på evalueringsskjema .................................................................................... 15
Prosedyre for tilrettelegging av Fagtilbud på videokonferanse
Hensikt og omfang
Hensikten med elæring (nettbasert kompetansetilbud inkludert videokonferanse) er å tilby mer
effektiv kompetanseutvikling til ansatte1.
Prosedyren omfatter tilrettelegging av Fagtilbud på videokonferanse.
Ansvar og myndighet.
Tynset, Folldal og Engerdal kommune
Sykehuset Innlandet HF
Målgruppe
Ansatte i helse- og sosialsektor i kommuner
Ansatte i Helseforetak
Handling
1. Opprett kompetanseansvarlig for det enkelte undervisningsopplegg
2. I planlegging kan «Sjekkliste for Fagtilbud» være nyttig verktøy (Vedlegg 1)
3. Tilrettelegging av Fagtilbud kan gjøres med bruk av verktøy fra «Kompetansepakken»:
Eksempel på tilrettelegging i\i samarbeid med tjenesteleverandør av elæring
(Vedlegg 2)
Eksempel på invitasjon til Fagtilbud (Vedlegg 3)
Godkjenning av Fagtilbud (Vedlegg 4)
Eksempel på kursbevis (Vedlegg 5)
«Sjekkliste for deg som er deltaker på videokonferanse» (Vedlegg 6)
«Sjekkliste for deg som skal være foredragsholder på videokonferanse» (Vedlegg 7)
Eksempel på evalueringsskjema for Fagtilbud (Vedlegg 8)
1 Mer informasjon om muligheter og nettbaserte kurstilbud finnes på www.helsekompetanse.no
Vedlegg
Vedlegg 1 – Sjekkliste for tilrettelegging av Fagtilbud
Oppgaver Tiltak/sjekkpunkter
1. Forankring Avklare
Kompetanseansvarlig for aktuelle tilbud
Hvem som skal delta i planlegging
Hensikt og metode
Målgrupper
2. Planlegging - praktisk Fastsettelse tidspunkt
Sjekke andre tilbud og tilpasse tidspunkt ift
dette
Velg et fast tidspunkt for gjentakende tilbud
Praktisk tilrettelegging
Book møterom med videokonferanse i Outlook
Avklare bevertning etc for alle møterom
3. Planlegging - innhold Utforming
Program
Invitasjon (Tema, tid, sted, formål, målgruppe,
påmelding)
Deltakerliste (tabell for registrering)
Evalueringsskjema (hva evalueres, hvordan,
oppsummering)
Utforming – kursbevis
Utforming – søknad om godkjenning av
fagtilbud (Fagtilbud over 6 timer - sende
søknad til aktuelle fagforbund, og registrere
svar på søknader for hvert fagtilbud)
Avklare
Påmelding (hvordan, når, til hvem?)
Opptak/ikke opptak, redigering,
tilgjengeliggjøring av opptak, bestilling av
opptak
4. Tilrettelegging -
foredragsholdere
Forespørsel og bekreftelse
Foredragsholdere og tittel på forelesning
Informasjon
Foredragsholdere får tilsendt «Sjekkliste for deg
som skal være foredragsholder»
Veiledning i forkant med oppkoblinger om
ønskelig
Tilby «bisitting under gjennomføring» (teknisk
og praktisk bistand)
5. Tilrettelegging - deltakere Utsendinger/registreringer
Invitasjon (epost, intranett, internett osv)
Registrering påmeldte deltakere
Deltakere får tilsendt «Sjekkliste for deg som
skal være deltaker på videokonferanse»
6. Tilrettelegging - praktisk Avklare
Ansvar i hovedmøterom, der foredragsholder
er
Ansvar (møteledelse/teknisk ansvarlig) i lokale
møterom, der deltakere er
Retningslinjer for bruk av videokonferanse
benyttes for oppkobling
Forberede
Materiell som er nødvendig
Sjekk at teknisk utstyr virker – testoppkobling
til avtalt tid, eller til virtuelt møterom
Drikke til alle deltakere
7. Gjennomføring - fagtilbud Oppstart/innledning
Skap en hyggelig stemning hvor folk føler seg
velkomne
Velkommen (kort-5min) ved
toppleder/programansvarlig
Intro «om bruk av videokonferanse»
Intro «om tema for Fagtilbud» (rammer og
hensikt og gjennomgang av dagen)
Pauseavklaringer
Gruppearbeid
Del inn grupper i forkant
Sammensetning - maks 5-8 stk (ett eller flere
møterom på videokonferanse, det som passer
best) – krever tilpasning
Avslutning
Spørrerunde om deltakernes inntrykk av
Fagtilbud (faglig og teknisk)
Informasjon (neste sending, evalueringsskjema,
ettersending av materiell etc
Vedlegg 2 – Tilrettelegging av Fagtilbud med bistand fra tjenesteleverandør
Praktisk tilrettelegging
Kompetansemiljøer kan benytte seg av tjenesten ved r som for eksempel
www.helsekompetanse.no for distribusjon og gjennomføring av egne tilbud.
