que es un sistema de informaciÓn
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QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?“Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución”. La empresa requiere información, entre otras cosas, para controlar sus actividades, tomar decisiones, crear nuevos productos y servicios, evaluar posibilidades de expansión, etc. Para producir la información requerida, los sistemas de información llevan a cabo 3 procesos:
Alimentación del sistema, Procesamiento de los datos, y Salida de la información propiamente dicha.
Los Sistemas de Información pueden ser informales, los cuales se rigen por acuerdos y normas no establecidas, como las redes de chismes que se presentan en las organizaciones. También pueden ser formales, basados en procedimientos estandarizados y previamente protocolizados. Se pueden clasificar en basados en computadores o en métodos manuales. Si son manuales comúnmente utilizan lápiz y papel para desarrollar sus actividades. Si son basados en computadores, utilizan toda la tecnología de hardware, software y telecomunicaciones, al igual que el estudio y actualización constante en Tecnologías de la Información. Comúnmente se les conoce como (Sistemas de Información Basados en Computadores SIBC). Los sistemas de información se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra área funcional de la empresa, tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, o producción. En la actualidad toda organización exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologías de información (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia. Es importante tener en cuenta que un sistema de información necesita justificar su implementación desde el punto de vista - costo / beneficio, partiendo de la concepción del valor que se le otorgue a la información dentro de una organización.
Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la organización, pues es diferente hacer el análisis desde el punto de vista de una empresa comercial a una de tipo académico que pretende prestar un servicio social como lo es la salud o educación pública. Los beneficios que se pueden obtener usando sistemas de información son los siguientes:
Acceso rápido a la información y por ende mejora en la atención a los usuarios.
Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas.
Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual.
Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de información que presentan elementos claros y sustentados.
Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir.
Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para encontrar y manipular la información.
Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la comunicación.
Organización en el manejo de archivos e información clasificada por temas de interés general y particular.
Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo electrónico, multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales.
Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales. Aumento de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda
y generación de información repetida. Definiciones de Sistema de Contabilidad. Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES. Los principios y procedimientos de contabilidad no son leyes naturales como son las leyes de la física y la química, sino, más bien son reglas determinadas por el hombre, las cuales para tener validez, deben tener aceptación general entre la profesión contable. Han surgido de la práctica y de la forma de pensar de los miembros de la profesión contable. A través del tiempo los procedimientos de registro de operaciones han ido evolucionando, debido al propósito de encontrar procedimientos más apropiados para registrar eficaz, económica y oportunamente, las operaciones efectuadas. A los métodos y procedimientos adoptados por un negocio para controlar sus operaciones en conjunto se les denomina: sistemas de control interno. En un sistema debidamente diseñado, los procedimientos promueven el seguimiento a las políticas administrativas prescritas, promueven la eficiencia de las operaciones, salvaguardan los activos del negocio del desperdicio, el fraude y el robo y garantizan que la información contable sea correcta y confiable. Para implantar cualquier procedimiento de registro de operaciones, se requiere conocer ampliamente todo lo referente a los procedimientos que lo van a integrar, pues para adoptarlos primeramente necesitamos conocer la naturaleza y tamaño del negocio, cuando es conveniente adoptarlos, sus ventajas, desventajas, costo, necesidades de personal y equipo para llevarlos a cabo, etc. Es de suma importancia para la empresa valorar esta información, ya que muchas veces, puede ser que se implante un procedimiento que no es el que la empresa requiere. Cuentas por cobrar. Permite ejercer un control interno absoluto sobre cada una de las entradas de dinero efectivo, en razón de que se expiden, se revisan, autorizan y registran, antes de que materialmente se efectúen los cobros. Lo adoptan principalmente las empresas que para cobrar determinada cantidad de dinero, previamente tienen que expedir un recibo o factura.
