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Proyecto SociotecnologicoTRANSCRIPT
APLICACIÓN WEB PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS POR EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS
CENTRALIZADOS DE LA GOBERNACIÓN
DEL ESTADO BOLÍVAR
Autor:
Carrasquel, Dorela
C.I.: V.- 17.747.569
Ciudad Bolívar, Octubre de 2011
CAPITULO I
El Problema
1.1. Descripción del Área de Investigación
El Área de Investigación es la Unidad Proyecto de Digitalización e
Investigación Tecnológica, adscrita a la Dirección de Informática y Sistema de la
Secretaria General de Gobierno de la Gobernación del Estado Bolívar.
Ubicación de la Empresa
La Gobernación del Estado Bolívar se encuentra ubicada en la Calle
constitución con Amor Patrio, Palacio de Gobierno, Municipio Heres, Ciudad
Bolívar, Edo. Bolívar.
Figura N° 1. Ubicación Geográfica de la Gobernación del Edo. Bolívar
Fuente: Gobernación del Estado Bolívar, Año 2011
Gobernación del
Edo. Bolívar
Misión
La Gobernación del Estado Bolívar es una institución que promueve el
desarrollo económico y bienestar social a través de una gestión eficiente y eficaz,
orientada a la óptima prestación de los servicios a la comunidad, permitiendo así
elevar su calidad de vida, lo cual garantiza el desarrollo integral del estado.
Visión
Ser la institución vanguardista en la promoción del desarrollo integral del
estado, contrayéndolo, como el polo de desarrollo del país basándose en sus
potenciales comerciales, turísticas, agropecuarias, forestales y en su gente; a los fines
de con de contribuir con la diversificación y bienestar de la nación.
Reseña Histórica
Entre los años 1582 y 1597, se adquiere plena conciencia de Guayana como
una Provincia integrada por los grandes ríos, desde Paulo y Papamene, hasta el río
Orinoco y de allí hasta el Amazonas. Con la fundación de San José de Oruña y Santo
Tomé, se consolida la Gobernación de Guayana, como unidad política territorial para
la época de la conquista y colonización, Gobernación que recibió Antonio de Berríos,
como herencia de su tío Don Gonzalo Jiménez de Quezada.
También la Gobernación estuvo a cargo de Sancho de Alquiza, que sólo
estuvo unos años en Guayana. La sucesión de Gobernadores de Guayana corresponde
a la Gobernación de Trinidad y Guayana. Guayana constituyó una sola Gobernación,
desde la toma de posesión hasta el nombramiento de Don Carlos de Sucre, como
gobernante en 1724. Sucre toma posesión en Agosto de 1733, cuando fue creada la
Comandancia de Guayana.
Para el año de 1786 incorporada a la creada Provincia de Venezuela. Provincia
y Gobernación tenían el mismo significado y contaban con una Contaduría General
para la Real Hacienda y una Tesorería General para recibir y pagar, al frente de la
cual se encargaba a un tesorero. En 1810 fue electo Alcalde Primero y Segundo de
Ciudad Guayana Don José Fernández de Heres y Don Juan Crisóstomo de Roscio. El
15 de Junio de 1817, la Provincia pasó a estar dirigida por el Jefe Supremo de la
República, Capitán General de los Ejércitos de Venezuela y de la Nueva Granada. La
turbulencia histórica política y social que vive la República desde su establecimiento
con la constitución de 1830, pasando por guerras civiles y dictaduras que culminan en
1958, constituyó un factor de atraso que impidió la modernización de las estructuras
organizativas de las Gobernaciones, unas veces bajo el mando de un Presidente de
Estado y luego dirigidas por Gobernadores nombrados por el Presidente de la
República con una autonomía muy limitada, supedita al poder central.
Antes de 1864 fue construida la casa que fue sede de la Gobernación, se
construye por órdenes del Gobernador Juan Bautista Dalla Costa. Antes de su
construcción, en tiempos de la colonia, funcionó en este lugar la Contaduría de la
Real Hacienda. Esta construcción fue utilizada desde ese mismo año como Palacio de
Gobierno. El edificio contaba con una sola planta, sin embargo, durante la gestión de
gobierno del General Cipriano Castro, a principios del siglo XX, le fue construido un
piso superior que servía de asiento al Despacho del Gobernador.
En la década de los cincuenta, es objeto de reformas, con una ampliación
hacía la calle Boyacá. Su fachada tiene un marcado estilo neoclásico. El acceso
central está limitado por columnas que soportan un frontón triangular. A los lados
exteriores de las columnas, en el segundo nivel de la edificación, se ubican dos
balcones con barandas de hierro forjado con motivos geométricos.
Funciones de la Gobernación del Estado Bolívar
La Gobernación del Estado Bolívar es una institución pública, que se encarga
de promover el desarrollo tanto económico como social, cultural, turística a través de
una gestión eficiente, la cual está centrada a satisfacer las necesidades básicas de la
población del estado Bolívar mejorando así la calidad de vida de sus habitantes y
garantizando el desarrollo integral del estado teniendo como principios la mejora de
los sistemas: educativos, infraestructura, salud y seguridad.
Esta institución aplica un modelo de desarrollo armónico y sustentable,
acoplado al Plan de Gobierno Nacional, pero además en forma novedosa rompe
paradigmas en la administración pública. Cuando el gobierno nacional crea las
Misiones sociales rompe con un rígido esquema que fracasó en los últimos años,
debilitando a las Instituciones. Sin embargo, en corto tiempo las misiones cumplen su
objetivo en salud, educación, empleo, etc. Sin la rigidez burocrática de una institución
pública. Este modelo armónico se presenta esquematizado de la siguiente manera:
Figura N° 2. Modelo Desarrollo Armónico de la Gobernación del Estado
Bolívar
Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011
1er Nivel - Elementos Estabilizadores:
Seguridad: Incorporación del mayor número posible de ingresos de Agentes
Policiales, debidamente capacitados con la finalidad de disminuir
significativamente el índice delictivo en el Estado.
Salud: Construcción y dotación de Ambulatorios y Módulos Asistenciales en
las zonas mineras y comunidades indígenas, así como continuar con la
recuperación y dotación de hospitales.