Hvorfor bruke samarbeidspartner til dette?
Helsekompetanse kan bistå med markedsføring av tilbud for åpne/lukkede målgrupper,
påmelding, oppkobling og teknisk support av tilbudet. Ønskes videoopptak av sending
(streaming) bestilles dette også hos Helsekompetanse og opptak kan legges i deres
videobank (lukket eller åpent). Helsekompetanse bistår med innhenting av samtykke og
informasjon til forelesere.
Tjenesten gjøres på oppdrag fra kompetansetilbyder. Helsekompetanse sender pristilbud
utfra forespørsel.
Ved oppstart av arbeidet med kompetansetilbudet – kontakt NST v/Avdeling
Helsekompetanse; Torbjørg Lindquist, rådgiver; Tlf: 47 950 64 754; epost;
[email protected] eller via [email protected]
Avklaringer – Fagtilbud/Fagtilbudsserier
Opprett kontaktperson og undervisningsansvarlig for den enkelte serier/opplegg som
ønskes – meldes i skjema
Tittel og tidspunkt/rom for Fagtilbud avklares.
Avklaringer ift frist for innlevering av informasjon på Helsekompetanse gjøres.
Helsekompetanse legger ut nye programmer hvert semester (Dvs for høst legges
program ut i august/september, for vår legges program ut jan/feb).
Når undervisningstilbudet er ferdigstilt – send inn skjema for bestilling til NST (vedlegg
3):
o Tittel(ler) på forelesning (er).
o Tidspunkt og klokkeslett.
o Foredragsholdere (navn/tittel/kontaktinfo – e-post, mobilnummer – OBS: viktig
at mobil bringes med til studio).
o Behov for opptak/streaming – hvis opptak/streaming ønskes MÅ/BØR foreleser
sitte i et helsenettstudio av nyere dato – gir bedre kvalitet på opptak.
o Avklaringer rundt tilgang til opptak (i Helsekompetanse sin videobank eller
andre steder.)
o Avklaringer rundt samtykkeskjema2. Det må inngås avtale med foreleser om
tillatelse til å foreta opptak og legge det ut. NST har et eget avtaleformular som
tilpasses den enkelte foreleser.3
o Påmeldingsfrister – påmelding senest 2 virkedager før sendingen.
o Liste over foredragsholdere med kontaktdata om det er ønskelig at NST
informerer om bruk av bruk av videokonferanse.
Opptak av forelesninger
Opptak kan gjøres på tre måter:
1. Direkte under sendingen (om man ønsker å ta vare på forelesninger til senere bruk, eller
til deltakere som ikke har anledning til å komme i sanntid)
2. Direktesendt forelesning via nett (deltakelse i sanntid, uten toveiskommunikasjon)
3. Direkte opptak med videokamera, for å redigere det i etterkant og publisere på nett.
Helsekompetanse har mulighet for å foreta opptak av forelesninger og legge opptaket ut på
www.helsekompetanse.no i uredigert eller redigert form. Opptak betinger aksept fra foreleser,
og foreleser bestemmer selv hvor lenge opptaket skal ligge tilgjengelig. Bruk deres
kontaktperson for avklaringer ift dette.
