proyecto final original
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PROYECTO FINAL
SEMAFORIZACIÓN EN LA DROGUERIA UNIDROGAS S.A.
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA
TECNOLOGÍA EN TEGENCIA DE FARMACIA
CREAD - TUNJA
2013
PROYECTO FINAL
SEMAFORIZACIÓN EN LA DROGUERIA UNIDROGAS S.A. ALEMANA
MARTHA CECILIA GALLEGO VICTORIA
201022441
NIDIA ROCIO SAENZ PEÑA
201022447
ANGIE ROBAYO
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA
TECNOLOGÍA EN TEGENCIA DE FARMACIA
CREAD - TUNJA
2013
INTRODUCCIÓN
Hoy en día el almacenamiento de los medicamentos e insumos médicos,
constituye un elemento fundamental dentro de toda institución destinada al
manejo de productos farmacéuticos, las mismas que engloban políticas,
actividades y recursos con el objeto de mantener y garantizar la calidad,
conservación y el cuidado de los medicamentos reconocidos por ley, para una
buena prestación de servicios de salud.
En la droguería UNIDROGRAS S.A. Alemana, ubicada en la ciudad de Tunja;
en la Carrera 10 Nº 23 – 28 las nieves; se aplicó la herramienta de
semaforización de medicamentos con el fin de determinar en el momento
oportuno que medicamentos están próximos a vencer, y del mismo modo
ejercer un control con los medicamentos de baja rotación.
OBJETIVO GENERAL
Garantizar un sistema eficaz y seguro de almacenaje, coordinación y
organización; para una correcta clasificación y dispensación de los
medicamentos e insumos médicos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Verificar las tablas de control de humedad y temperatura 2 veces al día,
registrando los resultados.
Gestionar con los proveedores la transferencia de los medicamentos e
insumos médicos de baja rotación y los medicamentos próximos a
vencer, para de esta manera tener un correcto control.
Identificar el medicamento con el color correspondiente de acuerdo a la
fecha de vencimiento.
MISIÓN
La empresa UNIDROGAS S.A. tiene como MISIÓN:
Proveer medicamentos para el consumo humano a través de un excelente
servicio a los mejores precios del mercado, con los mejores estándares de
adquisición y garantizando las buenas prácticas de almacenamiento, además
de la eficacia de nuestros productos, contribuyendo al mejoramiento de la
calidad de vida de la sociedad en general y al desarrollo de la región; logrando
un crecimiento permanente de nuestros colaboradores y un rendimiento justo a
sus accionistas.
VISIÓN
La compañía UNIDROGAS S.A. tiene como visión:
Para el 2012 continuar siendo la primera opción de compras de medicamentos
en el nororiente colombiano; brindando el mejor servicio, el mayor surtido a los
mejores precios apoyados en el sistema de gestión de la calidad ISO
9001:2008, permanente actualización tecnológica y excelente cultura
organizacional.
MARCO TEÓRICO
LA SEMAFORIZACIÓN
Es una herramienta que permite determinar en el momento oportuno que
medicamentos están próximos a vencer, permitiendo del mismo modo ejercer
un control con los medicamentos de baja rotación.
OBJETIVOS
Almacenar, coordinar y organizar la estantería en forma
anatofarmacológica, esto quiere decir por especialidad terapéutica y por
presentación farmacológica, lo cual le permitirá asumir una supervisión
constante sobre los medicamentos.
Elaborar las fichas de control del medicamento en un formato anexo, se
debe imprimir y plastificar con transparente. Con marcador borrable se
debe colocar la fecha de vencimiento e identificar el medicamento con el
color correspondiente de acuerdo a la fecha de vencimiento (margen inferior
derecho).
Estar permanentemente en contacto con el jefe del servicio farmacéutico,
y con los otros almacenistas, para coordinar las transferencias de los
medicamentos de baja rotación, y para gestionar con los proveedores los
medicamentos próximos a vencerse.
