UNIVERSIDAD TECMILENIO

Curso: Administración de empresas en área de calidad y productividad

Materia: Fundamentos de la Administración

Profesor: Raúl Alfonso Suarez Lira

Grupo: 2303

Integrantes:

Garrido Sánchez, José Arturo Carlos; Matricula: 2761730

Guzmán Bello, Jesús Alejandro; Matricula: 2769257

López Rojas, Claudia Ivette; Matricula: 2768405

López Hernández, Víctor; Matricula: 2775913

Pestaña Barboza, Lizbeth Teresa; Matricula: 2768925

Fernández Gallegos, Blanca; Matricula: 2770741

Asignación: Planteamiento de Proyecto

Fecha: 6 febrero 2015

INDICE

TEMA DEL PROYECTO.......................................................................................3

INTRODUCCIÓN...................................................................................................3

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..................................................................4

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO..........................................................4

OBJETIVOS ESPECIFICOS..............................................................................4

ALCLANCE........................................................................................................4

MARCO TEORICO................................................................................................5

DESARROLLO DEL PROYETO...........................................................................6

PLANEACIÓN....................................................................................................7

ORGANIZACIÓN...............................................................................................8

PROPUESTA DE MEJORA..................................................................................9

CONCLUSIONES................................................................................................15

INDICE DE FIGURAS.........................................................................................16

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS....................................................................16

TEMA DEL PROYECTO

Implementación de un sistema de administración de la calidad (QMS).

INTRODUCCIÓN

La empresa PLASTIMEX S.A de C.V. del ramo manufacturero, tiene un plan estratégico para implementar un sistema de calidad que le permita posicionarse en el mercado del plástico de forma competitiva, satisfaciendo los requerimientos de sus clientes internos, externos y del sector gubernamental.

PLASTIMEX S.A. De C.V. es una empresa subsidiaria de PLASTIC USA Inc. en el estado de Wisconsin, comenzó creando recipientes de plástico con material reciclado no obteniendo los resultados deseados. Si bien sus productos eran útiles y novedosos, las personas desconfiaban del plástico reciclado.

PLASTIC USA en 1996 inicia la planificación para la construcción de instalaciones destinadas al reciclaje de materiales plásticos para obtener resina de plástico y producir productos aptos para el mercado, para 1997 se concluye la construcción de la planta recicladora y de una planta contigua en donde se fabricaran los productos plásticos, en 1998 se inicia la producción de los primeros productos de plástico provenientes del material reciclado.

Para el año de 2004, después de un desarrollo exitoso, el departamento de fabricación de moldes llega a ser una firma independiente. Se crea PLASTIMEX S.A. de C.V. en el año con sede en Reynosa, Tamaulipas México, después de realizar un análisis, se encontró que la calidad y costo de la mano de obra mexicana poseen características necesarias para este desarrollo.

PLASTIMEX S.A. DE C.V, se dedica a producir y comercializar productos exclusivos de la Línea del Hogar y cuenta con las siguientes subcategorías: closets, baños, utensilios para casa, cocina, limpieza y aseo. Sus principales clientes son franquicias de distribución de productos del hogar.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

PLASTIMEX S.A. de C.V enfrenta la problemática de no tener un sistema de administración de calidad, generando altos costos derivados de la ineficiencia en sus procesos tanto administrativos como operativos, al no contar con un departamento que regule los procedimientos, ocasionado por la carencia de una planeación estratégica y una estructura organizacional sustentada en un sistema de calidad. Además ha perdido presencia en el mercado debido a que algunos de sus clientes le están requiriendo contar con un sistema de calidad implementado.

La compañía está obligada a promover acciones que demuestren la mejora continua en sus procesos y servicios y alcanzar la calidad total a través de todos sus departamentos y colaboradores.

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO Implementar un sistema de gestión de la calidad que permita establecer

los controles de las funciones principales de la empresa apoyado en la norma ISO9001-2008, para satisfacer los requerimientos de los clientes internos, externos y organizaciones gubernamentales definiendo la estructura del departamento, los recursos, actividades, tiempos de implementación y medición de resultados.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Generar control de documentos de todos los departamentos Generar procedimientos específicos para la realización de todas las

actividades productivas de la organización. Reducir desperdicios administrativos y operativos implementando mejora

continua Incrementar la confianza de nuestros clientes Implementar este sistema de calidad en toda la organización y la cadena

de Suministro.

