UY BAN NHÂN DÂN TINH SƠN LATRƯƠNG CAO ĐĂNG SƠN LA

CÔNG HOA XA HÔI CHU NGHIA VIÊT NAMĐôc lâp – Tư do – Hanh phuc

(dư thảo sửa đổi lần 2)

QUY ĐINHCHẾ ĐÔ HỌP TRONG HOẠT ĐÔNG CUA

TRƯƠNG CAO ĐĂNG SƠN LA(Ban hanh kem theo Quyêt đinh sô: /QĐ-CĐSP ngay…/02/2011

cua Hiêu trương trương Cao đăng Sơn La)

Chương I

NHƯNG QUY ĐINH CHUNG

Điêu 1. Pham vi ap dung

Quy đinh nay điêu chinh viêc tô chưc cac cuôc hop trong hoat đông quan ly, điêu hanh cua Hiêu trương va Ban Giam hiêu nha trương.

Điêu 2. Đôi tương ap dung

Cac cuôc hop đã được nha trương quy đinh va do Hiêu trương hoăc Pho Hiêu trương được uy quyên chi đao tô chưc va triêu tâp.

Điêu 3. Muc tiêu

3.1. Giam bơt sô lượng, tiêt kiêm thơi gian thưc hiên, nâng cao chât lượng cac cuôc hop trong hoat đông cua Nha trương.

3.2. Nâng cao chât lượng triên khai thưc hiên cac nhiêm vu công tac cua nha trương, nâng cao hiêu lưc, hiêu qua công tac quan ly, chi đao, điêu hanh cua Hiêu trương va Ban Giam hiêu.

3.3. Kip thơi giai quyêt cac kho khăn, vương măc nay sinh trong qua trinh thưc hiên nhiêm vu được giao cua cac đơn vi, đam bao cho cac nôi dung công tac đã phân công cho cac phong, ban, khoa, trung tâm, bô môn, đơn vi trưc thuôc được thưc hiên đung tiên đô thơi gian, hoan thanh vơi chât lượng cao.

3.4. Gop phân thưc hanh tiêt kiêm, chông lãng phi, thưc hiên cai cach hanh chinh, nâng cao hiêu lưc va hiêu qua quan ly theo QMS ISO 9001:2008.

Điêu 4. Nguyên tăc tổ chưc cac cuôc hop

Cac cuôc hop được tiên hanh theo đung quy đinh va kê hoach, chi tô chưc cac cuôc hop ngoai kê hoach khi thưc sư cân thiêt đê phuc vu cho công tac chi

đao điêu hanh cua Hiêu trương va Ban Giam hiêu; đam bao chât lượng, hiêu qua, thiêt thưc, tiêt kiêm, không phô trương hinh thưc.

Chương II

QUY TRINH TÔ CHƯC CUÔC HỌP

Điêu 5. Xây dưng kê hoach tổ chưc cuôc hop

5.1. Căn cư vao QMS ISO 9001:2008 đã được nha trương ban hanh, chương trinh công tac hang năm, hang thang, hang tuân cua nha trương va yêu câu giai quyêt công viêc, Hiêu trương/Trương ban ISO hoăc Pho Hiêu trương được uy quyên chi đao xây dưng va quyêt đinh kê hoach tô chưc cac cuôc hop; phân công trach nhiêm cac đơn vi chuân bi nôi dung, đia điêm va cac vân đê khac liên quan đên viêc tô chưc cac cuôc hop đo.

5.2. Kê hoach tô chưc cac cuôc hop ngoai cac cuôc hop đinh kỳ đã được nha trương quy đinh, kê hoach tô chưc cac cuôc hop phai được thông bao trươc cho cac đôi tượng triêu tâp hoăc mơi dư it nhât la 2 ngay lam viêc băng văn ban hoăc tai bang tin thông bao kê hoach công tac cua nha trương.

Điêu 6. Chuân bi nôi dung cac cuôc hop

6.1. Nôi dung cuôc hop thưc hiên theo quy đinh cua nha trương đã ban hanh hoăc do Hiêu trương hoăc Pho Hiêu trương được uy quyên phân công cho môt hoăc môt sô đơn vi chuân bi theo muc đich, yêu câu cua cuôc hop (nêu viêc chuân bi cân sư phôi hợp cua nhiêu đơn vi thi phai co môt đơn vi chu tri).

6.2. Nhưng vân đê liên quan đên nôi dung cuôc hop va nhưng nôi dung, yêu câu cân trao đôi, thao luân, tham khao y kiên tai cuôc hop phai được chuân bi đây đu trươc thanh văn ban.