Infraestructura: Continuar impulsando el programa de viviendas a nivel de
todo el Estado, para brindar soluciones dignas a las familias guayanesas.
Educación: Continuar con el desarrollo del Plan Rescate de las Escuelas
Públicas, así como seguir implementado el plan de distribución gratuita de
libros y útiles escolares en las Escuelas Nacionales y Estadales.
2do. Nivel - Elemento Atractor
Comprende el fortalecimiento tecnológico y adecuación de la infraestructura,
espacios de trabajo y demás servicios de apoyo como transporte, comunicación y
servicios asociados; a través de la implementación de los procesos de Adecuación,
Normalización y Certificación bajo el enfoque de las Normas COVENIN ISO
9001:2000, a fin de generar un ambiente de trabajo adecuado que permita mejorar el
desempeño de la Gobernación del Estado Bolívar.
3er Nivel – Elementos Dinamizadores
Agua: Su objetivo es contribuir a la consolidación de HIDROBOLÍVAR, en
su esfuerzo por hacer llegar este vital recurso a todos los rincones del estado.
Agroindustria: Comprende la consolidación y fortalecimiento del Instituto
regional e Desarrollo Agrícola del Estado Bolívar IRTAB, para impulsar la
investigación agrícola y atender las necesidades técnicas requeridas en la
agroindustria.
Turismo: Dadas las condiciones insuperables con respecto al inmenso
potencial turístico que presenta el estado, se hace necesario continuar
dirigiendo acciones hacia el fomento del sector turismo, para la generación de
empleo y la activación de empresas de servicios del sector.
Minería: Se fomenta e incentiva el establecimiento de proyectos de
explotación e industrialización de minerales no metálicos, aprovechando la
potencialidad de esta región.
4to Nivel – Entorno Dinámico
La Gobernación una vez fortalecida y modernizada puede identificar las
variables para diseñar y ejecutar políticas con resultados positivos en corto tiempo, lo
que se traduce en la mejora de la calidad de vida de los bolivarenses, la Gobernación
debe garantizar la salud, seguridad, educación e infraestructura, definidos dentro del
modelo como elementos estabilizador.
Actualmente, la Gobernación del Estado Bolívar está comprendida por 12
secretarias que permiten a la institución funcionar como un elemento conoce las
necesidades y potencialidades de la región, adecuándose rápidamente para solucionar
problemas creando oportunidades de desarrollo:
Secretaría General de Gobierno.
Secretaría del Despacho.
Secretaria de Administración y Finanzas.
Secretaria de Seguridad Ciudadana.
Secretaría de Cultura.
Secretaria de Planificación y Desarrollo.
Secretaría de Política y Participación Popular.
Secretaria de Empresas Socialistas Regionales.
Secretaria de Educación.
Secretaría de Turismo y Ambiente.
Secretaria de Mantenimiento y Servicios Generales.
Secretaria de Recursos Humanos.
La Secretaría General de Gobierno, esta se encarga de conducir los asuntos
internos relativos a las políticas, programas, planes y acciones, de manera coordinada
con las demás Dependencias e Institutos de la Administración Pública del Estado,
dentro del ámbito de su competencia y a través del recto ejercicio de la autoridad, así
como coadyuvar con el Gobernador del Estado para que los principios de equidad,
justicia, seguridad, defensa, respeto y protección de los ciudadanos y ciudadanas y del
bien colectivo se hagan realidad, garantizando y preservando la gobernabilidad, la
estabilidad y el desarrollo del Estado.
Dentro de las Direcciones que forman parte de la Secretaria General de
Gobierno se encuentra la Dirección de Informática y Sistema, quien tiene como
función principal proveer asistencia técnica especializada en materia de Sistemas de
Información y Comunicaciones, a fin de garantizar la optimización, simplificación y
coherencia de los procesos administrativos y técnicos que apoyan el funcionamiento
de la Gobernación del Estado Bolívar, asegurar el establecimiento y mantenimiento
de la tecnología informática requerida por las dependencias centralizadas de dicha
institución, y permitiendo la generación de información oportuna en apoyo a la
gestión gubernamental.
La Dirección de Informática y Sistemas contempla dentro de su estructura
organizativa a la Unidad de Proyecto de Digitalización e Investigación Tecnológica,
la cual se encarga de asegurar la formulación e integración de los planes que apoyan
el establecimiento y mantenimiento de la tecnología de información a través de la
investigación continua, e impulsar y apoyar los proyectos que aseguren la
Digitalización de los archivos principales de la Gobernación del Estado Bolívar,
como lo son:
Oficina de Archivo General: Se encarga de implementar estrategias y políticas
documentales que permitan crear las condiciones ideales para organizar,
clasificar, seleccionar, resguardar, custodiar, conservar, administrar, y facilitar
la documentación de gestión producida y recibida del Despacho del
Gobernador, Secretaría Privada, y Secretaría General de Gobierno, y que haya
cumplido su vigencia administrativa y se conserve por razones legales o de
valor científico-cultural.
Oficina de Archivo de Personal: Se encarga de crear, mantener y conservar los
expedientes de los Funcionarios Públicos adscritos a las Dependencias
Centralizadas y Desconcentradas del Ejecutivo Regional, emitiendo los
documentos correspondientes a los antecedentes de servicio requeridos.
Oficina de Archivo Histórico.
Oficina de Archivo Administrativo.
Estructura Organizativa
A continuación se presenta el organigrama de la estructura organizativa
general de la Gobernación del Estado Bolívar, así como también la estructura
organizativa de la Dirección de Informática y Sistemas:
GRAFICA Nº 1: ORGANIGRAMA DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO BOLÍVAR
Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011
GRAFICA Nº 2: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS
Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011
1.2. Análisis Situacional.
Actualmente los Archivos Centralizados de la Gobernación del Estado Bolívar
llevan el proceso de gestión de documento de forma manual, donde la información
solicitada es localizada en los archivos físicos o archimóviles de acuerdo a ciertos
parámetros. Muchas veces los documentos no se encuentran organizados en el
estante, carpeta o unidad de conservación que debería estar, por lo que se genera
pérdida de tiempo al momento de realizar la búsqueda. A continuación se presenta
una matriz FODA de acuerdo al análisis situacional realizado:
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
- Existen sistemas con un enfoque
tecnológico basados en el manejo de
documentos, aplicados en otras
organizaciones, que servirán como base y
guía.
