quÉ es el administrador de viajes empresariales

QUÉ ES EL ADMINISTRADORDE VIAJES EMPRESARIALES

QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE VIAJES EMPRESARIALES | 2

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¿QUIÉN SE ENCARGA DE ADMINISTRAR LOS VIAJES EN UNA

EMPRESA O NEGOCIO?En la mayoría de las empresas no existía o no existe una persona designada como Travel Manager o administrador de viajes empresariales.

El encargado de gestionar los viajes era el asistente de dirección, o alguien que laborara en administración. Sin embargo, no contaban con el

perfil, conocimientos ni preparación para

proporcionar un servicio de calidad en cuanto a la

gestión de viajes corporativos,

que contemple las necesidades de la organización, trabajadores y

del mercado.

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Por esta razón, conviene saber que un Travel Manager debe tener las siguientes características:

1Contar con preparación profesional

4Ser un

negociador nato

3Contar con

buena relación con trabajadores

y proveedores

2Conocimiento

del entorno

5Saber

manejar prioridades

Asimismo, su especialidad debe ser turismo de negocios, con conocimientos en administración y gestión de equipos y recursos.

También, debe ser conocedor del mercado, debido a los cambios que se dan en el sector de turismo de negocios.

Debe adaptarse a la evolución de las necesidades de los viajeros, así como las tendencias del entorno y el empleo de la tecnología en reservaciones y control de traslados y destinos.

Por esa razón, debe estar al tanto de las novedades en el sector, tomar cursos y seminarios, que le proporcionen conocimientos frescos para que esté al día.

En pocas palabras, debe tener dominio de varios perfiles y ser experto en la gestión de equipos, logística, protocolos.







¿CÓMO ES?Un Travel Manager trata directamente con viajeros y proveedores, por lo que debe tener empatía, mostrar un trato cordial y ser agradable con quienes se relaciona.

Tener una buena relación con los proveedores permite que las negociaciones sean más sencillas y mejora la relación que estos tienen con la organización.

LAS FUNCIONES DEL TRAVEL MANAGEREn 10 años, la función del gestor de viajes se ha transformado por completo, debido a los retos del sector, por lo cual sus funciones ahora son mayores.







EN LA ACTUALIDAD, SE DESARROLLAEN TRES ÁREAS ESTRATÉGICAS:

a) Área estratégica empresarial. Su labor primordial es gestionar los viajes de los trabajadores de la organización:

n Debe dar cumplimiento a las normas de traslados de la empresa, n Proveer reportes para facilitar la administración de los viajes, sus conocimientos comerciales son indispensables para gestionar las compras y las reservaciones yn Debe también estar al tanto de los pagos y nuevas opciones de traslados.







b) Área de recursos humanos. En este aspecto, el gestor de viajes tiene una responsabilidad sobre los empleados que realizan itinerarios tanto antes como después del viaje:

n Debe asegurarse que sus colegas tengan un viaje seguro, cómodo y tratar en lo posible que no haya algún problema en cuanto a reservación de hoteles, traslados, comidas, entre otros aspectos

n Es indispensable que antes del viaje, esté en contacto con el empleado y le informe todos los pormenores.

n En el trayecto, deberá comunicarse con él para informarle cualquier cambio o noticia que pudiera modificar el viaje, y establecer contactos con terceras personas para que apoyen al paseante en caso de presentarse alguna contingencia.

n Completado el itinerario, está al pendiente de resolver cualquier problema que se haya presentado, y cómo puede mejorar la experiencia para un viaje próximo.

Para eficientar la labor, el Travel Manager puede apoyarse de una agencia profesional de viajes, estas proporcionan servicios de alta calidad, con personal calificado y con soluciones a la medida del cliente.







Las Travel Management Company o Compañía de Gestión de Viajes, son de gran ayuda para el gestor de viajes, pues le dan información para proporcionar un mejor servicio a sus colegas y mejorar su estancia en el destino deseado.







c) Área tecnológica. El Travel Manager debe dominar el uso de las tecnologías para aplicarlas en la gestión de viajes:

n Debe anticiparse también a las restricciones que los viajeros puedan tener por el uso de celulares, computadoras, tabletas, en algunos países, o el cambio de voltaje.

