Propuesta para la Implementación de un Sistema de Inteligencia de Negocios

Hermes cerón Pabón diego Fernando Sánchez

INTRODUCCION

BATERIAS MAC S.A. es la red más grande de comercialización de baterías, autopartes, conductores eléctricos, equipos de diagnóstico automotor y prestación de servicios de mecánica automotriz rápida en Colombia.Actualmente opera bajo un esquema de organización matricial, en cabeza de una Presidencia a la que le reportan cinco unidades de negocio:

• Unidad de Ventas Mayor y Tele mercadeo• Unidad de Centros de Servicio• Unidad Industrial• Unidad de Compras, Distribución y Logística• Unidad de Cartera y Servicios Administrativos

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente

llamados sistemas de información- orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en inglés: Management Information System) se diferencian de los sistemas de información comunes en que para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las

actividades operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de

los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas expertos y

Sistemas de información para ejecutivos).

PROBLEMALa compañía BATERIAS MAC S.A, no cuenta con un sistema de información gerencial, confiable, seguro, de fácil manejo, que le permita a los directivos tomar decisiones importantes e inferir con la información disponible con el fin de proyectar sus ventas, recaudos y rotación de inventarios. Permitiendo generar mayores utilidades a la compañía. En los últimos meses se ha podido establecer la disminución de las ventas, al igual que la edad de la cartera, debido a que los recaudos también han disminuido, por otro lado el valor de inventario se ha aumentado sustancialmente, lo cual genera un costo financiero muy alto.

Objetivo general Aumentar los ingresos por ventas de repuestos automotores, mediante campañas agresivas de ventas a todos clientes que se tiene buscando una mayor idealización, al igual que incentivar los recaudos mediante campañas de descuentos financieros por pronto pago, para lo cual es necesarios conocer mediante reportes gerenciales cual es realmente los clientes que han disminuido las ventas, al igual aquellos que en los últimos meses han aumentado la edad de la cartera por falta de pagos.

Objetivos especificos

 Mejorar los rublos de las ventas a clientes que son potenciales.Recuperación de cartera.Establecer un buen niveles de inventariosManejo de un sistema de información gerencial que permita tener la información a tiempo para poder tomar decisiones oportunas.   

SOLUCION 

 La solución propuesta está conformada por los siguientes elementos:  Diseño e Implementación de un Bodega de Datos con los siguientes DataMart:

Ventas Inventario CarteraRecaudo

Implementación de una solución de software para la visualización de la información de la Bodega de Datos.  Estos componentes se integran para generar una solución que apoye los procesos de control, seguimiento y toma de decisiones, facilitando un acceso rápido a la información crítica de la organización y presentando interfaces sencillas para optimizar el análisis de la misma por parte de los usuarios finales.  Estos reportes serán una herramienta vital para la generación de estrategias para el aumento de las ventas y recaudos, logrando la recuperación de la cartera y el óptimo manejo de niveles de inventarios con estrategia de justo a tiempo y no generar gastos financieros de costosos inventarios de baja rotación.

DESCRIPCION DE LA SOLUCION

Desarrollar un sistema de información, que sea una herramienta de Business Intelligence diseñada para optimizar los procesos de administración y análisis de la información crítica de las organización, eliminando la carga operativa que se genera alrededor de la obtención de la misma y presentando datos oportunos para facilitar los procesos de toma de decisiones a nivel directivo. El sistema de información será el enlace ideal entre las actividades diarias y la estrategia organizacional, permitiendo verificar como las Gerencias y Unidades de Negocio de la Organización apoyan el cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados.

BENEFICIOS Facilidad para realizar análisis personalizados por cada usuario sin ningún conocimiento técnico. Flexibilidad para la creación, actualización o eliminación de indicadores de acuerdo a la evolución de los procesos de medición de la empresa.Reducción de los costos asociados al manejo de indicadores, creación de reportes, etc. al disminuir de manera significativa la carga operativa de los mismos.Confiabilidad y disponibilidad permanente de la información (generación periódica y automática).Facilidad en el análisis de la información, permitiendo hacer diferentes tipos de consultas y

utilizando diversas formas de visualización gráfica para una mejor comprensión de los datos.Optimización de los tiempos en las juntas directivas, elaboración de informes, reuniones de avance, etc.Evaluación del cumplimiento de las metas establecidas cada una de las Gerencias y Unidades de Negocio de la Organización, permitiendo mostrar resultados concretos sobre la gestión de cada uno de los mismos. Control de la planeación estratégica de la organización, permitiendo asociar indicadores de gestión a cada uno de los objetivos estratégicos, con el fin de verificar su cumplimiento en el tiempo.Apoyo en la implementación de la metodología Balanced Scorecard, permitiendo estructurar la planeación bajo las cuatro perspectivas (financiero, clientes, procesos internos y aprendizaje y desarrollo). Aumento de la productividad de los empleados en los diferentes niveles organizacionales.