2 Se eksempel på samtykkeskjema i juridiske retningslinjer 3 Se kapittel nedenfor for nærmere informasjon rundt opptak.
Vedlegg 3 – Eksempel på invitasjon
XXXXX INVITERER TIL
UNDERVISNING VIA VIDEOKONFERANSE
TEMA____________
Dato kl 13-15:
Tema
Foreleser: xxxxxxxxxxxxx
PRAKTISKE OPPLYSNINGER
Målgruppe:
Gjennomføring:
Kurset gjennomføres på videokonferanse fra møterom med videokonferanseutstyr i
hver kommune.
ALLE møterom skal ringe inn til virtuelt møterom.
Fra helsenett: xxxxxx
Utenfor helsenett (NAV for eksempel): [email protected]
Påmelding (Påmelding via epost xxxxx. Frist: xxxxxx, Til: Epost eller annet)
Godkjenning
Programmet er godkjent for eksempel
Norsk Sykepleierforbund (8 timer)
Norsk Ergoterapeutforbund (Godkjent med 8 timer).
Kursbevis for deltakelse xxx dager.
VELKOMMEN!
Vedlegg 4 - Godkjenning av Fagtilbud
Fagtilbud som er av en viss størrelse kan søkes godkjent gjennom respektive Fagforbund,
søknadskriterier og skjema finnes på de forbundene sine nettsider, se noen eksempler nedenfor
(Fagtilbud over 6 timer).
HUSK:
Fagforbundene vurderer kursprogram for godkjenning med tellende timer i tråd med de
kriterier som stilles (Norsk Sykepleierforbund (NSF) har for eksempel kriterier for klinisk
spesialist i sykepleie/spesialsykepleie).
Kursarrangør søker om godkjenning i forkant av Fagtilbudet.
Vær oppmerksom på at alle har retningslinjer for samhandling med kommersielle aktører
vektlegges i vurderingen av kursarrangement hvor firma er arrangør/ medarrangør.
Fagforbundene krever at antall godkjente kurstimer står spesifisert på kursbeviset.
Eksempler:
NSF
Ergoterapeutene
Den norske legeforening
Norsk Fysioterapiforbund har ingen godkjenningsordning fra 1. januar 2014, men kurs kan
søkes som tellende i spesialistsøknader.
Vedlegg 5 – Eksempel på kursbevis
Logoer kan legges inn i topptekst/bunntekst
Kursbevis
___________________________________________________________
Har deltatt på videokonferansekurs i xxxxxxxx
Tidspunkt:
xxxxxxxx
Arrangør:
xxxxxxx
Tema:
xxxxxxxxxx
Programmet er godkjent av (for eksempel):
Norsk Sykepleierforbund (Godkjent med 8 timer)
Norsk Ergoterapeutforbund (Godkjent med 8 timer)
Navn /Arbeidssted Navn/Arbeidssted
Vedlegg 6 – Informasjon til deg som skal være deltaker på videokonferanse
Når du skal delta i forelesning på videokonferanse, er det nesten som om dere er samlet, men de
andre deltakerne er geografisk adskilt fra deg, i ett eller flere studioer.
Her er noen tips for at sendingen skal bli vellykket for alle parter.
Gjennomføring
Test i forkant
o Gjør gjerne en testoppkobling sammen med andre eller direkte til avtalt
virtuelt møterom i forkant av sendingen.
o Sørg for support hvis noe ikke virker og ha klart mobilnummer til
vedkommende superbruker.
Oppkobling:
o ALLE videokonferansestudioer kan delta, både i og utenfor helsenett
o Møter/undervisning med flere parter gjennomføres i avklarte «virtuelle
møterom». ALLE ringer selv inn til virtuelt møterom og oppgitt nummer,
senest 15 minutter før oppstart.
Snakk rolig
o Påse at du er i nærheten av mikrofonen. Mikrofonene har god lydkvalitet, så du
behøver ikke heve stemmen når du snakker, viktig å snakke rolig.
o Skru av mikrofonen din når du ikke snakker.
