quick wins lan

Quick Wins i

REFORMASI BIROKRASI

KATA PENGANTAR

uji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, bahwa Lembaga Administrasi Negara telah dapat menyelesaikan kegiatan Penyusunan Dokumen Quick Wins Lembaga Administrasi Negara.

Keluaran kegiatan ini merupakan dokumen penting untuk tahap awal penerapan Reformasi Birokrasi di lingkungan Lembaga Administrasi Negara. Dokumen ini menggambarkan bahwa LAN mencanangkan 2 (dua) program yang menjadi Quick Wins LAN yaitu Pelayanan Informasi dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online; dan Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online. Kedua quick wins ini merupakan bagian dari core bussiness LAN yang diharapkan dapat menjadi pengungkit bagi kinerja Reformasi Birokrasi LAN secara keseluruhan.

Pada kesempatan ini, kami menyampaikan ucapan terima kasih yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan dokumen ini, baik pada seluruh jajaran pimpinan pejabat Eselon I, II, III, dan IV di lingkungan LAN dan seluruh pegawai LAN yang bersedia mencurahkan tenaga dan pikirannya dalam penyusunan dokumen quick wins ini. Kepada semua pihak yang telah memberikan partisipasi, kontribusi dan saran dalam pelaksanan kegiatan ini, kami mengucapkan terima kasih yang setinggi-tingginya.

Semoga pelaksanaan quick wins ini dapat menjadi pemicu dan pemacu Reformasi Birokrasi LAN khususnya dan peningkatan kinerja LAN secara keseluruhan pada umumnya, dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi serta pencapaian visi dan misi LAN.

Jakarta, April 2011 Kepala Lembaga Administrasi Negara

Asmawi Rewansyah

P

ii STIA-DIKLAT

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................................................................. ii

PENDAHULUAN...................................................................................................................... 1

A. Latar Belakang ........................................................................................................... 1

B. Tujuan Quick Wins LAN ............................................................................................. 3

C. Sasaran ...................................................................................................................... 3

D. Landasan Hukum ....................................................................................................... 4

PERUMUSAN QUICK WINS .................................................................................................... 7

A. Identifikasi Pemangku Kepentingan Utama .............................................................. 8

B. Keluaran Utama LAN ................................................................................................. 8

C. Harapan Pemangku Kepentingan Utama .................................................................. 9

D. Kinerja Saat Ini ......................................................................................................... 11

E. Peningkatan Kinerja ................................................................................................. 13

F. Sumber Daya ........................................................................................................... 15

G. Penetapan Quick Wins LAN ..................................................................................... 17

QUICK WINS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA ................................................................ 18

A. Quick Wins 1 : Pelayanan Informasi dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara

Online .............................................................................................................................. 18

1. Gambaran Kondisi Diklat saat ini ......................................................................... 18

2. Harapan Pemangku Kepentingan Utama ............................................................ 21

3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi Penyelesaiannya .................. 23

B. Quick Wins 2: Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online .... 24

Quick Wins iii

REFORMASI BIROKRASI

1. Gambaran Kondisi STIA LAN saat ini.................................................................... 24

2. Harapan stakeholders terhadap STIA LAN .......................................................... 28

3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi Penyelesaiannya .................. 28

PERSIAPAN PELAKSANAAN QUICK WINS ............................................................................. 29

A. Quick Wins Pelayanan Informasi Pembinaan dan Penyelenggaraan Kediklatan

Secara Online ................................................................................................................... 29

1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja ...................................... 29

2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran ................................. 29

3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi ................................................... 32

4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins .................................................................... 33

B. Quick Wins Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online ........ 33

1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja ...................................... 33

2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran ................................. 33

3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi ................................................... 35

4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins .................................................................... 36

P E N U T U P ........................................................................................................................ 37

Quick Wins 1

REFORMASI BIROKRASI

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

embaga Administrasi Negara (LAN) mengemban amanah untuk

melaksanakan tugas pemerintahan di bidang administrasi negara sesuai

dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Karenanya,

LAN dituntut untuk menjadi pionir (role model) bagi reformasi administrasi

dan membuktikan diri sebagai organisasi pemerintah yang berkinerja tinggi.

Berdasarkan Keputusan Presiden No. 103 Tahun 2001 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah diubah beberapa

kali terakhir dengan Perpres No. 64 Tahun 2005, Lembaga Administrasi Negara

(LAN) mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang

administrasi negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

yang berlaku dengan menyelenggarakan fungsi:

a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional tertentu di bidang

administrasi negara;

b. Pengkajian kinerja kelembagaan dan Sumber Daya Aparatur dalam rangka

pembangunan administrasi negara dan peningkatan kualitas Sumber Daya

Aparatur;

c. Pengkajian dan pengembangan manajemen kebijakan dan pelayanan di

bidang pembangunan administrasi negara;

d. Penelitian dan pengembangan administrasi pembangunan dan otomasi

administrasi negara;

e. Pembinaan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan (Diklat)

Aparatur Negara;

L

2 STIA-DIKLAT


f. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas LAN;

g. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan Instansi Pemerintah di bidang

administrasi negara; dan

h. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang

perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana,

kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan

rumah tangga.

Dengan demikian pada dasarnya LAN mempunyai peran penting dan

strategis dalam pembangunan dan pengembangan sistem administrasi negara

Republik Indonesia sebagai kerangka dasar (infrastruktur) pembangunan

sistem penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan Republik Indonesia.

Peran LAN diwujudkan dalam:

a. Pemberian saran kebijakan dan pertimbangan kepada Presiden,

Pemerintah dan pimpinan instansi pemerintah pusat dan daerah melalui

pemanfaatan hasil penelitian dan pengkajian di bidang Administrasi

Negara;

b. Peningkatan dan pengembangan kompetensi dan profesionalitas SDM

Aparatur melalui Pembinaan dan Penyelenggaraan Pendidikan dan

Pelatihan PNS berdasarkan UU No. 43 Thn 1999 dan PP No. 101 Thn 2000;

c. Pengembangan ilmu dan praktek dibidang Administrasi bagi SDM Aparatur

melalui penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di bidang Administrasi yang

dilaksanakan oleh STIA-LAN Jakarta, Bandung dan Makassar. (didasarkan

pada Keputusan Presiden Nomor 100 Tahun 1999 tentang STIA - LAN)

Dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi selama ini, LAN dinilai oleh

para pemangku kepentingan masih belum optimal, sehingga kontribusi LAN

terhadap reformasi birokrasi secara umum dinilai masih kurang. Dalam Bidang

Kajian, LAN sebagai pemberi saran kebijakan kepada Pemerintah,

Quick Wins 3

REFORMASI BIROKRASI

kontribusinya masih terbatas. Demikian juga kontribusi Pendidikan dan

Pelatihan Aparatur yang diselenggarakan oleh LAN dan oleh berbagai

Lembaga Diklat binaan LAN, juga dirasakan masih kurang terhadap perbaikan

kinerja pemerintah. Bukti kurang optimalnya penyelenggaraan tugas dan

fungsi LAN tersebut ditemukan ketika dilakukan pertemuan-pertemuan yang

diinisiasi oleh LAN dalam rangka mengkoordinasikan berbagai kegiatan kajian

ataupun pendidikan dan pelatihan PNS.