- Equipamiento informático actualizado
para poder desarrollar la Aplicación Web.
- Estructura de red que cumple con los
parámetros necesarios para el
funcionamiento de la Aplicación Web.
- Conocimientos adecuados para el
desarrollo de la Aplicación Web.
- Modalidad para el respaldo de los datos,
aplicado en el Dirección de Informática y
Sistemas.
- Interés por parte del personal base de los
Archivos Centralizados de la Gobernación
del Estado Bolívar en los procesos de
Digitalización, Depuración y Redimensión
de Imágenes, y el manejo de la futura
Aplicación Web a implementar.
- Mantenimiento constante a los equipos de
cómputo existentes en los Archivos
- Técnicos y analistas especializados para
definir el proceso a ser automatizado.
- Necesidad institucional de contar con
una Aplicación Web que brinde
información oportuna y veraz.
- Recurso humano capacitado en los
procesos de Digitalización, Depuración
y Redimensión de Imágenes en los
Archivos Centralizados de la
Gobernación del Estado Bolívar.
- Sistema de Pre-Publicación desarrollado
para el Archivo Administrativo de la
Gobernación del Estado Bolívar.
Centralizados de la Gobernación del Estado Bolívar.
DEBILIDADES AMENAZAS
- Falta de Manual de Procesos que integre
toda la información y actividades llevadas
a cabo en los Archivos Centralizados de la
Gobernación del Estado Bolívar.
- Falta de equipos (computadoras, scanners)
suficientes en los Archivos Centralizados
de la Gobernación del Estado Bolívar.
- Insuficiente recurso humano capacitado en
los procesos de Digitalización,
Depuración y Redimensión de Imágenes
en los Archivos Centralizados de la
Gobernación del Estado Bolívar.
- Despido del personal capacitado, tanto
en el proceso a ser automatizado, como
en la Digitalización, Depuración y
Redimensión de Imágenes.
- Desaprobación de la Aplicación Web a
implementar, por parte de los Jefes de
los Archivos Centralizados de la
Gobernación del Estado Bolívar.
- El tiempo que debe llevar la
implementación de la aplicación web es
1 año.
Respuestas Inoportunas a los solicitantes de
Documentos
Exceso de Ocupación de Espacio Físico por los
Archivos
Aumento de Trabajo en el Personal de los Archivos
Centralizados
Extravío de Documentos
Pérdida de Tiempo en la Búsqueda de Documentos
Enfermedades en el Personal de los Archivos
Centralizados
Incomodidades en los Solicitantes de los
Documentos
Inexistencia de Sistema Automatizado para la Gestión de los Documentos
Digitalizados por el Personal de los Archivos Centralizados
de la Gobernación del Estado Bolívar
Carencia de Visiones por parte del
Personal de los Archivos Centralizados de la GEB
Falta de Personal Capacitado para el Desarrollo del Sistema
Incumplimiento de objetivos por
parte la empresa contratada para el Desarrollo del Sistema
Árbol del Problema
Árbol de Objetivos
Implementar una Aplicación Web para la Gestión de Documentos
Digitalizados por el Personal de los Archivos Centralizados
de la Gobernación del Estado Bolívar.
Gestionar de forma automatizada los Documentos Digitalizados por el
Personal de los Archivos Centralizados de la
Gobernación del Estado Bolívar
Identificar los procesos de búsqueda, organización y digitalización de los documentos manejados por los Archivos Centralizados de la GEB.
Diseñar la base de datos e interfaces de la aplicación web para la Gestión de Documentos Digitalizados por los Archivos Centralizados de la GEB, de acuerdo a las necesidades presentadas en la institución.
Analizar los datos e información obtenida en los procesos de búsqueda, organización y digitalización de los documentos manejados por los Archivos Centralizados de la GEB.
Crear la aplicación web para la Gestión de Documentos Digitalizados por los Archivos Centralizados de la GEB, en base al diseño previamente realizado.
Capacitar al personal de la Unidad de Proyectos de Digitalización e Investigación Tecnológica, como al de los Archivos Centralizados de la GEB para el manejo de la aplicación web.
Elaborar Instrumentos de
Recolección de Datos.
Aplicar los Instrumentos de
Recolección de Datos.
Analizar la Información
Recolectada
Elaborar Documento de
Requerimientos
del Sistema
Elaborar Manual de
Usuario
Dictar Talleres en cuanto al
Manejo del Sistema
Verificar las Herramientas
necesarias para Desarrollar
la Aplicación
Diseñar las Interfaces de la
y Base de Datos de la
Aplicación Web
Desarrollar la Aplicación
Web en base al diseño
Revisión y Configuración
del Servidor Web
1.3. Planteamiento del Problema.
Una aplicación web se refiere a aquellas aplicaciones que los usuarios pueden
utilizar accediendo a un servidor web a través de Internet o de una intranet mediante
un navegador. Estas se han hecho muy populares debido a lo práctico del navegador
web como cliente ligero, a la independencia del sistema operativo, así como a la
facilidad para actualizar y mantener aplicaciones web sin distribuir e instalar software
a miles de usuarios potenciales.
Los sistemas o aplicaciones web a nivel mundial han tenido desde hace
muchos años atrás, grandes adelantos en el mundo de la ciencia y tecnología, las
innovaciones se presentan a un ritmo que se encuentra en aumento sin tener en cuenta
los límites geográficos, ni los sistemas políticos. Estas innovaciones tienden a
transformar todos los países del mundo que se encuentran involucrado en el medio de
la tecnología ya que implica un sistema intelectual que no solo invade toda actividad
industrial, sino practica en cualquier tipo de desarrollo humano a todos los campos de
la actuación, de la ciencia y la tecnología.
