PROYECTO: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO TECNOLÓGICO Y DE GESTION PARA LA VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO VUR 1. PROBLEMA El proceso de registro de la propiedad inmueble en Colombia visto desde la perspectiva de las gestiones y trámites que un ciudadano debe realizar para formalizar la tenencia de su bien, es un tema complejo. Por un lado, se encuentra una regulación que establece múltiples instancias que tienen la responsabilidad o competencia para exigir o controlar requisitos o documentos. Por otro lado está que la actuación de esas entidades, donde concurren organismos nacionales, departamentales, municipales e incluso, privadas se realiza de manera desarticulada. El proceso-núcleo del registro de propiedad inmueble se encuentra en el trámite de registro en las Oficinas de Instrumentos Públicos; sin embargo, existen una serie de pasos previos o posteriores que son exigibles y necesarios para lograr el cumplimiento completo del circuito exigido por la ley. Sucede así que cada una de las entidades establece su propia manera de actuar, sin establecer enlaces y articulaciones con las demás instituciones. Si bien cada una de esas entidades busca cumplir las normas que rigen el tema y dar aplicabilidad a sus competencias, no se ha logrado dar una visión integral al proceso. Tal desarticulación en la actualidad está generando múltiples problemas para la ciudadanía, las entidades, la administración pública en su conjunto y para el país. 1.1 Para la ciudadanía - Un proceso complejo, que lleva altos costos en tiempos, trámites y costos. - Exposición a fraudes por cuenta de los vacíos del proceso. - Recurrencia a intermediarios y tramitadores. - Demoras en la formalización de su propiedad inmueble. - Efectos negativos en la oportunidad para acceder a crédito. - Múltiples documentos y requisitos que son innecesarios. - Desinformación y como producto de ello, errores en el desarrollo del proceso. - Cumplimiento parcial de las formalidades exigidas por la Ley. 1.2 Para las entidades y la administración pública - Altos costos de prestación del servicio. - Ineficiencia del proceso. - Bases de datos desactualizadas y/o desarticuladas. - Reprocesos innecesarios.

- Errores y correcciones a lo largo del proceso. - Costosa administración de expedientes físicos. - Baja oportunidad de la información que requiere para cumplir adecuadamente sus funciones. - Congestión innecesaria de sedes. - Existencia de tramitadores. - Procesos manuales, que alargan los tiempos de respuesta. - Baja evaluación de calidad del servicio por parte de la ciudadanía. - Desgaste de la imagen y legitimidad de la función registral. 1.3 Para el país - Baja competitividad. - Pérdida de posicionamiento del país en el contexto internacional para la inversión. - Información registral no suficientemente confiable y consistente. - Aumento del gasto público. - Baja formalidad de la propiedad inmueble. - Bases de datos desactualizados. - Aumento de riesgos de corrupción a lo largo de toda la cadena del trámite. - Restricciones para acceso a crédito y como consecuencia de ello, limitaciones para generación de empleo y desarrollo económico. 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO QUE SIRVIÓ COMO INFORMACIÓN BASE PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO VUR1

Al momento de hacer el levantamiento de proceso que soporta el Proyecto VUR, se identificó que el ciudadano debía seguir para cumplir con su obligación legal de registrar su transacción de compraventa inmueble se describe a continuación, junto con las oportunidades de mejora. (Ver anexo 1):

El estudio que se presenta realizó el diagnóstico sobre la base de una transacción de una compraventa simple de propiedad inmueble, análisis que arrojó como resultado los siguientes resultados:2

1 A efectos de presentar los resultados cuantitativos del estudio de trámites en la presente Familia-Objetivo, se asumen los siguientes supuestos:

- Es una transacción de compra/venta de complejidad estándar - El inmueble objeto de la compraventa no tiene problemas jurídicos - El interesado cuenta con dinero suficiente para pagar los derechos e impuestos en el momento de la liquidación correspondiente. - Sobre el trámite de registro, se genera una solicitud de corrección - Realizada la solicitud de corrección, el interesado reporta toda la información documental necesaria. - El predio no tiene limitaciones de dominio y está liberado de toda deuda o problema.

2 El estudio se encuentra actualmente en proceso de actualización, dado que el estudio técnico de línea de base se desarrolló en noviembre de 2006.

COMPORTAMIENTO PARA BOGOTA

a. Cuando el predio pertenece al nuevo sistema

VARIABLES A CONSIDERAR LÍNEA DE BASE

TRAMITES 12

ENTIDADES 7

PASOS 24

REQUISITOS 8

DOCUMENTOS 25

CONTACTOS 40

TIEMPO 43

COSTO $ 8.242. 384,8 (*)

Fuente: Equipo VUR (*) Sobre un costo estimado de inmueble de 338.730.158,7, valor acogido para hacerlo correspondiente con el costo del supuesto de la medición Doing Business.

b. Cuando el predio pertenece al Antiguo sistema

VARIABLES A CONSIDERAR

LÍNEA DE BASE

TRAMITES 13

ENTIDADES 7

PASOS 26

REQUISITOS 10

DOCUMENTOS 27

CONTACTOS 43

TIEMPO 52

COSTO $ 8.248.184,8 (*)

Fuente: Equipo VUR (*) Sobre un costo estimado de inmueble de 338.730.158,7, valor acogido para hacerlo correspondiente con el costo del supuesto de la medición Doing Business.

COMPORTAMIENTO PARA BARRANQUILLA

VARIABLES A CONSIDERAR LÍNEA DE BASE

TRAMITES 10

ENTIDADES 5

PASOS 17

REQUISITOS 7

DOCUMENTOS 18

CONTACTOS 27

TIEMPO 22

COSTO $ 15.016.987.9 (*)

Fuente: Equipo VUR (*) Sobre un costo estimado de inmueble de 338.730.158,7, valor acogido para hacerlo correspondiente con el costo del supuesto de la medición Doing Business, y teniendo en cuenta que existen dos tributos (estampillas) adicionales que aumentan el costo de la transacción en un 82%.

3. JUSTIFICACIÓN La problemática genera como consecuencia un entorno sobreregulado, complejo y de difícil entendimiento por parte de la ciudadanía, con lo cual se incita a la informalidad en la propiedad y se genera una visión errada del registro inmueble. La ciudadanía no percibe el proceso como un servicio del Estado para garantizar la propiedad, sino como una compleja exigencia que le genera pocos beneficios y que le resulta muy onerosa en términos de tiempo y costo. El Gobierno Nacional en el marco de las políticas, estrategias de modernización, simplificación de trámites y ahorro público, debe intervenir el tema de registro inmueble, de manera que garantice un proceso eficiente, articulado, transparente que entregue un mejor servicio a la ciudadanía por parte de todas las entidades y que aporte a una mayor calidad y oportunidad de la información registral. La visión de articulación que logre imprimirse a la mejora del proceso de registro inmueble, tiene favorables resultados tales como: a. Mayor transparencia y eficiencia del proceso. b. Mayor calidad de la información de registro inmueble. c. Acercamiento del proceso registral a la ciudadanía. d. Reducción de riesgos de fraude y corrupción. e. Modernización de la actividad registral. f. Mayor competitividad. g. Formalidad de la propiedad inmueble. h. Dinamización de los circuitos económicos gracias a tenencia formal de inmuebles y constitución de los mismos como base de acceso a crédito e inversión. i. Integración de los servicios registrales y los servicios notariales, permitiendo una mejora sustancial al proceso. La inversión del Gobierno en este tema además, garantiza la alineación del proceso de registro inmueble con las políticas de simplificación de trámites y gobierno en línea, así como con los derroteros de mejoramiento del servicio a la ciudadanía. A futuro, las mejoras que se integren al proceso permitirán adicionalmente fortalecer los resultados de las estrategias de modernización y fortalecimiento del registro tales como Sistema de Información Registral SIR, Sistema de Información Notarial SIN y Sistema de Interrelación Catastro-Registro, Notarias Virtuales, Ley de Tierras, Sistema de Gestión Documental.. 4. OBJETIVO GENERAL

Generar un modelo de atención basado en servicios virtuales on line al ciudadano para la facilitación y máxima simplificación del proceso de registro de compraventa inmueble. 5. OBJETIVOS ESPECIFICOS

a. Facilitar las consultas on line entre entidades, permitiendo la eliminación de trámites y documentos innecesarios.

b. Permitir la realización de transacciones on line entre ciudadanos-Notarías-Oficinas de Instrumentos Públicos y entidades participantes, haciendo más eficiente el proceso. c. Automatizar los procesos y reducir los tiempos de respuesta a la ciudadanía, permitiendo a su vez mayor transparencia de los mismos. d. Lograr reducción de costos de transacción a ciudadanos y entidades, a partir de la administración virtual de las solicitudes. 6. PLAZO DE EJECUCIÓN El proyecto inicialmente se proyectó para tener un plazo de ejecución de 48 meses. Teniendo en cuenta los recortes presupuestales de las dos primeras vigencias, y los cambios presentados durante la vigencia de 2011, respecto a la línea técnica del proyecto, las conclusiones realizadas de la consultoría de modelo tecnológico y de negocios, se hizo necesario ampliar el horizonte de ejecución del proyecto por tres años vigencias más. 7. ALCANCE a. Alcance del proceso a intervenir Inicialmente el proyecto intervino el trámite de compraventa simple de una propiedad inmueble. Una vez se ha iniciado el desarrollo de la fase optima del proyecto, este ampliará el alcance de actos intervenidos, adicionando las compraventas inmuebles con hipoteca, leasing, cancelación de hipoteca y leasing. b. Alcance técnico de la intervención Involucra los procesos de información, asesoría, solicitud y seguimiento del trámite, comprendido como la secuencia desde que el ciudadano quiere establecer las formalidades a seguir para comprar/vender una propiedad hasta que recibe su certificado de tradición y libertad a su nombre. c. Alcance territorial El proyecto arranco a manera de piloto en la ciudad de Bogotá, y durante la vigencia de 2010 empezó la estrategia de expansión a Barranquilla. Para la vigencia de 2011 se incluyeron dos ciudades adicionales (Manizales y Valledupar) con aplicación del modelo óptimo de servicio. Para la vigencia 2012 se prevé hace expansión en seis nuevas ciudades, las cuales están por definir. 8. ALTERNATIVAS CONSIDERADAS Para considerar la mejor alterativa, se establecieron dos líneas de análisis:

a. Desde el punto de vista del modelo Las alternativas planteadas fueron las siguientes:

Tipo MODELO DE

SIMPLIFICACIÓN VARIANTES CRITERIO CONDICIONES BÁSICAS

A Ventanilla Única Institucional

Centralización en punto único de contacto del trámite.

Canal Único de relacionamiento. Se define proceso único. La Ventanilla Única centraliza el "Front Office", cada institución conserva el "Back Office".

Interinstitucional

B Centro Multiservicio Integración de las diferentes instituciones en un mismo espacio físico.

Presencia de todas las instituciones en un lugar físico común. Cada institución mantiene el Front Office y Back Office del Proceso.

C Virtualización Eliminación de la presencialidad del peticionario para la gestión del trámite.

El mecanismo de acceso a la información, asesoría, radicación de la solicitud, pago y respuesta, se canaliza a través de medios electrónicos.

