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Association de prévention et d’éducation
spécialisées
Rapport d’activité 2015 Tome 6 sur 7
Qu'a fait l'équipe du siège ?
Équipe des services administratifs et services généraux
Rapport d ’acti v ité 2015 – Qu'a fait l 'équipe du siège ?
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Cette année, HORIZON9 présente les activités de la 4ème équipe, celle du siège : les services administratifs et généraux.
Elle s'articule autour des équipes éducatives pour assurer la qualité de service due aux personnes accompagnées et garantit le bon fonctionnement de l'association.
Voici la composition de l'équipe sous la houlette de Nathalie GARBE, cadre administratif :
L'équipe couvre deux grands domaines d'activité.
D’une part, nous avons les activités administratives : le secrétariat, la comptabilité, la gestion administrative du personnel, la communication, la logistique (maintenance informatique, achats...).
D’autre part, il y a les services généraux : entretien des locaux, approvisionnement en matériel, etc.
Au 31 décembre 2015, l'association compte 33 salariés (dont un stagiaire) répartis dans les différents locaux.
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L'entretien des locaux
Christine, agent de service, est en charge de l'entretien des locaux depuis mai 1992.
L'association compte 5 locaux : le siège social et les locaux éducatifs (rue Rocroi pour Roubaix, avenue Schweitzer pour Hem et 3 sites sur Wattrelos – Beaulieu, Mousserie et Sartel).
La surface totale de nettoyage est de 820 m2 pour 4 espaces gérés par HORIZON9. Le nettoyage du bureau occupé à Beaulieu est assuré par la ville de Wattrelos.
Ces locaux demandent un entretien quotidien compte tenu du passage très important des personnes accompagnées et des partenaires pour des réunions, des activités ou des rendez‐vous.
Pour s’organiser, Christine doit s’adapter aux plannings, aux besoins et aux demandes.
Au‐delà de l'entretien visible des locaux, un nettoyage très régulier est effectué au niveau des portes (dont les poignées), téléphones et ordinateurs (…) et ceci dans le cadre de l'hygiène et la sécurité au travail. En effet, les équipes sont amenées à recevoir des familles confrontées à des problèmes de santé ou d'hygiène.
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Par ailleurs, certains produits (même domestiques) peuvent être dangereux et nécessitent une vigilance. Par sécurité, ils ne sont donc pas stockés dans un lieu où le public a accès.
Christine, en passant dans les différents locaux, signale les dysfonctionnements rencontrés et parfois même y remédie : problème de chasse d'eau, serrure grippée …
De plus, Christine gère ses achats de matériel et produits d'entretien.
Régulièrement, elle est également chargée de ravitailler le siège social pour diverses réunions (café, boissons…).
Petit résumé des missions :
C'est tellement plus agréable de travailler dans des lieux propres, sains et accueillants.
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Secrétariat
Liliane et Marie sont en charge de l'accueil et des tâches administratives.
L’accueil (physique ou téléphonique) est le premier contact de l’extérieur avec l’association. C'est pourquoi le sourire, l’écoute et la réactivité sont de mise.
Petit résumé des missions :
Liliane, arrivée dans notre structure en janvier 1982, va pouvoir bénéficier fin mars 2016 d'un départ en retraite bien mérité, après 34 années de service pour HORIZON9 et ses aïeules : Générations Projets et bien avant encore l'ACAEAP !
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Dans le cadre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, nous avons, en juin 2013, embauché Marie en emploi d'avenir pour 3 années.
Elle s'est engagée dans une formation pour obtenir, en juin 2015, un Bac Professionnel – Gestion des administrations.
Durant ces 2 années "d'apprentissage" au métier de secrétaire, Marie a été accompagnée et a pris connaissance de l'organisation de l'association.
Des procédures ont été créées ou réajustées (nécessité de s'adapter aux contextes) pour une meilleure organisation ou coordination avec les collègues. Ces procédures peuvent correspondre à un mode d’emploi.
Une bibliothèque
HORIZON9 se dote régulièrement de livres pour les mettre à disposition du personnel.
Pour la rendre accessible, une bibliothèque virtuelle a été conçue sur l'intranet du site.
A l'achat du livre, la première de couverture est scannée. Cette image servira à sa présentation. Les livres sont classés par catégorie : éducation, prévention spécialisée, sociologie, société …
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Comptabilité
Après 4 mois de vacance du poste de comptable, Marie‐Pierre est arrivée en mars 2015. Elle s'est très vite intégrée à l'équipe et aux particularités de notre structure.
Le conseil départemental est notre principal financeur. Compte tenu du montant des subventions, la gestion doit être faite par des professionnels.
Le service rendu doit être de qualité pour renforcer la crédibilité de l'association.
