PRZEJRZYSTOŚĆ I INTEGRALNOŚĆ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Zapewnienie przejrzystości w zamówieniach publicznych w sytuacjach kryzysowych: Zalecenia

2

We współpracy z:

Zamówienia publiczne w sytuacji kryzysowej w związku z

COVID-19

Wprowadzenie

Pandemia COVID-19 wymaga od władz publicznych zamawiania towarów i usług z sektora prywatnego w bezprecedensowo pilnym trybie. W czasie tego kryzysu szybkie decyzje i przydział środków mogą często decydować o ludzkim życiu i śmierci.

Rozumiejąc potrzebę prowadzenia zamówień publicznych w niezwykle pilnym trybie, w dniu 1 kwietnia 2020 r. Komisja Europejska opublikowała wytyczne dotyczące stosowania ram prawnych w zakresie zamówień publicznych podczas kryzysu wywołanego przez COVID-19.1 Zgodnie z tymi wytycznymi, „procedura negocjacyjna bez publikacji ogłoszenia” może być stosowana w pewnych okolicznościach, co dopuszcza art. 32 dyrektywy UE w sprawie zamówień publicznych 2014/24.2

Oznacza to, że rząd może bezpośrednio udzielić zamówienia wybranemu wcześniej przedsiębiorstwu, zamiast stosować zwykłą procedurę konkurencyjną (tak zwane procedury otwarte, ograniczone lub konkurencyjne z negocjacjami). Pozwala to nabywcom publicznym na nabycie towarów i usług w możliwie najkrótszym czasie (w ciągu kilku dni, a nawet godzin).

Jednakże, chociaż elastyczność jest niezbędna, aby zapewnić dostawy do potrzebujących ich osób, nie powinna ona zagrażać przejrzystości. Przejrzystość i otwarte dane są niezwykle ważne dla uniknięcia korupcji w zamówieniach publicznych. Nie inaczej jest w czasach kryzysu. Jak pokazują wcześniejsze kryzysy zdrowotne na świecie, takie jak wirus Ebola i świńska grypa, istnieją osoby, które chcą skorzystać na cudzym nieszczęściu i korupcja kwitnie, kiedy instytucje i nadzór są osłabione. Zamówienia publiczne już teraz stanowią najważniejsze zagrożenie

1 Komunikat Komisji, Wytyczne Komisji Europejskiej w sprawie stosowania ram prawnych dotyczących zamówień

publicznych w sytuacji nadzwyczajnej związanej z kryzysem wywołanym przez COVID-19 2020/C 108 I/01 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.CI.2020.108.01.0001.01.ENG#ntc5-CI2020108EN.01000101-E0005

2 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień

publicznych i uchylająca dyrektywę 2004/18/WE, Tekst mający znaczenie dla EOG, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32014L0024

4

korupcyjne dla rządu,3 jak zgodnie stwierdzają OECD, Komisja Europejska i UNODC.4 5 6 Sama skala rynku – rządy wydają co roku7 ponad 9,5 biliona dolarów na zamówienia publiczne – oraz jego ogólna nieprzejrzystość i możliwości dyskretnego działania urzędników stwarzają poważne zagrożenie korupcyjne. Zamówienia publiczne w sytuacji kryzysowej stwarzają jeszcze większe ryzyko nadużyć, ponieważ mogą obejmować zamówienia z wyłącznego źródła, przyspieszone terminy, przedpłaty i ogólną walkę o zabezpieczenie dostaw, która może minimalizować należytą staranność i kontrolę dostawców.

W UE, nawet w normalnych warunkach, 28 procent przypadków korupcji w sektorze ochrony zdrowia jest związanych z zamówieniami na sprzęt medyczny.8 Wyższe ryzyko wystąpienia korupcji w czasie tego kryzysu sprawia, że niezwykle ważne jest zapewnienie przejrzystości wszelkich nadzwyczajnych zamówień publicznych.

Niniejszy dokument zawiera zalecenia dla rządów dotyczące sposobów zapewnienia przejrzystości podczas stosowaniu procedur zamówień publicznych w sytuacjach nadzwyczajnych w czasie kryzysu COVID-19 i wyjaśnia, dlaczego jest to tak ważna kwestia.