Verificar y recordar constantemente al personal encargado de la
dispensación de los medicamentos, el estricto cumplimiento de la
organización de los mismos en la estantería para evitar posibles
vencimientos y perdidas económicas.
Elaborar, verificar las tablas de control de humedad, temperatura y registrar
los resultados de las muestras por lo menos 2 veces al día.
Hacer seguimiento y al reportar al servicio farmacéutico el cuadro mensual
de transferencias, debe reportara el número de la salida del medicamento y
el numero con que el almacenista le dio la entrada al almacén que le hace
la transferencia.
CLASIFICACIÓN POR COLORES
El color rojo indica que tiene menos de 3 meses de rotación.
El color amarillo indica que tiene menos de 6 meses de rotación.
El color verde indica que tiene menos de 6 meses de rotación.
KARDEX
Es el principal instrumento de la gestión. Se hace uno para cada producto
basándote en la lista de precios, debe ser puesto al día por la persona que
estuvo en el turno.
SIRVE
Para conocer el consumo mensual, por lo tanto permitirá hacer un
pedido más racional.
Localizar pérdidas (diferencia entre stock e inventario).Y
Llenar tu informe mensual.
Características y sistemas de evaluación de inventarios de
mercancías
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan
los sistemas pertinentes para evaluar sus existencias de mercancías con
el fin de fijar su posible volumen de producción y ventas
Comprender el concepto, características y los fundamentos de los
sistemas de valoración de inventarios pueden ser de gran utilidad para la
empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción
que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe
tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el
manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional.
Sistema de Inventario Periódico
Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las
existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en
forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea
el caso.
Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias
de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades,
después de hacer un conteo físico.
Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo
contable.
Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía
en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo
físico, porque los movimientos de compra y venta de mercancías se
registra directamente en el momento de realizar la transacción a su
precio de costo.
Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar
de mercancías denominado "Kárdex", en el cual se registra cada artículo
que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las
operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de
mercancías.
Comentario: Las empresas que estén por ley obligadas a presentar
declaración tributaria, deben utilizar el sistema de inventario permanente
Acoplando el criterio: Los inventarios de mercancías constituyen todas
las existencias a precio de costo con los cuales la empresa produce
bienes o comercializa sus productos terminados
Métodos para la valoración de Inventarios
Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus
inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la
producción con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los
siguientes métodos para valorar los inventarios:
1. Valoración por identificación específica
En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero
cada una de ellos se distingue de los demás por sus características
individuales de número, marca o referencia y un costo determinado, los
automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que
estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color,
número de motor, serie, modelo etc.
INVENTARIO
Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una
fecha determinada; y contablemente es una cuenta de activo que representa el
valor de las mercancías existentes en una farmacia o almacén.
En los sistemas de inventario los resultados deben ser auditados por la misma
farmacia mensualmente para obtener los resultados deseados.
(1). Auditaremos las ventas diarias
(2). Los costos de compra
(3). Movimiento de inventario
(4). Establecer los niveles de inventario según su movimiento
Al establecer un inventario, se establecen unos pasos a seguir para poder tener
unos resultados. Estas etapas deben ser ejecutadas en orden.
(1). Crear los suplidores y unirlos al productos o medicamento. Para poder
hacer comparaciones de precios del mismo producto por suplidor.
(2) .Establecer los controles por usuarios. Estos no deben tener acceso a los
precios de ventas, costos, cantidad de inventario, reportes, fórmulas de precios,
descuentos, etc. Estos se establecen según los criterios del comerciante.
(3).Establecer los precios de compra (costo) y venta al público.
(4).Borrar o desactivar los productos o medicamentos que no son usados.
Preparar la base de datos para minimizar los errores a tal punto que solo
tengamos los productos que vamos a manejar o mantenemos en inventario.
(5).Hacer inventario físico.
(6).Usar el sistema de órdenes de compra para establecer los mínimos de
inventario por productos de forma tal que el sistema pueda indicarnos la
cantidad que debemos comprar en base a nuestro movimiento de inventario.