D Externalización Entrega de la gestión del "Front Office" y/o "Back Office" en particulares o delegatarios ajenos a las instituciones involucradas.

La gestión y/o resolución del trámite se entrega a los particulares. Normalmente conlleva a costos adicionales a cargar al peticionario, derivado de los costos de administración del trámite.

E Indexación Integración de la propuesta de simplificación a un esquema ya en operación en cualquiera de las tipologías anteriores.

Se vinculan los procesos a los esquemas ya definidos. Son beneficiosos en la medida que evitan dualidades o contradicciones de estrategias de simplificación en aquellos casos donde se identifica complementariedad.

Fuente: Estudio DNP

Se acoge la alternativa B relacionada con una Ventanilla Única Interinstitucional. b. Desde los escenarios posibles de intervención del proceso Se analizaron los siguientes cuatro escenarios:

ESCENARIO

NOMBRE

DESCRIPCIÓN

I

PUNTO ÚNICO DE PAGO Y HABILITACIÓN DE CONSULTAS ON LINE PARA EL CIUDADANO

Supondría llevar al Front Office de las diferentes Oficinas, una ventanilla recaudadora única para todos los pagos asociados al registro. Complementariamente, se habilitarán consultas clave para ser accesadas por Notarios, entidades públicas interesadas y particulares.

II

OFICINAS DE REGISTRO COMO VENTANILLA ÚNICA

Supondría mejorar la gestión notarial a partir de consultas on line y remisión de escrituras digitales hacia el registro y luego, vincular a una Ventanilla Única, los trámites de solicitud del registro junto con pagos de derechos e impuestos asociados al trámite. Mejoramiento del Front y Back Office del Proceso.

III

CONFIGURACIÓN DE LAS NOTARÍAS COMO VENTANILLA ÚNICA Y VIRTUALIZACIÓN DE CORRECCIONES Y CERTIFICADOS.

Supondría que el componente transaccional de registro y pagos de compraventa de inmuebles se desarrolle en las Notarías. Los trámites posteriores derivados de tal registro se virtualizarán, eliminando los contactos presenciales del interesado.

IV

ELIMINACIÓN DE INTERVENCIÓN NOTARIAL Y CONFIGURACIÓN DE VENTANILLA ÚNICA EN OFICINAS DE REGISTRO

Supone la desmaterialización del título que otorga los derechos de propiedad, para reemplazarlo por una base de datos centralizada custodiada por una Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, bastando la notificación de las dos partes para protocolizar el registro. Las Oficinas de Registro integran todos los trámites asociados en una Ventanilla Única.

Fuente: Consultoría

La decisión del presente proyecto optó por la alternativa III de escenario. 9. DESCRIPCION DE LA SOLUCIÓN - MODELO TECNOLÓGICO PROPUESTO 9.1 Descripción de la actividad global de los intercambios telemáticos (Esquema conceptual) ARQUITECTURA ORIENTADA A SERVICIOS Esta alternativa permite la implementación del nuevo modelo tecnológico del VUR en su fase óptima, esta estrategia está alineada con las cuatro fases de implementación propuestas en el modelo tecnológico del VUR, las cuales han sido definidas teniendo en cuenta las actividades de negocio internas y externas a la SNR que se deben hacer previas a implementaciones tecnológicas. Para ello, se ha planteado una serie de tareas y proyectos encaminados a realizar la transición del modelo actual (Fase Básica) al modelo óptimo, los proyectos están enmarcados dentro de cada una de la fases definidas, y cada fase a su vez se compone de cuatro etapas: Desarrollo, transición, operación y estabilización.

FASE

•Base de la arquitectura SOA

•Servicios actuales VUR

•Monitoreo

•Facilita la incorporación de nuevas ciudades

FASE

•Capa de procesos

•Funciones de colaboración

•Firma digital y cifrado de mensajes

•Recopilar información estadística

FASE

•Modelo de recaudo integrado

•Reglas de negocio

•Gestión documental totalmente integrada

FASE

•Bases de datos Analíticas

Fase 1: Esta fase es la más importante de todas, ya que ésta se constituye en la base para las demás, su alcance se enmarca funcionalmente en los servicios prestados actualmente por el VUR. Sin embargo, desde el punto de vista de la plataforma tecnológica, su alcance va más allá, pues implementa la base de la arquitectura SOA e incluye componentes de monitoreo que permiten hacer gobierno, sobre todo el sistema, facilita la incorporación de nuevas ciudades, incluye elementos de seguridad a nivel de registro de usuarios y mensajería, establece los niveles de soporte y servicio que son requeridos para su operación. Adicionalmente, incorpora componentes para el modelado y simulación de procesos, donde se refinarán los procesos definidos en la Arquitectura de Negocio. Fase 2: Se incorporan los componentes definidos para la fase 2, en ésta se implementan los procesos de negocio que fueron modelados en la fase 1 y definidos para ser ejecutados en la fase 2, para ello se deben realizar todos los proyectos asociados a la instalación y configuración de los componentes de las capas que se incorporaran en esta fase y a los proyectos asociados a los desarrollos e implementaciones especificadas. La fase 2 integra la capa de procesos a la Arquitectura Tecnológica, además incluye nuevos componentes dentro del portal que permiten adicionar funcionalidades colaborativas al proceso sistematizado, así como el componente de firma y cifrado de mensajes para asegurar el transporte de documentos que se requieren en el proceso. Dado que mientras se definen las condiciones de los recaudos con las gobernaciones, el convenio con los bancos y se cierran estas negociaciones, el proceso de compra venta simple será modelado para las etapas informativa, preliminar y de protocolización notarial. Adicionalmente, en esta fase se incluyen componentes de integración e interoperabilidad que van a dar nuevas capacidades al bus de servicios; así mismo se incluirá el componente de monitoreo transversal que permitirá, recopilar información estadística de la actividad de la plataforma a nivel de los web services que son usados por los procesos, y así obtener una visión de la operación real de la plataforma.

Fase 3: Para la fase 3 se espera que como resultado de las mesas de trabajo externas se tenga claramente definido, negociado y aprobado el modelo de recaudo del impuesto de registro y servicios registrales en puntos de pago distintos a las ORIP, así mismo se espera que las mesas de trabajo internas, hayan definido, documentado y aprobado la integración del modelo VUR con el proceso registral. Partiendo de este supuesto, en esta fase se integran a la plataforma tecnológica los componentes de la capa de procesos que ayudaran con el control y la gestión del proceso de recaudo. Por otra parte se espera que en esta fase el número de ciudades que estén operando en el VUR sea mayor al 50%, Se entiende por ciudades operando en el VUR como aquellas que tienen el total de sus notarias, entidades de catastro local, gobernación de ámbito local y entidades de desarrollo urbano según aplique, totalmente integradas al los procesos propuestos por el VUR. Esta condición implica que el número de entidades integradas sea importante, que las reglas de negocio que el proceso debe aplicar también hayan aumentado y que el volumen de documentos que están circulado en todos los procesos del VUR también sea

significativo, en este sentido y como respuesta a la evolución natural de la plataforma se integra en esta fase la capa de reglas de negocio y de gestión documental, pues además del crecimiento esperado por los servicios implementados hasta este momento se tendrá una mayor nivel de complejidad en el proceso con el ingreso de las etapas de recaudo y formalización registral. Fase 4: Esta es la última fase que completa la implementación de la Arquitectura de Sistemas de Información, en ella se implementan los componentes que permitirán a futuro analizar el desempeño organizacional y el cumplimiento de metas y planes estratégicos así como la toma de decisiones. Esta etapa se logra cuando el nivel de madurez de toda la plataforma ha alcanzado un importante registro de datos alrededor de la operación y del negocio, por esta razón los componentes de la capa de inteligencia de negocio se integran al final. ETAPAS DE IMPLEMENTACION. Para cada una de las fases propuestas se contemplan etapas de implementación que garantizan los productos de software establecidos, las cuales se relacionan a continuación: Etapa de Desarrollo Esta etapa contiene todos los proyectos que tienen que ver con el proceso de construcción de la solución enmarcados dentro de una fase, dentro de los proyectos se incluye la creación de los RFP para el proceso licitatorio, el estudio de mercado y la selección de la mejor oferta, además incluye los proyectos de instalación y configuración del Hardware y Software requeridos para la fase así como los desarrollos particulares sobre la plataforma tecnológica implementada en ambiente de desarrollo y pruebas. Cabe anotar que esta etapa se puede desarrollar en el proveedor y probada en la SNR, sin embargo las configuraciones de los dos ambientes deben ser iguales para garantizar que no se tendrán diferencias a la hora de realizar las pruebas y certificar la fase para su paso a producción. La etapa de desarrollo de una fase se realiza en paralelo con la operación de la fase anterior o en el caso de la primera fase con la operación del VUR actual. Etapa de Transición Finalizada la etapa de desarrollo se inicia la fase de transición, donde se traslada lo que fue aprobado en el ambiente de pruebas e integración al ambiente de producción, dentro de los proyectos que se tienen en esta etapa están los de migración de datos cuando es requerido, implantación de la plataforma en ambiente de producción y pruebas integrales en producción, capacitaciones a los distintos grupos que interactúan con la plataforma, instalación de la mesa de ayuda o actualización de la mesa de ayuda según la fase. Etapa de Operación Esta etapa la constituyen todos los proyectos que tienen que ver directamente con la operación de la plataforma en producción, dentro de los proyectos se encuentra la entrega

de la operación por parte del proveedor al grupo responsable de la operación de la plataforma, la implementación de los sistemas de respaldo y recuperación de desastres de cada etapa y las actividades propias de la operación de la plataforma. Etapa de Estabilización Esta es una etapa que va en paralelo con la operación, incluye los proyectos de soporte y ajustes a la plataforma. SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE INTEGRA EL PROYECTO VUR La arquitectura de aplicaciones que soporta los procesos propuestos por Ventanilla Única de Registro VUR en su fase básica, está conformada por una serie de aplicaciones y componentes de software que funcionan de forma coordinada para la ejecución de las funcionalidades que permiten el desarrollo de las actividades VUR fase básica , ya descritas en la fase visión de la arquitectura. Actualmente estos componentes y aplicaciones se encuentran en proceso de implantación y estabilización para el esquema de funcionamiento integrado y coordinado en la ciudad de Bogotá D.C. En el Diagrama 2, se describe la arquitectura de aplicaciones que opera en la actualidad:

Diagrama 2: Diagrama General de los Sistemas de Información VUR Fase Básica

A continuación se describen cada una de las aplicaciones de apoyo presentes en la arquitectura que soporta el proceso de ventanilla única de registro fase básica.

Sistema de Gestión de Registro (Folio Magnético)

El aplicativo Folio Magnético es usado por la SNR como el sistema de gestión para el proceso de registro de bienes inmuebles en los círculos registrales de alta demanda en Colombia. En la actualidad este aplicativo se encuentra implantado en 58 oficinas de registro. Folio Magnético se encuentra configurado bajo un ambiente de Red de Área Local (LAN), lo cual permite la ejecución del software en un entorno de tipo cliente - servidor, el acceso y gestión de información se realiza mediante el uso de la base de datos instalada y administrada localmente. Como motor de base de datos el aplicativo integra Oracle los

cmp Aqrquitectura de Aplicaciones (AS-IS)

ORIP

Sistema de gestion

Documental

Sistema Folio

Sistema de turnos

ORIP

SNR/Synapsis

Nodo Central

Portal VUR

Notaria

Sistema de gestion

Notarial

Sistema de turnos

Notaria

Banco en ORIP

Sistema

financiero

bancario

Catastro Distrital (Bogota D.C.)

