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Auditores & Consultores DFI(INTERNAT!ONAL

Col. Loma L’nda Norte. Ave La FAO. Bloque C. 4ta ca//e.COCA LU(U E y Aso”iados casa 42643. Apartado Postal 1510 Teguriga/pa. MD CTe/efax 239 1406 239 9582,E-mail cocaluqueyasociados Yahoo coinwwW coca/uquE’. com

1SECRETARÍA DE RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE (SERNA)

Dirección: 100 metros al Sur del Estadio Nacional, Tegucigalpa MDC., Honduras

Personal clave: Gerente Administrativo, Erick Lopéz

Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión (UPEG), Carlos Tompson

feIéino: 04) 232-388

Fax: (504) 232-2388

Email:

Sitio Web http ://www. serna.gob. hn/

- / ,,,, ‘? /7

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___

Auditores & ConsultoresÍNTERNA11ONAL

Col. Lorna Linda Norte Ave La FAO. Bloque C, 4ta calle,COCA LUQU E y Asociados casa # 2643, Apartado Postal 1510, Tegucigalpa, MDC.Telet’ax 239 1406/239 9582,E-mail cocaluqueyasociadosvahooromwww. cocaluque. com

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO

(PNUD)

CONSULTORÍA VALIDACIÓN DE CAPACIDAD FINANCIERA DE

PROYECTOS DE IMPLEMENTACIÓN NACIONAL (MM)

SECRETARÍA DE RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE (SERNA)

4 Yfr/

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Auditores & Consultores DFI(INTERNATIONAL

Col. Loma Linda Norte, Ave La FAO, Bloque C, 4ta calloCO( A LUQU E V f\SOC1IdOS casa # 2643, Apanado Postal 1510. Tegucigalpa M D.C.rolofax: 239 1406 239 9582E-mail: cocaluqueyasociados@vahoo.comwww.cocaluque.com

PRO(;RAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLOÍfNUD)

CONSULTORÍA VALiDACIÓN DE CAPACIDAD FINANCIERA DEPROYECTOS DE IMPLENIENTACIÓN NACIONAL (NIM)

SECRETARÍA DE RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE (SERNA)

ÍNDICE

Contenido Página(s)

Resumen Ejecutivo11 Antecedentes de la Consultoría 1-2111 Alcance 2IV Metodología 2V Conocimiento del Asociado en la Implementación 2-3VI Resultado de la Consultoria

1. Asociado en la Implementación 32. Corriente de fondos 33. Dotación de personal 34. Políticas y procedimientos contables 45. Auditoría interna 46. Auditoría externa 47. Presentación de informes y supervisión 48. Sistemas de información 4

VII I)ebilidades de Control Interno Identificadas 5VIII Reeomendacione 5

Anexos 5

//a /,,

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___

Auditores & Consultores DFI(“ NTERNAT ONAL

- Co!. Luma Linda Norte. Ave La FAO. Bloque C. 4ta ca//e,COCí\ LUQU E y Asociados casa # 2643, Apartado Postal 1510. Tegucigalpa. Al D.C.Tele fax: 239 1406.. 239 9582.E-mail: cocaluqueyasociados yahoo. comwww,com

CONSULTORÍA VALORACIÓN DE CAPACIDAD FINANCIERA DEPROYECTOS DE IMPLEMENTACIÓN NACIONAL (NIM)

1. Resumen Ejecutivo

Hemos llevado a cabo una evaluación de la capacidad financiera de la Secretaria deRecursos Naturales y ambiente (SERNA), como Asociado en la Implementación de losFondos que administra el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD)actualmente y de acuerdo a nuestra evaluación cumpliendo con todos los requerimientosestablecidos en los términos de referencia, el Asociado en la implementación opera engeneral bajo un riesgo significativo.

Las áreas evaluadas fueron: Asociado en la Implementación con un riesgo significativo,corriente de fondos con un riesgo significativo, dotación de personal con un riesgosignificativo, políticas y procedimientos contables con un riesgo significativo, auditoríainterna con un riesgo bajo, auditoría externa con un riesgo moderado, preparación deinformes y supervisión con un riesgo bajo y sistemas de información con un riesgo bajo.por lo tanto determinamos que de acuerdo a los resultados de la evaluación de gestiónfinanciera que se realizó, la Secretaría de Recursos Naturales y ambiente (SERNA), tieneun riesgo significativo para la gestión administrativa y financiera de proyectos, paraminimizar el riesgo a una escala de bajo, debe de incorporar a la estructura organizativaactual de la SERNA, una unidad administradora de proyectos, que le permitirá contar con laagilidad en la ejecución de los proyectos, recibir y transferir fondos.