3 https://www.open-contracting.org/wp-content/uploads/2018/10/OCP2018-IdiotsGuide-Open-Contracting-1.pdf

4 http://www.oecd.org/gov/ethics/public-procurement.htm.

5 http://ec.europa.eu/dgs/home-affairs/e-library/documents/policies/organized-crime-and-human-trafficking/

corruption/docs/acr_2014_en.pdf, s.21

6 UN Office of Drugs and Crime. 2013. Guidebook on anti-corruption in public procurement and the management of

public finances. s.1.

7 Center for Global Development. Listopad 2014. Publishing Government Contracts. Addressing Concerns and

Easing Implementation. s. ix.

8 http://ti-health.org/wp-content/uploads/2017/01/Making_The_Case_for_Open_Contracting_TI_PHP_Web.pdf

5

Zalecenia dotyczące zapewnienia przejrzystości w

zakresie zamówień publicznych w sytuacjach

nadzwyczajnych

1. Stosowanie procedury zamówień nadzwyczajnych musi być

uzasadnione, udokumentowane i podane do wiadomości publicznej

2. Zamówienia nadzwyczajne stanowią wyjątek, a nie regułę i w każdym

przypadku rekomendujemy poddawanie ich indywidualnej ocenie

3. Dane dotyczące zamówień nadzwyczajnych powinny być

scentralizowane na krajowych portalach e-zamówień

4. Żeby utrzymać zaufanie społeczeństwa, należy opublikować

kompletne informacje

5. Dane dotyczące zamówień publicznych powinny być otwarte i

powszechnie dostępne

6. Portale e-zamówień zalecamy aktualizować w jak najkrótszym czasie

7. Zachowanie przejrzystości jest konieczne w celu uniknięcia

zawyżania cen.

8. Dane dotyczące zamówień powinny być otwarte, pomaga to zachować

należytą staranność wobec dostawców i zapobiegać oszustwom

9. Należy upubliczniać informacje o kartelach przetargowych i sankcjach

za nieuczciwą działalność

10. Elementem procesu powinna być współpraca ze społeczeństwem

obywatelskim, dziennikarzami śledczymi i informatorami

6

Zalecenia dotyczące zapewnienia przejrzystości w zakresie

zamówień publicznych w sytuacjach nadzwyczajnych

1. Stosowanie procedury zamówień nadzwyczajnych musi być uzasadnione,

udokumentowane i podane do wiadomości publicznej

Problem: W normalnych warunkach zasady udzielania zamówień publicznych gwarantują, że organy publiczne przestrzegają sprawiedliwych i rozsądnych procedur, które wspierają otwartą konkurencję. W nadzwyczajnych sytuacjach władze publiczne mogą jednak przystąpić do „procedury negocjacyjnej bez publikacji ogłoszenia”, która zasadniczo oznacza bezpośrednie przyznanie zamówienia wstępnie wybranemu przedsiębiorstwu.

Kryzys wywołany przez COVID-19 nie daje jednak rządom wolnej ręki do kontraktowania wedle swojego uznania. Decyzja o bezpośrednim przyznaniu zamówienia musi być uzasadniona. Zgodnie z dyrektywą UE, organy publiczne mogą bezpośrednio przyznawać zamówienia wyłącznie ze względu na wyjątkowo pilną potrzebę spowodowaną nieprzewidywalnymi zdarzeniami, sprawiającymi, że terminy przeprowadzenia normalnej procedury nie mogą być dotrzymane.

W przypadku każdej procedury nadzwyczajnej organ publiczny musi wydać sprawozdanie uzasadniające jego decyzję. Upublicznienie tego sprawozdania, tak aby osoby odpowiedzialne za wydatkowanie publicznych pieniędzy mogły zostać pociągnięte do odpowiedzialności jest nie tylko dobrą praktyką, ale pozwala to także zabezpieczyć się przed wszelkimi roszczeniami przedstawianymi w związku z nadzwyczajnym zamówieniem publicznym przez innego potencjalnego dostawcę. Publikacja uzasadnienia stanowi również zabezpieczenie dla zakontraktowanej spółki, świadczące, że zastosowanie wyjątku proceduralnego jest uzasadnione. Słabo udokumentowane decyzje niosą ze sobą ryzyko zakwestionowania i podważenia wymogów audytu po zakończeniu kryzysu.