6.3. Đôi vơi nhưng tai liêu dai, co nhiêu nôi dung, thi ngoai văn ban chinh con phai chuân bi thêm ban tom tăt nôi dung.

6.4. Cac đơn vi được phân công chuân bi nôi dung cuôc hop thi phai chuân bi ky, chu đao, đây đu, đung yêu câu vê nôi dung va thơi gian.

6.5. Đơn vi được phân công chuân bi nôi dung hop nêu không hoan thanh công tac vê chuân bi nôi dung, thơi gian theo yêu câu được coi như không hoan thanh nhiêm vu công tac va bi xư ly ky luât theo quy đinh cua nha trương.

Điêu 7. Thanh phần va sô lương ngươi tham gia cuôc hop

7.1. Căn cư theo quy đinh cua nha trương va tuỳ theo tinh chât, nôi dung, muc đich, yêu câu cua cuôc hop đê quy đinh thanh phân, sô lượng ngươi tham dư cuôc hop cho phu hợp, bao đam tiêt kiêm va hiêu qua.

7.1.1. Hop giao ban: Gồm hop giao ban thương kỳ va hop giao ban thang kêt hợp giao ban ISO.

7.1.1.1. Hop giao ban thương kỳ

a) Thanh phân triêu tâp: Ban Giam hiêu, Trương va pho phong, ban, khoa, trung tâm, bô môn, đơn vi trưc thuôc; Thư ky Ban ISO.

b) Thanh phân mơi dư: Lãnh đao cac tô chưc đoan thê (Công đoan, Đoan TNCS HCM, Hôi sinh viên) va phu trach Văn phong Đang uy nha trương.

7.1.1.1. Hop giao ban thang kêt hợp giao ban ISO

Thanh phân dư hop như giao ban thương kỳ va can bô kiêm soat ISO cua cac đơn vi trong toan trương.

7.1.2. Hop chuyên đê (hop chuyên môn, hop tham mưu - tư vân, hop tâp huân - triên khai, hop cac ban chi đao, hop cac Hôi đồng, hop lam viêc cua Ban Giam hiêu vơi cac đơn vi…): Thanh phân dư hop theo quyêt đinh hoăc do Hiêu trương hoăc Pho Hiêu trương được uy quyên triêu tâp căn cư vao tinh chât, nôi dung, muc đich, yêu câu cua cuôc hop.

7.1.3. Hop sơ kêt 6 thang, tông kêt năm: Thanh phân do Hiêu trương quyêt đinh sau khi thông nhât trong Ban Giam hiêu.

7.2. Ngươi đưng đâu cac đơn vi được mơi hop phai tham dư hoăc cư ngươi tham dư cuôc hop đung thanh phân, co đu thâm quyên, năng lưc, trinh đô đap ưng nôi dung, yêu câu cuôc hop.

7.3. Trương hợp ngươi được triêu tâp hop không thê tham dư cuôc hop thi phai bao cao ngươi chu tri triêu tâp cuôc hop đê xin phep được uy quyên cho câp dươi co kha năng đap ưng nôi dung, yêu câu cua cuôc hop đi hop thay.

Điêu 8. Thơi gian tiên hanh cuôc hop

8.1. Hop giao ban: 02 lân/thang, bao gồm 01 cuôc hop giao ban thương kỳ va 01 cuôc hop giao ban thang kêt hợp giao ban ISO. Môi cuôc hop không qua ½ ngay, cac trương hợp đăc biêt ngươi chu tri cuôc hop xem xet quyêt đinh thơi gian hop cho phu hợp đê đam bao chât lượng va hiêu qua cuôc hop.

8.1.1. Giao ban thương kỳ: 01 lân/thang; thơi gian hop vao sang thư 2 tuân đâu tiên cua thang.

8.1.2. Hop giao ban thang kêt hợp giao ban ISO: 01 lân/thang; thơi gian hop vao sang thư 2 tuân thư 3 cua thang.

8.1.3. Phong Tông hợp - Hanh chinh thông nhât vơi Thư ky Ban ISO lên lich hop giao ban (thươn kỳ, thang va ISO) hang năm trinh Hiêu trương phê

duyêt đê thông bao đên cac đơn vi, cac đoan thê trong toan trương trươc ngay 25/12 cua năm trươc va đinh kỳ thông bao ngay hop giao ban cu thê trên bang tin cua nha trương trong ngay thư 4 cua tuân trươc tuân hop giao ban.