CARACTERISTICAS PINCIPALES

Extracción automática o con archivos planos desde las diferentes bases de datos y sistemas de la Organización. Manejo de una estructura piramidal que permite definir diferentes niveles del Balanced Scorecard que a su vez hagan parte de uno principal. Manejo de cubos para optimizar el análisis de información. Almacenamiento de datos históricos, de manera que se puedan realizar análisis comparativos entre distintos periodos de tiempo para encontrar tendencias y patrones de comportamiento. Captura de información por pantalla y a través de Excel. Generación de consultas personalizadas por usuario Almacenamiento de consultas favoritas.Generación de Informes personalizados. Exportación a formato Excel y PDF. Sistema de semáforos para visualización de alertas (rojo, amarillo o verde, de acuerdo a las metas establecidas). Utilización de relaciones causa-efecto y análisis multidimensional para hacer drill down sobre los indicadores, permitiendo hacer fácilmente un análisis que vaya de lo general a lo particular. Utilización de relaciones causa-efecto y análisis multidimensional para hacer drill down sobre los indicadores, permitiendo hacer fácilmente un análisis que vaya de lo general a lo particular.

METAS

Proceso Magnitud Unidad de medida

Descripción Semana 01 Semana 02 Semana 03 Semana 04

Ventas por líneas

20000 Unidad Incentivar las líneas de ventas que estén mas bajas en ventas

5000 5000 5000 5000

Implementar un sistema de información Gerencial en un lapso de (3)meses

60 (semanas)

Proceso Implementar los diferentes reportes financieros y comerciales que permitan tener un diagnostico de los problemas de ventas, recaudos y inventarios.

20 20 10 10

Implementar una política de inventarios

40 (días) proceso Se debe proyectar los pedidos de inventarios de acuerdo a las ventas, por lo menos con una rotación de inventarios de 30 días

10 10 20 20

Indicadores de objetivos y productos

Nombre del indicador

Formula del indicador

Estado inicial Valor esperado Período

Ventas por línea Unidad 0% de ventas perdidas

45% del incremento de las ventas

diario

Recaudos por cliente

Proceso 0% Clientes con cartera vencida

70% de los clientes tengan una cartera con rotación de 60 días documentados.

5 semanas

Rotación de inventarios

Proceso 10% de ventas perdidas , por falto de inventarios

Rotación de inventarios a 45 días

5 semanas

DIAGRAMA CAUSA-EFECTO

MAPA CONCEPTUAL

IMPLANTACIONLa implantación se realiza con el fin de que el software funcione adecuadamente y con el objetivo de garantizar que lo usuarios estén en capacidad de utilizar la aplicación de la manera más efectiva para el logro de sus objetivos. La implantación incluye: Instalación del servidor Pruebas del servidor Pruebas de interacción con las bases de datos externas Pruebas de funcionalidad de la aplicación Capacitación a los usuarios Capacitación al Administrador del Sistema.Los indicadores que no puedan ser extraídos desde la bodega de datos deberán ser alimentados manualmente o a través de las tablas propias del sistema.

CREACION DE LA BODEGA DE DATOS

El desarrollo de la Bodega de Datos se hace con el objetivo de optimizar la generación y acceso detallado a la información más crítica de la organización. Una vez creada y alimentada la bodega de datos, el acceso a la información se hará a partir del software, el cual permitirá que los usuarios naveguen con facilidad por la información de la manera que lo desee.  Algunas de las características del Datamart son:Posibilidad de realizar análisis de información en múltiples dimensiones.Utilización de tecnología OLAP para optimizar los tiempos de generación de las consultas y reportes. Integración con el sistema gerencial de indicadores para hacer análisis de dril down.