Secretaria de hacienda (Bogota

D.C.)

IDU

Sistema de

informacion catastral

Sistema de

informacion Tributaria

2

INTERNET

Sistema de

Información IDU

«use»

«use»

componentes de software que implementan la lógica de negocio y presentación (formularios) se encuentran desarrollados bajo la arquitectura tecnológica provista por Oracle Forms 3. Es importante destacar que la SNR provee el Sistema de información registral SIR para la gestión registral en 52 ORIP en Colombia y actualmente se encuentra desarrollando el nuevo Sistema Registral (Actualmente se denomina Sistema Unificado de Registro Inmobiliario Colombiano SURIC). Estos sistemas no se evalúan dentro de este proceso debido a que no se encuentran actualmente integrados a la plataforma VUR Fase Básica. El aplicativo Folio Magnético presenta el siguiente diagnóstico:

El funcionamiento del aplicativo permite la gestión del proceso actual de registro inmobiliario. La inclusión de nuevos requerimientos de negocio en la SNR requiere la modificación del proceso de registro. Este cambio gestionado bajo el esquema tecnológico de Folio Magnético requiere un esfuerzo de adaptación, configuración e instalación de alta complejidad, lo cual limita el desarrollo de los servicios y funciones que la SNR plantea en sus estrategias de optimización.

Cada una de las instancias de Folio Magnético en cada ORIP, ha sufrido

modificaciones particulares dependiendo de las necesidades del negocio, lo que

implica que existen ciertas diferencias a nivel de estructuras de datos y que no se

tenga documentación al respecto.

La arquitectura tecnológica de Forms 3 no está soportada por el proveedor, esto no permite asegurar el soporte del aplicativo y las nuevas funciones que se desarrollen en el mismo.

El almacenamiento de la información se realiza de forma centralizada en cada una de las ORIPs, este esquema requiere la disposición de recursos en cada una de ellas para el almacenamiento, respaldo y auditoria de la información registral. En la actualidad la auditoria y respaldo de información no se encuentran garantizadas para todas las oficinas de registro.

Sistema de gestión documental

La SNR con el objetivo de actualizar y automatizar el proceso de registro para bienes inmuebles, incorpora en su proceso misional el sistema de gestión documental. Este permite el almacenamiento digital de los documentos que constituyen la evidencia registral del proceso de calificación. Este almacenamiento se realiza de forma centralizada en cada una de las Oficinas de Registro a través del aplicativo IRIS. Este aplicativo se implementó de forma integrada con el aplicativo folio magnético, de manera tal que las actividades del proceso de registro realizadas a través del aplicativo folio se complementan con el uso de imágenes desplegadas en pantalla en el proceso de registro. Este aplicativo se encuentra instalado para cada oficina de registro bajo un ambiente de Red de Área Local (LAN), mediante una arquitectura de software de tipo cliente servidor, con base de datos instalada y administrada de forma local. Este aplicativo en general administra el ciclo de las imágenes digitales de los documentos (Escrituras públicas,

Oficios, Sentencias, Resoluciones, Autos, etc) que son entregados por los usuarios solicitantes del servicio de registro. El sistema de gestión documental se encuentra implantado actualmente en las oficinas de registro Norte, Centro y Sur de la ciudad de Bogotá. Su funcionamiento en general es adecuado para los volúmenes de operaciones y tiempos de respuesta que el proceso de registro demanda en su operación diaria.

Sistema Financiero bancario

Para el caso de la ciudad de Bogotá este aplicativo se encuentra instalado en las sucursales bancarias que son integradas a las oficinas de registro de los círculos registrales donde por el volumen transacciones se requiere. Este sistema no se encuentra integrado al sistema de registro. Por condiciones de seguridad y confidencialidad se desconoce la arquitectura con la cual este aplicativo opera.

Sistema de Turnos

Este aplicativo se encuentra instalado en las oficinas de registro donde el volumen de usuarios concurrentes, requiere el control y priorización en la atención en ventanilla. Este aplicativo se encuentra configurado bajo una arquitectura cliente - servidor e integra dispositivos electrónicos para la generación de comprobantes de turno. En general el aplicativo posibilita la toma de los turnos de atención en forma autónoma, controla y prioriza la atención del cliente de acuerdo a las políticas establecidas.

Portal VUR

Este aplicativo se encuentra instalado y administrado actualmente en el centro de cómputo de la SNR, este aplicativo presenta una arquitectura web y permite la interacción de los usuarios VUR (Notarios y Ciudadanos) mediante las siguientes funcionalidades generales:

Acceso Web a través de internet mediante el uso del portal para la Ventanilla Única de Registro.

Poner a disposición de los notarios la consulta electrónica de los datos básicos del certificado de tradición y libertad, y, estado jurídico del inmueble.

Poner a disposición de los notarios la consulta electrónica de los estados de cuenta de Instituto de Desarrollo Urbano IDU y de la Secretaria de Hacienda Distrital SDH (impuesto predial).

Poner a disposición de los notarios la opción de realizar electrónicamente el registro provisional de diferentes actos desde la notaría hacia las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, entre otras las relacionadas con compraventa simple.

Poner a disposición de la ciudadanía las consultas básicas del inmueble como su estado jurídico, la oficina de registro y control dónde se encuentra registrado el predio, el costo aproximado que debe pagar por los trámites y el listado de notarías habilitadas para realizar transacciones virtuales.

El portal Web que expone los servicios del VUR fase básica se encuentra desarrollado bajo arquitectura JEE e instalado en un servidor de aplicaciones Oracle Aplication Server 10G , su esquema de almacenamiento y administración de información se encuentra alojado en un servidor de base de datos Oracle Standard Edition 10G, adicionalmente hace uso de un servidor de aplicaciones Glassfish para el llamado de los servicios de Nodo Central. Este portal permite la configuración de acceso y despliegue de contenidos dinámicos, esta funcionalidad está configurada bajo un servicio Joomla 1.5.15 , el cual está instalado en un servidor Linux Red Hat 5.4 y bajo un esquema de almacenamiento de datos propietario basado en MySQL. El portal VUR en general presenta el siguiente diagnóstico: La estructura del portal se encuentra desarrollada con funciones y componentes específicos bajo arquitectura JEE y Joomla, la incorporación de nuevos servicios y funcionalidades al interior del portal requiere el desarrollo y modificación de los componentes de presentación y negocio incorporados en el aplicativo.

EL portal no cuenta con un mecanismo para la integración de mecanismos “Single Sign On” el cual permita integrar otros aplicativos o funciones no incorporadas en el servidor donde se aloja el portal WEB

El portal cuenta con un sistema de administración de roles y usuarios alojado en base de datos bajo un modelo entidad relación. El esquema de acceso en el portal debe ser promovido para el acceso de funcionarios externos y ciudadanos usuarios del servicio registral. La inclusión de otros tipos de roles para usuarios con permisos y funciones especificas en el portal requiere la inclusión de una estrategia de usuarios jerarquizados la cual no se puede integrar en la actual estrategia de acceso.

Joomla

Este sistema permite en el Portal VUR la gestión dinámica de contenidos, permite la edición y configuración de contenidos en un sitio web de manera sencilla. Este sistema se basa en código abierto, programado mayoritariamente en PHP. Este administrador de contenidos puede trabajar en Internet o intranets y requiere de una base de datos MySQL, así como, preferiblemente, de un servidor HTTP Apache. Esta aplicación presenta el siguiente diagnóstico:

El sistema se encuentra configurado para el acceso a las diferentes aplicaciones que hacen parte de la estrategia VUR Fase Básica, Joomla permite verificar el nivel de acceso y enrutamiento de cada usuario hacia las funcionalidades establecidas en dichos aplicativos.

En general Joomla tiene un conjunto de funcionalidades adicionales, las cuales deben ser aprovechadas en el esquema óptimo. A continuación se enumeran la funciones a tener en cuenta:

Generadores de formularios dinámicos Directorios de empresas u organizaciones Gestores de documentos Galerías de imágenes multimedia Motores de comercio y venta electrónica Software de foros y chats Calendarios Software para blogs Servicios de directorio Boletines de noticias Herramientas de registro de datos Sistemas de publicación de anuncios Servicios de suscripción

Enrutador Transaccional y GEL-XML

Este sistema se encuentra desarrollado bajo las propuestas gubernamental de del Programa Gobierno en Línea, tiene como función específica la optimización de los procesos de interacción e intercambio de información estándar entre las entidades del estado Colombiano, dando soporte a los componentes de trámites y servicios en línea. En general esta iniciativa permite la integración eficiente entre los sistemas de información de estas entidades y de esta forma brindarle un mejor servicio al ciudadano. Bajo la estrategia VUR fase básica este componente permite la comunicación entre las diferentes entidades que hacen parte del modelo.

Módulo de registro provisional

Este módulo de software permite el uso de un servicio web para la obtención del registro provisional de bienes inmuebles en la ciudad de Bogotá. Este módulo de software se encuentra desarrollado en plataforma Microsoft .Net. El proyecto VUR actualmente está adelantando el proceso de implementación de una versión para este servicio, desarrollada en plataforma JAVA. Este módulo presenta el siguiente diagnóstico:

El módulo de software que actualmente se encuentra operando en el datacenter de Synapsis, no está alineado con la arquitectura de la infraestructura tecnológica, la implantación del mismo corresponde a objetivos particulares propuestos por la dirección del proyecto VUR y no garantiza la continuidad de la operación.

Este módulo se encuentra desarrollado para responder a la integración con el Sistema Registral de Folio Magnético en la ciudad de Bogotá, la inclusión de una

nueva ciudad demandaría la modificación de los archivos fuente por parte del proveedor.

Nodo Central

Este aplicativo implementa una base de datos centralizada que integra los datos de las oficinas de registro (ORIPS) Norte, Centro y Sur en la ciudad de Bogotá, además permite la ejecución de los procesos de Extracción, Transformación, Carga y Actualización de datos que correspondan para mantener la consistencia de esta base de datos. Así mismo provee una serie de Web Services (Servicios Web) de consulta sobre esta base de datos centralizada, la cual se encuentra sincronizada con los últimos valores provenientes del sistema Folio Magnético en cada una de las ORIP que se encuentran incorporadas al Nodo. El nodo central presenta en general el siguiente diagnóstico:

El servicio de sincronización se encuentra planeado para la actualización masiva cada 24 horas, además de esto el servicio permite la actualización de los índices registrales bajo demanda si los índices se encuentran desactualizados.