Los reportes de movimiento de inventario por producto o medicamento que nos
indican cuánto debemos comprar para 10 o 15 de días de suministro.
NORMATIVIDAD
Resolución 1403 de 2007 Por la cual se determina el Modelo de Gestión del
Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y
Procedimientos y se dictan otras disposiciones. El ministro de la protección
social en ejercicio de sus facultades legales, en especial, las conferidas por el
numeral 2º del artículo 173 de la ley 100 de 1993 y los artículos 18 del decreto
2200 de 2005 y 2º del decreto 205 de 2003,
Decreto 2200 de 2005 el presidente de la república de Colombia, en ejercicio
de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el
numeral 11 del artículo 189 de la constitución política, la ley 23 de 1962 y
demás normas que la desarrollan o modifican, el numeral 42.3 del artículo 42
de la ley 715 de 2001 y el literal c) del artículo 154 de la ley 100 de 1993,
MARCO CONCEPTUAL
Semaforización: Es una herramienta que permite determinar en el momento
oportuno que medicamentos están próximos a vencer, permitiendo del mismo
modo ejercer un control con los medicamentos de baja rotación.
Auxiliar de droguería: Persona con capacitación técnica laboral que colabora
al director de farmacia en funciones operativas de la misma. El título es
otorgado por entidades educativas autorizadas por el Ministerio de Educación
Nacional
Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos
médicos a un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el
Químico Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de Farmacia.
Droguería: establecimiento dedicado a la venta al detal de drogas oficinales,
drogas genéricas, sustancias químicas, especialidades farmacéuticas
higiénicas, alimenticias y dietéticas; preparados farmacéuticos de venta libre,
insecticidas.
Farmacia: Práctica de la preparación y dispensación de fármacos; también el
lugar donde se preparan los productos medicinales.
Medicamento: Sustancia o composición que puede ser administrada al
hombre o animal con vistas a establecer un diagnóstico médico o de restaurar,
corregir o modificar funciones orgánicas en el hombre o animal.
Sérvicio: son aspectos de la asistencia que conducen a un alto grado de
satisfacción del paciente y actitudes positivas respecto a la calidad.
VALORES DE LA ORGANIZACIÓN
Lealtad
Ética profesional
Responsabilidad
Equidad
Democracia
Solidaridad
Honestidad
Responsabilidad social
Humanismo
Respeto
Integridad
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ADMINISTRADOR
AUXILIAR
AUXILIAR
MENSAJERO
DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL
ÁREA ADMINISTRATIVABAÑO
ALMACENAMIENTO
DISPENSACIÓN
ÁREA DE RECEPCIÓN
ÁREA INSUMOS MÉDICOS
ACTIVIDADES REALIZADAS
ESTUDIANTE: MARTHA CECILIA GALLEGO VICTORIA 201022441
FECHA HORARIO ACTIVIDADES REALIZADAS
11/03/13 2 – 6 PM Presentación de personal y reconocimiento de área.12/03/13 2 – 6 PM Organización según laboratorios, limpieza y fechas
vencimiento.13/03/13 2 – 6 PM Organización, limpieza, surtido y fechas de
vencimiento.14/03/13 2 – 6 PM Reconocimientos de laboratorios, elaboración de
kardex.15/03/13 2 – 6 PM Reconocimiento laboratorios, elaboración de kardex.18/03/13 2 – 6 PM Reconocimiento laboratorios, elaboración de kardex,
recepción de mercancía.19/03/13 2 – 6 PM Organización, elaboración kardex.20/03/13 2 – 6 PM Elaboración de kardex, fechas de vencimiento,
conocimiento de sustancias.21/03/13 2 – 6 PM Surtidos, relación de sustancias con marcas y
patologías.26/03/13 2 – 6 PM Relación sustancias, marcas, patologías, dosis
según vademécum.27/03/13 2 – 6 PM Relación sustancias, marcas, patologías, dosis
según vademécum.01/04/13 1:30 – 6:30 Relación de sustancias, marcas, patologías, dosis
según vademécum.
