qui trÌnh quẢn lÝ hỒ sƠ cÔng vĂn vÀ lÊn...
TRANSCRIPT
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
QUI TRÌNH
QUẢN LÝ HỒ SƠ – CÔNG VĂN VÀ ĐƯA THÔNG TIN LÊN WEBSITE
MÃ SỐ NGÀY HIỆU LỰC
: : 24/05/2013
PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Soạn thảo Hoàn thiện Phê duyệt
ThS. Hà Thị Minh Thu TS. Huỳnh Đức Thiện
PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày sửa
đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực
3/2013 24/05/2013 24/05/2013
Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết
1
QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ –
CÔNG VĂN VÀ ĐƯA THÔNG TIN LÊN WEBSITE
Mã số :
Ngày ban hành :
Phiên bản :
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
1. Mục đích: Quy trình này quy định cho việc quản lý công văn – hồ sơ của Phòng Sau đại học
2. Phạm vi áp dụng: Phòng Sau đại học.
3. Tài liệu tham khảo: - TCVN ISO 9001:2008, mục .... - Các loại văn bản khác liên quan trực tiếp đến quy trình
4. Nội dung Quy trình 4.1. Tóm tắt quy trình:
Bước 1 Chuyên viên soạn thảo/nhận công văn đến, công văn đi
Bước 2 Lãnh đạo Phòng xem xét, hoàn thiện
Bước 3 Trình Ban giám hiệu ký duyệt/báo cáo
Bước 4 Chuyên viên vào sổ, số hóa công văn
Bước 5 Lưu và chuyển đến các cơ quan/đơn vị/cá nhân liên quan
Bước 6 Đưa thông tin lên website của Phòng 4.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình:
Bước Nội dung thực hiện Đơn vị/cá nhân
chịu trách nhiệm Thời gian thực
hiện CÔNG VĂN ĐI, HỒ SƠ
1 - Soạn thảo công văn, quyết định và các loại văn bản theo nội dung công việc
- Nhận, sắp xếp, xử lý hồ sơ.
Chuyên viên
Theo nội dung công văn
2 - Trình lãnh đạo Phòng xem xét, ký Chuyên viên Theo nội dung
2
hoặc ký nháy; - Trình Ban giám hiệu phê duyệt
Lãnh đạo phòng
công văn
3 Lấy số công văn, quyết định; số hóa công văn, quyết định,văn bản; vào sổ lưu
Chuyên viên Theo nội dung công văn
4 - Photocopy công văn, quyết định, văn bản; đóng dấu, gửi theo thành phần có trong công văn, quyết định, văn bản; lưu Phòng HC-TH, phòng SĐH - Báo cáo lãnh đạo phòng khi hoàn tất công việc
Chuyên viên Theo nội dung công văn
CÔNG VĂN ĐẾN 1 - Nhận công văn về Phòng Chuyên viên
2 - Phân loại theo nội dung yêu cẩu của công văn
Chuyên viên
3 - Trình báo cáo lãnh đạo phòng Chuyên viên
4 - Lãnh đạo Phòng xử lý theo thẩm quyền và nội dung của công văn.
Trưởng Phòng
5 - Lãnh đạo phòng triển khai công việc theo nội dung đến từng thành viên trong phòng
Lãnh đạo phòng
6 - Lưu vào hồ sơ quản lý công văn đến Chuyên viên
ĐƯA THÔNG TIN LÊN WEBSITE
1 - Trình lãnh đạo phòng xem, ký duyệt trước
khi đưa thông tin lên website
Chuyên viên Theo nội dung và
tiến độ công việc
2 - Đưa thông tin lên website Trường theo
nội dung đã được phê duyệt
Webmaster của phòng
3 - Lưu văn bản đưa lên website tại file lưu
công văn của phòng SĐH
Webmaster của phòng
5. Lưu hồ sơ: - Hồ sơ được chuyển Ban Giám hiệu để báo cáo - Lưu Phòng Hành chính – Tổng hợp - Lưu Phòng Sau đại học
3
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
QUI TRÌNH MỞ NGÀNH SAU ĐẠI HỌC
MÃ SỐ NGÀY HIỆU LỰC
: : 24/05/2013
PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Soạn thảo Hoàn thiện Phê duyệt
ThS. Hà Thị Minh Thu TS. Huỳnh Đức Thiện
PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày sửa
đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực
3/2013 24/05/2013 24/05/2013
Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết
4
QUY TRÌNH
MỞ NGÀNH SAU ĐẠI HỌC
Mã số :
Ngày ban hành :
Phiên bản :
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
4. Mục đích: Quy trình này quy định cho việc thực hiện mở mã ngành đào tạo mới cho các bậc học
cao học và nghiên cứu sinh theo Quy chế đào tạo sau đại học của ĐHQG-HCM hiện hành.
5. Phạm vi áp dụng: Phòng Sau đại học và các đơn vị có liên quan trong Trường.
6. Tài liệu tham khảo: 6.1. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng
08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 6.2. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT ngày 07
tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 6.3. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày
05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM). 6.4. Thông tư số 38/2010/TT-BGDĐT, ngày 22 tháng 12 năm 2010, Quy định điều kiện, hồ
sơ, quy trình cho phép đào tạo, đình chỉ tuyển sinh, thu hồi quyết định cho phép đào tạo các ngành hoặc chuyên ngành trình độ thạc sĩ, trình độ tiến sĩ
6.5. Thông tư số 04 /2012/TT-BGDĐT, ngày 15/2/2112 v/v Ban hành Danh mục giáo dục, đào tạo cấp IV trình độ thạc sĩ, tiến sĩ.
4. Nội dung Quy trình 4.1. Tóm tắt quy trình:
Bước 1 Các đơn vị đăng ký mở ngành đào tạo SĐH mới
Bước 2 Phòng SĐH gửi mẫu hồ sơ mở ngành đến các đơn vị, tư vấn về thủ tục, quy trình xây dựng đề án mở ngành cho
các đơn vị
Bước 3 Các đơn vị tổ chức họp Hội đồng KH – ĐT, thành lập Ban xây dựng đề án mở ngành đào tạo SĐH
Bước 4 Các đơn vị nộp đề án mở ngành về phòng SĐH. Phòng SĐH kiểm tra, phối hợp với đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ xin
mở ngành đào tạo SĐH
Bước 5 Phòng SĐH mời 2 chuyên gia đọc phản biện, lấy nhận
5
xét bằng văn bản về đề án xin mở ngành đào tạo SĐH
Bước 6 Phòng SĐH kiểm tra hồ sơ sau phản biện và trình Hiệu trưởng xin ý kiến chỉ đạo
Bước 7 Phòng SĐH trình Hiệu trưởng lập Hội đồng Khoa học thẩm định đề án mở ngành cấp Trường
Bước 8 Phòng SĐH chuyển hồ sơ xin đăng ký mở ngành đào tạo SĐH đến ĐHQG.HCM
Bước 9 ĐHQG.HCM tiến hành thủ tục thẩm định đề án mở ngành, gửi kết quả thẩm định về trường.
Bước 10 Phòng SĐH trình Hiệu trưởng và thông báo đến đơn vị liên quan sau khi nhận kết quả trả lời của ĐHQG
Bước 11 Phòng SĐH phối hợp với đơn vị xây dựng đề án hoàn thiện đề án, gửi lại ĐHQG.HCM ra quyết định giao
nhiệm vụ đào tạo.
