Auditoría de un sistema integrado de gestión

Cristina Gatell Sánchez y José Manuel Pardo Álvarez

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Título: Auditoría de un sistema integrado de gestión. PDF

Autores: Cristina Gatell Sánchez y José Manuel Pardo Álvarez

© AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), 2014

Todos los derechos reservados. Queda prohibida la reproducción total o parcial en cualquier soporte, sin la previa autorización escrita de AENOR.

ISBN: 978-84-8143-856-7

Impreso en España - Printed in Spain

Edita: AENOR

Maqueta y diseño de cubierta: AENOR

Nota: AENOR no se hace responsable de las opiniones expresadas por los autores en esta obra.

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Cristina Gatell Sánchez:

A mi familia, que siempre me ha apoyado.

José Manuel Pardo Álvarez:

A mis queridos padres, in memóriam.

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Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1 . Consideraciones de partida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91.1. El sistema integrado de gestión a auditar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91.2. Condiciones mínimas de integración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101.3. Clasificación de requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111.4. Qué debe ser y qué no debe ser un proceso de auditoría . . . . . . . . . . . . 17

2 . Auditorías integradas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212.1. Conceptos básicos relacionados con la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212.2. Particularidades de una auditoría integrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222.3. Etapas de una auditoría integrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3 . Metodología de una auditoría integrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273.1. Inicio de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273.2. Planificación de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303.3. Preparación de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

3.3.1. Herramientas para la preparación de la auditoría . . . . . . . . . . . . 373.3.2. Posibles evidencias de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393.3.3. Muestreo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403.3.4. Lista de chequeo de un proceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413.3.5. Lista de chequeo para la auditoría del sistema integrado de gestión 45

3.4. Ejecución de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513.4.1. Reunión inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513.4.2. Búsqueda de hallazgos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533.4.3. La persecución del hallazgo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573.4.4. El comportamiento del auditor y del auditado . . . . . . . . . . . . . . . 63

Índice

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3.5. Elaboración del informe integrado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673.5.1. Contenido del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673.5.2. Pautas de estilo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683.5.3. Documentación de los hallazgos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 693.5.4. Conclusiones o resumen de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 753.5.5. Particularidades de un informe integrado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

3.6. Reunión final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 773.7. El plan de acciones correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Resumen y conclusiones finales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Anexo A . Redacción de hallazgos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Referencias bibliográficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Sobre los autores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

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Debido a la situación económica actual y a la necesidad de ser cada día más com-petitivas, las organizaciones se someten con mayor frecuencia a directrices más ri-gurosas, a la par que restrictivas, con los objetivos de racionalización de costes, optimización de los procesos, reducción de recursos y aprovechamiento de sinergias internas latentes.

Este contexto ha motivado un cambio en la tendencia de los departamentos soporte de las organizaciones y, por ende, de los sistemas de gestión. En las organizaciones se tiende a integrar los sistemas existentes o a la implantación inicial de un sistema integrado de gestión. Una vez implantado el sistema integrado de gestión es necesario auditarlo mediante el proceso de auditoría integrada.

Una auditoría integrada optimiza los procesos de auditoría interna y externa, repor-tando múltiples beneficios para las organizaciones, tales como:

• Simplificacióndeladocumentaciónasociadaalprocesodeauditoría(planifi-cación de la auditoría, documentos de apoyo e informes).

• Reduccióndeltiempodedicadoaauditorías.Alunificarenunotodoslossis-temas que pudieran existir, se chequean de una sola vez todos los elementos comunesalasperspectivasintegradas(calidad,medioambiente,seguridadysalud laboral, eficiencia energética...).

• Unificacióndeloscertificados.Alcentralizarenunmismoperiododetiempola auditoría del sistema integrado de gestión los certificados tienen la misma fecha de emisión y se renuevan al tiempo, lo que a su vez conlleva reducción de costes, tiempos y mejora de la predisposición del personal hacia las auditorías.

• Visiónestratégicaglobal.Elconceptodesistemaintegradodegestiónincor-porado dentro de la estrategia de la organización supone una mayor visibilidad

Introducción

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Auditoría de un sistema integrado de gestión8

del sistema, mayor compromiso con su cumplimiento y una mejora sustancial delnegocio.Atodoestonoesajenoelprocesodeauditoríaintegrada.