Dialog
o Litt småprat løsner på stemningen og ufarliggjør kommunikasjonen.
o Det avtales hvordan spørsmål og diskusjon skal organiseres (ved spørsmål fra
ditt studio, påse at den som spør har mikrofon).
o Dialog og kommunikasjon er enklere med få deltakerstudioer, spontane spørsmål
er mulig.
o Mange deltakerstudio, spørsmål må organiseres for å forhindre kaos (sms/epost,
eller en gruppe av gangen).
Unngå støy
o Rasling med papir, klikking med penn, småhvisking - høres bedre enn i vanlig
forelesning!
o Deltakere i samme studio som foreleser, bør være stille under sending (hyssjjjj).
Blikkontakt
o Den som prater skal synes på skjermen.
o Kamera er plassert på toppen av skjermen, så når du ser på skjermen vil du
automatisk ha blikkontakt med foreleser/mottaker.
o Forhåndsinnstill kameraposisjoner og lagre i fjernkontroll (Slipper forstyrrelser
med zooming under sending).
TTC – 2014 med god hjelp fra www.helsekompetanse.no, NAV, Frambu kompetansesenter for sjeldne diagnoser, Bach, B.
Vedlegg 7 - Sjekkliste for deg som skal være foreleser på videokonferanse
Når du skal forelese på videokonferanse er det nesten som om du har publikum i salen, men
publikummet er på skjermen og er gjerne geografisk adskilt fra deg, i ett eller flere studioer.
Her er noen tips for at budskapet i din presentasjon skal bli så bra som mulig på
videokonferanse.
Forberedelse:
Lengde på forelesninger
o Folk blir raskere ukonsentrert enn ved vanlig undervisning, så lange «økter» gir
lavt læringsutbytte.
o Maks 40 - 45 min. lange “timer” (helst kortere)
o Kutt for eksempel forelesning i passende «moduler» (a 15-20 minutter for
eksempel, med spørsmålsrunde og pauser)
o En kursdag på videokonferanse er mulig, men krevende. En dag gir større
muligheter for dialog og deltakelse. Kursdagen kan for eksempel brytes opp av
gruppearbeid i deltakerstudioene.
Skriftlig tekst
o Skriftstørrelse 28-32 eller mer, så blir det lesbart for deltakerne i de andre
studioene.
o Farge på skrift og bakgrunn – kontrast og harmoni.
o Bruk stikkord slik at teksten fremstår tydelig og lesbar.
o Store og visuelle figurer, ikke små tabeller.
Varier presentasjonen
o Tenk på variasjon, spesielt hvis du skal forelese over flere timer.
o Bruk ulike presentasjonsmåter til å formidle faginnholdet (bilder, filmsnutter,
musikk, rollespill).
o Veksle mellom forskjellige kameravinkler, gir variasjon i
forelesningen.
o Aktiviser deltakerne i deltakerstudioene gjennom
spørsmål/gruppearbeid.
Handouts
o Send ut i forkant.
Test i forkant
o Test kobling fra PC til videokonferanse, så tidlig som mulig. Ingen studio er satt
opp identisk, på samme måte som ingen forelesningssal er utstyrt med identisk
projektor og lydanlegg.
o Sjekk at videoer/lydklipp fungerer ved å gjøre en testoppkobling til en mottaker.
o Sørg for support, hvis noe ikke virker og ha klart mobilnummer til
vedkommende.
Gjennomføring
Snakk rolig
o Påse at du har på deg, eller er i nærheten av mikrofonen.
o Mikrofonene har god lydkvalitet, så du behøver ikke heve stemmen når du
snakker, men det er viktig å snakke rolig.
o Be studioene om å skru av mikrofonene når du snakker.
o Ved spørsmål fra salen, påse at den som spør har mikrofon, eller
gjenta spørsmålet.
o Deltakere på videokonferanse gis anledning til å sende inn spørsmål
mens du snakker.