El sistema realiza la actualización masiva invocando un servicio el cual accede a cada una de las bases de datos folio en las ORIP. La SNR debe asegurar la disponibilidad de las Bases de datos Folio en el espacio de tiempo que se plantee como momento ideal para la carga de datos; en caso de tener inconvenientes en la administración de este tiempo se debería actualizar el componente de sincronización para que sea ejecutado por las ORIP y no por el Nodo central

Sistema de Gestión Notarial (Notario, SIGNO, SIN y otros)

Estos sistemas de Gestión Notarial permiten automatizar e integrar las diferentes actividades misionales y procesos notariales en las Notarías. Estos sistemas tienen por objeto proveer las herramientas para administrar de manera eficaz la información y los procesos notariales, de acuerdo con la normatividad vigente. En general estos sistemas permiten:

Garantizar la disponibilidad de la información para cumplir los requerimientos de las diferentes áreas de la Superintendencia de Notariado y Registro

Desarrollar políticas que permitan el mejoramiento de la prestación del servicio notarial.

Automatizar, estandarizar y optimizar las actividades desarrolladas por las Notarías.

Garantizar la aplicación de normas sobre requisitos y tarifas de manera estándar a nivel nacional.

Las notarías en general no presentan un escenario de sistemas de información homogéneo, cada una de ellas provee el servicio notarial con herramientas y procesos

que se han incorporado de forma autónoma en cada una de ellas. Debido a esto las notarías se han clasificado en tres grupos según el software que utilicen como herramienta para la gestión notarial. A continuación se describen los grupos: Notarías Tipo Uno Se catalogan en este grupo a las notarías que poseen una arquitectura de software, la cual permite asegurar la disponibilidad del servicio e información registral. En general estas notarías tienen implantado software de gestión notarial el cual permite la automatización de todos los servicios que se prestan a los ciudadanos. Estos sistemas de gestión notarial permiten administrar y auditar las acciones ejecutadas por los usuarios de las notarías e incorporan el uso de reportes e indicadores para analizar el comportamiento general de los procesos que gestionan los servicios notariales. El Sistema Integrado de Gestión Notarial SIGNO cumple en general con el entorno tecnológico descrito, debido a que este opera en un esquema Web-Enabled3, diferenciando en su arquitectura los elementos de presentación, negocio y acceso a datos. Cuenta además con una base de datos centralizada no propietaria, la cual permite la gestión de copias de seguridad y recuperación de errores de forma sencilla. Este sistema cuenta con soporte por parte del proveedor, lo cual garantiza la disponibilidad del mismo en las diferentes condiciones que pueda presentar la infraestructura tecnológica de la notaría Además estas notarías cuentan con software de gestión en las oficinas, tales como: procesadores de texto, hojas de cálculo, gestión de presentaciones, entre otros. Notarías Tipo Dos Se catalogan en este grupo las notarías que poseen un sistema de gestión notarial para la ejecución de los procesos que permiten el desarrollo de los procesos notariales, pero dichos sistemas de gestión no cuentan con la arquitectura o infraestructura tecnológica para garantizar la disponibilidad de los procesos y la información notarial. En general los sistemas de información involucrados en este grupo corresponden a la aplicación Notario y la aplicación de gestión notarial desarrollada en Clipper por José Wilmar Téllez. Estas aplicaciones están desarrolladas en entornos propietarios Stand-Alone4 los cuales hacen que su mantenimiento y el desarrollo de nuevas funcionalidades dependan de proveedores específicos y debido a su arquitectura cualquier proceso de cambio es de alta complejidad. Otra característica del aplicativo es que aunque e a través de las funcionalidades provistas no permite la generación de copias de seguridad para el respaldo de la información notarial, se puede realizar esta labor a través de una persona experta en la administración del aplicativo. Notarías Tipo Tres Se encuentran catalogadas en este grupo las notarías que presentan sistemas de información en las actividades de apoyo (Nómina, Recaudos, etc.) y no en las actividades

3 Aplicaciones que pueden ser accedidas mediante un navegador web 4 Aplicaciones que se ejecutan en un ambiente individual sin depender de componentes externos.

de gestión notarial, o aquellas que realizan todas las labores de forma manual. Estas notarías pueden tener o no aplicaciones para la gestión de labores en oficina, infraestructura para el acceso a internet y correo electrónico, pero en general no tienen ninguna herramienta de software que garantice la continuidad del servicio notarial ante cualquier evento.

Sistema de valorización en IDU u otras entidades que hagan sus veces en cada ciudad

El instituto de Desarrollo Urbano IDU permite la consulta de la información correspondiente a la valorización de bienes inmuebles en la ciudad de Bogotá, esta información se expone por parte del IDU a través de un servicio WEB denominado (consulta de estado de cuenta de valorización). Este servicio requiere la autenticación de acceso a través de validación por medio de una llave encriptada con algoritmo triple DES de 1024 bits en donde se incluye la llave de acceso y la IP desde donde se autoriza el uso de la consulta. Es mecanismo de autenticación anterior permite asegurar en su totalidad el control de acceso a la información expuesta por el servicio de consulta. Esta restricción en la comunicación es eficiente y segura para el entorno de trabajo actual, pero requiere modificaciones para el control de acceso en el caso que se modifique alguno de los componentes involucrados en la comunicación. En general todos los sistemas de consulta a servicios expuestos por las entidades deben permitir un sistema de autenticación eficiente e independiente del control de acceso en los canales de comunicación.

Sistema de Información Tributaria 2 SDH de cada ciudad

La Secretaria de Hacienda Distrital SDH permite la consulta de la información correspondiente al estado de pagos para el impuesto predial de bienes inmuebles en la ciudad de Bogotá. Esta consulta se expone a través de un servicio web denominado (consulta de impuesto predial pagados). El acceso a esta consulta se realiza mediante la validación de usuario y contraseña, en la actualidad no se han requerido mayores sistemas de acceso, debido a que los servidores de consulta y publicación del servicio web se encuentran alojados en una red LAN de Synapsis. Este servicio debe ser mejorado en sus mecanismos de autenticación y validación debido a que el acceso a los servicios debe ser independiente del control de acceso en los canales de comunicación.

Funciones Soportadas por los Actuales Sistemas de Información

Los diferentes sistemas de información y aplicativos integrados al modelo VUR fase básica proveen una serie de servicios y funciones, estas hacen parte del inventario actual de componentes que deben ser analizados para la conformación del modelo optimo. A continuación se muestra el cuadro de resumen de funciones y servicios para los aplicativos encontrados en el modelo VUR fase básica.

Sistema Funciones Servicios

Sistema de turno en notaría Asigna turnos de atención a usuarios presenciales en la Notaría

No aplica

Portal VUR Consulta Información Jurídica Inmueble

Consulta datos básicos del Inmueble

Consulta de estado de cuenta por estado de cuenta de valorización IDU

Consulta de estado impuesto predial

Registro provisional

Preliquidador de pagos

No aplica

Sistema de turno en ORIP Asignar turnos de atención a usuarios presenciales en la ORIP

No aplica

Sistema de gestión notarial (Notario, SIGNO, SIN, SIIN)

Pago de derechos notariales Elaboración Minutas Elaboración Escritura

No aplica

Sistema de Gestión Registral Radicación

Confrontación

Reparto Registral

Calificación

Firma y Sello

No aplica

Sistema Comercial Bancario Pago de derechos de registro No aplica

Sistema de Gestión Documental Digitalización y almacenamiento para imagen de escritura pública

Digitalización y almacenamiento para imagen de nota devolutiva

Digitalización y almacenamiento para imagen de formato de calificación

Digitalización y almacenamiento para imagen de firmas y sellos

No aplica

Nodo Central Mantener actualizada la Bodega de datos de la SNR (BD Nodo Central) de las matrículas de los círculos

Consulta del Estado Jurídico del Inmueble

Consulta de la información básica del Certificado de Tradición y Libertad

Consulta del Circulo Registral al que pertenece un Inmueble

Consulta de histórico de propietarios.

Sistema Funciones Servicios

Servicio de Enrutador

Servicio de Búsqueda por Patrón

ARQUITECTURA TECNOLOGICA PARA PROPUESTA PARA FASE OPTIMA A partir de un estudio técnico realizado a todo los componentes de integran el proyecto VUR entre los cuales se encuentran los procesos de negocio, la arquitectura actual, su sostenibilidad y el crecimiento a corto, mediano y largo plazo, se define como arquitectura un modelo empresarial orientados a procesos y servicios, los cuales se detallan a continuación:

Diagrama 5: Arquitectura de Referencia para el Modelo Tecnológico del VUR fase óptima

El modelo presenta dos perspectivas claramente definidas, la perspectiva de negocio y la perspectiva de plataforma tecnológica base, cada una de ellas orientada a suplir los requerimientos del Proyecto VUR de forma complementaria desde distintos puntos de vista. Esta visión pretende acercar el negocio a la tecnología, brindando un puente entre los principios de negocio requeridos y las capacidades tecnológicas5 necesarias para cumplirlos. Desde el punto de vista funcional la perspectiva de negocio agrupa en capas las funciones comunes que demanda el negocio, por ejemplo las funciones que tienen que ver con la interrelación con los usuarios y el ingreso a los servicios ofrecidos por la VUR, se llama Capa de Portal, de la misma manera se definen el resto de capas las cuales serán detalladas más adelante. Es así como la Arquitectura de Referencia presenta una relación entre la perspectiva de negocio y la plataforma tecnológica base, donde cada capa de negocio expresa un conjunto de capacidades concretas que son cubiertas por las capas de plataforma base

5 Corresponda al conjunto de atributos, conocimientos y habilidades tecnológicas que dan sustento al proceso del negocio, normalmente las capacidades son definidas por un modelo como COBIT, CMMI, ITIL, etc.

las cuales deben seguir los lineamientos y principios de la Arquitectura Orientada a Servicios. El Diagrama 5 representa la visión conceptual de la Arquitectura, en él se integra la perspectiva del negocio a la perspectiva de los sistemas de información e infraestructura (Plataforma Base). Entre estas dos perspectivas hay una estrecha relación dado que las necesidades de negocio son suplidas por las capacidades ofrecidas por la plataforma base.

Perspectiva de Negocio

Diagrama 6: Perspectiva de Negocio

La perspectiva de negocio representa las capas en las que el proyecto VUR se basará para solucionar las necesidades planteadas para la fase óptima. Estas capas se forman según una función de negocio que se quiere resolver, desde el punto de vista del negocio, la VUR requiere suplir una serie de necesidades que tienen que ver con el Portal de los usuarios, integración con entidades, procesos de negocio, monitoreo del proceso y utilización de sistemas existentes. Estas necesidades se suplen desde las capas de negocio que se explican a continuación:

Capa de Integración con Usuarios

Esta Capa ofrece las funcionalidades requeridas por el VUR para que todos los usuarios internos y externos puedan acceder a la información y servicios ofrecidos por la Ventanilla Única de Registro usando un navegador web. Esta Capa se sustenta en los servicios y capacidades ofrecidos por la capa de Interacción con Usuarios de la Plataforma Base. Principios:

1. Servir como único punto de acceso personalizado y unificado a los servicios,

procesos, contenidos y aplicaciones según el tipo de usuario, independiente de su

ubicación geográfica y de la tecnológica con la que este cuente.

2. Permitir administrar los contenidos de las interfaces de usuario.

3. Permitir el auto registro de usuarios.

4. Permitir la administración de los usuarios y la integración con directorios activos.

5. Ofrecer al usuario un lugar de trabajo unificado personalizado y con ambientes

colaborativos para equipos de trabajo y grupos.

6. Ofrecer herramientas para construcción de portlets e integración de aplicaciones

(portalización aplicaciones).