II. Antecedentes de la Consultoría

I)e conformidad con a Resolución 56/201 de las Asamblea General de las Naciones Unidasel Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). el Fondo de las Naciones1 ‘nidas para la Infancia (UNICEF), el Fondo de Población de las Naciones Unidas(I’FPA) y el Programa Mundial de Alimentos (PMA) adoptaron un marco operacionalcomun para las transferencias de efectivo a los Asociados en la lrnplementación, tantogubernamentales como no gubernamentales.

[os organismos adoptaron un enfoque de gestion del riesgo en donde se determinarán losprocedimientos de transferencia de efectio sobre la base de evaluaciones conjuntas de lacapacidad de gestión financiera a los Asociados en la lmplernentacion

_7/,,(f ‘//)J/(,,, , /7), -Vç,j/,fÍ4/(.

La aprobación del nuevo enfoque armonizado es un nuevo paso hacia la aplicación de laDeclaración de Roma sobre Armonización y la Declaración de París sobre la Eficacia de laAyuda al Desarrollo, en las que se insta a una mayor adaptación de la asistencia para eldesarrollo a las prioridades y necesidades nacionales. El enfoque permite que las iniciativasse centren más en el fortalecimiento de la capacidad nacional de gestión y rendición decuentas para pasar gradualmente a la utilización de sistemas nacionales. También ayudará alos organismos a formular sus intervenciones de fortalecimiento de la capacidad y prestaráapoyo a nuevas modalidades de asistencia.

III. Alcance

La evaluación ha sido realizada de conformidad con lo dispuesto en los Términos deReferencia SDC100049174101006-2010 sobre Valoración de Capacidad FinancieraProyectos NIM, con las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), NormasInternacionales de Información Financiera (NIIF), Normas Internacionales de AuditoriaISA 800 “Compromiso de Auditoría con propósito Especial” y con principios yprocedimientos establecidos por las Naciones Unidas al respecto de los fondos obtenidospor los miembros del Sistema de las Naciones Unidas por su conducto.

Esta evaluación brinda una valoración general de la capacidad de gestión financiera delAsociado en la Implementación y examinamos la corriente de fondos, la dotación depersonal, las políticas y procedimientos contables, la auditoría interna, la auditoría externa,la presentación de informes y la supervisión, y los sistemas de información utilizados por elAsociado en la Implementación..

IV. Metodolo2ía

Se utilizó la “lista de verificación 8: Cuestionario sobre gestión financiera” proporcionadopor el Sistema de las Naciones Unidas y una vez completado el cuestionario, procedimos aevaluar el sistema de control del asociado, a fin de medir la eficacia del sistema paraproveer información útil y oportuna para la adecuada gestión así como para proteger elpatrimonio y los recursos del asociado.

y. Conocimiento General del Asociado en la Implementación

1a Secretaría de Recursos Naturalesy Ambiente (SER A), fue cradamediantcDecreto# 21 8-96, dci 1 7 de diciembre de 1996. aprobado por el Congreso Nacional de la Repúblicamediante Decreto No. 52-97 publicado en el diario oficial “La Gaceta” el día 22 de mayode 1997, durante la administración del doctor Carlos Roberto Reina.

/isió n

Somos la Institución del Estado con capacidad de rectorar, coordinar y normar las políticasrelacionadas con la gestión de los recursos naturales y ambiente, garantizando elmejoramiento de la calidad de vida de la población, en un marco de desarrollo sostenible.

Misión

Impulsar, coordinar y promover el desarrollo sostenible de Honduras en el ámbito de losrecursos naturales renovables, no renovables y el ambiente, mediante la formulación yejecución de políticas, la normalización, concientización y participación ciudadana a fin demejorar la calidad de vida de sus habitantes.

rI Resultados de la Consultoría

Hemos efectuado una evaluación general de la capacidad de gestión financiera delAsociado en la lmplementación y como parte de la misma examinamos el riesgo de cadauno de los siguientes aspectos:

El Asociado en la Implementación.

En este aspecto evaluamos el estatus jurídico del Asociado en la Implementación, laSecretaría de recursos naturales y ambiente (SERNA), fue creada mediante Decreto # 218-96, del 17 de diciembre de 1996, aprobado por el Congreso Nacional de la Repúblicamediante Decreto No. 52-97 publicado en el diario oficial “La Gaceta” el día 22 de mayode 1997, durante la administración del doctor Carlos Roberto Reina. No tiene una UnidadAdministradora de Proyectos, los proyectos que se han apoyado en la SERNA, han sidoadministrados directamente por Naciones Unidas, por lo tanto, en esta área de evaluaciónconsideramos un riesgo significativo.

2 Corriente de Fondos

En este aspecto evaluamos la capacidad del Asociado en la lmplementación, en laadministración y utilización de los recursos o fondos del proyecto, la SERNA no esindependiente para recibir y transferir fondos, debido a que todas las gestiones financierasse manejan por medio del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAFI) delEstado, por lo tanto, en esta área de evaluación consideramos un riesgo significativo.