4.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình:
Bước Nội dung thực hiện Đơn vị/cá nhân
chịu trách nhiệm Thời gian thực
hiện 1 - Các đơn vị đăng ký mở ngành đào tạo
SĐH mới - Các Khoa/Bộ môn Theo kế hoạch
của đơn vị 2 - Phòng SĐH tổ chức tư vấn cho các đơn vị
có nhu cầu xin đăng ký mở ngành SĐH. - Phòng SĐH gửi mẫu hồ sơ mở ngành đến các đơn vị
- Phòng SĐH - Các Khoa/Bộ môn
3 - Các đơn vị tổ chức xây dựng đề án xin mở ngành đào tạo SĐH - Thành lập Ban đề án để triển khai xây dựng đề án.
- Các Khoa/Bộ môn
4 - Các đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ xin mở ngành đào tạo SĐH và nộp lại cho Phòng SĐH
- Các Khoa/Bộ môn
5 - Phòng SĐH tiến hành kiểm tra hồ sơ mở ngành, hướng dẫn bổ sung hoặc sửa chữa đề án theo đúng quy định của Đại học Quốc Gia (nếu có)
- Phòng SĐH - Cấp Khoa/Bộ môn
6 Phòng SĐH mời 2 chuyên gia đọc phản - Phòng SĐH 07 ngày , kể từ
6
biện đề án xin mở ngành đào tạo SĐH của đơn vị xin đăng ký.
sau khi nhận hồ sơ hoàn chỉnh của Khoa
7 - Nhận kết quả phản biện độc lập và chuyển kết quả về đơn vị để chỉnh sửa đề án
- Phòng SĐH Sau khi có nhận xét phản biện
8 Phòng SĐH kiểm tra lại hồ sơ và trình Hiệu trưởng xin ý kiến chỉ đạo
- Phòng SĐH Sau khi Khoa/ Bộ môn đã bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ đăng ký mở ngành đào tạo theo góp ý của cán bộ phản biện.
9 Hiệu trưởng ra quyết định Lập Hội đồng Khoa học thẩm định cấp Trường
- Hiệu trưởng - Phòng SĐH
10 - Chuyển hồ sơ xin đăng ký mở ngành đào tạo SĐH lên ĐHQG TP.HCM.
- Phòng SĐH
Tháng 3 và tháng 9 hàng năm
11 ĐHQG.HCM tiến hành thủ tục thẩm định đề án mở ngành, gửi kết quả thẩm định về trường.
ĐHQG.HCM
12 - Phòng SĐH trình Hiệu trưởng kết quả thẩm định và thông báo đến Khoa liên quan.
Phòng SĐH Sau khi có quyết định của ĐHQG
13 Phòng SĐH phối hợp với đơn vị xây dựng đề án hoàn thiện đề án, gửi lại ĐHQG.HCM ra quyết định giao nhiệm vụ đào tạo.
- Phòng SĐH - ĐHQG.HCM
7
5.1. Lưu đồ:
TT Sơ đồ quá trình Trách nhiệm
1.
Phòng SĐH và các đơn vị có nhu cầu
2.
Các Khoa/Bộ môn
3.
Phòng SĐH
4.
Phòng SĐH
5.
Phòng SĐH
6.
Phòng SĐH
Soạn đề án
Lập Ban biên soạn đề án
Gửi phản biện độc lập
Hội đồng cấp Trường
Chuyển đề án lên ĐHQG-HCM
Chuyển đơn vị
8
6. Lưu hồ sơ: hồ sơ được lưu tại Phòng SĐH, Khoa/ Bộ môn xây dựng đề án trong suốt quá
trình xây dựng đề án và tổ chức đào tạo.. 7. Phụ lục: Các biểu mẫu
7.1.1. Quy chế Bộ Giáo dục và đào tạo (kèm theo quyết định 02/QĐ-BGD&ĐT ngày 29 tháng 01 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT.
7.1.2. Quy chế Đại học Quốc gia (kèm theo quyết định 67/QĐ-ĐHQG/ĐT ngày 12 tháng 04 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.
7.1.3. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.
7.1.4. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.
7.1.5. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM).
7.1.6. Quy định mở ngành SĐH của ĐHQG-HCM 7.1.7. Danh mục mã ngành đào tạo SĐH của Bộ Giáo dục và đào tạo năm 2012
9
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
QUI TRÌNH TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC
MÃ SỐ NGÀY HIỆU LỰC
: : 24/05/2013
PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Soạn thảo Hoàn thiện Phê duyệt
ThS. Hà Thị Minh Thu TS. Huỳnh Đức Thiện
PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày sửa
đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực
3/2013 24/5/2013 24/5/2013
Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết
10
QUI TRÌNH
TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC
Mã số :
Ngày ban hành :
Phiên bản :
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 7. Mục đích: Thống nhất những nội dung công việc phải thực hiện trong các kỳ thi
tuyển sinh Sau đại học 8. Phạm vi áp dụng: Phòng Sau đại học và các đơn vị/cá nhân có liên quan. 9. Tài liệu tham khảo:
• Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.
• Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.
• Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM).
• Quyết định số 60/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH, ngày 28 tháng 11 năm 2011 của ĐHQG.HCM về việc sửa đổi một số điều trong Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM).
• Quy chế tạm thời về tuyển sinh sau đại học của ĐHQG.HCM, Ban hành kèm theo Quyết định số 69/ĐHQG-SĐH ngày 12/04/2001 của Giám đốc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
• Quyết định số 134/QĐ/ĐHQG-SĐ của Giám đốc đại học quốc gia TP.HCM về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế tạm thời tuyển sinh sau đại học ngày 12/04/2001 của Giám đốc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
10. Chữ viết tắt: - BTKT: Bổ túc kiến thức - NCS: Nghiên cứu sinh - QĐ: Quyết định - TS: Tuyển sinh - SĐH: Sau đại học - CTS: Chuyển tiếp sinh - ĐHQG. HCM: Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh - PBD: Phiếu báo danh - HĐTS: Hội đồng tuyển sinh
11. Nội dung quy trình
11
5.1. Tóm tắt quy trình:
Bước 1 Ra thông báo tuyển sinh
Bước 2 Thành lập Hội đồng tuyển sinh, Ban Thanh tra tuyển sinh, Ban thư ký tuyển sinh
Bước 3 Phát hành hồ sơ tuyển sinh
Bước 4 Nhận và xử lý hồ sơ tuyển sinh
Bước 5 Thành lập các tiểu ban chuyên môn
Bước 6 Tổ chức thi tuyển
Bước 7 Tổ chức chấm thi
Bước 8 Nhập kết quả thi
Bước 9 Họp Hội đồng xét duyệt kết quả thi
Bước 10 Báo cáo kết quả lên ĐHQG-HCM
Bước 11 Công bố kết quả thi và điểm chuẩn tuyển sinh
Bước 12 Gửi giấy báo điểm thi đến thí sinh
Bước 13 Tổ chức chấm phúc khảo
Bước 14 Ra quyết định công nhận trúng tuyển và thông báo nhập học cho học viên trúng tuyển
Bước 15 Gửi Quyết định trúng tuyển và giấy báo nhập học đến học viên
5.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình:
Bước Nội dung thực hiện Thời gian thực hiện Đơn vị/cá nhân chịu trách nhiệm
1. Soạn thảo Thông báo tuyển sinh, thoâng baùo chuyeån tieáp sinh cao hoïc; trình kyù thoâng baùo Tuyeån sinh vaø công khai Thông báo tuyển sinh trên website Trường
Tháng 1 và tháng 6 hàng năm.