Mundialmente existe cierta cantidad de organizaciones que no cuentan con
sistemas automatizados para el manejo de sus actividades, realizándolas en forma
manual, lo que ocasiona muchas veces el cometer errores que si no son corregidos a
tiempo pueden causar distorsión en la información, lo que sería una pérdida de
tiempo para el proceso de trabajo. Para la solución de este problema, actualmente
muchas empresas se inclinan hacia el desarrollo de aplicaciones web, ya que de esta
forma se podría incrementar una buena definición de las posibilidades de la empresa
en Internet, garantizando el retorno de la inversión realizada y el éxito de la estrategia
a corto/medio plazo.
Por otra parte, existen muchas instituciones públicas que no llevan de forma
automatizada el control de los documentos almacenados dentro de sus archivos, lo
que no permite la optimización de sus operaciones al contar con un acceso rápido,
fácil y seguro a todos los documentos y datos que esta posea. Las aplicaciones web
desarrollada para este tipo de tareas se convierten en el mejor aliado para el
almacenamiento y control de la documentación clave para el desenvolvimiento de las
operaciones que lleva a cabo la empresa, ya sea en actividades de compra y venta,
elaboración de expedientes del personal, control de memorándum e informes
técnicos, entre otras.
En Venezuela se encuentran instituciones gubernamentales que no han
incluido dentro de sus estrategias de trabajo el diseño y desarrollo de aplicaciones
web para la presentación y publicación de sus labores y objetivos logrados. Esto
debido a que muchas veces se cuenta muy poco con la parte técnica, económica y
operacional para hacer debido uso de las aplicaciones web que se puedan elaborar de
acuerdo a las necesidades de determinada organización. Sin embargo, muchas
entidades han venido habilitando sus sitios Web para proveer en línea información
básica de su gestión y de interés sobre las temáticas que abordan, dentro (personal a
cargo) y fuera (comunidad) de dicha institución.
En el Estado Bolívar, las aplicaciones web se han colocado actualmente como
uno de los recursos que poseen las empresas. Los entes que se encargan de las tomas
de decisiones han comenzado a comprender que las aplicaciones web se han
convertido no son solo un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la
vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la
determinación del éxito o fracaso de estos. A tal efecto, estas aplicaciones pueden ser
implementadas para proyectos relacionados con la gestión documental, ya que al
llevar esta actividad de forma automatizada se obtendría un mayor aprovechamiento
del espacio físico, y a la vez se evita la acumulación de papel que pueda generar
riesgos en la seguridad, higiene y ambiente laboral, todo esto sin salir de la empresa y
teniendo un control total sobre la información.
Después de comprender el grado de importancia y los distintos beneficios que
tienen las aplicaciones web con respecto al manejo de información y documentos en
archivos, se puede confirmar que es un elemento preciso para determinar el problema
que se está presentando actualmente en la Unidad Proyecto de Digitalización de la
Gobernación del Estado Bolívar. La necesidad de una aplicación web en esta
institución se debe a que requiere llevar un control automatizado en la búsqueda de
los documentos digitalizados en los Archivos Centralizados, ayudando de esta forma
a preservar los documentos o papeles archivados, y que son sensibles al deterioro,
daño o perdida, evitando de esta forma posibles dilataciones al momento de consultar
alguna información.
Con lo planteado anteriormente se presentan los siguientes indicadores:
Inexistencia de sistema o aplicación para la gestión de documentos
digitalización.
Desconocimiento de los procesos de búsqueda, organización y digitalización
de documentos.
Carencia de herramientas e instrumentos que proporcionen un mejor método
para realizar la búsqueda de documentos.
Análisis incompleto de los datos e información en cuanto al proceso más
adecuado para la búsqueda, organización y digitalización de los documentos.
Poca capacitación al personal de la Unidad de Proyectos de Digitalización e
Investigación Tecnológica, como al de los Archivos Centralizados de la
Gobernación del Estado Bolívar en cuanto a los procesos de búsqueda,
organización y digitalización de los documentos.
Con los problemas existentes, se cumplen las siguientes interrogantes:
1. ¿Será pertinente implementar una aplicación web para la gestión de los
documentos digitalizados por los Archivos Centralizados de la Gobernación
del Estado Bolívar?
2. ¿La identificación de los procesos de búsqueda, organización y digitalización
de documentos servirá de apoyo para mejorar la gestión de los documentos
digitalizados por los Archivos Centralizados de la Gobernación del Estado
Bolívar?
3. ¿Será adecuado realizar un análisis de los datos e información en cuanto a los
procesos de búsqueda, organización y digitalización de los documentos?
4. ¿El diseño de la base de datos e interfaces para una aplicación web contribuirá
a la Gestión de Documentos Digitalizados por los Archivos Centralizados de
la Gobernación del Estado Bolívar?
5. ¿Será necesaria la creación de una aplicación web para la Gestión de
Documentos Digitalizados por los Archivos Centralizados de la Gobernación
del Estado Bolívar?
6. ¿Será apropiado capacitar al personal de la Unidad de Proyectos de
Digitalización e Investigación Tecnológica, como al de los Archivos
Centralizados de la Gobernación del Estado Bolívar para el manejo de la
aplicación web?
Por tal motivo es importante la implementación de una aplicación web, que
satisfaga todos los requerimientos de control de documentos, utilizando las interfaces
intuitivas que extienden su entorno físico en publicadores, archivadores, directorios y
documentos, y de esta forma crear una cultura informática en la institución basada en
las condiciones necesarias para lograr los objetivos deseados.
1.4. Objetivo General
Implementar una Aplicación Web para la Gestión de Documentos
Digitalizados por los Archivos Centralizados de la Gobernación del Estado
Bolívar.
1.5. Objetivos Específicos
Identificar los procesos de búsqueda, organización y digitalización de los
documentos manejados por los Archivos Centralizados de la Gobernación del
Estado Bolívar.
Analizar los datos e información obtenida en los procesos de búsqueda,
organización y digitalización de los documentos manejados por los Archivos
Centralizados de la Gobernación del Estado Bolívar.
Diseñar la base de datos e interfaces de la aplicación web para la Gestión de
Documentos Digitalizados por los Archivos Centralizados de la Gobernación
del Estado Bolívar, de acuerdo a las necesidades presentadas en la institución.
