1. PROTOCOLO

Protocolo puede referirse a:

Protocolo  Uno o un conjunto de procedimientos destinados a estandarizar un comportamiento

humano u sistémico artificial frente a una situación específica.

Protocolo, ciertas reglas establecidas para las ceremonias oficiales o trato social.

Protocolo, texto anexo a un tratado internacional.

Protocolo de comunicaciones, en informática y telecomunicación, es el conjunto de reglas y

estándares que controlan la secuencia de mensajes que ocurren durante una comunicación

entre entidades que forman una red, como teléfonos o computadoras.

Protocolo de Internet (Internet Protocol), protocolo de red para la comunicación de datos a

través de paquetes conmutados.

Protocolo criptográfico es un protocolo abstracto o concreto que realiza funciones relacionadas

con la seguridad, aplicando métodos criptográficos.

Protocolo de tratamiento, conjunto de acciones, procedimientos y exámenes auxiliares

solicitados para un paciente con características determinadas.

Protocolo de investigación.

Protocolo notarial, es una recopilación anual de documentos notariales.

Protocolo de actuación, conjunto de procedimientos específicos establecidos en un plan.

Protocolo secundario, procedimientos establecidos como alternativa de solución ante la falla

de la puesta en marcha de un plan de respuesta o conjunto de acciones de emergencia ante

una falla no planificada.

2. CEREMONIA.

 Solemnidad o formalidad excesiva en el trato o en la manera de actuar.Acto o serie de actos exteriores arreglados por ley o costumbre, en celebración de una solemnidad.Celebración acto público y formal realizado de acuerdo a normas establecidas.

3. TIPOS DE PROTOCOLO.

El protocolo oficial se define como un “conjunto de normas o técnicas tradicionales (establecidas por ley, decreto, disposiciones o costumbres) que son de aplicación en los actos públicos promovidos por las autoridades o instituciones del estado (ya sea en el ámbito internacional, nacional, regional o local), que se ejecutan con solemnidad o sin ella, y que pueden observarse también en los actos no oficiales, cuando a los mismos concurren autoridades representantes del estado”.Otro protocolo que nos es mucho más próximo, pero que habitualmente no estamos acostumbrados a tratar como tal, es el protocolo social, que podemos definir como un “conjunto de normas, inspiradas en el propio protocolo oficial y en el “saber estar” que, sin ser de obligado cumplimiento, se suelen aplicar en los eventos de carácter social, y son aceptadas y seguidas por

todos los participantes". 

Otro colectivo, muy importante en el campo del protocolo, es el mundo de la empresa y de los negocios, por lo que también podemos hablar de protocolo empresarial o protocolo de empresa. Entendemos como tal “el conjunto de normas por las que la empresa privada decide regular todos sus actos, ya tengan carácter público o carácter privado”.Dentro del campo oficial existen dos colectivos específicos que tienen su propio tipo de protocolo: uno es el de la diplomacia, y el otro, el de las organizaciones internacionales y de los otros estados ajenos al nuestro. Son dos protocolos que en muchas ocasiones son complementarios. 

Por un lado, entendemos por protocolo diplomático el “conjunto de normas específicas que canalizan, regulan y estructuran la comunicación y los actos oficiales entre los estados y las autoridades que los representan, así como todas las actividades llevadas a cabo por el servicio exterior de un determinado país u organización internacional”. Por el otro, está el propio protocolo internacional que “regula la ordenación de otros estados diferentes al nuestro y de las organizaciones internacionales, y establece las normas de comportamiento social que se deben respetar para establecer contactos sociales o de negocios entre personas de diferentes culturas y tradiciones”.