ALCLANCEEste proyecto aplica a todos los departamentos de la Plastimex S.A de C.V. en el entendido que para que una empresa sea exitosa todas sus áreas deben de seguir el mismo objetivo (Robbins 2009) y de que hablar de un sistema de administración de calidad comprende la implementación de este para toda una entidad.

MARCO TEORICO

Como parte de la adopción de un proceso de calidad en PLASTIMEX S.A. de C.V., la compañía tomo la decisión estratégica de implementar el QMS debido a sus necesidades cambiantes sus objetivos particulares, los productos que elabora, el entorno de la organización sus cambios y sus riesgos los procesos que emplea y el tamaño la estructura de su organización.( Comité Técnico ISO/TC 176 )

De igual manera, ante la necesidad de estructurar y planificar los departamentos y sus funciones, planteamos que: “La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, proceso, funciones y responsabilidades así como el establecimiento de métodos y la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo” (Munch, 2007).

Una vez definidos los objetivos estratégicos y los indicadores claves de desempeño que se ejecutarán y medirán, será responsabilidad de la gerencia comunicar los cambios a cada departamento. Tomando en cuenta el impacto que provocara este cambio organizacional en algunos departamentos, será necesario tomar acciones como entrenamientos, certificaciones, para que el cambio se logre correctamente de una manera más eficaz. Este plan estratégico se fundamentará mediante el uso de herramientas referenciadas por Autores como (Robbins ,2009), algunas de estas herramientas son:

PDCA (Plan DO Check Action) SWOT (Strengths Weaknesses Opportunity Threats) Fred R. Davit (2000). SIPOC ( Supplier Input Process Output Customer) Mader, D. (2004) Diagrama de Gantt

DESARROLLO DEL PROYETO

Previamente a desarrollar el tema en cuestión se deben describir las herramientas implementadas, así como las estrategias necesarias para alcanzar los objetivos planificados, como consecuencia se deben describir conceptos básicos en base a la estructura en la empresa para poseer un amplio conocimiento de la organización en estudio.

En base a lo planeado, empezamos por describir la importancia de la administración dentro de las organizaciones, según Robbins (2009), la administración conlleva la coordinación y supervisión de las actividades, buscando resultados de manera eficaz y eficiente. Como ente integrador, la administración impone un conjunto de fases o etapas sucesivas e interrelacionadas a través de las cuales se logra un proceso integral. Basándonos en esto se observa el Proceso Administrativo en la Figura 1.

FIGURA 1. PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PLANEACIÓNLa finalidad de la planeación en la estructura de una empresa es definir los

objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para coordinar las actividades. Teniendo en consideración las siguientes interrogantes ¿Qué se quiere hacer? Y ¿Qué se va hacer?, de igual manera se simplifica la estrategia de manera sistemática en etapas de este modo:

Primera etapa: Se definirán de una manera clara la Misión, Visión y Valores.

MISION: Satisfacer las necesidades de nuestros inversionistas y clientes manufacturando productos de oficina con calidad, a tiempo y bajo costo.

VISION: Desarrollar y mantener un sistema integral de calidad para PLASTIMEX Reynosa, que contribuya a la mejora continua y prevención de defectos, a través de la capacitación del personal y desarrollo de nuestros proveedores.

VALORES: Respeto por el recurso humano. Compromiso con nuestros inversionistas. Cumplimiento con clientes externos e internos. Sentido de urgencia. Trabajo en equipo.

Segunda etapa: Estructura del departamento y su alcance.

Tercera etapa: Elaboración de un manual de políticas y procedimientos.

POLITICA AMBIENTAL: Respeto al medio ambiente,Cumplimiento con la legislación ambiental.Respeto en la utilización de recursos naturales.Mínima generación de Residuos Peligrosos.

POLÍTICA DE CALIDAD: Satisfacción de nuestros clientes.Satisfacción del nuestro trabajo en equipo.

Proporcionar alta calidad en nuestro producto.Cero defectos y confianza en nuestro servicio.

Cuarta etapa: Descripción de puestos para cada función.

Quinta etapa: Capacitación del personal seleccionado.