Crear la aplicación web para la Gestión de Documentos Digitalizados por los
Archivos Centralizados de la Gobernación del Estado Bolívar, en base al
diseño previamente realizado.
Capacitar al personal de la Unidad de Proyectos de Digitalización e
Investigación Tecnológica, como al de los Archivos Centralizados de la
Gobernación del Estado Bolívar para el manejo de la aplicación web.
1.6. Justificación.
La implementación de la aplicación web está apoyada en la necesidad que
presenta la institución por mejorar el proceso de búsqueda de documentos en los
Archivos Centralizados, pudiendo efectuarlo mediante este de forma eficaz. Por
consiguiente, se puede justificar y destacar la importancia de esta investigación a
través del fundamento documental y la metodología a utilizar, las cuales servirán de
soporte a los objetivos de la investigación en función del estudio, enfocándose en el
problema planteado que afecta a la institución.
Con los resultados alcanzados mediante el análisis de la información
recopilada, es posible crear una aplicación web con el fin de optimizar la eficiencia
operativa de la institución y perfeccionar el sistema manual, debido a las limitaciones
que se presentan.
A tal efecto, la implantación de una aplicación web en la institución
representa un indudable grado de urgencia ya que actualmente este proceso de control
se realiza manualmente. Por otra parte esta ausencia de automatización ha producido
daños severos en muchas ocasiones, las cuales quizás se seguirán presentando de no
solucionarse este problema lo más antes posible.
1.7. Alcance.
El proyecto de investigación generara la implementación de una aplicación
web para la gestión de documentos digitalizados por el personal de los Archivos
Centralizados de la Gobernación del Estado Bolívar. Los alcances que aportará este
proyecto serán absolutamente satisfactorios no solo para la mencionada institución,
sino que podrá servir de orientación para cualquier otra organización que presente
características similares a esta.
Entre los alcances que pretende obtener este proyecto para optimizar las
labores realizadas en los Archivos Centralizados de la Gobernación del Estado
Bolívar, se consideran los siguientes:
Examinar y analizar la gestión de documentos llevada a cabo por los Archivos
Centralizados de la Gobernación del Estado Bolívar.
Proveer información que puedan ayudar a mejorar las funciones realizadas en
la gestión de documentos.
Agilizar las labores llevadas por los Archivos Centralizados de la
Gobernación del Estado Bolívar.
Lograr la mayor eficiencia en la gestión de documentos.
Al concluir este proyecto habrá la oportunidad de que la institución tome en
cuenta las consideraciones finales con el propósito de optimizar el funcionamiento
interno en cuanto a la gestión de documentos por los Archivos Centralizados de la
Gobernación del Estado Bolívar.
1.8. Delimitación.
El proyecto será realizado en la Unidad Proyecto de Digitalización de la
Gobernación del Estado Bolívar, e implementado en los Archivos Centralizados de
dicha institución, centrándose en desarrollo de una Aplicación Web de que permita
gestionar los documentos digitalizados por el personal de esos archivos.
CAPITULO II
MARCO TEORICO - TECNOLÓGICO
2.1. Antecedentes Teóricos y Tecnológicos
En el 2007 la empresa ContenidoWeb desarrolló un Sistema de Gestión de
Documentos basado en un programa informático utilizado para rastrear y archivar
documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel escaneados. En el
sentido más amplio, los sistemas de Gestión de Documentos pueden variar mucho,
desde una simple caja de zapatos hasta un completo Sistema de Gestión de Contenido
Empresarial.
ContenidoWeb (2001) indica con respecto a los Sistemas de Gestion de
Documentos:
“Los sistemas de Gestión de Documentos evolucionaron hasta que
los sistemas fueron capaces de manejar cualquier tipo de formato
que pudiera ser guardado en una red. Las aplicaciones crecieron y
maduraron conforme fueron creciendo y madurando los documentos
electrónicos, las herramientas de colaboración, seguridad y
funcionalidades de auditoría.”.
A tal efecto, un Sistema de Gestión de Documentos, controla el período de
vida de un documento dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación,
publicación, exportación, quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida
que tiene el documento dentro de la empresa. Implica el control total de la
información; un sistema de administración de documentos eficaz debe integrarse a
todos los sistemas que usa la organización por lo que debe ser flexible y sencillo de
usar.
En el 2008, la empresa Document Control Systems, Puerto Rico, desarrollo un
Sistema para el Manejo de Documentos en el Caribe y Latinoamérica llamado
Aquarius, el cual es un software para el control de documentos que permite tener
control, acceso y orden en sus documentos de la forma más simple, útil, eficiente y
sencilla. Se vende por licencia o por uso ilimitado. Posee 3 suite: DCM (Document
Control Systems), WEB Server y ERM. Aquarius WEB permite el acceso remoto y
simultaneo vía el explorador de Internet. Esta es una forma económica de adquirir
licencias para la visualización de documentos dentro de su red Lan o Internet.
La empresa Document Control Systems (2008) señala al respecto:
“Aquarius Web provee una interfase visual sencilla en donde se
visualiza del lado izquierdo la lista de los fólders o documentos y del
lado derecho la imagen del documento. Permite búsquedas
complejas, anotaciones, acceso controlado y no permite alterar los
documentos originales”.
Este software es ideal para auditorias y multiusuarios simultáneos,
promoviendo el aumento en la productividad empresarial así como la disminución de
costos en uso y desperdicio de papel. De igual forma, otorgar la solución costo-
eficiente a empresas e instituciones grandes y medianas que aún no han logrado el
manejo óptimo de sus documentos. Con dicho software se pueden lograr resultados
inmediatos e importantes en el ahorro de papel, incremento de productividad y
mantener la satisfacción de los clientes gracias al servicio eficiente, responsable y
proactivo.
Para el 2008, la compañía DocuWare AG, Alemania, desarrolló un Sistema de
Gestión de Documentos titulado DocuWare, el cual se encarga organizar en un
archivador central todos los documentos en papel y documentos electrónicos, por
ejemplo comprobantes, cartas, facturas, planos, archivos y correos electrónicos. La
versión básica del sistema de gestión documental dispone de todas las funciones
necesarias para registrar, editar y gestionar documentos. Es compatible con todos los
formatos de firmas electrónicas. La gestión de registros integrada garantiza un acceso
seguro, controlado y protocolizado a los datos almacenados electrónicamente. Todas
las personas autorizadas pueden acceder al archivador central por Internet en
cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo.