4. TRATAMIENTOS PROTOCOLARES.TRATAMIENTOS:El tratamiento es el título de cortesía que se da o con que se habla a una persona; como señoría, excelencia, etc. Por lo general un orador prepara y elabora la parte introductoria de su discurso teniendo presente la forma como va a saludar y como va a dirigirse a las autoridades, personalidades e invitados de honor.Los tratamientos pueden venir definidos por razones de cargo o por razones de mérito.• Los tratamientos de cargo suelen ser limitados en el tiempo (Presidente, Gerente, Congresista, Veedor, etc.).• Los tratamientos de mérito (o título) suelen ser vitalicios, perduran mientras viva la persona (Bachiller, licenciado, Magíster, Doctor).Tenemos entonces que la utilización del tratamiento adecuado, es un símbolo de respeto hacia la persona a la que nos dirigimos. Veamos ahora cuál debe ser el tratamiento de cortesía que se dará a las personas según su autoridad, dignidad y/o cargo desempeñado:Señor o Don:• Utilice siempre el señor con el apellido: Señor Contreras, Señor Vela, Señor Alva.• Utilice siempre el Don con el nombre de pila: Don Alfonso, Don Alexander, Don Benjamín.• Utilice la formula completa: Señor Don, con el nombre completo de la persona a la que se dirige: Señor, Don Alfonso Vela Olortegui; Señor, Don Benjamín Alva Rodríguez.Tratamientos Reales:• A los Reyes: Su Majestad, Majestad. Su abreviatura es S.M.• A los Príncipes: Su Alteza Real. Su abreviatura es S.A.R.• También reciben el tratamiento de Alteza Real la familia de los Reyes.TRATAMIENTOS REALESDe acuerdo al protocolo los reyes reciben el tratamiento de “Su Majestad” y los príncipes de “Alteza Real”. La obra que se reproduce aquí es la Alegoría de la coronación de Agustín de Iturbide (1822), de José Ignacio Paz. Miembros de la Iglesia:• Al Papa: Su Santidad, Santísimo Padre, Sumo Pontífice, Padre Santo.• A los Cardenales: Eminencia, Eminencia Reverendísima.• Al Arzobispo: Excelentísimo o Excelencia Reverendísima.• Párroco: Reverendo Párroco.• Sacerdotes y Monjas: Padre y Hermana respectivamente.Militares:• Generales y Almirantes: Excelentísimo Señor.• Coroneles, Comandantes y similares en la Marina: Ilustrísimo Señor.• De Mayor hasta el resto de graduaciones inferiores: Señor.Gobernantes:

• Se da el tratamiento de excelentísimo al Presidente y Vicepresidente del Gobierno, Ministros, Embajadores y Ex Ministros de Gobierno, entre otros.• Se da el tratamiento de ilustrísimo a los Congresistas, Consejeros de Gobierno, Decanos y Vicedecanos de facultades universitarias, Alcaldes de capitales, de provincias y Directores de institutos de enseñanza.Universidad:• Rector : Excelentísimo Señor.• Vicerrector : Excelentísimo.• Decano : Muy Ilustre Señor o Ilustrísimo.• Vicedecano : Ilustrísimo.• El resto de personal tendrá el tratamiento de “Señor Don”.

5. PROTOCOLO EN LAS PRESENTACIONES.Lo más utilizado es decir el nombre completo de las personas presentadas. Por ejemplo: Juan Vostel te presento a Carlos Frestor. También podemos empezar diciendo sólo el nombre de pila, para terminar dándole el nombre completo: Alejandra te presento a Juan Vostel. Juan, Alejandra Presnart. En el caso de parejas, puede presentarla como su esposa o compañera: Carlos, mi esposa. O también, mi esposa seguido de su nombre completo. Pero no debe presentarla como la Señora de ... su apellido. Eso lo pueden hacer terceras personas que no sean el marido (por ejemplo un tercero: Maria Preti, señora de Vostel).La fórmula de introducción a la presentación suele ser: Permítame que le presente a ... También se utiliza: Disculpe o disculpe que le interrumpa, quería presentarle a ...Ante las presentaciones, las fórmulas para responder más utilizadas son: Encantado de conocerle, es un placer, e incluso cuando la persona tiene una gran categoría o prestigio se puede responder con "Es un honor ...".Hay fórmulas menos formales que se utilizan en actos más familiares e íntimos, como es: Me alegro de ..., pero solo debe utilizarse para actos poco formales. Al igual que en la correspondencia ya no se utilizan fórmulas obsoletas como "a sus pies , señora", "para lo que guste mandar ..." y fórmulas similares."Los hombres se dan un apretón de manos; las mujeres, se suelen dar un beso"Hay actos multitudinarios, en los que los anfitriones no pueden presentar a todos sus invitados. En algunos de estos casos, es perfectamente válida la autopresentación. Podemos hacerlo con una fórmula similar a: "Permítame que me presente ...". En estos casos, además de decir nuestro nombre completo, es conveniente añadir el motivo de nuestra presentación o interés por la persona a la que hemos "abordado". La autopresentación, también es muy utilizada en el entorno laboral: Hola soy Carlton Lasqui, el nuevo ayudante de dirección. Siempre debe indicar su nombre completo y cargo o función en la empresa.La forma de saludarse ante una presentación es darse un apretón de manos, cuando se trata de caballeros. En el caso de las señoras, hay que esperar a que ellas nos tiendan la mano, y nosotros se la tomamos. En la actualidad, ya no se lleva el "besamanos", pero es cortés hacer el ademán de besarla. En el caso de Príncipes y Reyes, es correcto para los caballeros hacer una ligera inclinación de cabeza y para las señoras hacer una leve flexión de las piernas. En situaciones íntimas, se puede optar por dar dos besos a la persona que saludamos.Si las presentaciones se hacen cuando están todos de pie no hay más que seguir las reglas anteriormente dadas. Pero hay otras situaciones:1. Un caballero siempre se pone en pie cuando se le presenta a alguien, nunca puede permanecer sentado.2. Las señoras no tienen por qué levantarse ante otras damas o los caballeros. Pero si la persona es de edad avanzada, es correcto hacerlo. Si la señora es de su edad, es una actitud cordial el hacerlo, pero no obligatorio.3. Si se llevan guantes, los caballeros se deben quitar al menos el de la mano con la que se va a saludar. Las señoras pueden permanecer con ellos puestos.4. Si el caballero lleva sombrero, boina o gorra, deberá descubrirse, mientras que las señoras pueden permanecer "cubiertas".