Phòng SĐH
2. Göûi thoâng baùo tuyeån sinh ñeán caùc cô quan, đơn vị và báo cáo ĐHQG.HCM
Ngay sau khi ban haønh Thoâng baùo tuyeån sinh
Phòng SĐH
3. Göûi coâng vaên ÑHQG ñeà cöû ngöôøi tham gia Ban chæ ñaïo TS SÑH
Theo lịch ĐHQG-HCM
Hiệu trưởng Phòng SĐH
4. - Quyeát ñònh thaønh laäp Hoäi ñoàng tuyeån Tháng 1 và tháng 7 - Hiệu trưởng
12
sinh SÑH Tröôøng và Ban Thanh tra - Quyết định thành lập Ban Thư ký
hàng năm - Chủ tịch Hội đồng TSSĐH.
5. Xeáp hoà sô tuyeån sinh thaønh boä, ñaùnh soá hoà sô
Tieán haønh song song vôùi vieäc göûi thoâng baùo
Phòng SĐH
6. Phaùt haønh hoà sô tuyeån sinh, thu leä phí, ghi biên lai, nhaäp danh saùch biên lai, thoáng keâ biên lai noäp về phòng KH-TC
Sau khi hoaøn taát vieäc chuẩn bị hoà sô vaø nhận bieân lai từ phoøng KH-TC
Ban Thư ký tuyển sinh
7. Tröïc ñieän thoaïi, tö vaán tuyeån sinh Töø thôøi gian ra thoâng baùo ñeán ngaøy tổ chức thi tuyển.
Phòng SĐH
8. Nhaän hoà sô ñaêng kyù döï thi, thu leä phí, ghi biên lai, nhaäp danh saùch biên lai, thoáng keâ biên lai noäp phoøng KH-TC
Theo lịch ghi trong Thông báo tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
9. Nhaän hoà sô chuyeån tieáp sinh, lệ phí xét tuyển CTS
Theo lịch ghi trong Thông báo tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
10. Thoâng baùo oân taäp, thu leä phí, ghi biên lai, nhaäp danh saùch biên lai, thoáng keâ biên lai noäp phoøng KH-TC
Theo thoâng baùo TS Ban Thư ký tuyển sinh
11. Leân keá hoaïch môû lôùp BTKT, môøi GV, xeáp lòch hoïc, phoøng hoïc, thoâng baùo thôøi khoaù bieåu đến thí sinh ñaêng kyù BTKT
Theo lịch ghi trong Thông báo tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
12. Xeáp lòch thi BTKT, göûi baøi cho GV, leân keát quûa thi thoâng baùo cho thí sinh, laøm baûng ñieåm BTKT cho töøng thí sinh
Sau khi kết thúc lịch học
Ban Thư ký tuyển sinh
13. Leân keá hoaïch môû lôùp oân taäp caùc moân cô baûn, cô sôû, ngoaïi ngö,õ saép xeáp lòch hoïc, phoøng hoïc
Theo lịch ghi trong Thông báo tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
14. Saép xeáp ngöôøi tröïc xeùt bieân lai, laáy micro, nöôùc uoáng cho giaûng vieân caùc lôùp oân taäp
2 tuaàn ñaàu khi lôùp oân taäp baét ñaàu
Ban Thư ký tuyển sinh
NHAÄP HOÀ SÔ, IN PBD, CHUAÅN BÒ CAÙC VAÊN BAÛN
15. Nhaäp hoà sô vaøo phần mềm tuyển sinh, kieåm tra hoà sô, loaïi caùc hoà sô khoâng ñuû ñieàu kieän döï thi
Sau khi kết thúc nhận hồ sơ
Ban Thư ký tuyển sinh
16. Xeáp hoà sô theo thöù töï ABC, ruùt hình laøm PBD vaø phong bì döï thi
Sau khi kết thúc việc nhập hồ sơ
Ban Thư ký tuyển sinh
17. Taïo soá baùo danh cho thí sinh döï thi caùc ngaønh
Ít nhất 10 ngày trước tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
13
18. Xeáp phoøng thi, in PBD, daùn hình PBD, ñoùng daáu, boû phong bì, göûi PBD
Ít nhất 10 ngày trước tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
19. Daùn danh saùch thí sinh döï thi ôû baûng Thoâng baùo
Sau khi göûi xong PBD
Ban Thư ký tuyển sinh
20. Ra quyết định thành lập các tiểu ban phục vụ kỳ thi
01 tháng trước tuyển sinh
Chủ tịch HĐTS
21. Göûi coâng vaên ñeà cöû thaønh vieân ra ñeà cho caùc Khoa/Bộ môn
01 tháng trước tuyển sinh
Chủ tịch HĐTS
22. Gửi hợp đồng ra đề, phong bì ñeà thi, phong bì ñaùp aùn, photo ñeà cöông gửi CB ra đề thi
Sau ngaøy keát thuùc nhaän hoà sô
Chủ tịch HĐTS
23. Ra quyết định thành lập tiểu ban ra đề thi, chấm thi.
Sau ngaøy keát thuùc nhaän hoà sô
Chủ tịch HĐ – Thường trực HĐTS
24. Göûi caùc vaên baûn lieân quan ñeán TSSĐH cho ÑHQG Tp. HCM
Ít nhất 10 ngày trước tuyển sinh
Thường trực HĐTS
25. Xeáp hoà sô cho phoøng thi (caùc loaïi danh saùch, biên bản, báo cáo nhanh …) xeáp giaáy thi, hoà sô phoøng HÑ, phòng laøm ñeà…
01 tuần trước ngày tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
TUYEÅN SINH 26. Hoïp caùc tieåu ban chuyeân moân tröôùc
tuyeån sinh 1 tuaàn tröôùc TS HĐ, Các tiểu ban
chuyên môn, Ban thanh tra, Ban thư ký
27. Laøm ñeà, nhaân ñeà, ñoùng goùi Trong thời gian tổ chức kỳ thi
Ban đề thi, Ban Thanh tra
28. Tröïc ñeà thi taïi caùc buoåi thi Trong thời gian tổ chức kỳ thi
Trưởng các tiểu ban ra đề thi
29. Thuø lao CB coi thi, phuïc vuï TS, thuø lao Hoäi ñoàng, caùc TB chuyeân moân
Trong thời gian tổ chức kỳ thi
Ban CSVC
30. Tröïc ñoùng daáu, danh saùch, PBD Trong thời gian tổ chức kỳ thi
Theo QĐ của HĐTS
31. Tổ chức xét tuyển NCS Theo kế hoạch tuyển sinh
Các Tiểu ban xét tuyển NCS, Tiểu ban Thanh tra, Tiểu ban thư ký
COÂNG TAÙC CHAÁM THI, XÖÛ LYÙ KEÁT QUAÛ TS
34. Leân lòch chaám thi, göûi QÑ chaám thi 01 tuần trước ngày tuyển sinh
Chủ tịch HĐTS – Thường trực HĐTS
35. Tạo phách bài thi Trước ngày chấm thi Ban Thư ký tuyển sinh
36. Toå chöùc chaám thi Theo Kế hoạch tuyển sinh
Ban chấm thi, Ban thư ký
37. Raùp phaùch, nhaäp keát quaû thi vaøo phaàn meàm
Theo Kế hoạch tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
38. Kiểm tra kết quả thi trước khi ra quyết Sau khi nhập kết quả Ban Thư ký tuyển
14
định công nhận kết quả vào phần mềm sinh 39. Hoïp HÑ xeùt duyeät keát quaû tuyeån sinh Sau khi có kết quả
cuối cùng HĐTS
40 Baùo caùo kết quả thi leân ÑHQG Theo Kế hoạch tuyển sinh
Thường trực HĐ
41. Baùo caùo danh saùch ñeà nghò truùng tuyeån NCS vaø hoà sô NCS leân ÑHQG
Theo Kế hoạch tuyển sinh
Thường trực HĐ
42. Coâng boá keát quaû thi, ñieåm chuaån Theo Kế hoạch tuyển sinh
Chủ tịch HĐ
43. Göûi giaáy baùo ñieåm thi cho thí sinh (coù ñieåm chuaån vaø thoâng baùo thôøi gian phuùc khaûo)
Theo Kế hoạch tuyển sinh
phòng SĐH
44. Nhaän ñôn phuùc khaûo Theo Kế hoạch tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
45. Thoáng keâ soá löôïng baøi phuùc khaûo, ra QÑ thaønh laäp Tiểu ban chaám phuùc khaûo, môøi chaám phuùc khaûo
Theo Kế hoạch tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
47. Tổ chức chaám phuùc khaûo Theo Kế hoạch tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh, Ban chấm phúc khảo
48. Coâng boá keát quaû Phúc khảo, baùo caùo ÑHQG
Theo Kế hoạch tuyển sinh
Thường trực HĐ