3 Dotación de Personal

Eneste-aspecto evua organiz-acion-al del proyecto, así comoeUniveI ycompetencia del personal que lo maneja, La estructura organizacional no es adecuadadebido a que no tiene una unidad administradora de proyectos, el personal que actualmentetiene no conoce sobre los procedimientos y politicas que se aplican a proyectos deejecución nacional del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), por lotanto, en esta área de evaluación considerarnos un riesgo significativo.

4 Políticas y Procedimientos Contables

En este aspecto evaluamos las políticas y procedimientos contables del proyecto, laasignación y separación adecuada de tareas el manejo del efectivo y del patrimonio y larelación del proyecto con otras entidades co-ejecutoras. No tiene un sistema de registrocontable para la administración financiera de proyectos con fondos externos, todas lasgestiones y registros se realizan a través del Sistema integrado de administración financiera(SIAFI), por lo tanto, en esta área de evaluación considerarnos un riesgo significativo.

5 Auditoría Interna

En este aspecto determinamos si existe dentro del Asociado en la Implementación undepartamento de auditoría interna, así como la competencia del personal a cargo del mismo,la Secretaría de recursos naturales y ambiente (SERNA), tiene un departamento deauditoría que depende del Tribunal Superior de Cuentas (TSC) y una unidad detransparencia, por lo tanto, en esta área de evaluación consideramos un riesgo bajo.

6 Auditoría Externa

En este aspecto verificarnos si el Asociado en la Implementación ha sido objeto de algunaauditoría por parte de alguna firma externa y cuáles han sido los resultados. Las auditoríasexternas las realiza el Tribunal Superior de Cuentas (TSC), y cuando hay recomendacioneslas toman en cuenta, por lo tanto, en esta área de evaluación considerarnos un riesgomoderado.

7 Preparación de Informes y Supervisión

En este aspecto verificamos la capacidad del Asociado en la Implementación, en lapreparación de estados financieros y/o reportes de gestión y ejecución financiera, así cornola confiabilidad y exactitud de los mismos. Solamente se presentan los informes de salidade información del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAFI), y se puedenemitir en el momento que se requiera, por lo tanto, en esta área de evaluación consideramosun riesgo bajo.

8 Sistemas de Información Utilizados

En este aspecto verificamos si el sistema de información utilizado por el Asociado en laImplementación es adecuado para el nivel de operaciones del proyecto, si este brinda a lacoordinación, la información y reportes necesarios y oportunos para la toma de decisiones.El sistema que se utiliza es el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAFI),también microsoft office excel 2007 en el cual realizan los informes necesarios para latoma de decisiones, por lo tanto, en esta área de evaluación consideramos un riesgo bajo

4

E Auditores & Consultores DFI(NTE RN ATIONAL

Co/ Lorna Linda Norte. Ave. La FAO. Bloque C. 4ta cal/e.COCA LU (U E y AS OC 1 ad OS casa # 2643, Apartado Postal 1510. Tguciga/pa. M D.CTelefax: 239 1406 239 9582,E-mail: cocaluqueyasociados©vahoo.comwww. coca/uque. cern

VI Debilidades de Control Interno Identificadas

Durante el proceso de evaluación identificamos algunos aspectos que pueden influir en laGestión administrativa y Financiera de proyectos de la Secretaría de recursos Naturales yAmbiente (SERNA).

a) No tiene una unidad administradora de proyectos, que le permitirá contar con laagilidad en la ejecución de los proyectos, recibir y transferir fondos.

VII. Recomendaciones

Para corregir las debilidades de control interno mencionadas anteriormente se recomiendalo siguiente.

a Incorporar a la estructura organizacional actual de la SERNA, una unidadadministradora de proyectos con el personal adecuado para la realización de lasfunciones relacionadas con la gestión administrativa y financiera de los proyectosque se estén manejando.

b) Capacitar al personal que integrará la Unidad Administradora de Proyectos sobre losprocedimientos y políticas que se aplican a proyectos de ejecución nacional delPNUD.

e) Debe de implementar un sistema de registro contable que contribuirá a garantizar elrespaldo de los controles de gestión administrativa y tnanciera que actualmenteestán desarrollando.

ANEXOS

Anexo 1) Lista de verificaciónB: Cuestionario sobre gestión financiera.a) Resumen de los riesgos relacionados con la capacidad de gestión financiera

del Asociado en la Implementaciónb) Cuestionario Sobre Gestión Financiera

Anexo 2) Estructura Organizacional de la Secretaria de recursos Naturales y Ambiente(SERNA)

c¿fegucgaiauvi 1)

X (le septiembre de 2010

*1 /1F//(1

ANEXO 1

Lista de verificación B: Cuestionario sobre gestión financiera —____

Asociado en la implementación: SECRETARÍA DE RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE (SERNA)Fecha: 28 DE SEPTIEMBRE DE 2010

5. Auditoría interna x Tiene un departamento de auditoria41tLttTibúrSpéiidéCuentas (TSC) y una unidad detransparencia.

Resumen de los riesgos relacionados con la capacidad de gestiónfinanciera del asociado en la implementación

Esfera evaluada (en las páginas siguientes figuran las preguntas que deben responderse en cada una de las esferas, y

resumirse en la sección siguiente)Esfera evaluada Evaluación de los riesgos Observaciones

A 5 M B1 Asociado en la implementación X No tiene una Unidad Administradora

de Proyectos, los proyectos que sehan apoyado en la SERNA, han sidoadministrados directamente porNaciones Unidas.

