quy chẾ khai thÁc sỬ dỤng -...

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TRÍ NAM

----------

QUY CHẾ KHAI THÁC - SỬ DỤNG

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CSDL ĐỐI TƯỢNG BTXH TẠI CÁC TTBTXH

Hà Nội, 2014

TRI NAM TDI ., JSC


TRI NAM TECHNOLOGY DEVELOPMENT INVESTMENT., JSC

Điện thoại: 0466 748 746Fax: 0462 813 849Website: trinam.com.vn Email: [email protected] 1

Mục lục

1. Mô hình tổng thể của hệ thống. ...................................................................... 2

2. Tài nguyên của hệ thống. ................................................................................ 3

3. Phân hệ chức năng hệ thống. .......................................................................... 4

4. Quy trình quản lý chung trong phần mềm. ...................................................... 5

5. Quy trình khai báo và quản lý trung tâm BTXH. ............................................ 7

6. Quy trình quản lý và ghi chép các thông tin chăm sóc đối tượng BTXH. ....... 8

7. Quy trình quản lý văn bản tại trung tâm........................................................ 10

Giải thích từ ngữ

STT Từ/nhóm từ sử dụng Diễn giải

1 BTXH Bảo trợ xã hội

2 Menu Danh sách lựa chọn.

3 Form Mẫu nhập dữ liệu

4 BHYT Bảo hiểm y tế

5 File Tệp tin máy tính

6 Click Nhấp chuột phía trái một lần.

TRI NAM TDI ., JSC




1. Mô hình tổng thể của hệ thống.

Báo cáo thống kê

Quản lý đối

tượng Bảo

trợ xã hội

Hệ thống

chính sách, tiêu chuẩ

n

Quản lý trung

tâm Bảo trợ

xã hội

Quản lý

văn bản

Quản trị hệ thống

Cơ sở dữ liệu


Người dùng

Lãnh đạo

HỆ THỐNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CNTT – CỤC BẢO TRỢ XÃ HỘI

Hình 1: Mô hình tổng thể của hệ thống.

TRI NAM TDI ., JSC




- Thành phần nền tảng cơ bản đầu tiên của hệ thống là “Hệ thống cơ sở hạ tầng

CNT – Cục BTXH”. Nền tảng này bao gồm hệ thống mạng, máy chủ, hệ điều

hành bản quyền, các dịch vụ bảo mật, xác thực để đảm bảo cho hệ thống được

chạy ổn định, an toản, tin cậy, độ bảo mật cao.

- Dựa trên nền tảng Hạ tầng truyền thông và mạng, các hệ thống phần mềm và

công cụ quản lý đối tượng BTXH sẽ được xây dựng và cài đặt để giúp người

dùng thực hiện các thao tác nghiệp vụ theo quy định cụ thể các chính sách , tiêu

chuẩn đã ban hành.

2. Tài nguyên của hệ thống.

- Cùng với thời gian và sự tham gia của người dùng sử dụng phần mềm tại các

trung tâm BTXH, hệ thống sẽ hình thành được kho dữ liệu nội dung số tổng

hợp bao gồm các tài nguyên:

Tài nguyên hệ thống

- Thông tin chung.- Cơ cấu phòng ban.- Kinh phí hoạt động.- Văn bản tại các trung tâm

- Thông tin đối tượng BTXH- Thông tin sức khỏe ban đầu- Chi tiết quá trình chăm sóc- Kinh phí hoạt động.

- Thông tin nhân viên.- Thông tin chuyên môn.- Hệ số lương và trợ cấp.

- Thông tin cá nhân.- Quyền thao tác.

- Tài liệu.- Hỏi đáp.- Tin tức.

Hình 2: Tài nguyên hệ thống.

- Dữ liệu trung tâm BTXH là thông tin chung của các trung tâm, cơ cấu

phòng ban của các trung tâm và văn bản tại các trung tâm.

- Dữ liệu đối tượng BTXH là thông tin chung của đối tượng, thông tin sức

khỏe ban đầu và thông tin chi tiết các đợt thăm khám, điều trị trong suốt

quá trình chăm sóc, nuôi dưỡng.

TRI NAM TDI ., JSC




- Dữ liệu nhân viên là các thông tin về nhân viên tại các trung tâm, thông

tin về trình độ chuyên môn, vị trí công các và hệ số lương và trợ cấp của

nhân viên.