• Mejoradelacompetitividad.Enlasituacióneconómicaactualresultaimpres-cindible ser eficientes en la gestión interna a través del aprovechamiento de recursos para poder ser más competitivos.

En definitiva, la misión de una auditoría integrada no es otra que la simplificación del proceso y la optimización de recursos y procesos existentes, así como dotar de efi-ciencia y empaque a la gestión de las organizaciones, incrementando su rendimiento.

En esta publicación se abordan en detalle las distintas etapas de la metodología de una auditoría, con el fin de disponer de unas directrices para poder realizar una audi-toría integrada. Se han tomado como referentes para la realización de una auditoría integrada las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS18001; si bien es cierto que podría aplicarse a cualquier otro tipo de referencial.

El capítulo 1 aborda materias generales relacionadas con un sistema integrado de gestión, pero cuya comprensión es imprescindible para afrontar la auditoría integrada congarantías.Asimismo,seclasificanlosrequisitosdelasnormasenfuncióndesuafinidad, clasificación que servirá de base en la planificación, preparación, ejecución de la auditoría e inclusive en la redacción del informe de auditoría integrada.

Los conceptos básicos relacionados con una auditoría integrada, las peculiaridades de la misma y las distintas actividades necesarias para llevar a cabo una auditoría integrada se tratan en el capítulo 2.

En el capítulo 3 se detalla cómo abordar cada una de las etapas de la auditoría in-tegrada, proporcionando directrices, métodos de trabajo y ejemplos prácticos para poder ejecutarla. Puesto que el éxito de una auditoría reside en la competencia del auditor o equipo auditor que la desarrolle, se proponen una serie de herramientas de trabajo y pautas de actuación y comportamiento para que el auditor pueda ejecutar la auditoría integrada de manera eficaz.

Por último, en el apartado de resumen y conclusiones se describen los factores más importantes a tener en cuenta para conseguir que la auditoría sea un éxito.

Como ya se ha comentado previamente, en esta publicación se detalla una metodo-logía de realización de auditorías integradas aplicable a cualquier otro referencial; asimismo, se proporcionan directrices precisas y ejemplos prácticos para poder au-ditar un sistema integrado de gestión aportando valor añadido al propio sistema y, consecuentemente, a los procesos operativos de la organización auditada.

Gran parte del contenido de este libro se ha extraído de Factores que contribuyen al éxito de una auditoría integrada, obra de los mismos autores y también publicado porAENOR.

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1.1. El sistema integrado de gestión a auditar

Un sistema de gestión es un conjunto de elementos interrelacionados que confor-man una estructura mediante la cual una organización desarrolla su actividad. Si ese sistema de gestión cumple con los requisitos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo o cualquier otro referente, y si es único, diremos que tenemos un sistema integrado de gestión.

Los elementos de un sistema de gestión –también los de un sistema integrado– son los recursos, procesos, documentos, estructura organizativa, productos y servicios que una organización considera necesario utilizar para desarrollar su negocio. Si ese sistema integrado de gestión se configura según los requisitos marcados por unas normas de referencia(porejemplo,ISO9001,ISO14001,OHSAS18001)habrádecumplirnecesariamente una serie de exigencias establecidas en esas normas. Por ejemplo, cuan-do una organización compra algún producto o servicio necesario para desarrollar su negocio, lo hace habitualmente mediante un proceso que establece unas pautas lógicas de actuación para adquirir un adecuado producto o servicio a un precio conveniente. Si esa organización decide cumplir con los requerimientos de ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS18001,puedemantenersuprocesodecompras;peroadicionalmente,sinolohace ya, deberá evaluar, seleccionar y reevaluar a sus proveedores; deberá describir clara-mente las especificaciones del producto o servicio que se desea comprar, y asegurarse de que estas especificaciones son las adecuadas antes de transmitirlas al proveedor; deberá verificar que los productos o servicios adquiridos cumplen con las especificaciones transmitidas al proveedor; y deberá establecer algún tipo de control sobre posibles aspectos ambientales o riegos asociados a los productos y servicios adquiridos.

Como podemos apreciar, las normas de referencia nos marcan fórmulas de actuación cuyo objetivo es optimizar nuestro proceso de compras para minimizar posibles

Consideraciones de partida1

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Auditoría de un sistema integrado de gestión10

incidencias derivadas de la incorporación de inputs inadecuados en nuestros proce-sos productivos, los cuales podrían generar problemas de calidad en el producto o servicio final que entregamos a nuestros clientes, y/o incidencias medioambientales y/o asociadas a la seguridad y salud de nuestros trabajadores.