8.2. Cac cuôc hop khac: Hiêu trương hoăc Pho Hiêu trương được uy quyên, căn cư tinh chât, nôi dung, yêu câu cuôc hop đê bô tri thơi gian cho phu hợp, đam bao thưc hanh tiêt kiêm, chông lãng phi.

Điêu 9. Nhưng yêu cầu vê tiên hanh cuôc hop

9.1. Môi cuôc hop co thê kêt hợp giai quyêt nhiêu nôi dung, sư dung nhiêu hinh thưc va cac thưc tiên hanh cho phu hợp vơi tinh chât, yêu câu, nôi dung cua tưng vân đê va điêu kiên, hoan canh cu thê đê tiêt kiêm thơi gian, bao đam chât lượng va hiêu qua giai quyêt công viêc.

9.2. Ngươi chu tri hoăc ngươi được phân công chi trinh bay tom tăt, ngăn gon tư tương, nôi dung côt loi cac vân đê đưa ra cuôc hop.

9.3. Viêc phat biêu, trao đôi y kiên tai cuôc hop phai tâp trung chu yêu vao nôi dung cuôc hop, nhưng vân đê đang con nhưng y kiên khac nhau đê đê xuât nhưng biên phap xư ly, thưc hiên.

9.4. Y kiên kêt luân cua ngươi chu tri cuôc hop phai ro rang, cu thê, thê hiên được đây đu tinh chât, nôi dung va yêu câu cuôc hop; nhưng nôi dung chưa kêt luân cân phân công đơn vi, ca nhân tiêp tuc nghiên cưu, thao luân va đinh thơi gian thông nhât đê kêt luân.

Điêu 10. Trach nhiêm cua ngươi chu tri cuôc hop

10.1. Quan triêt muc đich, yêu câu, nôi dung chương trinh, thơi gian va lich trinh cua cuôc hop.

10.2. Xac đinh thơi gian tôi đa cho môi ngươi tham dư cuôc hop được trinh bay y kiên cua minh môt cach hợp ly.

10.3. Điêu khiên cuôc hop theo đung muc đich, yêu câu đăt ra.

10.4. Co y kiên kêt luân cuôc hop trươc khi kêt thuc cuôc hop.

10.5. Giao trach nhiêm cho cac đơn vi, ca nhân triên khai thưc hiên kêt luân cua cuôc hop hoăc đơn vi, ca nhân ra văn ban thông bao kêt qua cuôc hop đên nhưng đơn vi, ca nhân co liên quan đê thưc hiên.

Điêu 11. Trach nhiêm cua ngươi tham dư cuôc hop

11.1. Nghiên cưu tai liêu, văn ban cua cuôc hop hoăc cac văn ban cân thiêt co liên quan trươc khi đên dư hop.

11.2. Chuân bi trươc y kiên phat biêu tai cuôc hop hoăc gưi văn ban đung han quy đinh đôi vơi cac cuôc hop co yêu câu gưi văn ban trươc.

11.3. Phai đi dư hop đung thanh phân, đên hop đung giơ va tham dư đu thơi gian cua cuôc hop (co ky tên trong danh sach dư hop đâu giơ va cuôi giơ).

11.3.1. Nêu đi hop muôn qua 05 phut (không co ly do chinh đang va không được sư đồng y cua ngươi chu tri), không tham dư hêt thơi gian cuôc hop hoăc vi pham cac quy đinh khac cua quy đinh nay được coi như vi pham nôi quy, chê đô, đinh mưc lao đông va trư vao kêt qua đanh gia, phân loai lao đông hang thang va xem xet thi đua - khen thương đinh kỳ theo cac quy đinh hiên hanh cua nha trương va nha nươc. Phong Tông hợp - Hanh chinh co trach nhiêm theo doi sô ngươi dư hop va thơi gian dư hop cua tưng ngươi.

11.3.2. Ngươi tham dư cuôc hop chi được phep ra ngoai, rơi cuôc hop trươc khi cuôc hop kêt thuc nêu co ly do đôt xuât, chinh đang va được sư đồng y cua ngươi chu tri.

11.4. Trong khi dư hop phai tuân thu sư điêu hanh cua ngươi chu tri, đăc biêt la đôi vơi cac cuôc hop bao cao công tac vơi câp trên hoăc cuôc hop co tinh chât giao dich, đôi ngoai vơi cơ quan, đơn vi ngoai trương.

11.5. Trong thơi gian hop không được lam viêc riêng hoăc xư ly công viêc không liên quan đên nôi dung cuôc hop; không hut thuôc la; không dư hop trong tinh trang say rượu, không goi hoăc nghe điên thoai trong cuôc hop (trư trương hợp cân thiêt duy tri thông tin, liên lac thi phai bao cao trươc khi vao hop va được sư đồng y cua ngươi chu tri).