ALCANCEDe acuerdo con el levantamiento de requerimientos realizado, bodega de datos a construir tendrá las siguientes características:  Datamart de Ventas:  Dimensiones  Las dimensiones indican las posibilidades de análisis y cruces información que se podrán hacer en la Bodega de Datos.Unidad de Negocio Vendedor ReferenciaLinea Cliente Regional Sucursal Forma de Pago Fecha

Medidas  Las medidas indican los posibles datos que serán analizados por los usuarios:  Venta en Cantidades Venta en Valores Costo de Ventas  

Datamart de Cartera:Dimensiones Las dimensiones indican las posibilidades de análisis y cruces información que se podrán hacer en la Bodega de Datos.  Unidad de Negocio Vendedor Cliente Regional Sucursal Fecha de Vencimiento Fecha de Emisión Rango de Edad Cartera  Medidas Las medidas indican los posibles datos que serán analizados por los usuarios: Días Valor Saldo

Datamart de Recaudo: Dimensiones  Las dimensiones indican las posibilidades de análisis y cruces información que se podrán hacer en la Bodega de Datos.  Unidad de Negocio Vendedor Cliente Regional Sucursal Forma de Pago Fecha Recaudo    Medidas Las medidas indican los posibles datos que serán analizados por los usuarios: Días Valor Saldo

Visualización de Información  Para la visualización de la información contenida en la bodega de datos, el usuario tendrá las siguientes posibilidades:  Creación ilimitada de consultas multi-dimensionales Estas son consultas personalizadas en las que el usuario podrá hacer los cruces de información que requiera y guardar dichos análisis para ser utilizados posteriormente En la implementación dejará creadas 10 consultas multi-dimensionales para que sean usadas por los usuarios. Acceso a reportes dinámicos

Estos son reportes que se dejan predefinidos y se construyen con los usuarios en el proceso de implementación. Los reportes tienen opciones de filtros y cruces de información predeterminados, de manera que dan diferentes opciones de análisis a los usuarios. La principal ventaja de los reportes son su facilidad de uso y la velocidad en su generación ya que toda la información es pre calculada.  

PARTICIPACION DE VENTAS POR LINEA

TOTAL DE VENTAS LINEA SOBRE TOTAL DE LAS VENTAS

PARTICIPACION DE VENTAS POR CLIENTE

TOTAL DE VENTAS DEL CLIENTE SOBRE TOTAL DE LAS VENTA

PARTICIPACION DE VENTAS POR REGIONAL

TOTAL DE VENTAS DE LA REGIONAL SOBRE TOTAL DE LAS VENTA

PARTICIPACION DE VENTAS POR SUCURSAL

TOTAL DE VENTAS DE LA SUCURSAL SOBRE TOTAL DE LAS VENTA

INFORMES DEVENTAS

INFORMES DE CARTERAANALISIS DE VENCIMIENTO POR REGIONAL

DIAS DE VENCIMIENTO ES IGUAL A LA FECHA DE LA FACTURA MENOS LA FECHA DE CORTE, Y ORDENADO EN FORMA DESCENDENTE

ANALISIS DE VENCIMIENTO POR SUCURSAL

DIAS DE VENCIMIENTO ES IGUAL A LA FECHA DE LA FACTURA MENOS LA FECHA DE CORTE, Y ORDENADO EN FORMA DESCENDENTE

ANALISIS DE VENCIMIENTO POR VENDEDOR

DIAS DE VENCIMIENTO ES IGUAL A LA FECHA DE LA FACTURA MENOS LA FECHA DE CORTE, Y ORDENADO EN FORMA DESCENDENTE

ANALISIS DE VENCIMIENTO POR CLIENTE DIAS DE VENCIMIENTO ES IGUAL A LA FECHA DE LA FACTURA MENOS LA FECHA DE CORTE, Y ORDENADO EN FORMA DESCENDENTE

DURACION DEL PROYECTO

De acuerdo a las necesidades detectadas hasta el momento se plantea el un cronograma de dos (3) meses para la implantación. Dicho cronograma será ajustado en la etapa de planeación del proyecto dependiendo del recurso humano disponible y de otras necesidades puntuales detectadas-

BIBLIOGRAFIALIBRO SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

JULIO AMAYA AMAYA

GOOGLEhttp://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informaci%C3%B3n_gerencial

.http://html.rincondelvago.com/sistema-de-informacion-gerencial.html

.www.ilazarte.com.ar/mt-static/blog/archives/sig_introduccion.ppt

.www.monografias.com/.../información-gerencial/

informacion-gerencial.shtml.www.bateriasmac.com.

www.coexito.com.co.

Muchas gracias