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SMARTMEDIAInteligencia Integral en Comunicacin, S.C.
Nm. Documento PSDG005Versin V1Fecha 09 nov-2010PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
Fuera del sistema informtico es una copia no controladaPS-DG-005
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Seccin Pgina
1. Mapa del proceso 22. Descripcin del proceso 33. Requisitos: de los Clientes, del Producto, Legales y Reglamentarios 94. Mediciones del Proceso 105. Producto No-Conforme. 126. Procedimientos relacionados 137. Herramientas informticas usadas para el control del proceso. 138. Mejora: Acciones correctivas y preventivas. 149. Autorizaciones 14
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Num. Documento PS GG - 001Versin 1 AFecha 10 agosto 2010PROCESO: Gerencia General
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1. MAPA DEL PROCESO
Nombre del proceso Proceso Gerencia Administrativa
Propsito del proceso
Organizar, establecer y llevar a cabo los procedimientos de trabajo de ndole administrativa y contable.Disear polticas de control de las distintas operaciones que realiza la empresa, establecer su constante actualizacin yseguimiento tales como flujo de efectivo, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, y los aspectos fiscales y de auditora entreotros.Proporcionar informacin financiera a la Direccin General para la toma de decisiones.Disear y manejar los reportes de la tesorera y las proyecciones financieras.Emitir las nminas de sueldos y salarios, controlar el rea de capital humano, establecer y controlar el pago a proveedores ypago respectivo de impuestos derivado de las entidades de gobierno correspondientes.
Dueo del proceso Mario Ramrez Garca
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ENTRADAS PROCESO SALIDAS
PROVEEDOR INSUMOACTIVIDADTESORERA
PRODUCTOOBTENIDO
CLIENTE
Bancos
- Saldos y movimientosva internet.
- Comprobantes depago va internet.
-
Chequera
- Efecta una consulta de saldos y movimientos delas diferentes cuentas bancarias va Internet.
- Imprime y concilia movimientos diarios- Registra los ingresos realizados diariamente y
ejecuta el programa de aplicacin de los recursosdisponibles.
- Valida los saldos bancarios contra sus registros-
Entrega a Direccin General el programa depagos para validacin y autorizacin.- Llena el Formato de Flujo de Efectivo con la
informacin contenida en la cuenta.
- Impresin deSaldos.
- Registro deIngresos.
- Programa dePagos.
Direccin General
Mensajera - Carta de aceptacinsellada
- Realiza el registro de las facturas porcobrar para mantener su control y programar lacobranza oportuna.
- Factura.- Cheque/
Transferencia.
Director General
Direccin General- Autorizacin y
prioridades de pagos.- Facturas.
- Consulta el formato de Flujo de Efectivopara suministrar los recursos disponibles a travsde la Banca Electrnica.
- Programa dePagos paraAutorizacin.
Director General
Responsable derea
- Comprobante degastos.
- Registra los egresos realizados durante elda, otorga seguimiento al formato de Flujo deEfectivo.
- Programa los pagos con base en losrecursos disponibles determinados.
- Cheque/Transferencia.
Proveedores
Proveedores - Facturas de servicios - Pago deproductos y/o servicios
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Bancos- Saldos y movimientos
va Internet.
- Elaborar, al final del da, el resumen en elFormato de Flujo de Efectivo y actualizar lacobranza y los pagos a realizar.
- Efectuar un monitoreo de los movimientosen la cuenta de cheques, verificando ladisponibilidad del depsito en cuenta.
- Flujo de Efectivo.
- Cobranza.
Director General
TERMINA PROCESO
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
PROVEEDOR INSUMOACTIVIDAD
NMINAPRODUCTOOBTENIDO
CLIENTE
Gerente General
- Contratacin.- Aviso de no
renovacin ocancelacin decontrato.
- Incidencias delpersonal.
- Recibe las incidencias sobre tiempos extra,vacaciones, permisos, ajustes, etc.
- Procesa la nmina.- Solicita su autorizacin.
- Desgloce deNmina.
Director General
Director General Trabajador
- Autorizacin denmina.
- Comprobante firmado.
- Realiza la actualizacin correspondiente delos egresos.
- Deposita el cheque o realiza latransferencia.
- Imprime el recibo y lo archiva.
- Pago al
trabajador.- Comprobante de
pago.
Trabajador
Director General- Autorizacin del
importe de laliquidacin/ finiquito.
- Recibe la autorizacin e imprime el formatode liquidacin/finiquito, de recibido.
- Realiza el cheque con el importeautorizado.
- Cheque delfiniquito o liquidacin. Trabajador
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TERMINA PROCESO
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
PROVEEDOR INSUMOACTIVIDAD
SEGURIDAD SOCIALPRODUCTOOBTENIDO
CLIENTE
Gerencia General - Prestaciones al
personal.
- Recibe notificacin de prestaciones aotorgar al personal contratado o vigente en la
empresa.
- Afiliaciones. IMSS, INFONAVIT, AFORE
OrganismosGubernamentales
- Reglamentacin deprestaciones sociales.