Sementara itu, dalam kaitannya dengan pemberian layanan di STIA

LAN, masih banyaknya informasi mengenai STIA LAN yang belum sampai ke

daerah. Kemudian, masih banyak mahasiswa yang tidak memperoleh

informasi akademik dan administratif, khususnya pada saat libur semester dan

mereka telah kembali ke daerah dan/atau instansi masing-masing. Selain itu,

pola pendaftaran yang masih manual, diindikasikan kurang efektif dan efisien,

khususnya bagi calon mahasiswa baru di luar domisili STIA LAN, yang berminat

mendaftar menjadi mahasiswa STIA LAN.

Dalam rangka memperbaiki kinerja LAN saat ini, diperlukan inisiatif

untuk melakukan reformasi pada bidang yang dapat dijadikan pengungkit

reformasi birokrasi LAN secara keseluruhan. Program quick wins adalah

program yang digunakan sebagai pengungkit reformasi birokrasi tersebut.

B. Tujuan Quick Wins LAN

Quick Wins LAN ditujukan sebagai momentum untuk meningkatkan

kualitas pelayanan publik dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi dan

sebagai awal peningkatan kepercayaan publik kepada LAN.

C. Sasaran

Sasaran dari program quick wins adalah perbaikan sistem dan

mekanisme kerja atau produk utama LAN yang sesuai dengan peran, tupoksi

4 STIA-DIKLAT


dan karakteristiknya.

D. Landasan Hukum

Peraturan perundang-undangan yang menjadi landasan hukum

penyusunan dan penetapan Quick Wins LAN adalah:

1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian

(Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara

Nomor 3041), sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor

43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan

Lembaran Negara Nomor 3890);

2. Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara

yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran

Negara Tahun 1995 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3851);

3. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara


Nomor 4286);

4. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendahraan Negara


Nomor 4355);

5. Undang-undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan

dan Tanggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Tahun 2006

Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4400);

6. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan

Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 14,

Tambahan Lembaran Negara Nomor 4421);

7. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah


Quick Wins 5

REFORMASI BIROKRASI

Nomor 4437), sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan

Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Tahun 2008


8. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan

Jangka Panjang Nasional Tahun 2005-2025 (Lembaran Negara Tahun 2007


9. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik


Nomor 50389);

10. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan

Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 2000


11. Peraturan Presiden Nomor 5 Tahun 2010 tentang Rencana Pembangunan

Jangka Menengah Nasional Tahun 2010-2014;

12. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design

Reformasi Birokrasi 2010-2025;

13. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan

Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 2000


14. Keputusan Presiden Nomor 100 Tahun 1999 tentang Sekolah Tinggi Ilmu

Administrasi Lembaga Administrasi Negara;

15. Keputusan Presiden No. 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas,

Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga

Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah diubah beberapa kali

terakhir dengan Perpres No. 64 Tahun 2005

16. Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 2010 tentang Percepatan Pelaksanaan

Prioritas Pembangunan Nasional Tahun 2010;

17. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/

6 STIA-DIKLAT


15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi.

18. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor: 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasoi

2010-2014;

19. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor: 13 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Quick

Wins;

20. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 4 Tahun 2004

tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Administrasi Negara

sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala

Lembaga Administrasi Negara Nomor 10 Tahun 2004;

Quick Wins 7

REFORMASI BIROKRASI

BAB II

PERUMUSAN QUICK WINS

alam Permenpan No. 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi

Birokrasi 2010-2014, disebutkan bahwa Quick Wins adalah suatu

langkah inisiatif yang mudah dan cepat dicapai yang mengawali

pelaksanaan suatu program dalam reformasi birokrasi terutama berkaitan

dengan pemberantasan korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN) serta

peningkatan kualitas pelayanan publik. Quick wins dilakukan untuk

mendapatkan momentum yang positif dan meningkatkan kepercayaan diri

instansi dalam melakukan langkah reformasi birokrasi, serta meningkatkan

kepercayaan masyarakat (to win public’s heart).

Oleh karena itu, aktivitas yang dipilih dalam program percepatan ini,

haruslah program yang mempunyai daya ungkit (key leverage) yang terkait

dengan perbaikan pada produk utama (core business) LAN. Hasil dari program

percepatan ini, dapat dengan mudah terlihat dan manfaatnya dapat dirasakan

langsung oleh masyarakat pengguna jasa (publik) maupun pemangku

kepentingan utama (pemangku kepentingan utama) dari LAN.

Program Percepatan ini adalah program yang mengawali proses

Reformasi Birokrasi LAN. Keluaran dari program ini merupakan jawaban

nyata/kongkrit dari keluhan pemangku kepentingan utama terhadap LAN.

Beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam menentukan quick wins

berdasarkan Permenpan No. 20 Tahun 2010 dan peraturan lainnya, adalah :

a. Berasal dari program-program reformasi birokrasi, yang terdapat di dalam

Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014;

b. Merupakan bagian utama (core business) dari peran, tugas, fungsi, dan

D

8 STIA-DIKLAT


karakteristik LAN yang bersangkutan;

c. Memberikan dampak perbaikan yang besar dan dapat dirasakan oleh para

pemangku kepentingan eksternal dan internal LAN;

d. Sesuai dengan harapan pemangku kepentingan utama utama LAN dalam

hal output atau tingkat kinerja;

e. Dapat diselesaikan dalam jangka waktu relatif cepat, kurang dari 12 bulan;

f. Memicu area perubahan yang menjadi tujuan reformasi birokrasi LAN;

A. Identifikasi Pemangku Kepentingan Utama

Salah satu target yang ingin dicapai dalam Rencana Pembangunan

Jangka Panjang (RPJP) 2005 – 2025 adalah terwujudnya tata kelola

kepemerintahan yang baik dan aparatur yang profesional baik di Pusat

maupun di Daerah.

Secara konseptual, berdasarkan target RPJP tersebut pemangku

kepentingan utama LAN adalah:

a. Presiden;

b. DPR beserta lembaga negara lainnya;

c. Kementerian dan Lembaga-lembaga penyelenggara pemerintah lainnya;

d. Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten, dan Kota;

e. Seluruh SDM aparatur negara termasuk pegawai BUMN/D, TNI, dan POLRI.