Cuentas por pagar. Permite ejercer un control absoluto sobre cada una de las salidas de dinero efectivo, en virtud de que se expiden, revisan, autorizan y registran antes de que materialmente se efectúen los pagos. Este procedimiento lo puede adoptar cualquier clase de empresa, se puede decir que es el movimiento y registro contrario, que efectúan las empresas que reciben los recibos o facturas del movimiento anterior. Tiene menor aplicación cuando la mayor parte de las operaciones se efectúan a crédito. Se puede asegurar que todos los procedimientos de registro de operaciones son eficientes mientras el volumen de operaciones pueda ser registrado con oportunidad y proporcionen sin demora información financiera satisfactoria. Ventajas de los sistemas electrónicos de registro. El procesamiento de datos electrónico no requiere la intervención humana, sino el uso de una computadora: una máquina electrónica muy compleja, capaz de: Registrar con oportunidad las operaciones, el registro se hace de manera más clara y precisa y proporciona información financiera completa y oportuna. Capacidad económica. Los recursos económicos con los que cuenta la entidad, la clase o calidad de control que pretende, así como la variada y oportuna información financiera que requiera son factores que dan la pauta para proyectar un procedimiento que proporcione los objetivos que aspira alcanzar la empresa. Es muy importante que antes de implantar un procedimiento, se determine su costo de operación, para saber si la entidad está en posibilidades de pagar los sueldos del personal que lo va a llevar, el costo de adquisición y el mantenimiento del equipo que se va emplear, así como el costo de adquisición y de impresión de libros, registros, formas especiales, etc. Volumen de operaciones.El volumen diario de operaciones que normalmente realiza la empresa es el que sirve de guía para determinar cual debe de ser la división del trabajo más conveniente para lograr que el registro de operaciones se efectúe con oportunidad. También sirve de base para decidir si el registro se debe de hacer en forma manual o electrónica. Por lo tanto debe de tenerse en cuenta que entre más amplia sea la división del trabajo y entre más bueno o eficiente sea el sistema de registro, mayor será el costo de la operación que la empresa tenga que pagar. Variedad de operaciones La variedad de operaciones que efectúa la empresa influye directamente en la determinación de los procedimientos de registro de operaciones que deben elegirse para integrar un procedimiento en la división que debe hacerse del trabajo y en la implantación de libros, planillas, registros, formas especiales, etc. que deben llevarse. La variedad de operaciones entre empresas es diferente aun cuando realicen un volumen de operaciones similar, principalmente cuando su giro y política interna son diferentes.
Operaciones que se realizan con mayor frecuencia Las operaciones que se efectúan con mayor frecuencia también influyen directamente en la determinación de los procedimientos de registro de operaciones que deben adoptarse para constituir un procedimiento de registro combinado, en la división del trabajo que debe hacerse y en la implantación de los libros y registros que deben de llevarse. Una vez que se conozca la variedad o diversidad de operaciones que normalmente realiza la empresa se debe observar cuidadosamente cuáles de ellas se efectúan con mayor frecuencia, para que con base en ello se haga la división del trabajo y se establezcan los libros y registros que deben llevarse. Además de los aspectos tratados anteriormente, existen infinidad de normas, reglas o principios surgidos de la experiencia, que es conveniente observar para que el procedimiento que se establezca proporcione mejores resultados con el menor costo de operación posible. El procedimiento establecido debe reunir las siguientes características: práctico, sencillo, funcional, económico y, de ser posible, para asegurar óptimos resultados, mejor, igual o semejante a los establecidos en empresas similares que operan con resultados positivos plenamente comprobados. Del equipo de procesamiento que se va a emplear. El sistema manual o electrónico que se va a emplear para el procesamiento de operaciones debe ser el más apropiado para satisfacer con economía y oportunidad las necesidades de control e información financiera de la empresa. Del material contable. Los libros, registros, planillas, formas especiales, etc. que se van a emplear deben elegirse o diseñarse cuidadosamente para que el registro de las operaciones se haga en ellos con facilidad y rapidez. Del personal. El personal que se va a emplear debe de tener los conocimientos y práctica necesaria para ejecutar correctamente y con rapidez las labores que se le encomienden; en caso de que el personal desconozca el funcionamiento del procedimiento contable, lo más conveniente es que la propia empresa lo prepare o capacite por medio de instructivos, guías gráficas, catálogo de cuentas, etc., para evitar errores y retrasos involuntarios. Es muy importante que el registro de operaciones sea supervisado por empleados capaces y responsables, y autorizado por funcionarios facultados para ello, con lo cual es posible que se descubran a tiempo errores, fraudes o abusos cometidos. PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.) 2. Preparar una lista de chequeo. 3. Elaborar informes. 4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento 5. Diseñar formularios para todas las operaciones. 6. Diseñar reportes 7. Preparar los libros. Balance inicial
Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Informes: Tipos de informes que nos debe generar el sistema. Expresan la situación de la empresa. Ejemplo:
1. Listado de de Balance General 2. Listado del Estado de G y P 3. Listados comparativos de Ingresos y Gastos 4. Etc
También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: 1- Estado de Costo Estimado2- Estadísticas de ventas, etc. La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio. Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Las cuentas en el catalogo para comerciantes en Colombia esta preestablecido según el decreto 2650 de 1993. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente: Balance General
1. Activo 2. Pasivo 3. Capital 4. Ingresos 5. Gastos 6. Costo de Ventas 7. Costos de Producción 8. Cuentas de Orden Deudoras 9. Cuentas de Orden Acreedoras