Zalecenia:

⮚ Wszystkie strony muszą zapewnić należyte udokumentowanie decyzji podjętych w trakcie realizacji zamówień nadzwyczajnych.

⮚ Organy publiczne powinny ocenić, czy są upoważnione do bezpośredniego udzielania zamówienia i zachować pisemne uzasadnienie.

7

⮚ Uzasadnienie to powinno zostać opublikowane publicznie, aby budować zaufanie publiczne i stanowić zabezpieczenie przed potencjalnymi przyszłymi roszczeniami.

2. Zamówienia nadzwyczajne stanowią wyjątek, a nie regułę i w każdym

przypadku rekomendujemy poddawanie ich indywidualnej ocenie

Problem: Chociaż zakupy dokonywane podczas kryzysu COVID-19 mogą być klasyfikowane jako nieprzewidziane i w związku z tym uzasadniają bezpośrednie udzielanie zamówień, kryzys ten nie może i nie powinien być wykorzystywany jako uniwersalne uzasadnienie dla wszystkich zamówień, które są realizowane w czasie tego kryzysu. Należy dokonywać bieżącej oceny tego, czy bezpośrednie przyznanie zamówienia jest uzasadnione. W miarę upływu czasu, to co być może jest nieprzewidywalne obecnie, może nie być nieprzewidywalne w przyszłości.

Europejski Trybunał Sprawiedliwości wymaga, aby stosowanie procedury nadzwyczajnej miało charakter wyjątkowy oraz aby wszystkie warunki uzasadniające jej zastosowanie były spełnione łącznie i były interpretowane w sposób zawężający.9

Zamówienia nadzwyczajne powinny zatem ograniczać się do tego, co jest absolutnie niezbędne zarówno pod względem przedmiotu zamówienia, jak i czasu trwania umowy. Zakupy bezpośrednie mogą być dokonywane w celu zaspokojenia najpilniejszych potrzeb i zapełnienia luki do czasu znalezienia bardziej stabilnych rozwiązań, takich jak kontrakty ramowe na dostawy i usługi, które mogą być udzielane w drodze regularnych procedur (w tym tzw. procedur przyspieszonych, w przypadku których terminy są krótsze, ale zastosowanie mają inne aspekty przepisów dotyczących zamówień).

Zalecenie: Korzystanie z zamówień nadzwyczajnych jest wyjątkiem, a nie regułą, nawet w czasie kryzysu. Organy publiczne powinny przeprowadzić osobną ocenę przed udzieleniem jakiegokolwiek kolejnego lub dodatkowego zamówienia, aby upewnić się, że wszystkie warunki są nadal spełnione, w szczególności w celu sprawdzenia, czy okoliczności pozostają nieprzewidywalne.

9 zob. np. sprawy C-275/08, Komisja przeciwko Niemcom, oraz C-352/12, Consiglio Nazionale degli Ingegneri

8

3. Dane dotyczące zamówień nadzwyczajnych powinny być scentralizowane na

krajowych portalach e-zamówień

Problem: Aby umożliwić audyt zamówień związanych z COVID-19, wszystkie umowy dotyczące zamówień nadzwyczajnych powinny być publikowane w Internecie i powinny być wyraźnie identyfikowalne jako umowy dotyczące zamówień nadzwyczajnych.

Pewne najlepsze praktyki w tym zakresie zostały już określone. Zamówienia nadzwyczajne powinny być oznaczone jako COVID-19, aby umożliwić ich gromadzenie i publiczne udostępnianie na krajowych i lokalnych portalach zamówień publicznych na specjalnym panelu nawigacyjnym lub stronie.