2. Corriente de fondos X No es independiente para recibir y

transferir fondos, debido a que todaslas gestiones financieras se manejanpor medio del Sistema deAdministración Financiera (SIAFI) delEstado.

3. Dotación de personal X La estructura organizacional no esadecuada debido a que no tiene unaUnidad Administradora de Provectos.el personal que actualmente tiene noconoce sobre los procedimientos y

políticas que se aplican a provectos dePNUD.

4, Políticas y procedimientos contables X No tiene un sistema de registrocontable para la administraciónfinanciera de proyectos con fondosexternos, todas las gestiones y

registros se realizan a través delSistema Integrado de AdministraciónFinanciera (SIAFI),

6. Auditoria externa X Las realiza el Tribunal Superior deCuentas (TSC).

7 Presentación de informes y supervisión X Solamente se presentan los informesde salida de información de Sistemaintegrado de administración financiera(SIAFI), y se pueden emitir en el

,,.,—,-,*-——--..---—-

momentoq se requiera.

Esfera evaluada Evaluación de los riesg

_________

Observaciones

__

A fM u

_____ __

8. Sistemas de información X El sistema que se utiliza es el SistemaIntegrado de Administración

1 Financiera (SIAFI).

_____ _____

Riesgo intrínseco ——

________ ______ ________

Para detalles referirse a la Sección VII.página 5.

Evaluaonçncradele A ) s 1

_____

A Alto 5 Significativo M Moderado B — Bajo

Cuestionario sobre gestión financiera

2.2 ¿Son satisfactorios los arreglos paratransferir fondos a la entidad?

elpasado en relación con la recepción de fondos.en especial del gobierno o el ministerio definanzas por parte de la entidad?

No ha administrado fondosexternos de forma independiente.Téida 1a Tióiiédc fbnds éoñel Gobierno son a través del SIAFI

ZJZ Esfera SÍ - NO NIC ¡Examen Observaciones/ ComentariosLAsociado en la implernentación1 .1 6Tiene el asociado en la implementación X La Secretaria de Recursosestatuto jurídico9 Indique el estatuto jurídico de Naturales y Ambiente (SERNA)la entidad, fue creada mediante Decreto # 2 18-

96. dci 17 de diciembre de 1996.aprobado por el Congreso Nacionalde la República mediante DecretoNo. 5 2-97 publicado en el DiarioOficial “La Gaceta” el día 22 demayo de 1997, durante laadministración del doctor CarlosRoberto Reina.

1.2 ¿Ha recibido ci asociado en la X No ha recibido fondos, losimplementación recursos de las Naciones proyectos que han apoyado a laUnidas anteriormente? SERNA, han sido administrados

directamente por Naciones Unidas.1.3 ¿Tiene el asociado en la implementación X No tiene reglamentado larequisitos reglamentarios para la presentación presentación se informes.de informes? Sírvase describirlos.

1 .4 ¿Es independiente el órgano rector del X Constitución de la República. Leyasociado en la implcrncntación9 de Compras y Contrataciones de

Estado, Lev General de laAdministración Pública. LeyProcedimientos Administrativos.Ley de Equidad Tributaria. Ley deTransparencia, y Disposiciones

-

Generales de Presupuest -

1 .5 ¿Es adecuada la estructura de la X No tiene una Unidadorganización para la labor que se emprenderá Administradora de Proyectos.con la cooperación de las Naciones Unidas?Evaluación de los riesgos (‘asociado en la A S M B

entedeondo_2.1 ¿Puede la entidad recibir y transferir X No es independiente para recibir yfondos? transferir fondos.

x

x

2.4 Ha tenido la entidad problemas en la - X No ha administrado fondosgestión de los desembolsos de un integrante del externos de forma independicnteequipo de las Naciones Unidas en el país en el

seos.

..........

2 5 ¿Tiene o necesita la entidad capacidad para X No ha administrado fondosadrnrnralrieso cambiano(pvéue externos de forma indçpcndientc

Esfera

_________ _______

la entidad utilizará los fondos fiera delpís)?2.6 ¿Cómo se accede a los fondos decontrapartida?

____________________________

2 7 ¿Cómo se efectúan los pagos con cargo a losfondos de contrapartida?