- Dữ liệu người dùng là các thông tin cá nhân về người sử dụng hệ thống và

quyền thao tác của từng người dùng.

- Dữ liệu khác bao gồm các tài liệu hướng dẫn sử dụng, thống kê và giải

đáp các câu hỏi thường gặp và tin tức được thông báo tới tất cả tài khoản

trong hệ thống.

3. Phân hệ chức năng hệ thống.

PHẦN MỀM CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐỐI TƯỢNG BTXH

Quản lý trung tâm Quản lý đối tượng Quản lý văn bản Báo cáo thống kê

Quản lý trung tâm Thêm đối tượng

Cập nhật đối tượng

Danh mục văn bản

Quản lý văn bản

Báo cáo danh sách

Báo cáo tổng hợp


Quản lý người dùng

Khôi phục dữ liệu đối tượng

Quản lý phòng ban

Quản lý nhân viênThăm khám đối

tượng

Tìm kiếm đối tượng

Tra cứu văn bản

Hình 3: Phân hệ các chức năng

Nội

dung

Chức năng dành

cho CB quản trị

trung tâm

Chức năng dành

cho CB báo cáo

trung tâm

Chức năng dành

cho CB thăm

khám trung tâm

Chức năng dành

cho CB báo cáo

Sở

TRI NAM TDI ., JSC




Phân

hệ

quản

lý

trung

tâm.

Khai báo thông tin

trung tâm, loại đối

tượng chăm sóc.

Khai báo cơ cấu tổ

chức, cơ cấu nhân

sự.

Khai báo kinh phí

hoạt động trung tâm.

Xem, tra cứu

thông tin trung

tâm, loại đối


Xem, tra cứu cơ

cấu tổ chức, cơ

cấu nhân sự.

Xem, tra cứ kinh

phí hoạt động

trung tâm.

Xem, tra cứu

thông tin trung

tâm, loại đối


Xem, tra cứu cơ


cấu nhân sự.

Xem, tra cứ kinh

phí hoạt động

trung tâm.

Xem, tra cứu

thông tin trung

tâm, loại đối


Xem, tra cứu cơ


cấu nhân sự.

Xem, tra cứ kinh

phí hoạt động

trung tâm.

Phân

hệ

quản

lý đối

tượng.

Khai báo thông tin

đối tượng,các hồ sơ

giấy tờ liên quan khi

tiếp nhận đối tượng.

Phân loại đối tượng.

Thêm các thông tin

khi đối tượng ra

khỏi trung tâm

Tra cứu, tìm kiếm

và xuất các danh

sách tìm kiếm đối

tượng dưới dạng

file excel.

Thêm thông tin

các đợt thăm

khám đối tượng

trong suốt quá

trình chăm sóc tại

trung tâm


và xuất các danh

sách tìm kiếm đối

tượng dưới dạng

file excel.

Phân

hệ

quản

lý văn

bản.

Khai báo danh mục

văn bản. Thêm xóa

sửa nội dung quản lý

văn bản.


văn bản.

Xem văn bản

trong trung tâm


văn bản.

Xem văn bản

trong trung tâm

Thêm, xóa, sửa

các văn bản.


văn bản.

Xem văn bản

trong trung tâm.

Phân

hệ báo

cáo,

thống

kê.

Xem các báo cáo

trong trung tâm mà

tài khoản quản lý.

Xem, xuất excel

của tất cả các báo

cáo thống kê

trong trung tâm.

Xem các báo cáo

trong trung tâm

tài khoản quản lý.

Xem, xuất excel

các đợt thăm

khám đối tượng

BTXH.

Xem, xuất excel

các báo cáo thống

kê trong của tất cả

trung tâm mà Sở

quản lý.

Phân

hệ

quản

trị hệ

thống.

Chỉnh sửa thông tin

cá nhân của tài

khoản.

Đổi mật khẩu người

dùng.

Khôi phục dữ liệu

của đối tượng đã

xóa.

Chỉnh sửa thông

tin cá nhân của tài

khoản.

Đổi mật khẩu

người dùng



khoản.

Đổi mật khẩu

người dùng



khoản.