W Kolumbii wszystkie dane dotyczące umów związanych z COVID-19 muszą być ujawniane w otwartym formacie za pomocą rządowej platformy e-zamówień.10 Na Ukrainie podmioty zamawiające muszą zgłaszać i publikować swoje zamówienia w ciągu jednego dnia od podpisania umowy; utworzono także specjalny panel nawigacyjny dla spraw związanych z COVID-19 w celu zapewnienia lepszej sprawozdawczości i analizy.11 W Portugalii Instytut Zamówień Publicznych (IMPIC) stworzył otwarty zbiór danych na krajowym portalu otwartych danych, podlegający cotygodniowej aktualizacji, w celu publikowania wszystkich zamówień publicznych udzielanych z zastosowaniem nadzwyczajnych ram prawnych.12

Utworzenie specjalnej sekcji na temat krajowych portali e-zamówień w celu publikowania zamówień nadzwyczajnych i/lub wszystkich umów związanych z COVID-19 ułatwia ich analizę, monitorowanie i ocenę oraz pomaga w zachowaniu odpowiedzialności publicznej. Może to również odegrać ważną rolę w pomaganiu innym nabywcom składającym zamówienia nadzwyczajne w nawiązaniu kontaktu z dostawcami i w lepszej koordynacji działań rządu.

10https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiMGQ5YTkwNzItZWVhMC00ZTgxLWJmYzgtODE1NWE0ZGZmNDV

kIiwidCI6IjdiMDkwNDFlLTI0NTEtNDlkMC04Y2IxLTc5ZDVlM2Q4YzFiZSIsImMiOjR9

11 https://bi.prozorro.org/hub/stream/aaec8d41-5201-43ab-809f-3063750dfafd

12http://www.base.gov.pt/Base/en/SearchResults?type=contratos&query=texto%3D%26tipo%3D1%26tipocontrato

%3D0%26cvp%3D%26adjudicante%3D%26adjudicataria%3D%26desdeprecocontrato%3D%26ateprecocontrato%3D%26desdedatacontrato%3D%26atedatacontrato%3D%26desdedatapublicacao%3D%26atedatapublicacao%3D%26desdeprazoexecucao%3D%26ateprazoexecucao%3D%26pais%3D0%26distrito%3D0%26concelho%3D0

9

Zalecenie: Wszystkie dane dotyczące zamówień publicznych związanych z COVID-19, zarówno w sytuacjach nadzwyczajnych, jak i innych, powinny być publikowane w specjalnej sekcji na krajowych portalach e-zamówień.

4. Żeby utrzymać zaufanie społeczeństwa, należy opublikować kompletne

informacje

Problem: Wysoki poziom swobody w podejmowaniu decyzji dawany władzom publicznym w drodze zamówień publicznych w trybie pilnym może stworzyć podatny grunt dla korupcji i ewentualnych skandali. W celu uniknięcia korupcji i zapewnienia zaufania publicznego, władze publiczne powinny dołożyć wszelkich starań, aby działać uczciwie. Pełna publikacja zarówno informacji o przyznaniu zamówień, jak i dokonanych płatnościach na kluczowych etapach procedury jest ważnym środkiem kontrolnym przeciwko korupcji, pomagającym identyfikować ważne sygnały ostrzegawcze. Jest to również konieczne, aby powstrzymać przedsiębiorstwa przed zawyżaniem cen i niedostateczną realizacją dostaw i usług.

Zalecenia: Władze publiczne powinny zapewnić właściwe dokumentowanie zamówień udzielanych w czasie tego kryzysu. Władze publiczne powinny publikować informacje o każdym przyznanym zamówieniu nadzwyczajnym:

● Uzasadnienie decyzji o zastosowaniu procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia, wskazujące na istnienie rzeczywistych przyczyn uzasadniających wyjątkową pilność procedury, nieprzewidywalność wydarzeń, które doprowadziły do konieczności zastosowania wyjątkowej pilności, w związku z czym niemożliwe jest zachowanie zwykłych ram czasowych, a odpowiedzialności za tą sytuację nie można przypisać organowi publicznemu

● Uzasadnienie dokonanego wyboru dostawcy ● Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia ● Pełna treść umowy na zamówienie nadzwyczajne (z minimalnym zredagowaniem

informacji poufnych) ● Szczegółowa rozpiska cen nabywanych towarów/ usług ● Warunki płatności i dostawy oraz późniejsze płatności w ramach realizacji kluczowych

etapów ● Wartość umowy (wraz z uzasadnieniem, jeżeli wartość ta jest wyższa od oczekiwanej)

10

● Szczegółowa ocena oferty w celu wymiany doświadczeń i wiedzy ze społeczeństwem i innymi instytucjami zamawiającymi.