5. Si estamos en una sala o habitación y entra alguna personalidad, es correcto que todos se pongan en pie como señal de respeto (aunque es una costumbre que se ha ido perdiendo desde la base, cuando se ponían en pie en la clase cuando entraba el profesor).Lo anteriormente expuesto, tiene sus partes conflictivas, por ejemplo, cuando se encuentran personas que no se caen bien, e incluso que son reconocidos enemigos. Tendremos que sacar nuestra buena educación y todos nuestros conocimientos de buenas maneras, para salir airoso de esta situación. Lo mismo ocurre cuando vamos a presentar a dos personas, pero de una de las cuales no recordamos el nombre. Utilice una fórmula de este tipo: "Ustedes ya se conocen, ¿verdad?; otra "Les presenté anteriormente, ¿no es cierto? o fórmulas similares. Ante todas estas situaciones, lo mejor es tener "tacto" a la hora de realizar las presentaciones, respetando las reglas básicas.

6. COMO ORGANIZAR UNA REUNION SOCIAL.

Muchas veces eres invitado a reuniones con amigos o familiares pero, cuando estás del otro lado y eres el organizador, sientes la presión sobre ti y no sabes por dónde empezar para que nada falte, sobre todo cuando el evento es en tu casa.

Para que cuando seas el anfitrión no vuelvas a entrar en pánico te doy estos consejos:

Los invitados

Al planear tu reunión lo más importante es que definas tu lista de invitados.

Te recomiendo que siempre separes las reuniones con familiares, colegas o de amigos íntimos, así lograrás que todos se relacionen de excelente manera y que el ambiente sea homogéneo.

Tip de BP: Cuando hayas definido tu lista de invitados planea juegos o dinámicas que amenicen la reunión y que vayan de acuerdo con los gustos del grupo. Con esto nadie se aburrirá.

 Comida y bebida

En el caso de que vayas a ofrecer una comida o cena es importante que contemples las cantidades de alimentos y bebida que necesitarás para que no le falte nada a nadie.

Es muy penoso que alguien te pida una bebida más o una porción extra de lo que preparaste y tengas que negárselo; además, hará sentir mal a tu invitado por saber que te incomodó o apenó.

Tip de etiqueta: Algo que ayudará a que tu reunión sea un éxito es que tengas dos opciones de postre, así tus invitados notarán un esfuerzo extra en tu atención y sabrán que fue un placer atenderlos y/o darles gusto.

Sea cual sea el plan o motivo de tu reunión, lo más importante es que tus invitados estén bien atendidos y se sientan cómodos.

Música y ambiente

La elección de la música es una parte que determina el ambiente de tu reunión y de cómo se sentirán tus invitados.

Procura elegir algo agradable para todos. Por ejemplo, evita lo estruendoso, repetitivo o romántico; un disco estilo lounge siempre será una buena opción.

No dejes de lado la forma en la que luce tu casa, pues también influirá en la estancia de tus invitados. Ésta debe estar limpia, ordenada y con aromas agradables.

Cuando se está en un lugar desordenado o sucio se genera la sensación de incomodidad, por lo tanto, los invitados solo pensarán: “Quiero irme ya”. ¡Evítalo!

Tip de imagen ambiental: Antes de que tus invitados lleguen a tu casa pon velas o inciensos de aromas suaves que provoquen sensaciones agradables y de tranquilidad. La lavanda es una buena opción.

 Lo que no debes hacer

Lo más importante en una reunión, ya sea con amigos o familiares, es no hacerlos sentir incómodos o que el invitarlos fue una molestia para ti.

Las malas caras quedan prohibidas. Es inaceptable también que parezca que hiciste todo en el último momento, pues demuestra la poca importancia que les das a tus conocidos o seres queridos.

Si alguien tiró, rompió o ensució algo en tu casa, déjale claro que no fue su culpa y que a cualquiera le puede pasar. Haz a un lado las burlas o reproches.

 Tip de etiqueta: Evita en la medida de lo posible las discusiones entre tus invitados. Hay muchos temas de conversación adecuados que servirán para que tu reunión transcurra sin ningún percance.

Si sigues estos consejos, puedo asegurarte que tu reunión estará muy cerca de ser perfecta, tanto para ti como para tus conocidos.