_______________

2.X Si determinadas comunidades u ONGclecutarán algunas actividades, ¿tiene la entidadlos mecanismos de presentación de informes yde supervisión para hacer el seguimiento de lautilización de fondos?

lJ’uluac’ion de los riesgos (corrierne de tondos)

3._Dotaciçpçrsonal3. 1 ¿ Es la estructura de organización deldepartamento contable adecuada para el niveldel volumen financiero? Adjunte unorganrama.

________________

3 2 Son el nivel y la competencia del personaladecuados para el nivel del volumen financiero?Identifique el personal contable, incluidos elcargo. las responsabilidades, los antecedenteseducacionales y la experiencia profesional.Adjunte las funciones el currículum vitae delpersonal contable clave.

________________

3.3 ¿Están las funciones financiera y contabledci asociado en la implementación dotadasadecuadamente?

3.4 ¿Cuenta el personal contable y financierocon los conocimientos y la experiencia

- adecuados?3.5 ,Conoce el personal contable y financierolos procedimientos de transferencia de efectivode las Naciones Unidas?

______

3.6 (Qué duración tienen los contratos delpersonal financiero contable?3 7 Indique en la columna deobscraciones/comentarios los cargosimportantes que aun no s llenaron y’ la fechaestimada de contratación.3 Ha traslados frecuentes de personal? .Conque frecuencia?

3 Q J1a una politica de capacitación delpersonal financieros contable? Sínase(1 ese ribi rl a1’ ‘l/ift(( 10,1 tk /0v I’IL’’,40. (1 )oíti ion tic

FfNo N/Jamen Observaciones! Comentarios

No ha administrado fondosexternos de forma independiente.No hay un sistema de manejo defondos de contrapartida.No es independiente para recibir y

transferir fondos.

4arque con un círculo la evaluación1eliiesopalaesfera2

No es adecuada debido a que notiene una unidad administradora deprovectos.

No se tuvo acceso a estainformación.

No es adecuada debido a que notiene una unidad administradora deprovectos.

No tiene una unidad administradorade proyectos.

No tiene una unidad administradorade provectos.

Es permanente.

X Tienen considerado crear unaunidad administradora deprovectos

personal que actualmente estatrabajando es permanente.

No ha politicas de capacitacion

M 8 Marque con un círculo la e aluac ion&lnesgo para la esfera 3

x

x

x

A s M B

x

x

x

x

x

x

__N

A S

Esfera SÍ NO NIC Examen Observaciones/ComentariosPolíticas ‘ procedimientos contables

4. 1 ¿Tiene la entidad UII sistema contable que¡)ermita el registro correcto de las transaccionesfinancieras de los organismos de las NacionesUnida& incluidas la asignación de gastos. deconformidad con los componentes respectivos.las categorías de desembolso y las fuentes de losfondos4.2 ,l1av controles en la preparación y

aprobación de transacciones que garantizan quetodas las transacciones se realizancorrectamente y se justifican adecuadamente?4.3 ¿Es el plan de cuentas adecuado pararegistrar correctamente todas las actividades ycategorías de desembolsos, e informar sobreéstas?

____________ ________________________

4.4 ¿,Se realizan lasnaciones de gastos a lasdistintas fuentes de financiación correctamentey de conformidad con los acuerdosestablecidos?

4.6 ¿Se conservan indefinidamente todos losdocumentos contables y de apoyo en un sistemadeterminado de acceso fácil para los usuariosautorizados?

___________________________

YaCU)fl tie tUt’L’LIS

_____________________

4 7 ,Tienen personas o dependencias distintaslas siguientes tareas funcionales: a) autorizaciónpara ejecutar una transacción: b) registrar latransacción: y e) proteger el patrimonio que esobjeto de la transacción?4 8 ¿Están adecuadamente separadas lasfunciones de encargar, recibir, registrar y pagarbienes y servicios?4 9 ¿Prepara las conciliaciones bancarias unapersona distinta de las que realizan o apruebanpaos? . * -

Si.vte,na depresupueskición —

3.10 ¿Establecen los presupuestos metas fisicasfinancieras?

4 1 1 Sc preparan presupuestos suficientementepormenorizados para todas las actmdadesimportantes que pueden constituarse eninstrumentos útiles para superisar eldescipopteraor’4 1 2 (Se comparan con frecuencia razonable losgastos reales con los presupuestados’ ,Scexacn eplicacioaics sobre los des ios j j

Todas las gestiones y registros serealizan a través del SIAFI,

Todas las gestiones y registserealizan a través del SIAFI.

Están en archivos que cuentan conacceso de seguridad, y estánrotulados.

Todas las gestiones y registros serealizan a través del SIAFI.

Todas las gestiones y registros srealizan a través del SIAFI.

Todas las gestiones y registros serealizan a través del SIAFI.