49. Nhaäp danh saùch CTS vaø ngöôøi nöôùc ngoaøi vaøo phaàn meàm. Baùo caùo keát quaû truùng tuyeån sau Phúc khảo leân ÑHQG (neáu coù) Baùo caùo danh saùch truùng tuyeån cuối cùng leân ÑHQG
Theo Kế hoạch tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
50. Chuyeån danh saùch truùng tuyeån thaønh hoïc vieân cao hoïc Ra quyeát ñònh coâng nhaän hoïc vieân cao hoïc Göûi giaáy baùo truùng tuyeån cho cao ho ̣c vaø NCS
Theo Kế hoạch tuyển sinh
Ban Thư ký tuyển sinh
51. QÑ giao ñeà taøi vaø ngöôøi höôùng daãn cho NCS
Thaùng 9/2008 Phòng SĐH Các Khoa/Bộ môn
52. Khai giaûng vaø phaùt baèng toát nghieäp caùc khoaù
Phòng SĐH Các Khoa/Bộ môn
12. Danh mục các biểu mẫu sử dụng trong quy trình:
SDH-01: Mẫu đề thi và đáp án SDH -02: Mẫu biên bản xử lý thí sinh vi phạm quy chế thi SDH -03: Mẫu giấy cam đoan SDH -04: Mẫu bảng phân bổ cán bộ coi thi
15
SDH -05: Mẫu thông báo thời gian thi và những điều lưu ý cán bộ coi thi SDH -06: Mẫu lịch thi SDH -07: Mẫu biên bản bàn giao đề thi SDH -08: Mẫu biên bản chọn đề thi SDH -09: Mẫu biên bản chấm thi
16
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
QUI TRÌNH IN SAO ĐỀ THI TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC
MÃ SỐ NGÀY HIỆU LỰC
: : 24/05/2013
PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Soạn thảo Hoàn thiện Phê duyệt
PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
Soạn thảo Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực
3/2013 24/05/2013 24/05/2013
Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết
17
QUY TRÌNH IN SAO ĐỀ THI TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC
Mã số :
Ngày ban hành :
Phiên bản :
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
13. Mục đích: Quy định thống nhất những công việc phải thực hiện trong việc làm đề thi cho các kỳ thi tuyển sinh Sau đại học
14. Phạm vi áp dụng: Phòng Sau đại học , Hội đồng tuyển sinh Sau đại học và cá nhân có liên quan
15. Tài liệu tham khảo: 15.1. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05
tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 15.2. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT
ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 15.3. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-
ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM) 15.4. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo quyết định 1020/QĐ-ĐHQG-
ĐH&SĐH ngày 23 /10/2010 của Giám đốc ĐHQG-HCM)
3.5. Quy chế tuyển sinh Ban hành kèm theo Quyết định số 69/ĐHQG-SĐH ngày 12/04/2001 của Giám đốc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
4. Nội dung Quy trình 4.1. Tóm tắt quy trình:
Bước 1 Thường trực Hội đồng TSSĐH bàn giao đề thi cho Trưởng Tiểu ban in sao đề thi
Bước 2 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi chọn ngẫu nhiên 01 đề thi chính thức và 01 đề thi dự bị
Bước 3 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi tổ chức kiểm tra đề thi, lập biên bản kiểm tra đề thi trước khi in sao.
Bước 4 Tiểu ban in sao đề thi tổ chức định dạng đề thi theo mẫu thống nhất, kiểm tra các lỗi kỹ thuật (nếu có).
Bước 5 Tiểu ban in sao đề thi tiến hành in sao đề thi, kiểm tra số lượng đề thi phân phối cho từng phòng thi
18
Bước 6 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi đóng gói, bảo quản tất cả tài liệu, giấy tờ liên quan theo chế độ mật
Bước 7 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi bàn giao thùng đựng túi bài thi cho Tiểu ban coi thi
4.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình:
Bước Nội dung thực hiện Đơn vị/cá nhân
chịu trách nhiệm Thời gian thực hiện
1 Thường trực Hội đồng TSSĐH bàn giao đề thi cho Trưởng Tiểu ban in sao đề thi
.Thường trực HĐTS + Trưởng Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra
2 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi chọn ngẫu nhiên 01 đề thi chính thức và 01 đề thi dự bị
Trưởng Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra
3 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi tổ chức kiểm tra đề thi, lập biên bản kiểm tra đề thi trước khi in sao.
Trưởng Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra
4 Tiểu ban in sao đề thi tổ chức định dạng đề thi theo mẫu thống nhất, kiểm tra các lỗi kỹ thuật (nếu có).
Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra
5 Tiểu ban in sao đề thi tiến hành in sao đề thi, kiểm tra số lượng đề thi phân phối cho từng phòng thi, đóng gói, niêm phong túi đựng bài thi, niêm phong thùng đựng túi bài thi.
Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra
6 Sau khi đóng gói, niêm phong đề thi, Trưởng Tiểu ban in sao đề thi có nhiệm vụ đóng gói, bảo quản tất cả tài liệu, giấy tờ liên quan đến đề thi theo chế độ mật.
Trưởng Tiểu ban in sao đề thi
7 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi bàn giao thùng đựng túi bài thi cho Tiểu ban coi thi
Trưởng Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban coi thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra
8 Tiểu ban in sao đề thi được cách ly và chỉ được rời khỏi địa điểm in sao đề thi khi thời gian mở đề thi môn thi cuối cùng đã được 120 phút.
Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra
19
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỌC VIÊN SAU ĐẠI HỌC
MÃ SỐ NGÀY HIỆU LỰC
: : 24/05/2013
PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Soạn thảo Hoàn thiện Phê duyệt
ThS. Hà Thị Minh Thu TS. Huỳnh Đức Thiện
PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày sửa
đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực
3/2013 24/05/2013 24/05/2013
Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết
20
QUI TRÌNH
QUẢN LÝ HỌC VIÊN SAU ĐẠI HỌC
Mã số :
Ngày ban hành :
Phiên bản :
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
16. Mục đích: Quy trình này quy định việc quản lý quá trình đào tạo học viên cao học và nghiên cứu
sinh theo Quy chế đào tạo sau đại học của ĐHQG-HCM hiện hành.
17. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho việc quản lý học viên cao học của các chuyên ngành đào tạo trình độ
thạc sĩ và tiến sĩ của Trường ĐH. KHXH&NV – ĐHQG.HCM.