5. Dane dotyczące zamówień publicznych powinny być otwarte i powszechnie

dostępne

Problem: Dane o zamówieniach są najbardziej przydatne do celów analizy i ustalenia odpowiedzialności, gdy są publikowane w ustrukturyzowanych, otwartych formatach zgodnie z przejrzystym schematem i udostępniane do pobrania za pośrednictwem API. Rządy powinny ustandaryzować format, w jakim udostępniane są informacje o umowach zawieranych w sytuacji kryzysowej, publikując je w formatach otwartych, możliwych do pobrania i odczytu maszynowego.

Jeśli to możliwe, informacje te powinny być publikowane w standardzie otwartych danych kontraktowych (OCDS),13 który jest standardem otwartych danych do publikacji ustrukturyzowanych informacji na wszystkich etapach procesu kontraktowania: od planowania do realizacji. Kluczowe elementy standardu obejmują nadanie każdemu zamówieniu niepowtarzalnego identyfikatora oraz publikowanie danych w otwartych formatach. Z systemu OCDS korzysta już ponad 25 krajów, miast i regionów, włączając kilka w Europie, i jest on już wykorzystywany do zestawiania informacji o zamówieniach publicznych związanych z COVID-19.

Zalecenie: Wszystkie dane dotyczące udzielania zamówień w sytuacjach awaryjnych powinny być dostępne w otwartych, możliwych do pobrania i odczytania maszynowego formatach, najlepiej publikowanych w formacie Open Contracting Data Standard.

Każdy proces udzielania zamówień powinien obejmować: ● Unikalny identyfikator Open Contracting ID (OCID); ● Terminowe publikowanie informacji na każdym etapie, z regularnymi aktualizacjami; ● Dane dostarczane w ustrukturyzowanych formatach plików nadających się do odczytu

maszynowego, takich jak CSV, JSON i XML;

13 Standard otwartych danych kontraktowych (OCDS) jest podstawowym produktem Open Contracting Partnership.

Jest to standard otwartych danych służący do publikowania uporządkowanych informacji na wszystkich etapach procesu udzielania zamówień: https://www.open-contracting.org/data-standard/

11

● Unikalne identyfikatory instytucji zamawiających i oferentów. Platformy e-zamówień powinny zapewnić:

● Regularne publikacje danych, z danymi publikowanymi w plikach zbiorczych możliwych do pobrania jako CVS lub poprzez interfejs programowania aplikacji (API);

● Powiązanie takich informacji z innymi zestawami danych.

6. Portale e-zamówień zalecamy aktualizować w jak najkrótszym czasie

Problem: W okresach wyjątkowej presji w zakresie zamówień na dostawy pilnej potrzeby rządy mogą nie być w stanie aktualizować portali e-zamówień, ponieważ decyzje o zamówieniach nadzwyczajnych mogą być podejmowane na przykład podczas kontaktu osobistego lub telefonicznego – jest to technika zakupów zaakceptowana przez Komisję w celu przyspieszenia realizacji zamówień bezpośrednio związanych z COVID-19.

Elastyczność w zakresie nabywania towarów i usług związanych z sytuacjami kryzysowymi nie powinna mieć jednak zastosowania do terminowego prowadzenia dokumentacji dotyczącej zamówień składanych w sytuacjach kryzysowych. Jeżeli nie jest możliwa natychmiastowa aktualizacja portali e-zamówień o informacje dotyczące zamówień związanych z COVID-19, rządy powinny dokonać aktualizacji swoich portali w jak najkrótszym możliwym czasie.

Presja na szybkie zakupy w czasie tego kryzysu nie powinna być wykorzystywana jako pretekst do późnego i niewłaściwego prowadzenia dokumentacji.