7. Ofrecer funciones de búsqueda, seguridad, colaboración y flujos de trabajo.

8. Permitir integrar funcionalidades de gestión documental.

9. Permitir integrar funcionalidades de gestión de contenidos.

Capa de Procesos de Negocio

Esta capa es la más relevante dentro de todas las capas de negocio porque contiene la

definición de los procesos de negocio que debe automatizar el Proyecto VUR y aporta la

orquestación de los componentes de la arquitectura alrededor de la definición de los

procesos y los servicios necesarios para su ejecución. Esta Capa se sustenta en los

servicios y capacidades ofrecidos por la Capa Gestor de Procesos (BPM) de la Plataforma

Base.

Principios:

- Modelar los procesos, es decir, definirlos mediante el uso de interfaces visuales en

las que se puedan modelar las actividades del proceso (tanto automáticas como

manuales), los roles que las realizan, las reglas del flujo y de excepción, así como

la interacción entre personas, sistemas y documentos, que permita además

modelar notificaciones, escalamientos, alertas e integraciones con otros sistemas.

- Ejecutar los procesos de negocio que han sido modelados.

- Permitir a los usuarios la interacción con el proceso por medio de interfaces

visuales adecuadas a las tareas que deba realizar.

- Los sistemas de información que hagan parte del proceso de negocio deben

poderse integrar a este por medio de servicios que sean expuestos o consumidos

desde la Capa de Procesos.

- Mantener el control de cada una de las instancias de procesos que se ejecutan,

garantizando el manejo de los eventos y los flujos que conforman el proceso.

- Contar con la capacidad para iniciar, mantener y terminar múltiples procesos que

pueden relacionarse entre sí ya sea como prestadores de servicios unos de otros o

en jerarquías de proceso – subproceso.

Capa de Monitoreo del Desempeño

Dado que la construcción de los Sistemas de Información que componen la arquitectura

de aplicaciones de la fase óptima del VUR debe cubrir necesidades enmarcadas en los

procesos misionales de la SNR, es imprescindible que se pueda medir el desempeño

estratégico y operativo de la Ventanilla Única de Registro para revisar que la

automatización de los procesos se está realizando adecuadamente (indicadores de

procesos y operacionales) y que se está cumpliendo con las metas estratégicas

(indicadores estratégicos). Es muy importante para la VUR tener en el modelo tecnológico

ésta capa, ya que para la gerencia y dirección del proyecto ofrece mediciones de la

operación de la VUR y avance estratégico de la misma. Esta capa se sustenta en los

servicios y capacidades ofrecidos por la capa de Inteligencia de Negocio (BI) de la

Plataforma Base.

Principios

1. Debe permitir la definición de indicadores institucionales relacionados con los procesos automatizados y la recolección de información para su cálculo y despliegue visual por medio de diferentes gráficos y reportes.

2. Debe permitir el acceso a información tanto de procesos como histórica requerida para el cálculo de los indicadores institucionales.

3. Debe permitir la definición de indicadores de procesos a partir de eventos e información generada en estos, y, estar en capacidad de calcularlos y desplegarlos visualmente por medio de diferentes gráficos y reportes.

4. Los indicadores de procesos deben tener una periodicidad adecuada para que se pueda intervenir en el proceso cuando se detecte una situación anormal. Esta capacidad permitirá al Proyecto VUR ser proactivo en la detección de situaciones que pueden afectar el desempeño institucional y actuar de manera planeada.

5. Debe permitir que los indicadores tanto Institucionales como de procesos puedan ser desplegados vía web a través de la Capa de Portales.

6. El usuario debe poder definir los formatos de despliegue de indicadores, consultas y reportes sin que sea requerida la escritura de código para esta tarea.

Capa de Aplicaciones

Esta Capa contiene las aplicaciones existentes además permite la construcción y ejecución de componentes, servicios y demás soluciones de software que sean necesarios como complemento a la automatización de los procesos de la Ventanilla Única de Registro. La arquitectura contempla que los sistemas de información actuales de la SNR sean los candidatos adecuados a ofrecer gran parte de la funcionalidad requerida en algunos de los procesos misionales por medio de servicios construidos a partir de estos; pero los nuevos servicios que sean requeridos deben ser construidos y ejecutados en esta Capa. Esta Capa no tiene unos principios arquitectónicos explícitos, sin embargo, se espera que cada pieza o componente nuevo de software haga parte de este espacio y que la forma de exponer o consumir las funcionalidades de este nuevo software sea por medio de la Capa de Servicios. Esta Capa se sustenta en las herramientas de diseño y desarrollo de software ofrecidas por la Capa de Diseño y Desarrollo de la Plataforma Base.

Plataforma de Audio Respuesta

EL sistema de audio respuesta automática, debido al nivel de especialización que

requieren las aplicaciones que lo implementan, se describe a continuación como un

elemento específico pero hace parte del universo de elementos incluidos en la capa de

aplicaciones.

El sistema de respuesta automática requiere el uso de tecnología IVR (Interactive Voice

Response) , ésta en general permite el enlace de un sistema telefónico capaz de recibir

una llamada telefónica y brindar respuestas interactivas, permitiendo al ser humano que

realiza la llamada el acceso a servicios como pueden ser:

Recibir información precisa

Capturar información a través de comandos o mensajes de voz

Servicios de información

Realizar transacciones de baja complejidad en sistemas de información.

El sistema IVR en general permite la interacción del humano con sistemas de información

a través del uso de grabaciones preestablecidas y el uso de comandos o respuestas de

voz.

La automatización de los procesos de la Ventanilla Única de Registro propuesta por la

presente consultoría, promueve el uso del mecanismo de audio respuesta inicialmente

para la atención en la consulta del estado del trámite para acto de compraventa simple

que realizan los ciudadanos.

La implantación del servicio de audio respuesta en general además de brindar información

asociada al trámite de compraventa simple permite en general:

Mejor servicio de atención al ciudadano.

Reduce tiempos de respuesta.

Aumenta el número de ciudadanos atendidos.

Permite servicio de 24 horas.

Acceso inmediato y sin esperas.

Menor costo de atención por ciudadano.

Reducción de costos de operación.

Mejorar la capacidad de atención concurrente a funcionarios y ciudadanos

Capa de Servicios

Esta capa es la encargada de manejar el ciclo de vida de los servicios, las capas de portales, negocio, monitoreo de desempeño y aplicaciones existentes son usuarias y proveedoras de servicios en esta capa; su importancia radica en las capacidades para gestionar el ciclo de vida, la mediación, aseguramiento, auditoria y monitoreo de los servicios de negocio. Principios:

1. Debe permitir la definición de servicios y su publicación en un sistema especializado para que puedan ser localizados y consumidos por otros componentes y servicios de forma desacoplada.

2. La publicación de servicios debe hacerse mediante un directorio de servicios que permita localizar servicios de acuerdo a criterios claramente definidos.

3. El directorio de servicios mantendrá referencias a los proveedores de los servicios quienes serán responsables por el ciclo de vida de los mismos y deben notificar al directorio cualquier cambio en el ciclo de vida que afecte a los consumidores.

4. Debe garantizar una adecuada gestión del ciclo de vida y los estados de los servicios para conocer cuáles servicios están disponibles, cuáles son las características de uso de cada servicio, cuáles son los acuerdos de niveles de servicio ofrecidos, entre otros.

5. Debe permitir la mediación entre servicios. Esta mediación se entiende como traducciones, transformaciones, validaciones, etc. necesarias para que consumidores y prestadores de servicios puedan interactuar de forma desacoplada sin que ninguna de las partes sea responsable por resolver diferencias de mensajes.

6. Debe permitir el aseguramiento entre servicios. Este aseguramiento se entiende como la aplicación de reglas que deben cumplir consumidores y prestadores de servicios para que su interacción sea segura de acuerdo con políticas que se definen, ejercen, controlan y auditan sin que ninguna de las partes sea responsable por implementaciones particulares de esta política. Esta capa verifica que el intercambio de mensajes entre servicios sea seguro de acuerdo a políticas que se definen de forma externa a los servicios y se aplican en tiempo de ejecución.

7. Debe permitir la auditoría y monitoreo de servicios.

Derivado del aseguramiento debe ser posible auditar la ejecución de los servicios y conocer información de uso, niveles de servicio, seguridad, así como información de su implementación como bitácora de ejecución y errores.

9.1.2 PROCESO DE INTERCONEXION INTERINSTITUCIONAL Y SEGURIDAD Para Fase Básica VUR Para la salida al aire de los servicios VUR en la fase básica, se han considerado dos alternativas: a. En cuanto a Nodo Central Para albergar las aplicaciones de nodo central a ser desarrolladas en sus versiones 1.0 y 2.0 con recursos del Banco Mundial-IFC Proyecto Hábitat, se espera considerar dos alternativas: Por un lado, i) la utilización de la infraestructura de interoperabilidad del centro de datos, que provee un servicio integral que incluye hardware, licenciamiento, seguridad, hosting, centros de datos alternos ii) Conectividad, que se suministraría a través de la red de alta velocidad RAVEC que permitiría la interconexión entre el nodo central, el Portal 1.0 del VUR y las Oficinas de Registro de Bogotá específicamente para el funcionamiento de las consultas previstas para dicho nodo a saber: certificado de tradición y libertad, consulta jurídica del inmueble, preanotación para validación, jurisdicción del inmueble, antiguo sistema/nuevo sistema, estado del trámite, registro provisional.

Esta alternativa ha sido seleccionada en la medida que garantiza ahorros significativos, trabaja bajo un modelo de demanda del servicio, evita subutilización de capacidad instalada innecesaria en el corto plazo, impide costosas inversiones para infraestructura de operación futura que tiende a la obsolescencia rápidamente, entre otros factores favorables. Sin embargo, es preciso revisarla de frente a que exista plena garantía de funcionamiento del modelo de operación ofrecido por Gobierno en Línea y adicionalmente, que garanticen niveles de servicio y seguridad del 100%, esto es, que Gobierno en Línea pueda ofrecer condiciones de servicio de idéntica versatilidad que un privado que preste tales servicios. Por otro lado, se cuenta con la alternativa ya considerada en el presente documento, en cuanto a las inversiones de hardware, licenciamientos, infraestructura, hosting y conectividad para el montaje y administración directa del nodo central y el Portal 1.0 por la SNR. Estas necesidades se han estimado sobre la base de 10.000 transacciones mensuales y con un crecimiento aproximado de un 20% anual en un período de cinco años, teniendo en cuenta que en este período es que una plataforma se hace obsoleta. Sea cual sea la alternativa seleccionada, esta tendrá que asegurar las condiciones de operabilidad del nodo central y el VUR, donde con los insumos de la consultoría de diseño y costeo del modelo tecnológico VUR, sumado al trabajo técnico de la SNR a través de la Oficina de Informática con acompañamiento del Equipo VUR en materia tecnológica, se determine en detalle la capacidad, tráfico, seguridad, tiempos de respuesta, sistemas alternos de servicio, etc. Todo ello, para esta Fase con alcance exclusivo Bogotá. Es de tener en cuenta que en el año 2008 se realizaron inversiones con cargo al proyecto con destino a la adquisición de servidores que serán asignados a las Oficinas de Registro y a la SNR para fortalecer la capacidad de procesamiento y respuesta de transacciones de registro y de éstas con el modelo tecnológico VUR. Para Fase Óptima VUR Las definiciones de necesidades de infraestructura, seguridad y conectividad de esta Fase para Bogotá dependen de las conclusiones, dimensionamiento y recomendaciones de la consultoría de diseño conceptual del modelo tecnológico VUR. Por lo anterior, la decisión técnica con relación a las previsiones de proyecto en el 2009 no consideran inversiones adicionales a las previstas para la Fase Básica VUR por carecer de la información necesaria para las estimaciones. En este sentido, se espera que las características de las inversiones de infraestructura garantizadas en la Fase Básica VUR alcancen para albergar las aplicaciones y tráfico que se genere en la Fase Óptima VUR. En todo caso, esta situación depende, en principio, de las decisiones en torno a uso de infraestructura de Gobierno en Línea. Si fuera favorable a esta opción, por la misma vía estaría garantizada cualquier demanda adicional de infraestructura y conectividad. Si en caso contrario, se opta por las inversiones bajo administración directa de la SNR, se tendrán que prever fuentes de financiación complementarias o apalancamiento de las mismas en recursos de inversión del año 2010, en el primer trimestre.