Slawomir Stasiak (2008), Director de Operaciones del Equipo de
Planificación y Desarrollo para Gestión de Procesos de la compañía DocuWare AG
señala al respecto:
“Gracias a la solución DocuWare el tiempo de recuperación se ha
reducido de 24 horas a escasos segundos. El coste de la
recuperación también ha disminuido. Es posible compartir los
documentos archivados y, en un momento posterior, se puede crear
un sistema de flujo de trabajo.”.
En este sentido, el almacenamiento electrónico y la gestión documental
transforma información valiosa en algo infinitamente más útil, haciéndola más
accesible. Toda la información se reúne y ordena lógicamente, poniéndola al alcance
de todos. La gestión documental es una tecnología madura y probada que ha
permitido a miles de empresas incrementar sus beneficios y reducir sus costes.
La empresa WSI Internet Consulting & Education desarrollo en el 2009 un
Sistema de Administración de Documentos, el cual actúa como una central en línea
(un centro de colaboración) que almacena los archivos, y permite hacer seguimiento
de revisiones, autores y más. Puesto que es un sistema en línea, los empleados o
miembros de equipo de la empresa pueden tener acceso a él desde cualquier lugar
que tenga una conexión a Internet. El acceso al sistema, a carpetas y archivos
específicos se puede controlar con nombres de usuario y contraseñas individuales.
Pamela Zenner-Richards (2009), Gerente de Area de la empresa WSI Internet
Consulting & Education señala con respecto al sistema:
“El Sistema de Administración de Documentos puede ser usado por
diferentes equipos o departamentos, permitiendo a los usuarios
únicamente acceso a los archivos que les han sido asignados. Es una
solución flexible que hace la colaboración más eficiente y simplifica
incluso necesidades de archivo complejas.”
Este Sistema de archivo es completamente personalizable para adaptarse a las
necesidades de la empresa que lo utilice, permitiendo realizar seguimiento de
revisiones, autores, calificaciones de documentos y comentarios, y basado en los
permisos del usuario, este sólo puede tener acceso a los archivos que se les han
asignado.
2.2. Bases Teóricas y Tecnológicas
En esta investigación existen una serie de antecedentes que corresponden al
contenido del mismo, los cuales permitieron la documentación necesaria para realizar
un análisis cuidadoso con criterios definidos y sustentados en bases reales.
Sistema
Senn James (2010) un sistema “Es un conjunto de componentes que
interactúan para alcanzar algún objetivo, de hecho son todo lo que rodea al ser
humano”. (pp.88)
Es una combinación de partes reunidas para obtener un resultado o formar un
conjunto. Sistema es un conjunto de elementos que se relacionan entre si para lograr
una meta común. En términos generales, un sistema es todo lo que rodea el contexto
del ser humano.
Sistemas de Información
Según J. Burch y F. Strater; (2006) dice que “Un Sistema de Información se
define como sigue: Un ensamblaje formal sistemático de componentes que ejecutan
operaciones de procesamiento de datos para (a) satisfacer los requerimientos,
procesamiento de datos legales a transaccionales, (b) proporcionar información a la
gerencia para el apoyo de las actividades de planificación, control y toma de
decisiones, (c) proporcionar una variedad de reportes que sean requeridos por entes
externos”. (pp.186)
Un Sistema de Información, es una colección de información, procedimientos,
construido, diseñado y mantenido para coleccionar, registrar y mostrar la
información.
Montilva (2005) lo define: “Un sistema de información es un sistema
caracterizado porque: (1) es abierto, interactúa con su ambiente mediante el
intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que los
contiene; (2) es un sistema hombre – maquina, permite el uso de maquinas
(computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de transformación los cuales
son controlados y dirigidos por el hombre; (3) su entrada esta constituida por datos y
su salida por información, el proceso de transformación de datos constituye la función
esencial del sistema de información”. (pp.88)
De lo anteriormente dicho se puede decir que un Sistema de Información es
un conjunto de elementos que interactúan entre si, con la finalidad exclusiva y
excluyente el almacenamiento, procesamiento y la difusión de la información
contenida en documentos de cualquier especie.
Funciones de un Sistema de Información
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de información.
Entrada de Información: Según Senn James (2010) lo define como: “Es el
proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para
procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras
que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros
sistemas o módulos”. Esto último se denomina interfaces automáticas. (pp.40)
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los
escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el Mouse, entre otras.
Almacenamiento de Información: Según Senn James (2010) “El
almacenamiento es una de las Información o capacidades más importantes que tiene
una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la
Información guardada en la sección o proceso anterior. Esta Información suele ser
almacenada en estructuras de Información denominadas archivos. La unidad típica de
almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o
disquetes y los discos compactos (CD-ROM)”. (pp.42)
Procesamiento de Información: Según Senn James (2010) lo define: “Es la
capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una
secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados.
Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible,
entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a
partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un
año base”. (pp. 43)
Salida de Información: Senn James (2010) lo define como:
“Es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las
unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes,
cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros.
Es importante aclarar que la salida de un sistema de información
puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo.
En este caso, también existe una interfase automática de salida”.
(pp.46)
Automatización
Según Caballos J. A (2005) Automatizar significa:
“Someter toda cosa que se realice manualmente para que se
sometan a la simplificación mediante un proceso de automatización
con un personal debidamente entrenado y capacitado para manejar
todas indicaciones remplazando a ciertos trabajos humanos
especiales por procesar mecánicos para lograr fácilmente
identificar oportunidades de mejorar errores y repetición del
trabajo, alto costo mala calidad, demoras prolongaciones y
acumulación de tareas, controles innecesarios, reducir tiempo de
procesos”. (pp. 3)
Stoner (2009) al respecto sobre la Automatización expone: “La
automatización de oficinas no es más que la Sustitución de las operaciones manuales
(constituidas por el trabajo de escritorio, particularmente mecanografía y archivo) por
máquina, integrando varias formas de procesamientos de información a través de las
computadoras”. (pp.56)
Por lo tanto, automatizar se trata de convertir en automáticos o involuntarios
determinados procesos corporales o manuales, aplicando procedimientos instantáneos
a un aparato, proceso o sistema. La automatización solo es viable si al evaluar los
beneficios económicos y sociales de las mejoras que se podrían obtener al
automatizar, estas son mayores a los costos de operación y mantenimiento del
sistema. La automatización de un proceso frente al control manual del mismo
proceso, brinda ventajas y beneficios de orden económico, social, y tecnológico.