Đổi mật khẩu

người dùng

Bảng 1: Bảng mô tả các phân hệ chức năng của hệ thống

4. Quy trình quản lý chung trong phần mềm.

TRI NAM TDI ., JSC




Đăng nhập tài khoản Sử

1Khai báo trung

tâm

2Quản lý đối tượng

tại trung tâm

3Quản lý văn bản

tại trung tâm

4

Hình 4: Quy trình quản lý chung trong phần mềm.

- Nguyên tắc thực hiện.

o Tài khoản quản trị thực hiện việc khai báo thông tin trung tâm, khai

báo đối tượng trung tâm quản lý ngay khi được cấp tài khoản quản

trị trung tâm.

o Sau đó, tài khoản quản trị thực hiện việc thêm các thông tin của

từng đối tượng đang được chăm sóc trong trung tâm dựa trên các

thông tin đã được khai báo trước đó.

o Khi đã có thông tin của đối tượng BTXH trong trung tâm. Trong

suốt quá trình chăm sóc và nuôi dượng. Cán bộ, nhân viên y tế

thêm thông tin các đợt thăm khám cho đối tượng .

o Cán bộ quản lý cấp sở, cán bộ quản trị trung tâm có thể thêm các

văn bản sử dụng trong trung tâm để phổ biến tới toàn thể cán bộ sử

dụng phần mềm trong trung tâm mà tài khoản quản lý.

- Khuyến cáo.

o Cán bộ sử dụng phần mềm thực hiện theo quy trình quản lý chung

Hình 4.

o Bắt buộc phải hoàn thành việc khai báo thông tin của trung tâm

trước các công việc như quản lý đối tượng hoặc quản lý văn bản.

o Trong những lần đăng nhập đầu tiên, người dùng nên đổi mật khẩu

của tài khoản. Kết thúc quá trình làm việc nên sử dụng chức năng

“Thoát” (Đăng xuất) khỏi phần mềm để đảm bảo tính bảo mật hệ

thống.

o Sử dụng các trình duyệt hiện đại như Google Chrome, Mozilla

FireFox, Safari, Internet Explorer v9 trở lên để sử dụng phần mềm

được hiểu quả nhất.

TRI NAM TDI ., JSC




5. Quy trình khai báo và quản lý trung tâm BTXH.

Khai báo thông tin chung

1

Khai báo phòng ban

3

Khai báo nhân viên

4

Khai báo loại đối tượng trung tâm

chăm sóc

2

Khai báo kinh phí hoạt động

5

Hình 5: Quy trình khai báo và quản lý trung tâm BTXH.


o Để đảm bảo quá trình quản lý thông tin trung tâm được thuận lợi và

logic, cán bộ quản lý trung tâm phải khai báo đầy đủ và chính xác

các thông tin trong form nhập thông tin như Hình 6.

o Bước tiếp theo, cán bộ quản trị phải khai báo loại đối tượng mà

trung tâm chăm sóc. Đồng thời có thể khai báo cơ cấu tổ chức,

phòng ban trong trung tâm.

o Sau khi đã khai báo cơ cấu tổ chức, phòng trong trung tâm, cán bộ

quản lý mới được khai báo nhân viên trong trung tâm.

Hình 6: Form khai báo thông tin trung tâm.

TRI NAM TDI ., JSC




o Để bổ sung thêm thông tin của trung tâm được đầy đủ hơn, cán bộ

thực hiện cập nhật các khoản kinh phí hoạt động trung tâm trong

từng năm.

- Khuyến cáo:

o Bắt buộc phải khai báo cơ cấu tổ chức trước khi khai báo thông tin

của nhân viên trong trung tâm.

o Để phục vụ quá trình tiếp nhận và phân loại đối tượng, cán bộ quản

trị cần phải khai báo loại đối tượng mà trung tâm nuôi dưỡng.

o Nên khai báo và cập nhật thông tin của trung tâm một cách thường

xuyên để phục vụ quá trình quản lý, thống kê, báo cáo.