Władze powinny aktualizować swoje portale zakupowe w możliwie najkrótszym czasie. Mogą zdarzyć się jednak sytuacje, w których informacje o zamówieniach interwencyjnych są przechowywane, ale nie zostały jeszcze opublikowane. Jeżeli np. dziennikarze będą pytać o konkretne zakupy, podczas konferencji prasowej lub poprzez kontakt z rzecznikiem, to urzędnicy powinni udzielić odpowiedzi. Następnie informacja powinna zostać niezwłocznie opublikowana na portalu zamówień publicznych.

Zalecenie: Władze powinny przechowywać wszystkie dane i informacje dotyczące podejmowanych decyzji o zakupach dokonanych w czasie kryzysu oraz aktualizować swoje portale e-zamówień w możliwie najkrótszym czasie. Informacje o zamówieniach interwencyjnych należy przekazywać dziennikarzom w odpowiedzi na ich pytania, po czym natychmiast publikować online.

12

7. Zachowanie przejrzystości jest konieczne w celu uniknięcia zawyżania cen.

Problem: Niedobór środków i sprzętu medycznego oraz tempo, w jakim są one wykorzystywane, powodują wzrost cen. Ze względu na popyt, wzrost cen niektórych produktów jest normalny. Jednak zjawisko to jest nasilone poprzez „śrubowanie cen”, gdy dostawcy – działając pojedynczo lub w zmowie – żądają jeszcze wyższych niż normalnie cen, wiedząc, że rządy nie mają innego wyjścia, jak tylko zapłacić, ponieważ odmowa oznaczałaby brak środków medycznych, co mogłoby prowadzić do kolejnych zgonów.

Rządy muszą przyjąć do wiadomości, że śrubowanie cen stanowi problem i podjąć odpowiednie działania, aby go uniknąć. Posiadanie otwartych danych na temat zamówień publicznych i cen płaconych w czasie kryzysu sprawia, że proces zamówień staje się przejrzysty. Oznacza to, że organizacje nadzorcze mogą skutecznie oceniać rynek, co pozwala na zauważenie zjawiska zawyżania cen i łatwiejsze zauważenie sygnałów ostrzegawczych wskazujących na zmowę. Bez możliwości ukrycia się, pozbawieni skrupułów dostawcy nie są w stanie praktykować zawyżania cen i muszą oferować rządom uzasadnione ceny.

Chociaż ceny mogą być wyższe, niż można by tego oczekiwać na zwykłym rynku, do wszelkich nienormalnie wysokich cen należy podchodzić z ostrożnością. Istnieją również pewne mechanizmy, z których mogą korzystać organy publiczne, takie jak zawieranie umów obejmujących obniżenie cen w okresie obowiązywania umowy. W przypadku gdy nie jest to możliwe, uzasadnienie tak wysokich kosztów nabycia powinno być dokumentowane i przechowywane do celów przyszłych audytów.

Rządy mają obowiązek unikać płacenia za towary i usługi po zawyżonych cenach i powinny wdrożyć mechanizmy przeciwdziałania temu zjawisku. Na przykład, aby rozwiązać problem śrubowania cen, rząd indyjski uruchomił infolinię dla obywateli, umożliwiającą zgłaszanie produktów sprzedawanych powyżej zalecanej ceny14 detalicznej, a firmy takie jak Amazon

14 https://www.thehindu.com/news/cities/bangalore/covid-19-govt-steps-in-to-check-inflated-price-of-

masks/article30994148.ece

13

aktywnie usuwały oferty, które ich zdaniem zawyżają ceny lub fałszywie reklamują produkty jako zdolne do wyleczenia choroby lub ochrony przed wirusem.15

Zalecenie: Rządy powinny podjąć działania mające na celu osiągnięcie korzystnego stosunku jakości do ceny w ramach zamówień nadzwyczajnych oraz wprowadzić mechanizmy zapobiegające zawyżaniu cen na rynku. Rządy powinny:

⮚ Stale poszukiwać dobrego stosunku wartości do ceny nawet podczas trwania tego kryzysu

⮚ Wprowadzać mechanizmy obniżania cen w zamówieniach nadzwyczajnych o dużej wartości

⮚ Dokumentować uzasadnienia zakupów towarów pilnej potrzeby o nienormalnie wysokich cenach

