prozessmanagement für den campus · ausgewählte software: adonis professional edition der boc ag...

AnlassDurchführung

Auswertung

Prozessmanagement für den Campus

Riccardo Forth

Abteilung 5 - Hochschulplanung und InformationsmanagementMartin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

11. Tagung der DFN-Nutzergruppe HochschulverwaltungMannheim, 7. Mai 2013

Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 1 / 24

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Auswertung

Gliederung

1 AnlassFragestellungenProjektstart

2 DurchführungVorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis

3 AuswertungAnalyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen


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FragestellungenProjektstart

Gliederung





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allgemeine Anlässe

neue Organisationsstrukturen an der Hochschule

Einführung von Bachelor und Master für Umsetzung desBologna-Prozesses

erhöhter Aufwand für Erstellung und Abgleich derStudienprogrammeerhöhter Aufwand für Pflege und Kontrolle derModulvoraussetzungenerhöhter Abstimmungsbedarf zwischen den Einrichtungen

konsequente Nutztung von IT in allen Einrichtungenvielfältige Einführung neuer SystemeMöglichkeiten der elektronischen Selbstbedienungsfunktionen


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Fragestellungen

Welche elektronischen und nichtelektronischen System gibt esderzeit an der Universität?

Laufen diese wirklich gut und auch gut miteinander?

Wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten im Arbeitsablauf?

Welche Anforderungen müssen an ein angepaßtesCampusmanagement gestellt werden?

Prozessmanagement:

Erhebung, Bewertung und Verbesserung der zugehörigen Prozesse


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EFRE-Verbundprojekt

konkrete Anlässe an der Universität Halle:

Wechsel in Softwaregeneration HIS-GX nach HISinOneOptimierungsprozesse in zentraler UniversitätsverwaltungEFRE-Maßnahme 41.03 „Förderung des Einsatzes neuerTechnologien im Wissenschaftsbereich und zur Schaffung vonInformations- und Wissensmanagementsystemen“

Verbundprojekt 2009 bis 2012:

Martin-Luther-Universität Halle-WittenbergHochschule Merseburg (FH)Burg Giebichenstein Kunsthochschule Halle


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Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis

Gliederung





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Vorgehen Bestandsaufnahme

Festlegung Modellierungsfokus und BetrachtungsrichtungCampusmanagement, Sicht der Hochschule

Erarbeitung strukturierte Interviews für ErhebungLeitfaden, Aufgaben, Nutzer, Kommunikation, Verbesserungen

Findung gemeinsamer Begrifflichkeit

Festlegung der Modellierungsmethodik und Notationobjektorientierte Geschäftsprozessmodellierung

Festlegung der GeschäftsprozessdarstellungAktivitätsdiagramm

Festlegung von Modellierungsrichtlinienformale Korrektheit und Einheitlichkeit der Struktur, notwendigeInformationen, Datenmodelle und Verknüpfungen


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Anforderungen an Prozessmanagementsoftware

Abbildung von Prozessmodellen und ProzesslandkartenAbbildung von IT-SystemmodellenAbbildung von DokumentensystemenAbbildung von Arbeitsumgebungsmodellen

datenbankgestützes Arbeiten und VersionierungVerknüpfung der Datenmodelle untereinanderansprechende visuelle Darstellung und einfache BedienbarkeitDokumentation und Präsentation der Ergebnisse(Analyse der Kosten und Laufzeiten)

ausgewählte Software:

Adonis Professional Edition der BOC AG


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Kernprozesse


AnlassDurchführung

Auswertung


Prozesslandkarte


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Auswertung


Bewerbung, Zulassung


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GAF Bewerbungs- und Zul.verfahren durchführen


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Auswertung


SGAF Bew.- und Zul.verfahren über HS durchführen


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Auswertung

Analyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen

Gliederung





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Analyse

1 Dokumenation der Verbesserungspotentiale2 Abgleich der Ist-Prozesse zwischen den Hochschulen auf

Unterschiede und Gemeinsamkeiten3 Erarbeitung und Dokumentation von Referenzprozessen

Untersuchung der Ist-Prozesse auf ÜberschneidungenAufgliederung in einheitliche Prozessschritteunabhängig von IT