FECHA HORARIO ACTIVIDADES REALIZADAS
02/04/13 1:30 – 6:30 Socialización de los temas con el personal de farmacia.
03/04/13 1:30 – 6:30 Indicación de normatividad interna de la compañía.04/04/13 2 - 7 PM Surtido, elaboración de kardex, limpieza y fechas de
vencimientos.08/04/13 1:30 – 6:30 Socialización de la normatividad y valores de la
compañía.
09/04/13 2 - 6 PM Interpretación de fórmulas médicas y elaboración de kardex.
10/04/13 1:45 – 6:45 Interpretación de fórmulas médicas y despacho de medicamentos.
11/04/13 1:45 – 6:45 Interpretación de fórmulas médicas, despacho de medicamentos, atención al cliente.
12/04/13 2:10 – 6:10 Despacho de medicamentos, atención al cliente, surtido de mercancía.
15/04/13 1:15 – 6:15 Atención al cliente y despacho de medicamentos.16/04/13 2:15 – 6:15 Atención al cliente y despacho de medicamentos.17/04/13 1:45 – 6:45 Atención al cliente y despacho de medicamentos.
ACTIVIDADES REALIZADAS
ESTUDIANTE: NIDIA ROCIO SAENZ PEÑA 201022447
FECHA HORARIO ACTIVIDADES REALIZADAS
11/03/13 2 – 6 PM Limpieza de tramos.12/03/13 2 – 6 PM Limpieza de tramos.13/03/13 2 – 6 PM Limpieza de tramos.14/03/13 2 – 6 PM Limpieza de tramos.15/03/13 2 – 6 PM Kardex.18/03/13 2 – 6 PM Consulta en vademécum.19/03/13 2 – 6 PM Próximos vencimientos.20/03/13 2 – 6 PM Próximos vencimientos.21/03/13 2 – 6 PM Próximos vencimientos.26/03/13 2 – 6 PM Próximos vencimientos.01/04/13 1:00 – 6:00 Ubicación de medicamentos de próximos a
cuarentena.
FECHA HORARIO ACTIVIDADES REALIZADAS
02/04/13 1:00 – 6:00 Ubicación de medicamentos de próximos a cuarentena.
03/04/13 1:00 – 6:00 Kardex.04/04/13 7:30–11:30 Kardex.04/04/13 1 - 6 PM Kardex.05/04/13 7:30–11:30 Entrega de medicamentos a instituciones.08/04/13 1:30 – 6:30 Entrega de medicamentos a instituciones.
09/04/13 2 - 7 PM Entrega de medicamentos a instituciones.
10/04/13 1:30 – 6:30 Entrega de medicamentos a instituciones.
11/04/13 2 - 6 PM Entrega de medicamentos y ventas.15/04/13 7:30-11:30 Sacar proyecciones de ventas.16/04/13 2:30 – 6:30 Entrega de medicamentos y ventas.17/04/13 1:30-6:30 Entrega de medicamentos y ventas.
ANEXOS
FOTOS PRÁCTICAS
SEMAFORIZACIÓN
CONCLUSIONES
Concluimos que este nuevo proceso (práctica comercial), nos permitió
afianzar más nuestros conocimientos en cuanto a medicamentos,
dispositivos médicos, como realizar un kardex, inventario, interpretación
de fórmulas médicas, reconocimiento de laboratorio (Comercial –
Genérico), dispensación y como ofrecer una buena atención al cliente.
Cabe anotar que para que una empresa logre su objetivo, no solo basta
que cuente con un muy buen capital económico, si no; que el grupo de
trabajo tengan un buen líder y que conjunto a esto los demás sean
emprendedores, creativos y con mucha calidad humana.
BIBLIOGRAFIA
enferlic.blogspot.com/2012/10/semaforizacion-de-medicamentos.html manejodelkardex.blogspot.com/p/kardex.html www.gerencie.com/archivos/manejo-contable-del- inventario .doc