⮚ Zachęcać podmioty zamawiające do koordynowania i prowadzenia wspólnych zamówień zamiast konkurowania o ten sam produkt lub usługę (jeżeli zamówienia związane z COVID-19 nie są scentralizowane)

⮚ Przeprowadzać doraźne przeglądy umów nadzwyczajnych w celu ustalenia, czy osiągnięto nienormalne zyski przy zastosowaniu postanowień dotyczących wycofania się, aby zapobiec zjawisku śrubowania cen

8. Dane dotyczące zamówień powinny być otwarte, pomaga to zachować

należytą staranność wobec dostawców i zapobiegać oszustwom

Problem: Pośpiech rządów w reagowaniu na kryzys może prowadzić do niewłaściwego pozyskiwania źródeł, korzystania z usług niewykwalifikowanych dostawców i źle napisanych umów. W czasie kryzysu nadzór może być osłabiony, a w konsekwencji oszustwa mogą występować na większą skalę. Dysponując otwartymi danymi na temat zamówień nadzwyczajnych, połączonymi z otwartymi rejestrami firm i rejestrami własności, rządy mogą usprawnić zarządzanie łańcuchem dostaw, ułatwić wyszukiwanie dostawców i przeprowadzić niezbędne weryfikacje due diligence w stosunku do nowych dostawców.

15 https://www.cbsnews.com/news/coronavirus-price-gouging-amazon-suspends-3900-sellers/

14

Publikowanie informacji w formie otwartych danych może przynieść korzyści rządom, umożliwiając lepszą analizę i wgląd w zarządzanie łańcuchem dostaw w oparciu o dane. Pozwala to innym podmiotom na korzystanie z takich informacji (w tym innym organom publicznym z tego samego i innych krajów, dziennikarzom, przedsiębiorstwom i organizacjom nadzorczym społeczeństwa obywatelskiego), na dzielenie się danymi i łączenie ich, dodawanie do nich wartości i analizowanie ich w celu określenia występujących wzorców, problemów i możliwości.

Szybkość, z jaką potrzebne są informacje oznacza, że podmioty muszą pracować na podstawie danych, a nie dokumentacji papierowej. Publikowanie otwartych danych na temat materiałów medycznych i dostawców już teraz ułatwia korzystanie z narzędzi do wyszukiwania dostawców, które mogą pomagać rządom w znalezieniu odpowiednich dostawców. Bezpłatna platforma Openopps, która gromadzi i udostępnia otwarte dane o przetargach od rządów z całego świata,16 posiada specjalną stronę poświęconą COVID-19, oferującą informacje o dostawcach na całym świecie, którzy na przestrzeni ostatnich trzech lat wygrali przetargi na artykuły, które będą potrzebne w odpowiedzi na pandemię. Takie narzędzia pomagają nabywcom znaleźć odpowiednich dostawców, gdy sprzedawcy, z których usług zazwyczaj korzystają, są niedostępni. Pomaga to również w monitorowaniu tych procesów przez dziennikarzy i organizacje nadzorcze społeczeństwa obywatelskiego, które będą w stanie zidentyfikować wszelkie luki w danych. Jednak takie narzędzia będą działać tylko wtedy, gdy dane dotyczące zamówień będą otwarte.

Otwarte dane mogą być również pomocne dzięki wspieraniu należytej staranności. Kluczowe znaczenie dla rządu ma zrozumienie, z kim obecnie zawiera transakcje, nie tylko aby ustalić, czy szybko realizowane zamówienia są udzielane legalnie działającym firmom17 z pewnym doświadczeniem w dostarczaniu sprzedawanych towarów, ale także aby uniknąć handlu ze znanymi skorumpowanymi podmiotami. Posiadanie otwartych rejestrów przedsiębiorstw i rejestrów własności pomoże rządom w przeprowadzaniu weryfikacji due diligence potencjalnych dostawców. Pozwoli to rządom uniknąć zawierania umów z fałszywymi „firmami”, które nagle pojawiły się w czasie kryzysu, twierdząc, że sprzedają sprzęt medyczny.