B. Keluaran Utama LAN

Berdasarkan tugas, fungsinya serta perannya, secara konseptual telah

teridentifikasi beberapa keluaran utama LAN, yaitu

a. Hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan dan

pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah di bidang

Quick Wins 9

REFORMASI BIROKRASI

kelembagaan; ketatalaksanaan dan sumber daya manusia dalam lingkup

administrasi negara.

b. Meningkatnya kualitas lembaga-lembaga diklat yang meliputi aspek

penyelenggara, program, pengajar, sarana dan prasarana, dan pelayanan

informasi mengenai proses diklat.

c. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada aspek

kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional

d. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada bidang

ilmu administrasi melalui pendidikan formal pada Sekolah Tinggi Ilmu

Administrasi Lembaga Administrasi Negara (STIA LAN) dan pelayanan

akademik dan administratif bagi stakeholders.

e. Mendorong peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara

melalui advokasi dan konsultansi.

C. Harapan Pemangku Kepentingan Utama

Terkait keluaran utama LAN, diperoleh informasi mengenai harapan-

harapan atau ekspektasi dari para pemangku kepentingan utama sebagai

berikut.

a. Terhadap keluaran utama hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan

bahan perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan nasional dan

daerah di bidang kelembagaan; ketatalaksanaan dan sumber daya manusia

dalam lingkup administrasi negara, pemangku kepentingan utama LAN

berharap memperoleh bahan dan informasi bagi perumusan dan

pengambilan keputusan kebijakan, dalam bentuk referensi, rekomendasi,

manual dan pedoman, dengan cepat dan mudah.

b. Terhadap keluaran utama meningkatnya kualitas lembaga-lembaga diklat

yang meliputi aspek penyelenggara, program, pengajar, sarana dan

10 STIA-DIKLAT


prasarana, pemangku kepentingan utama berharap penyelenggaraan

diklat yang lebih efektif, efisien dan profesional serta meningkatnya

layanan informasi penyelenggaraan dan hasil penyelanggaraan diklat.

c. Terhadap keluaran utama meningkatnya kualitas sumber daya manusia

aparatur negara pada aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan

fungsional, pemangku kepentingan utama berharap terpenuhinya

kompetensi sumber daya aparatur yang sesuai dengan persyaratan

kompetensi jabatan, bisa mendapatkan informasi yang cepat dan akurat

mengenai berbagai program pengembangan kompetensi kepemimpinan,

kemampuan teknis dan kemampuan fungsional, serta dapat mengikuti

berbagai program peningkatan kompetensi yang diselenggarakan oleh LAN

tersebut.

d. Terhadap keluaran utama meningkatnya kualitas sumber daya manusia

aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal

pada STIA LAN, pemangku kepentingan utama berharap meningkatnya

kualitas keilmuan sumber daya manusia aparatur negara untuk

mendukung penyelenggaraan pemerintahan, meningkatnya rasio

komposisi sumber daya manusia aparatur yang berpendidikan tinggi dan

mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi di instansi masing-masing, serta

meningkatnya kualitas pelayanan, baik akademik maupun administratif

yang lebih tepat, cepat, praktis, dan akuntabel.

e. Terhadap keluaran mendorong peningkatan kualitas penyelenggaraan

administrasi negara melalui advokasi dan konsultansi, pemangku

kepentingan utama berharap tertatanya organisasi dan manajemen

penyelenggaraan pemerintahan negara di Pusat dan Daerah.

Quick Wins 11

REFORMASI BIROKRASI

D. Kinerja Saat Ini

Berdasarkan tugas dan fungsinya sebagaimana tertuang dalam

peraturan perundangan yang ada, LAN melaksanakan tugas dan fungsi dalam

Bidang Kelitbangan, Bidang Kediklatan, serta Pendidikan Tinggi Kedinasan

melalui STIA LAN. Adanya berbagai tuntutan dari pemangku kepentingan

utama sebagaimana dikemukakan terdahulu, menunjukkan bahwa kinerja LAN

hingga saat ini masih belum optimal. Capaian kinerja pelaksanaan tugas dan

fungsi yang menjadi core business LAN adalah sebagai berikut.

a. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja hasil

kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan dan

pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah di bidang

kelembagaan dengan output bahan dan informasi bagi perumusan dan

pengambilan keputusan kebijakan, dalam bentuk referensi,

rekomendasi, manual dan pedoman, relatif cukup. Namun demikian,

berbagai hasil kajian tersebut belum tersosialisasikan dengan baik,

sehingga masih banyak instansi pemerintah baik di Pusat maupun di

Daerah yang belum mendapatkannya.

b. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja

pembinaan diklat yang meliputi standarisasi kualitas, penjaminan

kualitas, dan kontrol kualitas, menuju penyelenggaraan diklat yang

efektif, efisien, dan profesional, relatif cukup. Demikian juga

pencapaian kinerja penyelenggaraan diklat yang dilakukan oleh LAN

sendiri, yang meliputi aspek penyelenggara, program, widyaiswara,

serta sarana dan prasarana, relatif cukup. Hanya saja, pelayanan

informasi mengenai program pembinaan dan penyelenggaraan diklat

harus ditingkatkan.

c. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja

peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada

12 STIA-DIKLAT


aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional dalam

mewujudkan peningkatan kompetensi sumber daya aparatur yang

sesuai dengan persyaratan kompetensi jabatan, relatif cukup. Hanya

saja intensitas penyelenggaraan program pengembangan kompetensi

serta penyampaian informasi mengenai program-program tersebut

masih harus ditingkatkan.

d. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja

peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada

bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal pada Sekolah

Tinggi Ilmu Administrasi untuk mewujudkan peningkatan kualitas

keilmuan sumber daya manusia aparatur negara untuk mendukung

penyelenggaraan pemerintahan, peningkatan rasio komposisi sumber

daya manusia aparatur yang berpendidikan tinggi, dan mendukung

pelaksanaan tugas dan fungsi di instansi masing-masing, relatif cukup.

Hanya saja pelayanan akademik dan administratif harus ditingkatkan.

e. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja

peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara melalui

advokasi dan konsultansi untuk mewujudkan tertatanya organisasi dan

manajemen penyelenggaraan pemerintahan negara di Pusat dan

Daerah, relatif cukup. Hanya saja, intensitas serta sosialisasi mengenai

berbagai program advokasi dan perkonsultasian tersebut masih perlu

ditingkatkan.