Se debe tener en cuenta que en esta Fase, el modelo prevé la entrada de los servicios transaccionales, que involucran temas de alta exigencia en infraestructura tales como Portal en versión 2.0, manejo de minutas virtuales, flujo de expedientes digitales, almacenamiento de información en imagen, seguridad para transacciones, demanda, aumento de tráfico por estrategia de promoción y difusión, consumo de servicios por otras entidades, particularmente las exentas. La seguridad de la información esta soportada por los dispositivos de hardware y de software interconectados en la red de datos, a nivel de aplicaciones con accesos restringidos con niveles de autenticación e implementación de firmas digitales, tal como se observa en el siguiente diagrama:

INTERNETFibra Optica

ETB STA BARBARA

ORIP NORTE – Folio, Iris

SYNAPSIS Ambiente de Producción

CENTRO DE COMPUTO SNR

Ambiente de Pruebas

Internet Ppal 10.240 Kbps

Internet Hosting Correo 5.120 Kbps

Internet Hosting Portal 2.048 Kbps

Datos 107.520 Kbps

Mesa Ayuda ETB-SIR

Datos 5.120 KbpsInternet 1.024 Kbps

Fibra Optica 1.024 kbps

Filtrado de Contenido JUNIPER SSG350M

MPLS-ETB MPLS-GLOBAL

CROSSING

JUNIPER SSG140

CISCO 1800

CISCO 2800CISCO 2800

ALLIED

TELESYS

AT9924SP

Fibra Optica 2.048 kbps

Fibra Optica 2.048 kbps

Fibra Optica 2.048 kbps

Fibra Optica 5.120 kbps

JUNIPER SSG5

CISCO 1800-

Gobernación

CISCO 1800-

Gobernación

CISCO 1800-

Gobernación

Portal VURNodo Central

Portal VURNodo Central

RAVEC 2,0 Mbps

Sir

NOTARIAS

FO-Cu-Sat-RF 2.048 kbps

9.1.3 APLICATIVOS A UTILIZAR Y DISEÑO DE NUEVOS APLICATIVOS De acuerdo con las recomendaciones de la consultoría, la SNR ha decidido utilizar los siguientes elementos arquitectónicos para el diseño, implementación y puesta en producción de aplicativos y servicios en su fase optima :

SOA: Conjunto de Políticas, Prácticas y Marcos que permiten que la funcionalidad de una aplicación abstraída fuera de la implementación, sea aprovisionada y consumida como conjuntos de Servicios en granularidad adecuada para el Consumidor, los que pueden ser invocados, publicados y descubiertos a través de un interfaz basado en estándares

o Facilitando: Integración, Interoperabilidad, Compartición, Reutilización, Agilidad en IT y en el Negocio, Transformación de Sistemas,

o Aplicable a: o Sectores del gobierno o Usuarios Finales, Ciudadano o Todas las plataformas

La arquitectura lógica definida para la implementación de este proyecto es orientada hacia un modelo de integración de servicios que impacta las disciplinas de desarrollo de aplicaciones existentes en las áreas de Negocios y de Tecnología de la Información, como también en función del gobierno de los procesos de negocio de la entidad, razón por la cual el modelamiento de los procesos es el pilar importante para la implementación de este proyecto

La Arquitectura Orientada a Servicios implica principalmente 3 palabras: integración, reutilización y flexibilidad, es decir, la arquitectura le permite reutilizar todas esas aplicaciones legacy con las que cuenta en su organización e integrarlas con nuevos o mejorados servicios, en un ambiente flexible y adaptable al cambio. SOA es un estilo arquitectónico basado en el concepto de servicios, donde un servicio es un pedazo bien definido de funcionalidad que opera como una caja negra, es decir, en una aplicación construida con SOA todas sus funciones son ofrecidas como servicios, por ejemplo: autenticación de usuarios, creación de una orden de servicio, obtención de una historia clínica; todos independientes entre sí pero con la capacidad de invocarse entre ellos o cualquier aplicación. De la composición de estos servicios surgen los optimizados Procesos de Negocio. Transformación tecnológica hacia los procesos

Estrategia de negocios IDU / Estrategia de TI

Banco de Proyectos

Drives

Arquitectura Tecnol ó gica

Arquitectura de Procesos de Negocios

Arquitectura de Informaci ó n y Soluciones

Arquitectura de Negocios

Organizació

Infraestructura

Capas de la Arquitectura del IDU

EjecuciónFísica

EjecuciónFinanciera

Ejecución Legal

E&DPredios

PlaneaciónDe Proyectos

LicenciasExcavación ón Seguimiento

ó lizas AtenciónCiudadano

Estrategia de negocios VUR / Estrategia de TI

Botón dePagos

Drives

Arquitectura Tecnol ó gica

Arquitectura de Procesos de Negocios

Arquitectura de Informaci ó n y Soluciones

Arquitectura de Negocios

Organizació n y Gobierno

Infraestructura

Arquitectura Tecnológica

Arquitecturade Procesos de Negocios

Arquitectura de Información y Soluciones

Arquitectura de Negocios

Organización y Gobierno

Infraestructura

Capas de la Arquitecturadel VUR

GestiónDocumental

Tablero deControl

TramitesConsultasMinutasVirtuales

Virtuales

Monitoreo SuperCadesEntidadesExternas

NotariasVirtuales

Dirección Estratégica del negocio

Elementos que componen el desempeño y sus relaciones

Actividades de negocio claves y su desarrollo

Funcionalidad de la Información y aplicaciones que utiliza el negocio

Servicio técnicos que ayudan a la ejecución de las aplicaciones

Red física y plataforma de computación VUR

PerspectivaDel Negocio

PerspectivaTecnológica

Por parte de las dependencias usuarias de los sistemas, habrá también un cambio importante en cuanto a que ellos serán los “dueños” y responsables de la información, independientemente de donde se encuentre la base de datos y el equipo que la soporta.

9.1.4 PRUEBAS Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LAS PLATAFORMAS. CRONOLOGÍA Como se sabe, las fases ya descritas obedecen a dos servicios: Básico y Óptimo VUR. Para cada uno de ellos, es necesaria la existencia de la plataforma correspondiente según la descripción anterior. En este orden de ideas, las pruebas y puesta en operación serán así: Modelo Básico: Salió al aire el 30 de abril de 2009. Por lo tanto, se previó el inicio de pruebas en marzo de 2009. Cabe señalar que los desarrollos de estas aplicaciones estuvieron en manos de la Fábrica de Software (Portal 1.0, registro provisional, web services de consultas SHD, IDU y nodo central). Desde el tema de hardware, las definiciones sobre uso de plataforma Gobierno en Línea o administración directa SNR deberán darse en enero de 2009. Modelo Óptimo VUR: Como quiera que las políticas de la SNR respecto de la implementación de la fase básica y optima en la estrategia de expansión ha cambiado, se prevé ampliar el horizonte del proyecto a tres años más. Sin embargo es preciso tener en cuenta que el éxito de esta implementación, depende del nivel de avance tecnológico que cuenten las contrapartes del orden Departamental y Distrital en cada una de las ciudades referidas, así como el concurso que presten las entidades participantes de la cadena de trámites. 9.1.5 INTERCAMBIOS DE ARCHIVOS Bajo el entendido que los archivos a administrar por el modelo VUR serán fundamentalmente sobre los campos de información que se definan como requerimiento para los web services, se presenta a continuación la definición de los principales flujos de información derivados del proceso: Consultas * Consulta SDH-SNR/Notaría-Portal: Establece un SI o un NO a deuda predial. * Consulta IDUo quien haga sus veces- SNR/Notaría-Portal: Establece un SI o un NO a deuda de valorización * Consulta Nodo Central-ORIP-Portal: Para acceder –según campos de información definidos- a: i) Información del certificado de tradición y libertad, según campos definidos ii) Un SI o un NO a si el predio es antiguo o nuevo sistema

iii) Dos consulta sobre el estado jurídico del predio y datos básicos. iv) Si el predio es de oficina norte, centro o sur (jurisdicción) v) Estatus del trámite (en proceso integral desde Notaría hasta ORIP con finalización en certificado a domicilio si el ciudadano decide solicitarlo) Transacciones i) Notarías-ORIP: Campos de información necesarios para que proceda el registro provisional, según la transacción del caso. ii) ORIP-Portal-Ciudadano: Preanotación para validación. Contiene todos los campos de información del folio de matrícula inmobiliaria, con los datos de la transacción del caso. Activará en simultáneo un correo electrónico de notificación al interesado. iii) Notarías-ORIP: Escritura en imagen digital con firma digital. iv) Portal- ORIP: Consumo de información de la escritura, con fuente minuta diligenciada por el ciudadano, con los protocolos de seguridad para garantizar su correspondencia con el contenido de la escritura. Esta información alimentará directamente y a través de procesos automáticos el cargue de datos para la calificación del abogado y la futura alimentación del folio una vez aprobado el registro. v) Notarías/ORIP-Portal: Con un SI o un NO de aprobación de cada una de las instancias del proceso. vi) Notarías-SNR-Gobernación: Reportes de flujo y control de pagos, según modelo de recaudo definido. vii) Notarías-ORIP: Notifica solicitud de envío de certificado de tradición y libertad a domicilio, de ser el caso. viii) SNR-Portal-Notarías: Consumo de datos necesarios para la liquidación integral del proceso. xi) Remisión del documento desde las notarias con firma digital, a la oficina de registro competente para su trámite. 9.1.6 QUIEN ADMINISTRARÁ, REALIZARÁ SEGUIMIENTO Y HARÁ MEJORAS AL HOSTING En principio, se consideran dos alternativas, ya referenciadas en otros apartes del documento: a. Gobierno en Línea: Podrá administrar, realizar seguimiento y mejorar el hosting que albergue las aplicaciones del Modelo Tecnológico VUR. Esta opción fue acogida en marzo de 2010, existiendo una financiación de una parte de los costos, la cual se recibió hasta diciembre de 2010 y luego, los gastos de funcionamiento se asumieron por el proyecto.