7. COMO CONDUCIRSE EN LOS DIFERENTES LUGARES.

Muchas veces no sabemos cómo conducirnos o como actuar ante personas desconocidas, ante un publico o incluso ante nuestros familiares.por ejemplo cuando vamos a la casa de un amigo siempre se debe llevar un presente o un regalo en agradecimiento de la invitación.Luego se debe tomar en cuenta si es para una cena como utilizar correctamente los cubiertos. cuando ya se retira del ligar donde se esta se debe dar gracias por toda la atención que se le dio en el lugar. Pues esta actitud hará que hablen y se expresen bien de usted.también se debe tomar en cuenta que si se visita o lo invitan a una casa donde usted no conoce muy bien a la persona debe tratar de no que darse muy tarde pues son personas que usted no tiene mucho conocimiento de ellos.

si es usted el que invita debe tratar bien y con atención a las personas o amigos que

lo están visitando, y cuando estos se retiran debe acompañarlos hasta la puerta y despedirse de

ello.El bañoLas necesidades corporales son naturales y necesarias. Por lo cuales no se hacen en lugares públicos.En el baño se manifiesta también, la educación que posees.Antes de hacer uso de el asegúrate que no hay nadie adentro. No seas impaciente si hay otra persona dentro.La taza del inodoro es para sentarse, por lo que no se debe encaramar.Los papeles del baño no son lanzados al inodoro, pues ese no es el lugar donde van, sino al sesto del baño.No se debe hacer del baño un lugar de esparcimiento y lectura porque no es de tu uso exclusivo. Demora sólo

el tiempo necesario.El escribir y rayar las paredes es de señal de bajísima cultura y moralidad.No se debe silbar dentro de un baño.El baño es le lugar donde se limpian también la nariz, se escupe y donde se hace el aseo general.Para una buena salud, debe reinar la higiene en el baño.El aseo personalEl aseo nos proporciona salud.El baño es necesario porque significa aseo general del cuerpo.Debemos bañarnos cantas veces sea necesario.La cabeza por igual debe lavarse por lo menos 2 veces a la semana.Cepillado de los dientes1- Cepillado de diente para evitar la caries.1- A Las caries son focos permanentes de infección y producen elementos putrefactos que mezclados con saliva y los alimentos pasan al estomago, a los intestinos y a la sangre provocando enfermedades.1- B Se pierden piezas dentales por efectos de caries.1- C Por lo cual afea el rostro y se hace deficiente las masticación de los alimentos.Visitar al odontólogo 2 veces al año.Uso diario del cepillo dental e hilo dental.Aseo de las habitaciones1- Mantener abiertas las puertas y ventanas para lograr buena ventilación y entrada del sol.2-   Limpiar diario los muebles y pisos.3-   Ordenar nuestras propias camas y closet.Uso del pañuelo1- Usar una sola cara del pañuelo, una cara debe estar limpia.2- Usar otro pañuelo para limpiar la cara y el sudor.3- La parte sucia del pañuelo debe quedar dentro.4- No se escupe en pañuelo.5- Si por casualidad tienes que sovarte en presencia de otras personas aléjate un poco o vuélvete un poco.Aseo de nuestra personaNo emplear los dedos para limpiarnos los ojos, los oídos, los diente y la nariz.No escupir en le suelo.Es un acto de mala educación, llevar la mano a la boca cuando uno tiene que toser, estornudar y eructar. En semejantes casos si no podemos evitarlo, debemos usar el pañuelo.Es peligrosa y de mala costumbre humedecerse los dedos en la boca para volver las hojas de los libros. Pues no expone al contagio de cualquier enfermedad.El aseo de nuestros vestidosNuestros vestidos deben siempre aseados, cuando estemos en la calle, en la escuela, de visita y dentro de nuestra casa.Debemos cuidar de nuestra ropa nunca esté sucia, rajada, ni rota.Aunque seamos de modesta condición económica debemos cambiar la ropa interior con la mayor frecuencia.El calzado debe estar siempre limpio y con lustre.Cambiarnos las medias todos los días.

8. PROTOCOLO AL HABLAR.

1. Preparación: Todos hablamos con mayor seguridad si sabemos de lo que estamos hablando. Cuanto más

sepamos, más seguros estaremos. Por lo que si tenemos que hablar en público y no conocemos demasiado

bien el tema del que vamos a tratar, intentemos informarnos.

2. Aparentar seguridad: Tanto si sabemos mucho del tema como si no es así y aunque no hayamos podido

informarnos, es muy importante hacer creer que sí conocemos el tema a fondo. Podemos decir aquello que

teníamos previsto y, si alguien nos hace preguntas al respecto y no sabemos la respuesta, podemos decirle

que en ese momento no podemos responderle por falta de datos, pero que los buscaremos y estaremos

encantados de proporcionarle la información que nos solicita.