18. Tài liệu tham khảo: - Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày
05 tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. - Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT
ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. - Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-
ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM). - Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo quyết định số 1020/QĐ-ĐHQG-
ĐH&SĐH ngày 10/ 09 /2010 của Giám đốc ĐHQG-HCM) - Cẩm nang sau đại học – tài liệu lưu hành nội bộ Trường ĐH. KHXH&NV –
ĐHQG.HCM
19. Nội dung Quy trình 4.1. Tóm tắt quy trình:
Bước 1 Tạo danh sách học viên theo từng chuyên ngành
Bước 2 Tạo mã số + nhập thông tin học viên
Bước 3 Lập kế hoạch học tập toàn khóa
Bước 4 Gửi danh sách, quyết định công nhận học viên và các biểu mẫu liên quan về Khoa/Bộ môn để phối hợp
quản lý học viên
Bước 5 Cấp thẻ học viên
Bước 6 Quản lý học vụ (kết quả học tập, tiến độ học tập, nghiên cứu, xử lý các trường hợp học vụ, tổ chức bồi
dưỡng sau đại học…)
21
Bước 7 Tổ chức xét đề cương luận văn cho học viên
Bước 8 Ra quyết định giao đề tài luận văn và cán bộ hướng dẫn luận văn
Bước 9 Gửi Quyết định giao đề tài đến Khoa/Bộ môn, học viên và cán bộ hướng dẫn khoa học
4.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình:
Bước Nội dung thực hiện Đơn vị/cá nhân
chịu trách nhiệm Thời gian thực
hiện 1 Chuyển danh sách thí sinh trúng tuyển
thành danh sách học viên theo từng ngành Phòng SĐH Tháng 7 và 12
hàng năm 2 Tạo mã số học viên, nhập thông tin học
viên vào phần mềm và sổ quản lý Phòng SĐH Tháng 7và 12
hàng năm 3 Gửi thông báo nhập học đến học viên
Phối hợp với phòng KH-TC làm thủ tục nhập học, thu học phí.
Phòng SĐH Phòng KH-TC
Tháng 7 và 12 hàng năm
4 Lập kế hoạch học tập toàn khoá Phòng SĐH Tháng 7 và 12 hàng năm
5 Gửi danh sách học viên, kế hoạch học tập toàn khóa, cẩm nang SĐH và Sổ tay học viên về Khoa/Bộ môn để Khoa/ bộ môn phối hợp quản lý
Phòng SĐH Tháng 7 và 12 hàng năm
6 Khoa/Bộ môn triển khai kế hoạch học tập đến học viên và lên lịch học chi tiết
Khoa/Bộ môn Tháng 08-12 hàng năm
7 Làm thẻ học viên, thẻ thư viện cho học viên
Phòng SĐH Tháng 08-12 hàng năm
8 Quản lý học vụ: Lịch học, kết quả học tập, những thay đổi (nếu có) trong quá trình học tập
Phòng SĐH Tháng 09- 01 hàng năm
9 Tổng hợp bảng điểm theo đợt và gửi về khoa/bộ môn
Phòng SĐH Sau mỗi đợt học tập trung
10 Thông báo kế hoạch xét đề cương Nhận kế hoạch xét duyệt đề cương từ các khoa, theo dõi quá trình xét đề tài luận văn
Phòng SĐH Khoa/Bộ môn
Tháng 10-02 hàng năm
11 Rà soát tên đề tài, số lượng học viên, tỷ lệ Phòng SĐH Tháng 11 - 03
22
học viên/cán bộ hướng dẫn, Trình hiệu trưởng ra quyết định
hàng năm
12 Ra quyết định công nhận đề tài và cán bộ hướng dẫn khoa học
Hiệu trưởng Tháng 03 và 11 hàng năm
13 Gửi quyết định giao đề tài và cán bộ hướng dẫn về Khoa, CB hướng dẫn và học viên
Phòng SĐH Khoa/ Bộ môn
Tháng 03 và 11 hàng năm
14 Rà soát số học viên trễ hạn theo khóa học, trình BGH xử lý
Phòng SĐH Hiệu trưởng
Tháng 1 và tháng 9 hàng năm
20. Danh mục các biểu mẫu sử dụng trong quy trình: SDH-01: Danh sách học viên trúng tuyển SDH-02: Quyết định trúng tuyển SDH-03: Thông báo học phí SDH-04: Cẩm nang sau đại học SDH-05: Sổ tay học viên SDH-06: Kế họach học tập toàn khoá SDH-07: Mẫu giấy xác nhận học viên SDH-08: Mẫu giấy xác nhận học phần SDH-09: Mẫu giấy đăng ký phương thức đào tạo SDH-10: Mẫu báo cáo kế hoạch học tập SDH-11: Mẫu Lý lịch khoa học
23
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
QUI TRÌNH QUẢN LÝ ĐÀO TẠO NGHIÊN CỨU SINH TIẾN SĨ
MÃ SỐ NGÀY HIỆU LỰC
: : 24/05/2013
PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Soạn thảo Hoàn thiện Phê duyệt
ThS. Hà Thị Minh Thu TS. Trần Văn Thắng
PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày sửa đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu
lực 3/2013 24/05/2013 24/05/2013
Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết
24
QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
NGHIÊN CỨU SINH TIẾN SĨ
Mã số :
Ngày ban hành :
Phiên bản :
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 21. Mục đích:
Quy trình này quy định cho việc quản lý quá trình đào tạo cho các nghiên cứu sinh tiến sĩ theo Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ của Giám đốc ĐHQG-HCM. Ban hành kèm theo quyết định số 1020/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 10/ 09 /2010.
22. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho việc quản lý nghiên cứu sinh của tất cả các ngành học trong Trường.
23. Tài liệu tham khảo: 23.1. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05
tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 23.2. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT
ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 23.3. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo quyết định số 1020/QĐ-ĐHQG-
ĐH&SĐH ngày 10/ 09 /2010 của Giám đốc ĐHQG-HCM) 23.4. Cẩm nang sau đại học – tài liệu lưu hành nội bộ Trường ĐH. KHXH&NV –
ĐHQG.HCM 23.5. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-
ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM).
24. Chữ viết tắt: - CBHD: Cán bộ hướng dẫn - CĐTS Chuyên đề tiến sĩ - ĐH: Đại học - ĐVCH Đơn vị chuyên môn - HĐKH: Hội đồng khoa học - QĐ: Quyết định - HPBS: Học phần bổ sung - NCS: Nghiên cứu sinh - LATS: Luận án tiến sĩ - SĐH: Sau đại học - TS: Tiến sĩ - ThS: Thạc sỹ
25
25. Nội dung Quy trình 5.1. Tóm tắt quy trình:
Bước 1 Ra quyết định công nhận NCS, giao đề tài LATS + Cán bộ hướng dẫn khoa học cho NCS
Bước 2 Nhận đăng ký kế hoạch học tập, nghiên cứu toàn khóa của NCS
Bước 3 Quản lý học vụ (kế hoạch học tập, kết quả các môn học thuộc chương trình tiến sĩ, báo cáo tổng quan, những
thay đổi trong quá trình đào tạo)
Bước 4 Tổ chức bảo vệ các chuyên đề tiến sĩ
Bước 5 Lập hồ sơ bảo vệ LATS cấp đơn vị chuyên môn
Bước 6 Tổ chức lấy ý kiến phản biện độc lập luận án tiến sĩ
Bước 7 Hoàn chỉnh hồ sơ trình Hiệu trưởng ra quyết định thành lập Hội đồng chấm luận án tiến sĩ cấp Trường
Bước 8 Chuyển hồ sơ NCS đến ĐHQG.HCM để xét cấp bằng
Bước 9 Tổ chức cấp bằng tiến sĩ cho NCS
5.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình:
Bước Nội dung thực hiện Đơn vị/cá nhân
chịu trách nhiệm
Thời gian thực hiện
1 Thủ tục
công nhận NCS
1.1 Phòng SĐH soạn quyết định công nhận NCS + giao đề tài + tập thể hướng dẫn và trình Hiệu trưởng ký duyệt; báo cáo danh sách đến ĐHQG.HCM
1.2 Khoa/Bộ môn trao quyết định cho NCS và tập thể hướng dẫn khoa học.
Phòng SĐH
Khoa/Bộ môn
Tháng 9 và
tháng 12 hàng năm
2 Kế hoạch học tập,
nghiên cứu
2.1 Nhận đăng ký kế hoạch học tập, nghiên cứu toàn khóa của NCS.
2.2 Nhận Báo cáo tình hình học tập, nghiên cứu của NCS.
Khoa/Bộ môn Phòng SĐH
- Chậm nhất 01 tháng sau
ngày khai giảng
- 06 tháng một lần
3 Quản lý
NCS
3.1 Tổ chức quản lý học vụ, xử lý học vụ 3.2 Tổ chức các sinh hoạt khoa học thường kỳ
để NCS báo cáo kết quả nghiên cứu.