En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance. La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación. Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras. Documentos Soportes: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.) Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo documento soporte:
1. Numeración preimpreso 2. Que contenga todo los datos Generales. 3. Redacción clara, sin errores. 4. Además del original, emitir las copias necesarias 5. Poseer firmas
Entre los principales Documentos Soportes: Recibos de CajaFactura de Compra VentaConsignacionesComprobantes de EgresoNotas de ContabilidadNotas Debito y CréditoOrdenes de compraOtros, etc. La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se hacen constar las mercancía vendida, en cantidades, precios y valores, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes. El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la copia es conservada por el que lo recibe. La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercancía y/o productos que desea comprar una compañía. La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y contra un cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su valor. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original. La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en la cartera. Comprobante de Egreso. Es el soporte del giro de un cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo. La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución.
Entre los reportes podemos mencionar: NominaVentasComprasCheques emitidos Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad. La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario y su liquidación mensual, quincenal etc. Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo. El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a coro/largo plazo. El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipo de beneficio o fracaso durante un período determinado. Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los documentos soportes. Son libros donde se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas. Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. El Mayor General o Mayor y Balance: Aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros. Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para la venta valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas. Control interno: No es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:
Proteger los activos Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera Promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad. Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:
Efectivo Inventarios Caja Menor Ventas Etc.
Todo sistema de control interno debe contener las siguiente características:
1. Organización. Estructura organizacional donde se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
2. Autorización y registro operacional. Niveles de atribución del departamento de contabilidad, el hacer los registros de la información y de mantener el control.
3. Eficiencia. Para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.
Ejemplos de Control Control Interno del Efectivo. El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:
Efectivo en caja Cuentas bancarias Todo aquello disponible para pagos sin restricción.
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas. La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas) Ingresos ejecutados por cobradores Consignación Nacional Transferencias, Etc
Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en el Establecimiento Público. Entre las medidas de control podemos citar:
1. Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.
2. La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja.
3. Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso. 4. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.
Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:
1. Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.
2. Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.
3. Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.
Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad. Podemos establecer que el área de efectivo comprende: Caja y Banco La caja se divide en dos:
Caja General Caja Menor
La caja Menor es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque. La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos. Entre las medidas de control están:
1. Tener Recibos de Caja, ya sean de ingreso a caja o desembolso. 2. Que estos Recibos estén prenumerados 3. Que estén manejados por una sola persona 4. La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales,
para esto fue creada la caja Menor. 5. Consignar todos los dineros recibidos en la caja general 6. Todo Recibo de Caja General debe tener anexo las respectivas
consignaciones. Control Interno de las Ventas. Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad. El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa. Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante una salida de mercancía y una remisión. El soporte que podemos utilizar para un buen control de las ventas son: Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al contado o crédito).Nota de despacho o RemisiónRecibo de ingreso a caja. Cada uno de estos formatos debe tener copias suficiente para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes y estar debidamente prenumerados. La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas ( por Ej.) por medio de la carta de crédito, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos.
Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envié mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial. Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
1. Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente. 2. Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada. 3. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
Clasificación y Control de los Activos Fijos. Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos. Los activos fijos pueden ser: Tangibles o Intangibles Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo: Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario. Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es mas que la distribución equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida. La depreciación puede realizarse por tres métodos: Línea recta, Unidades producidas, Horas trabajadas, Etc Entre las medidas de control tenemos: Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos.