En el Plan Operativo Anual

-

X No tiene una unidad administradorade proectos. Todas las gestionesregistros se realizan a traés delSIAFI

tiene una unidad dmanastradorade pro ectos, Todas las gestionesregistros se realizan atrnés del

*

X No tiene un sistema de registrocontable para la administraciónfinanciera de proyectos con fondosexternos, todas las gestiones y

registros se realizan a través delSIAFI.

X Todas las gestiones y registros serealizan a través del SIAFI.

x

x

4.5 ¿Se concilian y cuadran el libro maor y el X Todas las gestiones registros selibro mayor auxiliar? realizan a través del SIAFI.

x

x

x

x

x

1

Esferaimportantes del presupuesto?4.13 La aprobación de los desvíos delpresupuesto, ¿se requiere antes o después delhecho?

4.14 ¿Quién es responsable de la preparación y

aprobación del presupuesto’?

4.17 Para los procedimientos de facturación, ¿serequieren:

copias de las órdenes de compra y losinformes de recepción provistosdirectamente por los departamentos que losemiten?

una comparación entre las cantidades, losprecios y las condiciones de la factura y los dela orden de compra y el registro de lasmercancías realmente recibidas?

una comparación entre las cantidades de lafactura y las de los informes de recepción’?

una verificación de la exactitud de loscálculos’?

_______________ ______

4. 1 ¿Se sellan todas las facturas con lainscripción “PAGADO”, se registra la fecha, seexaminan, se aprueban y se marcan claramentepara que se les asigne el códde cuenta?4 19 Ha controles para la preparación delpago de sueldos? ¿Se autorizan adecuadamentelos cambios en la nómina de sueldos’?Políticas vprocedimientos —.

4.20 Describa la base de la contabilidad (porejemplo. en valores de caja, en valoresde engados)4 2 1 ¿Se siguen normas contablesinternacionainiente aceptadas” En casoatinnativo, ¿cuáles4.22 ¿Tiene la entidad un manual adecuado depoliticas procedimientos que oriente lasacti’, idades y garantice la rendición de cuentasdel j)ersonal

_______

Observaciones!_ComentariosSIAFI,

______

No tiene una unidad administradorade provectos. Todas las gestiones y

registros se realizan a través delSIAFI.Sub- Gerencia de presupuesto.

Los procedimientos son con base alas disposiciones en la ley decompras y contrataciones delEstado.

Los procedimientos son con base alas disposiciones en la ley decompras y contrataciones delEstado.Los pagos los prepara la subgerencia de Recursos Humanos, através del SIAFI.

Todas las operaciones las manejana través del SFAfl.

Todas las operaciones las manejana través del SIAFI.

X Solamente los manuales de usuariodel SIAFI

SI NO NIC Examen

x

x

4.15 ¿Existen procedimientos de planificación No tiene una unidad administradorade actividades, recopilación de información de de provectos.las dependencias encargadas de los distintoscomponentes y la preparación de presupuestos?4.16 ¿Son realistas los planes y presupuestos? X Son elaborados por la SubSe basan en supuestos válidos? ¿Fueron Gerencia de presupuesto, con baseelaborados por personas competentes? a las disposiciones generales de

presupuesto.Pagos

x

x

x

x

x

-i

425 ¿Definen claramente las normas y losprocedimientos el conflicto de intereses y lastransacciones entre partes emparentadas(reales y aparentes) y proveen salvaguardaspara proteger a la organización de dichosactos?

_______ ___________ ___________

426 ¿Se distribuyen los manuales entre elpersonal pertinente2Efectivo

y bancos

__________________

427 Indique en la columna de observaciones/comentarios los nombres y cargos de laspersonas que tienen firma autorizada para2pcrar con las cuentas bancarias.4.28 ¿Mantiene el asociado en laimplemcntación el libro de caja adecuado y aldía para el registro decp__429 F1av controles del cobro. el depósitooportuno y el registro de los ingresospercibidos en todos los sitios de cobro?4.3() ¿Se concilian las cuentas bancarias y elefectivo todos los meses?

____________________

4.3 1 Re isa y aprueba un funcionarioautorizado todos los movimientos inusualesque aparecen en las conciliaciones?4.32 ¿Se depositan los cobros a tiempo?

Protección del patrimonio4 33 un sistema de salvaguardas paraproteger los activos del fraude. ci derroches elabtiso

4 33 Se mantienen los registros subsidiariosdel acti o fijo las existencias actualizados \

conciliados con las cuentas de control?4 35 ,Se realizan periódicamente incntariosfisicos del acti o fijo las existencias?4 36 ( ESLtfl los activos adecuadamenteaseurados

x

Observaciones! ComentariosTodas las operaciones las manejana través del SIAFI.

Solamente los manuales de usuariodel SIAFI.

Todas las operaciones las manejana través del SIAFI.

Todas las operaciones las manejana través del SIAFI.

Son preparadas por el equipoadministrativo.El gerente administrativo.

No se tuvo acceso paravenficación.