Para apoyarse y resolver estos menesteres, existen herramientas de autorreserva que apoyan al Travel Manager para resolver cualquier problema antes y durante el itinerario.

Estas herramientas permiten mostrar la localización de hoteles, reservas instantáneas y precios accesibles y acordes a la política de la empresa.

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POLÍTICASDE VIAJES

La función de las políticas de viajes posibilita a la empresa una mejor gestión de los traslados para rentabilizaral máximo el presupuesto de viajes de la empresa.

Controlan el proceso de gestión y permitenque el viajero se sienta seguro.







EL ENCARGADO DE GESTIONAR Y VER QUE SE CUMPLANLAS POLÍTICAS ES EL TRAVEL MANAGER.

1 Deberá contemplar todas las necesidades sobre viajes,

involucrar a colaboradores de diferentes departamentos y establecer una propuesta que deberá ser validada por la Dirección.

2 De ser aprobada, el siguiente paso es la vigilancia de

que se cumplan, para lo cual deberán abrirse canales de comunicación en todos los participantes.

3 Deberá tener conocimiento total de las políticas,

para definir la asignación de hoteles, transporte y alimentos, dependiendo del cargo del personal.

4 También tendrá que apoyarse en sus colegas,

en caso que haya duda sobre la aplicación de las mismas.

5 Aunque su función no es controlar los gastos que

hagan los viajeros, sí debe estar al tanto de la aplicación de la política a este rubro.

6 Asimismo, deberá tener conocimiento de todos

los pormenores que surjan en los viajes, como incrementos de precios, lo cual le permitirá revisar las políticas para modificarlas o mejorarlas.

7 La opinión de los viajeros es importante, por lo cual, el

Travel Manager deberá tomarlas en cuenta para resolver los problemas que se presenten.







El Travel Manager puede ser el encargado directo de redactar, o no, las políticas de viajes de la organización.

Sin embargo, lo que sí debe tener en cuenta es que deberá apegarse a ellas.

En caso de que participe en la definición o actualización de las mismas, la principal misión al elaborarlas es que se tenga un objetivo de ahorro para la empresa y el mejor servicio para el viajero.

La tarea resulta complicada, porque las políticas deberán estipularse de acuerdo con el perfil de viajes de la organización y lo que determine la Dirección.

REDACCIÓN DE LAS POLÍTICAS

Deberá conocer quiénes viajan, a qué destinos, con qué frecuencia y el dinero destinado para los viajes, así como las formas de pago, negociaciones con proveedores, entre otros aspectos.

Ya que la política esté definida, deberá darla a conocer a los integrantes de la empresa y vigilar el cumplimiento.







CREACIÓN DE POLÍTICAS DE GASTOS DE VIAJEEn primer lugar, deberá definirse si es una pequeña o mediana empresa, o una empresa grande, y si su mercado es local, regional, nacional o internacional. Asimismo, deberá contemplarse si existen planes de crecimiento a mediano y largo plazo.

Esto deberá tomarse en cuenta porque se podrá definir un margen de con cuánto se cuenta para gastar. Por ejemplo:

n Si una organización tiene un plan de llevar sus operaciones a nivel internacional, la política de viajes deberá ser más estricta y con un presupuesto estrecho.

n Por lo mismo, deben tomarse en cuenta los gastos que deberán realizarse a la hora de viajar, alquiler de vehículos, servicio de taxis, o los gastos por desplazamiento al negociar con proveedores en distintas localidades.

n Esta política deberá hacerse llegar a todos los departamentos de la organización.

n Por ejemplo, no es muy útil que sea conocida sólo por el área de ventas, mientras que recursos humanos no tenga idea de la misma.

n La política deberá diseñarse contemplando que la empresa es un conjunto, dicho en otras palabras, debe incluir objetivos corporativos.







LA GESTIÓN EN VIAJES DE NEGOCIOS

Existen nuevas herramientas que enriquecen la gestión de los viajes de negocios. Estas van desde nuevas formas

de desplazamiento, alojamiento o el pago de los servicios, seguridad y contemplación de riesgos.