Phòng SĐH Khoa/Bộ môn
Theo kế hoạch năm
4 4.1 . Tổ chức học các môn học thuộc chương Phòng SĐH Trong thời
26
Đăng ký học phần
tiến sĩ, báo cáo tổng quan và
chuyên đề tiến sĩ
trình đào tạo tiến sĩ 4.2 Tổ chức cho NCS bảo vệ Báo cáo tổng
quan 4.3 Tổ chức cho NCS viết chuyên đề tiến sĩ
Khoa/Bộ môn Tập thể cán bộ hướng dẫn và
NCS
gian 24 tháng kể từ ngày ra quyết định công nhận
NCS
5 Chấm CĐTS
25.1. Ra quyết định thành lập Tiểu ban chấm CĐTS trình Hiệu trưởng ký.
5.2. Khoa / Bộ môn tổ chức chấm CĐTS
Phòng SĐH
Khoa/Bộ môn
Tháng 3, 6 và tháng 10 hàng
năm
6 Hội đồng
Bảo vệ LATS cấp
ĐVCM
6.1 Nhận và chuyển Hồ sơ đề nghị bảo vệ
LATS cấp ĐVCM đến Phòng SĐH 6.2. Thành lập Hội đồng đánh giá luận án tiến
sĩ cấp ĐVCM. 6.3. Ký quyết định thành lập HĐ chấm luận án
TS cấp ĐVCM
Khoa/Bộ môn
Phòng SĐH
Hiệu trưởng
Khi NCS hoàn thành luận án và
được tập thể CBHD cho phép bảo vệ
7 Tổ chức đánh giá
LATS cấp ĐVCM
7.1. Thông báo cho NCS, tập thể hướng dẫn và các thành viên Hội đồng tiến hành các thủ tục chuẩn bị cho buổi bảo vệ. 7.2. Tổ chức buổi bảo vệ LATS cấp ĐVCM 7.3. Khoa/Bộ môn nhận và chuyển Phòng SĐH Hồ sơ bảo vệ luận án (01 tuần sau ngày NCS bảo vệ)
Phòng SĐH
Phòng SĐH/ Khoa/Bộ môn Khoa/Bộ môn
Trong vòng 30 ngày từ
khi ký quyết định, HĐ đánh giá
LATS phải họp
8 Tổ chức lấy ý kiến phản biện độc lập
luận án
8.1. Trưởng phòng SĐH đề xuất danh sách cán bộ phản biện độc lập luận án, trình Hiệu trưởng phê duyệt. 8.2. Trưởng phòng SĐH gửi luận án đến các cán bộ PBĐL, nhận các bản nhận xét PBĐL từ cán bộ PBĐL 8.3. NCS sửa chữa luận án theo góp ý của cán bộ PBĐL
Trưởng phòng SĐH
Trưởng phòng
SĐH
NCS và hướng dẫn
9 Bảo vệ
LATS cấp Trường
9.1. Khoa/ Bộ môn đề xuất danh sách thành lập Hội đồng chấm LATS cấp Trường (gồm 15 thành viên) và chuẩn bị hồ sơ NCS gửi về phòng SĐH 9.2. Rà soát, hoàn chỉnh hồ sơ NCS 9.3. Trưởng phòng SĐH đề xuất HĐ chấm luận án tiến sĩ cấp Trường (gồm 07 thành viên) trình Hiệu trưởng ra quyết định thành lập Hội đồng chấm luận án tiến sĩ cấp Trường.
Khoa/Bộ môn
Phòng SĐH
Trưởng phòng SĐH
27
9.4. Ký quyết định thành lập Hội đồng chấm luận án tiến sĩ cấp Trường 9.5. Tổ chức buổi chấm luận án cấp Trường
Hiệu trưởng
Phòng SĐH
10 Thẩm định và cấp bằng
tiến sĩ
10.1. Chuyển toàn bộ hồ sơ buổi bảo vệ luận án đến ĐHQG-HCM 10.2. Đại học ĐHQG-HCM thẩm tra kết quả bảo vệ luận án. 10.3. Giám đốc ĐHQG-HCM ra quyết định công nhận học vị và cấp bằng tiến sĩ cho NCS đã bảo vệ thành công luận án
Phòng SĐH
ĐHQG-HCM
02 tuần sau buổi bảo vệ
04 tháng sau khi nhận hồ sơ từ CSĐT
SDH-01: Danh sách NCS trúng tuyển SDH-02: Quyết định trúng tuyển SDH-03: Quyết định Giao đề tài LATS SDH-04: Quyết định CBHD SDH-05: Cẩm nang SĐH SDH-06: Kế họach học tập toàn khoá SDH-07: Quy chế đào tạo bậc NCS SDH-08: Thông báo học phí SDH-09: Mẫu giấy xác nhận NCS SDH-10: Mẫu báo cáo kế hoạch học tập SDH-11: Mẫu Lý lịch khoa học SDH-12: Mẫu đơn xin bảo vệ CĐTS SDH-13: Mẫu đơn xin bảo vệ LATS cấp ĐVCM SDH-14 Mẫu đơn xin bảo vệ LATS cấp Trường SDH-15: Mẫu trang thông tin luận án SDH-16: Mẫu trang bìa, trang 2, CD nội dung luận án
28
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
QUI TRÌNH QUẢN LÝ MÔN CHUNG ĐẦU RA SAU ĐẠI HỌC
MÃ SỐ NGÀY HIỆU LỰC
: : 24/05/2103
PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Soạn thảo Hoàn thiện Phê duyệt
ThS. Hà Thị Minh Thu
PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày sửa
đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực
3/2013 24/05/2103 24/05/2103
Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết
29
QUY TRÌNH QUẢN LÝ MÔN CHUNG ĐẦU RA
SAU ĐẠI HỌC
Mã số :
Ngày ban hành :
Phiên bản :
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
26. Mục đích: Quy trình quy định trách nhiệm và các bước thực hiện quản lý các khoá học môn
chung đầu ra Sau đại học của Phòng
27. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho Phòng SĐH và các đơn vị có liên quan trong việc đào tạo các lớp môn
chung đầu ra Sau đại học.