3. Elemento de apoyo: Estar frente a un grupo de caras que miran hacia usted y que están pendientes de lo

que va a decir, no es fácil, especialmente si usted está de pie y sus espectadores sentados. Si encuentra un

taburete, perfecto, pero si no, puede apoyarse sobre el atril, si es que está hablando con uno delante, o coger

un bolígrafo. Cuando hablamos con las manos ocupadas, estamos más seguros, porque ya sabemos qué

hacer con ellas, puesto que suelen cobrar vida en esos momentos y parece que no nos quieren hacer caso.

Esta técnica, además de tranquilizarnos, nos ayuda a no gesticular demasiado y a evitar que la gente se dé

cuenta del posible tembleque que suele invadirnos en estas situaciones. Es probable que esta técnica sea

desechada por muchos, pero si un bolígrafo en la mano le va a dar el apoyo necesario para hablar con mayor

seguridad, dejemos a un lado lo que puede ser más y menos profesional. El espectador tendrá en cuenta sus

palabras, no si tiene o deja de tener un objeto en la mano.

4. Esquema de lo que va a decir: Por muy bien que se sepa su discurso, siempre viene bien apuntar unas

cuantas palabras que le puedan ayudar en caso de que no recuerde alguno de los puntos que pretendía tratar

a lo largo de su oratoria. Estas palabras las pueden escribir o puede ayudarse de un PowerPoint, de esta

manera la gente tendrá otro punto de atención y usted quedará como un verdadero profesional, ya que su

discurso parecerá más preparado.

5. Ensayar ante un espejo: Mírese bien, ése es usted. Lo que ve ante el espejo es lo que verán sus

espectadores, trate de mejorar su presencia mirándose bien y siendo crítico. Dé el discurso delante del espejo

a ver qué le parece.

6. Hablar despacio: Una manera de aparentar que uno no está nervioso es pensar: “Voy a hablar despacio”.

Cuando uno tiene algo que decir, parece que cuanto antes lo diga, antes termina, y eso es cierto, pero la idea

es decirlo bien y si se expresa con calma, llegará un momento en que usted mismo notará esa calma.

7.Ropa elegante, pero cómoda: Si usted no suele llevar traje y el acontecimiento no lo pide, no lo lleve. Una

camisa puede quedar igual de bien. Si es hombre, la puede acompañar con una americana, y si es mujer, con

una chaqueta, aunque, por supuesto, posibilidades hay muchas y depende de la imagen que quiera dar puede

escoger uno u otro modelo.

8. No ponerse nervioso ante las preguntas: Normalmente, sea una presentación o una reunión, suele haber

una ronda de preguntas. Como he dicho antes, no pasa nada si no sabe contestar, lo importante es tener la

seguridad para poder decir que no lo sabe. Si titubea, parece que está mal que no lo sepa, pero si responde

con naturalidad, no pasa nada.

9. Beba agua: El agua le permite aclarar la voz, pensar lo que va a decir mientras bebe y relajarse, al fin y al

cabo.

10. Mire a sus espectadores a los ojos: Son personas y si usted les mira, prestarán más atención porque

notarán que les están hablando a ellos.

9. PROTOCOLO EN LAS COMIDAS DE NEGOCIOS.

En el ambiente de los negocios se usa mucho el invitar a comer a alguien. Es una práctica muy extendida en muchos países, aunque cada cultura tiene variantes que conviene analizar. Por ejemplo, en Estados Unidos el negocio suele tratarse durante toda la comida, pero el Europa y Latinoamérica suele hacerse hasta el final. La razón por la que se lleva a cabo esta forma de negociar es que de esta manera se puede aprovechar muy bien el tiempo, ya que podemos realizar dos actividades a la vez: comer y conocer más acerca de la persona con quien pretendemos entablar alguna relación de negocios.

Es importante señalar que en una comida de negocios, más que tratar del asunto, de lo que se trata es de conocer al otro. Dicen que en la forma de comer habla mucho de una persona, y creo que es muy cierto. El observar comer a alguien nos puede decir mucho acerca de su educación, cultura, modales, temperamento, gustos y muchas cosas más.Los siguientes consejos se dan de manera muy general, pero son aplicables a la mayoría de las situaciones. Aunque lo importante no es el consejo en sí, sino su razón de ser y la aplicación con base en nuestro criterio

Haga su inivtación por lo menos con una semana de anticipación, y cuando lo inivten a usted siempre contestete, diga si va a poder asistir o no. Quien invita debe llamar un día antes para confirmar la cita.

Escoja un restaurante que le quede cerca a su invitado, de preferencia que lo conozcan a usted. Si el invitado es usted y le preguntan a dónde le gustaría ir, sugiera un lugar que usted conozca.

Nunca llegue tarde a una cita. Si es usted quien invita llegue cinco o diez minutos antes de lo acordado, si es el inivtado, llegue puntual. Si por alguna razón se retrasa, no olvide disculparse.

Cuando llegue su invitado levántese y extiéndale la mano, invitelo a sentarse en el mejor lugar (el más cómodo o con mejor vista).