1. Poseer una relación detallada y actualizada 2. Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular
depreciación. 3. Hacer chequeo periódico de los mismos. 4. Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.
Los inventarios. Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son: Promedio PonderadoPEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir. Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen. Entre las medidas de control interno tenemos:
1. Hacer conteos físicos periódicamente. 2. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables . 3. Proteger los inventarios en un almacén bien seguro, techado y con puertas
seguras de manera que se eviten los robos . 4. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas. 5. Proteger los inventarios con una póliza de seguro. 6. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado. Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo: Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc. Lista de chequeo A) Organización y clasificación de la compañía A-1 Nombre y dirección de la compañía A-2 Sucursales y Agencias, nombre y dirección A-3 tipo de negocio que realizan A-4 Clase de sociedad o negocio de único dueño .1 Compañía por acciones .2 Sociedad en Comandita Simple .3 Sociedad en Comandita Compuesta .4 Sociedad en participación .5 Negocio de único dueño A-5 Socios A-6 Consejo de Administración y otros funcionarios y oficiales A-7 Historia del capital .1 Inversión Original .2 Inversiones Subsecuentes .3 Ganancias Capitalizadas A-8 Base de distribución de las ganancias y pérdidas A-9 En caso de compañía por acciones .1 Clase de acciones .2 Número de acciones de cada clase .3 Valor nominal de las acciones en cada clase .4 Acciones de cada clase circulando .5 Capital autorizado A-10 Registros de la empresa A-11 Personas responsables de estos registros A-12 Lugar donde se mantienen registros A-13 Fecha de terminación del año fiscal B) División funcional y departamental. B-1 División funcional B-2 Lista de departamentos de la empresa, acompañada de
transacciones principales realizadas en cada departamento. B-3 Formulario de cada departamento B-4 Personal de cada departamento B-5 Localización de cada departamento C) Código de cuentas .1 Número o letras o números y letras combinados .2 Clasificación de las cuentas en el código D) Reportes y estados .1 Balance General .2 Estado de Resultado .3 Etc. E) Equipo mecánico a usarse .1 Máquina sumadoras .2 Máquinas calculadoras .3 Máquinas porteadoras y normalizadoras .4 Etc. F) Control administrativo sobre operaciones .1 Recibos y desembolsos de caja .2 Inventarios .3 Cuentas a cobrar .4 Costo .5 Gastos .6 Nómina de pago .7 Cuentas a pagar .8 Inversiones .9 Activo Fijo .10 Presupuestos .11 Auditoría Interna G) Departamento de contabilidad .1 Personal .2 Sistema de registro .3 Equipo mecánico .4 Condiciones del local .5 Temperatura en el local Un sistema de información ejecuta tres actividades generales. En primer lugar, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada. Después, actúa sobre los datos para producir información. Por último el sistema produce la información para el futuro usuario, que posiblemente sea un gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivo. La evaluación de la información obtenida, permite la retroalimentación del sistema, los componentes de un sistema de información que se muestra a continuación:
’1. Introducción
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí
la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para
la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada
al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. Por medio del siguiente
trabajo de investigación se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo
relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.
2. ¿Qué son los inventarios?
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en
el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por
ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo
cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas
con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Ventas
Devoluciones en ventas Mercancías en tránsito Mercancías en consignación Inventario
(final) El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la
fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los
inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a
tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo
de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente. En la cuenta Compras se
incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a
venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la
empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios,
Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance
general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Perdidas o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda
aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia;
aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta
compras. Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirirge a la
cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el
Balance General. Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías
realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Por otro lado también
tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones
realizadas por los clientes a la empresa. En algunas oportunidades, especialmente si la
empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos
desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías
que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra
circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de
operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito. Por otro lado tenemos la
cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará
las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en “consignación”, sobre la cual
no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la
obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido. El Inventario Actual (Final) se
realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía
de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el
inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas
Brutas en Ventas de ese período. El control interno de los inventarios se inicia con el
establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de
los inventarios siguiendo el proceso de compras.