- Genera los movimientos afiliatorios (dealtas , bajas y modificaciones) para la afiliacindel trabajador.
- Documentosrequeridos. IMSS, INFONAVIT, AFORE
IMSS, INFONAVIT,AFORE
- Comprobantes,
- Entrega los combrobantes.- Calcula la cuota de obrero patronal,
aportacin patronal, conforma la base de datosdel IMSS.
- Comprobantes. Direccin General
Direccin General - Aprobacin de pagos - Realiza los pagos. - Pagos. IMSS, INFONAVIT, AFORE
TERMINA PROCESO
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ENTRADAS PROCESO SALIDAS
PROVEEDOR INSUMOACTIVIDADIMPUESTOS
PRODUCTOOBTENIDO
CLIENTE
SAT - Determinacin declculos fiscales.
- Calcula el impuesto y notifica a la DireccinGeneral para su autorizacin y firma.
1. Local: con base en nminas y cierrede mes.
2. Federal mensual y anual: con baseen la operacin mensual de la empresa.
- Reporte de pagode impuestos. Director General
Director General Validacin y firma. - Informa a las oficinas correspondientes. - Declaracionesinformativas. SAT
SAT Acuse de Recibo. - Archiva los comprobantes por tipo deimpuestos al mes.- Declaraciones
informativas. SAT
Auditores externos - Dictamen financiero yfiscal.- Apoyo para ejecucin de auditoras
externas.- Registros
contables. Auditores externos
TERMINA PROCESO
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ENTRADAS PROCESO SALIDAS
PROVEEDOR INSUMOACTIVIDADFINANZAS
PRODUCTOOBTENIDO
CLIENTE
Direccin General
- Lineamientos.- Validacin de estado
de resultados.- Validacin de
resultado de auditoria.- Validacin de pago de
impuestos.
- Registro de contabilidad:- Actualizar datos de la cobranza.- Recabar comprobantes fiscales.- Elaborar registros de plizas de ingresos y
egresos diariamente.- Revisar y analizar la programacin de
pagos.
- Informe deestados financieros.
- Reporte diario deposiciones de bancos.
- Reportesmensuales: contable,fiscal.
- Calendario depago a proveedores.
Direccin General
reas de laempresa
- Comprobacin degastos.
- Comprobacin de gastos.- realiza elregistro contable en las plizas contables.
- Reposicin degastos. reas de la empresa
Direccin general - Solicitud deaclaraciones.
- Analiza y entrega el reporte deaclaraciones, y actualiza las proyecciones en elflujo de efectivo.
- Reportesmensuales: contable yfiscal.
Direccin General
TERMINA PROCESO
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ENTRADAS PROCESO SALIDAS
PROVEEDOR INSUMOACTIVIDADFINANZAS
PRODUCTOOBTENIDO
CLIENTE
Representante de laDireccin
Solicitud de grficosdel desempeo
Solicitud de accionescorrectivas ypreventivas
Documentos delSistema de Gestin
Programa de auditoriaPlan de de auditoria
Medicin, Anlisis y Mejora
- Anlisis de grficos de mediciones de proceso- Definicin de acciones correctivas y preventivas
Grficos deldesempeo de losprocesos
Acciones correctivas ypreventivas
Solicitud de cambio y/oactualizacin dedocumentos
Reporte de productos
no-conforme
Representante de la Direccin
3. Requisitos: De los clientes, del producto, legales y reglamentarios
Requisitos del cliente Requisitos del producto Requisitos legales y reglamentarios
Calidad (Innovacin yvanguardia)
Tiempo Servicio Precio
Velocidad Funcionalidad
Operatividad Requisitos visuales y auditivos
Manual de identidad de cliente
Requisitos de CONAR, AMAP aplicables
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4. Mediciones del proceso.
Nombre de lamedicin
Indicador Tipo de Indicador Meta Frecuencia Responsable
RentabilidadIngresos facturados contra
gastos de operacinRentabilidad 20 % Mensual Gerencia Administrativa
Entrega de Estadosfinancieros en tiempo
Primeros 5 das hbiles EficienciaNo mayor a 5 das
hbilesMensual Gerencia Administrativa
Cumplimiento Oportuno
a las Obligacioneslegales.
Indicador: Total deobligaciones legales realizadas
en el periodoEntre el total de obligacionesque debieron realizar en el
perodo
Eficiencia 100% de cumplimiento Mensual Gerencia Administrativa
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5. Producto No-Conforme.
Producto no-conforme Concepto Tratamiento Responsable
CONTENIDO
Faltas de ortografa, faltan prrafos o palabras,no se incluy
Checar contra el guin final autorizado yrealizar el ajuste
Jefe de Proyecto
Aprobacin de la interfaz e interiores.Men autorizado para evitar retraso en laentrega del producto.
Informacin incorrecta (texto, imgenes,
locucin).
Revisar con el cliente y confirmar lainformacin.Revisar el brief y/o material entregado por elcliente.
Generar una revisin antes de entregar alcliente.
Respetar las fechas de revisin, verificacin,antes de entregar al cliente.