Quick Wins 13

REFORMASI BIROKRASI

E. Peningkatan Kinerja

Seluruh keluaran utama LAN pada dasarnya dapat meningkat, dengan

tingkat estimasi perbaikan yang berbeda-beda.

a. Kinerja hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan

dan pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah di bidang

kelembagaan dengan output bahan dan informasi bagi perumusan dan

pengambilan keputusan kebijakan, dalam bentuk referensi, rekomendasi,

manual dan pedoman, dapat ditingkatkan sebesar 35%.

b. Kinerja pembinaan yang meliputi standarisasi kualitas, penjaminan

kualitas, dan kontrol kualitas, dapat ditingkatkan sehingga akan terjadi

peningkatan kualitas lembaga-lembaga diklat dalam aspek penyelenggara,

program, widyaiswara, sarana dan prasarana, serta pelayanan informasi

mengenai pembinaan dan proses penyelenggaraan diklat. Demikian juga

kinerja penyelenggaraan diklat yang diselenggarakan oleh LAN sendiri

dapat ditingkatkan. Peningkatan kinerja pembinaan dan penyelenggaraan

diklat tersebut adalah sebesar 38%.

c. Kinerja peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada

aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional dapat

ditingkatkan sebesar 37%.

d. Kinerja peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada

bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal dan pelayanan

akademik dan administratif bagi stakeholders di STIA LAN, dapat

ditingkatkan sebesar 35%.

e. Kinerja peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara melalui

advokasi dan konsultansi dapat ditingkatkan sebesar 20%.

Dari estimasi tersebut telah mulai dapat diidentifikasi 3 (tiga) kandidat

atau calon quick wins LAN sebagaimana dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut

14 STIA-DIKLAT


Tabel 2.1 Estimasi Peningkatan Kinerja Keluaran Utama

No Keluaran DenganTingkat

Pencapaian Kinerja (Skor < 4)

Dapat Ditingkat

kan?

Seberapa Besar

Estimasi Perbaikan

nya?

Dalam Kendali Penuh?

Bagian Dari reformasi birokrasi?

Kurang Dari 12 Bulan?

Kandidat Quick wins?

1 Hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah

Y 35% T T T

2 Meningkatnya kualitas pembinaan dan penyelenggaraan diklat yang meliputi aspek penyelenggara, program, pengajar, sarana dan prasarana serta pelayanan informasi mengenai proses pembinaan dan penyelenggaraan diklat.

Y 38% Y Y Y

3 Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional

Y 37% Y Y Y

4 Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal dan pelayanan akademik dan administratif di STIA LAN.

Y 35% Y Y Y

Quick Wins 15

REFORMASI BIROKRASI

5 Mendorong peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara melalui advokasi dan konsultansi

Y 20% T T T

F. Sumber Daya

Peluang ketiga calon quick wins berdasarkan pertimbangan sumber daya

relatif sama, baik dari apa yang harus diperbaiki, tingkat kesulitan dan

ketersediaan sumber dayanya. Dengan demikian peluang ketiga calon quick wins

relatif berimbang untuk dijadikan quick wins LAN.

Tabel 2.2 Pertimbangan Sumber Daya Calon Quick Wins LAN

No Kandidat Quick

wins

Apa Yang Harus

Diperbaik?

Bagaimana Memperbaikinya?

Tingkat Kesulitan Perbaikan

(Tinggi, Sedang, Rendah)

Sumber Daya

Tersedia? (Orang,

Biaya dan Keahlian)

1 Meningkatnya kualitas pembinaan dan penyelenggaraan diklat yang meliputi aspek penyelenggara, program, pengajar, sarana dan prasarana serta pelayanan informasi mengenai pembinaan dan proses penyelenggaraan diklat.

Kualitas pembinaan diklat

Kualitas penyelenggara

Kualitas pengajar

Kualitas sarpras

Media dan cara penyampaian informasi pembinaan dan penye-lenggaraan diklat

Meningkatkan kualitas pembinaan terhadap lembaga-lembaga diklat

Meningkatkan kualitas penyelenggaraan, pengajar, dan sarpras

Mengembangkan pelayanan informasi kediklatan online

Sedang Orang ada Keahlian ada Biaya terbatas

16 STIA-DIKLAT


2 Meningkatnya kualitas SDM aparatur negara pada aspek kepemim-pinan, kemampuan teknis dan fungsional

Design program diklat

Kualitas penyelenggara

Kualitas pengajar

Kualitas sarpras

Kualitas pembelajaran

Mengem-bangkan design program diklat

Meningkat-kan kualitas penyelenggaram pengajar, sarpras, dan pembela-jaran

Mengembangkan pelayanan informasi penyelenggaraan diklat online


3

Meningkatnya kualitas SDM aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal dan pelayanan akademik dan administratif di STIA LAN.

Desain program & kurikulum

Kualitas dosen

Sarpras

Proses pembe-lajaran

Media dan cara pemberian layanan akademik dan adminis-tratif.

Mengembangkan design program dan kurikulum

Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pengajar, sarpras,dan pembela-jaran

Mengembangkan pelayanan akademik dan administatif secara online


Quick Wins 17

REFORMASI BIROKRASI

G. Penetapan Quick Wins LAN

Berdasarkan langkah-langkah pengidentifikasian dan penilaian

terhadap kinerja dan kemungkinan peningkatannya, maka Quick Wins LAN

adalah sebagai berikut

a. Pelayanan Informasi Pembinaan dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara

Online;

b. Pelayanan Akademik dan Administratif di STIA LAN Secara Online

Perlu diperhatikan bahwa pemilihan pelayanan kediklatan dan STIA

sebagai quick wins LAN, tidak mengesampinkan upaya peningkatan pelayanan

dalam core bussiness LAN lainnya seperti kajian atau litbang dan sekretariat.

Langkah-langkah dan usaha peningkatan pelayanan terkait kajian atau litbang

dan sekretariat wajib terus dilakukan dalam koridor pengembangan tugas dan

fungsinya masing-masing untuk mencapai tujuan reformasi birokrasi.