SIN EMBARGO, EN GENERAL SON 4 HERRAMIENTASEN LA ACTUALIDAD QUE ESTÁN EN BOGA POR MEJORAR

EL SERVICIO QUE SE PROPORCIONA A LOS VIAJEROS:

1 El termino conocido como "traveller friction”, no es más que el desgaste que sufre el viajero por haber realizado el trayecto y

puede sufrir consecuencias como pérdida de tiempo, tener efectos negativos en la salud, efectos psicológicos y mala administración del tiempo.

2 La maximización del "bleisure", o dicho de otra forma, el gozo de los ratos de ocio en los viajes de negocio. Se refiere a las

experiencias que el viajero puede gozar al mismo tiempo que acude a un viaje por motivos comerciales, por ejemplo, un paseo por la ciudad o una excursión.

3 El uso de la “gamificación”, que no es más que el empleo del juego para que el viajero esté familiarizado con las políticas de

viaje de la empresa, así como con las herramientas tecnológicas disponibles. Existen juegos online que permiten a los viajeros obtener experiencias positivas.

4 El "engagement", que permite que el viajero se meta de lleno a la estrategia de la organización. Se refiere al grado de

identificación que tiene un empleado con su empresa, evocando sentimientos positivos y provoca que muestre fidelidad, ponderando a la organización siempre en el primer lugar.







USO DE LA TECNOLOGÍAEl sector de los viajes de negocios se encuentra en cambio constante, así como también lo hacen quienes viajan, sus gustos y necesidades.

En la actualidad, características como el lujo, exclusividad han quedado atrás y son remplazados por el trato humano, la comodidad o el networking, y el Travel Manager debe estar al tanto de todo esto.

Sin embargo, una evolución importante se ha dado en la tecnología. Por ejemplo, las herramientas permiten al gestor de viajes estar informado las 24 horas con los empleados de la organización que estén en traslado, sin importar la distancia o huso horario.

Asimismo, hay más herramientas que posibilitan ofrecer datos al momento sobre los viajes, que permiten una mejor gestión.







Esto da pie a que podamos encontrar maneras de ahorrar a la hora de realizarlas.

Además, la tecnología debe estar acorde con lo que manejan los proveedores, pues si estos no han actualizado sus sistemas, difícilmente se podrán encontrar buenas ofertas o reservar en los hoteles más cómodos.

Si se realiza la gestión en papel, tendrá como resultado un proceso deficiente, lleno de fallos y la posibilidad de encontrar los mejores destinos y ofertas estará remota.







BENEFICIOS DE TICKET EMPRESARIAL®

Ticket Empresarial® es una herramienta tecnológica que permite optimizar y gestionar la administración interna para la gestión de gastos de viajes,

representación, caja chica y cualquier otro tipo de gastos operativos; desde la solicitud de fondos hasta la comprobación de los mismos de acuerdo con

los límites que decidas establecer para tener un mejor control de ellos.







ESTÁ COMPUESTA POR 4 FACTORES PRINCIPALES:

1 . Una tarjeta empresarial con sello Mastercard aceptada en

cualquier negocio con terminal bancaria

2 . Una web para el administrador de la empresa,

quien se encarga de asignar dinero y establecer reglas de uso para determinar quién, cuándo y cuánto puede o no gastar

3 . Una app para el empleado y el jefe, dónde los empleados

pueden solicitar saldo para su viaje, consultar las reglas de uso para saber dónde, cuándo y cuánto pueden gastar y hasta realizar su reporte de gastos para enviarlo al jefe quién aprobará o rechazará el mismo

4 . Un buzón inteligente, un mail personalizado y único

por tarjeta para recibir las facturas de los gastos, poder validar ante el SAT su autenticidad y vincular a un reporte de gastos para que la comprobación sea más sencilla

Ticket Empresarial® representa una solución para todo el viaje, pues permite establecer control antes, durante y después del mismo.

En cuanto a ahorro, es una solución específica para gastos y separada de las tarjetas de nómina para evitar cualquier riesgo de discrepancia fiscal, además es eficiente, pues se logra con ello una administración más simple, evitando procesos manuales y papelería.

Ticket Empresarial® facilita el proceso de todo el viaje para que sigas enfocándote en tu core business y el Travel Manager tenga un

aliado para la gestión.

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