En la actualidad, el portal del proyecto se encuentra albergado en el datacenter contratado por GEL. b. Administración propia por la SNR: Esto significa la garantía de condiciones de hardware y conectividad por la entidad, además de sus correspondientes mejoras, lo cual a su vez supone dos posibilidades: - Una, que la SNR lo realice bajo un esquema In House, es decir, directamente con su recurso humano y medios dispuestos por la organización, o - En caso alterno, bajo modalidades de outsourcing parciales o totales que acoja la SNR para la prestación del servicio. Estas definiciones, en torno a las necesidades VUR, serán financiadas con recursos del proyecto. En todo caso, independientemente de asumir la figura In House o contratación externa, se hace necesario contar con una estructura local de servidores con destinación específica y exclusiva a crear el ambiente de desarrollo y pruebas de las futuras aplicaciones que se emprendan para la Fase Optima VUR, por lo que se consideran inversiones de infraestructura a nivel de SNR en la materia. Como quiera que en el año 2009 el proyecto VUR se logró la contratación de una consultoría para el modelamiento tecnológico, trabajo de campo y costeo de las futuras necesidades del proyecto según reconocimiento a entidades participantes, esta alternativa se explorará en la próxima vigencia y condicionará la toma de decisiones de inversión para garantizar la complementariedad y eficiencia de las inversiones. 10. ENTIDADES INVOLUCRADAS A nivel de implementación En Fase Básica - Superintendencia de Notariado y Registro, con la firma del Convenio Marco, la participación en las mesas técnicas, la regulación y adopción de reformas jurídicas, administrativas y tecnológicas. - Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, la participación en las mesas técnicas y la puesta en operación del nodo central y aplicación registro provisional. - Gobernaciones Departamentales: Con la firma del Convenio Marco, la participación en las mesas técnicas y para centralizar el proceso de recaudo en ORIPS. - Alcaldía Distrital: Con la firma del Convenio Marco y para la regulación y adopción de reformas jurídicas, administrativas y tecnológicas de impacto distrital. Apoyo para call center y mesa de ayuda de transición. - Secretarías de Hacienda Distrital: Para la participación en las mesas técnicas y habilitación del Web Services de predial. - IDU: Para la firma del convenio, participación en las mesas técnicas y habilitación de Web Services de valorización.

- Notarías: Para la adopción del registro provisional. - Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial: Con la firma del Convenio Marco y la participación en las mesas técnicas. Fase Óptima VUR - Superintendencia de Notariado y Registro, con la participación en las mesas técnicas, la regulación y adopción de reformas jurídicas, administrativas y tecnológicas de esta fase. Operación o delegación de modelo call center y mesa de ayuda. - Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, la participación en las mesas técnicas, incorporación de proceso simplificado de registro, adopción de aplicaciones para gestión digital de información e imágenes, preanotación para validación, expedición y entrega a domicilio de certificado, workflow del proceso. - Gobernaciones Departamentales: Con la participación en las mesas técnicas y negociación para recaudo de impuesto de registro en Notarías según modelo de que se defina. - Alcaldía Distrital: Con la regulación y adopción de reformas jurídicas, administrativas y tecnológicas de impacto distrital en esta fase. - Secretarías de Hacienda Distrital: Con el mantenimiento y mejora del modelo de consultas y consolidación de las bases de datos. - IDU: Con el mantenimiento y mejora del modelo de consultas y consolidación de las bases de datos. - Notarías: Para la recepción de minutas virtuales, incorporación de proceso de liquidación y recaudo según modelo del caso, proceso de escaneo y envío con firma digital hacia ORIP, solicitar correcciones por petición del interesado a través de intranet. - Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial: Aprobación y apoyo regulatorio para puesta en operación del modelo de administración de bases de datos de predios morosos de copropiedad, según recomendación y aprobación final.

- Bancos, en lo referente al pago de impuestos y derechos de registro por medios electrónicos.

A nivel de coordinación Todas estas entidades participarán tanto en Fase Básica como en Fase Óptima: - Superintendencia de Notariado y Registro, como líder de la implementación y articulador de las mesas técnicas y del sector. - Consejería de Competitividad y Regiones, actuará como observadora y facilitadora de las reformas y su impacto en materia de competitividad.

- Departamento Administrativo de la Función Pública, actuará como líder del GRAT, observador del proceso y ente de seguimiento a la política y parámetros de simplificación y racionalización. Además, como contraparte del convenio Alcaldía-SNR - Ministerio de Comercio, Industria y Turismo – Mejoramiento del Clima de Negocios, por delegación del Presidente de la República actuará como máxima instancia de seguimiento y revisión de impacto de las reformas frente a mejoramiento de clima de negocios. - Ministerio del Interior y de Justicia: Actuará como cabeza de sector para seguimiento a la evolución del proyecto en el marco del plan del sector. Adicionalmente, como instancia de aprobación de los recursos del proyecto. - Departamento Nacional de Planeación - Desarrollo Empresarial: Actuará como instancia técnica de enlace para los temas presupuestales de inversión y de política de Gobierno. - Departamento Nacional de Planeación - Programa de Renovación de la Administración Pública: Que actúa como miembro del GRAT en cuanto al seguimiento al cumplimiento de los compromisos del proyecto con el Gobierno Nacional. - Gobierno en Línea: Como ente de políticas y directrices en materia de conectividad, comunicaciones y plataformas tecnológicas del Estado. Igualmente, como cofinanciador de las reformas, en lo que hace referencia a desarrollos informáticos en el marco del convenio Ministerio de Comunicaciones-SNR. Por último, como posible operador de servicios de conectividad e infraestructura que demande el proyecto VUR en su fase operativa. 11. EFECTOS DE SIMPLIFICACIÓN ESPERADOS CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO TECNOLÓGICO DEL PROYECTO 11.1 Concepto La Ventanilla Única de Registro VUR es la solución de simplificación propuesta para la máxima facilitación de la cadena de trámites que un ciudadano debe realizar para la adquisición formal de un inmueble. La VUR operará desde las Notarías y hacia las Oficinas de Instrumentos Públicos, permitiendo un proceso sencillo y ágil entre ciudadanos, estas entidades y las demás instancias participantes, reduciendo trámites, tiempo y dinero. La VUR representa el más ambicioso proyecto para el acercamiento del proceso de registro al ciudadano a partir de i) ampliación de canales de atención ii) mejoramiento de la calidad del mismo iii) introducción de tecnologías de punta para apoyar el proceso que realizan las entidades participantes iv) generación de canales telefónicos, presenciales y virtuales eficientes para la interrelación del ciudadano con los servicios registrales y dignificación de puestos de trabajo y áreas de atención del registro. Con la salida al aire del modelo VUR Colombia será la práctica exitosa regional e internacional de referencia, dado que ninguna otra experiencia culminada o en marcha garantiza un proceso de registro inmobiliario eficiente, expedito, seguro, confiable y al alcance de la mano del ciudadano de base.

11.2 Servicios esperados Un ciudadano recibirá los siguientes servicios del modelo VUR. En primer lugar, contará con un proceso simplificado a su servicio, que elimina los pasos o formalidades que no agregan valor. A partir de un circuito expedito que inicia en las Notarías y se resuelve de manera eficiente en las Oficinas de Registro, el ciudadano podrá radicar su solicitud de una manera sencilla, obteniendo en un máximo de 5 días respuesta efectiva a su petición y con ello, adquiriendo y formalizando de manera oportuna la propiedad sobre el inmueble adquirido. - A nivel de información Podrá encontrar canales únicos de contacto puestos a disposición por las entidades involucradas para conocer las formalidades y requisitos del proceso simplificado. Para ello, contará con un call center nacional y un portal nacional de registro, herramientas que concentrarán todos los servicios necesarios para apoyar al ciudadano al iniciar su trámite o hacer seguimiento al mismo, sin necesidad de desplazamientos o intermediarios. - A nivel de asesoría Las instituciones participantes en el modelo pondrán un equipo humano único y de excelencia a disposición para apoyar al interesado en el conocimiento, realización y seguimiento del trámite virtual o presencial. - A nivel de transacción A nivel de radicación del proceso, pondrá a disposición en las Notarías nuevas tecnologías para que el interesado bien de manera virtual o presencial, diligencie sus minutas de compraventa, formalice su solicitud y realice una única transacción de pago, con el mínimo de documentos y requisitos para el interesado, todo ello a través de un portal transaccional e interactivo, desarrollado en un lenguaje amigable para el ciudadano. - A nivel de seguimiento El ciudadano podrá conocer el estado de su trámite sin necesidad de desplazarse a las sedes de las oficinas de registro o a las notarías, gracias a los servicios on line puestos a su disposición y a las posibilidades de atención telefónica gratuita y permanente, atendido por personal experto. Si el interesado lo desea, podrá tener la respuesta a su trámite en su propio domicilio y con notificación electrónica para mayor facilidad. En definitiva, los Notarios serán el canal de entrada para un nuevo proceso eficiente y articulado, que será el punto de partida para el inicio de un proceso de registro ante las Oficinas de Registro -responsables de resolver la solicitud- quienes gracias al Proyecto contarán con nuevas tecnologías y recursos para desarrollar su actividad, por lo que podrán ver mejorados los tiempos de respuesta hacia la ciudadanía y reducidos los niveles de correcciones y errores del proceso por cuenta de la automatización del mismo.

Por último, gracias al Portal Nacional, al Call Center Nacional y a otros modernos mecanismos de atención no presencial, las entidades tendrán significativos ahorros en su operación y el ciudadano una atención permanente a sus demandas de atención en materia de registro inmobiliario. 12. ETAPAS DE EJECUCIÓN - DESCRIPCION Institucionalización de la VUR y puesta en operación de acciones tempranas de simplificación del proceso. Expansión y ampliación de cobertura de servicios modelo VUR. Comprende la réplica del Modelo VUR puesto en operación en Bogotá en la versión óptima en mínimo cinco ciudades adicionales, a través de la integración de mínimo un Notario y una Oficina de Registro en cada ciudad. Se prevé además que esta etapa aborde valores agregados al prototipo simplificado del proceso de registro de compraventa simple de propiedad inmueble, tales como integración de autoridades administrativas con jurisdicción coactiva, jueces o algunas modalidades de registro complementarias. Promoción, difusión y sostenibilidad. Comprende el diseño y ejecución de las estrategias de diseminación y comunicación del nuevo modelo de servicio a la ciudadanía y entidades involucradas para masificar el uso de los mecanismos virtuales y presenciales simplificados. Adicionalmente, comprende el diseño técnico y puesta en operación de los mecanismos de sostenibilidad de la estrategia VUR con visión a mediano y largo plazo. 13. IMPACTO DE LA SOLUCIÓN EN EL PROBLEMA Con la liberación del nuevo modelo, se asegura un proceso expedito de registro de compraventa de una propiedad, que se resuelve en un máximo de 5 días, con 2 trámites y ante máximo 2 entidades (desde que el ciudadano inicia el proceso de información hasta que obtiene su certificado de tradición y libertad con la propiedad de su inmueble debidamente protocolizada). Con la salida al aire del modelo VUR, se reducen mínimo en un 35% los trámites, un 83% las entidades con las cuales debe establecer contacto el ciudadano, en un 50% los pasos necesarios para realizar el trámite, en un 40% los requisitos y un 77% los documentos exigidos al momento de la realización del trámite, en un 92% los contactos en ventanillas de las oficinas públicas que debe realizar el empresario y en un 66% el tiempo. Todo ello con un importante impacto en los ciudadanos a nivel de ahorro sobre los costos de realización del trámite y los costos indirectos derivados de la intermediación y gastos de transporte.6 Adicionalmente, se impacta favorablemente la posición de Colombia en el Doing Business.