18 STIA-DIKLAT


BAB III

QUICK WINS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

A. Quick Wins 1 :

Pelayanan Informasi dan Penyelenggaraan Kediklatan

Secara Online

1. Gambaran Kondisi Diklat saat ini

esuai dengan PP Nomor 101 Tahun 2000, LAN merupakan instansi

pembina diklat yang selain mempunyai fungsi pembinaan juga

mempunyai fungsi penyelenggaraan. Pembinaan Diklat secara

umum dilakukan melalui 3 (tiga) aktivitas utama yaitu standarisasi kualitas

(quality standard), penjaminan kualitas (quality assurance), dan

pengendalian kualitas (quality control). Sementara itu, penyelenggaraan

kediklatan meliputi diklat prajabatan, diklat kepemimpinan, diklat teknis,

diklat fungsional, serta kegiatan-kegiatan kediklatan lainnya. Pada

dasarnya, LAN selalu berusaha untuk meningkatkan kualitas pelayanan

penyelenggaraan dan pembinaan diklat-diklat. Namun demikian dari

beberapa informasi yang diperoleh, masih diperoleh gambaran adanya

kelemahan atau kekurangan dalam pelayanan penyelenggaraan diklat-

diklat. Kelemahan atau kekurangan tersebut antara lain:

a. Akses informasi mengenai kediklatan baik yang terkait dengan

pembinaan maupun penyelenggaraan sebagian besar masih bersifat

manual, seperti mengenai: standar kediklatan; jenis dan macam diklat;

kalender diklat; substansi materi diklat; persyaratan peserta diklat,

S

Quick Wins 19

REFORMASI BIROKRASI

lembaga diklat terakreditasi serta peraturan-peraturan tentang

kediklatan.

b. Pelayanan pembinaan kediklatan selama ini sebagaian besar masih

dilaksanakan secara manual, seperti dalam hal-hal sebagai berikut:

1) Informasi tentang berbagai standar kualitas kediklatan belum

tersosialisasikan dengan baik, sehingga para stakeholder belum

sepenuhnya bisa menggunakan standar-standar tersebut yang

seperti: kurikulum, modul, tenaga pengajar, biaya, waktu

penyelenggaraan, persyaratan kepesertaan, dan lain-lain, sesuai

dengan ketentuan yang berlaku. Kurang optimalnya penyampaian

informasi tentang standar kediklatan tersebut antara lain

disebabkan sistem informasi yang masih dilaksanakan secara

manual.

2) Penjaminan kualitas yang meliputi akreditasi kelembagaan diklat

dan sertifikasi widyaiswara belum tersosialisasikan dengan baik.

Akreditasi kelembagaan diklat meliputi aspek kelembagaan, tenaga

kediklatan, sarana dan prasarana, serta program diklat. Sedangkan

dalam aspek kewidyaiswaraan meliputi infortmasi persyaratan

widyaiswara dan sertifikasi widyaiswara. Akibat belum

tersosialisasikannya kebijakan akreditasi kelembagaan diklat dan

sertifikasi widyaiswara ini mengakibatkan para stakeholder tidak

mengetahui secara pasti tentang proses serta persyaratan

akreditasi lembaga diklat, proses pengajuan dan persyaratan

widyaiswara, serta sertifikasi widyaiswara. Kurang optimalnya

proses penjaminan kualitas tersebut antara lain disebabkan sistem

penjaminan kualitas yang masih dilaksanakan secara manual.

3) Monitoring dan evaluasi kediklatan belum dilakukan secara intensif

20 STIA-DIKLAT


dikarenan keterbatasan sumber daya sehingga tiap tahun hanya

bisa melakukan monitoring dan evaluasi pada beberapa daerah

saja. Hal ini menyebabkan pengendalian terhadap penyelenggaran

Diklat kurang maksimal. Kurang optimalnya monitoring dan

evaluasi kediklatan tersebut antara lain disebabkan sistem

monitoring dan evaluasi yang masih dilaksanakan secara manual.

c. Pelayanan proses penyelenggaraan kediklatan pada umumnya masih

dilakukan secara manual, seperti dalam hal-hal berikut:

1) Pemanggilan peserta selama ini dilakukan secara manual melalui

surat, telepon, dan faximili. Hal ini memerlukan waktu yang lama

dan menyebabkan ketidakpastian, serta inefisiensi dalam hal

penggunaan sumber daya.

2) Pendaftaran ulang peserta selama ini dilakukan dengan cara datang

langsung sebelum diklat dimulai (terutama diklat teknis). Hal ini

menyebabkan jumlah peserta tidak dapat dipastikan sejak jauh hari

sebelum penyelenggaraan diklat.

3) Informasi daftar peserta diklat selama ini masih berbentuk manual

yang tidak dapat diakses secara mudah oleh instansi pengirim.

4) Materi-materi bahan ceramah dari pakar maupun narasumber

didistribusikan kepada peserta masih dalam bentuk hardcopy

sehingga menimbulkan ketidakefisienan dan tidak dapat diakses

oleh pihak lain yang membutuhkan materi serupa.

5) Jadwal pembelajaran diklat masih dilakukan secara manual

sehingga peserta harus selalu membawanya untuk mengetahui

sesi-sesi pembelajaran berikutnya. Disamping itu, instansi pengirim

juga tidakdapat melakukan monitor progress pelaksanaan diklat

yang diikuti oleh pejabat yang dikirimnya.

Quick Wins 21

REFORMASI BIROKRASI

6) Profil dan spesialisasi widyaiswara diklat selama ini belum

diinformasikan secara on line, sehingga pemangku kepentingan

tidak mengetahui daya dukung widyaiswara penyelenggara diklat

(terutama diklat teknis) dimana informasi tersebut merupakan

salah satu daya tarik program diklat yang ditawarkan;

7) Produk-produk pembelajaran diklat belum disosialisasikan secara

luas sehingga tidak dapat diketahui secara pasti kinerja proses

pembelajaran sebagai representasi kualitas penyelenggara diklat.

8) Informasi alumni diklat belum akurat, baik mengenai jumlah,

pemanfaatan, maupun asal instansinya.

2. Harapan Pemangku Kepentingan Utama

Terkait kelemahan atau kekurangan dalam pelayanan informasi

pembinaan dan penyelenggaraan diklat, para pemangku kepentingan

utama mengharapkan agar LAN perlu melakukan upaya-upaya agar

mereka dapat memperoleh informasi dan pelayanan secara cepat, mudah,

lengkap, murah, akurat, serta aktual atau terkini. Informasi mengenai

harapan-harapan ini diperoleh oleh LAN baik secara langsung para

pemangku kepentingan utama menyampaikannya kepada LAN maupun

pada momentum-momentum yang sengaja dilaksanakan oleh LAN dalam

rangka mengkoordinasikan berbagai kegiatan diklat seperti pada saat

Rapat Koordinasi Diklat atau ketika LAN melakukan advokasi kediklatan.