16 https://www.openopps.com/

17 https://www.dw.com/en/coronavirus-police-bust-massive-face-mask-scam/a-53123078

15

Zalecenie: Rządy powinny udostępniać dane o zamówieniach publicznych realizowanych w trybie nadzwyczajnym w formie danych otwartych, a także posiadać otwarte rejestry spółek i rejestry praw własności. Pozwoli to nie tylko na zarządzanie łańcuchem dostaw, ale również ułatwi znajdowanie nowych dostawców i przeprowadzenie analizy due diligence w stosunku do tych dostawców.

9. Należy upubliczniać informacje o kartelach przetargowych i sankcjach za

nieuczciwą działalność

Problem: Biorąc pod uwagę zwiększone ryzyko nadużyć finansowych i korupcji w czasach kryzysu, rządy powinny dopilnować, że osoby zaangażowane w proces udzielania zamówień, zarówno urzędnicy państwowi, jak i dostawcy z sektora prywatnego, są świadome konsekwencji łamania prawa.

Regularne publikowanie informacji o sankcjach nakładanych na przedsiębiorstwa w czasie tego kryzysu może pomóc w odstraszeniu osób, które myślą o popełnieniu oszustw, a także może na bieżąco informować opinię publiczną i publiczne organy nadzoru o działaniach podejmowanych przez rząd w celu zapewnienia właściwego wydatkowania środków przeznaczonych na reakcję na pandemię.

Zalecenie: Aby ograniczyć pokusę nieuczciwego wykorzystania tego kryzysu przez urzędników publicznych lub przedsiębiorstwa prywatne, należy szeroko nagłaśniać potencjalne sankcje za oszustwa, nakładane na tych, którzy prowadzą nieuczciwą działalność lub tworzą kartele przetargowe w czasie kryzysu, które to sankcje mają działać odstraszająco. Wszelkie sankcje nałożone na przedsiębiorstwa w czasie tego kryzysu powinny być szeroko nagłaśniane.

10. Elementem procesu powinna być współpraca ze społeczeństwem

obywatelskim, dziennikarzami śledczymi i informatorami

Problem: W czasie kryzysu nawał obowiązków urzędników państwowych jest bardzo wysoki, co oznacza słabszy nadzór i monitorowanie spraw. To właśnie w takich okolicznościach rozwijają się korupcja i oszustwa. Aby rozwiązać ten problem, rządy powinny zwrócić się do społeczeństwa obywatelskiego, dziennikarzy śledczych i informatorów.

16

Dzięki otwartości i przejrzystości danych dotyczących zamówień publicznych w sytuacjach kryzysowych, społeczeństwo obywatelskie i dziennikarze śledczy mogą stać się cennymi sprzymierzeńcami, analizując informacje dotyczące zamówień i prowadząc dochodzenia w sprawie dostawców w celu zapewnienia efektywnej alokacji zasobów.

Informatorzy również stanowią cenne narzędzie w wykrywaniu korupcji w ramach zamówień nadzwyczajnych. Dzięki bliskiemu kontaktowi z systemem zamówień publicznych mogą oni skutecznie przyczyniać się do wykrywania niezgodnych z prawem procedur w zakresie zamówień publicznych, ujawniając informacje, które mogą nie być łatwo dostępne lub oczywiste. Dlatego ich ochrona przyczynia się do walki z korupcją. Zgodnie z dyrektywą w sprawie informowania o nieprawidłowościach,18 rządy powinny zapewnić wdrożenie odpowiednich kanałów składania takich zgłoszeń oraz ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości.

Zalecenie: W czasie tego kryzysu rządy powinny dążyć do nawiązania innowacyjnych partnerstw ze społeczeństwem obywatelskim i dziennikarzami śledczymi. Udostępniając dane dotyczące zamówień publicznych, organizacje społeczeństwa obywatelskiego i dziennikarze śledczy mogą działać jako rządowi sojusznicy, analizując dane w celu zapewnienia sprawiedliwego i efektywnego wydatkowania środków publicznych. Osobom zgłaszającym nieprawidłowości należy udostępnić odpowiednie kanały składania zgłoszeń i środki ochrony.

18 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony

osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa unijnego