6 Porcentajes sujetos a revisión después de la actualización del estudio técnico.

15. COSTO El Proyecto tiene un costo total de $42.481.925.236,00 distribuidos de la siguiente manera:

AÑO RECURSOS PROPIOS

2008 $1.935.810.527,oo

2009 $2.450.900.112,oo

2010 $5.991.419.116,00

2011 $8.722.222.397,00

2012 $8.983.870.069,00

2013 $9.253.405.741,00

2014 $9.531.007.913,00

TOTAL $42.481.925.236,00

16. POBLACION-OBJETIVO El Proyecto espera impactar dos grupos de población-objetivo: a. El ciudadano, que en su vida cotidiana realiza transacciones de compraventa de propiedad inmueble como parte de su actividad patrimonial. Esta población es potencialmente 44.000.000 de colombianos que pueden efectuar una transacción de formalización de su inmueble de manera más expedita. b. Más específicamente, los ciudadanos que deciden realizar inversiones en actividades productivas cuya base de activos o de acceso a capital se encuentra en los inmuebles de su propiedad. c. Empresarios, que tendrán la posibilidad de contar con activos inmuebles y circulación de los mismos dentro de un esquema más eficiente. d. Por último, el inversionista extranjero que en su actividad de inversión local podrá encontrar condiciones más competitivas en el país, gracias a la solución de simplificación implementada.

17. INDICADORES Se prevén los siguientes indicadores para evaluar el proyecto:

Indicadores de Gestión

Nombre Descripción Unidad de Medida

Fórmula Periodicidad Meta

Notarías vinculadas

Se reportará el número de Notarías oficialmente integradas al Modelo VUR

Número Notarías integradas al proceso VUR

Mensual 41

Ciudades vinculadas

Se calculará el total de ciudades integradas efectivamente al modelo VUR cubiertas por el modelo VUR

Número Ciudades-objetivo Semestral 6

*Para el año 2012 se prevé la expansión del Proyecto a cuatro ciudades, las cuales aún no se han definido, por lo que se calcula un promedio de 10 notarias por ciudad.

Indicadores de Producto

Nombre Descripción Unidad de Medida

Fórmula Periodicidad Meta

Modelo tecnológico implementado para VUR

Número de réplicas a nivel nacional del modelo tecnológico en su fase optima

Ciudades Nro. de ciudades implementadas con modelo tecnológico en fases optima

Semestral 6

AVANCES Y LOGROS

- Liberación de aplicaciones que permitieron al ciudadano realizar consultas interactivas desde su casa o los terminales de autoconsulta de Supercades, Oficinas de Registro y Notarías participantes: Se realizó la salida al aire de los servicios de consulta del certificado catastral, consulta predial, consulta por valorización y consulta de datos básicos del inmueble del certificado de tradición, consulta de información jurídica del inmueble, todos los cuales fueron funcionales desde el 2 de mayo del 2009 en algunas notarías de Bogotá; actualmente el servicio se presta en las 77 notarías de la ciudad. -Aplicación Minutas virtuales: En agosto de 2010, fue implementado el servicio de minutas virtuales, el cual permite al ciudadano mediante una interacción en línea con las notarías, realizar la minuta, el envío y las correcciones necesarias, eliminando desplazamientos a título informativo, y de radicación.

-Mejoramiento del proceso de recaudo de impuesto departamental con puntos en Oficinas de Registro de Bogotá. Se logró el acondicionamiento físico y locativo de las tres Oficinas de Registro con miras a lograr la adecuación de los espacios donde en la actualidad funcionan los puntos de liquidación y recaudo del impuesto departamental. En trabajo conjunto con la Gobernación de Cundinamarca se ha logrado que 10 notarías de la ciudad de Bogotá remitan las escrituras son certificado digital para que se pueda realizar su liquidación y pago por internet en las tres oficinas de Bogotá. -Ampliación de los servicios del proyecto VUR a la ciudad de Barranquilla: En junio de 2010 se realizó en lanzamiento de los servicios en Barranquilla, ampliando en el portal las consultas para dicha ciudad, las cuales permiten obtener en línea los paz y salvos por concepto de predial, valorización y estampilla pro hospitales. Adicionalmente, las 12 notarias de la ciudad, pueden acceder a la información jurídica de los inmuebles y realizar transacciones de registro provisional. Es importante resaltar que una vez han sido incluidos los nuevos servicios en el portal, tanto los notarios de la ciudad de Bogotá como los de la ciudad de Barranquilla tiene acceso a la información de las dos ciudades, cumpliendo de esta forma los estándares de nacionalización del servicio. -Prestación de servicios de asesoría remota: Se encuentra habilitado el servicio de asesoría remota a través del call center para Bogotá y Barranquilla, a través de las líneas 6461466 y 018000121244 a través de los asesores especializados VUR de las Notarías. Teniendo en cuenta el desempeño anterior del proyecto, Colombia obtuvo una medición favorable realizada por Doing Business 2010, pasando del puesto 78 al

51 en el ítem de Registro de Propiedad Inmueble, convirtiéndose como la estrategia más innovadora de la región. El modelo de servicio VUR tuvo un alcance transaccional durante 2010 para compra ventas con afectación de vivienda y cancelación de la afectación. En relación con la ampliación del servicio a autoridades judiciales o jurisdicción coactiva, el servicio de consultas jurídicas se encuentra en operación y está siendo utilizado para actividades de jurisdicción coactiva de las entidades del orden distrital de Bogotá y Barranquilla. -Así mismo, en el marco de la estandarización de procedimiento y de servicio, se emitieron las Instrucciones Administrativa No.7 y 18 de 2010, mediante la cuales se procuró definir la estandarización de tiempos en notarias para los servicios VUR y la estandarización de la liquidación de derechos de registro en las Oficinas de Registro, respectivamente. Notarias: Teniendo en cuenta que a partir de la nueva visión que se dará al VUR, la totalidad de los funcionarios de las notarías podrán brindar información al ciudadano respecto de los servicios y beneficios del VUR, se realizaron dos macro actividades de sensibilización de los funcionarios de las notarías de Bogotá y Barranquilla con una cobertura de 550 y 150 personas respectivamente, con el fin de que estas se comprometieran con el proyecto, vieran y entendieran los beneficios del mismo. De acuerdo con el concepto anterior, igualmente se programaron una serie de capacitaciones de trabajo en equipo para todas las notarías, con el fin de resaltar la importancia que toda la notaria esté unida al proyecto de cara al servicio que se presta al ciudadano. A su vez y con el fin de identificar a todos los funcionarios de las notarías con el proyecto, les fueron suministrados unos botones que indican “Yo soy parte del VUR” y de esta forma afianzar el concepto que se estableció en torno a toda la notaria. Durante los meses de mayo y julio de 2011, se realizaron dos mesas de concertación con la Unión Colegiada de Notarios, teniendo en cuanta la importancia que reviste el servicio que prestan los notarios de cara al proyecto, y que es necesario contar con el apoyo de dicho gremio para un adecuado funcionamiento del VUR.

Jurídico: Se emitió la Instrucción Administrativa No. 06 de 2011 con la cual se estandarizó en las notarías el tiempo para la realización de las transacciones dentro del alcance VUR a dos días. Este tiempo de respuesta surge de la concertación con las notarías de Bogotá, las cuales reconocer el beneficio de dar una atención ágil a los ciudadanos en el marco del proyecto de simplificación de trámites. Se emitió la Instrucción Administrativa No. 08 de 2011 por medio de la cual se dio validez a las consultas por concepto de impuesto predial realizadas a través de la plataforma VUR en virtud de del web services desarrollado con la Secretaria de Hacienda del Distrito y dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1430 de 2010 y el acuerdo 469 de 2011. Se emitió la Instrucción Administrativa No.10 de 2011, por medio de la cual se amplió el alcance del modelo de servicio de la Ventanilla Única de Registro VUR, para que los servicios que esta ofrece puedan ser utilizados para todo tipo de actos de transferencia de dominio de bienes inmuebles. Con lo anterior se da un cubrimiento superior al 85% de las transacciones de ventas inmobiliarias que son actualmente realizadas en las ciudades de Bogotá y Barranquilla. Apoyo en redacción y participación en los debates ante el Concejo Municipal de Valledupar para la emisión de los Acuerdos No.016 y 017 de 20 de septiembre de 2011, por medio de los cuales se eliminó el cobro de los paz y salvos que emite el municipio, dentro de los cuales incluye predial y valorización y se aprueba la implementación del VUR en dicha ciudad. Tecnológico: Durante el año 2011 el Proyecto VUR tuvo un gran reto a nivel tecnológico debido a la inestabilidad de la plataforma que se presentó durante el 2010, dificultando por ello a las notarías realizar las consultas. Como solución a este problema crítico, se trasladó el portal del proveedor de alojamiento que para el efecto había contratado Gobierno el Línea, y el mismo se alojó en las instalaciones y centro de cómputo de la Superintendencia de Notariado y Registro. Una vez se realizaron los ajustes necesarios, la plataforma y el Portal VUR recobraron la estabilidad y de esta forma se ha garantizado el servicio y accesibilidad a todas las notarías desde mayo 23. Ejemplo de ello es que en los meses de junio y julio fueron realizadas 23.368 y 40.559 consultas respectivamente. Buscando mayor seguridad y confiabilidad en las consultas que son realizadas a través del portal VUR, durante 2011 se desarrollaron e implementaron web services de consulta con la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital y la Secretaria De Hacienda Distrital en Bogotá y Secretaria De Hacienda Distrital

en Barranquilla, permitiendo de esta forma dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1430 de 2010 y el acuerdo 469 de 2011. Para la implementación de dichos servicios en Bogotá, se dictó una capacitación en conjunto con la Secretaria de Hacienda a todas las notarías de la ciudad. Con el fin de implementar la fase de diseño y desarrollo del VUR optimo, el cual comprende la implementación de una plataforma tecnológica que permita de manera agila, fácil, económica y segura implementar nuevos servicios y ciudades al modelo de servicios VUR, con base en la consultoría realizada durante 2010 sobre modelo tecnológico y arquitectura de negocios del VUR optimo, el proyecto se encuentra adelantando una serie de actividades pre contractuales con los distintos proveedores de dicha infraestructura y des esta forma poder definir en el marco del proyecto, aquella figura de contratación y desarrollo que más le convenga. Teniendo en cuenta el alcance integral que desde 2011 se le quiere dar a la Ventanilla Única de Registro, se encuentra en desarrollo un sistema de botón de pago electrónico de impuesto y derechos de registro desde las notarías, eliminando de esta forma la presencialidad que debe realizar el ciudadano para efectuar el pago por dichos conceptos en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y Gobernaciones. Para ello igualmente el proyecto se encuentra desarrollando y validando un sistema de pre liquidación de estos conceptos, de forma tal que el notario pueda tener esta información en línea para efectos de proceder a tramita el pago electrónico de los mismo.