Harapan lain dari para pemangku kepentingan utama adalah, LAN

dapat melaksanakan tugas dan fungsinya secara lebih efektif dan efisien

sehingga sasaran berupa peningkatan kompetensi aparatur melalui

kediklatan dapat terwujud secara lebih baik. Salah satu upaya untuk

meningkatkan efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan tugas dan fungsi

22 STIA-DIKLAT


LAN dalam bidang kediklatan antara lain adalah dengan membangun

dukungan sistem informasi secara online. Beberapa layanan penting yang

diharapkan oleh para pemangku kepentingan untuk dapat disajikan secara

online adalah sebagai berikut:

a. Layanan Informasi mengenai standar kurikulum, modul, dan bahan

ajar; Para pemangku kepentingan utama mengharapkan kurikulum,

modul,dan bahan ajar dapat diperoleh secara langsung melalui

internet, sehingga dapat dilakukan lebih cepat dan lebih murah.

b. Layanan pengajuan akreditasi lembaga diklat; Para pemangku

kepentingan mengharapkan berbagai informasi persyaratan serta

mekanisme pengajuan akreditasi lembaga diklat, untuk tahap-tahap

tertentu dapat dilakukan secara online. Hal ini dapat mempercepat

proses serta menghemat biaya perjalanan serta biaya dokumentasi.

c. Layanan pengajuan widyaiswara; Para pemangku kepentingan

mengharapkan berbagai informasi persyaratan serta mekanisme

pengajuan angka kredit widyaiswara, untuk tahap-tahap tertentu dapat

dilakukan secara online. Hal ini dapat mempercepat proses serta

menghemat biaya perjalanan serta biaya dokumentasi.

d. Layanan penyelenggaraan pemantauan, pengendalian, dan evaluasi

terhadap lembaga-lembaga diklat; Para pemangku kepentingan

berharap, pemantauan, pengendalian, dan evaluasi secara umum

dapat dilakukan secara online. Kunjungan langsung oleh LAN dapat

dilakukan sekali-kali. Selain itu, pemantauan dan pengendalian secara

online lebih diarahkan pada pembinaan agar lembaga diklat setiap saat

dapat berkonsultasi dengan LAN mengenai diklat yang

diselenggarakannya.

e. Layanan pendaftaran diklat kepemimpinan; Para pemangku

Quick Wins 23

REFORMASI BIROKRASI

kepentingan berharap informasi mengenai persyaratan mengikuti

diklat kepemimpinan dapat diperoleh secara online. Disamping itu,

para pegawai yang dicalonkan oleh pimpinannya berharap dapat

melakukan pendaftaran secara online, agar dapat menghemat waktu

dan biaya.

f. Layanan pendaftaran diklat teknis dan fungsional; Para pemangku

kepentingan berharap informasi mengenai diklat teknis dan fungsional

yang diselenggarakan LAN dapat diperoleh melalui internet, serta

pendaftaranya dapat dilakukan secara online untuk menghemat waktu

dan biaya.

g. Layanan informasi mengenai berbagai kebijakan kediklatan baru yang

dikeluarkan oleh LAN; Para pemangku kepentingan berharap setiap

saat dapat mengetahui dengan cepat berbagai kebijakan baru yang

dikeluarkan oleh LAN, agar dapat mengikuti perkembangan.

3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi

Penyelesaiannya

Berdasarkan kelemahan atau kekurangan yang menjadi keluhan

para pemangku kepentingan utama serta merujuk pada harapan-

harapannya, maka perlu dikembangkan suatu bentuk pelayanan informasi

dan penyelenggaraan diklat yang terkini (up to date) dan akurat yang

dapat diakses secara secara cepat, mudah, lengkap, murah, dan akurat.

Salah satu instrumen atau perangkat yang pada saat ini dipandang

dapat menyajikan pelayanan informasi secara relatif secara cepat, mudah,

lengkap, dan murah adalah perangkat teknologi informasi internet.

Sebagai alternatif untuk mengatasai kelemahan atau kekurangan serta

memenuhi harapan pemangku kepentingan utama adalah dengan

memanfaatkan teknologi informasi internet. Oleh sebab itu, untuk

24 STIA-DIKLAT


mengatasi gap yang terjadi LAN mengembangkan Sistem Pelayanan

Informasi Kediklatan Secara Online.

B. Quick Wins 2: Pelayanan Akademik dan Administratif

STIA LAN Secara Online

1. Gambaran Kondisi STIA LAN saat ini

STIA LAN yang berada di Bandung, Jakarta, dan Makassar,

merupakan institusi pendidikan tinggi yang menyelenggarakan program

pendidikan berjenjang untuk meningkatkan kompetensi SDM aparatur

negara. Dalam melaksanakan kegiatannya, STIA LAN mempunyai

kewajiban memfasilitasi/memberikan layanan kepada para stakeholders,

baik layanan akademik dan administrasi secara tepat, cepat, dan mudah

diakses.

Upaya, untuk memberikan layanan, pada dasarnya telah dilakukan,

baik dengan cara manual maupun melalui pemanfaatan media teknologi

informasi. Namun nampaknya hingga saat ini, belum semua kewajiban

yang berupa pemberian layanan dapat terpenuhi dengan baik. Beberapa

hal yang teridentifikasi belum optimal diantaranya adalah sebagai berikut.

a. Informasi mengenai STIA LAN

Upaya yang selama ini dilakukan masih dengan cara manual,

diantaranya dengan penyebaran brosur dan profil STIA LAN yang berisi

informasi mengenai STIA LAN. Namun demikian, cara ini nampaknya

kurang memberikan hasil yang optimal karena distribusi brosur dan

Quick Wins 25

REFORMASI BIROKRASI

profil belum menyentuh stakeholders secara luas, hanya terbatas pada

pihak-pihak tertentu. Selain itu cara ini memerlukan biaya relatif besar.

Sehingga informasi penting mengenai keberadaan STIA LAN beserta

berbagai kegiatannya belum tersampaikan dengan baik. Walaupun

cara penyebaran informasi secara manual dianggap efektif untuk

daerah terpencil yang sulit dalam melakukan akses terhadap internet.

b. Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru

Pola pendaftaran calon mahasiswa baru masih dilakukan

dengan cara-cara “lama”, dimana calon mahasiswa baru ketika ingin

melakukan pendaftaran harus mendatangi kampus STIA LAN, mengisi

formulir, dan memenuhi persyaratan lain yang ditentukan. Hal ini

menjadi kendala bagi calon mahasiswa yang memiliki keterbatasan

waktu karena beban pekerjaan di instansinya, terlebih bagi calon

mahasiswa yang berdomisili relatif jauh dari kampus STIA LAN.

c. Informasi mengenai proses dan hasil pembelajaran

Informasi mengenai proses dan hasil pembelajaran merupakan

hal yang penting, tidak saja bagi STIA LAN sebagai penyelenggara, akan

tetapi lebih penting lagi bagi para stakeholders, dalam hal ini para

mahasiswa dan dosen.

Beberapa hal yang berkaitan dengan proses dan hasil

pembelajaan adalah sebagai berikut:

1) Informasi Kurikulum per Program Studi

Kurikulum hanya tersampaikan kepada mahasiswa dan dosen

melalui Buku Pedoman Penyelanggaraan Pendidikan STIA LAN,

sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.