Erarbeitung von Referenzprozessen, welche für die drei Hochschulengelten, und Identifizierung und Formulierung von hochschultypischenBesonderheiten (Volluniversität, Fachhochschule, Kunsthochschule)


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IT-unabhängige Referenzprozesse

freier Zugang zu den Referenzprozessen:

http://verwaltung.uni-halle.de/abteilung_5/efre/projektphasen/ unterErgebnisse der Phase „Analyse“


http://verwaltung.uni-halle.de/abteilung_5/efre/projektphasen/

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Einführungsprojekte für HISinOne

Ziel (außerhalb des EFRE-Projektes):

parallele Einführungsprojekte für CampusmanagementHISinOne an Hochschulen mit extra Projektgruppen

Aufgaben:

Abgleich der Ist-Prozesse mit HISinOne-ReferenzprozessenUnterstützung der Arbeitgruppen der EinführungsprojekteHISinOneErarbeitung und Dokumenation von Soll-Prozessen

Probleme:Produktreife HISinOne eingeschränktkeine kompletten Soll-Prozesse über vollständigesCampusmanagement HISinOne


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unmittelbarer Nutzen des Prozessmanagements

umfangreiche Abbildung der Geschäftsprozesse imCampusmanagement

solide Basis für Erstellung von Fachkonzepten und für einenIT-Systemwechsel

Unterstützung von Projekten bzgl. Vorgehensweise für eineProzessaufnahme und -darstellung

Unterstützung bei der Veränderung hochschulinterner Prozesse

hochschulübergreifende Standardisierung interner Prozesse aufBasis der Referenzprozesse

intensive Zusammenarbeit der drei Hochschulen

Erweiterung und Ergänzung der HIS-Referenzprozesse undBetrachtung nicht-IT-gestützter Prozesse


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zukünftiger Nutzen des Prozessmanagements

Unterstützung der Arbeitsgruppen der EinführungsprojekteHISinOne-Campusmanagement

Unterstützung bei Veränderung hochschulinterner Prozessekontinuierliche Aufnahme und Anpassung der ProzesseErweiterung auf Prozesse außerhalb des CampusmanagementsUnterstützung von Prozessoptimierungen in zentraler unddezentraler Verwaltung

Fortführung der engen Zusammenarbeit der drei Hochschulen

Bekenntnis:Kanzler der drei Hochschulen haben sich mit Ende des Projektesexplizit für die Fortschreibung der gelebten hochschulübergreifendenZusammenarbeit bekannt.


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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


AnhangKontaktdatenProjektablaufSoftware

Kontaktdaten

Riccardo Forth

Anschrift: Martin-Luther-Universität Halle-WittenbergAbteilung 5 - Hochschulplanung und InformationsmanagementReferat 5.2 - Qualitätssicherung und Berichtswesen06099 Halle (Saale)

Telefon: (03 45) 55-2 13 37E-Mail: [email protected]



zeitlicher und personeller Projektablauf09/2009 01/2010 01/2011 01/2012 01/2013

M1 M2 M3 M4

Phase1

Phase2

eingebundenes Personal HS

a) Projektkoordination (MLU)

b) Bestandsaufnahme (MLU)

e) Analyse (MLU)

f) praktische Verfahren (MLU)

c) Bestandsaufnahme (HKD)

g) praktische Verfahren (HKD)

d) Bestandsaufnahme (HSM)

h) praktische Verfahren (HSM)



Kandidaten für Prozessmanagementsoftware

Stand 2009:

Adonis Professional Edition (Zuschlag EFRE-Verbundprojekt)www.boc-group.com/de/produkte/adonis

Aeneiswww.intellior.ag

Aris Business Architectwww.softwareag.com/de/products/aris_platform

Bonapart Professionalwww.btc-ag.com/de/bonapart.htm

Income Suitesycat Process Designer prowww.sycat.de/de/software-bpm


http://www.boc-group.com/de/produkte/adonis

http://www.intellior.ag

http://www.softwareag.com/de/products/aris_platform

http://www.btc-ag.com/de/bonapart.htm

http://www.sycat.de/de/software-bpm

prozessmanagement für den campus · ausgewählte software: adonis professional edition der boc ag...

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