Con el desarrollo de las etapas antes mencionadas se tendrá como objetivo la satisfacción de nuestros clientes, la competitividad y la inspiración de confianza, fundamentándonos en el trabajo en equipo y como resultado la obtención de dividendos que satisfagan no solo las expectativas de los inversionistas sino también de sus trabajadores a sabiendas de que estos últimos tienen participación en las utilidades de la empresa (Art. 123 De la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos)

ORGANIZACIÓNConsiderando que aun cuando el alcance de este proyecto involucra a

toda una entidad, a continuación hacemos una delimitación de la estructura organizacional enfocándonos al departamento en desarrollo “DEPARTAMENTO DE CALIDAD”.

En la Figura. 2 podemos observar con claridad su disposición del Departamento, considerando ¿qué es necesario realizar?, ¿Con quién se cuenta para realizarlo? y ¿Cómo se va a hacer?

Figura 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

PROPUESTA DE MEJORA

En la implementación de nuestro Sistema de administración de calidad se definen en el siguiente grafico de GANTT (figura. 3, figura. 4, figura. 5) todas las actividades que deberán de realizarse para obtener los objetivos establecidos en la planeación estratégica. Las actividades se realizaran en distintas etapas:

Etapa 1. La implementación de sistema ISO 9001:2008 donde se describirán las funciones y responsabilidades de los puestos, el desarrollo de los SIPOCS para cada departamento, la definición de los indicadores claves de desempeño así como también la selección del personal que se encargara de la auditoria de sistema de calidad integral y los procedimientos para acciones correctivas y preventivas.

Etapa 2. El desarrollo de los entrenamientos para el personal desarrollando las herramientas six sigma, mapeo de procesos y proceso PDCA y la calendarización de los procesos de manera anual.

Etapa 3. Implementación de laboratorio de metodología. Etapa 4. Implementación de la inspección de recibo y la aplicación de

AQL (Nivel de aceptación de Calidad). Etapa 5. Se establece la implementación del departamento de control de

documento que será clave para integrar todas las funciones administrativas y operativas de la organización.

Etapa 6. Implementación de una plataforma que integre a todos los departamentos de la organización de manera electrónica.

Etapa 7. Se define el desarrollo de un procedimiento para criterios para el área de producción desarrollando muestras maestras.

Etapa 8. Se implementa las pruebas de confiabilidad del producto. Etapa 9. Implementación del sistema de acciones correctivas y

preventivas que coadyuvaran con la mejora continua de los procesos y el cumplimiento del requerimiento de los clientes.

Etapa 10. Se establece la medición de todas las actividades del sistema de administración de calidad.

Etapa 11. Se implementan las siguientes herramientas: Mapeo de procesos, FMEA, POKA YOKE, el Plan de control, Estándares y las Auditorias para medición

Etapa 12. Se establece las auditorías a producto y proceso.

Etapa 13. Se establecen los procesos de auditorías externas, realizadas por los clientes.

Etapa 14. Implementación de un sistema para trazabilidad de producto requerido por los clientes.

Etapa 15. Implementación de proyectos de reducción de desperdicio ( scrap)

Etapa 16. Implementación de un plan de sucesión para todas las posiciones.

Figura 3. ETAPA 1-4 GRAFICO DE GANTT

Figura 4. ETAPA 1-4 GRAFICO DE GANTT

Figura 5. ETAPA 1-4 GRAFICO DE GANTT

La organización definió por departamento los siguientes indicadores claves de desempeño (figura. 6):

Producción: Eficiencia, Productividad, Tiempo perdido, OEE, cumplimiento de órdenes.

Mantenimiento: Cumplimiento de mantenimientos preventivos. Recursos Humanos: Headcount vs Forecast, ausentismo. Calidad: Scrap, PPMs de producto terminado y proceso, PPMs de quejas

de cliente, medición de tareas del sistema de calidad. Materiales: valor de inventario de materia prima, valor de WIP, valor de

inventario de producto terminado, vueltas de inventario, exactitud de inventario.

Figura 6. KEY PERFORMANCE INDICATORS

Como parte de la adopción de la normal de ISO9001:2008 en toda la compañía es importante que todos los departamentos trabajen en una forma más fluida y en sincronía perfecta, para así poder erradicar una gran parte de nuestros problemas.

