qt 42-02

QUY TRÌNH M· sè tµi liÖu

LÇn ban hµnh

Ngµy cã hiÖu lùc

Trang

: QT-42-02

: 01

: 01/11/2003

: 1 / 4 KIỂM SOÁT HỒ SƠ

CÔNG TY LEAN iso 9001:2000

Đem lạ i hiệ u quả cao nhấ t

EA N

NGƯỜI VIẾT

01/11/2003

Ngày Ký tên

XEM XÉT

01/11/2003

Ngày Ký tên

PHÊ DUYỆT

01/11/2003

Ngày Ký tên

THEO DÕI SỬA ĐỔI

TT Ngày có hiệu lực Nội dung sửa đổi Số Y/C

1 01/11/2003 Ban hành lần đầu -/-

2

3

4

5

1. MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ để đảm bảo không bị

mất mát, hư hỏng và dễ dàng, thuận tiện khi sử dụng.


LÇn ban hµnh


Trang

: QT-42-01

: 01

: 01/11/2003




EA N

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Qui trình này áp dụng đối với các loại hồ sơ dưới đây:

1. Hồ sơ quản lý Hệ thống văn bản

2. Hồ sơ xem xét của lãnh đạo

3. Hồ sơ về kế hoạch chất lượng

4. Hồ sơ đào tạo, tuyển dụng

5. Hồ sơ thiết bị sản xuất, thiết bị hỗ trợ và môi trường làm việc

6. Hồ sơ sản xuất

7. Hồ sơ bán hàng

8. Hồ sơ mua vật tư

9. Hồ sơ quản lý kho

10. Hồ sơ thiết bị đo lường

11. Hồ sơ đánh giá nội bộ

12. Hồ sơ theo dõi và đo lường sản phẩm

13. Hồ sơ kiểm soát sản phẩm không phù hợp

14. Hồ sơ cải tiến liên tục

15. Hồ sơ về kỹ thuật thống kê

16. Hồ sơ khác.

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Sổ tay chất lượng, mục kiểm soát hồ sơ chất lượng (ST-04)

- Các quy trình, qui định thuộc hệ thống chất lượng của công ty

- TCVN ISO 9001:2000

4. ĐỊNH NGHĨA

- Hồ sơ là những biên bản, báo cáo, các biểu mẫu đã ghi chép phát sinh khi thực hiện

những quy định của hệ thống chất lượng.


LÇn ban hµnh


Trang

: QT-42-01

: 01

: 01/11/2003




EA N

- Hồ sơ là bằng chứng cho việc thực hiện những quy định đã đề ra.

5. NỘI DUNG

5.1 Trách nhiệm quản lý hồ sơ

- Trưởng các đơn vị hoặc người được uỷ quyền có trách nhiệm tập hợp, sắp xếp, bảo

quản hồ sơ do đơn vị mình quản lý

- Đại diện lãnh đạo kiểm soát việc quản lý của công ty thông qua danh mục hồ sơ

(BM-42-06).

5.2 Thời gian, địa điểm và cách thức lưu trữ

- Trong các quy trình, hướng dẫn phải được quy định rõ những hồ sơ phát sinh khi

thực hiện cần được lưu trữ tại đâu, trong thời gian bao lâu và do ai quản lý.

- Các đơn vị trong công ty lập danh mục hồ sơ (BM-42-06) của đơn vị mình trong đó

liệt kê những hồ sơ đang sử dụng.

5.3 Cách sắp xếp

- Mỗi loại hồ sơ được sắp xếp riêng, người được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ lập

danh mục nếu có thể để đảm bảo thuận tiện khi sử dụng

- Tuỳ tính chất của từng loại hồ sơ, có thể sắp xếp theo thứ tự thời gian, theo bộ, theo

tên gọi

5.4 Bảo quản hồ sơ

- Mọi hồ sơ đều phải bảo quản cẩn thận và được người có trách nhiệm quản lý.

- Đối với những hồ sơ sử dụng trong công việc hàng ngày có thể để ở những vị trí

thuận tiện cho sử dụng

5.5 Sử dụng hồ sơ

- Hồ sơ được sử dụng cho công việc hàng ngày phục vụ cho việc tra cứu, theo dõi quá

trình diễn biến, từ đó đề ra biện pháp khắc phục, phòng ngừa cần thiết

- Khi người ngoài đơn vị muốn sử dụng phải được sự đồng ý của trưởng đơn vị. Nếu

người sử dụng hồ sơ không tra cứu tại chỗ thì người quản lý hồ sơ phải ghi tên

người sử dụng vào sổ cho mượn hồ sơ (BM-42-07) và đôn đốc việc trả lại.

5.6 Huỷ hồ sơ


LÇn ban hµnh


Trang

: QT-42-01

: 01

: 01/11/2003




EA N

- Hồ sơ hết hạn lưu trữ sẽ được huỷ bỏ. Định kỳ 6 tháng 1 lần trưởng các đơn vị kiểm

tra các hồ sơ hết hạn lưu của đơn vị mình, lập danh mục hồ sơ cần huỷ theo

(BM-42-08) chuyển Đại diện lãnh đạo xem xét và phê duyệt.

- Nếu hồ sơ thực tế cần huỷ khác với danh mục đã được lập thì cần phải có biên bản

huỷ hồ sơ.

6. LƯU TRỮ

6.1.Trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền lưu 2 năm:

- Danh mục hồ sơ cần huỷ

- Biên bản huỷ hồ sơ (nếu có)

6.2 Người được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ lưu không kỳ hạn sổ cho mượn hồ

sơ

7.PHỤ LỤC

- BM-42-06 : Danh mục hồ sơ

- BM-42-07 : Sổ cho mượn hồ sơ.

- BM-42-08 : Danh mục hồ sơ cần huỷ

qt 42-02

Education