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MediFox 2014 |
Prozesse optimieren, Mitarbeiter motivieren:
Software im Spannungsfeld zwischenTheorie und Praxis
Management Kongress Altenpflege 2014
Francesca Peinze, MediFox GmbH, HildesheimAltenpflege Management-Kongress 27.03.2014
Seite 2MediFox 2014 |
Francesca Peinze, Leitung Abteilung Consulting &Training
Management Kongress Altenpflege 2014
Diplom Pflegewirtin
Fachpädagogin im Gesundheitswesen
Qualitätsmanagement Auditorin
Aufgabenbereiche
Prozessbegleitung Einführung von SoftwareBeratung im QualitätsmanagementPersonalentwicklung / Schulung
MediFox 2014 |
Management Kongress Altenpflege 2014
Agenda
1. Motivation für die Einführung von SoftwareWarum entscheiden sich Einrichtungen für die Dokumentation mit Software
2. Theorie vs. PraxisSo haben Sie es sich vorgestellt; doch die Realität sieht anders aus?
3. Best- PracticeErfolgsfaktoren für die Einführung und Umsetzung einer Softwarelösung
Seite 4MediFox 2014 |Management Kongress Altenpflege 2014
Diese Szene kennen wir alle aus der Praxis…
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In einer papierbasierten Dokumentation werden zwischen 26-36 einzelne Dokumente* für die umfassende Aufnahme eines Bewohners benötigt.
Die Dokumente sind nicht miteinander verknüpft und dadurch wenig handlungsleitend.
Im Schnitt werden 8 – 10 Arbeitsstunden benötigt um diese Dokumente auszufüllen
Daraus resultiert:
� Eine hohe Fehleranfälligkeit durch fehlende Plausibilitätsprüfung
� Doppeldokumentation
� Aufwändiger Informationstransfer
� Mitarbeiterunzufriedenheit
Unter dem Aspekt der wachsenden Anforderungen an die Dokumentation wird der Einsatz von Papier als alleiniges Dokumentationsmedium zunehmend schwierig
* Laut statistischem Bundesamt geben bundesdeutsche Einrichtungen im Sozial- und Gesundheitswesen rund 27 Milliarden Euro / jährlich für die Dokumentation aus.
Gesetze und Richtlinien erfordern ein hohes Maß an Dokumentation
Papierdokumentation noch zeitgemäß?
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� Zeitnahe, vollständige und MDK konforme Dokumentation
� Erkennen von zusätzlichen Dokumentations- und Planungsbedarfen
� Einheitliche Dokumentation in der gesamten Einrichtung
Funktionsvorsprung edv-basierter Dokumentation
� Dokumentation am Bewohnerbett, Anzeige/Wiedervorlage für noch ausstehende Assessments
� Automatische Plausibilitätsprüfungen durch intelligente Assisstenzsysteme
� Einheitliche, von der Einrichtung festgelegte Textbausteine
Dokumentationsqualität Prozessoptimierung Mitarbeiterzufriedenheit
� Zeitnahe Dokumentation ohne Informationsverlust und Vermeidung von Doppeldokumentation
� Zentrale Informationsbereitstellung für alle Bereiche
Funktionsvorsprung edv-basierter Dokumentation
� Einmal eingetragene Informationen werden in alle relevanten Bereiche übertragen und allen Abteilungen zur Verfügung gestellt
� Warnfunktionen bei kritischen Entwicklungen (z.B. BMI) und automatische Aufforderung zur Erstellung entsprechender Assessments und Definition von Maßnahmen
� Sofortige Anpassungen der individuellen Bewohnermaß-nahmen möglich; Steigerung in der Versrogungsqualität
� EDV basierte Dokumentation setzt auf Kostenreduktion
Versorgungsqualität/Kosten
� Mitarbeiter erwarten zunehmend eine moderne, edv-gestützte Arbeitsumgebung
� Zeitersparnis und Einfachheit der Dokumentation lassen mehr Zeit für die Arbeit mit den Bewohnern
Vorteile einer EDV gestützten Dokumentation -Auswahl
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Management Kongress Altenpflege 2014
Agenda
1. Motivation für die Einführung von SoftwareWarum entscheiden sich Einrichtungen für die Dokumentation mit Software
2. Theorie vs. PraxisSo haben Sie es sich vorgestellt; doch die Realität sieht anders aus?
3. Best- PracticeErfolgsfaktoren für die Einführung und Umsetzung einer Softwarelösung
Seite 8MediFox 2014 |Management Kongress Altenpflege 2014
SoftwareauswahlInstallation/
KonfigurationSchulung Livesystem
Die Einrichtungen erwarten nach kurzer Einführungszeit:
• optimale Nutzung der Software• sowie eine hohe Mitarbeiterakzeptanz
2-4 Wochen
In der Theorie sieht alles ganz einfach aus…
Seite 9MediFox 2014 |
� „das geht nicht“
� „Früher haben wir das aber so dokumentiert…“
� „Ich finde mich gar nicht mehr zurecht…“
� „Die Software ist nicht gut…“
� „Der MDK hat aber gesagt…“
� „Es ist viel zu umständlich…“
� „Ich habe keine Lust mehr…“.
