que son archivos
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Clasificacion Que son registros clasificasionTRANSCRIPT
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UNIVERSIDAD ESTATAL EL SUR DE MANABI UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS INFORMATICAS Y SISTEMAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN COMPUTACIÓN Y REDES
TEMA:
QUE SON ARCHIVOS
CLASES DE ARCHIVOS
FUNCIÓN DE UN ARCHIVO
QUE ES UN REGISTRO
CLASES DE REGISTROS
INTEGRANTE:
CRISTIAN CEDEÑO
SEMESTRE:
1RO
PARALELO:
«B»
DOCENTE:
CRISTIAN CAICEDO PLÚA
MATERIA:
INTRODUCCIÓN A LA INFORMATICA
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Que son ARCHIVOS La palabra archivo, del latín archivium.
Conjunto de documentos que los contienen (carpetas, guías, etc.
Que pueden ser de carácter público, particulares, semipúblicos,
comerciales y privados.
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Funciones del archivo • La principal función del archivo consiste en la conservación
de documentos.
• Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y
clasificados.
• El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo
que se busca.
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Clases de archivos
Activos o de gestión
Según el grado o
frecuencia de utilización
Semiactivos Inactivos Personales Departame
ntales
Según el lugar de
emplazamiento
Parciales Generales o centralizado
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Conservación de la información
Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores
condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos
principios básicos:
• Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de
los documentos.
• Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro,
destrucción o desaparición de los documentos.
• Restauración de documentos deteriorados.
• Reproducción de la documentación más representativa.
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EL REGISTRO
La finalidad básica del registro en términos generales es el
control de todos los documentos que entran y/o salgan en los
diferentes órganos de la entidad.
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Clases de registros
General General de
entrada Múltiple
Único Auxiliar
General de
salida
Registro de
archivo
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Funciones
El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la
localización de un determinado escrito o documento además de:
Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad
en cuestión.
Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o
archivado).
Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad
de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados
éstos.