Dialog
o Læring skapes i aktiv dialog og samspill med andre, så litt småprat løsner på
stemningen og ufarliggjør kommunikasjonen og gir deg bekreftelse på at de
hører deg.
o Avtal på forhånd hvordan spørsmål og diskusjon kan organiseres.
o Dialog og kommunikasjon er enklere med få deltakerstudioer, da kan du
spontant spørre om noen har spørsmål.
o Er det mange deltakerstudio, må spørsmål organiseres for å forhindre kaos. Be
feks studioene henvende seg på sms, eller be om spørsmål fra en gruppe studioer
om gangen.
Unngå støy
o Rasling med papir, klikking på kulepenn og småhvisking høres bedre enn i vanlig
forelesningssal.
o Hvis det er deltakere i samme studio som foreleser, husk å gjøre de oppmerksom
på at de bør være stille under sending.
Blikkontakt
o Ofte er kamera plassert på toppen av skjermen slik at når du ser på skjermen vil
du automatisk ha blikkontakt med deltakerne.
o Den som prater skal synes på skjermen.
o Du kan gjerne se ned i notater av og til, men hovedfokus er kamera.
o Forhåndsinnstill gjerne kameraposisjoner og lagre i fjernkontroll. Da kan du
skifte ved å trykke 1,2,3 osv…. og slippe forstyrrelser med zooming under
sending.
Presentasjon
o Hvis du er på et møteromsutstyr i et rom eller auditorium, så vil du
hele tiden se presentasjonen din på PC skjermen og på monitoren/TV
- skjermen foran deg.
o Du blir filmet av videokameraet som henger under monitor/skjerm. Fint om du
av og til hever blikket og ser inn i det kameraet, slik at deltakerne i studioene
opplever at du ser på dem.
o Siden du blir filmet, bør du ikke vandre «utenfor» bildet.
o Når du vil peke i et bilde, må du bruke musa til å peke på PC-skjermen i pulten
- ellers ser ikke studioene hvor man peker (ikke peke med hånd, pekestokk eller
laserpeker på lerretet som ellers)
o Skift skjermbildet ved bruk av fjernkontrollen. Det er viktig å svitsje mellom å
vise seg selv på skjermen og for eksempel presentasjonen. Det er mer
inspirerende og hyggelig å se et levende menneske på skjermen enn bare tekst!
Vær deg selv
o Vær deg selv og ha det artig og husk at godt humør og litt uformell snakking løser
ofte opp stemningen….
TTC – 2014 med god hjelp fra www.helsekompetanse.no, NAV, Frambu kompetansesenter for sjeldne diagnoser, Bach, B.
Vedlegg 8 – Eksempel på evalueringsskjema
Evaluering kan gjøres:
Via skjema som sendes i epost i etterkant
Via skjema som fylles ut direkte
Via elektronisk skjema (questback), der data samles automatisk
Muntlige tilbakemeldinger
Eksempel på skjema:
EVALUERING AV KURS I xxxxx
(fyll ut skjemaet direkte og send på epost til: xxxxxx )
Navn:_________________________________ Avd./kommune :_________________________________
Kurs:_________________________________ Dato: _______________
DEL 1 – FAGLIG INNHOLD
1. Hva var de viktigste punktene for deg på kurset?
2. Hva (konkret) opplevde du som nyttig i forhold til eget arbeid?
3. Hvordan vil du bruke det du har lært i jobben din?
4. Hva (konkrete forslag) kan endres/bedres i kursets innhold?
5. Hvilke andre tema innen fagområdet vil være nyttig for deg?
6. Evt.: andre kommentarer:
DEL 2 – TEKNISK OG PRAKTISK GJENNOMFØRING 1. Hva fungerte bra med videokonferanseundervisning? (spesifiser med dato)
2. Hva fungerte da rlig med videokonferanseundervisning? (spesifiser med dato)
3. Var informasjonen du fikk i forkant tilstrekkelig for deg som deltaker?
4. Hva kan forbedres til neste videokonferansekurs i din kommune/region?
TAKK FOR AT DU BRUKTE AV DIN TID FOR Å HJELPE OSS Å BLI BEDRE