28. Tài liệu tham khảo: 28.1. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05
tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 28.2. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT
ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 28.3. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-
ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM). 28.4. Quy chế ngoại ngữ tiếng Anh đối với các chương trình đào tạo đại học, sau đại
học không chuyên tiếng Anh (ban hành kèm theo QĐ 51/QĐ- ĐHQG-ĐH&SĐH, ngày 25/1/2011)
29. Nội dung Quy trình 4..1. Tóm tắt quy trình:
Bước 1 Lập kế hoạch đào tạo hằng năm - Trình Hiệu trưởng phê duyệt
Bước 2 Ra thông báo mở lớp
Bước 3 Tổ chức ghi danh cho học viên đăng ký học Lên danh sách lớp, xếp lớp, xếp phòng học
Bước 4 Tổ chức giảng dạy
Bước 5 Tổ chức thi, chấm thi
Bước 6 Công bố kết quả thi
Bước 7 Cấp chứng nhận hoàn thành môn học
30
4.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình:
Bước Nội dung thực hiện Đơn vị/cá nhân
chịu trách nhiệm Thời gian thực
hiện 1 Lập kế hoạch hằng năm
Trình Hiệu trưởng duyệt Trưởng Phòng SĐH Tháng 03 hàng
năm 2 - Ra thông báo mở lớp môn chung
- Gửi các Khoa/Bộ môn giảng dạy các môn trên để bố trí giảng viên giảng dạy
Trưởng Phòng SĐH Chuyên viên
Theo kế hoạch năm
3 - Làm thủ tục nhận biên lai tại phòng KH-TC, tổ chức ghi danh cho học viên đăng ký học - Phối hợp với phòng KH-TC lập dự toán kinh phí, trình Hiệu trưởng phê duyệt dự toán kinh phí
- Phòng SĐH - Phòng SĐH, Phòng KH-TC
Theo kế hoạch năm
4 - Tổ chức lớp học (Lên danh sách lớp, xếp lớp, xếp phòng học, báo cho giảng viên số phòng và danh sách lớp…)
- Phòng SĐH Theo kế hoạch năm
5 - Tổ chức thi hết môn chung ( Ra thông báo ngày thi cụ thể, Lập danh sách học viên dự thi, xếp phòng thi, nhận bản đề thi, lập ban thư ký (nếu có), danh sách cán bộ coi thi …)
- Phòng SĐH - Phòng KHĐBCL - Phòng TTGD
Theo kế hoạch năm
6 - Tổ chức chấm thi (Làm phách bài thi, chấm thi, ráp fách bài thi, nhập điểm, in kết quả thi, trình lãnh đạo phòng ký duyệt, đóng dấu…) - Công bố kết qủa thi cho học viên (dán bảng thông báo, đưa lên website)
- Ban thư ký coi thi - Phòng SĐH
Theo kế hoạch năm
8 - In chứng nhận kết quả môn học (Lên danh sách những học viên đủ điều kiện nhận chứng chỉ, In chứng chỉ, dán hình lên chứng chỉ, trình Hiệu trưởng ký chứng chỉ/ chứng nhận, chuyển Phòng HC-TH đóng dấu)
- Phòng SĐH - Hiệu trưởng - Phòng HC-TH
Theo kế hoạch năm
31
- Trả chứng nhận môn học cho học viên - Phòng SĐH 9 - Lưu sổ theo dõi việc cấp chứng chỉ /
chứng nhận - Phòng SĐH
32
5.1. Lưu đồ quản lý các lớp môn chung đầu ra SĐH
TT Sơ đồ quá trình Trách nhiệm
7.
1. Trưởng Phòng xin cấp quyết định
2.Hiệu trưởng ký Quyết định
8.
Phòng SĐH
9.
Phòng SĐH
10.
Phòng SĐH
11.
1.Trưởng Phòng trình dangh sách xin cấp chứng chỉ
2.Hiệu trưởng ký chứng chỉ
12.
Chuyên viên Phòng SĐH
13. Danh mục các biểu mẫu sử dụng trong quy trình:
TT Tên biểu mẫu/phụ lục Ký hiệu
1. Thông báo mở lớp
2. Danh sách học viên
3. Profile của học viên
4. Danh sách kết quả kiểm tra
5. Bảng điểm tổng hợp
6. Mẫu chứng chỉ
Quyết định
Chuẩn bị khóa học
Thực hiện
Tổ chức thi
Cấp giấy chứng nhận, chứng chỉ
Lưu hồ sơ
33
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
QUI TRÌNH PHẢN BIỆN ĐỘC LẬP LUẬN ÁN TIẾN SĨ
MÃ SỐ NGÀY HIỆU LỰC
: : 24/05/2013
PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Soạn thảo Hoàn thiện Phê duyệt
TS. Trần Văn Thắng PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày sửa đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu
lực 3/2013 24/05/2013 24/05/2013
Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết
34
QUY TRÌNH PHẢN BIỆN ĐỘC LẬP
LUẬN ÁN TIẾN SĨ
Mã số :
Ngày ban hành :
Phiên bản :
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
30. Mục đích: Quy trình này quy định việc quản lý quá trình phản biện độc lập các luận án tiến sĩ
theo Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ ban hành kèm theo QĐ số 1020 của Giám đốc ĐHQG- HCM.
31. Phạm vi áp dụng: Phòng Sau đại học và các cá nhân có liên quan.
32. Tài liệu tham khảo: - Điều 34 Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ ban hành kèm theo Thông tư số 10/2009/TT-
BGDĐT, ngày 07 tháng 05 năm 2009; - Điều 34 Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ ban hành kèm theo Quyết định số
1020/QĐ/ĐHQG-ĐH&SĐH, ngày 10 tháng 09 năm 2010;
4. Nội dung Quy trình 4.1. Tóm tắt quy trình:
Bước 1 Chọn 02 nhà khoa học có cùng chuyên ngành với chuyên ngành đào tạo đề tài luận án của NCS để mời phản biện.
Bước 2 Gửi thư mời + luận án + tóm tắt luận án + công trình, bài báo khoa học liên quan đến đề tài luận án của NCS đến 02 nhà khoa học.
Bước 3 Nhận các nhận xét của phản biện độc lập gửi đến
Bước 5 Trường hợp 01 trong 02 cán bộ PBĐL không tán thành luận án, LA sẽ được gửi lấy ý kiến của PBĐL thứ ba. (Nếu cả 02 cán bộ PBĐL lần đầu hoặc cán bộ PBĐL thứ ba không tán thành LA, LA sẽ được bảo vệ lại ở cấp Đơn vị chuyên môn)
Bước 6 Gửi kết quả phản biện độc lập và văn bản hướng dẫn hoàn chỉnh luận án tiến sĩ đến NCS.
Bước 7 Tiếp nhận luận án đã chỉnh sửa của NCS và làm các thủ tục chuẩn bị cho bảo vệ luận án cấp Trường.
4.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình:
Bước Nội dung thực hiện Đơn vị/cá nhân Thời gian thực hiện
35
chịu trách nhiệm 1 Chuẩn bị hồ sơ, danh sách các nhà
khoa học tham gia phản biện độc lập Trưởng phòng SĐH 01 tuần kể từ sau khi
NCS nộp hồ sơ về phòng SĐH.
2 - Chọn 02 nhà khoa học có cùng chuyên ngành với ngành đào tạo và đề tài luận án của NCS để mời phản biện.
Hiệu trưởng quyết định. Trưởng phòng SĐH thực hiện theo chế độ mật.
01 tuần kể từ khi phòng SĐH chuẩn bị xong hồ sơ và đề xuất tham mưu cho Hiệu trưởng danh sách các nhà khoa học tham gia phản biện độc lập.
3 - Gọi điện thoại xin ý kiến 02 nhà khoa học về việc tham gia phản biện
Trưởng phòng SĐH
4 - Gửi thư mời + luận án + tóm tắt luận án + công trình, bài báo khoa học liên quan đến đề tài luận án của NCS đến 02 nhà khoa học.
Trưởng phòng SĐH
5 - 02 nhà khoa học đọc và viết nhận xét của cán bộ phản biện độc lập.