Sistema Automatizado
Según Owen Bishop (2006) “Un sistema automatizado es aquel donde se
transfieren tareas de producción, realizados habitualmente por operadores humanos
de un conjunto de elementos tecnológicos”. (pp.589)
Un sistema automatizado consta de dos partes principales:
Parte de Mando: Es la estación central de control o autómata. Es el elemento
principal del sistema, encargado de la supervisión, manejo, corrección de
errores, comunicación, etc.
Parte Operativa: Es la parte que actúa directamente sobre la máquina, son los
elementos que hacen que la máquina se mueva y realice las acciones. Son por
ejemplo, los motores, cilindros, compresoras, bombas, relés, etc.
A continuación se muestra una figura donde se señala la relación que tiene
cada una de las partes principales de un sistema automatizado.
Partes Principales del Sistema Automatizado
Fuente: Ronald Solano (2009)
Base de Datos
Martin (2007) lo define: “Una base de datos es "una colección de datos
interrelacionados, almacenados en conjunto sin redundancia perjudicial o innecesaria;
su finalidad es la de servir a una aplicación o más, de la mejor manera posible”.
(pp.48)
Según González (2005) señala que:
Una de las tareas más importantes en el desarrollo de un sistema
de información es el referente al modelaje y diseño de la base de
datos. El modelaje se refiere a la técnica que permite interpretar
los requerimientos de información de una organización;
obteniéndose así un esquema conceptual el cual se transforma en
un conjunto de estructuras relacionales y mecanismos que
aseguran la integridad de una base de datos. Esta transformación
se conoce como diseño de una base de datos. (pp.103)
ACCIONADORES
PROCESO
PRE ACCIONADOR
CAPTADOR
UNIDAD
DE
CONTROL
INTERFAZ
Hombre - Máquina
COMUNICACIÓN
con Unid. Control
Aplicación web
En la ingeniería de software se denomina aplicación web a aquellas
aplicaciones que los usuarios pueden utilizar accediendo a un servidor web a través
de Internet o de una intranet mediante un navegador. En otras palabras, es una
aplicación software que se codifica en un lenguaje soportado por los navegadores
web en la que se confía la ejecución al navegador.
Las aplicaciones web son populares debido a lo práctico del navegador web
como cliente ligero, a la independencia del sistema operativo, así como a la facilidad
para actualizar y mantener aplicaciones web sin distribuir e instalar software a miles
de usuarios potenciales. Existen aplicaciones como los webmails, wikis, weblogs,
tiendas en línea y la propia Wikipedia que son ejemplos bien conocidos de
aplicaciones web.
Sergio Luján Mora (2007) señala:
“Es importante mencionar que una página Web puede contener
elementos que permiten una comunicación activa entre el usuario
y la información. Esto permite que el usuario acceda a los datos
de modo interactivo, gracias a que la página responderá a cada
una de sus acciones, como por ejemplo rellenar y enviar
formularios, participar en juegos diversos y acceder a gestores de
base de datos de todo tipo.”
Gestión Documental
Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y
prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar
la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
David Herrera (2009) señala:
“Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació
debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito
para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron
sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro,
pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más
compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos
documentales.”
Sistemas de gestión de Documentos
Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema
computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar
documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente
soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas
de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de
administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset
Management
Flujo del Sistema de Gestión Documental
Está conformado por los siguientes elementos:
Bases de Datos:
La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la
proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están
sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la
organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en
el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales
problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qué
parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto
existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente
contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la
opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y es por ello
por lo que se las puede considerar documentos de gestión.
Hardware:
o Escaneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales,
una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los
cuales serán guardados o almacenados.
o Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los
usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha
información, para su modificación o revisión.
o Software.
o Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la
documentación que se maneja en la empresa. Existen soluciones
informáticas para: la gestión documental, administración de archivos
digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.
Redes:
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se
encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede
acceder a la información por Internet.
Usuarios:
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos
digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la
consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a
cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.
Administradores:
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados
se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación
física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de
acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.
2.3. Bases Legales
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Artículo 108: Los medios de comunicación social, públicos y privados, deben
contribuir a la formación ciudadana. El estado garantizará servicios públicos, de
radio, Televisión, Redes de Bibliotecas y de informática, con el fin de permitir el
acceso universal a la información, los centros educativos deben incorporar el
conocimiento y aplicación de las nuevas tecnologías a su innovación, según los
requisitos que establezca la ley.
Artículo 110: El estado reconocerá el interés público de la ciencia, la
tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones, los servicios de
información necesaria por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo
económico, social y político del país, así como para la seguridad y soberanía
nacional, para el fomento y desarrollo de esas actividades, el estado destinara
recursos suficientes y creará el sistema nacional de los principios éticos y legales que
deben mejorar las actividades de investigación científica, humanística y tecnológica.
Estos artículos señalan, en lo referente a la comunicación y los medios de
comunicación, estos deben contribuir a la formación ciudadana y para ello, han
desplegado leyes nacionales que buscan normar la función formadora y comunicativa
que tienen los Medios de Comunicación Social, de igual forma es estado debe
garantizar diversas fuentes de información que con el propósito de que los
venezolanos tengan acceso a la información universal, y que los centros educativos
enseñen a utilizar las diversas tecnologías como el Internet, la cual es uno de los
medios de comunicación e información más importante que existe hoy en día.
Ley Orgánica de Ciencias y Tecnología.