FUNCIONALIDAD
Pgina con elementos muy pesados quehacen que su descarga sea muy lenta.
- Ajuste de interfaz e interiores para sunavegacin.
- Compresin de archivos y vdeos paraaligerar la descarga del proyecto.
Jefe de ProyectoCoordinador deProgramacin y
Diseo.
Archivos adjuntos marcan error al descargarse
y/o no abren
- Se deben checar todas las ligas o links en
el proyecto.
Las ligas rotas y elementos no encontrados,- Es necesario localizarlos y programarlos.
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Se visualiza la pgina pero algunos elementosno se ven, aparece una cruz o algunosbotones no funcionan o nos llevan a una
pgina no encontrada.
- Revisar que el peso de descarga sea elque acepte el ftp del cliente.
-
Hacer un refresh a la pgina
Compatibilidad de plataforma y formatos noadecuada.
- Se recomienda navegar el proyecto paraconfirmar que todo est bien linkeado.
La actualizacin no se realiz, revisar yrealizarla en su caso,Sonido, imgenes y locucin en video o flash.
- Elementos de navegacin acorde alproyecto, ubicacin de elementos grficosbsicos como el home, regreso y msica.
Locucin no coincide con algunas partes delguin
- Realizarlo de nuevo o ajustar la(s) partes
en el guin.- Checar locucin que coincida con elguin.
- Tal vez el sonido o las imgenes son deorigen y no hay nada que hacer ms quesuplirlos por otros.
- Msica aprobada con el cliente.- Adaptacin de elementos en el proyecto
interactivo para su versin web- Probar desde otra u otras computadora(s)
por la existencia de cookies.- Que el usuario no tenga acceso
restringido, es decir en algunos casos
puede haber una clave para entrar,drsela al cliente.- Revisar que est correcta la direccin ftp
del proyecto.- Localizacin del proyecto en el ftp del
cliente o en el nuestro.- Eliminar direcciones ftp de prueba,
generalmente tienen terminacin de
Archivos rotos al subirlos al hosting nuestropara su revisin.
De su ubicacin en la Web
- Revisar que el formato sea compatible conel equipo del cliente, solo para revisin,porque el producto tiene que funcionar parael usuario final.
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- Entrega de contraseas del ftp del clientepara subir el proyecto a su hosting.
- Checar que no faltan archivos
- Comprimir los archivos y eliminar losfantasmas, antes de enviarse al cliente.
- Demasiado trfico en la red, verla en otromomento.
- Checar que la direccin ftp enviada sea lacorrecta.
- Est viendo la liga de la anterior versin yno conoce la nueva liga.
- Que el servidor no se haya cado.- Manejo de elementos o material (psd, ai,
fla, jpg, tif, tipografias sean los correctos)en el proyecto.
numero.- Se recomienda la espera del servidor no
est saturado en horas pico.
- El navegador o el servidor del usuario noha refrescado la nueva informacin, serequiere que borre el historial, las cookiese incluso la memoria RAM para podervisualizarla.
- El procesador del usuario no tienesuficiente capacidad, solicitar que cambiede mquina.
-
DISEO
Diseo de imagen no corresponda a loslineamientos del cliente o del manual deidentidad.
- Revisar con el cliente la interfaz
autorizada y justificar porque se realizde esa forma, en caso de que el errorpersista, negociar el ajuste a un punto enel que no signifique reestructurar toda lapieza.
- Correcto uso de colores en base a losvalores proporcionados por el cliente
- Se manda una o dos imgenes delproyecto (o de la pieza a producirse) paraVo. Bo. del cliente y posteriormente semanda a programacin.
Jefe de proyectoCoordinacion diseo ymultimedia
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6. Procedimientos relacionados.
Nombre del procedimiento Nmero del documento
Procedimiento control de control de documentos
PN-DG-002 pn_dg_002_cont_docus_30agos10.doc
Procedimiento control de registros
PN-DG-003 pn_dg_003_cont_regis_30agos10.doc
Procedimiento de Adquisiciones y Compras
PN-GA-003 pn-ga-003-compras.doc
7. Herramientas informticas usadas para el control del proceso.
Nombre de la Herramienta Descripcin
Contafiscal 2000, versin 4.0 Contabilidad: captura general, estados financieros, clculos de supuestos,declaraciones formativas, flujos de efectivo, etc.
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8. Mejora a travs: Acciones correctivas y preventivas(Realizar al mejora de los proceso a travs de lo establecido en el siguiente documento)
Nombre del documento Documento
Procedimiento de control de Acciones Preventivas
PN-DG-004 pn_dg_004_acc_prev_30agos10.doc
Procedimiento de control de Acciones Correctivas
PN-DG-005pn_dg_005_acc_corr_30agos10.doc
9. Autorizaciones
ELABOR
MARIO RAMREZ GARCAGERENCIA ADMINISTRATIVA
REVIS
SANDRA OCHOA FAJARDOGERENCIA GENERAL
APROB
FRANCISCO MONTERO GASTELUMDIRECCIN GENERAL