3. Sistemas de inventario
El Sistema de Inventario Perpetuo: En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio
mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran
por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles
para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL
negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías
vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema
perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están
siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo
principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los
automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores
decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la
fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la
cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. La derivación del saldo de cada
cuenta incluye el inventario:
Saldo Inicial + Incrementos (Compras) - Disminuciones costo de las mercancías
vendidas = Saldo Final
El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el costo del
inventario disponible en cualquier momento. Los registros de inventario perpetuo
proporcionan información para las siguientes decisiones:
La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus almacenes, por lo
tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercancía disponible y dar
respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicará oportunamente la
disponibilidad de dicha mercancía. Los registros perpetuos alertan al negocio para
reorganizar el inventario cuando éste se muestra bajo. Si las compañías preparan los
estados financieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo muestran el
inventario final existente, no es necesario un conteo físico en este momento; sin
embargo, es necesario un conteo físico una vez al año para verificar la exactitud de los
registros. Asientos bajo el Sistema Perpetuo En el sistema de inventario perpetuo, el
negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el
negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compañía registra la venta de la
manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el
precio de las mercancías vendidas. La compañía carga también a costo de mercancías
vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve
para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la
cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el periodo.
Registro en el diario
1. Compras a crédito de $560,000: Inventario $560,000 Cuentas por pagar $560,000 2.
Ventas a crédito de $900,000 (costo $540,000): - 1 - Cuentas por cobrar $900,000
Ingresos por ventas $900,000 - 2 - Costo de mercancías vendidas $540,000 Inventario
$540,000 3. Asientos de fin de periodo: No se requieren asientos. Tanto el inventario
como el costo de mercancías vendidas están actualizados.
Registro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas
$900,000 Costo de mercancía vendidas < $540,000> Margen Bruto $360,000 Balance
final (parcial): Activos Circulante: Efectivo $xxx,xxx Inversiones a corto plazo
$xxx,xxx Cuentas por cobrar $xxx,xxx Inventarios $120,000 Cargos pagados por
adelantado $xxx,xxx
El Sistema de Inventario Periódico: En el sistema de inventario periódico el negocio no
mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el
negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para
determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el
Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas.
El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el
conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para
contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artículos
de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de
llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con
efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la
inspección visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades
disponibles, el dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes.
Asientos bajo el Sistema Perpetuo En el sistema periódico, el negocio registra las
compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos); por su parte la cuenta inventario
continua llevando el saldo inicial que quedó al final del período anterior. Sin embargo,
al fin del período, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros.
Un asiento de diario elimina el Saldo Inicial, abonándolo a Inventario y cargándolo a
Ganancias y Pérdidas. Un segundo asiento de Diario establece el Saldo Final, basándose
en el conteo físico. El cargo es a inventario, y el abono a Ganancias y Pérdidas. Estos
asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como ajustes.
Registro en el diario 1. Compras a crédito de $560,000: Inventario $560,000 Cuentas
por pagar $560,000 2. Ventas a crédito de $900,000 (costo $540,000): - 1 - Cuentas por
cobrar $900,000 Ingresos por ventas $900,000 3. Asientos de fin de periodo para
actualizar el inventario: - 1 - Ganancias y Pérdidas $100,000 Inventario (saldo inicial)
$100,000 - 2 - Inventario (saldo final) $120,000 Ganancias y Pérdidas $120,000
Registro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas
$900,000 Costo de mercancía vendidas: Inventario Inicial $100,000 Compras $560,000
Inventario Final <$120,000> Costo de mercancías vendidas $540,000 Margen Bruto
$360,000 Balance final (parcial): Activos Circulante: Efectivo $xxx,xxx Inversiones a
corto plazo $xxx,xxx Cuentas por cobrar $xxx,xxx Inventarios $120,000 Cargos
pagados por adelantado $xxx,xxx Cálculo Del Costo Del Inventario
Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histórico, como lo
requiere el principio del costo. El costo del inventario es el precio que el negocio paga
para adquirir el inventario, no el precio de venta de las mercancías. El costo de
inventario incluye el precio de factura, menos cualquier descuento de compras, más el
impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras
está en tránsito y todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancías
estén disponibles para la venta.