6. Quy trình quản lý và ghi chép các thông tin chăm sóc đối tượng BTXH.

Tiếp nhận, khai báo thông tin chung

1Khai báo các hồ sơ liên quan, TTSK ban

đầu

3

Khai báo cán bộ chăm sóc cho đối tượng

4

Phân loại đối tượng

2

Thêm các đợt thăm khám trong quá trình nuôi dưỡng và chăm sóc

5Thêm thông tin ra khỏi trung tâm khi kết thúc quá trình nuôi dưỡng

6

Hình 7: Quy trình quản lý và chăm sóc đối tượng BTXH tại trung tâm.


o Để có thể thêm mới, phân loại đối tượng khi tiếp nhận vào trung

tâm, cán bộ quản trị phải khai báo các loại đối tượng mà trung tâm

chăm sóc trước tiên (quy trình được đề cập tới trong mục 5).

o Sau đó, cán bộ quản trị trung tâm sử dụng form như Hình 8 nhập

đầy đủ thông tin của một đối tượng.

TRI NAM TDI ., JSC




Hình 8: Form nhập thông tin cho đối tượng BTXH.

o Một bước quan trọng trong phần quản lý đối tượng đó là khi tiếp

nhận đối tượng vào trung tâm, cán bộ phải phân loại đối tượng

thuộc loại đối tượng BTXH nào mà trung tâm quản lý như Hình 9.

Hình 9: Chức năng phân loại đối tượng.

o Ngoài ra, để thông tin cho một đối tượng được đầy đủ hơn, cán bộ

quản trị cần phải thêm thông tin về các hồ sơ, giấy tờ liên quan và

tình trạng sức khỏe ban đầu của đối tượng.

o Trong suốt quá trình chăm sóc và quản lý đối tượng. Cán bộ thăm

khám sẽ thêm chi tiết các đợt thăm khám, tình trạng sức khỏe của

đối tượng và phần mềm quản lý để lưu trữ, phục vụ cho quá trình

theo dõi, thống kê, báo cáo.

TRI NAM TDI ., JSC




o Khi đối tượng được ra khỏi trung tâm, hoặc chết. Cán bộ quản trị

phải cập nhật các thông tin ra khỏi trung tâm của đối tượng và phần

mềm.

- Khuyến cáo:

o Cán bộ bắt buộc phải khai báo các thông tin chung của đối tượng

trước khi phân loại đối tượng vào trung tâm.

o Để phân loại được đối tượng, cán bộ phải chắc chắn đã khai báo

trước những loại đối tượng nào trung tâm được chăm sóc trong

chức năng “Quản trị trung tâm”.

o Chức năng cập nhật thông tin thăm khám cần phải được cập nhật và

ghi chép đầy đủ trong suốt quá trình chăm sóc đối tượng.

7. Quy trình quản lý văn bản tại trung tâm.

Khai báo danh mục văn bản

1

Tìm kiếm, tra cứu

3

Thêm mới văn bản

2

Hình 10: Quy trình quản lý văn bản tại trung tâm.


o Cán bộ quản trị trung tâm cần phải khai báo danh mục văn bản

trước tiên trong quá trình quản lý văn bản tại trung tâm như Hình

11.

Hình 11: Chức năng khai báo danh mục văn bản.

o Danh mục văn bản có thể lưu trữ thành dạng cây thư mục như việc

lưu trữ trên file trên máy tính.

TRI NAM TDI ., JSC




o Sau khi đã có thông tin về danh mục văn bản, cán bộ quản lý trung

tâm, hoặc cán bộ Sở LĐTB&XH có thể thêm, sửa, xóa các văn bản

được ban hành trong trung tâm mà tài khoản đó quản lý như Hình

12.

Hình 12: Form quản lý văn bản.

o Cán bộ trong trung tâm khi sử dụng phần mềm có thể tra cứu, tìm

kiếm về các thông tin, các quy định bằng văn bản một cách tiện lợi

và dễ dàng.

- Khuyến cáo:

o Khai báo danh mục văn bản trước khi thêm mới, sửa, xóa văn bản

trong trung tâm.

o Cán bộ quản trị phải điền đầy đủ thông tin liên quan tới văn bản

trong form khai báo như Hình 12 để người sử dụng nắm bắt thông

tin đầy đủ và chính xác nhất.

----HẾT----

TRI NAM TDI ., JSC




Thông tin liên hệ: Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển Công nghệ Trí Nam

Địa chỉ: Tầng 4 Tòa nhà Agribank,94 Nguyễn Khánh Toàn, Cầu Giấy, Hà Nội.

Tel. (04) 66.748.746 ; Fax: (04) 62.831.849 ; Email: [email protected]

quy chẾ khai thÁc sỬ dỤng -...

Documents