El proceso de auditoría pretende comprobar que todos los elementos del sistema integrado de gestión cumplen con las disposiciones establecidas en las normas de referencia, las disposiciones establecidas por la propia organización y, además, que se cumplen unas condiciones mínimas de integración.

1.2. Condiciones mínimas de integración

Un sistema integrado de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo debería cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

•Mismo alcance para todos los referentes(calidad,medioambienteyseguri-dad y salud laboral). La definición del alcance será común y abarcará las mismas actividades y centros de trabajo, tanto para calidad, como para medio ambiente y seguridad y salud de los trabajadores.

• Existenciadeun único coordinador del sistema integrado de gestión.

• Integración mínima de una serie de requisitos compartidos por las tres normas (véaselatabla 1.1).

Tabla 1.1. Requisitos mínimos para constituir un sistema integrado de gestión

ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 Requisitos integrados

5.1 / 5.3 / 5.4.1 / 5.5.1

4.2 4.2 Política integrada

5.5.1 / 5.5.2 4.4.1 4.4.1 Funciones, responsabilidades y autoridad

5.6.1 / 8.5.1 4.6 4.6 Revisión por la dirección

4.2.3 / 4.2.44.4.4 / 4.4.5 /

4.5.44.4.4 / 4.4.5 /

4.5.4Control de los documentos

8.3 / 8.5.2 / 8.5.3 / 8.4

4.5.3 4.5.3No conformidades, acciones correctivas y preventivas

8.2.2 / 8.2.3 4.5.5 4.5.5 Auditoría interna

6.2.2 4.2.2 4.2.2Competencia, formación y toma de conciencia

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1. Consideraciones de partida 11

Las disposiciones que se establezcan para dar respuesta a los requisitos integrados de-ben cumplir con las exigencias determinadas por cada una de las normas de referencia.

Laintegracióndeestosrequisitos(ydelrestoquesedecidaintegrar)sedeberealizara nivel operativo, es decir, de desarrollo real de acciones concretas; no bastará con la integración documental. Por tanto, durante la auditoría se habrá de comprobar la integración documental de los requisitos y su traducción a nivel operativo, es decir, el desarrollo de prácticas o procesos unificados.

1.3. Clasificación de requisitos

Las normas de aplicación están constituidas por una serie de requisitos para cuyo cumplimientosearticulaunconjuntodeelementos(procesos,recursos,documenta-ción…) que conforman el sistema integrado de gestión. Para estructurar adecuada-mente los elementos que componen este sistema integrado de gestión es necesario previamente agrupar los distintos requisitos de las normas bajo una denominación genérica, puesto que las normas no utilizan siempre una calificación homogénea de los requisitos, aunque sí similar.

La agrupación se ha realizado en función del grado de coincidencia entre los distintos requisitos, que gráficamente se podría representar mediante el siguiente diagrama de Venn(véaselafigura 1.1).

Requisitohomólogo

Calidad

Medioambiente

Requisitoespecífico

Requisitocomún

Seguridady salud

Figura 1.1. Tipos de requisitos en función de su grado de coincidencia

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Cristina Gatell SánchezesLicenciadaenCienciasAmbientalesyTécnicoSuperiordePrevencióndeRiesgosLaborales.Suexperienciaprofesionalsehafocalizadofundamentalmente en consultoría, implementando y realizando auditorías de siste-masintegradosdegestióndecalidad,medioambienteyOHSAS.Trascasi5añosenAENORcomodocenteyauditoratricalificada,actualmenteesResponsabledeSistemas de Gestión en una empresa líder en el sector del mantenimiento industrial.

José Manuel Pardo ÁlvarezesIngenieroAgrónomo,MásterenGestióndeCalidadTotalyTécnicoSuperiorenPrevencióndeRiesgosLaborales.Esconsultor,formadory auditor en proyectos de fomento y mejora de la gestión empresarial en distintos ámbitos(calidad,medioambiente,SST,etc.).Actualmentedesempeñasuprofesióncomo freelance desde Promogestión, iniciativa empresarial propia, participando como profesor en distintas escuelas de negocios, además de ser colaborador habitual de AENOR.

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Final del fragmento del libro