Se establecen actas deasignación de activos las cualesresponsabilizan a cadaempleado por los actios que se lesasignenSe mantienen inventarios de acti’osfijos actualizados.

Se mantienen in entarios de acti osfijos actualizados

Esfera4.23 ,Hav procedimientos para garantizar quesólo personas autorizadas pueden modificarprincipios, normas o procedimientos contables,o establecer nuevos, para su utilización por lacnt i dad?

Si NO NIC Examen

x

4.24 ¿Hay normas y procedimientos escritos X Solamente los manuales de usuariopara todas las actividades de rutina del SIAFI.relativas a la gestión financiera y lasactividades adm jiustrativas conexas? ¿,Sonaccesibles?

x Todas las operaciones las manejana través del SIAFI. sonindependientes por cada secretariadel gobierno.

x

- X Se maneja a través de la TesoreríaGeneral de la República.

x

x

xx

x

x

xl

1 ± ji

Esfera SÍ NO N!C Examen Observaciones! ComentariosOtras oficinas o entidades4.37 Participan otras oficinas regionales en la X No ha implementado ningúni mp lementación? provecto de forma independiente en

el manejo de los fondos.4 38 ,Ila establecido el asociado en la X No ha implementado ningúnamplementación controles y procedimientos proyecto de forma independiente enpara corrientes de fondos, información el manejo de los fondos.financiera, rendición de cuentas y auditoríaspara las otras oficinas o entidades? Sírvasedescribir el proceso de aprobación. -__________

4 Q ¿Es la corriente de información entre lasdistintos oficinas los organismos exacta y

4.4() ¿Se realizan conciliaciones periódicas entrelas distintas oficinas los organismos?

Otros

________________________

4.41 ¿Ha informado el asociado en laimplementación a los empleados. beneficiarios

otros receptores de fondos a quién debendirigirse en caso de sospechas de fraude,derroche o uso indebido de los recursos opatrimonio del organismo?

5 Auditoría interna

____________________________ __________________________

Tiene un departamento de auditoríaque depende del Tnbunal Superiorde Cuentas (TSC) y una unidad de

________________ _________

transparencia.5.2 ¿Qué calificaciones y experiencia tiene elpersonal del departamento de auditoría?

____

5.3 ¿Es el auditor interno suficientementeindependiente para realizar evaluacionescríticas? LDe quién depende?

___

5 4 ¿Incluye el departamento de auditoría Xinterna en su programa de trabajo lasacti idades financiadas por los organismos?S 5 ¿Se toman medidas en relación con las Xconclusiones de la auditoria interna?

Ealuación de los riesgos (Auditoría interna) A

t Auditoría externa -

6 1 Realiza periódicamente un auditorindependiente la auditoría del estado financierodela entidad? Quién es el auditor’6 2 (j-la demoras en la realización de auditoriase\ternas9Cuando se publican los informes deauditoria?

x

x

No ha imp lementado ningúnproyecto de forma independiente enel manjo de los fondos.No ha implementado ningúnproyecto de forma independiente enel manejo de los fondos.

x

Evaluación de los riesgos(Políticas y procedimientos contables)

A S

5. 1 ¿Tiene la entidad un departamento deauditoría interna?

M

No ha implementado ningúnproyecto de forma independiente enel manejo de los fondos.

Viarque con un círculo la evaluaciónid riesgo para la esfera 4.

B

x

x

8

x

j..

No se obtuvo esta información.

Depende del Tribunal Superior deCuentas (TSC).

En la revisión de la Información.

En caso que las haya las tornarán ciicuenta

Viarque con un círculo la ealuac iontel riesgo para la esfera S.

Las realiza el Tribunal Superior deCuentas (TSC).

Las reiFza el Tbunal SuperiojCuentas (1 S().

r L Esfera

_________ _____

L 1 6.3 ¿Se realiza la auditoría según las normasinternacionales de auditoría?

_____________

r 6.4 l-lubo problemas importantes de rendiciónde cuentas en los informes de auditoría de losultinios tres años?

_________________________

r 6.5 Los estados financieros del plan de trabajoanual. ¿serán auditadas por el auditor de laentidad o se nombrará otro auditor?6.6 ¿Hay recomendaciones realizadas por losauditores en informes de auditoría o notas degestión anteriores que aún no se hayanaplicado?

___________ ______________

6,7 Ha preparado el asociado en laamplementación planes de auditoría?

7. 1 ¿Se preparan estados financieros de laentidad?______________________________________7.2 ¿Con qué frecuencia se preparan los estadosfinancieros? ¿Se elaboran a tiempo para serutilizados en la adopción de decisiones?7.3 ¿Debe adaptarse el sistema de presentaciónde informes para que incluya información sobrelos gastos relativos al plan de trabajo anual?