4. Métodos de costeo de inventarios
Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos
unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los métodos de costeo de
inventarios son: costo unitario específico, costo promedio ponderado, costo de primeras
entradas primeras salidas (PEPS), y costo de últimas entradas primeras salidas (UEPS).
Costo Unitario Específico: Algunas empresas tratan con artículos de inventario que
pueden identificarse de manera individual, como los automóviles, joyas y bienes raíces.
Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario específico de la
unidad en particular. Por ejemplo, un concesionario de automóviles tiene dos vehículos
en exhibición; un modelo “x” que cuesta $14,000 y un modelo “y” equipado que cuesta
$17,000. Si el concesionario vende el modelo equipado en $19,700; el costo de
mercancía vendida es de $17,000 el costo específico de la unidad; el margen bruto en
esta venta es de $2,700 ($19,700 - $17,000). Si el automóvil “x” es el único que queda
en el inventario disponible al final del periodo, el inventario final es de $14,000.
Costo Promedio Ponderado: El método del costo promedio ponderado, llamado a
menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del
inventario durante el período. Este método pondera el costo por unidad como el costo
unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube
durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se
determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías disponibles para la
venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles. Calcule el
inventario final y el costo de mercancías vendidas, multiplicando el número de unidades
por el costo promedio por unidad. Si el costo de mercancías disponibles para la venta es
de $90,000 y están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por
unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artículo tiene un costo promedio
de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de mercancías vendidas (40 unidades) es
de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000).
Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Bajo el método de primeras
entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad
comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final,
puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las
mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los
primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre
de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las
compras más recientes.
Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS): El método últimas entradas,
primeras salidas dependen también de los costos por compras de un inventario en
particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los
primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos
más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el
inventario final.
Parte A: Información Ilustrativa
Inventario Inicial (10 unidades @ $1,000 por unidad) $10,000 Compras: N° 1 (25
unidades @ $1,400 por unidad) $35,000 N° 2 (25 unidades @ $1,800 por unidad)
$45,000 Total $80,000 Costo de mercancías disponibles para la venta (60 unidades)
$90,000 Inventario final (20 unidades @ $? por unidad) $? Costo de mercancías
vendidas (40 unidades @ $? por unidad) $ ?
Parte B: Inventario final y costo de mercancías vendidas Método de costeo promedio
ponderado Costo de mercancías disponibles para la venta (ver Parte A)* $90,000
60 unidades @ costo promedio ponderado de $1,500 por unidad; $90,000/60Und
Inventario final (20 unidades @ $1,500 por unidad) <$30,000> Costo de mercancías
vendidas (40 unidades @ $? por unidad) $60,000 Método de costeo PEPS Costo de
mercancías disponibles para la venta (ver Parte A) $90,000 Inventario final (costo de las
ultimas 20 unidades disponibles) * <$36,000>
20 unidades @ $1,800 por unidad de la compra N°2
Costo de mercancías vendidas: 10 unidades @ $1,000 (todas del inventario inicial)
$10,000 25 unidades @ $1,400 (todas de la compra N°1) $35,000 5 unidades @ $1,800
(de la compra N°2) $9,000 Total Mercancías Vendidas $54,000 Método de costeo
UEPS Costo de mercancías disponibles para la venta (ver Parte A) $90,000 Inventario
final (costo de las ultimas 20 unidades disponibles) 10 unidades @ $1,000 (todas del
inventario inicial) $10,000 10 unidades $1,400 (de la compra N°1) $14,000 Total
Inventario Final <$24,000> Costo de mercancías vendidas: 25 unidades @ $1,800
(todas de la compra N°2) $45,000 15 unidades @ $1,400 (de la compra N°1) $21,000
Total Mercancías Vendidas $66,000
Control Interno Sobre Inventarios El control interno sobre los inventarios es importante,
ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización.
Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos
de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de
embarque Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene
acceso a los registros contables Mantener registros de inventarios perpetuos para las
mercancías de alto costo unitario Comprar el inventario en cantidades económicas
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas No mantener un inventario almacenado demasiado
tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios 5.
Bibliografía
A. Redondo. Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Tomo I. Hangren,
Harrison y Robinson. Contabilidad. Editorial Hispanoamericana.
http://www.monografias.com