2) Waktu pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

26 STIA-DIKLAT


Waktu pengisian KRS hanya disampaikan melalui pengumuman

tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang

tersedia di lingkungan STIA LAN. Sekalipun biasanya pengumuman

ini disampaian pada masa sebelum UAS, namun pada umumnya

mahasiswa kurang memperhatikan karena fokus mereka lebih pada

UAS yang sedang dihadapi.

3) Waktu pembimbingan akademis

Waktu pembimbingan akademis hanya disampaikan melalui

pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang

pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga

informasi ini tidak bisa diakses secara luas.

4) Jadwal perkuliahan

Jadwal perkuliahan hanya disampaikan melalui pengumuman


tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa

diakses secara luas.

5) Waktu pelaksanaan UTS dan UAS

Waktu pelaksanaan UTS dan UAS hanya disampaikan melalui

pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang

pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga

informasi ini tidak bisa diakses secara luas.

6) Hasil UTS dan UAS

Hasil UTS dan UAS hanya disampaikan melalui pengumuman


tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa

diakses secara luas.

7) Waktu pengambilan Kartu Hasil Studi (KHS)

Quick Wins 27

REFORMASI BIROKRASI

Waktu pengambilan KHS hanya disampaikan melalui pengumuman

tertulis yang ditempelkan pada ruang pengumuman di lingkungan

STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.

8) Waktu Pelaksanaan Seminar Rancangan Penelitian Skripsi dan Tesis

Waktu Pelaksanaan Seminar Rancangan Penelitian Skripsi dan Tesis

hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan

pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA

LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.

9) Waktu Pelaksanaan Ujian Sidang Skripsi dan Tesis

Waktu Pelaksanaan Ujian Sidang Skripsi dan Tesis hanya

disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada

ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN,

sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.

d. Informasi tentang bahan dan/atau referensi perkuliahan

Bahan dan/atau referensi perkuliahan merupakan hal penting

dalam proses pembelajaran. Pada dasarnya mahasiswa dan dosen

mempunyai kewajiban mencari sendiri referensi yang dibutuhkan.

Namun demikian, di sisi lain STIA LAN pun mempunyai kewajiban untuk

memfasilitasi ketersediaan referensi tersebut. Referensi tersebut

diantaranya: buku (textbook), jurnal, skripsi dan tesis, dan majalah.

STIA LAN selama ini sudah berusaha memberikan layanan

dalam penyediaan referensi tersebut, namun masih dalam bentuk fisik

yang disimpan di perpustakaan. Melalui perpustakaan, mahasiswa dan

dosen dapat meminjam referensi yang dbutuhkan apabila mereka

merasa memerlukan.

Proses pemberian layanan seperti ini nampaknya kurang

memberikan kepuasan mengingat jumlah referensi yang terbatas dan

28 STIA-DIKLAT


tidak sebanding dengan jumlah mahasiswa dan dosen.

e. Informasi mengenai alumni

Belum terdatanya alumni secara utuh per tahun lulusan dan

tidak dipublikasikan kecuali dalam buku kenangan alumni.

2. Harapan stakeholders terhadap STIA LAN

Kemudahan mendapat/memperoleh informasi dan pelayanan

proses akademik dan administratif dengan cepat, mudah, lengkap, murah,

akurat, actual.

3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi

Penyelesaiannya

Mengembangkan sistem informasi dan pelayanan akademik dan

administratif secara online.

Quick Wins 29

REFORMASI BIROKRASI

BAB IV

PERSIAPAN PELAKSANAAN QUICK WINS

A. Quick Wins Pelayanan Informasi Pembinaan dan

Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online

1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja

enanggungjawab dalam pelaksanaan quick wins pelayanan

informasi dan penyelenggaraan kediklatan secara online adalah

Deputi Bidang Pembinaan Diklat Aparatur dan Deputi Bidang Diklat

SPIMNAS.

Pelaksana quick wins pelayanan pelayanan informasi dan

penyelenggaraan kediklatan secara online adalah :

1) Kepala Pusat Diklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan & TMKP

2) Kepala Direktorat P3A

3) Kepala Direktorat Pembinaan Widiaiswara

4) Para Kepala PKP2A

5) Kepala Bagian Humas dan Publikasi

2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran

a. Rencana Kerja Tahap 1: Pembangunan dan Penataan Sistem Pelayanan Diklat (Diklatpim, Diklat Teknis, dan Diklat Fungsional)

Pembangunan/pembenahan sistem pelayanan kediklatan untuk

mewujudukan Pelayanan Diklatpim, Teknis dan Fungsional secara

P

30 STIA-DIKLAT


online, dilakukan dengan cara:

1. Melakukan Review pelayanan online yang telah dilakukan, yaitu :

a) Mereview Jenis pelayanan yang telah disediakan secara online

b) Mengidentifikasi kebutuhan layanan online berdasarkan hasil

evaluasi peserta diklat dan pemangku kepentingan

2. Penyempurnaan sarana yang telah tersedia, yaitu :

a) Memetakan kemampuan web-site yang ada dalam mendukung

pelayanan informasi dan penyelenggaraan kediklatan secara

online

b) Melakukan pengembangan kemampuan web-site yang ada

dalam mendukung pelayanan informasi dan penyelenggaraan

kediklatan terkoneksi secara online

3. Penyiapan kelembagaan & SDM pengelola pelayanan informasi

pembinaan dan penyelenggaraan diklat secara on-line

a) Penetapan kelembagaan. Akan dibentuk satu unit fungsional

(tidak bereselon) yang menangani khusus layanan secara on

line ini, yang berfungsi sebagai operator dan mediator

terhadap unit-unit struktural yang ada.

b) Penetapan SDM serta pelatihan SDM. Dalam unit fungsional

(tidak bereselon) ini akan ditempatkan orang-orang yang

mempunyai kompetensi memadai. Untuk itu, perlu dilakukan

pelatihan terhadap terhadap pegawai yang akan ditempatkan

di unit diklat.