7.4 ATiene el sistema de presentación deinformes la capacidad de relacionar lainformación financiera con los progresos realesdel plan de trabajo anual? Si se utiliza unsistema distinto para reunir datos fisicos, ¿quécontroles existen para reducir el riesgo de quelos datos fisicos no estén sincronizados con losdatos financieros? — —

7.5 ¿[la definido el asociado en lai rnpl ernentación obligaciones de presentación deinformación sobre la gestión financiera queaclaren qué informes se elaborarán, qué datosdeben incluarsevcorno se utilizarán?7.6 ¡Utilizan los directores los informes deiestióii financicra’

7 7 ¿Se comparan en los informes financieroslos gastos reales con las asignacionespresgfilestadas proamadas?7 Los informes financieros (son emitidosdirectamente por el sistema contableautomatizado o sep an mediante hojas de

Las realiza el Tribunal Superior deCuentas (TSC).Las realiza el Tribunal Superior deCuentas (TSC).

Las realiza el Tribunal Superior deCuentas (TSC).

Cuando has’ recomendaciones deimp lementan.

No planes de implernentación deauditoria.

Son los informes de salida deinformación de SIAFI.No has’ una programación definida,sino cuando se requieren por partede los directores.Se trabaja en base a presupuestos,los informes de salida deinformación de SIAFI brindan lainformación requerida.Se preparan Estados de Inversión \

de Ejecución Presupuestaria.además de informes que presentanel porcentaje de actividadesejecutadas.

Ño hay obligaciones depresentación de informes, se puedeacceder en cualquier momento quese requiera a través del SIAFI.

Solicitan los infrmes para médir elniel de aance de las operacionesy tomar decisiones en cuanto a losresultados obtenidosA través de los Estados deEjecución Presupuestaria

Mediante el SIAFI

SÍ NO NIC Examenx

Observaciones/Comentarios 1

x

x

x

x

Evaluación de los riesgos (Auditoría externa) A S M B 4arque con un círculo la ealuaciónid riesgo para la esfera 6.

Lfparación de informes y supervisiónx

x

x

1

x

x

x

x

x

Esferacálculo u otros medios?Evaluación de los riesgosPrpiónde informes y supervisión)

8. Sistemas de información8 1 Está computarizado el sistema de gestiónfinanciera?

8.2 ¿Puede el sistema preparar los informesfinancieros necesarios’?8.3 ,Está el personal debidamente capacitadopara mantener el sistema’?8.4 (Pueden la orgamzación de laadministración y el sistema de tramitacióngarantizar la confidencialidad, integridad ydisponibilidad de los datos?Evaluación de los riesgos (Sistemas deinformación)

_______ _________ _______

Observaciones/Come aros

vIarquc con un circulo la evaluaciónid riesgo para la esfera 7.

El sistema que se utiliza eselSistema de AdministraciónFinanciera (SIAF1).A través del SIAFI.

Ha capacitaciones para el manejo

_____

operati4o del SIAFI.A través de clave de acceso.

B Marque con un círculo la evaluaciónel nesgo para la esfera 8.

SI NO N/C Examen

A S M B

x

x

x

x

-z

A S’ M

CONSEIO CONSULTIVO DEAMBIENTE (COCONA) -

CONSEJOCONSULTIVO . COMITTCNiCOASESOR — —

Gerenca Unidad de Unidad de Comercio,

AdmiointratioaUPEG Modernicación yAmbiente

SubGenciade 1 SINIA c IglPpeotoj

LUnidad de Genero

Sub Gerencia de

SaR Gerencia deRecursesMaterialesi

Bienes Nacionales

B•a

ORGANISMOS OESCONCENTRAOOSSERNA

COMDION NACIONALDEFOMIN DE ENERGIA

AuditOla 1 te r

U d dde

SECRETARIA

,

GENERAL

Unidad de CooperaciónEnterna y Mocullinación de

Recursos

Unidad de Comunicacióninstitucional

Unidad de Ser orcion Legales

SUBSECRETARIA DE RRNN YENERGIA 1

OGE OGRH

z..— Snbsertur lrOS* - -

U,id,d&Gnnurd, udruinlia tcnr.iruiSu

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Prnr#rttr tdiOkn,

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I&iONA1

ANEXO 2

ORGANIGRAMA SERNA

SECRETARIA DE ESTADO EN LOSDESPACHOS DE RECURSOSNATU RA LES Y AM ElE NTE

UnidadAdministradora de

Proyectos

SUBSECRETARIA DEAMBIENTE

CESCCO

Vlgllarn. OblrUi

carsc0alu -

1 1 1 ,

DItA 01810 OECA , DNCC

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Ond.d Mrklp.I dA

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1,

Oir RoE. Central Oir, Rng. Atlantica Oir Reg. Norte Dra. Reg. Occidental Oir. ReE, CentroOccidental

Oit ROE Oit. Reg. Oir, En. CentroOriental

Oir Reg. OuaOriental