11.6. Trinh bay y kiên hoăc tham gia thao luân tai cuôc hop phai ngăn gon, ro y, đi thăng vao nôi dung vân đê va không vượt qua thơi gian ma ngươi chu tri cuôc hop quy đinh hoăc cho phep.

11.7. Trong trương hợp cư ngươi đi hop thay, thi phai thưc hiên đung quy đinh tai Muc 7.3 - Điêu 3 cua quy đinh nay va ngươi đi hop thay phai bao cao kêt qua cuôc hop cho lãnh đao đơn vi đã cư minh đi hop.

Điêu 12. Biên bản cuôc hop va thông bao kêt quả cuôc hop

12.1. Nôi dung, diên biên cuôc hop phai được ghi thanh biên ban trong cac loai sô biên ban hop tương ưng vơi cac nôi dung hop cua nha trương (sô hop giao ban thương kỳ va giao ban thang, sô hop giao ban ISO, sô hop cac ban chi đao, sô hop cac hôi đồng…).

12.1.1. Cac loai sô biên ban hop phai được quan ly chăt chẽ, lưu trư lâu dai (sô hop giao ban thương kỳ va giao ban thang do trương phong Tông hợp - Hanh chinh quan ly; sô hop giao ban ISO do Thư ky 2 - Ban ISO quan ly; sô hop cac ban chi đao va cac hôi đồng do thư ky hôi đồng/ban chi đao quan ly).

12.1.2. Trong trương hợp cân thiêt theo yêu câu cua ngươi chu tri, nôi dung cuôc hop phai được trich ghi thanh biên ban riêng, vao sô theo doi trong sô biên ban cua nha trương (đê phuc vu công tac quan ly, thanh tra, kiêm tra, kiêm đinh) hoăc thưc hiên ghi âm, ghi hinh cuôc hop.

12.2. Biên ban cuôc hop phai gồm nhưng nôi dung chinh sau:

- Ngươi chu tri, ngươi ghi biên ban (thư ky), thanh phân được triêu tâp (mơi tham dư); sô co măt, sô văng măt, nêu ro ly do văng măt cua tưng ngươi.

- Nhưng vân đê được trinh bay va thao luân tai cuôc hop.

- Y kiên phat biêu cua nhưng ngươi tham dư cuôc hop.

- Kêt luân cua ngươi chu tri cuôc hop va cac quyêt đinh được đưa ra, thông nhât tai cuôc hop.

- Chư ky cua thư ky va ngươi chu tri cuôc hop.

12.3. Thông bao kêt luân cuôc hop băng văn ban (nêu co) phai gồm cac nôi dung chinh sau đây:

- Muc đich, thơi gian, nôi dung va tiên trinh cơ ban cua cuôc hop.

- Cac y kiên thao luân, đong gop chinh tai cuôc hop; kêt luân cua ngươi chu tri cuôc hop va cac quyêt đinh được đưa ra tai cuôc hop.

- Quyêt đinh cua ngươi co thâm quyên đưa ra tai cuôc hop vê viêc giai quyêt cac vân đê co liên quan va phân công trach nhiêm tô chưc thưc hiên.

- Văn ban thông bao kêt luân cuôc hop do Ban Giam hiêu hoăc phong chưc năng (được uy quyên) ky ban hanh.

12.4. Viêc theo doi, đôn đôc, kiêm tra kêt qua thưc hiên y kiên kêt luân, chi đao cua ngươi chu tri cuôc hop được đưa ra tai cac cuôc hop giao cho phong Tông hợp - Hanh chinh, Thư ky Ban ISO hoăc môt đơn vi chưc năng tham dư cuôc hop thưc hiên theo kêt luân cua ngươi chu tri.

Chương III

MÔT SÔ QUY ĐINH CU THÊ

Điêu 13. Hop giao ban thương kỳ va giao ban thang

13.1. Muc tiêu, nôi dung chu yêu cua cac cuôc hop giao ban thương kỳ va giao ban thang la năm tinh hinh triên khai thưc hiên nhiêm vu công tac, kêt qua thưc hiên kê hoach công tac, trao đôi y kiên, chi đao giai quyêt cac công viêc thương xuyên cua nha trương va cac đơn vi trong trương.

13.2. Phương phap tiên hanh cac cuôc hop:

13.2.1. Ban Giam hiêu nghe cac đơn vi bao cao kêt qua, tiên đô triên khai nhiêm vu công tac trong thang trươc va cac kiên nghi, đê xuât đê giai quyêt kho khăn, tồn tai va triên khai kê hoach thang tiêp theo co hiêu qua (mâu bao cao theo quy đinh kem theo).