Artículo 03: Forma parte del sistema nacional de ciencias y tecnología e
innovación, las instituciones públicas o privadas que generen o desarrollen
conocimientos científicos y tecnológicos, como procesos de innovación y las
personas que se dediquen a la planificación, administración, ejecución y aplicación de
actividades que posibiliten la vinculación efectiva entre la ciencia, tecnología y la
sociedad. A tal efecto, forman parte del Sistema: 1. El Ministerio de Ciencia y
Tecnología, sus organismos adscritos y las entidades tuteladas por éstos, o aquéllas en
las que tengan participación. 2. Las instituciones de educación superior y de
formación técnica, academias nacionales, colegios profesionales, sociedades
científicas, laboratorios y centros de investigación y desarrollo, tanto públicos como
privados. 3. Los demás organismos públicos y privados que se dediquen al desarrollo,
organización, procesamiento, tecnología e información. 4. Los organismos del sector
privado, empresas, proveedores de servicios, insumos y bienes de capital, redes de
información y asistencia que sean incorporados al Sistema. 5. Las personas que a
título individual o colectivo, realicen actividades de ciencia, tecnología e innovación.
Este artículo apoya el desarrollo de los conocimientos científicos y
tecnológicos en la administración, aplicación de actividades, por parte de las
instituciones públicas o privadas que generen o desarrollen este tipo de actividades,
los cuales pasan a formar parte del sistema nacional de ciencias y tecnología e
innovación.
Decreto 3390
Artículo 1. La Administración Pública Nacional empleará prioritariamente
Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y
servicios informáticos. A tales fines, todos los órganos y entes de la Administración
Pública Nacional iniciarán los procesos de migración gradual y progresiva de éstos
hacia el Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos.
Este decreto sobre la aplicación del software libre en la administración pública
venezolana abre una oportunidad para alcanzar la soberanía tecnológica del Estado
venezolano, utilizando los estándares abiertos en sus proyectos y servicios
informáticos.
Proyecto Nacional Simón Bolívar
El Proyecto Nacional Simón Bolívar en su directriz Nº 4 menciona al Modelo
Productivo Socialista, el cual dentro de sus enfoques, en los literales “O” y “P”
menciona:
O. Se hará un énfasis particular para impulsar el logro de un desarrollo tecnológico
interno que posibilite la autonomía relativa de las actividades productivas y de
servicios necesarias para alcanzar y sostener el desarrollo, mediante el fortalecimiento
de la capacidad de innovar, importar, modificar y divulgar tecnologías orientadas
primordialmente a la satisfacción de las necesidades humanas que, a su vez,
favorezcan el desarrollo científico.
P. El desarrollo de un sistema de innovación se logrará mediante la consolidación de
una estructura socio-institucional y legal, de capital social, de redes de agentes
interesados, de conocimiento de las necesidades de la sociedad, de las experiencias
alcanzadas y de los recursos necesarios. Contará con una cada vez mayor
participación de los ciudadanos, para que aumente el conocimiento, y se reduzcan
drásticamente las diferencias nacionales de acceso al mismo.
Estos enfoques mencionan a la tecnología como una herramienta que permita
fortalecer todas aquellas actividades productivas que puedan ofrecer bienestar a la
sociedad, aplicando sistemas de información que satisfagan las necesidades y
requerimientos presentados en una comunidad, institución u organización,
encontrándose relacionado con este proyecto ya que el mismo trata de solventar una
necesidad existente en una institución pública.
Dentro de sus objetivos también menciona:
Fomentar la ciencia y la tecnología al servicio del desarrollo nacional y
reducir diferencias en el acceso al conocimiento.
Se traza como objetivo promover la ciencia y la tecnología al desarrollo de la
nación, es decir, crear soluciones aprovechando este recurso ya que mediante
su aplicación y desarrollo pueda ser útil en distintas áreas.
2.4. Definición de Términos
-A-
Automatización: Es convertir en automáticos los movimientos que antes eran
naturales.
-B-
Base de Datos: Conjunto de ficheros dedicados a guardar información relacionada
entre sí, con referencias entre ellos de manera que se complementen con el principio
de no duplicidad de datos. Dependiendo de cómo se vinculen dan lugar a Bases de
Datos jerárquicas, relacionales, etc.
-C-
Control: Conjunto de principios y normas que garantizan la adecuación entre datos,
proceso e información, a fin de que los informes obtenidos reúnan las características
demandadas por sus usuarios.
-D-
Diagrama: Es una forma de representar gráficamente un fenómeno, proceso u
organización determinado.
Diccionario de Datos: Contiene las características lógicas de los datos que se van a
utilizar en el sistema que estamos programando, incluyendo nombre, descripción,
alias, contenido y organización. Estos diccionarios se desarrollan durante el análisis
de flujo de datos y ayuda a los analistas que participan en la determinación de los
requerimientos del sistema.
Documento.
Es un escrito que contiene información. Tradicionalmente, el medio de un
documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto
es lo que se denomina hacer un documento manuscrito) o por un proceso mecánico
(mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
-I-
Informática: Es la ciencia del tratamiento automático de la información mediante un
computador (llamado también ordenador o computadora).
Institución: Se refiere a grupo organizado estable. También se utiliza como
equivalente a reglas y procedimientos que caracterizan la actividad de un grupo.
-O-
Organización: es el manejo de las acciones y actividades que coordinadamente
realizan las personas para lograr fines; para otros, el acento recaería en los rasgos
específicos de las relaciones que posibilitan y promueven la conformación de estas
agrupaciones humanas, tales como la subordinación jerárquica y la exigencia de altos
niveles de especialidad y perfiles conductuales que deben poseer las personas para
formar parte de estas entidades.
-P-
Proceso: Es un conjunto de actividades que recibe uno o más insumos o pasos y crea
un producto de valor para otro usuario, formando una cadena orientada a obtener un
resultado final. De su diseño y documentación depende el éxito de la gestión.
-S-
Sistema: Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una
actividad para alcanzar un objetivo operando sobre los datos para proveer
información.
Sistema de Información: es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el
fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
-U-
Usuarios: También llamado cliente o dueño, es el participante más importante, es
para quien (o quienes) se construye el sistema.