� „das dauert ja viel zu lange, mit Stift und Papier bin ich schneller“
Management Kongress Altenpflege 2014
Häufig sieht die Mitarbeiterreaktion gerade zu Beginn jedoch anders aus:
Die einrichtungsspezifische Konfiguration der Software, also die individuelle Definition der Prozesse, Assessments, Textbausteine und die Mitarbeitermotivation sind eng miteinander verbunden und stellen einen kritischen Erfolgsfaktor für die Realisierung eines maximalen Nutzens aus einer EDV Einführung dar.
Individuelle EDV Konfiguration
Mitarbeiter-motivation
Was erleben die Einrichtungen in der Praxis
Seite 10MediFox 2014 |Management Kongress Altenpflege 2014
Zurück zu alten Gewohnheiten
Erhoffte Zeitersparnis tritt
nicht ein
Mehrarbeit durch Doppeldo-
kumentation
Erhoffte Qualitäts-verbesserung
kommt nicht zum Tragen
Kosten/ Nutzen?
Mögliche Ursachen
Seite 11MediFox 2014 |Management Kongress Altenpflege 2014
� Während des gesamten Veränderungsprozesse� In den Schulungs- und Umsetzungsphasen
• Prozessanalyse• Konfiguration der Software unter
Berücksichtigung einrichtungsspezifischer Abläufe und Dokumentationsstandards
Fehlende
Konzeptionsphase
• Zeitlicher Aspekt wird unterschätzt• Überforderung • Zeit- und Dokumentationsdruck
Ambitionierter Projekt-und Zeitplan
• im Auswahlprozess; „top down“ Prinzip• Im Konfigurationsprozess
Fehlende Einbindung der Mitarbeiter
Fehlende Begleitung der Mitarbeiter
Diese Szene kennen wir alle aus der Praxis…
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Agenda
1. Motivation für die Einführung von SoftwareWarum entscheiden sich Einrichtungen für die Dokumentation mit Software
2. Theorie vs. PraxisSo haben Sie es sich vorgestellt; doch die Realität sieht anders aus?
3. Best- PracticeErfolgsfaktoren für die Einführung und Umsetzung einer Softwarelösung
Seite 13MediFox 2014 |Management Kongress Altenpflege 2014
�Sondierung des Marktes
� Analyse der eigenen Prozesse
�Spezifikation der prozessseitigen Anfor-derungen
�Präsentation
�Referenzbersuch
Konfiguration Schulung Livesystem
�Abbildung der eigenen Prozessabläufe
�Layoutdefinition –Mitarbeiter sollen sich schnell zurechtfinden
�Formulierung von Textbausteinen im „hauseigenen“ Stil
�Aufbau QM- System
�Rücksprache mit Softwareanbieter über Art und Inhalte der Schulung
�Planung der Schulungstage
�Anforderung Schulungsunterlagen
�Anforderung Bedienungsanleitungen
�Überprüfung neuer Funktionen nach Up-Dates
�Regelmäßige Analyse der Arbeits- und Dokumentationsprozesse
�Regelmäßige Anpassungen vornehmen
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�Mitarbeiterbefragung im Entscheidungsprozess für die Software
�Teilnahme ausgewählter Mitarbeiter am Auswahlprozess der zukünftigen Software
�Einrichtung von Fokusgruppen, die sicherstellen, dass die Sicht der Anwender in der Konfiguration Berücksichtigung findet
�Begleitung durch das Management
�Multiplikatoren-schulungen „train thetrainer“
�Spätere Schulungen durch hauseigenes Personal erhöhen die Akzeptanz unter den Mitarbeitern
�Üben in der Testumgebung
�Kleine Testgruppen vor dem flächendeckenden Roll-Out
�Nach UpDates Testen der neuen Funktionen durch Mulltiplikatoren
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Softwareauswahl
Ausgewählte Best-practice Maßnahmen im Einführungsprozess
Seite 14MediFox 2014 |Management Kongress Altenpflege 2014
Time to say goodbye… Verabschiedung der Papierdokumentation
Seite 15MediFox 2014 |Management Kongress Altenpflege 2014
SoftwareauswahlInstallation/
KonfigurationSchulung Livesystem
6 Monate
Mitarbeiterzufriedenheit Prozessoptimierung
Realistischer Zeitplan und Mitarbeiterbindung führt zu Mitarbeiterzufriedenheit und optimierten Prozessen
Begleiten und Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter im Veränderungsprozess
Kontinuierliche Mitarbeitereinbindung
Fazit: Theorie und Praxis zusammen führen zum Erfolg
MediFox 2014 |Ende
Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!
Francesca Peinze, [email protected] 05121/ 2829. 0