Cán bộ phản biện độc lập.
45 ngày kể từ ngày nhận được luận án + tóm tắt luận án + công trình, bài báo khoa học liên quan đến đề tài luận án của NCS do cơ sở đào tạo gửi đến.
6 - Tiếp nhận các nhận xét của phản biện độc lập
Trưởng phòng SĐH
7 Gửi kết quả phản biện độc lập và văn bản hướng dẫn hoàn chỉnh luận án tiến sĩ đến NCS.
Phòng SĐH Sau khi đã nhận đủ các bản nhận xét tán thành của cán bộ phản biện độc lập.
8 Tiếp nhận luận án đã chỉnh sửa của NCS và làm các thủ tục chuẩn bị cho bảo vệ luận án cấp cơ sở đào tạo (cấp Trường).
- Phòng SĐH tư vấn NCS hoàn tất thủ tục bảo vệ
01 tháng kể từ khi NCS nhận được kết quả phản biện độc lập.
9 Xử lý những vấn đề học vụ phát sinh trong quá trình lấy ý kiến phản biện độc lập: căn cứ điều 34 của quy chế đào tạo tiến sĩ của Bộ GDĐT và của ĐHQG-HCM
Hiệu trưởng và Phòng SĐH
Nếu cả 02 cán bộ PBĐL lần đầu hoặc cán bộ PBĐL thứ ba không tán thành LA, LA sẽ được bảo vệ lại ở cấp Đơn vị chuyên môn
36
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
QUI TRÌNH
XÉT VÀ CẤP BẰNG THẠC SĨ - TIẾN SĨ
MÃ SỐ NGÀY HIỆU LỰC
: : 24/05/2013
PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Soạn thảo Hoàn thiện Phê duyệt
ThS. Hà Thị Minh Thu TS. Huỳnh Đức Thiện
PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày sửa
đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực
3/2013 24/05/2013 24/05/2013
Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết Mã số :
37
QUI TRÌNH
XÉT VÀ CẤP BẰNG THẠC SĨ - TIẾN SĨ
Ngày ban hành :
Phiên bản :
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định cho việc kiểm soát quá trình công nhận tốt nghiệp và quản lý cấp phát văn bằng tốt nghiệp cho thạc sĩ, tiến sĩ theo đúng quy chế đào tạo sau đại học của ĐHQG-HCM hiện hành.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho việc công nhận tốt nghiệp và quản lý cấp phát văn bằng tốt nghiệp cho học viên
cao học và nghiên cứu sinh đã tốt nghiệp.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
3.1. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.
3.2. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.
3.3. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM)
3.4. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo quyết định 1020/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 23 /10/2010 của Giám đốc ĐHQG-HCM)
3.5. Quy chế Quản lý văn bằng SĐH của ĐHQG-HCM năm 2012.
4. NỘI DUNG QUY TRÌNH
4.1. Tóm tắt quy trình
CẤP BẰNG THẠC SĨ CẤP BẰNG TIẾN SĨ
Bước 1 - Lập hồ sơ xét đề nghị công nhận tốt nghiệp
- Lập hồ sơ đề nghị ĐHQG-HCM xét cấp bằng tốt nghiệp cho học viên đủ điều kiện
Bước 2 - ĐHQG-HCM thẩm định Hồ sơ xét đề nghị công nhận tốt nghiệp
- ĐHQG-HCM thẩm định Hồ sơ xét đề nghị công nhận tốt nghiệp
Bước 3 - ĐHQG-HCM gửi công văn kèm danh sách học viên được cấp phôi bằng tốt nghiệp
Giám đốc ĐHQG-HCM ra quyết định công nhận học vị và cấp bằng tốt nghiệp
Bước 4 - Hiệu trưởng ra quyết định công nhận học vị và cấp bằng tốt nghiệp
- Lập hồ sơ quản lý văn bằng tốt nghiệp
38
Bước 5 - Nhận phôi bằng tốt nghiệp và in bằng tốt nghiệp
- Công bố danh sách học viên được cấp bằng tốt nghiệp trên website; Thông báo cho các đơn vị và cá nhân liên quan
Bước 6 - Lập hồ sơ quản lý văn bằng tốt nghiệp - Tổ chức Lễ phát bằng tốt nghiệp
Bước 7 - Công bố danh sách học viên được cấp bằng tốt nghiệp trên website; Thông báo cho các đơn vị và cá nhân liên quan
Bước 8 - Tổ chức Lễ phát bằng tốt nghiệp
Bước 9
4.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình Bước Nội dung quy trình Trách nhiệm Tiêu chuẩn
Bước 1 - Lập hồ sơ xét đề nghị công nhận tốt nghiệp
- Phòng SĐH - Chính xác, đúng quy chế
Bước 2 - Đề xuất ĐHQG-HCM thành lập Hội đồng xét hồ sơ tốt nghiệp
- Phòng SĐH - Hồ sơ đầy đủ; - Chính xác;
Bước 3 - ĐHQG-HCM thẩm định Hồ sơ
- Ban ĐH&SĐH ĐHQG-HCM
Hồ sơ đầy đủ đúng quy định
Bước 4 - ĐHQG-HCM đồng ý danh sách trong hồ sơ được đề nghị công nhận tốt nghiệp và cấp bằng
- ĐHQG-HCM
Bước 5 - Ra quyết định công nhận học vị và cấp bằng tốt nghiệp
- Phòng SĐH
Bước 6 - Trình Hiệu trưởng ký quyết định công nhận học vị và cấp bằng tốt nghiệp
- Phòng SĐH
Bước 7 - Công bố danh sách công nhận học vị, công nhận tốt nghiệp trên website
- Phòng SĐH - Chính xác.
Bước 8 - Lập hồ sơ xin cấp phôi bằng tốt nghiệp
- Phòng SĐH - Danh sách đủ điều kiện để được công nhận tốt nghiệp.
Bước 9 - Tiếp nhận phôi bằng, làm các thủ tục nhận phôi bằng từ ĐHQG-HCM
- Phòng SĐH - Đầy đủ số lượng
Bước 10 - Tiến hành in bằng - Phòng SĐH - Chính xác;
Bước 11 - Lập hồ sơ trình ký bằng tốt nghiệp - Phòng SĐH - Ngay sau khi Quyết định có hiệu lực thi hành.
39
Bước Nội dung quy trình Trách nhiệm Tiêu chuẩn
Bước 12 - Vào sổ gốc quản lý văn bằng tốt nghiệp
- Phòng SĐH - Theo mẫu quy định
Bước 13 - Công bố danh sách học viên/sinh viên được cấp bằng tốt nghiệp trên website; Thông báo cho các cá nhân
- Phòng SĐH - Chính xác; - Đầy đủ thông tin;
Bước 14 - Tổ chức Lễ phát bằng tốt nghiệp
- Phòng SĐH - Vào tháng 11 hàng năm
5. BIỂU MẪU ÁP DỤNG
TT Tên biểu mẫu Ký hiệu
1. Văn bản đề nghị ĐHQG xét hồ sơ cấp bằng tốt nghiệp
2. Danh sánh nghiên cứu sinh/học viên được đề nghị xét/công nhận và cấp bằng tốt nghiệp
3. Bảng điểm tổng hợp nghiên cứu sinh/học viên được xét tốt nghiệp
4. Quyết định công nhận và cấp bằng tốt nghiệp
5. Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời
6. Văn bản đề nghị ĐHQG-HCM cấp phôi văn bằng tốt nghiệp
7. Sổ gốc quản lý cấp phát văn bằng tốt nghiệp
8. Biên bản bàn giao phôi bằng tốt nghiệp