Nous prenons soin de respecter le budget, une surveillance régulière est donc mise en place sur l'état des dépenses.
Chaque activité organisée engendre des dépenses et des recettes. Tout mouvement doit être inscrit en comptabilité et saisi.
Comme l'indique, la carte heuristique ci‐dessous, Marie Pierre reprend des suivis de dossiers : Prévoyance, assurance, mutuelle…
Petit résumé des missions :
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L'Informatique et la Communication L'informatique est aujourd'hui un outil indispensable pour les équipes qui disposent de matériels dans les différents locaux.
Cela nécessite une maintenance régulière et parfois des dépannages !
Nous gérons à l'interne les petites maintenances informatiques. Petites, en effet puisque notre compétence s'est construite au fur et à mesure des problèmes rencontrés et d'expériences partagées.
Ce savoir‐faire permet de faire une économie. Néanmoins, pour certains problèmes, nous faisons intervenir un prestataire extérieur.
En janvier 2014, nous avons recruté Thanh en emploi d'avenir à temps plein, déjà intéressé par le sujet puisqu'il souhaite s'orienter vers la maintenance informatique et réseau.
Inscrit en formation (17h30 par semaine) pour obtenir son DAEU, il a donc pris en charge en partie les installations, la maintenance des PC.
L'association a démarré en 2009 avec le site www.horizon9.fr. Depuis, nous avons développé un deuxième site internet www.horizon9.tv avec, cette fois encore, un soutien technique extérieur (Arnaud SOUDANT de la Mission locale de Roubaix).
Thanh s'est mis également à la vidéo pour alimenter les sites internet.
Il est chargé principalement de filmer, monter des vidéos sur les actions d’HORIZON9. Ces vidéos valorisent les actions menées par les jeunes avec les équipes éducatives.
La vidéo permet d’avoir une meilleure visibilité des actions mises en place par les équipes pour le financeur, les partenaires et le public.
En chiffres, le site horizon9.fr c'est :
entre 80 et 180 utilisateurs par jour,
2 200 connexions au site par mois par 900 utilisateurs différents.
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Un travail d'équipes !
Les éducateurs mènent des actions qui nécessitent notre intervention.
Prenons l'exemple du Festival des arts dans la rue.
Notre équipe est tout aussi investie dans ce projet que les éducateurs, les habitants ou les partenaires.
L’équipe de Hem propose au cadre éducatif son projet et le budget qu’il engendre. Après échanges au sein de l'équipe de direction, puis validation par la directrice, les démarches peuvent être entreprises pour la réussite de ce festival.
Le cadre éducatif transmet au secrétariat pour mise en forme et transmission des courriers aux Mairies (Hem, Lys‐Lez‐Lannoy et Roubaix) afin d’obtenir les autorisations, faire les demandes de prêts de matériels…
Au fur et à mesure de la construction sur le terrain (cadre, éducateurs, habitants et partenaires), les informations sont communiquées au siège.
Un autofinancement est prévu : budget prévisionnel, régie exceptionnelle, affiche, communication via le site internet…
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En 2015, c’est un jeune repéré par l’association Diverses Cités qui a créé le dessin. Celui‐ci servira de base à la construction de l'affiche.
Et le produit dérivé, le badge :
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Quelques affiches réalisées par l'équipe :
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Petite structure = Polyvalence !
Le second étage a été rénové et transformé en deux bureaux, une salle d'archives et un espace informatique et vidéo.
Toute l'équipe avait, au préalable, été mobilisée pour faire le tri des papiers et de divers matériels stockés au grenier.
Nous avons archivé numériquement les fiches de paie, détruit et évacué le matériel obsolète.
Le reste a été entreposé dans un box loué par l'association pour libérer l'espace afin de démarrer les travaux.
A la fin des travaux, les archives ont pu être répertoriées et classées.
Une affiche sur la durée de conservation des documents a été créée et affichée dans la salle des archives.
Une fiche signalétique indiquant le contenu des cartons et la durée de conservation des documents a été élaborée pour permettre un classement clair et une destruction sans risque.
La polyvalence et l'esprit d'équipe sont absolument nécessaires dans une petite structure comme la nôtre. L'absence d'un salarié entraîne la polyvalence des autres salariés. L'équipe est soudée et s'entraide.
Prendre en considération le travail de l'autre, respecter son travail, collaborer, c'est aussi respecter la personne.
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Chaque mois, nous affichons une nouvelle citation, notre "pensée positive".
Voici celle qui conclut notre rapport d'activité 2015 !
334 rue de Lannoy 59100 ROUBAIX
Tél. 03 20 82 14 77
www.horizon9.fr
Habilitée par le Conseil départemental du Nord
Un métier de proximité et de lien avec les personnes
Conception graphique, mise en page et impression par nos soins