13.2.2. Cac đơn vi thao luân, cho y kiên bô sung vê nôi dung bao cao, đê xuât giai quyêt kiên nghi trong bao cao cua cac đơn vi.

13.2.3. Hiêu trương hoăc Pho Hiêu trương được uy quyên cho y kiên kêt luân vê kêt qua thưc hiên nhiêm vu thơi gian qua; chi đao giai quyêt kho khăn, tồn tai va thưc hiên kê hoach thơi gian tơi.

13.3. Vê cac bao cao tai cuôc hop

13.3.1. Cac đơn vi phai gưi bao cao giao ban theo mâu quy đinh vê phong Tông hợp - Hanh chinh theo đia chi Email: huuchisonla@gmail.com muôn nhât la 15 giơ chiêu thư 5 cua tuân trươc tuân hop giao ban thương kỳ va giao ban thang kêt hợp giao ban ISO đồng thơi nôp bao cao băng văn ban (co chư ky cua trương đơn vi) cho thư ky cuôc hop trươc khi vao hop giao ban.

13.3.2. Phong Tông hợp - Hanh chinh căn cư bao cao cua cac đơn vi đê tông hợp bao cao tai cuôc hop.

13.4. Thơi gian bao cao cua cac đơn vi trong cac cuôc hop giao ban không được qua 7 phut (trư trương hợp ngươi chu tri cho phep).

13.5. Nôi dung bao cao cua cac đơn vi phai tâp trung vao đanh gia kêt qua nhưng công viêc đã thưc hiên được trong thang trươc, công viêc con tồn đong chuyên sang thang sau giai quyêt tiêp, liêt kê công viêc thưc hiên trong thang tơi va nhưng kiên nghi, đê xuât (nêu co).

Điêu 14. Hop giao ban ISO

14.1. Hop giao ban ISO nhăm thưc hiên vân hanh QMS ISO 9001:2008 nha trương theo đung quy đinh va nâng cao hiêu lưc, hiêu qua quan ly trong nha trương.

14.2. Nôi dung giao ban ISO thưc hiên theo cac thu tuc, quy trinh QMS ISO 9001:2008 nha trương đã được Hiêu trương ky ban hanh.

14.3. Thơi gian tô chưc cac cuôc hop giao ban ISO được kêt hợp cung vơi thơi gian ban thang cua nha trương.

14.4. Cac đơn vi thưc hiên nôp bao cao va bao cao tai cuôc hop giao ban ISO theo quy đinh cua cac thu tuc, quy trinh QMS ISO 9001:2008 đã ban hanh va chi đao cua Hiêu trương/Trương ban ISO.

14.5. Thư ky Ban ISO co trach nhiêm tham mưu cho Hiêu trương, Ban Giam hiêu va Ban ISO chuân bi nôi dung va phân công bao cao tai cuôc hop theo cac thu tuc, quy trinh QMS ISO 9001:2008 cua nha trương đã quy đinh. Thưc hiên ghi chep nôi dung giao ban, tông hợp, thông bao va lưu trư cac lai liêu giao ban ISO theo quy đinh va kêt luân cua Hiêu trương/Trương ban ISO.

Điêu 15. Cac cuôc hop khac

14.1. Cac cuôc hop ngoai kê hoach, cac cuôc hop co tinh chât đôt xuât do Hiêu trương hoăc Pho Hiêu trương được uy quyên triêu tâp: Muc tiêu, nôi dung, phương phap tiên hanh, chê đô bao cao thưc hiên theo sư chi đao cua Hiêu trương hoăc Pho Hiêu trương được uy quyên đôi vơi tưng cuôc hop.

14.2. Cac cuôc hop do cac phong, ban, khoa, tô trưc thuôc, cac đoan thê trong nha trương tô chưc: Cac đơn vi căn cư quy đinh nay đê vân dung thưc hiên trong đơn vi cho phu hợp, hiêu qua.

Chương IV

TÔ CHƯC THƯC HIÊN

Điêu 16. Trach nhiêm tổ chưc thưc hiên

Cac đơn vi va can bô, viên chưc trong nha trương co trach nhiêm thưc hiên nghiêm tuc, co hiêu qua quy đinh nay.

Điêu 17. Hiêu lưc thi hanh

Quy đinh nay co hiêu lưc thi hanh theo hiêu lưc thi hanh cua Quyêt đinh ban hanh./.

HIÊU TRƯƠNG

Nguyên Huy Hoang