Deje que su invitado ordene primero que usted. Si él no va a tomar bebidas alcoholicas, tampoco lo haga usted.

No es correcto fumar durante la comida ni entre los platillos. Y si su invitado no fuma, usted tampoco deberá de hacerlo.

Después de ordenar la comida pregunte a su invitado si le gustaría acompañar los alimentos con algún vino, si le dice que no, usted tampoco deberá pedir bebidas alcoholicas. En caso de que acepte pregúntele si le apetece alguno en especial y si usted escoje, hágalo con un vino de precio promedio, nunca el más caro ni el más barato.

Nunca trate temas de negocios durante la comida, hágalo al final, cuando pidan el café (esto depende de la cultura). Comience con temas ligeros y de interés para ambos. No hable de temas controversiales o impropios para la comida. Procure ser amable y agradable hacia su invitado. Hágalo sentir importante y que usted está muy contento de poder estar con él.

Coma despacio y relajado, tenga la servilletas a la mano, y si ocurre algún contratiempo (se le cae la bebida o tiene problemas al manejar algún alimento) manéjelo con espontaneidad y discreción.

Nunca llame la atención al mesero en público ni muestre prepotencia. No se queje de la comida ni de la atención de los empleados. Eso impresionará negativamente a su invitado. Asimismo, si encuentra algo en su comida que no debería estar allí, no haga un escánalo y retírelo discretamente.

Si se levanta de la mesa discúlpese, deje su servilleta doblada sobre la mesa (sin que se vean manchas) y acomode la silla.

Al pedir la cuenta, hágalo con mucha discreción y si hay algún error no lo corrija en ese momento, despida a su invitado y arregle el problema después. Si usted es quien invita, aclárelo desde el principio para evitar confusiones.

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10. PROTOCOLO FAMILIAR.

Protocolo Familiar es un acuerdo marco de naturaleza jurídica compleja, que contiene elementos o pactos propios de distintos contratos y que sirve de norma a la que han de ajustarse otros pactos complementarios de carácter más concreto, firmado entre familiares socios de una empresa, actuales o previsibles en el futuro, con la finalidad de regular la organización y gestión de la misma, así como las relaciones entre la familia, la empresa y sus propietarios, para dar continuidad a la empresa, de manera eficaz y con éxito, en la siguiente generación familiar.

Es un acuerdo entre la familia (accionistas familiares titulares de bienes o derechos) sobre el modo de actuar al hacer negocios juntos, voluntariamente querido y vivido, donde la familia establece acuerdos de carácter moral, no necesariamente jurídicos, aunque puede ir adjunto a los estatutos de la empresa" . Estos acuerdos se concretan en un documento que se debe ir completando y perfeccionando con el paso del tiempo.

¿Cuál es su finalidad?Tiene por finalidad que la familia permanezca unida en la realización y consecución de un proyecto empresarial común, a lo largo de varias generaciones (Gonzalo Gomez Betancourt). Finalidad última: mantener la unidad de los miembros de la familia y el compromiso en la toma de decisiones en bien de toda la familia. Unidad y compromiso son como las dos caras de una misma moneda, son la base de cualquier

organización.

¿En qué momento se debe hacer?Cuanto antes mejor, deberá evaluar la circunstancia por la que pasa su empresa (reducción de ventas, falta de liquidez, etc.). El protocolo ayuda a evitar futuros conflictos, aprovechar en llevar a cabo las reuniones en épocas en que la familia está más unida y no cuando hay luchas por el poder. Tener en cuenta métodos participativos para que todos puedan aportar en los acuerdos.

Finalmente, lo que más importa del protocolo no es el "producto final" sino el "proceso". Es una oportunidad para que la familia se reúna, conozca más el proyecto familiar, fortalezca su compromiso y unidad.

El compromiso se manifiesta en actos libres, y para que sean libres hace falta conocer y querer. Para conocer hay que confiar, pues muchas veces obtenemos conocimientos de las aportaciones de otras personas de la empresa y la familia. Y para querer hace falta amar la realidad de la empresa familiar.  Como dice un dicho popular: no se puede amar lo que no se conoce, y cuanto más se ama, más se desea conocer para amar mejor. 

La elaboración del protocolo debe servir para "aclarar" todos aquellos aspectos que puedan desunir a la familia y puedan generar "falta de energía (compromiso)" que impidan la continuidad del proyecto familiar de generación en generación. 

11. CONFERENCIAS DE PRENSA.

Las conferencias de prensa son una herramienta indispensable para atraer la atención de los medios de comunicación. Los organizadores de la campaña pueden utilizarlas para presentar las cuestiones relacionadas con la campaña a los periodistas.

Antes de la conferencia de prensa

Comience la planificación varias semanas antes de la celebración de la conferencia de prensa.