Comprometidos en construir una cultura de mejora continua que nos permita ser competitivos en todas las facetas de nuestro negocio, enfocados en siempre superar las expectativas de nuestros clientes.

Se implementaron diferentes tipos de controles internos entre ellos:

Auditorias de Proveedores Auditorías Internas Auditorias FG Control de Documentos Archivos Listado Master de documentación Documentos de auditoria Archivos de control de Quejas /Sugerencias de nuestros clientes

Se buscó la unificación en todos y cada uno de los departamentos en la medida de lo posible los perfiles de cada departamento, la mejora continua y una excelente política de calidad.(Figura 7)

Figura 8. ESTRUCTURA QMS DE LA ORGANIZACION

Departamento de Finanzas

Enfocados en administrar, evaluar y supervisar actividades relacionadas con los recursos económicos y financieros costo- beneficio, departamento de servicio y sobre todo encargados de proporcionar información fidedigna a los demás departamentos.

Departamento Ingeniería

Enfocados en métodos y técnicas de planificación y control de la producción, calidad y más aspectos a los sistemas de producción.

Departamento de Materiales

Enfocados en la planificación, gestionar la adquisición de materiales, elaboración de planes de entradas y salidas de almacén Sistema MRP.

Departamento de Recursos Humanos

Enfocados y comprometidos en reclutar seleccionar, entrenar al el capital más importante de una empresa, el capital humano.

Departamento Seguridad

Enfocados y comprometidos en respetar al medio ambiente, utilizando en la a medida de los posible los recursos naturales , el correcto manejo de residuos peligrosos.

Departamento de Mantenimiento

Enfocados y comprometidos en organizar implementar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de la maquinaria y de las de las instalaciones permitiendo la conservación de los bienes de la empresa.

CONCLUSIONES

Después de transitar por el fascinante proceso administrativo que nos ha aportado la guía para solucionar la problemática que enfrento el corporativo de Plastimex, Podemos presumir de la implementación de una estructura sólida basada en la norma de estándares internacionales ISO 9000 2001-2008 la cual ayudo al establecimiento de un Sistema de Administración de la Calidad (QMS) garantiza el funcionamiento óptimo de los departamentos de manera integral, fortaleciendo a la organización.

Al desarrollar este proyecto aprendimos que es determinante definir de una manera clara los objetivos como parte de la planeación estratégica. También aprendimos el uso de herramientas que son claves en la implementación del proceso administrativo como el análisis FODA determinando las fortalezas y las áreas de oportunidad internas y externas dentro de la organización; El SIPOC que nos ayuda a establecer un mapeo claro de los procesos internos el cual nos da una idea clara de los recursos, requisitos y también de los desperdicios en los procesos operativos y administrativos.

Es evidente que gran parte del éxito en este proyecto es haber considerado lo aprendido durante el curso, visualizando que no solo los procesos operativos y administrativos son los más importantes, si no que la cultura organizacional es vital para el correcto funcionamiento de la organización.

De esta manera concluimos que el proceso administrativo es un proceso de mejora continua que bien aplicado es un revulsivo en la integración y desarrollo de las grandes empresas, impulsando la productividad, y rentabilidad para los inversionistas.

INDICE DE FIGURAS

FIGURA 1. PROCESOS ADMINISTRATIVOS......................................................6Figura 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL......................................................8Figura 3. ETAPA 1-4 GRAFICO DE GANTT......................................................10Figura 4. ETAPA 1-4 GRAFICO DE GANTT.......................................................10Figura 5. ETAPA 1-4 GRAFICO DE GANTT.......................................................11Figura 6. KEY PERFORMANCE INDICATORS..................................................12Figura 7. ESTRUCTURA QMS DE LA ORGANIZACION....................................13

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Comité Técnico ISO/TC 176 Gestión y aseguramiento de la Calidad, Subcomité S C 2, (2008) Sistema de la Calidad. (4ta ed.)

Munch (2007) Administración, escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor (1ª ed.) México: Pearson educación

Robbins, S. P. (2009). Administración (10ª ed.). México: Pearson Educación

Fred R. Davit (2000). Conceptos de administración estratégica, Edit. Prentice Hall, México.

Mader, D. (2004) Guía del participante pare Yellow Belt de Sigma Pro, Sigma Pro Inc.