1¿Qué son los archivos?

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EJERCICIO

¿Intentamos construir una definición de archivo entre todos?

VAMOS POR PARTES

¿Quién se anima a poner la primera piedra?

¿Los archi … qué?: respuestas de otros profesionales

Un archivo es una ubicación de información en diferentes formatos (profesional de la psicología)

Para mi sería un documento de diferente extensión (música, fotos, Word) pero también entiendo un archivo como el soporte físico donde se guarda diferentes documentos (profesional de la sociología)

Lugar donde se clasifican objetos, documentos, etc... según criterios establecidos, que ofrece la posibilidad de tener un acceso rápido a ellos (profesional de la informática)

Lugar dónde se guardan de manera ordenada cualquier tipo de documentos o "papeles", aunque el archivo puede ser físico o electrónico. Otra acepción, archivo: acción de archivar (profesional de administración)

¿Los archi … qué?: respuestas de otros profesionales

Lugar donde se pueden guardar y ordenar documentos (profesional de la sociología)

Espacio donde depositar una información de un modo ordenado, claro y sencillo que permita consultarla las veces que sea necesario (profesional del mundo de la información - periodismo)

Un contenedor o soporte físico (caja, cajón, carpeta, archivador, mueble…) o electrónico (pc, cd, pen drive, multimedia, en definitiva un documento de texto, hoja de cálculo, base de datos…) que sirve para almacenar información (documentos, informes, catálogos, facturas…) de manera clasificada y ordenada. Para mí, si no está clasificada y ordenada entonces se trata de un cajón de sastre en lugar de archivo (profesional de administración)

Espacio físico en el que se almacenan documentos según un orden preestablecido (profesional de adminstración)

¿Qué nos dice el DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA

(23ª ed.)?archivo

(Del lat. archīvum, y este del gr. ἀρχεῖον, residencia de los magistrados)

1. m. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

2. m. Lugar donde se custodian uno o varios archivos.3. m. Acción y efecto de archivar (guardar documentos o

información en un archivo). Entregó la documentación para proceder a su archivo.

1“La totalidad de los documentos escritos, dibujos y materiales

impresos, recibidos o producidos oficialmente por una entidad administrativa o alguno de sus funcionarios, en cuanto a que dichos documentos fueron concebidos con intención de permanecer bajo

custodia de esta entidad o de dichos funcionarios”

(Muller, Feith y Fruin, 1898).

“[Documentos] producidos o usados en el curso de una transacción administrativa o ejecutiva (ya sea pública o privada) de la cual forman parte y consiguientemente preservados en su propia

custodia por su propia información, por la persona o personas responsables de esta transacción y sus sucesores legítimos”

(Hilary Jenkinson, 1922).

ALGUNAS DEFINICIONES

2“Acumulación ordenada de documentos que fueron creados en el

curso de su actividad por una institución o un individuo y que son conservados para cumplir con sus propósitos políticos, legales o

culturales por dicha institución o individuo”

(Eugenio Casanova, 1928).

“Todos los documentos de cualquier tipo acumulados natural y orgánicamente como un resultado de las funciones y actividades de

cualquier organización administrativa, entidad o individuo... y que son mantenidos con propósitos de referencia”

(Michel Duchein, 1977).

ALGUNAS DEFINICIONES

3“Dicho en pocas palabras, un archivo está formado por los documentos que produce y

recibe un individuo, una familia, una empresa o un organismo público en el ejercicio de sus

actividades”

Ramón Alberch y Cruz Mundet

¡Archívese!: los documentos del poder, el poder de los documentos. Alianza Editorial 1999

ALGUNAS DEFINICIONES

4“Conjunto orgánico de los documentos

conservados total o parcialmente, con fines de gestión, defensa de derechos, información,

investigación y cultura”

Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos

(BOJA número 4 de 10/01/1984)

ALGUNAS DEFINICIONES

5“Conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de

varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura,

la información y la gestión administrativa”

“Instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente

mencionados dichos conjuntos orgánicos”

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE número 155 de 29/6/1985)

ALGUNAS DEFINICIONES

6“Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el

ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas”

“Se entiende también por archivo, a efectos de la presente Ley, aquellas unidades administrativas o instituciones que

custodian, conservan, organizan y difunden los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su

producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura”

Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía

(sometido a opinión pública BOJA núm. 201, de 14 de octubre de 2009

ALGUNAS DEFINICIONES

“Almacén de papel” vs “Archivo de documentos”

Imagen tomada del “Manual de organización de archivos de oficina de la Universidad de Alicante”

“Almacén de papel” vs “Archivo de documentos” vs “Empresas de custodia

ECUACIÓN SIMPLE

Documentos

Organización

Preservación - Conservación

Acceso (servicio – difusión)

AR

CH

IVO

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• Organizar y poner en servicio la documentación administrativa durante el periodo de máxima utilidad para la gestión en las oficinas y para la toma de decisiones.

• Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos.

• Establecer una clasificación de los fondos y mantener ordenada la documentación, respetando el Principio de Procedencia en sus dos grados.

• Describir la documentación.

• Determinar los plazos de vigencia y periodos de utilización.

• Acondicionar la documentación mediante las instalaciones y equipamiento adecuado.

• Procurar que las funciones desempeñadas aparezcan recogidas en una norma técnica o reglamento.

• Prestar el servicio adecuado a cada uno de los usuarios del archivo, dentro de los límites marcados por la ley.

Archivo: FUNCIONES

¿A qué tipo de archivos nos estamos refiriendo?

Escrituras de una casa, seguros de vida, nóminas, correspondencia con un hermano, fotografía familiar, etc.

Contratos de trabajo, facturas, libros de contabilidad, bajas laborales, actas de reuniones, etc.

Libros de bautismo, registro matrimonial, registro de defunciones, etc.

Archivos personales

Archivos de empresa

Archivos eclesiásticos (p.ej.: parroquiales)

¿A qué tipo de archivos nos estamos refiriendo?

Historiales médicos, registro de pacientes, etc.

Paradigma de la producción documental y de grandes archivos:

Archivos clínicos

Administraciones públicasAdministración Internacional / Europea

Administración Central

Administración Autonómica

Administración Local

Varias maneras de clasificar a los archivos

Públicos y Privados

Archivos administrativos e históricos

Archivos de gestión, intermedios e históricos

¿se os ocurre alguna más?

ARCHIVO – BIBLIOTECA

¿Anotamos algunas diferencias y semejanzas?

¿VOLUNTARIOS / AS?

Ver tablón

DECLARACIÓN UNIVERSAL SOBRE LOS ARCHIVOS

Septiembre de 2010

Código de ética profesional

(1996)

Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una Licencia Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 España