4. Penyiapan data, informasi dan mekanisme pelayanan informasi

pembinaan dan penyelenggaraan kediklatan secara online

a) Penginputan peraturan-peraturan kediklatan, akreditasi, dan

sertifikasi lembaga diklat

Quick Wins 31

REFORMASI BIROKRASI

b) Jadwal dan jenis diklatpim dan diklat teknis yang

diselenggarakan di LAN

c) Penginput-an data widyaiswara diklatpim, diklat teknis, dan

diklat fungsional yang diselenggarakan LAN

d) Pengidentifikasian dan Penginputan alamat e-mail seluruh

stakeholders unit diklat

e) Penginputan kurikulum diklatpim, diklat teknis, dan fungsional

f) Penginputan materi pembelajaran diklatpim, diklat teknis dan

diklat fungsional : bahan ceramah, modul, dan referensi

pendukung

g) Penginputan informasi mekanisme pelayanan pemanggilan

peserta secara online

Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

Sosialisasi dan implementasi pelayanan informasi pembinaan

dan penyelenggaraan diklat secara online dilaksanakan dengan

tahapan sebagai berikut :

1. Sosialisasi penyediaan pelayanan kediklatan secara online kepada

stakeholders sesuai cakupan quick wins, yaitu :

Internal LAN

Pemerintah Pusat

Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten/Kota

2. Implementasi Pelayanan Kediklatan secara online

Pengaktifan web-site kediklatan

Pemberian pelayanan informasi pembinaan dan

penyelenggaraan diklat secara online : pada seluruh lembaga

Diklat di lingkungan LAN

Updating informasi secara berkala

32 STIA-DIKLAT


Tahap 3: Pengukuran Dampak/Perubahan

Pengukuran dampak/perubahan atas implemantasi Pelayanan

Kediklatan secara online mencakup sebagai berikut :

1. Melakukan pemantauan akses yang masuk pada web Pelayanan

informasi dan penyelenggaraan diklat LAN

2. Mengevaluasi atau menilai respon stakeholders terhadap informasi

dan pelayanan diklat secara online.

b. Jadwal Target Pencapaian

Tahap 1 Pembangunan dan Penataan Sistem: Januari-Mei 2011

Tahap 2 Sosialisasi dan Implementasi : Mei – November 2011

Tahap 3 Pengukuran dampak Perubahan: Desember 2011

c. Anggaran

Anggaran yang diperlukan Rp 250.000.000 bersumber dari DIPA APBN

LAN

3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan Evaluasi akan dilakukan secara berkala oleh Tim

Reformasi Birokrasi LAN dengan metode pengawasan secara langsung dan

pelaporan rutin.

Quick Wins 33

REFORMASI BIROKRASI

4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins

Pelaporan dan presentasi akan dilakukan pada setiap tahapan

untuk melaporkan perkembangan pelaksanaan rencana kerja kepada Tim

Reformasi Birokrasi LAN.

B. Quick Wins Pelayanan Akademik dan Administratif STIA

LAN Secara Online

1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja

Penanggungjawab dalam pelaksanaan quick wins Pelayanan

Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online adalah Sestama LAN

Pelaksana Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara

Online adalah:

1) Ketua STIA LAN Jakarta

2) Ketua STIA LAN Bandung

3) Ketua STIA LAN Makassar

4) Kepala Biro Umum

5) Tim Quick Wins STIA LAN tiga kampus

2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran

a. Rencana Kerja

Tahap 1: Persiapan, Identifikasi Jenis Layanan, dan Pemetaan Kemampuan Website STIA LAN 1. Melakukan review pelayanan online yang telah dilakukan, yaitu:

a) Mereview jenis pelayanan yang telah disediakan secara online

34 STIA-DIKLAT


b) Mengidentifikasi jenis layanan lain yang dapat dilakukan secara

online

2. Penyempurnaan sarana yang telah tersedia, yaitu :

a) Memetakan kemampuan website yang ada dalam mendukung

pelayanan secara online

b) Melakukan pengembangan kemampuan website yang ada

dalam mendukung pelayanan secara online

3. Pengembangan dan instalasi website

4. Penyiapan data, format, dan mekanisme pelayanan secara online.

5. Penginputan/upload data dan format yang telah disiapkan.

6. Menyiapkan SDM pengelola website.

Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

1. Sosialisasi dilakukan kepada:

a) Para pegawai STIA LAN di Bandung, Jakarta, dan Makassar

b) LAN Pusat

c) Stakeholder melalui media signage dan website serta

mengintegrasikan website STIA LAN ke website LAN Pusat.

2. Impementasi dilakukan dengan cara:

a) Uploading informasi secara berkala dan/atau sesuai dengan

kegiatan yang telah direncanakan.Pendataan calon mahasiswa

yang mengirimkan form pendaftaran calon mahasiswa baru.

b) Pemberian respon/tanggapan kepada calon mahasiswa yang

mengirimkan form pendaftaran calon mahasiswa baru.

c) Pemeliharaan website.

Quick Wins 35

REFORMASI BIROKRASI

Tahap 3: Pengukuran Dampak/ Perubahan

Pengukuran dampak/perubahan atas pelayanan akademik dan

pendaftaran calon mahasiswa baru secara online dilakukan dengan

cara sebagai berikut:

1. Melakukan pemantauan akses yang masuk pada website STIA LAN.

2. Mengevaluasi atau menilai respon stakeholders terhadap informasi

secara online.

b. Jadwal target

Tahap 1 Pembangunan dan Penataan Sistem Pelayanan Akademik

dan Administratif STIA LAN Secara Online : Januari – Maret

2011

Tahap 2 Sosialisasi dan Implementasi : April – Desember 2011

Tahap 3 Pengukuran dampak Perubahan : Juni, September,

Desember 2011

c. Anggaran

Anggaran yang diperlukan Rp 180.000.000 bersumber dari DIPA

APBN LAN

3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan Evaluasi akan dilakukan secara berkala oleh Tim

Reformasi Birokrasi LAN dengan metode pengawasan secara langsung dan

pelaporan rutin.

36 STIA-DIKLAT


4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins

Pelaporan dan presentasi akan dilakukan pada setiap tahapan

untuk melaporkan perkembangan pelaksanaan rencana kerja kepada Tim

Reformasi Birokrasi LAN.

Quick Wins 37

REFORMASI BIROKRASI

BAB V

P E N U T U P

rogram Quick Wins yang ditetapkan di LAN yaitu Pelayanan Informasi

Pembinaan dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online, serta

Pelayanan Akademik dan Administratif Secara Online di STIA LAN,

diharapkan benar-benar dapat menjadi pengungkit bagi berputarnya roda

reformasi birokrasi di LAN. Kedua program tersebut, mempunyai stakeholders

yang paling banyak, sehingga apabila kedua program tersebut dapat bergulir

dengan baik, maka dampaknya akan terasa langsung oleh sebagian besar

pemangku kepentingan LAN. Oleh karena itu, dukungan semua pihak untuk dapat

berjalannya kedua program tersebut sangat diharapkan.

Dokumen program quick wins ini diharapkan dapat membantu LAN dalam

melaksanakan quicks wins pada unit kerja yang ditunjuk. Di dalam melaksanakan

quick wins, setiap tahapan penting yang telah dirumuskan dalam persiapan dan

pelaksanaan serta monitoring program harus menjadi acuan bagi unit-unit

pelaksana program Quick Wins agar tercapai keberhasilan program sebagaimana

telah direncanakan.

P

quick wins lan

Documents