1.    Defina el mensaje

Su mensaje debería resumirse en tres a cinco elementos fundamentales. Si una fecha, una hora, una

dirección o un número de teléfono u otra información concreta forma parte del mensaje, enúncielos más de

una vez y muéstrelos prominentemente en su carpeta de prensa. Verifique dos o tres veces dicha información.

2.    Programe la fecha y la hora.

Asegúrese de que la fecha y la hora de la conferencia de prensa no coincidan con la de

otrosacontecimientos o plazos de prensa. Consulte con los medios de comunicación locales y los servicios de

noticias acerca de estos plazos o acontecimientos. También averigüe cuáles son los días de la semana más

tranquilos y trate de organizar su conferencia en uno de estos. Por ejemplo, en los Estados Unidos, los

martes, miércoles y jueves son los mejores días para conferencias de prensa, ya que por lo general se

consideran tranquilos (salvo acontecimientos imprevistos o noticias de último momento). En muchos países, la

mejor hora para programar su conferencia de prensa es entre las 10.00 y las 11.00 horas, para garantizar la

máxima cobertura mediática. En algunos países, los desayunos de información temprano por la mañana

también podrían servir para atraer la asistencia de los medios de comunicación.

3.    Elija el sitio

Elija un lugar para la conferencia de prensa al que sea fácil llegar y que no exija demasiado tiempo de viaje a

los periodistas. Idealmente, el sitio debería ser de interés visual y guardar relación con el tema, por ejemplo,

un edificio público, un juzgado o una clínica local. Elija un lugar con poco ruido de fondo (por ejemplo de

tráfico, teléfonos o aviones), y con suficientes tomas de electricidad y cables de extensión para la iluminación

y otros fines.

4.    Seleccione y capacite a los participantes

Los oradores deben estar bien informados y expresarse claramente. Deberían estar en condiciones de

responder a las preguntas y observaciones de la prensa. Las personas de mucha credibilidad, como políticos

locales, el director de una organización conocida, un médico o un juez, pueden constituirse en portavoces

eficaces. Los testimonios de primera mano de las personas afectadas por la cuestión pueden ser sumamente

poderosos y convincentes. Si las supervivientes de la VCM prestarán declaración en una conferencia de

prensa, garantice que estén preparadas psicológicamente para ello y que se sigan estrictamente las normas

éticas. Prevea las dificultades que podrían surgir durante la actividad.

Orientación para los participantes:

Sea claro y conciso. Evite usar jerga, retórica, digresiones o lenguaje virulento.

Dé por sentado que su público es inteligente: evite sonar condescendiente.

No juguetee con ningún objeto ni toque nada; distrae al público y le hace parecer nervioso.

La apariencia importa. Los participantes deberían estar bien vestidos y de forma apropiada a la ocasión.

Siempre diga la verdad. Si no conoce la respuesta a una pregunta, dígalo. No exagere, no dé cifras que no

estén respaldadas por pruebas y no formule opiniones como si fueran hechos.

Encuentre un moderador que tenga experiencia con la prensa y en relación con el tema, para que facilite la

conferencia de prensa presentando el tema y a los participantes. El moderador también dirige preguntas a los

participantes apropiados. Si no tiene experiencia en materia de conferencias de prensa, asista a la

conferencia de prensa de un grupo diferentes para familiarizarse. Lleve a cabo un ensayo general, es decir

un simulacro privado de la conferencia de prensa. Los oradores deberían tener guiones para memorizar los

tres a cinco temas principales, y no hablar durante más de tres a cinco minutos cada uno. Durante el ensayo,

haga que un miembro de su grupo formule preguntas complejas como preparación para situaciones difíciles

que podrían presentarse en la verdadera conferencia de prensa.

Una respuesta adecuada a una pregunta difícil o ambigua sería: "Esa es una buena pregunta, pero no

está dentro del alcance de esta conferencia de prensa. Nuestro tema de hoy es...” Si la pregunta es legítima

pero usted no conoce la respuesta a ella, llame a otra persona de su grupo o verifique la respuesta y vuelva a

dirigirse al periodista más tarde.

5.    Establezca contacto con los medios de comunicación

Cree una lista de direcciones de periodistas y editores de estaciones de televisión, directores de noticias de

estaciones de radio y de los principales diarios, y editores de periódicos semanales y servicios de noticias.

Asegúrese de que incluya periodistas que hayan cubierto la cuestión en los últimos meses. Envíe su anuncio

de prensa aproximadamente una semana antes de la celebración de la conferencia de prensa y luego vuelva

a hacerlo el día anterior a la reunión.

6.    Haga el seguimiento con los medios de comunicación

Haga el seguimiento de su anuncio mediante contactos telefónicos con los principales medios de difusión el

tercer día después de haberlo enviado y nuevamente por la mañana de la conferencia de prensa.

7.    Elabore una carpeta de prensa y prepare un número suficiente de copias

8.    Prepare la sala

Verifique la ubicación de las tomas de electricidad para los micrófonos y las luces

Prepare la sala con una mesa suficientemente larga para que se ubiquen todos los portavoces, con tarjetas de

identificación

Disponga lugares suficientes en la sala para los periodistas y su equipo

Exhiba elementos visuales detrás de la mesa de los oradores, por ejemplo diagramas y carteles

Prepare una hoja de asistencia

Disponga de café, té, agua y otros refrescos

En la conferencia de prensa

Dé la bienvenida a los miembros de la prensa a medida que lleguen. Pídales que firmen, aclarando el medio

para el que trabajan y deles una carpeta de prensa. Determine el número de medios de difusión presentes en

la lista de firmas. También establezca contacto personal con los representantes de los principales medios

antes y después de la conferencia de prensa.

Grabe o filme la actividad, para sus propios registros y para el posible uso por los medios de comunicación

en el futuro

Comience la conferencia de prensa lo más puntualmente posible. Invite al moderador a dar la bienvenida

a los representantes de los medios y presentar la cuestión y a los participantes.

Cada participante debería hablar durante un máximo de tres a cinco minutos, para presentar sus tres a

cinco puntos fundamentales

Después de todas las presentaciones, el moderador debería recibir las preguntas de la prensa y dirigirlas a

los participantes apropiados

Después de 30 a 45 minutos, ponga fin a la parte oficial de la conferencia de prensa. Agradezca a los

participantes su presentación y a los medios su asistencia. En muchos casos, podría ser necesario

alentar a los medios a que mantengan una conversación informal con los oradores.

Después de la conferencia de prensa

Establezca contacto con representantes de los principales medios de difusión. Si mantiene una conversación

con ellos, lo recordarán cuando necesiten información acerca de la cuestión. Al examinar el registro de

asistencia, podrá determinar cuáles de los principales medios no estuvieron representados. Envíeles un

comunicado de prensa y una carpeta de prensa, o una grabación de la actividad, o programe una entrevista

con un periodista y uno de los oradores de la conferencia de prensa.

Analice la conferencia de prensa con otros miembros de su organización que asistieron a ella. ¿Qué salió

bien? ¿Qué podría haber salido mejor? ¿Y cómo puede mejorar la próxima conferencia de prensa que

organice?.

12. CAPACITACIONES.

Capacitación, o desarrollo de personal, es toda actividad realizada en una organización, respondiendo a sus

necesidades, que busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas de su personal. 

Concretamente, la capacitación:

- busca perfeccionar al colaborador en su puesto de trabajo, 

- en función de las necesidades de la empresa,

- en un proceso estructurado con metas bien definidas.

La necesidad de capacitación surge cuando hay diferencia entre lo que una persona debería saber para

desempeñar una tarea, y lo que sabe realmente. 

Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de desempeño, o descripciones de perfil de

puesto. 

Dados los cambios continuos en la actividad de las organizaciones, prácticamente ya no existen puestos de

trabajo estáticos. Cada persona debe estar preparado para ocupar las funciones que requiera la empresa. 

El cambio influye sobre lo que cada persona debe saber, y también sobre la forma de llevar a cabo las tareas.

Una de las principales responsabilidades de la supervisión es adelantarse a los cambios previendo demandas

futuras de capacitación, y hacerlo según las aptitudes y el potencial de cada persona.

DONDE APLICAR LA CAPACITACIÓN

Los campos de aplicación de la capacitación son muchos, pero en general entran en una de las cuatro áreas

siguientes: 

a) Inducción

Es la información que se brinda a los empleados recién ingresados. Generalmente lo hacen los supervisores

del ingresante. El departamento de RRHH establece por escrito las pautas, de modo de que la acción sea

uniforme y planificada. 

b) Entrenamiento:

Se aplica al personal operativo. En general se da en el mismo puesto de trabajo. La capacitación se hace

necesaria cuando hay novedades que afectan tareas o funciones, o cuando se hace necesario elevar el nivel

general de conocimientos del personal operativo. Las instrucciones para cada puesto de trabajo deberían ser

puestas por escrito.

c) Formación básica:

Se desarrolla en organizaciones de cierta envergadura; procura personal especialmente preparado, con un

conocimiento general de toda la organización. Se toma en general profesionales jóvenes, que reciben

instrucción completa sobre la empresa, y luego reciben destino. Son los "oficiales" del futuro.

d) Desarrollo de Jefes

Suele ser lo mas difícil, porque se trata de desarrollar mas bien actitudes que conocimientos y habilidades

concretas. En todas las demás acciones de capacitación, es necesario el compromiso de la gerencia. Aquí, es

primordial el compromiso de la gerencia general, y de los máximos niveles de la organización. El estilo

gerencial de una empresa se logra no solo trabajando en común, sino sobre todo con reflexión común sobre

los problemas de la gerencia. Deberían difundirse temas como la administración del tiempo, conducción de

reuniones, análisis y toma de decisiones, y otros.